Formatarea paginilor si textului

Formatarea paginilor

            Defintie. O pagina fizica este intreaga suprafata de hartie sau de folie (suport pentru imprimarea unui document), iar  pagina utila este numai acea suprafata din pagina fizica pe care se va scrie textul documentului.

            Formatarea unui document la nivel de pagina se realizeaza prin urmatorii parametri :

Dimensiunea paginii fizice (Paper size) - determinata de latime (Width) si inaltime (Height); exista cateva formate standard : Letter (8,5 x 11 inch), Legal (8,5 x 14 inch), A4 (210 x 297 mm), A5 (148.5 x 210 mm),  B5 (JIS) (182 x 257 mm) ; utilizatorul poate folosi dimensiuni dupa preferinta (Custom size) ;

Orientarea paginii fizice (Orientation) - orientarea pe verticala (tip portret - Portrait) sau orientarea pe orizontala ( Landscape) ;

Marginile paginii fizice (Margins)- marginea superioara (Top), marginea inferioara (Bottom), marginea din stanga (Left), marginea din dreapta (Right), marginea de legatura (sina ; margine de indosariere) (Gutter) ;

Pozitia legaturii(sinei) (Gutter position) - pozitia la stanga (Left), pozitia in partea superioara (Top) ;

Antet si subsol ( Header and Footer) - marginea antetului si marginea subsolului ;

Aspectul paginii (Layout) - antete si subsoluri diferite pentru paginile impare si pare, alinierea verticala a textului (Vertical alignment) ce poate fi Top (linia de sus a primului paragraf este aliniata la marginea de sus a paginii, iar spatiul liber ramane in partea inferioara a paginii), Center (textul va fi afisat la mijlocul paginii, iar spatiul liber va fi repartizat in mod egal in partea de sus si de jos a paginii), Justified (spatiul dintre liniile textului va fi marit astfel incat textul sa ocupe tot spatiul util al paginii), Bottom  (textul va fi aliniat la marginea de jos a paginii, iar spatiul liber ramane in partea superiara a paginii);

Numerotarea paginilor (Page Numbers) - pozitia numerotarii (in partea superioara sau in partea inferioara a paginii - Top of page, Bottom of page), alinierea numerotarii (Alignment) : Left (la stanga), Center (in centru), Right (la dreapta), Inside (in interior), Outside (in exterior).

Formatarea paginilor presupune in principal urmatoarele :

        stabilirea (setarea) dimensiunii paginii fizice si paginii utile ;

        stabilirea modului de organizare a textului in pagina si orientarea paginii ;

        administrarea intreruperilor de pagina introduse manual ;

        administrarea sectiunilor de document ;

        numerotarea paginilor (pozitia si alinierea numerotarii) ;

        crearea antetelor si subsolurilor, a notelor de subsol si a notelor de sfarsit.

            Observatie. Formatarea paginilor se poate realiza inainte de introducerea textului sau in orice moment al introducerii, in acest caz programul Word realizeaza reformatarea tuturor paginilor documentului sau incepand de la o zona anume.

            Configurarea paginii cu Page Setup

            Utilizatorul poate opta pentru configurarea paginii pentru intregul document sau numai pentru o parte a documentului, intr-un document putand exista mai multe tipuri de pagini, de exemplu formulare de dimensiuni nonstandard, cum ar fi felicitari sau jumatati de pagina. Aceasta optiune se poate realiza prin controlul Apply to (se aplica la .) care ofera doua valori :

        Whole document - intreg documentul ;

        This point Forward - 'de aici inainte.' .

      Controlul Apply to este oferit de caseta de dialog Page Setup ce se obtine prin actionarea File  Page Setup si care contine urmatoarele etichetele :

        Margins - ce ofera controalele de tip caseta rotativa (spin box) Top, Bottom, Left, Right ce stabilesc cele patru margini ale paginii fizice, controlul Gutter pentru spatiul de indosariere, controalele Header si Footer pentru zonele de editare From Edge, comutatorul Mirror margins pentru formatarea paginilor de tip fata-verso, comutatorul Gutter position pentru a indica latura de indosariere, controlul Apply to pentru modul de aplicare a configurarii;

        Paper Size - ce ofera caseta derulanta Paper size pentru a alege formatul dorit pentru dimensiunea paginii fizice, controalele Width si Height pentru latimea si inaltima paginii fizice, comutatorul Orientation pentru tipul orientarii paginii, controlul Apply to pentru modul de aplicare a configurarii;

        Paper Source - ce ofera modul in care vor fi manevrate paginile la tiparire, casetele First page, Other pages, controlul Apply to ;

        Layout - ofera optiuni privind aspectul documenlui, caseta derulanta Section start pentru pozitia din care va incepe o noua sectiune, comutatoarele Headers and footers pentru modul cum vor fi tratate antetele si subsolurile in cazul paginilor impare si pare, sau in cazul primei pagini, caseta derulanta Vertical alignment pentru alinierea paragrafelor dintr-o sectiune fata de marginea de sus si de jos a paginii, butoanele Line Numbers, Borders pentru stabilirea numerotarii unor  linii si  stabilirea chenarului de pagina, controlul Apply to.

            Observatie. Utilizatorul poate sa introduca manual o intrerupere de pagina (Break) in timpul introducerii textului, fie prin apasarea tastelor <Ctrl>+<C>, fie prin intermediul casetei de dialog Break  care se poate utiliza prin actionarea Insert  Break. Daca se doreste stergerea unei intreruperi de pagina, se selecteaza intreruperea respectiva si se actioneaza tasta <Delete>.

            De obicei un procesor de texte imparte automat documentul prelucrat in pagini. In momentul cand textul si obiectele inserate in document au acupat intreaga pagina utila, se face trecerea automata la o pagina noua. Paginile sunt separate prin asa-numitele marcaje de pagina (page breaks) si anume intreruperi de pagina. Orice interventie in document va avea ca efect renumerotarea paginilor si deci actualizarea intreruperilor de pagina. Intreruperile de pagina se pot introduce si manual la optiunea utilizatorului, procesorul de texte va rearanja automat paginile care urmeaza dupa intreruperea manuala.

            Numerotarea paginilor

     Programul Word permite sa numerotati paginile unui document prin inserarea de numere de pagina. Numarul de pagina poate fi format ca orice alt caracter din document. Numerele de pagina vor fi inserate in zona rezervata antetului (Header) sau subsolului (Footer). Formatul numerotarii unui document poate sa difere de la o sectiune la alta sau chiar sa se initializeze la inceputul unei sectiuni. Daca se doreste inceperea numerotarii paginilor de la un numar diferit de 1, se introduce un numar in caseta de text Start at ('incepe la. ') care se obtine prin actiunea Insert  Page Numbers  Format. 

