Organele societatii cu raspundere limitata - Adunarea asociatilor

Organele societatii cu raspundere limitata

Generalitati

Societatea cu raspundere limitata, ca orice persoana juridica, isi manifesta vointa prin organele sale. Vointa sociala se formeaza in organul de deliberare-adunarea generala - organ colectiv format din totalitatea asociatilor.

Aceasta vointa este adusa la indeplinire de organul executiv - administratorul (administratorii) societatii.

Controlul gestiunii sociale se realizeaza de asociati sau de un organ specializat - cenzorii societatii .

Adunarea asociatilor

Rolul adunarii asociatilor

Adunarea asociatilor este organul suprem al unei societati cu raspundere limitata, ea fiind singura care poate modifica contractul si statutul societatii, numind totodata celelalte organe de functionare a societatii - administratorii si cenzorii.

Conform legii hotararile asociatilor se iau in adunarea generala.

Capitolele consacrate societatii cu raspundere limitata respectiv capitolele I si IV, Titlul III al Legii nr. 31/1990, nu caracterizeaza adunarile generale asa cum se face in capitolul IV sectiunea aII-a pentru societatea pe actiuni. In schimb, daca admitem ca normele referitoare la adunarile generale in societatea pe actiuni sunt, pe cale de interpretare extensiva, pe deplin aplicabile tuturor tipurilor de societati comerciale prevazute de legea romana, atunci inseamna ca prevederile art. 191-203 referitoare la societatea cu raspundere limitata se vor completa in consecinta .

Adunarea asociatilor este organul suprem de conducere si decizie al societati, desi "organ fara rezonanta in relatiile cu tertii" .

Ca urmare a deliberarilor si deciziilor adunarii, se naste vointa asociatilor, o vointa cu caracter colectiv nu individual. Aceasta vointa sociala se concretizeaza in acte interne ale societatii, care obliga pe toti asociatii sa o duca la indeplinire. In acelasi timp, vointa sociala exprimata prin hotarari ale adunarii, obliga societatea ca subiect de drept fata de terti, prin reprezentantii sai.

2.2. Felurile adunarii asociatilor

Analizand continutul art. 194 al Legii nr. 31/1990, observam ca adunarea generala a asociatilor are drept competente pe de o parte, adoptarea deciziilor referitoare la gestiunea curenta si functionarea societatii, iar pe de alta parte, decizii privind insasi existenta societatii. Evident ca puterile acestui organ de conducere cunosc anumite limite, asociatii putandu-se prevala de dreptul de vot pe care il asigura partile sociale, pot ataca deciziile adunarii, se pot retrage din societate etc.

In ceea ce priveste caracterizarea adunarilor generale ca fiind ordinare sau extraordinare, in cazul societatilor cu raspundere limitata legea nu face distinctie intre aceste adunari, asa cum sunt ele prezentate in art. 110 din Legea nr. 31/1990 pentru societatea pe actiuni.

Desi legea nu face distinctie intre adunarea generala ordinara si adunarea generala extraordinara, ea stabileste conditii de cvorum si majoritate diferite, in functie de natura problemelor care fac obiectul deliberarii.

2.3. Atributiile adunarii asociatilor

Problemele principale asupra carora adunarea este obligata sa decida rezulta din prevederilor art. 194 al. 1 din Legea nr. 31/1990 si sunt urmatoarele:

Desemneaza pe administratori si cenzori, ii revoca si le da descarcare de activitatea lor precum si sa decida contractarea auditului financiar, atunci cand acesta nu are caracter obligatoriu, potrivit legii

Decide urmarirea administratorilor si cenzorilor pentru daunele pricinuite societatii, desemnand si persoana care sa o exercite;

Modifica actul constitutiv;

Sa aprobe situatia financiara anuala si sa stabileasca repartizarea profitului net.

Pentru ca adunarea generala este organul suprem de decizie, pe langa problemele aratate mai sus, ea va putea decide asupra oricarei alte chestiuni daca legea nu-i interzice expres acest lucru, iar hotararea este valabila, in conditiile art. 191 din Legea nr. 31/1990.

Asadar, adunarea asociatilor se pronunta in mod normal asupra bilantului anual, a dividendelor, a numirii administratorilor si cenzorilor, a bugetului de venituri si cheltuieli, a programului de activitate al societatii intr-o etapa.

Pe de alta parte, adunarea asociatilor ia decizii privind insasi existenta societatii: marirea sau micsorarea capitalului social, atragerea de noi asociati, infiintarea de filiale, sucursale sau agentii, birouri de servicii, sectii de productie si magazine in Romania sau pe terte piete, fuziunea, divizarea, sau dizolvarea si lichidarea societatii, prelungirea duratei de functionare, cesiunea de parti sociale.

2.4. Convocarea adunarii asociatilor

In ce priveste locul in care se tin adunarile generale ale asociatilor, prevederea inscrisa in art. 195, alin.1 al Legii nr. 31/1990 este dispozitiva in sensul ca, de regula, adunarea asociatilor se va tine la sediul societatii. Este posibila stabilirea de catre asociati a unui alt loc de tinere a adunarii prin aplicarea dispozitiilor art. 110, alin. 2 al Legii nr. 31/1990 care prevede expres pentru societatile pe actiuni posibilitatea desfasurarii (tinerii) adunarii la sediul societatii sau in localul ce se va indica in convocare.

Important nu este locul unde se intrunesc asociatii, ci tinerea adunarii propriu-zise. Data adunarii trebuie astfel stabilita incat sa asigure timpul necesar ajungerii convocarii la cunostinta asociatilor.

In mod normal, initiativa convocarii apartine administratorului. Statutul trebuie sa determine conditiile in care va fi exercitat dreptul de convocare. El poate impune administratorilor sa actioneze impreuna, corectitudinea convocarii presupunand in acest caz concursul tuturor administratorilor. De asemenea, statutul poate decide ca fiecare administrator poate actiona separat, avand imputernicirea de a convoca adunarea.

Convocarea adunarii poate fi initiata si de un asociat sau un numar de asociati ce reprezinta cel putin o patrime din capitalul social. Convocarea adunarii la cererea asociatilor trebuie adresata evident administratorilor, intrucat atributia convocarii adunarii este o obligatie legala pentru ei.

