Procesorul de texte Microsoft Word

Procesorul de texte Microsoft Word

Microsoft Word este cel mai raspandit si apreciat procesor de texte utilizat in meniul Windows. Interfata procesorului este deosebit de agreabila si prietenoasa, incadrandu-se perfect in pachetul Microsoft Office, putand fi configurata la cerere, dupa preferintele utilizatorului, prin adaugarea sau inlaturarea unor elemente ca linii de utilitare, rigle, butoane etc.

Microsoft Word ofera posibilitatea ca utilizatorul sa dispuna, printr-un singur produs, sa creeze, plecand de la un text simplu si pana la un raport ( document )complicat de 800 de pagini.

Exista posibilitatea crearii de desene ( draw ), grafice ( graph ), editarii de ecuatii, crearii unor baze de date ( database ), si formulare ( forms ) etc.

In continuare ne propunem sa prezentam procesorul word 2000, ca exponent al familiei de procesoare de texte.

Crearea, salvarea si restaurarea unui document

Atunci cand se deschide un document, Word il copiaza de pe disc si il afseaza pe ecran, iar modificarile care se fac ulterior sunt retinute temporar in memoria calculatorului. Pentru a le memora, trebuie salvat documentul pe disc si edventual, se realizeaza copii de siguranta pentru documentele mai importante.

Pentru a salva un document, se executa urmatoarele operatii :

Din meniul File alegeti comanda Save sau Save As., daca doriti schimbarea specificatorului de fisier sau din bara de instrumente standard, prin actionarea butonului Save.

Pentru a salva un document nou nedenumit, fie se alege din meniul File comanda Save sau Save As., fie provocand deschiderea casetei de dialog corespunzatoare. In rubrica Save in se selecteaza discul pe care se va depune fisierul, iar in rubrica File Name are loc introducerea numelui propriu-zis al fisierului, cat si pentru compatibilitate cu alte procesoare sau versiuni anterioare, se completeaza rubrica Save as type, apoi se valideaza prin actionarea butonului OK.

Daca doriti salvarea automata a documentului, in timpul lucrului se alege din meniul Tools comanda Options si se selecteaza indexul Save, in care se va marca Save Autorecover info every,precizandu-se intervalul de timp in minute in caseta Minutes (intervalul este cuprins de la 1-120 minute), iar apoi se valideaza cu OK. Realizarea copiilor de siguranta se face cu ajutorul rubricii Always create backup copy, prin care Word salveaza versiunea anterioara a documentului ca o copie de rezerva, avand acelasi nume, insa cu extensia .BAK.

Furnizarea de catre Word a acestor doua optiuni ( de salvare automata si de crearea unor copii de siguranta ale fisierului ) permite restaurarea documentului in cazul unei caderi de tensiune sau oricarei alte probleme. Atunci cand se creaza o copie de rezerva si s-a realizat salvarea fisierului de mai multe ori, puteti deschide documentul de rezerva care este, de fapt, penultima versiune

Formatarea caracterelor

Caracterele sunt reprezentate prin litre, numere, simboluri, semne de punctuatie si spatii avand anumite caracteristici prezentate in continuare :

tipul caracterului ( fontului ) ;

stilul de afisare (normal, ingrosat, inclinat ) ;

dimensiunea caracterelor ;

aspectul fontului ( subliniat, taiat, scrierea ca exponent, scrierea ca indice, scriere cu majuscule, scriere ascunsa etc. ) ;

culoare de afisare ;

spatiul dintre caractere ;

pozitia pe verticala a textului in cadrul liniei.

Fontul reprezinta acea caracteristica a unui fragment de text prin care se determina multimea de caractere ( de la 0 la 255 in codul Ascii ) care se pot afisa, precum si aspectul grafic extern.

Stilul de afisare reprezinta aspectul grafic al caracterelor in scopul obtinerii unor efecte speciale : Normal, Bold ( ingrosat ), Italic (inclinat ).

