CONTABILITATEA STOCURILOR

CONTABILITATEA STOCURILOR

1.1 STRUCTURA SI IMPORTANTA STOCURILOR

Stocurile sunt bunuri sau servicii ce apartin activelor circulante materiale prezente in ciclul de exploatare din unitatile economice, aprovizionate in scopul revanzarii lor in aceeasi stare (marfurile) sau dupa prelucrarea lor in cadrul procesului de productie (produsele), precum si pentru a fi consumate la o prima utilizare.

De cele mai multe ori principala sursa de venituri a societatilor comerciale in general si in special    a celor cu amanuntul si cu ridicata o constituie vanzarea marfurilor.

Dar stocurile nu sunt importante numai pentru intreprinderile cu activ de comert,ele deseori reprezinta un element important si pentru intreprinderea producatoare.

Acestea detin de regula trei categorii de stocuri:

materii prime si materiale pentru fabricarea produselor

semifabricate

produse in curs de executie

In economie notiunea de stoc are doua sfere de cuprindere si anume:

v stocul reprezinta cantittatea de active materiale si financiare existente la un moment intr-o unitate patrimoniala

v stocul reprezinta un ansamblu de materii prime , materiale destinate productiei , respectiv de semifabricate , produse finite, marfuri destinate vanzarii.

Conform reglementarilor contabile simplifiacte stocurile sunt active :

destinate pentru a fi vandute pe parcursul desfasurarii normale a activitatii

in curs de productie , in vederea vanzarii

sub forma de materii prime materiale si alte consumabile, ce urmeaza a fi folosite in procesul de productie sau entru prestare de servicii

In contabilitatea curenta conturile de stocuri fac obiectul clasei 3-Conturi de stocuri si productie in curs de executie, din Planul de Conturi General.

Aceasta grupa este detaliata astfel:

Grupa 30 :Stocuri de materii prime si materiale

- este reprezentata de conturi sintetice de gradul 1

-sunt conturi de activ

-tin evidenta materiilor prime, a materialelor consumabile si a materialelor de natura obiectelor de inventar.

Grupa 33:Productia in curs de executie

-este reprezentata de conturi sintetice de gradul 1

-sunt conturi de activ

-tin evidenta produselor,lucrarilor si serviciilor in curs de executie.

Grupa 34:Produse

-este reprezentata de conturi sintetice de gradul 1

-sunt conturi de activ

-tin evidenta semifabricatelor,produselor finite si reziduale.

Grupa 35: Stocuri aflate la terti

-este reprezentata de conturi sintetice de gradul 1

-sunt conturi de activ

-tin evidenta materiilor si materialelor,aflate la terti a produselor finite,marfurilor,ambalajelor si a animalelor aflate la terti.

Grupa 36: Animale

-sunt conturi de activ

-tin evidenta animalelor si pasarilor care pot fi crecute pentru productie,reproductie sau pot fi puse la ingrasat pentru a fi valorificate.

Grupa 37: Marfuri

-sunt conturi de activ

-tin evidenta bunurilor cumparate pentru a fi revandute

Grupa 38: Ambalaje

-sunt conturi de activ

-tin evidenta existentei si miscarilor stocurilor de ambalaje

1.2 EVIDENTA OPERATIVA A    GESTIUNILOR DE STOCURI

Orice gestiune de stocuri presupune organizarea unei evidente operative in etaloane de masura naturale sau natural-conventionale care sa permita masurarea si exprimarea cantitativa a obiectelor in unitati de masura specifice proprietatilor fizico-chimice ale acestora.

Documentul tipizat cu ajutorul caruia se tine evidenta operativa a stocurilor este FISA DE MAGAZIE - COD 14-3-8 intocmita la locul de depozitare.

Fisa de magazie nu circula, fiind un document de inregistrare operativa care serveste ca:

document de evidenta operativa a intrarilor,iesirilor si stocurilor existente la un moment dat la fiecare loc de depozitare

sursa de informatie pentru contractul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale

In cadrul anumitor forme de contabilitate analitica a stocurilor cum ar fi metoda operativ contabila sau anumitor activitati cum ar fi cele de constructii-montaj FISA DE MAGAZIE cu adaptarile in vigoare,poate juca rolul si de document de contabilitate analitica.

Fisa de magazie nu este singurul document de evidenta operativa a elementelor stocabile.

