ORGANIZAREA CONTABILITATII SALARIILOR CU MIJLOACELOR MODERNE DE CALCUL SI EVIDENTA A SALARIILOR

ORGANIZAREA CONTABILITATII SALARIILOR IN

CONDITIILE UTILIZARII MIJLOACELOR MODERNE DE CALCUL

SI EVIDENTA A SALARIILOR

Desfasurarea activitatilor umane impune identificarea, culegerea, memorarea si prelucrarea unui volum mare de informatii. Informatia este un element esential al vietii individuale si sociale. Daca viata individuala lasa la libertatea fiecaruia modul de memorare si folosire a informatiei personale, viata sociala impune reguli de pastrare, transmitere si prelucrare a informatiei in functie de volumul si importanta sociala a acesteia. De aici si caracterul predominant scris al informatiei sociale, spre exemplu al informatiilor din cadrul unei societati comerciale, banci, burse de valori, institutii.

Uzuantele relatiilor dintre firme sau ale relatiilor dintre acestea si institutiile de stat si bancare obliga la prezentarea situatiilor si raportarilor, deci a informatiei intr-o anumita forma, riguros reglementata.

Complexitatea si diversitatea locurilor si momentelor in care se obtin sau se solicita informatii aduc sistemele de comunicatii, locale sau la distanta, in centrul preocuparilor managementului informational al firmelor. Informatia a devenit ea insasi o resursa a oricarui organism economic sau social, deosebit de importanta, de calitatea, complexitatea si oportunitatea sa depinzand in mod direct calitatea deciziilor luate si,implicit, efectele in plan economic si social. Toate acestea ne conduc la ideea ca informatia poseda o valoare economica bine precizata, distincta, intrinseca si cu caracter specific prin natura, dinamica si rolul pe care il joaca in sistemele informationale, decizionale, de control si reglare cibernetica micro si macroeconomica.

Informatica reprezinta un domeniu al cunoasterii umane al carui obiect de studiu il reprezinta mijloacele si tehnicile de culegere, prelucrare, transmitere si gestiune a informatiilor utilizand sisteme electronice de calcul (calculatoare).

Orice organism economic reprezinta un sistem format dintr-un ansamblu de componenete intercorelate, care sunt organizate si functioneaza in vederea atingerii unor obiective specifice. El reprezinta un sistem complex, socio - economic, autoreglabil si deschis catre spatiul economiei nationale si al economiei mondiale.

Rezulta ca functionarea optima a organismului economic presupune, o data cu derularea proceselor tehnologice si economice specifice, si culegerea, transmiterea si prelucrarea datelor privitoare la aceste procese in vederea obtinerii informatiilor necesare luarii deciziilor.Deciziile vizeaza atat conducerea curenta, cat si elaborarea unor strategii privind evolutia viitoare a firmei.

Sistemul informational reprezinta un ansamblu tehnico - organizatoric ce are ca obiectiv obtinerea informatiilor necesare pentru fundamentarea deciziilor in procesul de conducere.

Orice sistem informational se grefeaza pe structura organismului economic si va asigura culegerea, transmiterea, prelucrarea, stocarea datelor si transmiterea informatiilor astfel obtinute catre sistemul de conducere.

La ora actuala, marea majoritate a proceselor informationale se realizeaza utilizand calculatoarele electronice si fac parte integranta din sistemul informational al firmei.

Sistemul informational presupune existenta urmatoarelor elemente specifice:

resurse tehnice si de comunicatie reprezentate de calculatoare electronice si mijloace de transmitere a datelor atat in interiorul organizatiei, cat si spre/dinspre mediul economic exterior;

resurse software reprezentate de sistemele de operare, fara de care calculatoarele nu ar fi operationale, si aplicatii (ansambluri de programe) necesare prelucrarii datelor pentru obtinerea de noi informatii ;

resurse umane (personal specializat in prelucrarea automata a datelor);

datele necesare prelucrarii organizate sub forma fisierelor sau a bazelor de date.

