CONTUL SI SISTEMUL CONTURILOR

CONTUL SI SISTEMUL CONTURILOR

1. DEFINIREA, NECESITATEA, FORMA SI STRUCTURA CONTULUI

Din capitolul precedent a rezultat ca, dupa teoria juridica, bilantul contabil evidentiaza situatia patrimoniului, deci existenta elementelor patrimoniale la momentul "i".

Dar toate elementele patrimoniale se afla intr-o continua miscare si transformare. Pentru a urmari aceste miscari si noua stare a elementelor la inchiderea exercitiului este necesar sa se utilize un alt procedeu specific metodei contabilitatii si anume contul contabil.

In consecinta, contul contabil urmareste sistematic si permanent toate schimbarile, modificarile ce au loc in legatura cu un singur element patrimonial.

In acest scop se tine o evidenta si se face un calcul scris, in expresie valorica, pentru fiecare element patrimonial. Pentru aceasta, fiecarui element i se asociaza cate un cont care confirma starea si evolutia sa in cursul exercitiului financiar. De exemplu, pentru marfurile din depozitele sau magazinele societatii se asociaza contul "Marfuri", iar pentru datoriile comerciale fata de furnizori se asociaza contul "Furnizori".

Cu ajutorul contului se urmaresc si calculeaza in ordine cronologica starea (existenta) initiala a elementului inregistrat, miscarea lui in timp, iar in final se calculeaza noua lui stare. Calculul se face in etalon monetar si, uneori, cantitativ (pentru bunuri de natura stocurilor) pe baza relatiei:

Aceasta caracteristica permite sa definim contul ca un model de evidenta si calcul in expresie valorica si uneori cantitativa a starii si miscarii unui element patrimonial, ca un model de inregistrare cronologica a evolutiei acestuia

Mai mult, miscarile intervenite in masa elementului inregistrat sunt sistematizate in cresteri si micsorari, separat. Reprezentand un model de sistematizare a existentelor si modificarilor de sens contrar intervenite in masa elementelor patrimoniale, contul are forma unui tablou bilantier, cu doua serii de calcule: pe de o parte starea initiala si cresterile, pe de alta parte micsorarile si starea finala.

Contul "a" Contul "p"

Reiese ecuatia bilantiera proprie contului:

Deoarece se deschid conturi separate pentru fiecare fel de mijloc, sursa si proces, iar pentru fiecare dintre acestea se inregistreaza numai operatiile economice si financiare ocazionate de miscarea lor, contul poate fi definit si ca un model de individualizare si grupare a situatiei si miscarii elementelor patrimoniale[2] .

Din reunirea trasaturilor caracterizate mai sus, reiese ca putem defini contul ca un model de inregistrare cronologica, grupare, sistematizare, evidenta si calcul in expresie valorica si uneori cantitativa a situatiei si miscarii elementelor patrimoniale .

Din cele expuse rezulta si diferentierile intre bilant si cont:

a) in timp ce bilantul se asociaza intregului patrimoniu, contul se asociaza unui singur element patrimonial;

b) in timp ce bilantul reflecta starea patrimoniului, contul evidentiaza starea si miscarea unui element patrimonial;

c) in timp ce in bilant exprimarea patrimoniului se face numai in etalon valoric (monetar), in cont apare atat etalonul valoric si uneori (pentru bunurile stocabile) cantitativ.

Considerate in totalitatea lor, conturile formeaza un sistem unitar denumit sistemul conturilor.

Prin informatiile pe care le ofera, conturile dau posibilitatea cunoasterii situatiei valorilor materiale si banesti, a modificarilor intervenite asupra acestora ca urmare a diferitelor operatii economice si financiare precum si a rezultatelor acestor modificari.

Ca model de evidenta si calcul contul prezinta urmatoarele elemente structurale: titlul contului, simbolul contului, data inregistrarii, debitul si creditul, explicatia contului, miscarea sau rulajele contului, soldul contului.

Titlul contului exprima cat mai fidel continutul elementului a carui evidenta o tine. El corespunde, de regula, denumirii elementului caruia i s-a asociat. De exemplu, contul asociat produselor realizate in totalitatea lor poarta titlul de "Produse", iar pentru produsele finite ca parte componenta, contul are titlul "Produse finite". Pentru usurarea mecanismului de folosire, conturilor li se acociaza un simbol cifric. De exemplu 531 "Casa", 5311 "Casa in lei".

Data operatiei exprima momentul cand s-a efectuat operatia economico-financiara care se reflecta in cont. Data contine ziua, luna si anul.

Operatiile economice si financiare care au loc in entitatea economica sunt foarte numeroase si variate din punct de vedere al continutului. Pentru intelegerea acestui continut este necesar ca fiecare operatie inregistrata in cont sa fie insotita de o explicatie. Aceasta poate fi descriptiva si contabila.

Explicatia descriptiva consta in descrierea succinta a operatiei cu indicarea documentului justificativ pe baza caruia se face inregistrarea. Aceasta forma de descriere se foloseste la inregistrarea operatiilor economice si financiare in ordine cronologica.

Explicatia contabila consta in indicarea denumirii sau simbolului contului corespondent in care se inregistreaza operatia. Ea se foloseste la inregistrarea operatiilor in ordine sistematica.

Debitul si creditul contului sunt cele doua parti cu ajutorul carora se sistematizeaza situatia initiala si finala precum si modificarile de sens contrar ale elementului evidentiat. Partea din stanga contului este denumita debit, iar partea din dreapta credit. Denumirea de debit si credit se explica printr-o ratiune juridica si toate asocierile de idei trebuie sa fie facute intre datorii si credit, sau creante si debit.

Miscarea sau rulajul contului reprezinta totalul sumelor inregistrate in debitul sau creditul unui cont in cursul unui exercitiu financiar. Rulajele pot fi debitoare si creditoare, in raport de cele doua parti ale contului.

Insumand soldul initial debitor cu rulajul debitor se obtine totalul sumelor debitoare, iar prin insumarea soldului initial creditor cu rulajul creditor, totalul sumelor creditoare.

Pentru contul al carui sold initial debitor este zero, totalul sumelor debitoare coincide cu rulajul debitor, iar pentru contul al carui sold initial creditor este zero, totalul sumelor creditoare coincide cu rulajul creditor.

Soldul contului exprima existenta la un moment dat a elementului patrimonial sau marimea la un moment dat a structurii patrimoniale corespunzatoare titlului contului. Soldul contului poate fi:

• initial, caz in care reflecta starea elementului la deschiderea exercitiului;
• curent, stabilit dupa fiecare operatie;
• final, calculat la inchiderea exercitiului.

Soldul curent se determina prin adunarea la soldul initial a cresterilor suferite de elementul patrimonial si scaderea din rezultatul obtinut a micsorarilor elementului.

Soldul final se determina ca diferenta intre total sume debitoare si total sume creditoare, dandu-i-se semnificatia sumei mai mari. Daca totalul sumelor debitoare este mai mare decat totalul sumelor creditoare, soldul este debitor, iar daca totalul sumelor creditoare este mai mare decat totalul sumelor debitoare, soldul este creditor.