In functie de specificul activitatii desfasurate de unitatea patrimoniala si de destinatia bunurilor stocabile ce utilizeaza si alte versiuni si documente,cum ar fi:

fisa de magazie cu doua unitati de masura

fisa de magazie cu raportarea iesirilor

fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta

fisa de evidenta a stocurilor si obiectelor de inventar pe locuri de folosinta

Fisele de magazie se deschid pentru fiecare element stocabil in parte si se ordoneaza pe conturi sintetice de stocuri, grupe si subgrupe de elemente stocabile concordante cu structuri de conturi analitice instituite pentru sau in ordine alfabetica sau prin codurile atribuite prin soft-urile informatice.

Fisele de magazie deschise pentru valori materiale primite pentru prelucrarea de la terti sau in custodie se tin si se ordoneaza separat de fisele de magazie deschise pentru valori materiale proprii.

Intrarile si iesirile din stoc se inregistreaza in fisele de magazie, document cu document, stocul stabilindu-se dupa fiecare inregistrare si obligatoriu zilnic.

Documentul justificativ care sta la baza inregistrarii intrarilor in stoc, respectiv in fisa de magazie este NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTA.

1.3 EVALUAREA STOCURILOR

Stocurile cuprind toate bunurile existente in patrimoniu care au ca destinatie vanzarea in cursul normal al activitatii incluasiv bunurile aflate la terti, precum si bunurile destinate consumului productiv sau neproductiv.Deoarece se considera ca in mod firesc aceste bunuri vor fi transformate in mijloace banesti intr-o perioada de un an , ele vor fi incadrate in categoria mijloacelor circulante.

Evaluarea uinui activ se face luand in considerare faptul ca va genera beneficii viitoare pentru intreprinderea care il detine. De regula, valoarea prezenta a acestor beneficii viitoare o reprezinta pretul de cumparare al acelui activ.

Evaluarea stocurilor reprezinta una dintre cele mai interesante si in acelasi timp controversata problema a contabilitatii. Valoarea atribuita marfurilor vandute sau materialelor consumate are o influenta asupra rezultatelor intreprinderii. Pe cale de consecinta, costul stocurilor are si o influenta semnificativa asupra obligatiilor fiscale ale intreprinderii a impozitului pe profit.

Potrivit regementarilor contabile simplificate, bunurile si deci inclusiv stocurile, se evalueaza in sursa de proveninta astfel:

stocurile aduse ca aport in natura la capitalul social, la constituirea sau fuziunea societatii comerciale se evalueaza la valoarea de aport stabilita in urma evaluarii, de regula, determinata printr-un raport de expertiza tehnica.

stocurile dobandite cu titlu gratuit la valoarea justa

stocurile procurate cu titlu oneros sunt evaluate la cost de achizitie

stocurile produse in unitate, la cost de productie efectiv

In evaluarea stocurilor cele mai des utilizte metode se bazeaza pe cost.

Costul reprezinta baza primara de evidenta a stocurilor, care este definit ca fiind pretul platit pentru obtinerea unui activ.

Potrivit acestei definitii, costul stocurilor cuprinde urmatoarele elemente:

pretul de factura

cheluieli de transport

taxele si tarifele aplicabile

Costul stocurilor, care nu sunt de obicei fungibile si al acelor bunuri sau servicii produse destinate unor comenzi distincte, trebuie determinate prin identificarea speciala a costurilor individuale.

Bunurile fungibile sunt bunuri de orice natura care nu se pot distinge in mod substantial unele de altele.

La iesirea din gestiune a stocurilor si altor active fungibile, acestea se evalueaza si9 se inregistreaza in contabilitate prin aplicarea uneia din metodele urmatoare:

metoda CMP

metoda LIFO

metoda FIFO

Metoda CMP - se calculeaza fie dupa fiecare intrare sau dupa acea operatie de intrare in urma careia se efectueaza o iesire sau altfel spus inaintea fiecarei operatii de iesire, fie numai la sfarsitul lunii in vederea evaluarii intr‑o singura operatie a tuturor iesirilor efectuate in cursul acestei perioade de gestiune.

Costul unitar mediu ponderat se determina prin raportarea valorii totale a stocului initial cumulata cu valoarea intrarilor la cantitatea existenta in stocul initial cumulata cu cantitatea sau cantitatile intrate, dupa caz. Soldul initial si, de asemenea, stocul initial sunt cele stabilite dupa operatia precedenta de intrare sau cele de la inceputul lunii, dupa cum costul mediu ponderat se determina in urma fiecarei operatii de intrare si respectiv lunar.