Intre sistemul informational si organismul economic exista o interdependenta in sensul ca orice schimbare in strategia, principiile si normele de conducere va impune mutatii calitative la nivelul sistemului informational, dar in egala masura promovarea tehnologiilor informationale moderne va determina adaptari rapide in plan managerial.

1.Obiectivele sistemului informatic al firmei

Obictivele reprezinta scopuri imediate si de perspectiva ale perfectionarii activitatii economice si de conducere, in vederea ridicarii nivelului de infomare operativa si previzionala a factorilor de conducere, a perfectionarii metodelor si proceselor tehnico-informative si de conducere pentru asigurarea maximizarii eficientei economice si a rentabilitatii unitatii beneficiare.

Obiectivele sistemului informational presupun abordarea si rezolvarea informatica a unor probleme cu caracter sintetic si analitic intr-o maniera sistemica, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt diferentiate in functie de nivelele micro si macroeconomice avand caracteristici generale si specifice, subordonate cadrului legislativ-normativ, dotarii cu tehnica de calcul si cerintelor dezvoltarii economice, imediate si de perspectiva, a unitatii beneficiare.

Obiectivele generale a unui sistem informatic se refera la problemele cu caracter global ale conducerii societatii comerciale dar si la problemele structurale specifice compartimentelor functionale in scopul realizarii atributelor conducerii si ale functiilor unitatii economice. In raport de aceste aspecte, obiectivele generale pot fi:

de conducere (manageriale);

finctionale;

Obiectivele de conducere urmaresc aspecte globale de conducere ale unitatii economice.

Obiectivele functionale ale unui sistem informatic au in vedere informatizarea activitatii in conformitate cu anumite functii ale unitatii economice ( comerciala, financiar-contabila si de personal), desfasurate la nivelul compartimentelor functionale.

Aceste obiective sunt fundamental dependente de specificul activitatilor regiilor autonome sau al societatilor comerciale.

Obiectivele specifice ale unui sistem informatic urmaresc rezolvarea unor probleme legate strict de activitatea de baza (productie, comert, servicii) si cea auxiliara, in raport de functiile de cercetare si productie.

Obiectivele specifice au un caracter propriu si dependent de rolul unitatii economice in mecanismul economiei de piata.

Privite sub acest aspect, obiectivele specifice ale unui sistem informatic pot fi structurate in:

obiective specifice activitatii de baza;

obiective specifice activitatii auxiliare.

Obiectivele generale si specifice ale unui sistem informatic pot surprinde si alte aspecte concrete ce decurg din:

marimea unitatii economice;

ponderea acesteia intr-o ramura de activitate;

gradul de specializare a activitatii de baza si auxiliare, intr-un domeniu concret al economiei de piata;

gradul de participare al unitatii economice la derularea unor operatii de import- export, cooperare internationala, factori ce pot impune si alte tipuri de obiective, a caror nuantare va fi diferita de la o unitate economica la alta.

Obiectivele sistemului informatic trebuie sa asigure:

utilizarea eficienta a sistemelor electronice de calcul si a retelei de calculatoare;

cresterea volumului si a calitatii informatiei oferite;

asigurarea oportunitatii si realitatii informatiilor cuvenite;

cresterea confidentialitatii datelor;

protectia privind accesul la date si prelucrari in conformitate cu autorizarile stabilite;

cresterea vitezei de circulatie a informatiilor, reducerea circuitelor informationale si a timpului de raspuns ca urmare a realizarii noului sistem informatic.

