BALANTA DE VERIFICARE - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITATII

BALANTA DE VERIFICARE - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITATII

In decursul unei perioade date de timp au loc o multitudine de operatiuni economico-financiare care modifica si transforma patrimoniul agentului economic. Ele sunt inregistrate in contabilitate cronologic si sistematic. La sfarsitul perioadei de gestiune se impune cunoasterea de ansamblu a situatiei patrimoniului, fapt care necesita in prealabil, garantarea corectitudinii inregistrarilor contabile. Deci, se impune verificarea corectitudinii inregistrarilor, atat in contabilitatea sintetica, cat si in contabilitatea analitica. Acest obiectiv se realizeaza prin utilizarea unui alt procedeu specific al metodei contabilitatii - balanta de verificare.

Balanta de verificare (vezi la "procedee specifice ale metodei contabilitatii").

Balanta de verificare se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni. Rolul ei: nu numai de a verifica corectitudinea inregistrarilor in contabilitate, ci si de:

asigurarea legaturii dintre conturile sintetice si conturile analitice;

asigurarea legaturii dintre conturile sintetice si bilantul ;

prezentarea generala, sub aspectul existentului initial, al sporirilor, al reducerilor si al existentului final a tuturor elementelor patrimoniale, intr-o luna;

efectuarea analizei economico-financiara pe baza unor indicatori ale caror marime si dinamica sunt reflectate de balanta de verificare.

Si balantele de verificare pot fi de mai multe tipuri:

a)      dupa natura lor:

balanta de verificare sintetica;

balanta de verificare analitica.

Balanta de verificare sintetica serveste la verificarea corectitudinii inregistrarilor in contabilitatea sintetica. Balanta de verificare analitica serveste la verificarea corectitudinii inregistrarilor in contabilitatea analitica.

b) Balanta de verificare sintetica, dupa numarul de egalitati, poate fi:

cu o serie de egalitati;

cu doua serii de egalitati;

cu trei serii de egalitati;

cu patru serii de egalitati;

Ca ordine, intai se va intocmi balanta de verificare analitica si apoi balanta de verificare sintetica, pentru ca trebuie sa avem garantia corectitudinii inregistrarilor in primul rand, in contabilitatea analitica.

Balanta de verificare sintetica - balanta generala - se intocmeste cate una pentru fiecare luna. Ea urmareste asigurarea unor egalitati, in serie, intre elementele valorice ale conturilor. Deci, suntem in fata seriilor de egalitate. Aceste serii pot fi:

totalul soldurilor initiale debitoare cu totalul soldurilor initiale creditoare;

totalul rulajelor debitoare cu totalul rulajelor creditoare;

T_TSD cu T_TSC;

T_Sfd cu T_Sfc.

Daca aceste serii de egalitati nu se realizeaza, atunci exista semnalul erorilor de inregistrare in contabilitatea sintetica.

Balanta de verificare sintetica cu o serie de egalitati se prezinta in urmatoarele variante:

a)      pe total sume;

b)      pe solduri finale.

a)

b)

Seriile de egalitati urmarite sunt:

a) T_TSD = T_TSC;

b) T_Sfd = T_Sfc

Balanta de verificare sintetica cu doua serii de egalitati se prezinta astfel:

Seriile de egalitati urmarite sunt T_TSD = T_TSC si T_Sfd = T_Sfc.

Balanta de verificare sintetica cu trei serii de egalitati se prezinta astfel:

Seriile de egalitati urmarite sunt:

T_Sid = T_Sic;

T_Rd = T_Rc;

T_Sfd = T_Sfc.

Balanta de verificare sintetica cu patru serii de egalitati se prezinta astfel:

Egalitatile urmarite:

T_Sid = T_Sic;

T_Rd = T_Rc;

T_TSd = T_TSc;

T_Sfd = T_Sfc.

Fiecare din aceste patru tipuri de balante de verificare sintetice se prezinta in mai multe pagini, functie de numarul de conturi folosite de agentul economic. Pe fiecare pagina se face totalul si se va reporta pe pagina urmatoare. Pentru aceasta ultimul rand al fiecarei pagini (mai putin ultima) va fi pentru "de reportat", iar primul rand al fiecarei pagini (mai putin prima) va fi pentru "reportat".

Niciuna din balantele de verificare sintetice prezentate nu indica si corelatiile ce se stabilesc intre conturi in decursul perioadei. Cand numarul conturilor utilizate de agentul economic este relativ mic, se poate apela la balanta de verificare sintetica-sah. Utilizarea acesteia este posibila cand se utilizeaza metoda/forma de contabilitate maestru-sah.

Balanta de verificare sintetica sah se prezinta sub forma tablei-sah (fara a tine cont de numarul liniilor si coloanelor), iar pe debitul si creditul contului apare corespondenta contului cu celelalte conturi. Astfel, este mult mai usoara efectuarea unor analize economico-financiare pe baza balantei de verificare sintetice sah.