In situatia in care totalul sumelor debitoare este egal cu totalul sumelor creditoare, soldul este zero, iar contul este soldat sau balansat.

Prezentarea contului se poate face intr-o forma bilaterala sau unilaterala.

Forma bilaterala se caracterizeaza prin faptul ca atat in debit cat si in credit apar elemente privitoare la data, explicatie si suma.

De exemplu, forma contului asociat ca socoteala scrisa pentru numerarul din casierie, se prezinta astfel:

In forma sa unilaterala, contul "Casa in lei" se prezinta ca in modelul de mai jos:

Rulaje martie "N" 7.600

Total sume 7.600 D 2100

In cele ce urmeaza, in scop didactic se va folosi forma grafica a contului, ca in modelul de mai jos:

Debit 5311 "Casa in lei" Credit

Se observa ca soldul final al contului se trece in partea opusa celei din care a provenit, cu indicarea sensului sau. Ca urmare, soldul final debitor se trece in creditul

contului, iar soldul final creditor in debit. In acest fel, se asigura relatia balantiera a contului, si anume:

proprie conturilor cu sold initial debitor, sau

proprie conturilor cu sold initial creditor.

REGULILE DE FUNCTIONARE ALE CONTURILOR. TRATAREA INFORMATIILOR CONTABILE: SIMPLA SI DUBLA INREGISTRARE CONTABILA

Inregistrarea operatiilor economico-financiare cu ajutorul conturilor se face dupa anumite reguli.

Acestea exprima modul de debitare si creditare a conturilor:

Pentru intelegerea regulilor de functionare a conturilor se porneste de la bilantul intocmit pe baza conceptiei juridice, intre bilant si cont existand o stransa legatura in ambele sensuri.

La inceputul exercitiului financiar, existentele din activul si pasivul bilantului sunt preluate de conturi in vederea urmaririi in continuare a modificarilor intervenite asupra acestora ca urmare a operatiilor economico-financiare.

La inchiderea exercitiului bilantul se intocmeste pe baza datelor din conturi, respectiv soldurile finale se trec in activul si pasivul bilantului.

Aceste considerente ne permit sa facem o prima impartire a conturilor in doua categorii si anume: conturi de activ si conturi de pasiv.

Conturile de activ reflecta existentele si miscarile mijloacelor economice, ca elemente evidentiate in activul bilantului.

Conturile de pasiv inregistreaza existentele si miscarile surselor de procurare a mijloacelor, ca elemente reprezentate de pasivul bilantului.

Pentru a intelege legatura dintre bilant si cont se porneste de la un bilant simplificat de forma urmatoare:

Bilant intocmit la 01.01 exercitiul "N"

ACTIV PASIV

La deschiderea exercitiului financiar, existentele elementelor de activ se preiau din activul bilantului si se trec in debitul conturilor de activ devenind pentru acestea solduri initiale debitoare. Existentele elementelor de pasiv se preiau din pasivul bilantului si se trec in creditul conturilor de pasiv, devenind pentru acestea solduri initiale creditoare. In continuare se deschid conturile corespunzatoare elementelor din bilant si se trec in ele existentele initiale (vezi pag. 78).

Rezulta prima regula de functionare a conturilor:

Conturile de activ isi incep functiunea prin debitare si se debiteaza cu existentele initiale preluate din activul bilantului care devin pentru conturi solduri initiale debitoare.

Conturile de pasiv isi incep functiunea prin creditare si se crediteaza cu existentele initiale preluate din pasivul bilantului, care devin pentru conturi solduri initiale creditoare.

Elementele patrimoniale inregistreaza insa si miscari prin crestere si micsorare, care sunt preluate de conturi.

1) De exemplu, presupunem ca societatea comerciala se aprovizioneaza cu marfuri cu plata ulterioara in valoare de 1.000 lei. Aceasta operatie economica determina o crestere de activ prin majorarea valorii marfurilor existente in patrimoniu si o crestere de pasiv prin majorarea datoriilor fata de furnizori; ambele cresteri au loc simultan (concomitent) si cu aceeasi suma 1.000 lei.

Pentru a se adauga la existentele initiale, majorarile elementelor patrimoniale se trec de aceeasi parte cu acestea si anume in debitul conturilor de activ si in creditul conturilor de pasiv (vezi pag 78)

Rezulta a doua regula de functionare a conturilor:

Conturile de activ se debiteaza cu cresterile, majorarile, intrarile elementelor de activ.

Conturile de pasiv se crediteaza cu cresterile, majorarile elementelor de pasiv.

2) Presupunand ca societatea achita o datorie furnizorilor in suma de 2.000 lei in numerar, operatia determina o scadere de pasiv, prin diminuarea obligatiilor fata de furnizori si o scadere de activ prin diminuarea numerarului din casierie; ambele micsorari au loc simultan (concomitent) si cu aceeasi suma 2.000 lei.

Reprezentand o miscare de sens contrar celei anterioare care se preia de cont ca model de sistematizare a modificarilor din masa elementelor patrimoniale, micsorarea acestora se trece in cont de partea opusa existentului initial si anume: in creditul conturilor de activ si respectiv in debitul conturilor de pasiv (vezi pag 78).

Rezulta a treia regula de functionare a conturilor:

Conturile de activ se crediteaza cu micsorarile, diminuarile, iesirile elementelor de activ.

Conturile de pasiv se debiteaza cu micsorarile, diminuarile elementelor de pasiv.

La inchiderea exercitiului financiar se calculeaza existentele finale, ale elementelor patrimoniale reprezentate de soldurile finale ale conturilor.

Avand la baza relatia balantiera a contului, soldurile finale se pot calcula astfel: Pentru conturile de activ:

Soldul final = Soldul initial + Rulaj debitor - Rulaj creditor;

Pentru conturile de pasiv

Soldul final = Soldul initial + Rulaj creditor - Rulaj debitor.

Avand, insa, in vedere ca pentru conturile de activ, prin adaugarea rulajului debitor la soldul initial rezulta total sume debitoare, iar rulajul creditor coincide cu total sume creditoare, in timp ce pentru conturile de pasiv, prin adaugarea rulajului creditor la soldul initial rezulta total sume creditoare, iar rulajul debitor coincide cu total sume debitoare soldul unui cont se mai poate calcula ca diferenta intre Total sume debitoare si Total sume creditoare si capata semnificatia sumei mai mari.

Procedand la calcului soldurilor conturilor in exemplul luat in consideratie rezulta ca soldul conturilor de activ este debitor sau zero in timp ce soldul conturilor de pasiv este creditor sau zero.

Rezulta a patra regula de functionare a conturilor:

Conturile de activ au sold final debitor sau zero (conturi soldate, balansate).

Conturile de pasiv au sold final creditor sau zero (conturi soldate, balansate).