            Inserarea numerotarii paginilor unui document se poate realiza prin doua metode :

        prin comanda Insert  Page Numbers - se va deschide caseta de dialog Page Numbers care ofera patru optiuni :

      Position - locul unde va fi inserat numarul de pagina, in partea se jos a paginii (Bottom of page) sau in parte de sus a paginii (Top of page);

      Alignment - modul in care va fi aliniat numarul de pagina : la stanga (Left), la dreapta (Right), in interior (Inside), in exterior (Outside) ;

       Show number on first page - comutatorul pentru aparitia sau nu pe prima pagina a numarului de pagina ;

      Format - buton pentru selectarea unui stil de numerotare; se va deschide caseta de dialog Page Number Format care permite selectarea unui stil de numerotare (Number format) cum ar fi 1, 2, 3, . sau I, II, II, . sau a, b, c, . sau A, B, C, ., indicarea numarului de capitol si a numarului de pagina prin caseta de validare Include Chapter Number, indicarea numerotarii paginilor daca se doreste de la un numar diferit de 1 prin caseta de text Start at ;

        prin comanda View  Header and Footer -  automat se trece in zona de antet (Header) concomitent cu aparitia pe ecran  a barei de instrumente Header and Footer care ofera diverse butoane pentru formatarea antetului si subsolului.

     Crearea de antete si subsoluri

            De regula,  zonele de antet si subsol (Header and Footer) sunt utilizate nu numai pentru numerotarea paginilor, de exemplu, pot include informatii suplimentare cum ar fi data curenta, ziua curenta,  autorul documentului, numele organizatiei, etc.

            Pentru acest tip de informatii se va utiliza comanda View  Header and Footer ce va determina aparitia pe ecran a barei de instrumente Header and Footer ce contine mai multe butoane, iar textul de document existent va fi imediat afisat in nuante de gri. Se vor folosi butoanele de pe bara de instrumente pentru a crea si modifica antetele si subsolurile. Se introduce textul ce se doreste sa apara in caseta de text Header sau Footer.

            Indiferent daca se creeaza antete, subsoluri sau ambele, procesul este asemanator. Este suficienta deplasarea la antetul sau subsolul care se doreste a fi adaugat sau modificat. Se vor folosi butoanele Switch Between Header and Footer si Show Previous/Show Next pentru a naviga (trece) intre antetele si subsolurile din fiecare sectiune a documentului respectiv.

            In cazul in care textul este deja introdus, pentru a fi convertit in coloane, se procedeaza astfel:

        se comuta in modul de vizualizare Print Layout (din meniul File), apoi se selecteaza textul care urmeaza a fi convertit in coloane;

        se efectueaza click pe butonul Columns de pe bara de instrumente Standard si se trage pentru a se selecta numarul de coloane dorit, sau se actioneaza Format  Columns;

        pentru a obtine coloane de latime egala, se deplaseaza punctul de insertie la sfarsitul textului si se insereaza un salt de sectiune continuu (se selecteaza comanda Insert  Break  Continuous);

        pentru a introduce un titlu care se extinde de-a latul coloanelor, se introduce titlul la inceputul primei coloane. Se selecteaza titlul, se efectuaeaza click pe butonul Columns si se trage pentru a selecta o coloana.

            Caseta de dialog Columns ofera optiuni privind numarul de coloane dorit (maxim 10), egalitatea latimii coloanelor, controlul Apply at si caseta de validare Start New Column.

       Crearea si formatarea tabelelor

            O puternica facilitate a programului Word este aceea de a crea si formata tabele (Tables). In cadrul tabelelor, fiecare bloc de text poate fi formatat, editat, sters si deplasat fara a influenta in nici un fel restul textului.Tabelele sunt printre cele mai adaptabile functii din trusa de instrumente existenta in Word.

            Tabelele (matrice de celule-cells) pot fi create in Word prin trei moduri :

        prin intermediul casetei de dialog Insert Tables - se actioneaza Table Insert  Table si se opteaza pentru numarul de coloane si numarul de randuri ;

         folosind butonul Insert Table (insertie tabel) - prin actionarea butonului aflat pe bara de instrumente Standart, se selecteaza dimensiunea tabelului (maxim 4x5), adica numarul de linii si de coloane;

        folosind butonul Draw Table (desenare tabel) - se activeaza prin comanda Table  Draw Table, si astfel va aparea bara de instrumente Tables and Borders (tabele si margini), iar cursorul (indicatorul de mouse) se va transforma intr-un creion de desen; se trage cu creionul pentru a crea un dreptunghi de o dimensiune apropiata de aceea a tabelului dorit. Dupa eliberarea butonului de mouse, marginea exterioara a tabelului va aparea in documentul activ ; se foloseste din nou creionul pentru a desena marginile coloanelor si ale randurilor.

            La crearea unui tabel, este de preferat sa se poata cunoaste numarul de coloane ale tabelului, inainte de a incepe desenarea lui. Intotdeauna pot fi adaugate si alte coloane, dar aceasta poate insemna modificarea latimii altor coloane pentru crearea de spatiu suplimentar. Pe de alta parte, inserarea de randuri noi nu ridica probleme, deoarece se poate crea automat un nou rand de tabel daca se apasa tasta <Tab> la sfarsitul unui rand sau daca se apasa <Enter> cand cursorul este la marginea din dreapta a ultimului rand.

            Definitie. Un tabel este format dint-o matrice de celule (cells), fiecare celula fiind intersectia dintre un rand (linie) si o coloana.

            Dupa crearea tabelului, utilizatorul poate sa opteze pentru un anumit format de tabel prin comanda Table  Table AutoFormat care deschide caseta de dialog ce ofera lista derulanta Formats din care se poate alege un anumit tip de format pentru tabelul creat. 

           De asemenea, pentru tabelul creat se poate utiliza comanda Table  Table Properties ce deschide caseta de dialog Table Properties care ofera optiuni de aliniere ss butonul Borders and Shading (margini, umbre, fonturi si culori), buton obtinut si din meniul Format.

Introducerea si editarea textului in tabele

            Odata creat un tabel, textul (informatii, date) aferent acestuia poate fi introdus prin efectuarea unui click in orice celula. Se va folosi tasta <Tab> sau tastele sageti pentru deplasarea de la o celula la alta in cele patru directii obisnuite.

            Daca tabelul a fost creat  prin desenare (Draw Table) , se efectueaza click pe butonul Draw Table situat pe bara de instrumente Tables and Borders sau se inchide bara de instrumente pentru ca forma indicatorului sa revina de la creion la forma obisnuita, aceasta pentru a se putea incepe introducerea textului in tabelul creat.

Selectarea diferitelor zone(regiuni) dintr-un tabel

            Prelucrarea textului in tabele reprezinta urmatoarele doua actiuni :

        formatarea textului in tabele - fiecare celula a tabelului poate fi formatata separat ; orice actiune aplicabila textului dintr-un paragraf este perfect valabila si pentru textul dintr-o celula ; se poate folosi bara de instrumente Formating sau meniul Format pentru a aplica fonturi, efecte de fonturi, aliniere, buline, si numerotare, precum si decalaje sau spatierea textului dintr-un tabel ; bara de instrumente Tables and Borders ofera utilizatorului un numar de optiuni de formatare specifice tabelelor ; se efectueaza click pe una din cele noua optiuni de aliniere existente pentru a amplasa textul exact acolo unde se doreste, in spatiul afectat celului ;

        rotirea textului in tabele - folosind functia Word de directionare a textelor (Text Direction), se poate roti textul in tabel in asa fel incat sa se deruleze pe verticala, fie de sus in jos, fie invers ; se selecteaza celula sau grupul de celule care contin textul ce urmeaza a fi rotit ; se executa click pe butonul Change Text Direction de pe bara de instrumente Tables and Borders, bara ce apare prin Table  Draw Table ; butonul este de tip comutator, ceea ce inseamna ca la primul click textul se va roti cu 90 de grade la stanga, la al doilea click se roteste cu 90 de grade la dreapta, iar la al treilea click se revine la pozitia orizontala ;

Modificarea structurii tabelului

            Un tabel odata creat poate fi modificat cu usurinta. Se pot realiza : inserarea sau stergerea de randuri sau coloane, modificarea latimii randurilor si ale coloanelor, combinarea (merge) sau divizarea (split) celulelor. Aceste modificari se realizeaza fara a afecta restul textului din tabel. De asemenea, textul din tabel poate fi modificat.