Metoda LIFO - consta in evaluarea bunurilor eliberate (iesite) din stoc la costul de achizitie sau de productie, dupa caz, al ultimei intrari (ultimului lot intrat in gestiune). Pe masura epuizarii acestui ultim lot, bunurile ce se elibereaza din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie aferent penultimului lot aprovizionat s.a.m.d., in ordinea inversa a intrarilor in gestiune.

Metoda FIFO - consta in aceea ca bunurile care ies din gestiune se evalueaza la costul sau valoarea de intrare (de achizitie sau de productie) aferent primei intrari (primului lot). Pe masura epuizarii primului lot, bunurile care ies din gestiune se evalueaza la costul de intrare aferent lotului urmator si asa mai departe, in ordine cronologica.

In legatura cu metodele de evaluare utilizate cu ocazia iesirii bunurilor din patrimoniu se retin cateva aspecte privind influenta pe care o pot exercita asupra rezultatului exercitiului.

Utilizarea metodei FIFO, in conditiile cresterii costurilor efective de achizitie, conduce la inregistrarea unor costuri minime si la obtinerea unui profit maxim, insa valoarea stocului ce ramane disponibil pentru exercitiul urmator este stabilita la costul cel mai mare, ceea ce va exercita o influenta nefavorabila asupra ratei rentabilitatii aferente acestui an financiar.

Folosirea metodei LIFO, de asemenea, in conditiile cresterii costurilor efective de achizitie are efecte inverse, comparativ cu metoda anterioara, in sensul ca determina costuri de productie maxime si profit minim, iar stocul care ramane disponibil pentru exercitiul urmator este evaluat la costul cel mai mic, ceea ce asigura crearea unor rezerve interne.

Utilizarea metodei costului mediu ponderat (C.M.P.) asigura realizarea unui echilibru intre valorile de intrare si cele de iesire si, totodata, pentru cele aferente stocului existent la sfarsitul exercitiului. Sub aspectul marimii sale, costul mediu ponderat se situeaza intre valorile ce se stabilesc prin celelalte doua metode (FIFO si LIFO).

1.4 CONTABILITATEA ANALITICA A STOCURILOR

Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric, prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

In conditiile folosirii inventarului permanent , in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ cat si valoric.

A. Metoda inventarului permanent.

Aceasta metoda este astfel elaborata incat asigura furnizarea in tot cursul perioadei de gestiune a informatiilor de detaliu privind existenta si evolutia stocurilor.

In conditiile aplicarii acestei metode, toate operatiile de intrare si iesire in si din gestiune se inregistreaza in contabilitate in mod distinct, document cu document, sau prin intermediul unor documente centralizatoare, ceea ce asigura determinarea si cunoasterea in permanenta a marimii stocurilor, pe categorii si total, atat cantitativ cat si valoric.

Stocul final aferent oricarei categorii sau fel de valori materiale, urmarite in mod distinct in contabilitate, se stabileste prin utilizarea urmatoarei formule:

Sf = Si + I - E

unde: Sf = soldul final; Si = soldul initial; I = valoarea intrarilor; E = valoarea iesirilor.

In masura in care se adopta metoda inventarului permanent este necesar ca unitatea patrimoniala, in functie de specificul activitatii si necesarul propriu de informatii, sa‑si organizeze contabilitatea analitica a stocurilor, utilizand una din urmatoarele trei metode prevazute in Regulamentul contabil: metoda operativ‑contabila (pe solduri), metoda cantitativ‑valorica (pe fise de cont analitic) si metoda global‑valorica.

a. Metoda operativ‑contabila (pe solduri) ocazioneaza un volum redus de munca datorita simplificarii lucrarilor de evidenta analitica a stocurilor. Aceasta metoda presupune renuntarea la fisele contabile analitice cantitativ‑valorice deschise pe feluri de valori materiale.

In cadrul compartimentului de contabilitate se organizeaza numai evidenta valorica desfasurata pe gestiuni, iar in cadrul acestora pe grupe sau subgrupe de bunuri, dupa cum se apreciaza ca este necesar. Evidenta cantitativa a stocurilor pe categorii sau feluri de valori materiale se organizeaza numai in cadrul locurilor de depozitare (magazii, depozite s.a.) cu ajutorul fisei de magazie.

