Gestionarea proiectelor in echipa

Word dispune de o multime de metode pentru facilitarea lucrului in echipa cu documente. Ca gestionar al unui proiect in echipa, puteti asimila functiile de colaborare din Word unui set de instrumente care pot fi adaptate oricarui proiect.

Modalitati de sprijinire a colaborarii in Word

Exista trei probleme fundamentale care trebuie rezolvate pentru a gestiona un proiect de colaborare la un document: controlul accesului, urmarirea modificarilor si consecventa.

Acces si securitate

Orice membru al unei echipe trebuie sa aiba acces la documentul aflat in curs de elaborare, dar este de dorit ca persoanele din afara echipei sa nu aiba acces la acesta. In functie de tipul proiectului si de echipamentele de care dispune firma dvs., puteti folosi posta electronica, un server de fisiere din retea, un server Web, dischete sau chiar o sedinta on-line pentru a distribui un document. Cand distribuiti documentul, este necesar sa pastrati documentul original, pentru a-l compara cu versiunile care contin modificari.

Modalitatile electronice de partajare si protejare a documentelor folosind programul Word sunt:

• salvare pe un server de retea folosind comanda Save As din meniul File
• expedierea unui document prin e-mail - pentru a trimite un document unui grup selectat, transmiteti-l sub forma unui mesaj e-mail sau atasati-l unui mesaj e-mail
• atasarea unei liste de rutare a mesajelor la document
• publicarea unei pagini Web - puteti partaja un document prin publicarea acestuia ca pagina Web pe un server de intranet sau de Web; principalul avantaj al acestei metode consta in faptul ca orice persoana care dispune de un browser Web poate vizualiza sau edita documentul
• comentariu intr-o pagina Web - puteti permite altor utilizatori sa insereze comentarii in orice pagina Web; pentru conectarea la un server de discutii, selectati optiunea Web Discussions din submeniul Online Colaboration al meniului Tools
• salvati fisierul pe una sau mai multe dischete
• partajati documentul in cadrul unei sedinte on-line.

Urmarirea modificarilor

Cand mai multe persoane lucreaza la acelasi document, aveti nevoie de o modalitate de a determina contributia fiecarei persoane si de a urmari cea mai recenta versiune a documentului. Un document poate fi creat in zile sau chiar saptamani, deci contributiile mai recente trebuie diferentiate de cele anterioare. Puteti folosi Word pentru a urmari modificarile in diverse moduri:

urmarirea si compunerea modificarilor

colectarea comentariilor

utilizarea versiunilor.

Asigurarea consecventei

Un document poate avea mai multi autori, dar, in majoritatea cazurilor, este necesar ca textul final sa para scris de o singura persoana. Aceasta implica respectarea unor conventii de stil si de formatare in tot documentul. Word pune la dispozitie mai multe modalitati de standardizare a aspectului si a stilului de redactare a unui document:

• utilizarea unui sablon - prin crearea documentului original intr-un sablon personalizat, puteti distribui copii ale documentului care contin deja anumite stiluri, taste de comanda rapida, intrari AutoText sau macrocomenzi
• utilizarea unui document master - o alta modalitate de a standardiza aspectul documentelor create de autori diferiti este de a crea un document master care sa contina toate aceste documente.

Strategii de colaborare

Inainte de a demara un proiect in echipa, trebuie sa aveti in vedere aspectele legate de acces, de urmarire a modificarilor si de consecventa. Apoi, planificati-va o strategie de utilizare a instrumentelor Word pentru rezolvarea acestor probleme. In continuare, sunt prezentate cateva sugestii:

• facilitati accesul - nu protejati un document cu o parola si nu-l salvati intr-un dosar de retea restrictionat, decat daca acest lucru este imperios necesar
• permiteti efectuarea modificarilor, dar urmariti-le - instrumentele Word de urmarire a modificarilor sunt foarte usor de folosit si pot inregistra automat fiecare modificare aparuta intr-un document
• planificati pentru a obtine consecventa - folositi documentele master, sabloanele, stilurile, macrocomenzile si intrarile AutoText din Word pentru a asigura consecventa documentului din punct de vedere ortografic, al terminologiei si al formatarii.

Alegerea caracteristicilor programului Word pe care le veti folosi depinde de proiectul pe care il gestionati. Pentru fiecare proiect in parte, problemele legate de controlul accesului, de urmarirea modificarilor si de asigurarea consecventei prezinta mici diferente, deci instrumentele folosite pentru rezolvarea acestora sunt implementate sau combinate in diverse moduri.