Atributele unui text se refera la o serie de prelucrari, transformari si combinari care scot un fragment de text in evidenta :

subliniere ( Underline ) : cu o linie, cu doua linii, cu linie punctata sau sublinierea doar a cuvintelor ;

taiere cu o linie ( Strikethrough );

scrierea la exponent sau ca indice ( Superscript sau Subscript );

scrierea textului cu MAJUSCULE REDUSE ( Small Caps ) ;

scriere textului cu MAJUSCULE (All Caps )

ascunderea txtului (Hidden)

Formatarea paragrafelor

In Word paragraful este o unitate de formatare, iar operatiunea este utila atuni cand se doreste: alinierea paragrafelor; crearea identarilor pentru liste marcate sau liste numerotate; alinierea coloanelor de text; interspatierea liniilor din cadrul paragrafului etc.

Word ofera cateva tehnici alternative de formatare : fie din meniul Format - Paragraph ; fie cu ajutorul butoanelor din bara de instrumente ; sau cu ajutorul combinatiilor de taste.

Cu ajutorul combinatiilor de taste, se pot realiza urmatoarele actiuni : CTRL+L, pentru a alinia textul la stanga ; CTRL+E, pentru a centra textul ; CTR+R, pentru a alinia textul la dreapta ; CTR+J, pentru a alinia textul proportional si la stanga si la dreapta. Prin actionarea optiunilor din meniul Format Paragraph, se ofera posibilitati multiple de combinare a formatarii paragrafelor, alegand corespunzator in caseta de dialog.

Repetarea formatarii paragrafelor se realizeaza prin ' mostenirea ' formatarii de la un paragraf alaturat la altul, in timpul crearii textului. O alta cale de a repeta formatarea este alegerea din meniul Edit Repeat.

Imprimarea unui document

Word ofera posibilitati multiple de iesire pentru un document : imprimare ; transmitere prin fax ; tiparire document intr-un fisier, transmitere fisiere prin posta electronica unui membru al grupului de lucru.

Inaintea imprimarii se ofera posibilitatea vizualizarii documentului fie din meniul File - Print Preview fie cu ajutorul butonului , fie alegand modul de vizualizare pagina (View - Page ).Astfel daca nu este reaalizata incadrarea dorita, utilizatorul poate face referire la specificarea paginii, a marginilor hartiei, a sursei hartiei din meniul File - Page Setap .

Implicit, procesorul de texte Word utilizeaza anumiti parametrii pentru delimitarea corpului de text fata de marginile fizice ale paginii, aplicati fie intregul document, fie asupra unor anumite parti ale acestuia.

In acest moment se stabileste spatiul alocat pentru antet / subsol de pagina. O data cu alterarea parametrilor standard in zona de vizualizare Preview se prezinta sub forma schematica utilizatorului modul in care va aparea la imprimare documentul.

Fisa index Paper permite definirea tipului de hartie pe care se va obtine documentul, cunoscut fiind faptul ca exista mai multe tipuri predefinite ( standard ), fiecare avand anumite dimensiuni exprimate in centrimetrii sau in inchi.

Tot prin intermediul acestei fise se alege modul de orientare a documentului ( Whole document ) sau a unei parti a acestuia ( Selected Text ) in pagina, respectiv, pozitionarea normala Portrait sau peisaj Landscape.

In cazul in care se doreste realizarea imprimarii, este indicata alegerea in prealabil a tipului de imprimanta, prin caseta Printer name ( mai ales in cazul in care sunt conectate mai multe asemenea dispozitive periferice ) si a caracteristicilor de imprimare Propieties, numarul de exemplare Copies, paginile care se vor imprima Page Range, ordinea de imprimare etc) din meniul File - Print.

Prin actionarea butonului Proprietis, se stabileste din zona Print Out, optiunea Automatic, atunci cand se doreste obtinerea unei calitati foarte bune a rezultatului imprimarii, documentul continand in aceasta situatie un corp de text, dar si imagini, grafice, desene. Butonul Black Text se actioneaza atunci cand documentul contine doar corpuri de text, iar butoanele Color Graphics, Color Photo sunt actionate atunci cand avem de imprimat color grafice, fotografii sau imagini scanate. In cazul in care se doreste obtinerea unui documentimprimat, folosind doar tonuri de gri, utilizatorul va actiona butonul Grayscale.