            Modificarile intr-un tabel pot fi clasificate in urmatoarele trei categorii :

1.      adaugarea si stergerea randurilor si coloanelor -  pentru a adauga un rand nou la sfarsitul unui tabel, de deplaseaza cursorul in ultima celula din tabel si se apasa pe tasta <Tab> sau se deplaseaza cursorul in partea dreapta a ultimei celule si se apasa <Enter> ;pentru insertia randurilor la mijlocul tabelului, se selecteaza numarul de randuri ce urmeaza a fi inserate si se da comanda Table  Insert Rows Above (insertie randuri deasupra pozitiei curente), respectiv Table  Insert Rows Below (insertie randuri sub pozitia curenta), sau se efectueaza click cu butonul drept al mouse-ului si se selecteaza Insert Rows (insertie randuri) din meniul rapid ; pentru sergerea randurilor, se selecteaza randurile ce urmeaza a fi sterse, se selecteaza comanda Table  Delete  Rows, sau se efectueaza click cu butonul drept al mouse-ului si se selecteaza optiunea Delete Rows din meniul rapid ; asemanator pentru celule cu comanda Table  Delete  Cells, prin care se deschide caseta de dialog Delete Cells ; se poate opta pentru stergerea celulei curente si pentru deplasarea celulelor ramase la stanga sau in sus ; se selecteaza Delete Entire Row, pentru stergerea intregului rand, sau Delete Entire Column, pentru stergerea intregii coloane; insertia coloanelor se face asemanator ca si pentru randuri ;

2.      modificarea latimii coloanelor si a celulelor - cea mai simpla modalitate de a ajusta o coloana sau un rand este de a deplasa cursorul la limita intre doua randuri sau intre doua coloane (linia caroiajului); cursorul se va transforma intr-o sageata cu doua capete, si tinand apasat butonul mouse-ului, se permite deplasarea marginii in oricare dintre cele doua directii posibile ; o modalitate rapida de ajustare dupa introducerea textului in tabele, este aceea prin care se selecteaza coloanele care urmeaza a fi modificate si se selecteaza comanda Table  AutoFit  AutoFit to Contents pentru a ajusta in mod automat latimea coloanelor dupa latimea rubricii celei mai lungi ; uneori este nevoie ca toate coloanele/randurile sa aiba aceeasi inaltime/latime  ; in acest caz se selecteaza coloanele/randurile ce urmeaza sa aiba aceeasi latime/inaltime si se selecteaza comanda Table  AutoFit  Distribute Columns Evenly (distributie egala a coloanelor) sau Table  AutoFit  Distribute Rows Evenly (distributie egala a randurilor), iar Word va realiza aceasta operatie in mod automat ; bara de instrumente Tables and Borders dispune de butoane pentru aceste operatii ;

3.      fuzionarea si divizarea celulelor (merge, split) - uneori este nevoie de inserarea unui titlu de tabel care se extinde pe toata latimea tabelului ; alteori nu este necesar acelasi numar de celule in toate randurile si in toate coloanele ; sunt cazuri cand se doreste un numar mai redus de coloane pentru diverse informatii ; cand se doreste obtinerea unei singure celule din doua sau mai multe celule, se realizeaza fuzionarea (unificarea ; merge) celulelor ; pentru a imparti o celula in mai multe celule separate, se realizeaza divizarea (split) celulelor ;pentru fuzionarea unor celule se selecteaza celulele respective, si se selecteaza comanda Table  Merge Cells (fuzionare celule) sau se executa click pe butonul Merge Cells de pe bara de instrumente Table and Borders ; daca se prefera metoda vizuala, se pote folosi butonul de stergere (Eraser) de pe bara de instrumente Tables and Borders pentru a elimina marginea intre celulele care urmeaza a fi fuzionate ; se va trage de instrumentul de stergere pe orizontala pentru a fuziona randuri, respectiv pe verticala pentru a fuziona coloane ; pentru divizarea celulelor se efectueaza click pe butonul Split Cells (divizare celule) pentru a deschide caseta de dialog Split Cells sau se foloseste creionul Draw Table (desenare tabel) din bara de instrumente Tables and Borders pentru a desena margini de celule acolo unde se doreste divizarea celulelor.

         Sortarea informatiilor

            Programul Word este cu mult mai mult decat un simplu procesor de texte. Acesta reprezinta un instrument puternic si modern pentru gestionarea informtiilor. Prin intermediul programului Word, utilizatorul poate introduce, sorta si cauta prin liste de date : nume, adrese, articole dintr-un inventar, etc. De asemenea, se pot fuziona liste de date cu alte documente Word si se pot tipari etichete, plicuri si scrisori tip.

            In activitatea sa, utilizatorul este nevoit sa gestioneza diverse liste privind persoanele de contact din agenda personala, persoanele pentru afaceri, membrii unor grupuri sau cluburi, numerele de telefoane ale colaboratorilor, adresele E-mail ale diverselor persoane, casetele video utilizate, cartile din biblioteca personala, cartile de specialitate, etc. Prin intermediul programului Word, utilizatorul are posibilitatea sa-si organizeze aceste liste, sa le memoreze(stocheze) si sa le prelucreze in vederea utilizarii lor eficiente.

         Utilizatorul are posibilitatea de a accesa datele stocate intr-un fisier creat :

        folosind programul Word ;

        folosind alte produse din pachetul Microsoft Office ;

        folosind alte programe .

Definitie. Fisierul care contine diverse categorii de informatii se numeste sursa de date sau baza de date.

            Utilizatorul poate sorta informatiile incluse in sursa de date in vederea elaborarii de etichete sau plicuri. Dupa crearea unui document principal care face referire la informatiile din sursa de date, se poate fuziona documentul principal cu sursa pentru crearea de scrisori sau etichete personalizate, dar si a altor documente.

            Programul Word ofera utilitarul Mail Merge Helper (asistent de fuzionare, care functioneaza asemanator unui program de tip Wizard) care asista utilizatorul la crearea unor surse de date si la producerea unor documente fuzionate. In acest sens se selecteaza Tools  Mail Merge si se actioneaza butonul Create pentru a selecta tipul de document care va fi creat folosind sursa de date.