Dar art.190 nu prevede cum pot fi constransi administratorii ce nu dau curs efectiv cereri de convocare. In acest caz, se considera ca se pot aplica prin analogie prevederile art.119 alin.5 (referitoare la societatea pe actiuni), in sensul ca instanta de judecata competenta conform sediului social si sesizata de asociatii ce au cerut convocarea, daca in termen de o luna de la data cand au fost somati sa o convoace administratorii nu au dat curs cererii, va dispune intrunirea adunarii .

Forma si continutul convocarii sunt lasate pe deplin la latitudinea asociatilor. Daca nu, art. 195 alin. 3 al Legii nr. 31/1990 prevede ca inainte cu 10 zile de data fixata pentru sedinta adunarii, administratorii vor instiinta pe asociati prin scrisoare recomandata despre data si locul adunarii si despre ordinea de zi. Se vor arata explicit toate problemele care vor face obiectul dezbaterilor, iar in cazul modificarii actelor constitutive, convocarea va cuprinde integral textul acestora.

Problemele preciziei ordinei de zi nu trebuie privite foarte restrictiv; existand posibilitatea adunarii de a hotara si asupra unor probleme ivite ulterior convocarii. Astfel, revocarea administratorului si inlocuirea lui ar putea fi decise chiar daca ordinea de zi nu mentiona decat deliberarea asupra gestiunii administratorului sau studiul situatiei actuale a societatii si administratiei sale .

De regula, continutul ordinii de zi este fixat de administratorul insarcinat cu convocarea. Asociatii nu pot cere inscrierea de proiecte de rezolutie pe ordinea de zi a adunarii decat atunci cand exista in statut o clauza in acest sens.

Orice adunare convocata in mod neregulat poate fi anulata. Neregularitatea vizeaza de obicei modalitatile si termenul de convocare; convocarea este de asemenea nula cand un asociat nu a fost convocat si nu a asistat la sedinta adunarii, chiar daca o hotarare a fost adoptata cu unanimitatea asociatilor prezenti.

Este interesant de precizat faptul ca in dreptul italian asociatii reprezentand cel putin o treime din capitalul social, care se declara insuficient informati asupra ordinii de zi, pot cere o noua data pentru intrunirea adunarii generale, cu cel putin trei zile mai tarziu fata de prima convocare .

In sfarsit, cenzorii societatii sunt obligati sa convoace adunarea asociatilor, cand acesta nu a fost convocata de administratori (art. 199 si art. 160 din Legea nr. 31/1990).

Legislatia franceza prevede ca alternativa la aceasta dispozitie legala posibilitatea convocarii adunarii generale a asociatilor de catre un mandatar, desemnat in justitie; asemenea cerere poate veni de la orice asociat, indiferent de fractiunea de capital pe care o detine.

Fiecare asociat dispune de dreptul de acces la adunare. Orice clauza din statut care ar limita accesul la adunare subordonandu-l proprietatii unei proportii determinate de parti sociale, va fi considerata ca inexistenta.

In fine, adunarea se considera regulamentar constituita chiar si fara formalitatea convocarii, cand sunt prezenti toti asociatii, administratorii si cenzorii (daca acestia exista). Acesta este asa numita adunare totalitara care, in general, se intalneste in societatile familiale sau constituite din putini asociati, adunare ce se intruneste cu putine formalitati, intrucat asociatii si administratorii sunt deja in cunostinta de cauza si cad de acord asupra ordinii de zi.

2.5. Sedinta adunarii asociatilor

Referitor la prezenta asociatilor la adunarea generala, in tacerea legii, consideram, ca se vor aplica, cu anumite circumstantieri, regulile formulate in cazul societatii pe actiuni, astfel:

Asociatii trebuie sa participe personal la adunarea generala, dar ei pot fi reprezentati de alti asociati sau chiar de terte persoane care au procura speciala si autentica privind reprezentarea la acea adunare si nu la alta, ce cuprinde opinia asociatului absent fata de problemele incluse pe ordinea de zi7;

Asociatii care nu au capacitatea legala, precum si persoanele juridice-asociati, vor fi reprezentati prin reprezentantii lor legali, care pot da la randul lor, procura altor asociati. Se considera ca vor intra in aceasta categorie pe de o parte, asociatii majoritari a caror capacitate de exercitiu le-a fost ingradita, pe de alta parte s-ar mai purea incadra, in aceasta categorie, daca admitem dobandirea calitatii de asociat prin succesiune de catre minor, aceasta categorie de persoane. In acest caz reprezentantul, respectiv ocrotitorul legal al acestor persoane ar trebui sa aiba o imputernicire speciala din partea autoritatii tutelare8;

Procurile se vor depune in original la sediul societatii;

Administratorii si functionarii societatii nu pot reprezenta pe asociati, decat daca fara votul lor nu se poate obtine majoritatea ceruta de lege pentru deliberarile adunarii generale.

Mandatul nu este permanent, el este acordat de obicei pentru o singura sedinta sau pentru doua, cand acestea au aceeasi ordine de zi. Mandatul trebuie sa fie global, un asociat neputand da mandat pentru o parte a partilor sociale si sa voteze personal pentru cealalta parte. Precizam ca un asociat nu poate fi reprezentat de sotul sau atunci cand societatea cu raspundere limitata nu cuprinde decat pe cei doi soti. In plus, reprezentarea unui asociat de catre altul, nu este posibila decat daca numarul asociatilor este mai mare de doi.

Atunci cand unul dintre asociati este o alta societate comerciala, reprezentarea in adunare va apartine administratorului acesteia sau reprezentantului anume desemnat. Actul costitutiv poate interzice asociatilor posibilitatea reprezentarii in adunare, dar aceasta interdictie nu poate privi reprezentarea necesara care se refera la asociatul persoana juridica, minorul, falitul, interzisul, etc.

Reprezentarea va aparea si in situatia cand o parte sociala a fost dobandita prin succesiune de mai multe persoane, in indiviziune.

