Operatii cu foi de lucru

Pentru a opera cu foi de lucru (SHEET), se va specifica intai foaia (sau foile) asupra careia se opereaza - se spune ca se selecteaza foaia / foile - si apoi se va alege actiunea dorita:

1. selectarea unei/unor foi (prezentam operarea cu mouse-ul)

o foaie: clic cu mouse-ul pe zona care contine numele foii respective;

mai multe foi: tasta CTRL apasata si clic cu mouse-ul pe fiecare dintre foile respective;

mai multe foi alaturate: selectarea primei etichete urmata de mentinerea tastei SHIFT apasate si de selectarea ultimei etichete;

2. introducerea unei foi intr-o mapa - se va utiliza comanda Insert - Worksheet, care permite inserarea unei noi foi de lucru in mapa curenta inaintea foii de lucru selectate. 
3. eliminarea unei/unor foi de lucru - se selecteaza foaia/foile, apoi se utilizeaza comanda Edit - Delete Sheet (sau se alege optiunea Delete din meniul contextual).
4. redenumirea unei foi de lucru - se poate realiza prin efectuarea unui dublu clic cu mouse-ul pe numele foii si tastarea noului nume, sau prin selectarea optiunii Rename din meniul contextual.
5. mutarea unei/unor foi (schimbarea pozitiei in cadrul mapei de lucru curente) - se selecteaza foaia si se deplaseaza cu mouse-ul pana la pozitia dorita. O alta posibilitate este de a alege optiunea Edit - Move or Copy Sheet sau optiunea Move or Copy din meniul contextual (se poate muta si in alta mapa)
6. copierea unei/unor foi (depunerea intr-un al doilea exemplar in pozitia noua) - se selecteaza foaia, se mentine apasata tasta CTRL si se realizeaza deplasarea mouse-ului in noua pozitie. Alternativ, pentru a se putea realiza copierea si in alta mapa, se pot utiliza comenzile prezentate la mutare, activand optiunea Create a Copy

In concluzie, se poate retine ca cea mai simpla metoda de a executa operatii asupra  foilor de lucru este folosirea comenzilor din meniul contextual, meniu care se activeaza printr-un clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, dar exista comenzi analoage si in meniurile principale.

Obs. Un tip special de mape il constituie sabloanele. Daca avem de creat mai multe documente cu o structura asemanatoare si cu informatii comune, in loc sa le introducem sau copiem de mai multe ori, vom crea un document sablon, pe care-l vom putea folosi la crearea celorlalte documente.

Sablonul se creeaza ca un document normal dar se salveaza cu tipul Template; fisierul corespunzator va avea extensia XLT. Pentru a putea fi deschise usor cu File - New - General, se recomanda salvarea sabloanelor in directorul implicit 'Microsoft OfficeTemplates'.

In vederea obtinerii documentului creat pe baza unui sablon, se deschide sablonul, se efectueaza modificarile necesare si se salveaza continutul (ca fisier XLS). Unele versiuni Excel ofera si sabloane automate (in general pentru gestiunea micilor afaceri); acestea se deschid cu File - New, activand pagina Spreadsheet Solutions.

Celule si domenii

Tipuri de date care se pot introduce in foaia de lucru

Datele dintr-o foaie de lucru sunt organizate sub forma unui tabel in care liniile sunt numerotate 1, 2, 3, reprezintand antetele de linii iar coloanele A, B, C, reprezentand antetele de coloane. Exista 16384 de linii si 256 de coloane (A, , Z, AA, , AZ, BA, , BZ, IA,, IV).

Un element de baza din tabel este intersectia unei linii cu o coloana si se numeste celula. O celula se identifica prin litera coloanei si numarul liniei corespunzatoare, de exemplu A2, B10 etc. O asemenea combinatie se numeste referinta sau adresa celulei.

Observatie. De fapt mai exista un sistem alternativ de identificare a celulelor care poate fi ales dintre optiunile sistemului Excel (Tools - Options - General): RiCj, unde i este numarul liniei, iar j - numarul coloanei.

O zona dreptunghiulara de celule alaturate (adiacente) se numeste domeniu. El se va identifica printr-o referinta care contine adresele celulelor din coltul stanga sus si coltul dreapta jos din domeniu, separate de ':'. De exemplu, domeniul a2:e5 contine 5*4=20 celule.