Dupa selectarea tipului de document principal care se doreste a fi creat, in continuare se procedeaza astfel :

        se indica daca se doreste utilizarea feresteri active ca document principal sau daca este necesara crearea unui document nou ;

        se selecteaza comanda Get Data, dupa care comanda Create Data Source ;

        se parcurge lista de nume de campuri sugerate in caseta de dialog Create Data Source, se elimina numele de campuri nedorite ;

        se adauga nume de campuri noi prin introducerea acestora in caseta de text Fild Name si prin efectuarea unui click pe butonul Add Fild Name ;

        se folosesc sagetile de deplasare (Move) pentru a aseza campurile in ordinea dorita ;

        se efectueaza click pe OK cand s-a incheiat introducerea numelor de campuri si utilizatorul este gata sa salveze fisierul ;

        se introduce un nume fisier pentru fisierul sursa de date in caseta de dialog Save As, se efectueaza click pe Save ;

        pentru a incepe introducerea datelor, se selecteaza comanda Edit Data Source la aparitia casetei de dialog Option ;

        se introduc inregistrarile in caseta de dialog Data Form, apasand tasta <Tab> pentru a trece de la un camp la altul si <Enter> la sfarsitul unei inregistrari ;

        se efectueaza click pe OK la incheierea operatiei de introducere a inregistrarilor pentru a trece la documentul principal sau se efectueaza click pe butonul View Source pentru a trece direct la tabelul de date.

            Cand fisierul activ este un fisier sursa de date (baza de date), programul Word afiseaza in mod automat o bara de instrumente Database (baza de date). Din bara de instrumente se pot accesa cu usurinta instrumente care vor fi utilizate la gestionarea sursei de date. Se pot introduce inregistrari noi, se pot edita sau sterge inregistrari in sursa de date, exact cum se procedeaza intr-un tabel obisnuit. Pentru a folosi si alte optiuni legate de baza de date cu acest tabel, se poate selecta comanda View  Toolbars pentru a activa bara de instrumente Database.

            Sortarea listelor, tabelelor,  paragrafelor

            Orice lista poate fi sortata folosind programul Word, indiferent daca este sau nu o sursa de date. Pot fi sortate tabele obisnuite, liste cu buline si chiar paragrafe obisnuite dintr-un text.

            O sursa de date poate fi organizata prin sortarea sa in functie de orice camp (numeric sau alfanumeric ; exista trei categorii de sortari (Type): Text , Number, Data).

<p class='MsoHeader' style='text-align: justify; text-indent: 36

3.5  Elemente Microsoft Draw

    Microsoft Draw este o aplicatie Office incorporata, care permite crearea de grafica line art si de alte obiecte, cum ar fi WordArt, PowerPoint, Paintbrush, Microsoft Ecuation, Bitmap Image. Pentru a-si concepe propriile elemente grafice (figuri, scheme, grafice, imagini, etc.), utilizatorul foloseste instrumentele de pe bara de instrumente Drawing (desen) sau selecteaza optiunea Insert  Picture sau Insert  Object, in primul caz se selecteaza din meniul ce apare butonul dorit :

        Clip Art (imagini tematice) ;

        From File (imagini in fisiere) ;

        AutoShapes (forme predefinite) ;

        WordArt (text artistic) ;

        From Scanner or Camera (imagini preluate prin scanner sau camera TV) ;

        Chart (diagrame, grafice),

iar in al doilea caz se alege din caseta de dialog Object, tipul obiectului (Object type) ce urmeaza a fi creat, de exemplu Bitmap Image, imagini Corel, Microsoft Ecuation (text matematic), Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Paitbrush Picture, etc.

    Pentru a avea acces la bara de instrumente Drawing (a fi prezenta pe ecran), trebuie sa se selecteze optiunea View  Toolbars  Drawing sau daca butonul Drawing se afla pe bara de instrumente Standard trebuie sa se actioneze pentru a deveni operational.

            Bara de instrumente Drawing include doua mari categorii de meniuri si butoane :

        crearea de obiecte desenate (AutoShapes-forme predefinite, WordArt-text artistic, etc.) ;

        formatarea obiectelor existente (Line Style-linii, Dash style - linii punctate, Arrow Style -sageti, Shadow -umbriri, 3-D -perspective, etc.).

   Insertia de forme predefinite (AutoShapes)

            Programul Word ofera prin efectuarea unui click pe meniul AutoShapes de pe bara de instrumente Drawing, o lista derulanta de categorii pentru forme predefinite :

        Lines - diverse forme de linii (Line, Arrow, Double Arrow, Curve, Freeform, Scribble) ;

        Basic Shapes - diverse forme de baza (Rectangle, Cube, Oval,Cross, etc.);

        Block Arrow -  diverse blocuri sageti ;

        Flowchart - diverse simboluri pentru scheme logice ;

        Stars and Banners - diverse stele si indicatoare ;

        Callouts - diverse forme pentru adnotari;

        More AutoShapes - alte forme si imagini.

    Daca se doreste inserarea unor forme oferite de meniul AutoShapes, se selecteaza meniul AutoShapes din care se alege categoria de forme predefinite dorita. Din lista de forme se alege forma predefinita dorita si se efectueaza click, iar apoi  se trece cursorul in document la locul dorit si se efectueaza click pentru a insera forma respectiva in document. Cu tastele sageti sau prin tragere cu mouse-ul, se poate deplasa obiectul acolo unde se doreste.           

            Observatie. Un obiect (element grafic) este selectat atunci cand se executa click pe orice punct din dreptunghiul virtual care incadreaza obiectul, in timp ce la varful cursorului de mouse apare o cruce din doua sageti duble perpendiculare. Prin executarea unui clik pe obiect vor aparea 8 puncte de incadrare (patru in colturi-diagonale si patru pe mijloacele laturilor dreptunghiului virtual ce incadreaza obiectul) si unul sau doua puncte galbene numite puncte de reper cu ajutorul carora se pot realiza operatii de transformare a obiectului. Cand se aduce cursorul mouse-ului in apropierea unui punct de incadrare, cursorul se transforma intr-o sageata dubla inclinata, orizontala sau verticala in functie de punctul de incadrare (diagonal, latura verticala, latura orizontala), iar daca se va executa click si se va tine apasat butonul se poate realiza scalarea obiectului in directia corespunzatoare punctului de incadrare indicat.

Insertia de obiecte de tip linie (linie, sageata, dreptunghi, oval)

            Cititorul poate observa ca la tehnoredactarea cu programul  Word a  acestei carti

s-au utilizat multe scheme, figuri, imagini. Evident, liniile, sagetile, formele ovale s-au realizat cu butoanele corespunzatoare de pe bara de instrumente Drawing.

   Pentru a desena o linie sau o sageata (simpla/dubla), se efectueaza click pe butonul Line (linie) sau butonul Arrow (sageata), apoi se deplaseaza cursorul la unul din capetele liniei ce urmeaza a fi desenata, se efectueaza click si se tine apasat butonul deplasand mouse-ul spre capatul celalalt al liniei, unde se elibereaza butonul si astfel se creeaza linia sau sageata dorita. Prin intermediul butonului Arrow, capatul sagetii apare la sfarsitul liniei, in pozitia in care s-a eliberat butonul de mouse. Dupa ce s-a creat (linia sau sageata) obiectul, acesta va aparea selectat prin doua puncte de incadrare la cele doua capete. Fiind selectat, asupra obiectului se pot realiza diverse operatii prin utilizarea butoanelor Line Style, Dash Line, Arrow Style, Shadow, 3-D, pentru a alege tipul de linie, tipul de linie punctata, tipul de sageata, tipul de umbrire, respectiv perspectiva 3-D. Prin click in orice punct din document, elementul devine neselectat.