Inregistrate in conturi existentele si miscarile elementelor patrimoniale se reflecta astfel:

D "Mijloace fixe" C D "Marfuri" C D "Casa in lei " C

D "Clienti" C D "Capital social" C D "Rezerve" C

D"Credite pe termen scurt"C D "Furnizori" C

Inmanunchind cele expuse anterior, rezulta:

Regulile de functionare ale conturilor de activ:

Conturile de activ isi incep functiunea prin debitare: se debiteaza cu existentele initiale ale elementelor de activ, preluate din activul bilantului si care devin pentru conturi solduri initiale debitoare; se debiteaza cu cresterile, majorarile, intrarile elementelor de activ; se crediteaza cu micsorarile, diminuarile, iesirile elementelor de activ; au sold final debitor sau zero (sunt soldate, balansate).

2) Regulile de functionare ale conturilor de pasiv:

Conturile de pasiv isi incep functiunea prin creditare: se crediteaza cu existentele initiale ale elementelor de pasiv, preluate din pasivul bilantului si care devin pentru conturi solduri initiale creditoare; se crediteaza cu cresterile, majorarile elementelor de pasiv; se debiteaza cu micsorarile, diminuarile elementelor de pasiv; au sold final creditor sau sunt soldate, balansate (sold zero).

Conturile care respecta aceste reguli de functionare sunt denumite conturi monofunctionale, de aceea regasim conturi monofunctionale de activ, respectiv conturi monofunctionale de pasiv.

Conturile care nu respecta nici regulile de functionare ale conturilor de activ, nici regulile de functionare ale conturilor de pasiv, sunt conturi bifunctionale. Acestea isi pot incepe functia fie prin debitare, fie prin creditare si pot avea, fie sold debitor, fie creditor. De exemplu, contul "Profit sau pierdere" se crediteaza cu veniturile perioadei si se debiteaza cu cheltuielile efectuate in respectiva perioada. Poate avea sold final creditor reprezentand profitul entitatii (veniturile sunt mai mari decat cheltuielile) sau debitor, reprezentand pierdere (cheltuielile sunt mai mari decat veniturile).

Dupa inchiderea conturilor soldurile lor se preiau in bilantul contabil. Ca regula generala soldurile debitoare se trec in activul bilantului iar soldurile creditoare in pasiv. Ele devin astfel existente finale (stare finala) ale elementelor patrimoniale.

Bilantul intocmit pe baza soldurilor preluate din conturi in exemplul considerat, se prezinta astfel:

Bilant intocmit la 31.12 exercitiul "N"

ACTIV PASIV

Conform teoriei economice, este valabila ecuatia UTILIZARI = RESURSE. Cei doi termeni se folosesc atat pentru a desemna stocurile de utilizari si resurse cat si fluxurile de utilizari si resurse.

Orice valoare economica se deplaseaza de la resursa la utilizare si orice utilizare poate deveni resursa, dupa cum, orice resursa poate deveni o utilizare.

De exemplu:

pentru o marfa cumparata, furnizorul este resursa, iar marfa utilizarea;

la vanzarea marfii unui client, marfa reprezinta resursa, iar clientul utilizarea;

la plata furnizorului in numerar, numerarul reprezinta resursa, iar furnizorul utilizarea.

In acest context, pentru inregistrarea unei tranzactii, conturile care exprima starea de resursa a valorilor economice se crediteaza, iar cele care exprima starea de utilizare se debiteaza.

Tratarea informatiilor contabile (simpla si dubla inregistrare).

In ordine cronologica, prima contabilitate s-a organizat in partida simpla. Ea este depasita dar studiul sau nu este inutil, deoarece, pe de-o parte ea ne-a lasat mostenire instrumentele tehnice, ca de exemplu, contul, iar pe de alta parte, ne permite sa intelegem, pornind de la cazuri simplificate metodele complexe, folosite astazi.

Partida simpla foloseste o relatie de echivalenta.

Urmarind un anumit criteriu, un anumit punct de vedere si anumite elemente cu un caracter comun, ea permite ca acestea sa fie considerate echivalente, deci le situeaza in aceeasi clasa.

Fenomenele fiind studiate dintr-un singur punct de vedere, contabilitatea in partida simpla pierde din informatii si descrierea este saraca. Ea poate fi mai detaliata cand utilizeaza mai multe clase de elemente.

Pentru a descrie ansamblul bunurilor detinute de o entitate economico-sociala, acestea se exprima in unitate monetara, valorica. Ele se pot imparti in patru clase: valori imobilizate, valori de exploatare, valori realizabile si valori disponibile.

In interiorul acestor clase valorile se pot subimparti, de exemplu dupa natura lor, dupa resursele de finantare sau durata de utilizare.

Descrierea elementelor se face in timp. Fenomenele descrise de contabilitate nu sunt instantanee; ele se deruleza in timp; rezulta ca numarul de elemente observate si clasificarea lor se modifica in cursul timpului.

Contabilitatea in partida simpla trateaza numarul de elemente apartinand unei clase (ansamblu) sau subclase (subansamblu) si intrarile, respectiv iesirile de elemente in sau din clasa/subclasa respectiva in decursul unei perioade. Acest calcul se face la sfarsitul fiecarei perioade, ceea ce da continuitate informatiilor.

Partida simpla inregistreza fiecare informatie o singura data intr-un cont specific mijlocului sau resursei modificate. Debitul contului este tradus din punct de vedere contabil prin semnul algebric "plus", iar creditul se asociaza ideii de creanta si se traduce prin semnul algebric "minus". De exemplu, contul "Casa in lei" inregistreaza in debit intrarile de lichiditati si in credit iesirile de numerar.

Informatiile sunt stocate sub forma scrisa, fiind insotite de data la care au avut loc. Contabilitatea in partida simpla are un rol juridic: este o garantie impotriva uitarii, a contestatiilor, a furtului. Da o descriere precisa fenomenelor studiate dar necesita multa munca si un cost ridicat.

Fiabilitatea ei nu este insa perfecta. Fiecare informatie se inregistreaza o singura data intr-un singur cont. Acest lucru impiedica aplicarea mecanismului de control intern, deci nu permite reperarea erorilor. Faptele, fenomenele se descriu dintr-un singur punct de vedere pierzandu-se informatii si saracind realitatea.

Nu se poate face o sinteza a informatiilor, de exemplu, prin determinarea rezultatului activitatii.

Partida dubla, clasica

Contabilitatea in partida dubla a aparut in Italia, in epoca Renasterii. A fost introdusa de Luca Pacioli (matematician al celei de-a doua jumatati a secolului al XV-lea) in lucrarea "Summa de arithmetica", publicata la Venetia in anul 1494.

Aceasta metoda contabila este universal utilizata si se bazeaza pe folosirea simultana a doua elemente de referinta, caracterizandu-se material prin doua inregistrari in doua conturi diferite, pentru fiecare informatie.