In ceea ce priveste numirea unui presedinte al adunarii asociatilor, practica in materia comerciala a consacrat o serie de modalitati de alegere: administratorii asociati pot fi numiti presedinti ai adunarii prin rotatie, asociatii ce detin cel mai mare numar de parti sociale de asemenea, daca asociatii detin acelasi numar de parti, va putea fi numit asociatul mai in varsta. Precizam ca nerespectarea acestor variante nu atrage evident nulitatea deciziilor adunarii. In cazul in care asociatii sunt numai persoane juridice, presedintele poate fi din randurile asociatilor societatii care detine cel mai mare numar de parti sociale.

Presedintele nu este asadar dotat cu puteri conferite de lege, ci cu puteri derivate din vointa asociatilor. El are atributii in ceea ce priveste verificarea legitimitatii participarii la sedinte, certificarea numarului de voturi ale fiecarui asociat, regularitatea convocarii adunarii, a modalitatilor de votare si in general sa controleze activitatea convocarii. Presedintele poate propune adunarii modalitatile de adoptare a deciziilor, dar nu este abilitat sa decida in locul asociatilor. De asemenea, presedintele poate, in cadrul adunarii generale, sa limiteze timpul de discutie acordat asociatilor sau le poate atrage atentia asupra problemelor abordate si care nu sunt pe ordinea de zi .

Presedintele adunarii va desemna dintre asociati doi sau mai multi secretari. Acestia trebuie sa verifice lista de prezenta a asociatilor participanti aratand capitalul pe care il reprezinta fiecare, indeplinirea tuturor formalitatilor cerute de lege si statut pentru tinerea adunarii. Dupa indeplinirea formalitatilor preliminare aratate, se trece la ordinea de zi conform Legea nr. 31/1990.

In afara asociatilor si a reprezentantilor acestora, la sedintele adunarii generale mai participa administratorii si cenzorii, fara drept de vot insa.

In ceea ce priveste luarea deciziilor, in societatea cu raspundere limitata adunarea hotaraste prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si partilor sociale.

Principiul avut in vedere pleaca de la art. 193 alin. 1:"fiecare parte sociala da dreptul la un vot". Se pune intrebarea daca textul are in vedere partile sociale subscrise sau numai pe cele subscrise ai varsate. Potrivit aceleiasi legi, actul constitutiv trebuie sa arate data la care se va varsa intregul capital social subscris. Consideram ca in intervalul de timp dintre subscriere si varsare, asociatii care nu au efectuat varsamantul au dreptul de vot suspendat pentru partile sociale aferente, chiar daca legea nu contine aceasta prevedere pentru societatile cu raspundere limitata ci numai pentru societatea pe actiuni.

De asemenea, art. 193 alin. 2 din Legea nr. 31/1990, impun suspendarea dreptului de vot al asociatilor in probleme ce ii implica personal, cum ar fi: deliberari referitoare la aporturile in natura ale acelui asociat sau alte acte juridice incheiate intre el si societate sau, deliberarile referitoare la operatii in care asociatul are pe cont propriu sau pe contul altuia interese contrare societatii.

Hotararile adunarii generale se iau cu votul majoritatii absolute a asociatilor si a partilor sociale (art. 192 alin. 1 din Legea nr. 31/1990).

Prin exceptie de la regula stabilita de art. 192 alin. 1 coroborat cu art. 193 alin. 3 din Legea nr.31/1990, hotararile adunarii asociatilor se iau:

In unanimitate - cand este vorba de modificarea actelor constitutive;

Conform art. 202 alin. 2 prin votul asociatilor reprezentand trei patrimi din capitalul social - cand este vorba de transmiterea partilor sociale catre terti.

Daca majoritatea nu s-a intrunit, se realizeaza o noua convocare, deciziile fiind luate de aceasta data, prin votul favorabil al asociatilor prezenti, indiferent de numarul lor si al partilor sociale detinute de acestia.

Dreptul de vot nu poate fi cedat, orice clauza contrara fiind ilicita si deci

nula.

Hotararile adunarii asociatilor

In aplicarea principiului majoritatii care sta la baza functionarii societatii comerciale, hotararile adunarii generale sunt obligatorii pentru toti asociatii, chiar daca au votat contra sau nu au luat parte la adunare.

Pentru hotararile luate de adunarea asociatilor legea nu cere expres aducerea la cunostinta tertilor. Cu toate acestea, ele trebuie inregistrate la registrul comertului, daca se refera la acte sau fapte a caror inregistrare este prevazuta de lege (art. 21 din Legea nr. 26/1990).

Specifica societatii cu raspundere limitata este posibilitatea admisa de lege a votului prin corespondenta (scrisoare, telegrama, telex etc.) de catre asociati (art. 191 al.2 din Legea nr. 31/1990). In acest caz, textul hotararilor propuse ca si documentele necesare informarii asociatilor sunt adresate fiecaruia prin scrisoare recomandata. Asociatii dispun astfel de un termen minim de 10 zile, incepand cu data trimiterii proiectelor de hotarari, pentru a opta asupra votului. Procesul verbal de deliberare trebuie sa mentioneze ca aceasta consultare a avut loc in scris si ii trebuie anexat raspunsul fiecarui asociat. Consideram ca semnarea de catre toti asociatii a unui proces verbal continand rezolutii care n-au fost supuse unei adunari generale, valorand drept aprobare a acestor decizii, ar reprezenta o modalitate de lucru ce ar aduce o suplete incontestabila in functionarea zilnica a societatii .

Administratorii ce au si calitatea de asociati nu vor putea vota in legatura cu hotararile privind descarcarea gestiunii lor sau o problema referitoare la persoana sau activitatea lor in cadrul societatii. Daca sunt posesori a cel putin jumatate din capitalul social, fara votul lor neputandu-se forma majoritatea ceruta de lege pentru luarea unei decizii ei pot vota pentru hotarari privind bilantul si contul de profit si pierderi.

Un aspect aparte este acela al conflictului de interese intre societate si asociatii sai. In mod normal, interesul societatii coincide cu cel al asociatilor,caci patrimoniul social si obiectul societatii sunt subordonate scopului obtinerii unui profit maxim si posibilitatii de distribuire de dividende cat mai substantiale. Daca interesele celor doua parti nu coincid, unul din asociati avand interese contrare intr-o alta afacere cu acelasi obiect, este necesar ca asociatul in cauza sa nu participe la deliberari in ceea ce priveste actul respectiv.