   Pentru desenarea unui dreptunghi sau a unui oval (cerc), se efectueaza click pe butoanele Rectangle sau Oval, apoi se deplaseaza cursorul in document la un punct ce este un colt al obiectului (pentru dreptunghi un punct diagonal, pentru oval un capat al unui diametru), se efectueaza click, se tine apasat butonul si se deplaseaza mouse-ul la celalalt colt al obiectului. Se elibereaza butonul si astfel se ceeaza obiectul asupra caruia se pot realiza operatiile precizate mai sus.

            Observatie. Pentru a se crea patrate sau cercuri, in timpul deplasarii mouse-ului se mentine apasata tasta <Shift>.

            Insertia de text in cadru (Text Box)

    Instrumentul Text Box (caseta de text/obiecte) se foloseste pentru a crea texte  care  plutesc  pe un strat plasat deasupra unui document text standard, acestea fiind incadrate de un dreptunghi asupra caruia se pot realiza operatii diverse . Se executa click pe acest buton si se deseneaza caseta de text asa cum se procedeaza pentru crearea unui dreptunghi. La eliberarea butonului de mouse, in caseta de text va aparea un cursor (punct de insertie) de la care se poate introduce text care se formateaza folosind bara de instrumente Formatting, marginile de formatare fiind marginile casetei de text. De asemenea, in caseta se pot realiza si elemente grafice cu butoanele cunoscute. Pentru selectarea casetei de text trebuie sa se indice marginile dreptunghiului ce determina cadrul casetei de text.

            In cazul in care textul ce urmeaza a fi incadrat exista deja, se vor folosi butoanele Rectangle sau Oval pentru a desena forma care incadreaza textul existent. Daca forma de incadrare a textului acopera intregul text, prin desenare, continutul textului se va afla in spatele formei desenate (planul doi), deci va deveni invizibil. Programul Word ofera in astfel de situatii posibilitatea de a trimite obiecte in spatele sau in fata stratului de text.

            Se va folosi meniul Draw  Order  Send Behind Text sau un click-dreapta si astfel se va deschide un meniul rapid de unde se alege  Order  Send Behind Text.

            Adaugarea de text artistic (WordArt)

     Aplicatia WordArt Gallery este folosita pentru a crea un obiect grafic bazat pe text. Utilizatorul are posibilitatea de a folosi WordArt pentru a concepe coperti de carti, de a crea sigle, de a scoate in evidenta titluri si de a adauga la documentul tehnoredactat cu programul Word, un plus de originalitate si de atractivitate.

            Pentru a crea text artistic cu WordArt, se insereaza cursorul acolo unde se doreste sa apara textul artistic si se procedeaza astfel :

        se efectueaza click pe butonul WordArt de pe bara de instrumente Drawing care deschide caseta Wordart Gallery ce ofera 30 de stiluri de text artistic;

        in interiorul aplicatiei Gallery se selecteaza stilul WordArt dorit si se efectueaza click pe butonul OK ;

        se va deschide caseta de dialog Edit WordArt Text (editarea textului) care ofera o lista derulanta Font, o lista derulanta Size, butoanele cu stilul bold si italic (B si I ), si caseta Text pentru introducerea textului ; dupa optiunile alese privind textul si dupa ce acesta este tastat, se executa click pe butonul OK ;

        textul artistic apare in document si se vor folosi tastele sageti pentru a-l deplasa acolo unde se doreste si se vor folosi butoanele de pe bara de instrumente WordArt pentru a formata (transformari, culori, etc.) obiectul.

Butoanele de pe bara de instrumente WordArt

Nume buton

Mod de utilizare

WordArt

Creeaza un nou obiect WordArt

Edit Text (editare text)

Deschide caseta de dialog Edit WordArt pentru editarea textului

WordArt Gallery

Deschide caseta WordArt Gallery

Format WordArt

Deschide caseta de dialog Format WordArt pentru a formata proprietatile de culori, pozitia si trecerea automata a textului pe randul urmator

WordArt Shape

Deschide un meniu Shape pentru a selecta forma de baza in care urmeaza a fi turnat  textul 

Free Rotate (rotatie libera)

Se modifica butoanele de manevrare in butoane de rotatie, pentru a roti textul ; se efectueaza click pentru a dezactiva functia

Same Letter Heights (aceleasi inaltimi de litere)

Toate literele vor avea aceeasi inaltime, indiferent daca sunt majuscule sau litere mici

Vertical Text (text pe verticala )

Modifica orientarea textului WordArt de la orizontala la verticala ; se efectueaza click din nou pentru a reveni la ordinea inversa

Alignment (alinierea)

Deschide un meniu de aliniere cu optiuni standard si optiuni WordArt unice

Character Spacing (spatierea caracterelor)

Se deschide un meniu de ajustare pentru a modifica spatiul dintre caractere

            Observatie. Se vor folosi butoanele de pe bara de instrumente WordArt sau cele de pe bara de instrumente Drawing pentru a imbunatati aspectul obiectului WordArt creat.

     Formatarea, aranjarea si gruparea  obiectelor

            Bara de instrumente Drawing ofera butoane pentru a formata obiectele selectate, inclusiv textul artistic creat cu aplicatia WordArt. Asa cum se stie, pentru a selecta un obiect, se efectueaza click simplu pe acesta.

            Butoanele utilizate in acest sens sunt :

        Select Objects (selectie obiecte) - un click pe acest buton si daca se trage cu mouse-ul un dreptunghi in jurul obiectelor care urmeaza a fi selectate, determina selectia mai multor obiecte, sau fie se mentine apasata tasta <Shift> in timpul efectuarii unui click pe fiecare obiect ;

        Fill Color (culoare de umplere) - se deschide un meniu de culori din care se alege No Fill (fara umplere) sau o culoare de umplere ;

        Line Color (culoare pentru linie) - se deschide un meniu de culori pentru a alege culoarea de linie (contur) a obiectului selectat ;

        Font Color (culoarea fontului) -  se deschide un meniu de culori pentru a alege culoarea dorita pentru fontul textului dintr-un obiect selectat ;

        Line Style (stilul liniei) - se deschide un meniu cu optiuni referitoare la stilul liniei ; prin selectarea optiunii More Lines (alte linii) se deschide o caseta de dialog Format AutoShape, unde se pot stabili alte grosimi de linii sau alte atribute ale obiectelor ;

        Dash Style (stil liniuta) - se deschide un meniu care ofera linii solide, linii punctate, linii intrerupte si alte combinatii ;

        Arrow Style (silul sagetii) - se deschide un meniu cu diverse tipuri de sageti sau alte obiecte grafice ; prin selectarea optiunii More Arrows (alte sageti) se deschide o caseta de dialog Format pentru a stabili un stil pentru capetele sagetii (liniei) dorite ; 

Efectele speciale de umbrire si 3-D sunt special concepute pentru a da obiectului creat o impresie de profunzime.Este posibila numai selectarea unuia sau altuia dintre efecte, daca se aplica un efect 3-D unui obiect umbrit, umbra va fi eliminata si invers.

            Obiectele create (desenate) sunt amplasate in straturi separate, asazate deasupra textului unui document  Word. Meniul Draw de pe bara de instrumente Drawing include si alte optiuni pentru manipularea obiectelor. Pentru a deplasa obiectele de pe un strat pe altul, se selecteaza optiunea Draw  Order pentru a deschide meniul Order , sau se executa click-dreapta dupa ce s-a selectat obiectul ( va aparea un meniul rapid ce ofera butonul Order).