Intr-o celula se pot introduce doua tipuri de informatii:

a)valori
b)formule (de calcul cu valori)

a) Valorile sunt date constante de urmatoarele tipuri:

• text (sir de caractere) - succesiune de maximum 255 de caractere tiparibile;
• numar intreg sau real in format cu parte intreaga si parte fractionara sau in format cu exponent (stiintific), de tipul n.mmmEee. Un numar poate contine urmatoarele caractere speciale: +, - (semn), ( ) pentru un numar negativ, separator de mii, sute de mii, / simbol de fractie, $ simbol monetar, % procent, . punct zecimal, E si e exponent (notatie stiintifica);
• data calendaristica si marca de timp/ora

Orice data calendaristica se converteste in data de tip numeric, adica un numar reprezentand numarul de zile scurs de la o data de referinta (uzual, 1 ianuarie 1900). De exemplu, datei 1 ianuarie 1900 ii corespunde numarul de zile 1, datei 2 ianuarie 1900 - numarul 2 etc.

• logic: TRUE, FALSE (rezultate ale unor functii);
• eroare, daca Excel nu poate evalua o formula.

De exemplu: dorim sa cream un tabel cu candidatii la un concurs de admitere (vezi figura de la Teme propuse). Vom retine: numele si prenumele lor, impreuna cu notele la trei probe de examen. Intentionam sa le calculam media, sa-i ordonam dupa medii si sa reprezentam grafic rezultatele.

Coloanele: Nume, Prenume vor avea valori sir de caractere sau text iar Nota1, Nota2, Nota3 - numere reale. Intregul domeniu este a3:f24, iar valorilor de nume le corespunde domeniul a4:a24 etc.

b) Formulele sunt expresii compuse din operanzi si operatori. Ele se vor introduce precedate de semnul "= "

Operanzii sunt constante, referinte la celule sau domenii, nume si functii (predefinite sau definite de catre utilizator).

Referintele sunt constructii care permit identificarea celulelor sau grupurilor de celule.

O referinta se va numi relativa daca apare intr-o formula, iar la copierea formulei referinta respectiva se va modifica corespunzator pozitiei ei relative fata de noua celula.

De exemplu, daca in celula b2 avem formula =sum(a1, c3) si ea se copiaza in celula e3, atunci aici se va modifica automat in =sum(d2, f4).

Pentru a fixa pozitia unei coloane sau linii intr-o referinta, o prefixam cu caracterul $ in fata coloanei/liniei. Astfel, obtinem referinte absolute (de exemplu: $A$10, $B$5) sau mixte, pentru care numai una din specificatiile de linii sau coloane este absoluta iar cealalta este relativa (de exemplu: $A10, A$10).

Exista referinte care pot adresa

• date din alte foi de lucru - denumite referinte 3D. Acestea au forma numefoaie!referinta. De exemplu, Sheet1!$A$2, Sheet2:Sheet5!A5:C8.
• date din alte mape de lucru - denumite referinte externe. Acestea specifica numele mapei si al foii (calea de directoare este obligatorie daca fisierul mapei nu se gaseste in directorul curent) in forma 'cale_director[nume_mapa]nume_foaie'!referinta.

De exemplu: 'c:temp[fisxl.xls]foaia1'!$a$2 sau [ex.xls]adresa!$b$3 (ultimul fisier se afla in directorul curent).

• date din alte aplicatii - denumite referinte la distanta. Acestea au forma: nume_aplicatie|nume_doc!referinta. Exemplu: Word.Doc.6|'c: tempci12.doc'!adresaleg.

Numele - pot fi definite pentru a identifica celule sau domenii. Se selecteaza cu mouse-ul zona dorita, apoi se alege optiunea Insert - Name - Define si se introduce numele dorit. Pentru referirea unui domeniu modificabil care apare in mai multe formule din foaia de lucru, asocierea unui nume este foarte utila. In acest caz, modificarea domeniului se va realiza o singura data, prin redefinirea numelui si nu in toate aparitiile adresei sale din foaia de lucru. In plus, folosirea unor nume sugestive de domenii poate simplifica intelegerea calculelor din foaia de lucru.

Functii - exista diferite tipuri de functii predefinite :statistice, matematice, pentru date si ore, pentru baze de date financiare, pentru texte, cautari, logice. Informatii despre fiecare functie putem obtine cu butonul Paste Function (marcat cu simbolul 'f_x') sau prin utilizarea optiunii Insert - Function.

Operatorii - precizeaza operatia/actiunea care se executa asupra operanzilor.

In functie de tipurile operanzilor, acestia pot fi:

1. aritmetici: +, -, *, /, ^ (ridicarea la putere), % (simbolul procent dupa o valoare);
2. pentru siruri de caractere: concatenare & (alaturare);
3. relationali - pentru verificarea relatiilor matematice =, <, >, <=, >=, <> (diferit), avand ca rezultat o valoare logica;
4. pentru referinte la celule sau domenii - combina 2 referinte:

caracterul ':' intre 2 referinte la celule sau domenii creeaza un domeniu (dupa s-a aratat inainte);

caracterul spatiu intre 2 referinte defineste domeniul comun;

caracterul virgula (,) intre 2 referinte defineste reuniunea celor 2 domenii.