Deliberarile asociatilor se consemneaza intr-un proces verbal. Acest document este semnat de administratori si va cuprinde data si locul reuniunii, numele si prenumele presedintelui, numele si prenumele asociatilor prezenti si a partilor sociale detinute de fiecare asociat, documentele si rapoartele supuse adunarii, un rezumat al deciziilor etc.

Hotararile adunarii generale care s-au luat cu incalcarea prevederilor legale sau a actelor constitutive vor putea fi atacate in justitie de asociatii care s-au opus deciziei sau nu au fost prezenti la adunare.

Potrivit art. 196, "dispozitiile prevazute pentru societatile pe actiuni, in ce priveste dreptul de a ataca hotararile adunarilor generale, se aplica si societatilor cu raspundere limitata". Astfel pot fi atacate in justitie: hotararile contrare actului constitutiv si hotararile contrare legii, adica potrivnice normelor legale cu caracter imperativ.

Atacarea in justitie a hotararii adunarii generale poate sa aiba loc numai dupa publicarea acesteia in Monitorul Oficial . Nerespectarea conditiilor de cvorum sau a interdictiilor impuse de lege exercitarii dreptului la vot, in anumite situatii, reprezinta cauze de anulare a unei hotarari a adunarii generale.

Dupa cum s-a precizat, art. 195 al Legii nr 31/1990 prevede ca asociatii pot fi convocati cu cel putin 10 zile inainte de ziua fixata pentru sedinta adunarii generale. Nerespectarea acestei dispozitii poate constitui motiv pentru atacarea in justitie a hotararii adoptate. Este posibil ca asociatul neconvocat potrivit procedurii mentionate sa ia cunostinta despre convocare prin alt mijloc. In acest caz el va putea opta intre neprezentarea la sedinta sau participarea la adunare.

Actiunea in anulare se introduce de catre asociatii care nu au luat parte la adunare sau au votat contra in termen de 15 zile de la data publicarii in Monitorul Oficial. Competenta apartine instantei in a carei raza teritoriala se afla sediul societatii. Odata cu inregistrarea actiunii in anulare, reclamantul poate cere presedintelui instantei suspendarea hotararii atacate.

3. Administratorii

Consideratii generale privind calitatea de administrator

Desemnarea.

Potrivit art. 197 al. 1 din Legea nr. 31/1990, societatea este administrata "de unul sau mai multi administratori, asociati sau neasociati numiti prin actul constitutiv sau de adunarea generala."

In societatea cu raspundere limitata, asadar, numirea si revocarea administratorilor constituie o prerogativa a adunarii generale, daca nu vor fi desemnati prin actul constitutiv. Desemnarea administratorului se va face prin aprecierea, uneori chiar subiectiva a calitatilor personale de bun organizator, bun comerciant. Alteori, desemnarea administratorului se face dupa o apreciere obiectiva ca urmare a unui concurs de aptitudini manageriale.

Daca ei au fost desemnati ulterior inceperii activitatii, adunarea ii va alege cu votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si partilor sociale .

Capacitatea, onorabilitatea. Functia de administrator poate fi exercitata de o persoana fizica, ce are capacitate de exercitiu deplina si este sau nu asociat al societatii sau de catre o persoana juridica. Intre societate si persoana juridica se va incheia un contract de administrare care va cuprinde obligatia acesteia din urma de a-si desemna un reprezentant permanent persoana fizica. Persoana juridica va raspunde solidar cu reprezentantul sau in aceleasi conditii prevazute de lege pentru administratorul persoana fizica.

In situatia cand persoana juridica isi revoca reprezentantul, ea are obligatia de a desemna un inlocuitor.

In cazul in care administratorul nu este asociat, intre societatea cu raspundere limitata si acesta intervine un raport juridic de munca. Evident in baza dreptului de reprezentare, administratorul va fi supus si regulilor privind contractul de mandat .

Potrivit legii, nu pot fi administratori cei care nu pot dobandi calitatea de fondatori. Art. 6 al Legii nr.31/1990 prevede ca nu pot fi fondatori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile ori care au fost condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, pentru infractiunile prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru infractiunile prevazute de art. 143-145 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei sau pentru cele prevazute de prezenta lege, cu modificarile si completarile ulterioare. Simpla incepere a urmaririi penale ori existenta unei hotarari judecatoresti care nu a ramas definitiva nu pot face o persona incompatibila cu functia de administrator al unei societati comerciale.

Asadar, persoanele mentionate beneficiaza de prezumtia de nevinovatie . Lipsa onorabilitatii poate avea ca efect la data infiintarii unei societati respingerea cererii de autorizare de catre judecatorul delegat.

La restrictiile enumerate mai sus, se mai adauga o alta, si anume cea prevazuta la art. 197 al. 2 din aceeasi lege si care isi are originea in obligatia de nonconcurenta . Astfel, administratorii unei societati nu pot primi, fara autorizarea adunarii asociatilor, mandatul de administrator in alte societati concurente avand acelasi obiect de activitate, nici sa faca acelasi fel de comert ori altul concurent, pe cont propriu sau pe contul altei persoane fizice sau juridice, sub sanctiunea revocarii si raspunderii pentru daune .

O situatie intalnita in practica este aceea a cumularii calitatii de angajat cu cea de administrator. Consideram ca nu exista incompatibilitate intre aceste functii, persoana care a incheiat initial contract de munca cu societatea cu raspundere limitata putand dobandi ulterior si calitatea de administrator .

Este interesant de mentionat ca jurisprudenta italiana a stabilit doua condtii esentiale pentru a admite validarea cumulului: contractul de munca sa fie efectiv si distinct de functiile administratorului si sa-l plaseze pe cel interesat intr-o stare de subordonare fata de societate.

In practica un angajat poate fi administrator, cu exceptia calitatii de administrator unic al societatii deoarece, in acest caz, in calitate de salariat cu contract de munca, el ar fi subordonat lui insusi .