            Meniul Order ofera urmatoarele optiuni:

        Bring to Front (deplasare in fata) - deplaseaza obiectul sau obiectele selectate in fata textului sau a altor obiecte ;

        Send to Back (deplasare in spate) -  deplaseaza obiectul sau obiectele selectate in spatele textului sau a altor obiecte;

        Bring Forward (deplasare in fata) - deplaseaza obiectul selectat in fata ;

        Send Backward (deplasare in spate) - deplaseaza obiectul selectat in spate ;

        Bring in Front of Text ( deplasare in fata textului ) - deplaseaza obiectul selectat in fata stratului de text ;

        Send Behing Text (deplasare in spatele textului) - deplaseaza obiectul selectat in spatele stratului de text.

            Obiectele componente (individuale) ale unui desen se pot ajusta folosind optiunile Nudge (creare de puncte de contur) , Align and Distribute (aliniere si distributie) si Rotate and Flip (rotire cu un unghi sau in jurul unei axe ), optiuni din meniul Draw. Daca se lucreaza in mare masura cu detalii, se poate activa o retea ( se selecteaza Draw  Grid) pentru a facilita alinierea corecta a diferitelor obiecte dintr-un desen.

     Gruparea de obiecte (Group)

            Cand un element grafic (desen) este complet, adica realizat din diverse componente grafice, utilizatorul poate grupa (group) toate obiectele grafice astfel incat acestea sa fie tratate ca un unic obiect.

            Definitie. A selecta toate obiectele componente ale unui obiect (element grafic) inseamna a executa click pe  fiecare componenta (a selecta componenta) in timp ce se  tine apasata tasta <Shift>.

            Pentru a grupa componentele create separat cu instrumentele Rectangle si Oval de pe bara Drawing, se selecteaza simultan fiecare componenta prin executare de click pe fiecare obiect in timp ce se tine apasata tasta <Shift>. Dupa aceea se executa optiunea Draw  Group de pe bara de instrumente Drawing. Cele doua componente vor fi tratate ca un singur obiect care daca se selecteaza va fi incadrat de cele 8 puncte de incadrare (butoane de manevrare) ce pot fi utilizate pentru a realiza deplasari sau dimensionari pentru intregul obiect.

     Daca obiectul contine minimum doua elemente, efectul de grupare poate fi anulat (Ungroup) obtinand obiecte separate (individuale) care pot fi transformate separat, adica fiecare poate fi deplasat, dimensionat, formatat, copiat sau sters. Aceasta actiune este cea mai simpla modalitate de a formata imagini Clip Art. Se anuleaza (Ungroup) gruparea imaginii, dupa care se modifica culorile de umplere si culorile de linie, sau se sterg portiuni ale imaginii. Dupa incheierea modificarilor, se selecteaza toate obiectele conform definitiei de mai sus si se grupeaza (se executa Draw  Group) din nou, pentru a putea deplasa sau dimensiona intregul obiect.

        Crearea de schite de document

            In elaborarea unui document care inseamna un articol, un referat, un raport, o teza de doctorat, o dizertatie, un manual, o carte, etc. cel care il concepe trebuie sa realizeze la inceput sau pe parcurs un sumar (tabel de cuprins) care poate sa fie structurat in sectiuni si subsectiuni, in capitole, sectiuni si subsectiuni, in parti, capitole, sectiuni si subsectiuni, etc. Aceasta activitate de tehnoredactare se numeste planificare (Outlining) si este o componenta importanta a programului Word 2000.

Folosind modul de afisare pentru planificare (Outlining) si stilurile Word pentru titluri (Heading), se poate reduce un document la un plan in care sunt afisate orice numar de niveluri de titluri.

            Definitie. Regimul de planificare (Outlining) a unui document sub Word reprezinta activitatea prin care utilizatorul concepe  numele titlurilor (Heading) pentru structura ierarhica a sumarului si pentru a vizualiza subiectele principale tratate in document, fara a parcurge pagini intregi de text. Nivelurile de intertitluri pot fi inhibate sau expandate pentru a vedea portiuni mai mici sau mai mari de document la un moment dat. In orice moment, utilizatorul are posibilitatea sa tipareasca un cuprins redus al documentului finalizat, care sa reprezinte un sumar (tabel de cuprins).

            Regimul de planificare se obtine prin selectarea optiunii View  Outline. Crearea unei planificari (sumar) se poate realiza pentru un document nou sau pentru un document deja existent. Prin regimul de planificare se poate reduce un document la unele niveluri de titluri, mascand orice alt nivel inferior (subtitlu) si textul dintre acestea. Se poate face mutarea pe unul dintre titluri si sa se expandeze textul care urmeaza dupa titlul respectiv, se pot face modificari, apoi sa se mascheze din nou textul, dupa care se poate trece la alt titlu. De asemenea, se pot muta rapid blocuri de text dintr-un loc in altul sau poate sa se treaca o serie intreaga de titluri de pe un nivel pe altul, printr-o singura comanda.

            Programul Word 2000 creeaza un document pe baza unui model. Un model (template) este un ansamblu de optiuni de formatare a documentului si continutului, care este disponibil cand de doreste crearea unui nou document (modelul Normal sau standard, include de asemenea rubricile din lista utilitarului AutoText, macrocomenzile, barele de instrumente, configurarile de meniu specifice utilizatorului si combinatii de taste rapide). Munca utilizatorului in activitatea de tehnoredactare este simplificata prin faptul ca Word ofera diverse modele suplimentare pentru documente preformatate si aplicatii de tip  vrajitor   (Wizard) care asista utilizatorul la parcurgerea unor etape care au ca finalitate personalizarea unui document performatat.

            La selectarea comenzii File  New sau a comenzii New Office Document din meniul Windows Start, utilizatorul este invitat sa opteze dintr-o lista de categorii de modele : General, Legal Pleadings, Letters&Faxes, Memos (note profesionale), Other Documents, Publications, Reports, Web Pages.

            Fiecare categorie de modele ofera cateva tipuri de modele predefinite (fisiere cu extensia .dot), de exemplu,  categoria Publications (publicatii) ofera urmatoarele 4 tipuri de modele (template): Brochure, Directory, Manual, Thesis.

            Lista de modele disponibile depinde de modul de instalare a programului Word si de eventualele modele noi create pe calculator. Se poate selecta orice model pentru a vedea o previzualizare a acestuia in fereastra Preview. In general, modelele create de alti utilizatori nu pot fi previzualizate. Dupa selectarea unui model ce urmeaza a fi utilizat, se efectueaza click pe butonul OK.

            Orice fisier cu extensia .dot este un model (template) de document. Fisierele cu extensia .wiz reprezinta aplicatii de tip Wizard pentru crearea de modele.

            Modelele includ campuri unde se poate insera text, precum si instructiuni cu privire la modul de utilizare a modelului ales. La salvarea unui document creat pe baza unui model, acesta trebuie sa primeasca un nume, la fel ca oricare alt document, dar trebuie sa se indice extensia .dot prin caseta de dialog Save As (se selecteaza File  Save As) si prin alegerea din lista derulanta Save As Type a tipului *.dot (Document Template).

            Crearea planului unui document nou

            Pentru crearea planului (schitei) unui document nou, se foloseste modul de vizualizare Outline (comanda View  Outline) pentru a crea (introduce) numele de titluri de diferite grade (niveluri) ale documentului.