Pentru a descrie intrarile in sistemul de informatii putem descrie relatiile unei entitati economico-sociale cu unul din furnizorii sai. De exemplu, furnizorul trimite o marfa entitatii economico-sociale iar in contrapartida aceasta ii achita pretul marfii. Se neglijeaza eventualul decalaj in timp, intre cele doua prestatii, fara ca aceasta sa altereze fenomenul, ci doar sa-l simplifice.

Fluxul marfii merge de la furnizor la entitatea economico-sociala; fluxul banilor de la entitate la furnizor. Pentru a sesiza complet fenomenul, respectiv existenta celor doua fluxuri, de sens invers, intre entitate si furnizor, trebuie deschise doua conturi la fiecare din cei doi parteneri. Provizoriu, le denumim "Marfa" si "Moneda" si utilizam notiunile deja cunoscute:

debitul semnificand plus si

creditul semnificand minus.

D C D C

Fluxul marfii (masurat in unitati monetare) se explica astfel:

a) In punctul sau de plecare, prin creditul (-) contului "Marfa" la furnizor; semnul minus indica faptul ca elementele parasesc subansamblul marfii la furnizor.

b) In punctul de sosire prin debitul (+) contului "Marfa" la entitate semnul plus indica intrarea de elemente in subansamblul marfii din entitate.

Fluxul banilor se explica in felul urmator:

a) In punctul de plecare, prin creditul (-) contului "Moneda" al entitatii; semnul minus explica iesirea de elemente din subansamblul monedei entitatii economice.

b) In punctul de sosire, prin debitul (+) contului "Moneda" al furnizorului; semnul plus semnifica intrarea de elemente in subansamblul moneda apartinand furnizorului.

Dar este suficient sa analizam doar propria contabilitate a entitatii economice; ea va retine doar partea dreapta a graficului, singura care o priveste direct.

Inaintea tranzactiei, ea dispune de o valoare in moneda. Dupa tranzactie, dispune de o valoare echivalenta in marfa, dar nu mai are valoarea initiala in moneda.

Pentru ea, operatia este descrisa complet prin creditul (-) contului "Moneda" care marcheaza diminuarea sau punctul de plecare al primei forme a valorii si prin debitul (+) contului "Marfa" care explica cresterea (sau punctul se sosire al celei de-a doua forme a valorii). Legatura dintre cele doua conturi este aratata de sageata punctata.

Intelegerea informatiilor necesita doua operatiuni:

a) stabilirea, sub forma unei liste de conturi, a unui cadru pentru inscrierea operatiilor; acest cadru este bine stabilit si functioneza in faza tratarii informatiilor;

b) inscrierea informatiilor in acest cadru, sub forma dublei inregistrari debit-credit.

Cunoasterea informatiilor in partida dubla este continua, deci si imediata; se evita astfel uitarea si erorile sigure, prin urmare functia de memorare este asigurata.

Cunoasterea informatiilor in partida dubla este fondata (fundamentata) pe utilizarea simultana a doua elemente de referinta. Altfel spus, informatia este inregistrata de doua ori, din doua puncte de vedere diferite: punctul de plecare si punctul de sosire al valorii.Rezulta ca descrierea realitatii este mai bogata decat o permite partida simpla.

Tehnic, aceeasi suma de bani trece prin doua conturi; in creditul (-) unuia si debitul (+) altuia. Traiectoria valorii este inregistrata prin evidentierea mijlocului in creditul subansamblului, deci punctul de plecare al valorii (diminuarea) si in debitul subansamblului reprezentand punctul de sosire al valorii (cresterea). Exista deci, o legatura intre conturi. Ele nu sunt izolate ca in partida simpla.

Ansamblul dublelor inregistrari prin care se cunosc informatiile, se exprima grafic prin relatia: "valoarea., este inlocuita prin valoarea..", care se mai exprima "valoarea pleaca din clasa si ajunge in clasa ." sau de asemeni "diminuarea valorii in zona .. permite cresterea valorii in zona ..".

Se observa ca:

a) grila utilizata pentru cunoasterea informatiei este stabilita din punct de vedere al traiectoriei urmata de ea;

b) reperarea stadiului cunoasterii, a punctului de plecare si sosire a valorii permite stadiul tratarii notat prin: resurse si intrebuintari.

Dar pe de alta parte necesitatea calcularii rezultatului perioadei conduce la distingerea:

a) resurselor si intrebuintarilor imputate definitiv unei perioade sau veniturilor si cheltuielilor; acestea se vor inregistra in conturi diferentiate de gestiune.

b) resursele si intrebuintarile in atentia imputarii definitive, sau pasive si active; ele se inregistreza in conturi cumulate sau in bilant;

c) in consecinta notarea punctelor de plecare si sosire a valorii, sau stadiul cunoasterii, se face in patru feluri de conturi: conturi de active si pasive, conturi de cheltuieli si de venituri

ANALIZA CONTABILA A OPERATIILOR ECONOMICO-FINANCIARE.

FORMULA CONTABILA

In sensul larg al cuvantului, analiza reprezinta un procedeu de cercetare a unui fenomen sau eveniment, prin exprimarea fiecarui element component in parte.

Fiind un procedeu comun tuturor disciplinelor stiintifice si contabilitatea foloseste analiza in vederea inregistrarii operatiilor economico-financiare in conturi.

In acest scop se stabilesc prin analiza conturile corespondente in raport cu continutul economic al operatiei ce se doreste inregistrata, precum si partea conturilor in care se va inregistra operatia. Analiza permite folosirea numai a conturilor conforme continutului economic al operatiei.

Analiza contabila se face cu ajutorul documentului care sta la baza operatiei economico-financiare si consta in descompunerea ei in elemente componente, in scopul stabilirii conturilor si respectiv a partii acestora - debit sau credit - in care urmeaza a se inregistra operatia, simultan     si cu aceeasi suma.

Etapele analizei contabile sunt:

• Stabilirea naturii, respectiv a continutului operatiei (explicarea ei descriptiva, in mod succint, pentru a reiesi la ce se refera: aprovizionare de bunuri, plata de datorii, vanzare de bunuri, incasare de creante, consum de materiale, inregistrarea salariilor, etc.).
• Determinarea elementelor patrimoniale, care se modifica in urma operatiei si a sensului modificarii (crestere de activ, micsorare de activ, crestere de pasiv, micsorare de pasiv).
• Stabilirea pe baza elementelor din bilant, care suporta modificarile, a conturilor in care urmeaza a se inregistra operatia;
• Stabilirea partii conturilor corespondente - debit sau credit - in care urmeaza a se inregistra operatia, prin aplicarea regulilor de functionare a conturilor.

De exemplu, presupunem ca o intreprindere achizitioneaza un lot de marfuri in valoare de 2.000 lei, pe datorie. In urma analizei contabile rezulta:

a)      Natura operatiei: achizitionare de marfa , pe credit comercial;

b)      Modificarile generate de operatia economico-financiara asupra patrimoniului sunt:

O crestere de activ, prin cresterea valorii marfurilor din stoc si

O crestere de pasiv, prin cresterea datoriilor fata de furnizori;

c)      Conturile care corespund continutului economic al operatiei sunt:

Contul "Marfuri" in care se inregistreaza cresterea valorii marfurilor si

Contul "Furnizori" in care se evidentiaza datoria fata de furnizori:

d)      Conform regulilor de functionare ale conturilor, contul "Marfuri", de activ, cu plus de activ, se debiteaza iar contul "Furnizori", de pasiv, cu plus de pasiv, se crediteaza.