Publicitatea. Exercitarea functiei de administrator nu poate fi realizata mai inainte de efectuarea publicitatii impuse de lege in beneficiul tertilor. Procedural, publicitatea numelui administratorului ales de adunarea generala se va realiza prin inscrierea in registrul comertului a actului aditional bazat pe procesul verbal al adunarii ce a hotarat asupra alegerii daca el nu a dost desemnat prin actul constitutiv. Realizarea publicitatii presupune, in afara inscrierii numelui persoanei ce va fi administrator, si depunerea semnaturii acestei persoane la registrul comertului. Daca administratorul este numit prin actul constitutiv, el trebuie sa depuna semnatura in termen de 15 zile de la data inmatricularii societatii comerciale. Mentionam ca nu toti administratorii societatii sunt obligati sa depuna semnaturile, ci numai cei care au fost imputerniciti sa reprezinte societatea.

Durata mandatului administratorilor va fi stabilita de asociatii majoritari la desemnarea acestora. Legea nr. 31/1990 nu prevede perioada pentru care sunt numiti administratorii in cazul societatii cu raspundere limitata, asociatii avand drept de libera optiune.

La expirarea duratei mandatului, administratorii pot fi realesi, daca prin actul constitutiv nu s-a prevazut altfel.

Posibilitatea de a face sa dureze o perioada cat mai indelungata sarcina de administrator poate prezenta un avantaj major: intr-o intreprindere de dimensiuni mici sau mijlocii, de pilda, asociatii fondatori au interes maxim in a mentine nealterata organizarea initiala a societatii pentru garantarea unei continuitati durabile in gestiune si controlul intreprinderii

Garantia. Administratorul este obligat sa depuna o garantie pentru buna sa gestionare si in scopul, eventual, de a despagubi societatea pentru pagubele provocate de activitatea sa. Cuantumul garantiei se stabileste la limita minima, baza de calcul fiind valoarea unei parti sociale sau orice alt criteriu. Garantia se depune in modul stabilit prin actul constitutiv sau hotararea adunarii generale a asociatilor si se restituie administratorului la termenul fixat de adunarea generala sau actul constitutiv de regula dupa ce il descarca de gestiunea efectuata. Restituirea garantiei nu exclude raspunderea administratorului pentru eventualele pagube cauzate societatii (art. 194 al. 1 lit.c) din Legea nr. 31/1990) si descoperite dupa incetarea mandatului sau. Aceasta actiune in raspundere se hotaraste de adunarea generala care desemneaza si persoana insarcinata sa o exercite.

Remunerarea. In general, functiile sunt remunerate si decizia de remunerare este luata fie prin actul in virtutea caruia administratorul a fost numit, fie printr-o decizie ulterioara luata de asociati in forma obisnuita. Pentru a permite o modificare mai usoara a remunerarii, actul constitutiv indica de cele mai multe ori doar principiul unei remunerari, fara a determina totalul ei.

Atunci cand remuneratia administratorului este stabilita prin decizie colectiva, el nu va participa la votul relativ la aceasta problema, chiar daca are calitatea de asociat cu drept de vot pentru ca este o problema care are in vedere insasi persoana lui.

Administratorul poate sa ceara in justitie ca remuneratia sa sa fie fixata sau majorata, atunci cand asociatii refuza in mod sistematic sa solutioneze problema, pentru ca in materie comerciala mandatul nu este gratuit, iar plata sa trebuie sa fie, de regula, proportionala cu diligenta depusa.

Incetarea functiei de administrator. In privinta incetarii functiei de administrator, legea distinge revocarea acestuia si renuntarea la atributiile incredintate, decesul sau intervenirea incapacitatii administratorului.

Administratorii alesi de adunarea generala vor putea fi revocati prin votul reprezentand majoritatea absoluta a capitalului social numai daca administratorii au fost desemnati ulterior constituirii prin hotararea adunarii asocial ilor. Atunci cand au fost desemnati prin actul constitutiv, revocarea se face cu votul unanimitatii asociatilor. Revocarea poate interveni in orice moment si independent de culpa administratorului, acesta putandu-se adresa instantei cu o actiune in daune, nu si pentru reintegrarea in functie.

Legea nr.31/1990 nu prevede nici o dispozitie speciala referitoare la demisia admistratorului. El poate renunta liber la functia sa de mandatar, conform regimului juridic al mandatului de drept comun. In practica, in interesul societatii, actul constitutiv ar trebui sa stabileasca in mod obisnuit modalitatile de demisie, precizand de exemplu un termen de preaviz. Aceasta notificare are ca scop de a permite asocialtilor sa procedeze la inlocuirea administratorului in cel mai scurt timp.

Jurisprudenta a retinut drept cauze juste de revocare a administratorilor acele fapte care impiedica, chiar si temporar, buna functionare a societatii: incalcarea obligatiilor derivand din lege si contractul de societate, concurenta neloiala, impedimente fizice si psihice, incompetenta, folosirea abuziva a bunurilor si banilor societatii, dar nu si motive legate de opiniile politico-religioase ori sindicale ale subiectului .

Exercitarea functiei de administrator

Modul de lucru al administratorilor. De obicei, in actele constitutive se stipuleaza dispozitii potrivit carora administratorii lucreaza impreuna, ei avand dreptul de a reprezenta societatea, daca nu s-a prevazut altfel in actul constitutiv. Deciziile privind diferitele acte juridice ce urmeaza sa fie incheiate se iau in unanimitate, iar in caz de neintelegeri, vor decide asociatii ce reprezinta capitalul social majoritar. Ca exceptie, pentru acte juridice urgente, este admisa luarea hotararii de catre un singur administrator, daca altfel s-ar fi produs un prejudiciu important societatii (art. 76 alin. 2 din Legea 31/1990). Art. 197 din lege prevede ca societatea cu raspundere limitata poate fi administrata de unul sau mai multi administratori. Cand este administrata de un administrator unic acesta concentreaza puterea de decizie asupra diferitelor operatiuni ce trebuie incheiate pentru gestiunea societatii si aceea de punere in practica a hotararilor luate.

Obligatiile administratorului. Dintre obligatiile care privesc constituirea societatii consemnam obligatia de a indeplini formalitatile necesare constituirii societatii, de a depune specimene de semnatura la registrul comertului, de a prelua de la asociati si de a pastra documentele si corespondenta privind constituirea societatii.