Realizarea antetului si subsolului de pagina

Antetul reprezinta textul situat in parte de sus a fiecarei pagini,repetandu-se pe fiecare pagina. Antetele se afla in mod normal in afara suprafetei utile a paginii si pot fi diferite fata de prima pagina a documentului, pot fi diferite pe paginile pare, fata de cele impare si / sau pot fi diferite,pentru unele sectiuni ale documentului.

Crearea antetului sau a subsolului de pagina se realizeaza prin specificarea modului de afisare Normal, din meniul View alegandu-se din meniul View optiunea Header / Footer, iar din grupa de butoane aparuta se alege butonul de antet, de subsol, sau butonul care permite inserarea de campuri speciale (numarul de pagina, data, ora ).

Pentru a realiza inserarea unor campuri in antetul sau subsolul paginilor, in afara posibilitatilor oferite de butoanele,

nu se poate plasa cursorul acolo unde se doreste sa se insereze respectivul camp si se actioneaza combinatia de taste CTRL+F9, pentru realizarea afisarii caracterelor . In continuare, introduceti codul campului, exemplu authour - numele autorului, title - titlul documentului, file name - numele fisierului.

O alta modalitatea este urmatoarea: din meniul Insert/Field si din lista de campuri se alege campul dorit.

Exista posibiliatea definirii de antete/subsoluri diferite pe prima pagina de celelalte sau pe pagini pare de cele impare, alegand din caseta de dialog rubica Different First Page sau Different Odd and Even.

Numerotarea paginilor unui document

Numerotarea paginilor se realizeaza in doua moduri : Standard sau odata cu crearea antet/subsol de pagina.

Pentru numerotarea standard ( numerotarea tuturor paginilor cu exeptia primei se plaseaza cursorul la inceputul documentului, se alege din linia de meniuri Insert/Page Numbers si apoi se selectioneaza pozitia (antet sau subsol de pagina), precum si modul de aliniere al acestora.

In cazul in care se doreste numerotarea paginilor incepand cu un anumit numar, cursorul este plasat la incelputul documentului ; se alege din linia de meniuri Insert/Page Numbers, se actioneaza butonul Format si apoi se completeaza caseta corespunzatoare (Start at) cu respectivul numar.

Editarea unui document pe coloane

In mod normal, editarea unui text se face prin introducerea paragrafelor unul dupa altul, pe intreaga latime utila a paginii. S-a dovedit ca pentru a ausura cititul, textul poate fi plasat in coloane paralele, care vor avea fiecare aceasi latime si aceeasi distanta intre ele. Latimea coloanelor va fi determinata automat de editor, in functie de latimea utila a paginii.

Pentru a se afisa fereastra care permite definirea numarului de coloane care se doreste a fi obtinut, din linia de meniuri se alege optiune Fromat - Columns. Formatarea textului sub forma de coloane poate fi aplicata intregului document sau numai unei parti din el, divizandu-se documentul in sectiuni.

In mod implicit coloanele sunt aplicate intregului document daca acesta nu contine diferite sectiuni ; astfel se aplica doar sectiunii curente sau sectiunilor selectate. Coloanele pot fi aplicate si din pozitia in care se afla cursorul in document pana la farsit, caz in care se creeaza automat o sectiune. In cazul in care este selectata doar o portiune de text, coloanele sunt aplicate numai textului selectat, care in mod automat va fi definit ca sectiune distincta.

Procedura care permite crearea coloanelor se poate realiza fie cu ajutorul meniului Format, fie cu ajutorul casetei de dialog in care se specifica:

forma coloanelor (Presets) ;

numarul de coloane (Number of Columns);

marimea coloanelor (Width and Spacing);

daca separarea coloanelor sa se faca cu o linie verticala (Line Between);

modalitatea in care vor fi aplicate coloanele (Apply To) asupra intregului document (Whole Document); asupra sectiunii selectate (This Section); asupra textului selectat (Select Text); asupra sectiunilor selectate (Select Section) sau asupra textului de la cursor pana la sfarsit (This Point Forward). Daca utilizatorul doreste obtinerea unor coloane care sa aiba aceeasi marime, se selecteaza optiunea (Equal Colomn Width);

se actioneaza butonul OK.

Dimensiunea coloanelor poate fi ulterior modificata cu ajutorul marcajelor din rigla sau cu ajutorul meniului Format .