Trasatura de dubla inregistrare a contabilitatii creeaza corespondenta intre debitul contului "Marfuri" si creditul contului "Furnizori", care se concretizeaza in egalitatea:

denumita formula contabila.

Reiese ca formula contabila este reprezentarea grafica a operatiei economico-financiare, prin care, potrivit dublei inregistrari, un cont de debiteaza si altul se crediteaza concomitent si cu aceeasi suma. Legatura dintre conturile corespondente se face prin semnul egal; in stanga lui se trece contul care se debiteaza iar in dreapta contul care se crediteaza. Reunirea celor doua conturi prin semnul egal explica interdependenta si corelatia reciproca dintre conturi.Daca se adauga in formula contabila explicatia descriptiva a operatiei, constand in data efectuarii ei si documentul justificativ care o confirma, rezulta articolul contabil folosit in inregistrarea cronologica a operatiilor economico-financiare.In cazul operatiei analizate, articolul contabil este:

10 aprilie N Factura 102 din 10.IV.N Aprovizionare cu marfuri

Formula contabila se mai poate reda prin suprimarea semnului egal dar indicand partea contului in care se face inregistrarea si suma pentru fiecare parte:

Debit "Marfuri" 2.000

Credit "Furnizori" 2.000

Dupa inregistrarea operatiei in formula contabila, periodic, se centralizeaza sumele pe conturi distincte, dupa natura operatiei si se trec in fisele de cont.

De exemplu:

D Marfuri C D Furnizori C

Inregistrarea operatiilor economico-financiare in formule contabile se face pe baza documentelor justificative, in ordinea datelor in care au avut loc, de unde si denumirea de inregistrare in ordine cronologica.

Inregistrarea in conturi nu respecta data producerii operatiei. Este denumita inregistrare in ordine sistematica.

Formula contabila se clasifica in raport de doua criterii:

dupa numarul de conturi corespondente din care este formata distingem:

formula simpla;

formula compusa.

dupa scopul pentru care se foloseste formula poate fi:

curenta;

de stornare.

Formula contabila simpla este acea formula in care corespondenta se stabileste intre doua conturi: unul se debiteaza si altul se crediteaza, simultan si cu aceeasi suma.

Ea corespunde operatiilor care genereaza modificari numai asupra a doua elemente patrimoniale din bilant: ambele de activ, ambele de pasiv sau unul de activ si unul de pasiv.

Formula contabila compusa este formula in care corespondenta se stabileste intre mai multe conturi:

un cont se debiteaza si doua sau mai multe conturi se crediteaza simultan si cu aceeasi suma;

doua sau mai multe conturi se debiteaza si un cont se crediteaza simultan si cu aceeasi suma;

doua sau mai multe conturi se debiteaza si doua sau mai multe conturi se crediteaza simultan si cu aceeasi suma.

Ea corespunde operatiilor care genereaza modificari asupra mai multor elemente patrimoniale din bilant: toate de activ, toate de pasiv sau atat de activ cat si de pasiv. Cele expuse se exemplifica pe baza urmatoarelor operatiuni economico-financiare:

Exemplul 1. Intreprinderea achita o datorie de 2.000 lei furnizorilor astfel: 1.500 lei prin banca si 500 lei in numerar.

Natura operatiei: achitarea unei datorii furnizorilor, partial prin virament si partial in numerar;

Modificarile generate de operatie: un minus de pasiv prin scaderea datoriei fata de furnizori si un minus de activ prin scaderea disponibilului din banca si a numerarului din casierie;

Conturile care se utilizeaza potrivit continutului economic al operatiei:

• contul "Furnizori" in care se evidentiaza scaderea datoriei fata de furnizori;
• contul "Disponibil in lei" in care se reflecta scaderea disponibilului banesc;
• contul "Casa" in care se inregistreaza scaderea numerarului din casierie.

4) Potrivit regulilor de functionare a conturilor:

• contul "Furnizori" de pasiv, cu minusul de pasiv se debiteaza;
• contul "Conturi la banci in lei" de activ, cu minusul de activ se crediteaza;
• contul "Casa in lei" de activ, cu minusul de activ se crediteaza.

Ca urmare, formula contabila este:

Semnul "%" are semnificatia: "urmatoarele conturi" se debiteaza sau se crediteaza, dupa caz.

Exemplul 2. Intreprinderea isi achita prin banca impozitul pe salarii de 4.500 lei si contributia la asigurarile sociale de 2.500 lei.

Natura operatiei: achitarea impozitului pe salarii si a contributiei la asigurari sociale, prin virament;

Modificarile generate de operatie: un minus de pasiv prin scaderea datoriilor fiscale si sociale si un minus de activ prin scaderea disponibilului;

Conturile care se utilizeaza:

• contul "Impozit pe salarii" pentru scaderea datoriei fiscale;
• contul "Contributia unitatii la asigurari sociale" pentru scaderea datoriei sociale;
• contul "Conturi la banci in lei" pentru scaderea disponibilului banesc.

4) Potrivit regulilor de functionare a conturilor:

• contul "Impozit pe salarii" de pasiv, cu minus de pasiv se debiteaza;
• contul "Contributia intreprinderii la asigurari sociale" de pasiv, cu minus de pasiv se debiteaza;
• contul "Conturi la banci in lei" de activ, cu minus de activ se crediteaza.

Formula contabila este:

Succint, analiza se poate reda si astfel:

Natura operatiei: achitarea impozitului pe salarii si a contributiei la asigurari sociale, prin virament;

scad datoriile fiscale scad datoriile sociale scade disponibilul banesc

↓ ↓ ↓

(-P) (-P) (-A)

↓ ↓ ↓

"Impozit pe salarii" "Contributia unitatii "Conturi la banci in lei"

la asigurarile sociale"

↓ ↓ ↓

D D C

Exemplul Intreprinderea se aprovizioneaza cu marfuri din import, pretul de cumparare fiind 10.000 lei, taxe vamale 1.000 lei, comision vamal 50 lei, taxa pe valoare adaugata (TVA) 2.100 lei.

Natura operatiei: Aprovizionarea cu marfuri din import.

Modificarile generate de operatie:

• un plus de activ prin cresterea valorii marfurilor din stoc;
• un plus de activ prin cresterea TVA la cumparare;
• un plus de pasiv prin cresterea datoriilor fiscale;
• un plus de pasiv prin cresterea datoriilor comerciale.