Principalele obligatii a administratorilor este aceea de a administra. Potrivit art.70 alin.1, ei au dreptul si obligatia de a face toate operatiile ce se impun pentru aducerea la indeplinire a obiectului societatii. In acest scop, administratorii executa acte generale si speciale de administrare, cat si actele de dispozitie necesare bunei gestionari a afacerilor societatii. In conformitate cu art. 70, alin. 2, au obligatia sa participe la toate adunarile generale.

Administratorii au obligatia de a urmari efectuarea de catre asociati a varsamintelor datorate. Art. 73 alin. 1 stabileste raspunderea solidara a administratorilor pentru realizarea varsamintelor efectuate de asociati.

Art. 198 prevede obligatia administratorilor de a tine un registru al asociatilor care cuprinde: numele si prenumele, domiciliul respectiv denumirea si sediul asociatilor, partea de capital social a fiecaruia, transferul partilor sociale sau orice modificare privitoare la acestea.

Tot in art. 73 este stabilita obligatia administratorilor de a intocmi bilantul societatii si contul de profit si pierdere, de a asigura plata beneficiilor si plata dividendelor in conditiile legii. In calitate de organe de executie, administratorii au obligatia de a aduce la indeplinire hotararile adunarii asociatilor si de a indeplini toate indatoririle prevazute in actul constitutiv sau care sunt prevazute de lege.

Administratorii mai au o obligatie generala de abtinere (generata de normele deontologice referitoare la administratori) de la anumite actiuni de natura sa creeze suspiciune impotriva lor sau sa lezeze interesele societatii comerciale pe care o gestioneaza sau ale asociatilor din acea entitate colectiva. Astfel, administratorul care intr-o operatiune determinata are direct sau indirect interese contrare societatii sau stie ca sunt interesati sotul (sotia), rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv, trebuie sa instiinteze pe ceilalti administratori sau pe cenzori si sa nu ia parte la nici o deliberare privind acea operatiune. Iar, daca este un singur administrator, se considera ca instiintarea trebuie adresata asociatilor.

Puterile administratorului. Principiul unei imputerniciri generale de gestiune constituie o caracteristica a administratorului, care va rezolva orice problema de administratie curenta, in interesul realizarii obiectului de activitate. In raporturile cu tertii administratorul este investit cu toate puterile care ii permit sa actioneze in numele societatii in orice imprejurare, cu exceptia puterilor pe care legea le rezerva expres adunarii asociatilor. Acesta putere generala, este intarita de mentiunea legala - care distinge societatea cu raspundere limitata de societatile in nume colectiv sau in comandita simpla - dupa care societatea este angajata chiar de actele incheiate de administrator nu intra in obiectul social (art. 55 alin. 1 din Legea 31/1990).

Exceptie fac evident actele (contractele) pentru care este necesara o autorizatie prealabila a adunarii generale, cum ar fi vanzarea de imobile sociale sau de fond de comert, constituirea de asigurari pe bunurile sociale sau aportul la o societate a unei parti a bunurilor sociale (art. 143 din Legea 31/1990). Limitarea puterilor poate rezulta si din cercetarea unei autorizatii pentru operatii ce angajeaza societatea dincolo de o suma fixata prin actul constitutiv.

De asemenea, administratorii nu pot contracta, fara autorizarea adunarii generale ori a asociatului unic imprumuturi in contul societatii, sa constituie ipoteci asupra imobilelor sociale, sa amaneteze fondul de comert, etc .

Reprezentarea. O caracteristica esentiala a puterilor administratorilor consta in reprezentarea care le-a fost conferita de catre asociatii societatii comerciale cu raspundere limitata. Potrivit 197 alin.3 din lege, " dispozitiile art. 75, 76, 77 alin. (1) si 79 se aplica si societatilor cu raspundere limitata", fiecare administrator are dreptul de a reprezenta societatea in raporturile cu tertii, afara de stipulatie contrara prevazuta in actul constitutiv.

Pentru o clarificare a problemei, este necesar sa facem distinctie intre puterea de decizie, puterea de executie si puterea de reprezentare a administratorilor: prima categorie determina vointa societatii sub toate aspectele de gestiune nerezervate de lege sau de actul constitutive competentei adunarii generale; a doua categorie concretizeaza, in interiorul si in afara societatii deciziile adoptate de organele de functionare a societatii; ultima categorie se refera la incheierea de acte juridice cu tertii.

Unii autori au subliniat necesitatea ca administratorii care au si dreptul de a reprezenta societatea sa dovedeasca, pe langa conditiile de studiu si moralitate, indeplinirea unor practici de specialitate in domeniul in care se exercita comertul, in raport cu studiile pe care le poseda.

O atributie speciala ce decurge din calitatea de reprezentant a administratorului este aceea de a sta in instanta ca reclamant, sau parat in numele societatii .

Raspunderea administratorilor

Potrivit art. 72 al Legii nr. 31/1990, raspunderea administratorilor pentru gestiunea in cadrul societatii cu raspundere limitata va respecta dispozitiile referitoare la mandat si cele ale legii societatilor comerciale. Se considera ca in sarcina administratorilor se poate retine o raspundere civila pentru daune, o raspundere penala, daca fapta comisa constituie infractiune, precum si o raspundere materiala in sensul Codului muncii( daca este vorba de un administrator angajat in societate cu contract de munca).

Administratorii raspund fata de societate pentru nerespectarea obligatiilor care le-au revenit in baza mandatului incredintat. In cazul pluralitatii administratorilor, ei vor raspunde solidar pentru caracterul fictiv al varsamintelor inregistrate, pentru plata dividendelor din beneficii nereale, pentru incorecta tinere a registrelor, pentru neindeplinirea intocmai a obligatiilor impuse.

Administratorii isi asuma si o raspundere indirecta pentru faptele salariatilor ce au cauzat prejudicii societatii, cu conditia ca faptele pagubitoare sa fi fost posibile datorita lipsei de supraveghere a administratorilor. In aceasta situatie, societatea se va putea indrepta impotriva administratorului care avea obligatia de supraveghere si numai daca prejudiciul nu a putut fi recuperat de la persoana care l-a cauzat.