Exemple: sum(d7:e7), sum(a1:b5 b3:c7), sum(a1:b5,b3:c7).

Exista o ordine prestabilita in care se evalueaza operatorii, data de un tabel al prioritatii operatorilor. In ordinea descrescatoare a prioritatilor, acesta este: : (domeniu), spatiu (intersectie de domenii), virgula (reuniune de domenii), - (operatorul unar de negativare), % (procent), ^ (ridicare la putere), "*" si "/" (inmultire si impartire ca operatori binari cu aceeasi prioritate), + si - (adunarea si scaderea ca operatori binari, cu aceeasi prioritate), $ (concatenare), operatorii relationali.

Observatie. Pentru calcularea unei sume exista buton special marcat cu simbolul S si nu este neaparat necesara selectarea domeniului (daca acesta se poate deduce, fiind situat adiacent pe o linie sau coloana), ci se realizeaza o simpla pozitionare in celula situata imediat sub/in dreapta domeniului.

In introducerea formulelor, pentru ca acestea sa calculeze corect valorile dorite, se recomanda sa se acorde atentie modului de adresare. In cazul in care, din greseala, in formula dintr-o celula apare insasi adresa celulei, va rezulta un calcul infinit, limitat doar de numarul maxim de iteratii stabilit in optiunile Excel (Tools - Options - Calculation). O asemenea eroare este semnalata de sistem cu mesajul 'Circular Reference'.

Pentru rezolvarea unor probleme de adresare mai complexe, cu lanturi de dependente multiple se pune la dispozitie facilitatea Tools - Auditing. In plus, modificarea valorii unei celule implicate intr-un calcul astfel incat sa se obtina un anumit rezultat final intr-o celula destinatie se poate realiza folosind optiunea Tools - Goal Seek, specificand valoarea finala dorita si adresa celulei care se doreste modificata (a se vedea figura nr.3).

Figura nr. 3 - Fereastra Goal Seek

In afara de valoarea sau formula introdusa intr-o celula, acesteia i se mai poate atasa un comentariu, care va aparea la deplasarea cursorului mouse-ului deasupra celulei, relevand semnificatia unor date din foaia de lucru. Introducerea comentariului se poate realiza din meniul principal cu Insert - Comment sau din meniul contextual al celulei sau domeniului selectat, cu optiunea Insert Comment. Comentariile se poate edita cu optiunea Edit Comment (din meniul contextual al domeniului selectat sau din meniul Insert) si sterge cu Delete Comment (din meniul contextual).

Toate comentariile introduse in foaia de lucru se pot activa (vizualiza) /inactiva folosind optiunea View - Comments, care afiseaza suplimentar o bara de instrumente destinata operarii asupra acestora.

Modificarea datelor din foaia de lucru

Odata introduse datele in foaia de lucru, ele pot fi modificate prin operatii de editare.

Editarea valorii unei celule se realiza prin:

• clic dublu cu mouse-ul pe celula respectiva;
• selectarea celulei si apoi selectarea barei de formule;
• apasarea tastei F2.

Dupa ce se realizeaza modificarile dorite, se tasteaza ENTER.

Pentru a realiza operatii de editare asupra unor zone din foaia de lucru, se aplica regula de baza de a selecta intai zona supusa prelucrarii, iar apoi de a specifica actiunea dorita.

Selectarea se face prin deplasarea mouse-ului, cu butonul din stanga apasat, peste zona de celule dorita. O linie sau o coloana se mai pot selecta prin actionarea cu mouse-ul a antetului lor. De exemplu, daca se doreste selectarea intregii coloane C, se va efectua un clic cu mouse-ul pe zona care contine litera C din partea superioara a zonei de lucru.

Daca se doreste selectarea tuturor celulelor din zona de lucru, se efectueaza un clic cu mouse-ul pe butonul aflat la intersectia antetului de linie cu antetul de coloana (a se vedea figura nr.4).

Figura nr. 4 - Selectarea celulelor unei foi de lucru

Operatiile de editare posibile sunt descrise in continuare:

Mutarea unei zone selectate se poate realiza prin:

• efectuarea unui clic cu mouse-ul pe una dintre marginile domeniului, mentinerea butonului mouse-ului apasat si deplasarea in noua pozitie; daca se doreste inserarea intre alte date, se va tine tasta SHIFT apasata (implicit se scrie peste datele existente);
• utilizarea optiunilor Edit - Cut si Edit - Paste;
• utilizarea butoanele Cut si Paste din bara de instrumente.