Uniformizarea lungimii coloanelor se realizeaza prin urmatoarea procedura:

Se pozitioneaza cursorul la sfarsitul textului;

Se alege din meniul Insert comanda Break ;

Se selecteaza optiunea Countinous ;

Se actioneaza butonul OK.

In continuare, introducerea si editarea textului in coloane se realizeaza in mod obisnuit.Exista cateva elemente care pot usura editarea, dintre care mentionam:

Pentru deplasarea la inceputul coloanei urmatoare (precedente) se poate utiliza combinatia de taste ALT+ sageata jos (sageata sus);

Pentru a forta ca un paragraf de text sa inceapa intotdeauna a unei coloane, se foloseste combinatia de taste CTRL + SHIFT + ENTER sau se procedeaza astfel :

Se alege din meniul Insert optiunea Break ;

Se alege din caseta de dialog rubrica Coloumn Break;

Se valideaza prin actionarea butonului OK.

O alta modalitate de a forta trecerea la o coloana noua a textului este aceea prin care se insereaza o noua sectiune si se selecteaza optiunea Start New Colomn sin caseta de dialog, obtinuta prin comanda Format/ Colomns.

Daca se doreste ca o coloana sa inceapa pe o pagina noua, se poate insera, inaintea primului paragraf din coloana, un salt la pagina, prin combinatia de taste CTRL + ENTER sau alegeti din meniul Insert optiunea Break/ Page Break.

Tabele inserate in Word

Celula, componenta de baza a unui tabel reprezinta unitatea strucuturala din cadrul tabelului. In interiorul celulelor se pot scrie :

Texte (cu toate optiunile de formatarea) ;

Formule ;

Desene ;

Obiecte, etc. ;

In interiorul unui document, utilizatorul poate introduce un tabel, respectand urmatoarele proceduri:

Se actioneaza butonul din linia de meniuri si apoi se selecteaza cu ajutorul mouseului numarul de linii si de coloane ( tabelul va fi afisat sub forma unei matrici);

Din linia de meniuri se selecteaza Table, alegand optiunea Insert Table. , unde se pot definii atat numarul de coloane si numarul de linii ale tabelului, cat si marimea acestora.

La momentul crearii, celulele tabelului sunt delimitate pe ecran in mod punctat (daca optiunea Gridlines este activata). Pentru a imprima liniile despartitoarea ale tabelului, este necesar a se realiza conturarea tabelului.

Modificarea tabelelor are in vedere alterarea continutului tabelului ; modificarea structuriii tabelului ; modificarea dimensiunilor coloanelor ; unirea (fuzionarea) celulelor ; scindarea (divizarea) tabelului.

Modificarea de continut se refera la continutul celulelor tabelului care poate fi sters (prin selectarea si apoi actionarea tastei DEL, sau cu ajutorul Backspace).

Modificarea structurii tabelului vizeaza inserarea, stergerea de linii sau coloane, procedandu-se astfel:

Se plaseaza cursorul in tabel in locul unde se doreste a se insera/sterge ;

Se alege dupa caz din meniul Table optiunea Insert Cells./ Delete Cells.

Pentru stergere se poate selecta o celula si apoi se alege din meniul Table optiunea Delete Cells., precizandu-se ca se va sterge (o linie intreaga, o coloana ori o celula) ;

Pentur a insera o linie vida la sfarsitul tabelului (mentinand aceleasi caraceristici de formatare ca si linia anterioara), fiind pozitionati pe ultima linie, ultima coloana, se actioneza tasta TAB.

Modificarea marimiii coloanelor se realizeaza astfel :

Se pozitioneaza mouseul pe latura de modificat pana cand prompterul de mouse se transforma in sageata cu dublu sens si se mentine butonul apasat pana in pozitia dorita ;

Sau se deplaseaza mouseul in rigla si se deplaseaza tabulatorul de coloana pana in pozitia finala.

Unirea celulelor se realizeaza astfel :

Se selecteaza celulele dorite a fi concatenate ;

Se alege din linia de meniuri Table optiunea Merge Cells.

Scindarea tebelului se realizeaza astfel :

Se plaseaza cursorul unde se doreste scindarea ;

Se alege din meniul Table optiune Split Cells ;

Utilizatorul poate folosi o facilitate oferita de Word, care permite transformarea unui text in tabel, procedand astfel:

se selecteaza textul de transformat;

se alege din meniul Table optiunea Convert Text to Table, dupa care se selecteaza mijlocul de separarea a textului in celule si apoi se actioneaza butonul OK.