De asemenea aceste obiective trebuie sa asigure functionarea performanta, in conditii de fiabilitate si stabilitate in timp, a intregului ansamblu de echipamente de calcul, care trebuie sa realizeze:

folosirea in retea a gamei de echipamente de calcul, pentru a satisface integral cerintele sistemului informatic proiectat

realizarea celei mai operative si adecvate metode de codificare si introducere a datelor, in scopul minimalizarii timpului de incarcare a colectiilor de date prin intermediul fitierelor sau bazei de date;

adoptarea unor solutii performante de realizare a procedurilor de exploatare a colectiilor de date in vederea obtinerii pe monitor a tablourilor de bord si generarea la imprimanta a rapoartelor;

asigurarea unei securitati si confidentialitati maxime a colectiilor de date.

Abordarea integrala a obiectivelor generale si specifice permite proiectarea unui sistem informatic integrat (total) la nivelul unei unitati eonomice in conditii de eficienta maxima.

Obiectivele sistemului informatic urmeaza a fi concretizate in iesirile specifice ale acestuia: indicatori economico-financiari, liste, situatii de iesire, grafice, iesiri catre alte sisteme

Obiectivele variaza, desigur, in functie de dimensiunile companiei (numarul angajatilor, ierarhia functiilor, structurile departamentale) dar si de specificul ei.

Pricipalele obiective ce trebuie urmarite de un creator de aplicatii din aceasta categorie sunt:

pentru evidenta personalului :

codificarea locurilor de munca, a salariatilor, a profesiilor si functiilor acestora, a datelor personale etc.;

asigurarea culegerii datelor, grupate pe categorii de informatii si a intretinerii acestor date la zi;

elaborarea diverselor situatii de personal;

arhivarea periodica a datelor;

utilizarea arhivelor pentru elaborarea unor situatii la cerere etc.

pentru calculul salariilor:

asigurarea datelor de pontaj, prezenta etc.;

elaborarea listelor de avansuri lunare;

punerea la zi a impozitelor pe salarii;

punerea la zi a salariilor, sporurilor si adaosurilor pentru fiecare salariat; calculul salariilor, a impozitelor, a altor categorii de retineri conform legislatiei specifice;

elaborarea lunara a statelor de plata, pe locuri de munca, sectoare de activitate sau pe alte criterii de interes;

elaborarea centralizatoarelor, a recapitulatiilor, a fiselor de salarii;

elaborarea dispozitiilor de plata a impozitelor si taxelor cu diferite destinatii;

elaborarea operatiunilor contabile (nota contabila) pentru inregistrare in contabilitate;

intretinerea fiselor de evidenta a salariilor; arhivarea lunara a datelor;

utilizarea arhivelor pentru elaborarea diverselor situatii privind salariile, impozitele si taxele, retinerile etc.

Dimensiunea fimei ramane criteriul de baza pentru alegerea softului necesar. Dat fiind ca o firma se poate dezvolta pe parcurs, flexibilitatea programului creeaza un atu important. Astfel, intr-o prima faza, se poate opta pentru o varianta simpla, fiind adaugate ulterior functiuni, in functie de necesitatile ivite.

Desele modificari legislative au dat si ele de lucru specialistilor in software. Corelarea cu legislatia se numara, adesea, printre facilitatile incluse in pretul programului.

Perfectionarea programului de evidenta a salariilor s-a impus cu atat mai mult cu cat sistemul prestarilor de servicii in regim de colaborare s-a dezvoltat in ultima vreme.

Nivelul mare de impozitare a generat si necesitatea de calcul automat net-brut, mai ales ca salariul este cel mai adesea negociat la valoarea lui neta.

Generarea unor rapoarte care sa includa costurile (deci valoarea bruta) pe nivelul unui departament, al unei sectii sau pe ansamblul companiei ajuta managerul sa evalueze care din substructurile companiei il costa mai mult si daca sunt justificate sau nu acele cheltuieli.

Performantele individuale ale fiecarui angajat pot fi, de asemenea, strict urmarite prin generarea unui raport care include date personale, cumulate cu situatia platilor catre acelasi salariat. O asemenea evidenta va deveni absolut necesara cand se va trece la impozitarea venitului global, venit care va reprezenta o medie a tuturor veniturilor obtinute pe o anumita perioada.