Copierea unei zone selectate se poate realiza prin:

• efectuarea acelorasi operatii ca si in cazul mutarii, doar ca se mentine tasta CTRL apasata;
• utilizarea optiunilor Edit - Copy si Edit - Paste
• utilizarea butoanele Copy si Paste din bara de instrumente.

Observatie.

O facilitate speciala de copiere este oferita prin intermediul optiunii Edit - Paste Special (vezi figura nr.5), care permite selectarea unor elemente ce se doresc copiate din sursa marcata: doar valoarea, formula, formatul, comentariile etc. In plus, in cazul in care sursa este un domeniu, se pot realiza operatii speciale la destinatie: transpunerea domeniului sau chiar realizarea unei operatii aritmetice sau matriciale intre domeniile sursa si destinatie.

Figura nr. 5 - Fereastra Paste special

Stergerea continutului unei zone selectate se realizeaza prin utilizarea optiunii Edit - Clear cu una dintre urmatoarele variante:

• All - stergerea intregului continut al zonei;
• Contents - stergerea valorii sau formulei din zona respectiva;
• Formats - eliminarea atributele de formatare a zonei;
• Notes - stergerea comentariilor din zona de celule respectiva.

Observatii:

1. Utilizarea comenzii Clear conduce doar la stergerea continutului zonei selectate, fara a se elimina liniile/coloanele (deci nu se realizeaza operatii de translatare de linii si coloane).
2. Eliminarea continutului unor linii/coloane utilizand exclusiv mouse-ul se mai poate realiza selectand acea zona, pozitionand mouse-ul pe 'handle' si deplasand mouse-ul, cu butonul stang apasat, in sus pentru coloane, respectiv la stanga pentru linii.

Transpunerea liniilor si coloanelor se poate face la o copiere prin intermediul comenzii Paste Special, folosind comutatorul Transpose din fereastra de dialog Paste Special (a se vedea figura nr.5).

Inserarea de celule, linii si coloane vide se realizeaza prin intermediul optiunilor Cells, Rows si respectiv Columns din meniul Insert. De exemplu, prin intermediul comenzii Insert - Rows se va insera o linie intreaga inaintea liniei care contine celula curenta (selectata). O alta posibilitate de a insera o linie/coloana vida este de a utiliza meniul contextual al unei linii/coloane selectate.

Inserarea simultana a mai multor linii/coloane vide se realizeaza prin selectarea liniilor/coloanelor inaintea carora se vor realiza inserarile, apoi activarea optiunii     Insert - Rows/ Insert - Columns. Se va insera un numar de linii/coloane identic cu cel selectat

Eliminarea unor celule, linii sau coloane:

• eliminarea unui domeniu de celule selectat se realizeaza folosind comanda Edit - Delete. In fereastra de dialog care apare se precizeaza directia deplasarii celulelor din jurul domeniului (la stanga sau la dreapta) sau daca este vorba de o linie/coloana intreaga;
• eliminarea unor linii/coloane: se selecteaza liniile/coloanele dorite (CTRL + clic pe antetul fiecareia), apoi se alege Edit - Delete sau optiunea similara din meniul contextual.

Observatie.

Prin utilizarea comenzii Edit - Delete, elementele specificate se elimina complet, celulele inconjuratoare luandu-le locul prin translatie.

Identificarea unor celule din cadrul foii de lucru curente dupa anumite criterii (de obicei, un nume sau o referinta de domeniu) se realizeaza prin comanda Edit - Go To si optiunile ferestrei de dialog cu acelasi nume. Celule identificate vor fi automat selectate.

Cautare si inlocuire de valori - se selecteaza grupul de foi in care se face cautarea, apoi se utilizeaza comenzile Edit - Find sau Edit - Replace care functioneaza in mod identic cu cele din Word.

Facilitati de formatare

Daca dorim ca valorile din foaia de lucru sa apara afisate sub o anumita forma sau cu un anumit aspect, putem sa realizam acest lucru folosind facilitatile de formatare oferite de Excel. Formatarea se refera la:

1. modul in care reprezentarea unei valori, dependenta de tipul ei, se reflecta in afisare;
2. aspectul sub care se afiseaza pe ecran.

a. Referitor la modul de afisare, de exemplu, un numar poate reprezenta o suma de bani, un procentaj, un numar real, o data calendaristica sau un moment de timp.

