POLITICA DE SECURITATE PRIVIND LUCRUL CU ARHIVA UNITATII

POLITICA DE

SECURITATE PRIVIND

LUCRUL CU ARHIVA

UNITATII

Modificare Nomenclator

DA

NU

Grupare dosare pe volume

DA

Numerotare file volume

NU

1. STAREA DE FAPT IN DOMENIUL APLICARII POLITICII

Operatiunea de arhivare reprezinta activitatea de inregistrare, pastrare, conservare si selectionare a documentelor scrise, tiparite, grupate in dosare, register, condici si sigilii care se refera la activitatea trecuta a societatii.

Procedura defineste masurile intreprinse in SC "X" SA pentru identificarea documentelor arhivate, modalitatea de pregatire a acestora in vederea arhivarii.

Procedura stabileste formularele necesare inregistrarii rezultatelor referitoare la pregatirea documentelor pentru arhivare.

Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.

2. SCOPUL POLITICII DE SECURITATE

Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlaltor documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Prezenta procedura stabileste modul de primire-pastrare in spatii special amenajate pentru arhiva, organizare si functionare a documentelor contabile din arhiva, in conformitate cu statutul societatii.

Depozitele de arhiva sunt dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.

3. AUTORII POLITICII

Raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

4. PERSOANELE RESPONSABILE CU CONTROLUL APLICARII POLITICII

Contolul privind lucrul cu arhiva unitatii se face de catre organe specializate, Directia judeteana a Arhivelor Nationale, unitate bugetara in cadrul Ministerului de Interne.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 2 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, persoane juridice, au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora.

Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, structura si competenta acestor compartimente de arhiva sunt stabilite de catre conducerea unitatii creatoare si detinatoare de documente, cu avizul Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale.

Iar in cadrul organizatiei, functionarul administrativ, seful departamentului financiar-contabil, si chiar conducerii unitatii, le revine functia de a controla desfasurarea in conditii optime a operatiunilor de arhivare.

5.PERIOADA DE CONTROL AL APLICARII POLITICII SI ACTUALIZARE A POLITICII DE SECURITATE

Politica de securitate in ceea ce priveste lucrul cu arhiva unitatii este utilizata permanent, arhiva fiind controlata mereu, asigurand-o impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege

Aceasta se actualizeaza in cazul in care firma isi schimba obiectul de activitate, ori in cazul in care se schimba legislatia in vigoare.

6. CONSECINTELE NERESPECTARII POLITICII

Nerespectarea dispozitiilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, atrage, dupa caz, raspunderea contraventionala, civila sau penala.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea in stare de neintrebuintare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei constituie infractiune si se pedepseste conform prevederilor Codului penal.

Scoaterea peste granita a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei sau instrainarea acestora catre persoane fizice sau persoane juridice straine, fara autorizarea Arhivelor Nationale, constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 3 la 7 ani, daca fapta nu constituie o infractiune mai grava. Tentativa se pedepseste.

Constituie contraventii la prevederile prezentei legi urmatoarele fapte, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii penale, sa fie considerate infractiuni:

a) neinventarierea documentelor sau neintocmirea de catre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii;

b) nepredarea de catre compartimentele unitatii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pastrare permanent, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire;

c) neselectionarea documentelor create si detinute de catre persoane juridice, la termenele prevazute in nomenclatorul propriu, de catre comisia de selectionare a documentelor;

d) neasigurarea conditiilor corespunzatoare de pastrare si protejare a documentelor create si detinute de catre creatorii si detinatorii de arhiva, persoane juridice;

e) nepredarea, la Arhivele Nationale si, dupa caz, la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei de catre creatorii si detinatorii de documente de arhiva, la expirarea termenelor;

f) oferta de vanzare sau vanzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei de catre persoane fizice sau persoane juridice, fara respectarea prioritatii Arhivelor Nationale de a le cumpara;

g) nedepunerea la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, de catre creatorii si detinatorii de documente de arhiva, a inventarelor pe care le detin la expirarea termenelor de depunere.

Contraventiile prevazute se sanctioneaza dupa cum urmeaza:

a) cu amenda de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevazute la lit. a), d) si f);

b) cu amenda de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cele prevazute la lit. b), c), e) si g).

In cazul contraventiilor prevazute la litera f), Arhivele Nationale pot solicita instantei judecatoresti anularea actului de vanzare, chiar si dupa expirarea termenului de prescriptie a raspunderii contraventionale, in conditiile legii civile.

Constatarea contraventiilor prevazute si aplicarea sanctiunilor se fac de catre imputernicitii Arhivelor Nationale si, dupa caz, ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale.

Impotriva procesului-verbal de constatare a contraventiei se poate face plangere, in termen de 15 zile de la comunicare, la judecatoria in a carei raza teritoriala a fost savarsita contraventia.

7. SITUATIILE DE EXCEPTIE

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa incunostinteze, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorul unitatii sau alta persoana care are obligatia gestionarii patrimoniului.