Conturile care se utilizeaza:

• contul "Marfuri" in care se evidentiaza cresterea valorii marfurilor;
• contul "TVA deductibila" in care se evidentieaza cresterea TVA-ului;
• contul "Alte impozite si taxe" in care se inregistreaza cresterea taxei vamale, comisionului si TVA;
• contul "Furnizori" pentru cresterea datoriilor comerciale fata de furnizor.

Potrivit regulilor de functionare a conturilor:

• contul "Marfuri" de activ cu plus de activ se debiteaza;
• contul "TVA deductibila" de activ cu plus de activ se debiteaza;
• contul "Alte impozite si taxe" de pasiv cu plus de pasiv se crediteaza;
• contul "Furnizori" de pasiv cu plus de pasiv se crediteaza.

Formula contabila este:

Formula compusa se poate descompune in doua formule simple privind:

Intrarea marfurilor in patrimoniu:

Inregistrarea TVA-ului aferent cumpararii:

Formula contabila prin intermediul careia se inregistreaza operatiile economico-financiare in contabilitate poarta denumirea de formula contabila curenta.

Formula contabila de stornare este acea formula prin care se corecteaza eventualele erori constand fie in inregistrarea unei sume eronate, fie in inregistrarea unei sume in alte conturi decat cele corespunzatoare continutului operatiei.

Stornarea (adica rectificarea erorii) se poate face in negru sau in rosu. Stornarea in negru Consta in inversarea pozitiei conturilor din formula eronata, fie cu intreaga suma daca s-au utilizat alte conturi decat cele corespunzatoare continutului operatiei, fie cu diferenta dintre suma eronata si cea corecta in cazul erorii de suma. Efectul acestei inversari este anularea inregistrarii eronate sau corectarea ei prin micsorarea soldului.

Exemplu: Presupunem ca intreprinderea achizitioneaza un lot de marfa in suma de 1.500 lei. In mod eronat operatia s-a inregistrat prin formula:

Corectarea se face inversand formula contabila eronata cu aceeasi suma si scriind ulterior formula corecta, astfel:

2)

si scrierea corecta:

3)

Situatia se prezinta in conturi astfel:

D "Obiecte de inventar" C D "Efecte de plata" C

D "Marfuri" C D "Furnizori" C

Prin soldul zero obtinut in urma formulei de corectare, la conturile "Obiecte de inventar" si "Efecte de plata" s-a anulat suma inregistrata eronat.

Stornarea in rosu

Consta in repetarea formulei contabile eronate cu intreaga suma inscrisa in rosu sau chenar, in cazul erorii de conturi sau cu diferenta dintre suma eronata (mai mare) si cea corecta (mai mica) in cazul erorii de suma.

Culoarea rosie sau inscrierea in chenar are in contabilitate efect de scadere. Daca eroarea a fost de conturi, dupa rectificare se scrie formula corecta. Reluand exemplul anterior rezulta:

Inregistrarea eronata:

Corectarea prin stornare in rosu:

si scrierea formulei corecte:

S-a inscris de aceasta data o suma eronata. Corectarea se face prin repetarea formulei cu suma de 10.000 lei, reprezentand diferenta intre suma eronata si cea corecta, in rosu:

Situatia in conturi se prezinta astfel:

D "Obiecte de inventar" C D "Efecte de plata" C

D    "Marfuri" C D "Furnizori" C

Dupa cum se observa, ambele variante de stornare, conduc la corectarea formulelor contabile eronat intocmite. Pentru a nu denatura rulajele conturilor se recomanda stornarea in rosu.

TEHNICI DE INREGISTRARE IN CONTURI A OPERATIILOR

ECONOMICO-FINANCIARE

Unitatea de observare si inregistrare a rotatiei bunurilor economice este operatia economico- financiara.In raport de fazele circuitului economic parcurs de bunuri, operatiile economico-financiare se grupeaza in operatii privind:

• aprovizionarea;
• productia;
• desfacerea.

In contabilitate se reflecta in mod distinct si urmatoarele operatii financiare:

• formarea si repartizarea rezultatului financiar;
• constituirea si utilizarea fondurilor cu destinatie speciala etc.

Pentru reflectarea operatiilor economico-financiare cu ajutorul sistemului de conturi se folosesc, de regula, doua tehnici de inregistrare:

• tehnica inregistrarii directe
• tehnica inregistrarii indirecte

In cazul folosirii tehnicii directe exista o identitate intre miscarea reala economica sau financiara si oglindirea ei in conturile corespondente, pe baza dublei inregistrari. De exemplu, intreprinderea achizitioneaza, cu plata imediata, un lot de marfa in valoare de 000 lei.

Operatia genereaza:

+A, creste valoarea marfurilor din patrimoniu; contul "Marfuri" de activ cu plus activ se debiteaza;

-A, scade numerarul din casierie; contul "Casa in lei" de activ cu minus activ se crediteaza.

Formula contabila este:

Tehnica inregistrarii indirecte consta in folosirea unui numar mai mare de conturi decat cel implicat de miscarea economica sau financiara.

De exemplu, presupunem ca intreprinderea vinde lotul de marfa achizitionat, cu incasare imediata, la un pret de vanzare de 4.000 lei.

Tehnica inregistrarii directe ar conduce la formula contabila:

si ulterior, inregistrarea rezultatului din vanzare:

In acest fel nu se evidentieaza veniturile din vanzarea marfurilor si nici cheltuielile aferente lor.De aceea se apeleaza la tehnica inregistrarii desfasurate care presupune: Inregistrarea vanzarii marfurilor cu incasare imediata, operatie care determina:

+A, creste numerarul in casierie; contul "Casa in lei" de activ, cu plus de activ se debiteaza;

+P, cresc veniturile din vanzare; contul "Venituri din vanzarea marfurilor" de pasiv,cu plus de pasiv se crediteaza.

Inregistrarea descarcarii gestiunii pentru marfa vanduta:

-A, scade valoarea marfii din patrimoniu; contul "Marfuri" de activ, cu minus de activ se crediteaza;

+A, cresc cheltuielile cu marfa; contul "Cheltuieli privind marfurile" de activ, cu plus de activ se debiteaza.

Incorporarea veniturilor in profit:

-P, scad veniturile; contul "Venituri din vanzarea marfurilor" de pasiv, cu minus de pasiv se debiteaza;

+P, creste profitul; contul "Profit sau pierdere" de pasiv, cu plus de pasiv se crediteaza.

Repartizarea cheltuielilor asupra rezultatului:

-A, scad cheltuielile; contul "Cheltuieli cu marfurile" de activ, cu minus de activ se crediteaza;

-P, scade profitul; contul "Profit sau pierdere" de pasiv, cu minus de pasiv, se debiteaza.

In urma acestei operatii, contul "Profit sau pierdere" prezinta un sold creditor de 1.000 lei, care semnifica profitul obtinut in urma comercializarii marfurilor.

D "Profit sau pierdere" C

Tehnica inregistrarii desfasurate se utilizeaza in special pentru a evidentia cheltuielile, veniturile si rezultatul exercitiului.