            Dupa finalizarea planului, textul de baza al documentului va fi introdus intr-unul din modurile de vizualizare Print Layout, Normal sau Web Layout (se selecteaza View  ..).

            Prin intrarea in modul de vizualizare Outline, se trece in regim de planificare (Outlining) si astfel va aparea sub bara de instrumente Personal, bara de instrumente Outlining. Stilul prestabilit are valoarea Heading 1 (gradul 1 sau nivelul 1). Pentru a incepe planul documentului, se introduce numele primului titlu si se apasa pe tasta <Enter>. Se poate introduce primul nivel de titluri, apasand tasta <Enter> dupa fiecare nume de titlu introdus. Pentru a introduce al doilea nivel de titluri se apasa tasta <Tab> si astfel se trece la stilul Heading 2 (nivelul 2). Programul Word ofera noua nivele (grade) de titluri. Pentru trecerea la un grad de titlu superior se apasa combinatia <Shift> + <Tab>. O alta modalitate este aceea de a folosi lista derulanta Style de pe bara da instrumenta Formatting.

            Butoanele barei de instrumente Otlining sunt urmatoarele :

        Promote (promovare) -  promovarea unui titlu ; trecerea la un nivel superior ;

        Demote (retrogradare) - retrogradarea unui titlu ; trecerea la un nivel inferior ;

        Demote to Body Text (retrogrradare la text simplu) - retrogradarea unui titlu la statut de text simplu ;

        Move Up (mutare in sus) - mutarea unui titlu in sus in cadrul planului ;

        Move Down (mutare in jos) - mutarea unui titlu in jos in cadrul planului ;

        Expand (extindere) - extinderea (expandarea) tuturor nivelelor unui titlu ; afisarea textului de sub titlul afisat ;

        Collapse (reducere) - reducerea (inhibarea) unul cate unul a nivelelor unui titlu ;

        Show Heading 1,2, .,7 (afisare) - afisarea titlurilor de pe nivelele 1,2, .,7 ;

        Show All Headings (afisare toate) - afisarea tuturor titlurilor ;

        Show First Line Only (afisare prima linie) - afisarea numai a primei linii ;

        Show Formatting (afisare text formatat) - afisarea textului formatat ;

        Master Document View - vizualizarea documentului principal ;

        Collapse Subdocuments - reducerea subdocumentelor ;

        Create Subdocument - crearea unui subdocument ;

        Remove Subdocument -  remutarea unui subdocument ;

        Insert Subdocument - inserarea unui subdocument ;

        Merge Subdocument  - unirea (lipirea) unui subdocument ;

        Split Subdocument - divizarea unui subdocument ;

        Lock Document -  blocarea unui document.

Cand se doreste modificarea nivelului (gradului) unui titlu existent, acesta trebuie  promovat  (Promote) sau  retrogradat  (Demote) pentru a-l deplasa la un nivel superior sau inferior. Daca se doreste promovarea sau retrogadarea unui titlu si a titlurilor de grad inferior situate sub acesta, se indica spre simbolul de titlu (outline symbol)- semnul +, semnul - sau un patrat- din fata titlului si se efectueaza click folosind sageata cu patru capete pentru a selecta intreaga sectiune. Dupa selectarea textului, se efectueaza click pe butonul Promote sau Demote de pe bara de instrumente Outlining.

Dupa ce s-a introdus planul (schita) documentului, utilizatorul poate afisa la un moment dat un numar de nivele de titluri. Se efectueaza click pe oricare din cele 7 butoane Show Heading (afiseaza titlul) pentru a inhiba schita, ceea ce are ca efect ascunderea tuturor titlurilor de nivele inferioare. Se efectueaza click pe butonul All pentru a extinde schita si pentru a vedea din nou toate nivelele titlurilor. Se efectueaza click pe butonul Expand (extindere) pentru a extinde un nivel o data, sau se efectueaza double-click pe semnul + situat langa titlu pentru a extinde toate nivelele dintr-o sectiune. Asemanator si pentru reducere (inhibare).

            Prin crearea schitei documentului, se poate trece in unul dintre modurile de vizualizare Print Layout, Normal, Web Lauout, si astfel se poate trece efectiv la introducerea de text normal sub fiecare titlu. Se efectueaza click in dreapta titlului sub care se doreste introducerea textului si se apasa <Enter>, dupa care se introduce textul. Se poate reveni la modul de vizualizare Outline pentru a rearanja schita.

            In cazul unor documente mai complexe (lungi) se poate folosi facilitatea Document Map (harta documentului) pentru a naviga prin document. Se selecteaza comanda View   Document Map in orice mod de vizualizare a documentului pentru a deschide un cadru in stanga ferestrei de editare a documentului..

            Crearea  indexului  si  tabelului de cuprins

Deseori, in multe lucrari de mari dimensiuni, este nevoie  de crearea unui index de cuvinte si expresii cheie. Desi, marcarea textului care va aparea in index este un proces manual, crearea si actualizarea se va face automat. Marcarea expresiilor/ cuvintelor ce vor intra in index se face in timpul introducerii textului sau la sfarsitul introducerii textului. Se va selecta comanda Insert  Index and Tables  Mark Entry care va deschide caseta de dialog Mark Index Entry sau se apasa <Alt>+<Shift>+<X>. Prin urmare, pentru crearea unui index se procedeaza astfel : se selecteaza pe rand fiecare text ce urmeaza a fi introdus (Entry) in index ; pentru fiecare se selecteaza caseta de dialog Mark Index Entry ; textul selectat va aparea in caseta Main entry, sau acesta se va introduce ; se introduc subintrarile in caseta text Subentry, inserand doua puncte ( :) intre a doua si a treia subintrare ; se selecteaza optiunea Mark pentru marcarea individuala, sau se selecteaza Mark All pentru marcarea tuturor aparitiilor textului respectiv in document. Pentru a genera indexul, se trece la o pagina alba (de regula, la sfarsitul documentului), se insereaza un titlu, se selecteaza optiune Insert  Index and Tables si se alege o optiune de formatare (Formats) (From template, Classic, Fancy, Modern, Bulleted, Formal, Simple), apoi OK.

            Pentru generarea unui tabel de cuprins (Table of contents - TOC) utilizatorul trebuie sa realizeze stiluri pentru titluri la crearea documentului sau la sfarsitul introducerii textului documentului. Se trece la inceputul sau la sfarsitul documentului. Se trece intr-o pagina alba si se selecteaza comanda Insert  Index and Tables, se efectueaza click pe eticheta Table of Contents si se selecteaza un format predefinit, precum si tipul de Tab leader, apoi se actioneaza butonul OK.

            Inserarea notelor de subsol¹ si a notelor de final²

            Pentru utilizarea notelor de subsol (footnotes) si a notelor de final (endnotes), programul Word numeroteaza automat notele si calculeaza spatiul necesar de subsol din josul paginii. Cand se doreste inserarea unei note de subsol sau a unei note de final, se pozitioneaza cursorul de editare (punctul de insertie) in dreapta cuvantului respectiv, acolo unde se doreste aparitia semnului de referinta (numarul de ordine al notei) si se selecteaza optiunea Insert  Footnote care deschide caseta de dialog Footnote and Endnote. Se poate selecta o numerotare automata traditionala (1,2,3, .) sau se poate insera un semn sau simbol personalizat.