2.Necesitatea crearii unui sistem informatic integrat la S.C. VRANCART S.A.

Avand in vedere faptul ca S.C. VRANCART S.A. este o intreprindere mare, cu o structura organizatorica complexa, este necesara utilizarea unui sistem informatic care sa presupuna integrarea in contabilitatea financiara a urmatoarelor componente:

gestiunea clienti-vanzari;    

gestiunea furnizori-cumparari;    

gestiunea stocuri materiale-produse finite;    

salarizare personal;

active corporale si calculul amortizarii;

contabilitatea financiara.

Aceste componente sunt integrate informational si au ca punct de convergenta subsistemul financiar-contabil pentru reflectarea in final a tuturor proceselor economice. Integrarea financiara a unitatiii presupune:

definirea formulelor contabile (stabilirea si introducerea lor in memoria calculatorului) utilizate la nivel de unitate. Aceste formule sunt conforme cu Legea contabilitatii;

orice document introdus in sistem (de exemplu: extras de cont, factura, bon de consum, state de salarii) se prelucreaza obtinandu-se automat, pentru conturile afectate, rulajele lunii aferente, debitoare si creditoare. Aceasta va crea automat o corelare intre conturile analitice si sintetice introduse in balanta contabila a unitatii.

Sistemul informatic integrat trebuie sa raspunda cerintelor impuse de Ministerul Finantelor:

a) sa asigure conditiile necesare efectuarii controlului legal de catre persoanele interne sau externe:

controlul intern este asigurat de cuprinderea in procedurile de prelucrare a prevederilor reglementate in vigoare si posibilitatea actualizarii acestora in functie de modificarile intervenite in legislatie;

asigurarea protectiei datelor impotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor impotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor in sistemul informatic.

b) sa raspunda urmatoarelor criterii considerate minimale:

sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

sa asigure precizarea cu claritate a sursei, continutului si apartenentei fiecarei date introduse in sistemul informatic;

sa asigure listarea tuturor operatiunilor efectuate in evidenta contabila pe baza de documente justificative, numerotate in ordine cronologica, fiind imposibil de efectuat inserari, modificari, precum si orice adaugari ulterioare;

sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii.

c) sitemul sa nu permita:

deschiderea a doua conturi cu acelasi nume;

modificarea numarului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acelasi cont;

suprimarea unui cont in cursul exercitiului curent sau in cursul exercitiului precedent daca acesta contine informatii in sold.

d) sistemul de prelucrare si modul de organizare sa fie de tip retea de calculatoare;

e) tipul de organizare a culegerii datelor sa fie de prelucrare a acestora in timp real, cu efectuarea controlului imediat.

Functii la dispozitia utilizatorului:

includerea in sistem a unui generator de rapoarte;

realizarea sistemului integrat prin utilizarea unui generator de baze de date;

securitatea datelor si accesul la informatii se face pe baza drepturilor acordate utilizatorilor responsabili de activitati definite in cadrul fiecarui compartiment.

Cerinte privind punerea in functiune a sistemului:

realizarea acestui sistem presupune existenta unei configuratii de calculatoare PC, legate printr-o retea locala;

fiecare informatie se inregistreaza o singura data la locul si momentul producerii ei in baza de date.

In legatura cu functionarea fiecarui modul se stabilesc sarcinile concrete pe compartimente care concura la punerea in functiune a respectivului modul. Aceste sarcini sunt incluse in fisa postului specifica fiecarei persoane care concura la exploatarea sistemului informatic.

3.Prezentarea sistemului informatic utilizat in cadrul S.C. VRANCART S.A.

S.C. VRANCART S.A. utilizeaza pentru calculul drepturilor banesti ale salariatilor un pachet de programe creat in sistemul de gestiune a bazelor de date relationale PARADOX.

