MANAGEMENTUL MESAJELOR

MANAGEMENTUL MESAJELOR

1 TEHNICI

Recunoasterea unor tehnici de management eficient al postei electronice

Tehnici de organizare a postei electronice:

crearea directoarelor

mutarea mesajelor in directoarele corespunzatoare

stergerea mesajelor nedorite

utilizarea listelor de adrese.

Pentru a lucra mai usor cu mesajele, va trebui sa realizam organizarea lor. Astfel aplicatia de posta electronica ofera posibilitatea crearii propriile directoare, a stergerii mesajele nedorite si mai ales a utilizarii listelor de adrese.

2 UTILIZAREA ADRESS BOOK-ULUI (AGENDA DE ADRESE)

Adaugarea unei adrese noi de e-mail intr-o lista de adrese

Adaugarea adreselor de posta electronica in lista de adrese inseamna sa deschidem fereastra Address Book, apoi, in aceasta fereastra, sa selectam lista dorita.

In aceasta fereastra, se alege optiunea Proprietati (Properties).

Aceasta optiune va deschide fereastra de proprietati a listei selectate. Rezultatul? O fereastra in care se remarca, printre alte elemente, butoanele: Add New.., Remove si Select Members, care servesc la imbogatirea respectiv la diminuarea listei cu adrese sau cu alte liste.

Stergerea unei adrese de e-mail dintr-o lista de adrese

Stergerea unei adrese dintr-o lista se realizeaza apasand butonul Remove, dupa ce aceasta adresa a fost selectata. Mai intai, insa, se deschide Adress Book (lista de adrese) si lista de distributie din care vom elimina o adresa de contact.

Actualizarea listei de adrese din mesajele primite

Daca s-a primit un mesaj si se doreste adaugarea expeditorului in lista de adrese, va trebui sa se execute clic dreapta pe campul From si din meniul aparut se va alege optiunea Add to Outlook Contacts.

3 ORGANIZAREA MESAJELOR

Cautarea unui mesaj dupa expeditor, subiect, continut

Uneori putem avea nevoie de un mesaj. Daca exista foarte multe mesaje, atunci localizarea mesajului poate fi dificila. De aceea Microsoft Outlook ne pune la dispozitie functia Advanced Find. Ea se apeleaza din meniul Tools, sau prin apasarea simultana a tastelor Ctrl+Shift+F.

Se va deschide urmatoarea fereastra de dialog:

In campul Messages cautam mesajele dupa subiectul acestora. Introducem in campul Search For The Words cuvantul pe care dorim sa-l gasim.

In campul In va trebui sa specificam unde se va realiza cautarea cuvantului respectiv.

Daca dorim sa cautam un mesaj dupa expeditorul sau, in campul From, introducem adresa dorita.

Crearea unui folder nou pentru mesaje

Pentru a realiza o organizare mai buna a mesajelor primite va trebui sa sortam mesajele primite. Pentru aceasta va trebui sa cream propriile directoare.

Crearea unui director nou se realizeaza cu ajutorul comenzii New Folder din meniul File, sau comanda Folder New existenta in acelasi meniu File.

Se observa ca si apasarea simultana a tastelor Ctrl+Shift+E duce la crearea unui
director nou. Apelarea acestei functii va duce la deschiderea ferestrei Create New Folder. Vom opta pentru a crea acest director in containerul de e-mail-uri primite in mod obisnuit (Inbox).

Mutarea mesajelor intr-un folder nou de mesaje

Dupa crearea directoarelor, se poate incepe organizarea rnesajelor. Pentru a muta un mesaj intr-un director va trebui sa apelam functia Move to Folder din meniul Edit al aplicatiei de posta electronica.

De fapt, va trebui sa apelam aceasta functie doar dupa ce s-au selectat mesajele pe care dorim sa le mutam. Functia va deschide fereastra Move Items in care vom specifica directorul in care dorim
sa mutam fisierul.

Sortarea mesajelor

Pentru a fi mai usor de gasit si de lucrat cu mesajele, implicit acestea sunt sortate dupa data primirii lor, dar puteti sorta mesajele si dupa alte caracteristici.

Sortarea mesajelor functie de diferite criterii se poate realiza in fereastra Microsoft Outlook dand click pe fiecare camp afisat pe partea de detalii (in exemplu: Size

Implicit mesajele sunt sortate dupa data primirii lor. Pentru a sorta mesajele dupa numele acestora (in ordine alfabetica se da un clic pe butonul Subject din fereastra. Pe acest buton va aparea un semn micut ce va sublinia faptul ca mesajele sunt sortate dupa numele lor .

Stergerea unui mesaj

Aceasta se poate realiza apeland functia Delete existenta in meniul Edit al aplicatiei, dand un click pe butonul din bara de instrumente sau prin apasarea simultana a tastelor Ctrl+D. Stergerea mesajului se va realiza doar daca acesta este selectat.

Recuperarea unui mesaj sters

Daca s-a sters din greseala un mesaj de care mai e nevoie, aplicatia de posta electronica ofera posibilitatea de a recupera mesajul sters. Pentru a recupera un mesaj va fi suficienta mutarea din directorul Deleted Items in care a trecut dupa stergere.

Golirea recipientului de mesaje sterse

Ca orice cos in care aruncam mesajele de care nu mai avem nevoie Deleted Items se umple, de aceea din cand in cand el trebuie golit.

Atunci cand alegem sa golim Deleted Items trebuie sa fim foarte siguri ca nu mai avem nevoie de mesajele la care renuntam deoarece ele nu vor mai putea fi recuperate.

Golirea Cosului se realizeaza prin apasarea butonului din dreapta al mouse-ului pe iconul aflat pe bara de scurtaturi si alegerea optiunii Empty Deleted Items Folder din meniul aparut.

Pe ecran va aparea o caseta de dialog care cere confirmarea stergerii definitive a mesajelor.

Pentru a sterge mesajele definitiv vom apasa butonul Yes.

4 PREGATIREA TIPARIRII

Vizualizarea unui mesaj inainte de a-l tipari

Pentru a edita (lista pe hartie) un mesaj vom folosi optiunea Print din meniul File, al mesajului. Inainte de aceasta ar fi bine sa vizualizam intregul document, operatiune ce se realizeaza cu Print Preview din meniul File, sau se apasa pe imaginea corespunzatoare in bara de instrumente. Se va deschide o fereastra in care se vede cum va arata mesajul inaintea printarii.

Alegerea optiunilor de tiparire

Acum se poate trece la imprimarea efectiva a mesajului. Pentru aceasta va trebui sa apelam functia Print din meniul File sau combinatia de taste Ctrl+P.

Aceasta comanda va deschide o fereastra din care se va putea alege daca imprimarea se va face pe hartie sau in fisier si cate copii se doresc, si, evident, imprimanta care va fi folosita.