UTILIZAREA RETELEI DE CALCULATOARE IN CONTROLUL DOCUMENTELOR

APROBAT

DIRECTOR GENERAL,

Ing.

UTILIZAREA RETELEI DE CALCULATOARE IN CONTROLUL DOCUMENTELOR

Document de referinta: SR EN ISO 9001:2001

LISTA DE DIFUZARE CONTROLATA A PROCEDURII

LISTA REVIZIILOR PROCEDURII

SCOPUL PROCEDURII

Procedura are drept scop evidentierea modului de lucru in controlul documentelor /inregistrarilor utilizand reteaua de calculatoare a SC SRL Botosani.

DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplica in toate compartimentele societatii (directii, ateliere, servicii, birouri, etc.) care au responsabilitati in elaborarea, aprobarea, emiterea, difuzarea, modificarea si arhivarea documentelor emise in SC SRL, pe suport electronic si care, implicit, au acces la reteaua de calculatoare.

DEFINITII SI PRESCURTARI

Conforme cu :

prescurtarile din MC-XYZ si respectiv procedura "Controlul documentelor si inregistrarilor", cod PS-01.

SR EN 9000.2001.

3.2. Prescurtari:

- SMC : Sistemul de Management al Calitatii;

- PS : procedura a Sistemului de Management al Calitatii;

- PL : procedura de lucru;

- PO  : procedura operationala;

- TH : procedura tehnica;

- ITC : instructiune tehnica de control;

- F : formular, lista, stampile;

- R : registru;

- AD : procedura administrativa;

- PLC : plan al calitatii;

- MC  : manualul Sistemului de Management al Calitatii ;

- DOC : documentatie tehnologica si de executie, contract;

- CS : caiet de sarcini;

- SF : standard de firma;

- DG : Director General;

- DM : Director (directia) Marketing;

- DT : Director (directia) Tehnic;

- APT : Atelier Proiectare Tehnologica;

- ACP : Atelier Cercetare-Proiectare;

- RMC : Responsabil cu Managementul Calitatii;

- CTC : Serviciul CTC;

- DMC : Director (directia) cu Managementul Calitatii;

- DP : Director (directia) Productie;

- DC : Director (directia) Comercial;

- DE : Director (directia) Economica;

- ME : Serviciul mecano-energetic;

- EXT : extern.

DOCUMENTE DE REFERINTA

SR EN ISO 9001:2001

SR EN ISO 9000:2001

MC-XYZ-02

PS-01 - Controlul documentelor si inregistrarilor

RESPONSABILITATI

5.1. Directorul General :

Aproba Manualul Calitatii (MC-XYZ) si Procedurile Sistemului de Management al Calitatii (PS).

Aproba referatul privind revizuirea , respectiv elaborarea editiilor noi ale documentelor SMC .

Asigura resursele materiale si financiare pentru elaborarea, aprobarea, emiterea, difuzarea, modificarea, pastrarea si arhivarea documentelor SMC, pe suport electronic.

5.2. Directiile executive :

Directiile responsabile in elaborarea si controlul pe suport magnetic a documentelor sunt :

Directia cu Managementul Calitatii

Directia de Marketing

Directia Suport Vanzari

Directia Tehnica

Directia cu Productia

Directia Comerciala

Directia Export

Directia Economica

Fiecare directie din cele implicate elaboreaza, aproba, modifica si difuzeaza lista documentelor in vigoare privind procesele specifice directiei . Aceste liste se gasesc intr-o locatie unica pe calculatorul directorului directiei respective , protejate prin reguli si nivele de acces specifice retelei de calculatoare a SC SRL Botosani (accesul fiind permis doar DMC , Responsabilului cu Managementul Calitatii , Directorului de directie si Administratorului de Retea ) . Verifica arhivarea pe suport electronic (intr-o locatie pe server destinata backup-urilor precum si pe CD-uri ) a acestor liste si a documentelor specifice directiei .

Prezinta pentru verificare si aprobare la DMC documentele noi initiate in scopul inglobarii acestora in lista documentelor in vigoare pe intreaga societate.

Se asigura permanent ca doar documentele in vigoare sunt disponibile si utilizate adecvat in compartimentele din subordine.

Cu sprijinul Administratorului de Retea face inaccesibila utilizarea documentelor modificate dintr-o ed../rev.. anterioara prin arhivarea lor si punerea la dispozitia utilizatorilor din subordine a reviziei noi a respectivului document .

Managementul documentelor , care asigura trasabilitatea si identificarea cu usurinta a documentelor , realizandu-se printr-o arhivare proprie descrisa detaliat in Procedura de control a documente si inregistrarilor .

Semnaleaza Serviciului Administrare Retea orice functionare anormala a harware-ului sau soft-urilor din cadrul directiei , precum si necesitatea utilizarii (chiar si temporare) a unor noi dispozitive atasate PC-urilor sau a unor noi programe .

Se asigura ca utilizatorii din subordine nu modifica setarile statiilor de lucru , a programelor utilizate si nu au dreptul de a instala noi softuri . Orice necesitate de acest fel este semnalata Serviciului Administrare Retea .