Controlul exactitatii si concordantei inregistrarilor din evidenta depozitelor cu cele din contabilitate se realizeaza, de regula, lunar, prin evaluarea stocurilor cantitative stabilite in fisele de magazie si preluate in registrul stocurilor, unde se inscriu valorile partiale si cele totale privind soldurile finale de la nivelul subgrupelor si/sau grupelor de valori materiale, precum si de la nivelul gestiunii.

In cursul lunii, la intervale de cateva zile, compartimentul de contabilitate preia documentele justificative de intrari si iesiri, existente la locul de depozitare a valorilor materiale, efectuand totodata verificarea exactitatii inregistrarilor din fisele de magazie, completate de gestionar sau alta persoana desemnata de acesta.

Documentele justificative preluate se centralizeaza pentru fiecare gestiune atat pe categorii de operatii, de intrare si iesire, cat si pe grupe si/sau subgrupe de valori materiale, precum si pe conturi corespondente creditoare si respectiv debitoare. Totalurile lunare care se stabilesc in documentele centralizatoare intocmite (recapitulatii, situatii de miscari, centralizatoare s.a.) se inregistreaza in registrul jurnal si in fisele valorice (fise de cont pentru operatii diverse).

b. Metoda cantitativ‑valorica (pe fise de cont analitic) ocazioneaza un volum mai mare de munca, insa asigura informatii suplimentare privind stocurile, fiind adoptata in mod frecvent de unitatile patrimoniale mici si mijlocii. Aceasta metoda consta in organizarea la nivelul compartimentului contabilitate a evidentei cantitativ‑valorice cu ajutorul fiselor de cont analitic pentru valori materiale, care se deschid pe feluri de bunuri existente in cadrul gestiunii. Totodata, se conduce evidenta valorica numai la nivelul gestiunii, folosindu‑se fise de cont analitic pentru operatii diverse, fise in care se inscriu valorile aferente intrarilor si iesirilor in si din gestiune, precum si soldul final corespunzator gestiunii respective.

La nivelul locurilor de depozitare se organizeaza evidenta analitica cantitativa pe feluri de bunuri, folosindu‑se fisele de magazie, care se completeaza de gestionar sau alta persoana cu asemenea atributii de serviciu.

Controlul exactitatii si concordantei inregistrarilor din evidenta cantitativa organizata la locurile de depozitare si cele din contabilitate se realizeaza prin efectuarea punctajului periodic intre cantitatile inregistrate, pe de o parte, in fisele de magazie, iar pe de alta parte in fisele de cont analitic pentru valori materiale de la compartimentul de contabilitate.

In cursul lunii se procedeaza ca in cazul metodei anterioare, in sensul ca documentele justificative se preiau de la locul de depozitare de catre compartimentul de contabilitate, se prelucreaza in vederea inregistrarii document cu document sau pe baza de centralizatoare, inscriindu‑se atat cantitativ cat si valoric, in fisele de cont analitic deschise pe feluri de valori materiale, precum si in cele pentru operatii diverse deschise pe gestiuni.

La sfarsitul fiecarei luni se efectueaza verificarea concordantei dintre datele inregistrate in conturile sintetice si in cele analitice de valori materiale prin intermediul balantei de verificare a conturilor analitice.

c. Metoda global‑valorica este relativ simpla, ofera un volum redus de informatii si posibilitati restranse de exercitare a controlului asupra integritatii valorilor materiale gestionate, fiind recomandata, in principal, pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere cu amanuntul si pentru alte bunuri, in cazul unitatilor care nu au dotare adecvata. Pe masura dotarii cu tehnica de calcul, asa cum prevede Regulamentul contabil, se recomanda trecerea la utilizarea metodei cantitativ‑valorice.

Metoda analizata consta in organizarea evidentei analitice numai valoric, atat la nivelul gestiunii cat si in contabilitate. In cadrul compartimentului de contabilitate se deschide, pentru fiecare gestiune, cate o fisa de cont analitic pentru operatii diverse in care se inscriu operatiile de intrari si iesiri, pe baza documentelor justificative individuale sau a centralizatoarelor acestora, dupa caz.

La nivelul fiecarei gestiuni se intocmeste Registrul de gestiune in care se inregistreaza zilnic si numai valoric fiecare document justificativ de intrare sau iesire, stabilindu‑se totodata soldul final (de la sfarsitul zilei), dupa formula amintita anterior.

