Subtotaluri in bazele de date

Subtotaluri in bazele de date

Microsoft Excel ofera posibilitatea calcularii de subtotaluri pentru campuri ale bazei de date, utile pentru generarea unor date de sinteza generate pe baza inregistrarilor primare. Pentru calcularea acestora baza de date trebuie sortata dupa unul sau mai multe campuri de referinta, & 1.8.7.6. Ulterior sortarii, asupra campurilor de referinta se pot aplica diferite functii (sumare, contorizare, medie aritmetica, maxim, minim, etc.) pentru a subtotaliza grupurile de inregistrari definite prin campurile de referinta.

Pentru exemplificare se vor calcula subtotaluri pentru campurile "Filiala" si "Luna", deci baza de date va fi sortata dupa aceste doua criterii, figura 1.188.

Procedura de totalizare implica etapele:

sortarea bazei de date dupa campurile subiect ale totalizarii, & 1.8.7.6;

plasarea cursorului mouse in oricare celula a bazei de date;

activarea ferestrei Subtotal, din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Data Subtotals, figura 1.189;

selectia campului utilizat ca referinta a subtotalizarii, din lista de campuri At each change at; sortarea fiind efectuata dupa acest camp, la fiecare modificare a valorii campului se va calcula un subtotal; cu alte cuvinte, pentru fiecare grup de inregistrari cu aceeasi valoare a campului de referinta se va calcula subtotalul; pentru exemplu analizat primul campul de referinta va fi "Filiala";

lista Use function - ofera posibilitatea selectiei functiei care se va aplica la calcularea subtotalului; sunt disponibile functii standard ale Microsoft Excel, & 1.6.5.5; in cazul de fata se va aplica functia SUM;

controlul Add subtotal to - contine lista campurilor, fiecarui camp fiind asociat un control de confirmare/infirmare a calculul subtotalului; in cazul de fata campului "Total" i se va aplica calculul subtotalului;

controlul Replace current subtotals - prin activare permite inlocuirea subtotalurilor anterior calculate ce noile subtotaluri impuse prin operatia curenta; daca controlul nu este activat, subtotalurile anterioare nu se elimina, cele noi fiind adaugate suplimentar; astfel se pot realiza subtotaluri pentru mai multe campuri si/sau functii;

controlul Page break between groups - impune plasarea unei intreruperi de pagina pentru fiecare grup de inregistrari;

controlul Summary below data - impune afisarea liniilor de subtotal sub grupul de inregistrari, in cazul activarii, respectiv in fata grupului de inregistrari, in cazul dezactivarii;

butoanele OK / Cancel - declanseaza / abandoneaza operatia de totalizare si inchide fereastra Subtotals;

butoanele Remove All - elimina liniile de subtotaluri eventual existente de la subtotalizare anterioara si inchide fereastra Subtotals.

Rezultatele subtotalizarii pentru criteriile impuse anterior sunt prezentate in figura 1.190. Se observa grupurile de inregistrari create prin sortare dupa campul "Filiala", pentru fiecare grup fiind calculate subtotalurile, prin aplicarea functie SUM campului "Total". Butoanele 1,2, 3din partea superioara stanga controleaza nivelul de detaliere impus, pentru exemplul de fata nivelul 1 afisand numai totalul general - figura 1.191.a, nivelul 2 afisand numai totalurile/grupuri - figura 1.191.b, nivelul 3 afisand si inregistrarile si subtotalurile/grupuri- figura 1.190. Activarea unui nivel se face prin click stanga mouse pe numarul aferent acestuia. De asemenea fiecare grup dispune de un control asociat, cu simbolul "+" pentru afisarea (explozia) inregistrarilor grupului, respectiv cu simbolul "-" pentru ascunderea (implozia) inregistrarilor grupului; aceste butoane au doua functii si functioneaza pe principiul unui comutator. Subtalurile astfel generate pot fi evidentiate prin diferite efecte de formatare sau prin aplicarea functiei AutoFormat, & 1.7.10.5.

Subtotalurile functioneaza si pentru baza de date filtrata, & 1.8.7.7. Pentru aceasta in prealabil trebuie aplicata operatia de filtare si ulterior operatia de subtotalizare.

Raportul astfel generat poate fi trimis spre tiparire, la nivelul de detaliere impus.

Daca pentru exemplul anterior se doreste si subtotalizarea pentru campul "Luna" pentru aceeasi valoare a campului "Filiala", atunci baza de date trebuie sortata deci baza de date va fi sortata dupa aceste doua campuri de referinta, figura 1.188. Pentru campul "Luna" functia de subtotalizare va fi maximul valorii campului "Total". Pentru aceasta se va reactiva din nou fereastra Subtotals, se vor specifica controalele:

At each change at - campul "Luna";

Use function - functia Max;

Add subtotal to - campul "Total";

Replace current subtotals - va fidezactivat, pentru a nu se elimina sub-totalurile anterior calculate, figura 1.190; astfel noile subtotaluri le vor suplimenta cele anterioare, totodata se vor crea noi subgrupuri pentru fiecare luna.

Rezultatele sunt prezentate in figura 1.192. Se observa ca a mai aparut al patrulea nivel de detaliere, precum si totalul general "Grand Max", cu valoare 28600, ca fiind valoarea maximala a subgrupurilor, totalul general "Grand Total" fiind nemodificat.

Subtotalurile se autoreactualizeaza la modificarea inregistrarilor primare.