Prezinta, pentru verificare si inregistrare, la Serviciul Administrare Retea, orice suport magnetic sau electronic (diskete, CD-uri, harddisk-uri) primite din exterior si solicita acestui serviciu suportul pentru transmiterea catre exterior a unor informatii .

Administratorul de retea are urmatoarele responsabilitati :

Asigura accesul la retea a tuturor utilizatorilor stabilind ordinea si nivelul de acces, functie de prioritati;

Realizeaza partajarea rezervelor hard (de tip imprimanta , plotter , unitati de stocare) mai multor utilizatori folosind facilitatile retelei.

5.3.3. Implementeaza si urmareste sistemul de protectia datelor si informatiei , prin accesul limitat al unui utilizator la alte resursele hard-ware din retea prin folosirea parolelor , nivelelor de acces, hartilor de alocare a resurselor retelei .

Stabileste procedura de back-up si urmareste realizarea ei .

. Asigura eventuala restaurare a retelei in cazul unei defectiuni (prin folosirea salvarilor si bibliotecilor arhivate in afara retelei);

Elaboreaza si realizeaza sistemul de protectie impotriva virusilor si asigura actualizarea lui .

Responsabilul cu Managementul Calitatii:

Verifica documentele noi inainte de aprobare pentru a confirma adecvarea acestora , fluxul documentelor fiind astfel realizat incat dupa elaborare un document nou ajunge la Responsabilul cu Managementul Calitatii si numai dupa verificare intra pe fluxul de aprobari .

Actualizeaza si intretine lista documentelor in vigoare .

Verifica arhivarea originalelor tuturor documentelor la nivelul compartimentelor.

La apartia unei noi tehnologii sau a unei proceduri de lucru in sistem , solicita modificarea procedurii ce descria respectivul proces .

Solicita DMC audituri periodice pentru controlul documentelor in vigoare prin verificarea inregistrarilor din locatiile electronice si a arhivelor pe suport magnetic si electronic .

PROCEDURA

6.1. Generalitati

Membrii retelei de calculatoare SC SRL se autentifica pe baza unui nume de utilizator si a unei parole. Schimbarea parolei se face numai de Serv. Administrare Retea. Accesul in retea permite utilizatorilor folosirea resurselor comune ale retelei (imprimante, plottere, unitati de stocare), accesul fiind limitat si dirijat spre resursele si zonele de informatii necesare fiecarui utilizator.

6.2. CROS- sistem integrat

Ca suport soft-ware in SC SRL se foloseste CROS, un sistem integrat, produs de firma CRIsoft Brasov (care permite interfatarea si cu alte softuri specializate) .

CROS este un sistem informatic integrat bazat pe tehnologia ORACLE, care inglobeaza module pentru procesele generale din cadrul organizatiei, fiind in acest fel nu numai un sistem informatic performant ci si un sprijin real in activitatea de optimizare si restructurare a proceselor si metodelor de lucru. Toate modulele CROS (AD - administrare, AP - aprovizionare, AS - analiza de sistem, CC - comenzi clienti, CI - comenzi interne, CO - contabilitate generala, IP - incasari, plati, IV - inventare (mijloace fixe si obiecte de inventar), LS - lansari consumuri, MK - marketing), sunt foarte strict legate intre ele, toti utilizatorii lucrand simultan, prin reteaua de calculatoare, asupra acelorasi date, in functie de atributiile pe care le au. Legaturile dintre diferite module se fac direct, fara a fi nevoie de importuri si exporturi de date si fara a genera redundante ale datelor.

Fluxurile de date din cadrul sistemului informational sunt rapide si bine organizate, acest lucru fiind un sprijin important pentru managementul organizatiei in ansamblu.

Siguranta si securitatea datelor sunt asigurate la un nivel deosebit, printr-o arhitectura toleranta la defect, printr-un sistem de drepturi de acces proiectat special si prin folosirea la maximum a tehnologiei ORACLE.

Datele privind activitatea intregii organizatii pe perioade de ani de zile sunt stocate astfel incat utilizatorii le obtin direct si imediat. Accesul la date se face in conditii de securitate deosebite, numai in conformitate cu drepturile de acces acordate fiecarui utilizator in parte.

Toate actiunile utilizatorilor sunt inregistrate in vederea auditarii functionarii sistemului.

Elaborarea documentelor

Pentru editarea documentelor se lucreaza cu template-uri. Acestea sunt rezidente pe serverul organizatiei, protejate la scriere , fiecare utilizator avand calculatorul setat cu aceste template-uri.

In locatia de pe server sunt disponibile ultimele tipuri de documente standardizate, aprobate de Directia cu Managementul Calitatii, cele anterioare sunt salvate, arhivate, invizibile utilizatorilor.

Administrarea acestei locatii de pe server revine Responsabilului cu Managementul Calitatii si Administratorului de Retea .