Controlul concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii cu cele din contabilitate se efectueaza periodic, confruntandu‑se soldurile finale stabilite, pe de o parte, in registrul de gestiune, iar pe de alta parte in fise de cont analitic pentru operatii diverse.

Din cele prezentate anterior se poate observa ca metoda inventarului permanent asigura cunoasterea in orice moment a stocurilor de valori materiale, in expresie valorica, precum si in etalon natural, atunci cand se utilizeaza metoda analitica adecvata acestui scop, prin intermediul soldurilor debitoare ale conturilor sintetice si analitice cu ajutorul carora se inregistreaza in contabilitate, realizandu‑se astfel un inventar scriptic permanent.

In ceea ce priveste aplicarea metodei inventarului permanent de catre unitatile cu profil comercial, cu articole si sortimente numeroase, cu o frecventa mare a intrarilor si iesirilor, se retine ca, in functie de pretul de evidenta folosit, poate prezenta mai multe variante si anume: la pretul de vanzare, la costul sau valoarea de intrare, la pretul standard (prestabilit) s.a.

Varianta permanentei inventarului la pretul de vanzare este specifica unitatilor patrimoniale cu profil comercial, aplicandu‑se prin reactualizarea pretului de evidenta dupa fiecare schimbare a pretului de vanzare. Reevaluarea stocurilor ca urmare a schimbarii pretului de vanzare se efectueaza in mod curent, indiferent ca unitatea desfasoara comert en‑gros, en‑detail sau de alimentatie publica. Reevaluarea stocului de marfa se face prin schimbarea pretului de vanzare la sortimentele care impun aceasta operatie in vederea vanzarii in conditii avantajoase sau pentru evitarea unor pierderi, intocmindu-se inventare faptice si stabilindu‑se diferentele existente intre preturile vechi si cele noi, diferente care se inregistreaza in conturile de marfuri, prin corespondenta cu cele de adaos comercial.

Celelalte doua variante ale metodei inventarului permanent, la valoarea de intrare si la pretul standard, nu prezinta particularitati comparativ cu unitatile patrimoniale cu profil de productie, de prestari servicii si altele.

B. Metoda inventarului intermitent.

Aceasta metoda este recomandata pentru unitatile patrimoniale din categoria celor mici si mijlocii si consta in stabilirea si inregistrarea in contabilitate a iesirilor numai la sfarsitul perioadei de gestiune, pe baza inventarierii faptice a stocurilor de valori materiale. Valoarea iesirilor sau a diferentei de stocuri se stabileste extracontabil ca diferenta intre valoarea stocurilor initiale cumulata cu valoarea intrarilor si valoarea stocurilor finale, determinate pe baza inventarierii, dupa formula:

Ve = Si + I - Sf

unde: Ve = valoarea iesirilor; Si = soldul initial; I = valoarea intrarilor; Sf = soldul final sau altfel spus totalul valoric stabilit pe baza listelor de inventar.

Diferenta intre stocul final si cel initial influenteaza cheltuielile de exploatare sau veniturile din productia stocata, dupa cum valorile materiale de la care provine sunt obtinute prin achizitionare si respectiv din productie proprie.

Metoda intermitentei inventarului, in conditiile preturilor fluctuante din economia de piata, este considerata ca fiind cea mai simpla si economicoasa sub aspectul volumului de munca pe care‑l ocazioneaza. In contabilitatea sintetica se realizeaza numai un inventar scriptic intermitent (periodic) al stocurilor de valori materiale, fara sa existe posibilitatea cunoasterii in orice moment (permanent), prin intermediul conturilor de stocuri, a valorii bunurilor existente in stoc.

Metoda analizata prezinta insa unele neajunsuri, dintre care se retine imposibilitatea exercitarii unui control riguros asupra integritatii valorilor materiale prin intermediul contabilitatii, iar orice pierdere sau sustragere din gestiune apare ca iesire normala prin vanzare sau consum si influenteaza cheltuielile de exploatare sau veniturile din productia stocata, dupa caz.

Totodata, orice eroare sau omisiune in inventarul faptic duce la denaturarea valorii iesirilor si implicit a informatiei contabile care se prezinta in documentele contabile de sinteza. In plus, din considerente de ordin fiscal, agentii economici ar putea fi tentati sa efectueze subevaluarea stocurilor de valori materiale, ceea ce determina, pe de o parte, cresterea artificiala (nereala) a cheltuielilor de exploatare, iar pe de alta parte diminuarea profitului impozabil.