Modul de intocmire a balantei de verificare sintetica este urmatorul:

se inscriu, in ordinea simbolurilor, toate conturile utilizate de agentul economic (utilizate inseamna prezentarea de catre cont, fie de solduri initiale, fie de miscari);

soldurile initiale sunt preluate din balanta de verificare sintetica precedenta, ca sold final;

rulajele se iau din cartea-mare sau din jurnalul fiecarui cont;

total sumele, se recomanda, a fi calculate direct pe balanta de verificare sintetica pentru a evita preluarea unor eventuale erori din jurnalul (fisa) fiecarui cont;

soldurile finale, se recomanda, a fi calculate la fel, pe balanta.

Daca cel putin una din seriile de egalitate nu se realizeaza, atunci avem semnalul unor erori de inregistrare in contabilitatea sintetica sau erori de insumare pe balanta a sumelor. In acest caz, se procedeaza astfel: se refac calculele pe balanta de verificare. Daca nici acum nu se asigura seriile de egalitate, atunci se va merge la jurnalul fiecarui cont, unde se vor reface calculele. Daca acestea dau aceleasi rezultate, atunci trecem la efectuarea punctajului care consta in luarea documentelor si verificarea inregistrarii lor in toate conturile impuse de continutul documentelor. Cu ocazia punctajului se pot descoperi si alte erori care, in mod natural, nu puteau fi descoperite de balanta de verificare, ca:

* omiterea unui document de la inregistrarea in totalitatea lui;

* inregistrarea unui document de doua ori;

* inregistrarea in alte conturi decat cele impuse de continutul documentului, dar care sub aspectul continutului economic se aseamana cu conturile impuse. Ex.: in contul "materii prime" si "furnizori de imobilizari" in loc de "materii prime" si "furnizori";

* inregistrarea, in cazul articolelor contabile compuse, a sumelor de aceeasi parte a articolului contabil invers: de la un cont la alt cont;

* inversarea pozitiei unor cifre in cazul valorilor la care unele cifre se succed repetat sau alterneaza intr-un anumit ritm. (25.478 in loc de 25.487).

Balantele de verificare analitice se intocmesc pentru fiecare cont sintetic cu dezvoltarea pe conturi analitice. Deci, cate conturi sintetice dezvoltate pe conturi analitice exista, tot atatea balante de verificare analitice se vor intocmi. Conturile sintetice, insa, sunt diferite sub aspectul continutului si ca structura, uneori. De aceea balantele de verificare analitice, din punct de vedere structural, trebuie sa fie adaptate continutului conturilor sintetice. Deoarece conturile sintetice sunt conturi de activ, conturi de pasiv si conturi de activ/pasiv si, in acelasi timp, sunt conturi de elemente valorice si conturi de elemente cantitative si valorice, balantele de verificare analitice sunt de trei tipuri:

balanta de verificare analitica pentru conturi de activ sau de pasiv, la care evidenta se tine doar valoric;

balanta de verificare analitica pentru conturi de activ de valori materiale, la care evidenta se tine si valoric si cantitativ;

balanta de verificare analitica pentru conturi de activ/pasiv.

In cazul balantelor de verificare analitice nu se mai urmaresc seriile de egalitate, ci anumite corelatii intre elementele din balanta si aceleasi elemente ale conturilor sintetice. Daca aceste corelatii nu se realizeaza, atunci avem semnalul erorilor de inregistrare, fie in contabilitatea analitica, fie in contabilitatea sintetica ce angajeaza conturile analitice respective.

Modul de intocmire a balantei de verificare analitice si urmarirea erorilor sunt aceleasi ca la balanta de verificare sintetica.

Pentru a intelege tipurile de balante de verificare analitice consideram balantele urmatoarelor trei tipuri de conturi:

balanta de verificare analitica a contului sintetic "Furnizori" - pentru un cont obisnuit de activ sau pasiv;

balanta de verificare analitica a contului sintetic "Materii prime" - pentru un cont de valori materiale;

balanta de verificare analitica a contului "Decontari intre unitate si subunitati" - pentru un cont de activ/pasiv.

Corelatiile urmarite sunt:

T_SiBVA = S_{i ct. sint.};

T_{Rd BVA} = R_{d ct. sint.};

T_{Rc BVA} = R_{C ct. sint.;}

T_{Sf BVA} = S_{f ct. sint.}.

Corelatiile urmarite sunt aceleasi.

Corelatiile urmarite sunt:

1. (T_Sid - T_Sic)_BVA = S_{id ct. sint.}

sau

(T_Sic - T_Sid)_BVA = S_{ic ct. sint.}

2. T_{Rd Bva} / T_{Rc BVA} = R_{d ct. sint.} / R_{c ct. sint.}

3. (T_Sfd - T_Sfc)_BVA = S_{fd ct. sint.}

sau

(T_Sfc - T_Sfd)_BVA = S_{fc ct. sint.}

Desi, in principiu, modul de intocmire a balantei de verificare analitica este ca la balanta de verificare sintetica, trebuie precizat ca datele ce se preiau pentru completarea balantei de verificare analitice se preiau din fisele de cont analitice, iar pentru conturile sintetice din fisele conturilor sintetice.

Daca corelatiile urmarite prin balanta de verificare analitica se realizeaza, aceasta nu exclude ca la balanta de verificare sintetica sa nu se realizeze seriile de egalitati, pentru ca nu toate conturile sintetice se dezvolta pe analitice.

Balantele de verificare analitice se mai numesc si balante auxiliare/ajutatoare.