Notiuni referitoare la bazele de date

Notiuni referitoare la bazele de date

Microsoft Excel ofera posibilitatea prelucrarii bazelor de date, ceea ce poate fi deosebit de util pentru cei care nu poseda cunostintele necesare unui limbaj de programare specializat in prelucrarea bazelor de date. Avantajul oferit de Microsoft Excel este dat de faptul ca, prin aceasta se pune la indemana utilizatorului un instrument dedicat prelucrarii bazelor de date, utilizand procedee specifice si concepte ale Microsoft Excel, descrise pana in prezent, fara a impune un efort substantial pentru asimilarea unor cunostinte suplimentare.

Terminologia bazelor de date utilizeaza urmatorii termeni, echivalenti din punct de vedere al organizarii cu structura tabelara oferita de Microsoft Excel, figura 1.174:

inregistrare(articol) - echivalenta cu o linie a tabelului, reuneste caracteristici distincte ale aceleiasi linii de informatii;

camp - echivalenta cu o coloana a tabelului, reuneste aceeasi caracteristica pentru diferite linii de informatii;

structura (antetul) - totalitatea informatiilor care definesc caracteristicile inregi-strarilor si campurilor asociate unei baze de date, echivalenta unui cap de tabel;

baza de date - o colectie de inregistrari, considerata ca un tot unitar, structurata pe principiul inregistrarilor (liniilor) si campurilor (coloanelor).

Datorita echivalentei modului de organizare a bazei de date cu cel al unui tabel, Microsoft Excel ofera o multitudine de procedee pentru gestionarea bazelor de date: inregistrare, vizualizare, manipulare: stergere, adaugare, sortare, cautarea si filtrarea inregistrarilor, crearea de rapoarte.

Principii de organizare a bazei de date

suportul unei bazei de date este constituit de foaia de calcul, informatiile trebuie inregistrate continuu atat pe line cat si pe coloana; discontinuitati in baza de date generate de intercalarea de linii si/sau coloane goale, creeaza o ruptura a bazei de date, cu efecte privind rezultatele prelucrarilor;

campurile reprezinta elemente diferite ale aceluiasi articol, deci inregistrarea trebuie descompusa in elemente individuale distincte necesare prelucrarilor; de exemplu, in acelasi camp se poate inregistra si numele si prenumele, dar in aceasta situatie nu se poate realiza filtrarea sau sortare numai dupa nume sau prenume, ci numai dupa nume si prenume considerate impreuna;

antetul bazei de date trebuie plasat inaintea inregistrarilor propriu-zise si trebuie sa contina nume sugestive ale campurilor, deoarece acestea sunt folosite de Microsoft Excel la generarea rapoartelor; din acest motiv se recomanda evidentierea acestuia prin formatarea diferita (font-uri, fundaluri, culori, chenar, caractere ingrosate sau italice) in raport cu inregistrarile propriu-zise;

liniile / campurile pot fi formatate alternativ prin fundal diferit, pentru accesarea vizuala mai rapida a informatiilor sau formatate prin comanda AutoFormat, & 1.7.10.5;

informatiile pot fi scrise cu litere mari sau mici, Microsoft Excel putand efectua sortari si cautari tinand sau nu cont de diferenta intre litere mari si mici;

formule pot fi introduse in baza de date;

se recomanda evitarea spatiilor la inceputul informatiilor din campuri, deoarece influenteaza negativ sortarea si cautarea datelor;

se recomanda inregistrarea unei singure baze de date pe o foaie de calcul; daca totusi se doreste existenta mai multor baze de date in aceeasi foaie, fiecare trebuie delimitata de celelalte prin linii si coloane goale intre frontierele lor.