Pentru reprezentarea valorilor, exista mai multe categorii de formate:

• pentru numere: General, Number, Fraction, Scientific (intreg, real, cu exponent);
• pentru date si ore: Date, Time;
• pentru sume de bani: Currency, Percentage;
• pentru coduri postale, numere de telefon etc.
• definite de utilizator: Custom.

Aceste formate definesc doar valoarea care se afiseaza pe ecran, nu si reprezentarea din memorie. De exemplu, putem afisa un numar cu doua zecimale dar el se va reprezenta in memorie oricum cu 15 zecimale. Pentru o precizie cat mai buna, calculele se fac uzual cu reprezentarea din memorie.

b. Aspectul se refera la forma caracterelor, culoarea lor si a fondului, tipul chenarului (forma, dimensiune, culoare).

Formatarea se face prin asocierea unor atribute de format atasate celulelor sau chiar caracterelor din celule, atribute care se refera la aspectele descrise mai sus si intra in actiune in momentul afisarii valorilor. Atributele de format pot fi schimbate, inclusiv la nivel de caracter.

Asocierea atributelor de format se poate realiza prin utilizarea butoanelor de formatare continute in bara de instrumente Formatting sau a comenzii Format - Cells si a optiunilor ferestrei de dialog asociate acesteia (a se vedea figura nr.6).

Figura nr. 6 - Fereastra de dialog Format Cells

O combinatie de atribute de formatare alcatuieste un stil. Utilizatorul isi poate defini, dupa necesitati, stiluri proprii sau poate folosi cateva stiluri predefinite. Exista de asemenea facilitati de formatare automata (functia AutoFormat, similara cu cea din Word).

Teme propuse

Tema nr. 1

1. Sa se lanseze in executie tabelatorul Excel si sa deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet1; noua denumire va fi Produse.

2. In foaia de lucru cu numele Produse se va introduce, incepand cu celula A1, un tabel care sa contina pe linii denumirile a cel putin trei produse ale unei firme imaginare. Coloanele vor reprezenta lunile Ianuarie, Februarie si Martie, iar la intersectia dintre o linie si o coloana a tabelului se va afla numarul de bucati vandute din produsul corespunzator respectivei linii in luna corespunzatoare coloanei. Intr-o ultima coloana a tabelului se va mentine pretul unitar pentru fiecare dintre produsele firmei. Pentru formatarea capului de tabel se va folosi fontul Arial Italic de 13 puncte, iar pentru celelalte celule fontul Times New Roman Normal de 14 puncte.

3. Sa se calculeze, pentru fiecare produs in parte, sumele obtinute din vanzari pe toate cele trei luni, apoi sa se calculeze incasarile totale ale firmei pe fiecare dintre cele trei luni. Se vor utiliza operatii de copiere a continutului unor celule.

4. Sa se mute tabelul creat anterior in zona avand celula B3 ca si colt stanga-sus, dupa care sa se salveze mapa de lucru curenta intr-un fisier cu numele firma.xls.

Tema nr. 2

1. Sa se lanseze in executie tabelatorul Excel si sa se deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet2; noua denumire va fi Telefon. Aceasta foaie de lucru va fi apoi adusa pe prima pozitie in cadrul mapei curente.

2. Sa se creeze, in cadrul foii de lucru Telefon, un tabel Excel care sa simuleze evidentele unei companii de telefoane. Pentru fiecare abonat se vor retine: numele abonatului, numarul de telefon si sumele de plata pe fiecare din lunile anului. Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman de 13 puncte.

3. Pe baza datelor din tabel sa se calculeze, pentru fiecare abonat, o suma lunara medie de plata, precum si suma totala pe care compania o are de incasat de la abonati.

4. Sa se copieze capul de tabel intr-o alta foaie de lucru a mapei curente, foaie care va primi denumirea Tabel. Sa se salveze mapa de lucru curenta intr-un fisier cu numele abonati.xls.

Tema nr. 3

1. Sa se deschida o noua mapa de lucru Excel care sa fie salvata intr-un fisier cu numele librar.xls.

2. Sa se creeze, in cadrul foii de lucru curente, un tabel Excel care sa descrie vanzarile unei librarii pentru patru titluri. Pentru fiecare titlu se vor retine denumirea cartii, autorul, pretul unitar, intrari (numarul de produse primite), iesiri (cantitate vanduta). Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman, inclinat si de 12 puncte, iar pentru liniile tabelului se va folosi fontul Arial de 11 puncte. Foaia de lucru va avea numele CARTE.

3. Pe baza datelor din tabelul anterior, sa se calculeze stocul existent la fiecare titlu si suma obtinuta din vanzarea fiecarui tip de produs. Sa se determine apoi vanzarile totale.