Pentru fiecare compartiment si proces identificarea aparitiei unui nou document de elaborat conduce la codificarea sa conform PS-09 si instiintarea Directiei cu Managementul Calitatii pentru completarea in lista documentelor in vigoare din societate .

La redactarea documentului obligatoriu se specifica ed../rev.. , exemplarul "0" fiind pastrat in arhiva directiei respective (la directorul de compartiment sau la elaboratorul desemnat din cadrul directiei) si automat este promovat in lista documentelor acestei directii . In lista documentelor primul stadiu este ed.1/rev.0 , iar accesul atat la lista cat si la documente este limitat (poate fi doar vizualizat ) modificarea documentului facandu-se prin elaborator (singurul cu drept de scriere pe document) .

In cazul in care un document de elaborat constituie subiectul mai multor compartimente , acesta se elaboreaza prin contributia lor simultana , se codifica de comun acord , dar exemplarul "0" se arhiveaza la toate compartimentele implicate , apare simultan in listele de documente a tuturor compartimentelor elaboratoare .

Documentele elaborate se identifica prin : denumire , cod , emitent , stadiul reviziilor / editiilor / an si perioada de pastrare .

Difuzarea documentelor

Directia initiatoare a documentului comunica si transmite celorlalte directii implicate documentul elaborat , directiile implicate sunt cele conform interactiunii procesului de referinta .

Documentul elaborat dupa codificare si salvare se transfera electronic compartimentelor implicate care il pot numai vizualiza nu si modifica , se utilizeaza lista de difuzare care contine denumirea , numarul ed../rev..si locul unde este difuzat documentul .

Daca documentul elaborat este o noua revizie sau inlocuieste alt document , cel perimat se retrage din punctele de utilizare , se verifica si inlocuirea electronica pentru a se asigura impotriva utilizarii neintentionate .

Modificarea documentelor

Modificarea unui document este posibila dupa verificarea si aprobarea adecvata de catre initiator si efectuata doar de compartimentul elaborator .

Redactarea unei noi editii sau revizii a documentului se face conform PS-01 .

Elaboratorul documentului arhiveaza ed../rev.. anterioara care devine inaccesibila altor compartimente si se anuleaza de la fostii posesori . Noul document devine exemplarul "0" pentru elaborator , este difuzat , cunoscut si aplicat de colaboratori .

Modificarea documentului este comunicata DMC pentru procesare in lista documentelor in vigoare si identificarea interioara sub noua codificare si forma (simultan electronic se transfera si continutul documentului modificat ) .

Decizia de aprobare a modificarii este notificata prin grija sefilor compartimentelor ce au elaborat modificarea .

Pastrarea , retragerea si arhivarea documentelor

Documentele se pastreaza in conditii adecvate , in care sa se impiedice modificarea sau stergerea lor . Locatiile ce contin documente(din directiile emitente sau pe serverul societatii) sunt protejate la stergere , cu acces limitat si restrictii la scriere , securizate pentru a preveni deteriorarea sau stergerea accidentala. Serverul pe care se gasesc documentele lucreaza in sistem "miroring" , adica informatia se scrie in doua locatii diferite simultan , sistemul de back-up gestionat de Serviciul Administrare Retea face salvari saptamanale si arhivele sunt inscrise pe CD-uri .

Documentele retrase se salveaza si se arhiveaza functie de data si ed../rev.. intr-o locatie din directia emitenta .Orice document retras nu mai poate fi accesat sau utilizat ulterior . Timpul de pastrare a arhivei este cel mentionat in lista de referinta a documentelor Cod R-4.2.3-01-RMC .

Distrugerea arhivei cu documentele retrase se face prin stergerea continutului locatiei respective .

La DMC ,in lista de referinta , se mentin doar documentele aflate in utilizare , cu ed../rev.. curenta , specifice fiecarei directii .

Exemplarele "0" (care sunt ed../rev curente) sunt disponibile doar initiatorilor .

Administrarea locatiei de pe server care contine documentele revine Administratorului de Retea , Responsabilului cu Managementul Calitatii si Directorilor de compartimente .

Accesul la INTERNET

SC SRL foloseste serviciile oferite de Xnet, o retea cu acoperire nationala, construita pe o infrastructura redundanta de mare viteza. Legatura este de tip radio, folosind modemuri BREEZE si routete CISCO, iar din punct de vedere soft-ware pe suport LINUX (exista un server de internet cu sistem de operare LINUX). Ca solutie antivirus s-a ales RAV pe servere si NORTON ANTIVIRUS 2002 pe statiile de lucru.

Fiecare utilizator are propria casuta de mesaje prin care iti deruleaza corespondenta, iar accesul in INTERNET este limitat prin reguli stabilite pe serverul de INTERNET.

Arhivarea datelor (a intregii poste electronice) se face automat, saptamanal si este salvata atat pe server cat si pe un suport extern .

INREGISTRARI

Lista de referinta a documentelor de provenienta interna si externa , cod F-4.2.3-01-RMC,

Lista de difuzare , cod F-4.2.4-02-RMC .