            Dupa efectuarea optiunii privind numerotarea, programul Word va insera semnul de referinta si, in functie de modul de vizualizare folosit, fie va deschide un ecran de nota (modul Normal), fie se va deplasa acolo unde va aparea nota in document ( modul Print Layout),

        Tiparirea si protectia documentului

    Inainte de tiparirea documentului, mai este necesar sa se utilizeze facilitatile oferite de programul Word pentru anumite corectii privind ortografia, regulile gramaticale ale limbii in care a fost redactat documentul, etc. Pentru acest lucru se selecteaza comanda Tools  Spelling and Grammar dupa ce cursorul se pozitioneaza la inceputul documentului sau in locul de unde se doreste verificarea. Se vor opera corectiile corespunzatoare.

            Previzualizarea documentului

    De asemenea, inainte de tiparirea finala a documentului este foarte utila (de altfel, si in timpul introducerii textului pentru document) previzualizarea partiala sau totala a documentului (Print Preview). Aceasta facilitate ofera utilizatorului posibilitatea de a urmari modul de separare a textului intre pagini, precum si de a detecta eventualele probleme de asezare in pagina care determina un aspect inferior celui optim. Previzualizarea se realizeaza prin click pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente Standard sau prin selectarea comenzii File  Print Preview.

            Pe ecran va aparea formatul de tiparire pentru o pagina sau pentru mai multe pagini in functie de optiunile utilizatorului. In partea de sus, sub bara de meniu apare bara de instrumente Print Preview care ofera butoane privind optiunile disponibile in Print Preview.

Optiunile disponibile in Print Preview

Nume buton

Actiune efectuata

Print (Tiparire)

Tipareste documentul

Magnify (Marire)

Cand este apasat, se efectueaza click pe document pentru a mari sau micsora. Se dezactiveaza pentru a edita documentul.

One Page (O pagina)

Afiseaza o singura pagina din document

Multiple Page (Pagini multiple)

Afiseaza un numar maxim de sase pagini simultan

Zoom (Marire/Micsorare)

Modifica procentul de marire a imaginii

View Ruler (Vizualizare rigla)

Activeaza sau dezactiveaza riglele verticale sau orizontale

Shrink To Fit (reducere pentru incadrare)

Reduce documentul cu o pagina pentru a preveni  revarsarile  de text

Full Screen (tot ecranul )

Activeaza modul de afisare pe intreg ecranul

Close (inchidere)

Inchide fereastra de previzualizare

Context-Sensitive Help (asistenta sensibila la context)

Se efectueaza click pe acesta si apoi se efectueaza click pe orice buton pentru a activa informatiile de asistenta referitoare la butonul respectiv

    Dupa previzualizarea documentului, utilizatorul poate decide inserarea unui salt de pagina anterior trecerii automate la pagina urmatoare, cum ar fi la sfarsitul unei pagini de garda sau chiar inainte de inceputul unui nou subiect. Pentru a insera un sfarsit fortat de pagina (hard page break), care determina pagina sa se incheie la locatia curenta a punctului de insertie (cursorul de editare), se apasa combinatia de taste <Ctrl>+<Enter>. De asemenea, dupa previzualizarea documentului, se poate decide modificarea orientarii paginii si a dimensiunuii hartiei prin comanda File  Page Setup care determina aparitia casetei de dialog Page Setup ce ofera etichetele Margins, Paper Size, paper Source, Layout.

            Pentru crearea unei pagini de titlu pentru documentul respectiv, se introduce textul corespunzator si apoi se face centrarea textului pe verticala paginii, intre marginile de sus si de jos ale paginii. Se pozitioneaza cursorul pe pagina ce urmeaza a fi aliniata, se selecteaza File  Page Setup  Layout  care deschide caseta Layout (asezare in pagina) ce ofera optiunea Vertical Alignment (aliniere pe verticala) cu urmatoarele optiuni :

Top (sus) - configurarea prestabilita, textul este aliniat in raport cu marginea de sus ;

Center (centru) - textul de pagina este centrat intre marginea de sus si cea de jos ;

Justified (la ambele margini) - textul este aliniat si fata de marginea de sus si fata de marginea de jos ;

Bottom (jos) - textul este aliniat fata de marginea de jos.

     Optiuni de tiparire

            Pentru tiparirea documentului la imprimanta, se va executa click pe butonul Print de pe bara de instrumente Standard, sau se va selecta comanda File  Print care deschide caseta de dialog Print unde se pot modifica diversi parametri de tiparire.

            In caseta de dialog Print, utilizatorul poate sa realizeze urmatoarele actiuni :

selectarea unei imprimante instalata pe sistemul de calcul ;

tiparirea anumitor pagini specificate, inclusiv a paginii curente, a unui domeniu de pagini sau a textului selectat ;

tiparirea proprietatilor documentului (persoana care l-a creat, data la care a fost creat, numarul de cuvinte continut, numarul de caractere, etc.) sau a altor liste, precum lista creata de utilitarul AutoText ;

indicarea in caseta de text Print, a optiunii de tiparire numai a paginilor pare sau numai a paginilor impare, sau a ambelor ;

se specifica numarul de copii (exemplare) si daca se doreste colationarea acestora (paginile 1, 2, 3, etc. ale fiecarui exemplar in parte, sau toate exemplarele paginilor 1, apoi toate exemplarele paginilor 2, etc.) ;

tiparirea intr-un fisier, astfel ca un utilizator care nu dispune de programul Word sa poata tipari documentul.

Se vor stabili optiunile de tiparire, se va pregati imprimanta, dupa care se efectueaza click pe butonul OK pentru a trimite continutul documentului la imprimanta.

            Protectia documentului

    Programul Word 2000, ofera utilizatorului mai multe modalitati de protejare a documentului impotriva unor priviri inoportune. Pentru acest lucru, sunt posibile urmatoarele actiuni :

interzicerea accesului oricarei pesoane care nu cunoaste o parola pentru deschiderea documentului ;

solicitarea ca utilizatorul sa deschida numai copii destinate citirii documentului ;

recomandarea ca utilizatorul sa deschida documentul sub forma de copie destinata exclusiv citirii, astfel incat daca se efectueaza modificari, acestea sa fie salvate sub alt nume ;

interzicerea de modificari asupra unui document transmis pentru citire, cu exceptia comentariilor sau a modificarilor semnalate cu facilitatea Tracking.

Pentru aplicarea facilitatii de protectie a documentului, exista doua modalitati :

- se selecteaza comanda File  Save As care deschide caseta de dialog Save As  ce ofera butonul Tools si din lista derulanta oferita se alege General Options ; se va deschide caseta de dialog Save ;

- se selecteaza comanda Tools  Options care deschide caseta de dialog Options ce ofera diverse etichete printre care si eticheta Save ; se selecteaza eticheta Save ce deschide caseta de dialog Save ;

La activarea controlului Password to open (parola pentru deschidere), utilizatorul introduce o parola. Indiferent de optiunea de protectie prin parola adoptata, continutul parolei nu va fi vizibil pe ecran in timpul introducerii lui. Se va solicita reintroducerii parolei in vederea confirmarii. Utilizatorii care nu vor conoaste parola nu vor fi capabili sa deschida documentul.