5. SISTEMUL DE CONTURI. CLASIFICAREA CONTURILOR

Dubla inregistrare, iar pe acesta baza corespondenta dintre conturi, determina incadrarea tuturor conturilor intr-un ansamblu cunoscut sub denumirea de sistem al conturilor. Daca fiecare cont constituie un instrument de evidenta si calculatie individuala a mijloacelor, surselor, cheltuielilor si veniturilor, sistemul de conturi asigura o caracterizare globala, de ansamblu, a patrimoniului unei intreprinderi .

In vederea studierii sistemului de conturi, se procedeaza la clasificarea conturilor, ca elemente componente ale acestuia. In acest fel se realizeaza o ordine in varietatea de conturi. Acestea se impart intr-un numar redus de clase si grupe, ceea ce permite studierea cu usurinta a continutului si functiunii lor contabile. Daca se cunosc particularitatile fiecarei grupe sau subgrupe de conturi se poate obtine o imagine asupra tuturor conturilor din grupa sau subgrupa luata in consideratie.

Clasificarea conturilor face posibila intelegerea structurii planului de conturi si a schemei de bilant.Pentru clasificarea conturilor se pot folosi urmatoarele criterii:

continutul economic;

functia economica;

functia contabila;

sfera de cuprindere.

Fiecare cont are un continut economico-financiar determinat de natura elementului a carui stare si miscare o evidentiaza. Din acest punct de vedere, conturile, prin continutul lor, pot reflecta un mijloc economic ca element de activ, o sursa de finantare ca element de pasiv, o cheltuiala, un venit sau un element apartinand altui patrimoniu.

Functia conturilor si sfera de cuprindere a conturilor sunt conditionate la randul lor de continutul economico-financiar.

Dupa continutul economico-financiar se disting:

conturi de mijloace economice, structurate in:

conturi de imobilizari:

T    necorporale;

T    corporale;

T    financiare.

conturi de active circulante:

T    stocuri;

T    creante;

T    trezorerie.

conturi de surse de finantare

conturi de surse proprii;

conturi de surse straine.

conturi de cheltuieli

conturi de venituri

conturi speciale

2) Dupa functia contabila, determinata de continutul economico-financiar, conturile se impart in:

conturi monofunctionale:

de activ;

de pasiv.

conturi bifunctionale:

3) Dupa functia economica, distingem:

conturi de control gestionar - conturile de stocuri;

conturi de regularizare sau rectificare:

conturi de amortizari si provizioane;

conturi de cheltuieli si venituri in avans;

conturi de repartizare a profitului.

4) Dupa sfera de cuprindere, conturile pot fi:

sintetice;

analitice.

Conturile sintetice reflecta existenta si miscarea elementelor patrimoniale in unitatea lor. Ele reflecta intr-o forma grupata diferite categorii de mijloace sau surse de finantare. Astfel, contul "Marfuri" reflecta toate categoriile de marfuri din intreprindere: alimentare, nealimentare (textile, incaltaminte, metalo-chimice, mobila, etc.), in depozite, unitati cu amanuntul, de alimentatie publica, etc. Conturile sintetice se utilizeaza din necesitatea generalizarii informatiilor privind existenta si miscarea elementelor patrimoniale. Aceasta se reflecta in etalon monetar. Soldurile finale ale conturilor sintetice apar intr-o forma sintetizata si generalizata ca posturi de activ si pasiv ale bilantului contabil.

Conturile analitice sunt folosite pentru urmarirea partilor componente ale elementelor inregistrate in conturile sintetice. Ele reflecta elemente individualizate dupa anumite caracteristici si sunt dezvoltatoare ale conturilor sintetice.Gradul de detaliere al conturilor sintetice in analitice depinde de:

complexitatea si diversitatea activitatii intreprinderii;

gradul de generalizare a mijloacelor si surselor;

cerintele conducerii operative si analizei activitatii intreprinderii;

controlul integritatii patrimoniului.

Conturile analitice au un continut si o functie contabila identice cu contul sintetic la care se refera. Ca urmare se pot stabili anumite corelatii intre conturile analitice si contul sintetic, si anume:

totalul soldurilor initiale ale conturilor analitice este egal cu soldul initial al contului sintetic;

totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare ale conturilor analitice este egal cu rulajul debitor, respectiv creditor al contului sintetic;

totalul sumelor debitoare, respectiv creditoare ale conturilor analitice este egal cu total sume debitoare, respectiv creditoare ale contului sintetic;

totalul soldurilor finale ale conturilor analitice este egal cu soldul final al contului sintetic.

In cazul conturilor bifunctionale, la prima si ultima corelatie se tine seama de felul soldurilor conturilor analitice, astfel ca suma algebrica a soldurilor (initiale, finale) conturilor analitice este egala cu soldul (initial, final) al contului sintetic. In conturile analitice, inregistrarile se pot face in etalon valoric si uneori cantitativ (in cazul stocurilor). Astfel, se poate stabili integritatea acestor elemente patrimoniale precum si raspunderea materiala a persoanelor care le gestioneaza.

Cele expuse conduc la urmatoarea schema de clasificare a conturilor:

6 PLANUL DE CONTURI GENERAL

Planul de conturi este un model normativ privind clasificarea si codificarea conturilor. El reprezinta un tablou al sistemului de conturi in cadrul caruia fiecare cont desemnat printr-o denumire si simbol cifric, este incadrat intr-o anumita grupa si clasa in raport de o anumita caracteristica de grupare. Acesta caracteristica o formeaza continutul economic al conturilor.

Structura planului de conturi este grefata pe schema de clasificare a conturilor in raport cu continutul lor economic.

Simbolizarea conturilor s-a realizat in sistem zecimal, intemeiat pe impartirea conturilor in clase, grupe, subgrupe, fiecare diviziune fiind simbolizata in ordine de la 0 la 9, de la 00 la 99 s.a.m.d. Astfel, conturile sintetice sunt grupate in zece clase simbolizate de la 0 la 9; fiecare clasa cuprinde zece grupe simbolizate de la 00 la 99, fiecare grupa zece subgrupe simbolizate de la 000 la 999, iar fiecare subgrupa zece conturi simbolizate de la 0000 la 9999.

Prima cifra din simbol desemneaza clasa din care face parte contul, primele doua cifre - grupa, primele trei cifre - subgrupa sau contul divizionar, iar cele patru cifre contul subdivizionar.

De exemplu, contul 2131 "Echipamente tehnologice" are urmatoarea semnificatie:

Intreprinderile mici folosesc conturi divizionare al caror simbol cuprinde trei cifre, iar intreprinderile mari si mijlocii conturi subdivizionare care au in alcatuirea simbolului patru cifre.

In planul de conturi sunt lasate locuri libere pentru a fi completate ulterior, in functie de obiectivele urmarite si particularitatile ce pot aparea.

Conturile de bilant au menirea de a permite prin soldul lor stabilirea structurii bilantiere.