Conturarea unui tabel, in vedera imprimarii liniaturii tabelului se procedeaza astfel :

se selecteaza tabelul (prin activarea optiunii Select Table din meniul Table sau cu maouseul, ori cu ajutorul tastaturii) ;

se alege din meniul Format optiunea Border, dupa care se precizeaza modalitatea de incadrare (Box sau Grid), conturul liniilor, eventual culoarea.

In interiorul unui tabel se pot efectua calcule intre celule, prin aplicarea urmatoarei proceduri :

cu ajutorul optiunii Formula din meniul Table ;

pe baza functiilor si campurilor, folosind adresele de celule;

folosind expresii aritmetice cu indicatoare sau marci.

In cazul in care utilizatorul alege sa efectueze operatii de calcul pe baza optiunii din meniul Table, se vor parcurge urmatorii pasi:

Se alege optiunea Formula din meniul Table

Se executa click in rubrica Formula si se tasteaza functia ori se aduce functia din rubrica Paste Function iar ca argumente sunt mentionate adresele celulelor;

Se valideaza optiunea, prin actionarea tastei Enter sau a butonului OK.

Pe baza functiilor si campurilor, folosind adresele de celule:

se plaseaza cursorul in celula in care se doreste sa apara rezultatul;

se alege din linia de meniuri Insert optiune Field ;

in rubrica Field Code se precizeaza expresia aritmetica, cu ajutorul adreselor de celule (de ex. =SUM(C2 :C4) pentru a realiza operatia de adunare ; =PRODUCT(C2 :C5) pentru a inmultii celulele cuprinse intre limia 2 coloana 3 si linia 5 coloana 3 ; =MIN(C2 :C5) pentru calculul minimului pe coloana 3, intre randurile 2 si 5 ; = MAX(C2 :C5) , pentru calculul maximului pe coloana 3, intre randurile 2 si 5.

Editorul de ecuatii

Editorul de text Word ofera si posibilitatea de a utiliza ecuatii matematice. Ecuatiile astfel create sunt inserate in document la fel ca toate celelalte obiecte : desene, grafice, tabele, etc.

Editorul de ecuatii actioneaza ca o componenta de sine statatoare dar poate fi activat pentru crearea sau modificarea ecuatiilor, direct din Word.

Crearea unei ecuatii se realizeaza astfel:

pozitionarea cursorului in locul in care dorim sa inseram ecuatia;

selectarea din linia de meniuri Insert/Object

din linia de optiuni aparute pe ecran in interiorul ferestrei Object se alege Equation, apoi se actionaza pe butonul OK;

se creeaza ecuatia dorita folosind simbolurile din bara de simboluri;

se selecteaza File Exit pentru a inchide editorul si revenire in document sau se selecteaza comanda File Update, pentru a insera ecuatia editata in document fara a parasii editorul.

Ecuatia inserata in document poate fi marita, micsorata sau deplasata, la fel ca orice alt obiect inserat in document, folosind marcajele aflate pe cadrul ce o delimiteaza atunci cand este selectata. Orice ecuatie este compusa din mai multe casete (slots), care sunt marcate prin dreptungiuri punctate. Majoritatea simbolurilor matemetice se pot introduce actionand unul dintre butoanele aflate in linia afisata in partea inferioara a meniului de comenzi.

Butonul se mentine apasat iar apoi este tras pentru a selecta din lista care apare simboplul dorit. Literele si numerele se introduc in caseta ce apare la selectarea simbolului matematic. Trecerea de la o caseta la alta se face utilizand tastele sageti sau tasta TAB.

Introducerea unui text in interiorul unei ecuatii se realizeaza in casete similar cu editarea obisnuita, cu deosebirea ca nu se pot introduce spatii decat la selectarea optiunii Text Style din meniul Style.

In functie de simbolul matemetic selectat se adauga casete noi si spatii intre simboluri. Editorul permite editarea oricarei ecuatii (radicali, exponenti, indici, sume, integrale, fractii, vectori, matrice etc).