In ceea ce priveste criteriul de apreciere a culpei administratorului, majoritatea autorilor considera ca trebuie avuta in vedere conduita diligenta specifica unui bun comerciant, conduita cu mult mai exigenta decat aceea a "bunului proprietar" .

Spre deosebire de asociati, creditorii sociali nu au dreptul in timpul functionarii societatii, sa porneasca actiunea in raspundere impotriva administratorilor.

In cazul societatii cu raspundere limitata declarata in faliment care este lipsita de dreptul de a administra si dispune de bunurile proprii, actiunea in justitie contra administratorului ce a prejudiciat patrimoniul social apartine judecatorului sindic .

Descarcarea administratorilor de gestiunea lor, prin aprobarea bilantului, nu decade adunarea generala din dreptul de a decide actionarea in justitie a administratorilor care prin actele lor au pagubit societatea. Ca efect al pornirii actiunii in raspundere contra administratorului, mandatul acestuia inceteaza de drept, fiind inlocuit prin hotararea adunarii generale.

Legea nr.31/1990 cuprinde o serie de dispozitii in baza carora poate fi angajata raspunderea penala a administratorilor. Actiunea in justitie va fi de aceasta data o initiativa a procurorului, deoarece conditia plangerii prealabile nu exista in domeniu. Nomele sanctionatorii aplicabile comerciantilor(inclusiv administratorilor) in baza raspunderii penale sunt cuprinse in Codul comercial, Legea nr.31/1990 si Legea nr.26/1990. Precizam ca legislatia comerciala nu face distinctie dupa cum faptele au fost savarsite cu intentie sau din culpa. Specific raspunderii penale in baza Legii nr.31/1990 este si nesanctionarea tentativei.

4. Controlul gestiunii societatii

4.1. Consideratii generale

Buna functionare a unei societati comerciale implica necesitatea unui control asupra actelor si operatiunilor administratorilor. Acest control de gestiune se realizeaza, conform legii romane, pe doua trepte: de catre fiecare asociat in parte si de cenzori. Un atare control se exercita in mod diferit, in functie de forma de societate comerciala.

Este vorba de controlul gestiunii sociale. Controlul de gestiune de catre un organ specializat - cenzorii - se exercita in societatile comerciale pe actiuni, in comandita pe actiuni si cu raspundere limitata. Chiar in societatea cu raspundere limitata cu un numar mai mic de membri (sub cincisprezece membri) actul constitutiv poate prevedea alegerea unuia sau mai multor cenzori (art. 199 al. 1 din Legea nr.31/1990).

Cenzorii

Prezenta cenzorilor ca organ specializat de control al gestiunii este prevazuta de art.199 al. 2 al Legii nr. 31/1990. In statutul societatii se poate stipula alegerea unuia sau mai multor cenzori. Daca numarul asociatilor trece de cincisprezece, numirea cenzorilor este obligatorie.

Odata cu numirea se stabilesc: durata mandatului, garantia pentru activitate si indemnizatia stabilita de adunarea generala sau actul constitutiv (art.156 al. 3 din Legea nr.31/1990).

Din dispozitiile articolului citat, coroborate cu art. 154-161 din Legea nr.31/1990, se deduc o serie de reguli de numire a cenzorilor a unei societati cu raspundere limitata. Astfel, numarul cenzorilor va fi intotdeauna impar. Latura economica a controlului exercitiului social este dominanta, avand in vedere ca obiectul activitatii il constituie operatiunile comerciale, iar drepturile asociatilor si ale societatii au in mare masura continut patrimonial. Aceasta trasatura explica de ce legea impune si unele conditii de pregatire profesionala de specialitate, celor ce indeplinesc functii de control, de exemplu aceea ca cel putin un cenzor sa fie contabil autorizat sau expert contabil (art. 154 alin. 4 din Legea nr. 31/1990).

Cenzorii societatii cu raspundere limitata trebuie sa depuna o garantie. Cuantumul valoric al garantiei se determina conform art. 154, alin. 7 din Legea nr. 31/1990, adica a treia parte din garantia ceruta pentru administratori la art. 137 din aceeasi lege.

In societatea cu raspundere limitata in care statul detine cel putin 20% din capital, unul din cenzori va fi numit de Ministerul Finantelor.

Art. 156 al Legii nr. 31/1990 prevede o interdictie in ceea ce priveste numirea unor persoane in functia de cenzor. Nu vor putea fi desemnati ca cenzori rudele sau afinii pana la gradul patru inclusiv sau sotii administratorilor si a altor persoane care primesc sub orice forma o renumeratie de la societate, sau persoanele ce sunt incompatibile cu functia de administrator, asociatul unic si sotul acesteia, cei care au facut aporturi in natura si beneficiaza de avantaje particulare, interzisii, falitii, cei incapabili sa exercite o functie de conducere, cei care presteaza o activitate retribuita in cadrul societatii ori a altor societati controlate de aceasta si care presupune un raport de subordonare fata de societate .

Ca procedura, cenzorii sunt numiti prin actul constitutiv sau de catre adunarea asociatilor, pe o perioada de 3 ani, cu posibilitatea de a fi realesi, si primesc o indemnizatie fixa stabilita in actul constitutiv sau prin hotararea adunarii.

In Franta legea societatilor comerciale prevede ca cenzorii sunt numiti pe o durata de 6 exercitii; intrarea in functie a cenzorului nu da prilej la nici o formalitate particulara, iar acceptarea se va putea manifesta prin efectuarea actelor prevazute pentru calitatea de cenzor. Functiile cenzorului expira la sfarsitul sedintei adunarii generale care hotaraste asupra conturilor celui de-al saselea exercitiu.

Deciziile privind realegerea se iau in conditiile de quorum stipulate de art. 192 alin.1, deci prin majoritatea absoluta a capitalului social si a asociatilor.

Atributiile cenzorilor se refera la supravegherea gestiunii sociale, la verificarea registrelor, a bilantului si a contului de profit si pierdere si la verificarea patrimoniului societatii.