In termen de cel mult 5 zile de la primirea comunicarii se va incheia un proces-verbal care va cuprinde:

- datele de identificare a documentului disparut;

- numele si prenumele persoanei    responsabile cu pastrarea documentului;

- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

- conducatorul unitatii;

- conducatorul compartimentului financiar-contabil sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;

- persoana responsabila cu pastrarea documentului si

- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Persoana responsabila este obligata ca, odata cu semnarea procesului-verbal, sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului untitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

8. RECOMANDARI

1.Fiecare sef departament/compartiment/sectie/atelier transmite catre departamentul Management-Personal, proiectul de Nomenclator Arhivistic pentru documentele specifice activitatii sale;

2. Aceste proiecte sunt analizate si este intocmit "Nomenclatorul Arhivistic" (Anexa 1) care este supus aprobarii Directorului General, trimis spre confirmare directiei judetene a Arhivelor Nationale;

3. Nomenclatorul arhivistic se modifica numai atunci cand se produc schimbari in structura organizatorica a societatii;

4. Primirea documentelor spre arhivare se face la inceputul anului pentru anul trecut;

5. Dosarele aduse spre arhivare sunt primite numai daca a fost respectata Decizia 92/94 si Legea 16/96;

6. Primirea la arhiva se face numai dupa ce documentele au fost pregatite conform procedurii 'Pregatirea documentelor pentru arhivare';

7. In arhiva, dosarele se ordoneaza pe ani, departamente, compartimente, sectii, ateliere, problema comuna pe care o trateaza;

8. Intr-un dosar se grupeaza documente avand acelasi termen de pastrare;

9. In cazul acelorasi genuri de documente, intocmite pe perioade de timp diferite si, respectiv, cu termene de pastrare diferite se constituie dosare separate;

10. Dosarele nu trebuie sa contina mai mult de 250-300 file; in cazul depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar;

11. Documentele cuprinse in dosar sunt ordonate cronologic sau dupa alte criterii: referitoare la aceleasi probleme, alfabetic, pe corespondenta domeniilor de activitate;

12. Cand la formarea dosarului este folosita ordinea cronologica, documentele se inverseaza, astfel incat primul document, cu data cea mai veche de inregistrare, sa fie deasupra, adica la inceputul dosarului, urmat de celelalte, in ordinea crescatoare a numerelor de inregistrare;

13. Sunt indepartate din dosare clemele, acele, agrafele metalice, filele nescrise;

14. Documentele din fiecare dosar se leaga in coperte de carton, in asa fel incat sa fie asigurata citirea completa a textului;

15. Filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creion negru;

16. In cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaza filele din fiecare volum separat, incepand cu numarul 1;

17. Pe o foaie nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului, sau pe prima pagina nescrisa a registrelor si condicilor, este facuta urmatoarea certificare: "Prezentul dosar (registru, condica) contine ... file" in cifre si intre paranteze, in litere, urmeaza data, numele clar si semnatura persoanei care face aceasta operatiune;

18. Actele din casa, actele din banca, facturile, avizele de insotire a marfii, precum si CEC-urile si compensarile se tin la arhiva unitatii timp de 10 ani;

19.Contractele incheiate cu clientii se pastreaza la arhiva unitatii timp de 5 ani;

20. Cartile de munca si listele de salarii se tin in arhiva unitatii timp de 50 de ani;

21. Evidenta dosarelor, registrelor arhivate si a miscarii documentelor in decursul timpului se tine in Registrul de evidenta curenta;

22. Consultarea dosarelor si cercetarea documentelor din arhiva societatii, de catre angajati, se face pe baza 'Registrului de consultare documente/arhiva';

23. Consultarea documentelor din arhiva societatii de catre persoane din afara societatii, precum si folosirea lor in scopul eliberarii de copii extrase, se face pe baza aprobarii directorului general;

24. La incheierea perioadei de pastrare, se intocmeste un referat pentru intrunirea comisiei de selectionare a documentelor, numita prin decizia 32/94, si propune selectionarea documentelor cu termen de pastrare depasit;

25. Presedintele comisiei convoaca membrii comisiei de selectionare;

26.Presedintele comisiei de selectionare verifica documentele trecute in inventar, daca au fost bine incadrate in termenele de pastrare si organizeaza eliminarea lor;

27. In cazul unor eventuale nepotriviri, comisia de selectionare face rectificarile cuvenite in inventare;

28. Comisia de selectionare a documentelor intocmeste un proces-verbal nr.(Anexa 4), dupa care se scot din evidenta arhivei;

29. Predarea deseurilor rezultate la magazia MRR se face pe baza Bon de predare-transfer-restituire.

ANEXA 1    Cod: PL-1011-12/Ed.4

APROBAT CONFIRMAT DIRECTORUL

DIRECTOR GENERAL DIRECTIEI JUDETENE A

ARHIVELOR NATIONALE

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

AL SC " X "SA    APROBAT PRIN

DECIZIA NR../.....

Intocmit,

ANEXA 2

DOSAR DOCUMENTE PREDATE LA ARHIVA

SC " X "SA

Denumirea creatorului

(denumirea compartimentului/sectie)

DOSAR NR._________

Referitor la......

(continut pe scurt)

Data inceperii___________

Data incheierii___________

File: ____________

Termen

Pastrare ____________

Numar volum____________

ANEXA 3 Cod: PL-1011-12/Ed.4

(denumirea creatorului)

(denumirea compartimentului)

INVENTARUL PE ANUL....

pentru documentele care se pastreaza permanent sau temporar

Prezentul inventar format din ..... file contine ........ dosare, registre, condici, cartoteci, etc.

Numerele ............. au fost lasate la ........, nefiind incheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr.....

Astazi,............ s-au preluat ...... dosare.

Am predat,    Am primit,

ANEXA 4

PROCES VERBAL

de predare-primire a documentelor

Astazi, ............, subsemnatii....................

delegati ai compartimentului............, si..................

arhivarul institutiei..................., am procedat primul la predarea si al

doilea la preluarea documentelor create in perioada.......... de catre serviciul

mentionat, in cantitate de ...... dosare.

Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzand...... pagini

dactilografiate, conform dispozitiilor legale.

Am predat, Am primit,