Conturile speciale oglindesc operatii economice sau financiare care nu aduc modificari structurii si volumului propriului patrimoniu; nu exprima cheltuieli si venituri care sa influenteze rezultatele activitatii intreprinderii. Ca urmare, nu se cuprind in bilant.

Conturile de gestiune interna dau posibilitatea stabilirii costurilor pe purtatorii de costuri: produse, comanda, faza de fabricattie, unitate operativa.

Rezulta ca in planul de conturi sunt cuprinse urmatoarele clase de conturi:

Clasa 1 - Conturi de capitaluri;

Clasa 2 - Conturi de imobilizari;

Clasa 3 - Conturi de stocuri;

Clasa 4 - Conturi de terti;

Clasa 5 - Conturi de trezorerie;

Clasa 6 - Conturi de cheltuieli;

Clasa 7 - Conturi de venituri;

Clasa 8 - Conturi speciale;

Clasa 9 - Conturi de gestiune interna.

Intrebari recapitulative

1. Explicati de ce consideram incadrarea conturilor intr-un sistem al conturilor.

2. Clasificati conturile dupa:

a)      continutul lor economic

b)      sfera de cuprindere

c)      functia economica

d)      functia contabila

3. Specificati functia contabila a urmatoarelor conturi: Cladiri, Capital social, Rezerve, Debitori, Furnizori, Furnizori-debitori, Clienti-creditori, TVA de recuperat, Impozit pe profit platit in plus, Creditori.

4. Definiti planul de conturi general.

5. Enumerati clasele de conturi.

BALANTA CONTURILOR

Reprezinta un procedeu specific metodei contabilitatii care verifica exactitatea inregistrarii operatiilor economico-financiare in conturi, in scopul asigurarii echilibrului intre mijloace si surse, determinat de dubla reprezentare a patrimoniului.

Capacitatea de verificare a balantei este asigurata de principiul dublei inregistrari, iar pe aceasta baza de egalitatea dintre debitul si creditul conturilor.

Balanta se intocmeste lunar si cuprinde toate conturile folosite de intreprindere.

Rezulta ca functia de baza a balantei este cea de control a inregistrarii contabile prin intermediul dublei inregistrari. Balanta constituie si un instrument de analiza a activitatii economico-financiare, in sensul ca ofera informatii de ansamblu asupra volumului modificarilor din patrimoniu.

Balanta este o punte de legatura intre cont si bilant. La deschiderea exercitiului, ea face trecerea de la bilant la cont iar la inchiderea exercitiului de la cont la bilant (soldurile conturilor se trec din balanta in bilant). Se asigura astfel corelatia dintre dubla inregistrare si dubla reprezentare.

In cazul in care in balanta nu exista egalitatea dintre debitul si creditul conturilor (solduri D si C, rulaje D si C, total sume D si C) s-au produs erori cu prilejul inregistrarilor efectuate, dintre care se amintesc:

omiterea unei sume din debitul sau creditul unui cont;

inscrierea eronata a unei sume in debitul sau creditul unui cont;

stabilirea eronata a rulajelor, totalului sumelor sau soldurilor.

Prin balanta nu se pot scoate in evidenta erori ca

omiterea completa a inregistrarii unei operatii economico-financiare;

inregistrarea eronata a unei sume in ambele conturi corespondente;

inregistrarea unei sume in alte conturi decat cele corespunzatoare naturii economice a operatiei.

Clasificarea balantei de verificare se poate face dupa:

natura conturilor pe care le cuprinde

T    balanta conturilor sintetice (generala) sau

T    balanta conturilor analitice;

numarul de egalitati ce se stabilesc prin insumarea coloanelor pe care le cuprinde.

Balanta conturilor sintetice, denumita si balanta generala, cuprinde toate conturile sintetice utilizate de intreprindere.

Balanta conturilor analitice se intemeiaza pe corelatiile cu privire la solduri, rulaje si total sume ce intervin intre contul sintetic si analiticele sale.

Dupa numarul de coloane pe care le cuprinde distingem

balanta cu o singura egalitate, care poate fi:

T    balanta de sume, cuprinzand doua coloane, Total sume debitoare si Total sume creditoare, egale intre ele;

T    balanta de solduri, care cuprinde tot doua coloane, Total solduri finale debitoare si Total solduri finale creditoare, egale intre ele;

balanta cu doua serii de egalitati, care rezulta din compunerea celor doua balante, de sume si de solduri; are, deci, patru coloane egale intre ele doua cate doua;

balanta cu trei serii de egalitati, avand sase coloane egale intre ele doua cate doua: Total solduri initiale debitoare = Total solduri initiale creditoare, Total rulaje debitoare = Total rulaje creditoare, Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare;

balanta cu patru serii de egalitati, care cuprinde opt coloane, egale intre ele doua cate doua: Total sume precedente debitoare = Total sume precedente creditoare, Total rulaje debitoare = Total rulaje creditoare, Total sume debitoare = Total sume creditoare, Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare;

balanta sah, care se prezinta sub forma tablei de sah, corespondenta dintre conturi stabilindu-se la intretaierea liniilor cu coloanele;

Metodologia de intocmire a balantei

Pentru a intocmi balanta de verificare se trece succesiv prin urmatoarele etape:

inregistrarea operatiilor economico-financiare in ordine cronologica (rezultand Jurnalul de inregistrare sau Registrul Jurnal) si sistematica (trecerea sumelor din formulele contabile in conturi);

totalizarea sumelor din debitul si creditul fiecarui cont (rulaje, total sume) si calculul soldurilor finale;

trecerea datelor din conturi (fise sintetice sah sau Cartea Mare) in balanta de verificare;

se aduna apoi balanta pe coloane, iar totalurile stabilite in cadrul fiecarei perechi de coloane trebuie sa fie egale intre ele (Debit = Credit). Daca doua sau mai multe coloane nu sunt egale intre ele inseamna ca s-au produs erori de inregistrare. Pentru descoperirea lor se procedeaza la verificare, in ordinea inversa etapelor de intocmire a balantei, etapa cu etapa, pana la descoperirea erorii. Daca nu se descopera eroarea pana la ultima etapa de inregistrare a operatiilor economico-financiare in ordine cronologica si sistematica, se procedeaza la o verificare prin punctaj, document cu document. Cu aceasta ocazie se pot descoperi si erorile pe care altfel balanta nu le pune in evidenta.

Exemplu: Presupunem ca la inceputul lunii martie "N" situatia in conturi este:

"Capital social" 500.000 lei;

"Rezerve" 30.000 lei;

"Constructii" 350.000 lei;

"Marfuri" 400.000 lei;

"Furnizori" 250.000 lei;

"Clienti" 300.000 lei;

"Conturi la banci in lei" 250.000 lei;

"Credite pe termen scurt" 620.000 lei;

"Casa in lei" 100.000 lei.

In cursul lunii martie "N" au loc operatiile:

1) Se vinde intregul lot de marfuri cu incasare ulterioara la pretul de 550.000 lei;

2) Se incaseaza creanta clienti in suma de 700.000 lei, prin virament;