Cenzorii sunt obligati: a) sa faca, in fiecare luna, pe neasteptate, inspectii casei si sa verifice existenta titlurilor sau valorilor ce sunt proprietatea societatii sau au fost primite in gaj, cautiune sau depozit; b) sa convoace adunarea asociatilor cand nu a fost convocata de administratori; c) sa ia parte la adunari putand face sa se insereze in ordinea de zi propunerile pe care le vor crede necesare; d) sa constate regulata depunere a garantiei din partea administratorilor; e) sa vegheze ca dispozitiile legii, contractului de societate sau statutului sa fie indeplinite de administratori si lichidatori. Cenzorii trebuie sa aduca la cunostinta administratorilor neregularitatile in administratie si incalcarile dispozitiilor legale si statutare pe care le constata, iar cazurile mai importante le vor aduce la cunostinta adunarii generale. Adunarea asociatilor nu va putea aproba bilantul si contul de profit si pierdere fara raportul cenzorilor.

Cenzorii intocmesc impreuna rapoartele. In caz de neintelegeri, fiecare cenzor va intocmi un raport separat privind bilantul si contul de profit si pierdere pe care il va prezenta adunarii asociatilor.

In plus, cenzorii au obligatia de a pastra secretul asupra datelor referitoare la operatiile societatii de care au luat cunostinta in timpul exercitarii mandatului. Este vorba de interdictia de a comunica in particular asociatilor si tertilor datele si informatiile respective.

Cenzorul care se opun unor hotarari, are dreptul de a cere mentionarea opozitiei in procesul-verbal, dar aceasta nu-l va exonera de raspundere, cum se intampla in cazul administratorilor .

Pentru indeplinirea misiunii lor, cenzorii trebuie sa beneficieze de informatii complete si reale despre situatia societatii. Ei au practic un drept de investigare, putand in orice perioada a anului sa opereze verificari si controale pe care le considera oportune. In plus ei pot cere comunicarea tuturor documentelor utile exercitarii misiunilor, toate contractele, documentele contabile, registrele de procese-verbale etc. De asemenea, cenzorii vor putea primi informatii utile in legatura cu tertii care au indeplinit operatiuni de colaborare cu societatea (contracte de natura civila sau comerciala). Secretul profesional nu poate fi opus, in cadrul societatii, cenzorilor .

Cenzorii au datoria de a releva faptele delictuale de care au cunostinta, obligatie ce vizeaza orice delict in raport cu functionarea societatii, indiferent de gravitatea si chiar daca situatia a fost reglementata. Aceasta obligatie presupune ca cenzorul sa cunoasca precis si sigur aceste fapte.

Cenzorii au dreptul de a obtine in fiecare luna de la administratori o situatie privind operatiunile comerciale, precum si de a participa la adunarile administratorilor fara a avea drept de vot.

Raspunderea. Ca si in cazul administratorilor, raspunderea cenzorilor pentru indeplinirea atributiilor lor este guvernata de regulile mandatului si ale Legii societatilor comerciale. Ei vor raspunde solidar pentru daunele pricinuite societatii datorita incompetentei de care au dat dovada.

In general, cenzorii trebuie sa-si indeplineasca obligatiile cu diligenta mandatarului, sunt responsabili de veridicitatea constatarilor lor si trebuie sa-si pastreze secretul asupra faptelor si documentelor de care au cunostinta in baza functiei lor.

Ei raspund solidar cu administratorii pentru faptele si omisiunile acestora, atunci cand paguba nu s-ar fi produs daca ei ar fi exercitat controlul la care functia ii indreptateste.

In doctrina italiana se arata ca raspunderea cenzorilor nu poate fi pusa la acelasi nivel cu cea a administratorilor, care raspund practic nelimitat atunci cand intervine un fapt ce determina dizolvarea societatii (cum ar fi pierderea capitalului social). Un criteriu practic in acest caz al evaluarii raspunderii cenzorilor ar fi acela al avantajelor personale rezultate din afacerile societatii, in afara renumeratiei primite .

Dreptul de control asupra gestiunii exercitat de asociati

O alternativa pentru numirea de cenzori, o reprezinta exercitarea controlului asupra gestiunii sociale de catre asociatii care nu au calitatea de administratori (art. 199 alin. 5 din Legea nr. 31/1990).

Respectivul articol prevede ca "in lipsa ' de cenzori, asociatul neadministrator poate exercita controlul gestiunii.

Solutia nu este justa, pentru ca dreptul de control al asociatilor da expresie egalitatii lor juridice de asociere si nu poate fi restrans sau conditionat de existenta cenzorilor. Recunoasterea dreptului deplin de control al gestiunii sociale tuturor asociatilor neadministratori, poate fi argumentata si prin dispozitiile art. 194 lit. b si c din Legea nr. 31/1990.

In ce priveste continutul dreptului de control, trimiterea pe care Legea nr. 31/1990 o face la dreptul de control pe care asociatii il au in societatea in nume colectiv, este lipsita de eficienta, deoarece legea nu cuprinde dispozitii exprese care sa reglementeze acest drept de control al asociatilor in nume colectiv asupra gestiunii societatii. in lipsa unei astfel de reglementari, asociatii efectueaza controlul asupra gestiunii societatii, implicit prin exercitarea drepturilor pe care le confera calitatea de asociat in societatea cu raspundere limitata.

In acest caz, asociatii vor primi raportul anual al administratorilor si orice alte informatii necesare, vor interveni activ in deciziile asupra gestiunii prin propuneri concrete, exercitand astfel un rol activ in prevenirea dificultatilor.

Pentru a imbunatati informarea, asociatii vor putea recurge si la asistenta unui expert-contabil, creandu-se astfel o imagine clara si completa asupra bilantului, a contului de profit si pierderi, a registrelor comerciale.

Asociatii pot consulta registrele, procesele-verbale ale adunarii si administratorilor, pot obtine extrase dupa diferite inscrisuri. De asemenea, dupa cum am subliniat, ei vor putea numi un revizor contabil care sa ateste corectitudinea operatiunilor financiare ale societatii.

Dispozitiile din statut privind controlul efectuat de asociati sunt obligatorii pentru administratori, orice pact contrar fiind lovit de nulitate29.