Pachetul de programe prezinta urmatoarea structura:

un program radacina;

un program de introducere a pontajelor;

un program de calcul;

un program de listare.

Aplicatia de 'Salarii' este strans legata de programul 'Personal' de unde se preiau informatiile:

Matricol

Nume Prenume

Salariu tarifar

Sporuri ( vechime, conditii grele, toxicitate, periculozitate, alte sporuri)

Aceste date sunt preluate ca atare din programul 'Personal' (actualizarea datelor in acest program se face de catre persoane din cadrul serviciului 'Personal'), de corectitudinea acestora depinzand corectitudinea programului de 'Salarii'.

In ceea ce priveste calculul salariilor, acesta se face in doua etape:

prima etapa cuprinde avansul;

a doua etapa cuprinde lichidarea care se ataseaza adaosurile si retinerile.

Pentru calculul salariilor se foloseste macheta 'Introducere date' care cuprinde:

Pontaje avans

Pontaje lichidare

Retineri

adaugare noi retineri;

modificare retineri.

Actualizari salariale - se pot introduce date privind:

concedii odihna;

concedii medicale;

prime;

obligatii cetatenesti.

Pe baza datelor prezentate mai sus, se determina urmatoarele situatii de iesire:

a) situatii privind statele de plata: un stat de plata pentru serviciul financiar, un stat de plata pentru semnat (cuprinde: marca, nume, suma), fluturasii.

b)situatii privind retinerile: lista cu imputatiile, borderou chirii, borderou rate incasate, borderou garantii materiale.

In cadrul S.C. VRANCART S.A. se observa ca lucrul cu calculatorul a dus la usurarea activitatii desfasurate in ceea ce priveste salarizarea. Astfel, o serie de situatii sunt scoase pe calculator pe baza datelor de intrare introduse de utilizator, date furnizate de compartimentul financiar-contabil.

De exemplu, statul de salarii este scos pe calculator in doua exemplare, oferind astfel o mai mare corectitudine a datelor.

De asemenea, este foarte important faptul ca fiecare salariat primeste un fluturas in care sunt cuprinse toate drepturile si obligatiile ce ii revin in calitate de angajat.

Cu toate acestea se remarca faptul ca programul informatic este destul de greoi construit, neoferind o claritate a datelor la un nivel ridicat.

Acest program intern al S.C. VRANCART S.A. este circumscris doar la calculul efectiv al salariilor si nu creeaza legaturi cu inregistrarile in contabilitate aferente procesului de salarizare.

4 Aplicatie informatica privind evidenta si calculul salariilor

Modelarea conceptuala

A. Descrierea bazei informationale de intrare

Adaptarea documentelor de intrare la cerintele sistemului informatic reprezinta o faza importanta in cadrul proiectarii generale, ce are ca obiectiv principal formalizarea documentelor din punct de vedere al continutului si al formei, astfel incat acestea sa corespunda exigentelor specifice ale sistemului informatic in concordanta cu conditiile concrete economice.

Modificarile de continut vizeaza:

• Adaugarea in documente a rubricilor pentru coduri in masura in care acestea nu sunt deja prevazute;
• Eliminarea atributelor ce se obtin prin calcule;
• Regruparea si modificarea rubricilor aferente atributelor ce contin date care se vor introduce in sistemul informatic astfel incat sa se gaseasca in acelasi loc toate documentele.

Desi se pastreaza individualitatea fiecarui tip de document, se defineste o zona

comuna identica pentru toate documentele din care se vor prelua datele pe suporturi tehnice.

Modificarile de format sunt impuse de prelucrarea directa a datelor, prin intermediul videoterminalelor.

B. Prezentarea situatiilor de iesire

Pe baza datelor introduse dupa mecanismul prezentat, se determina urmatoarele situatii de iesire, destinate unitatii economice:

• O lista de avans chenzinal
• Un stat de plata
• Lista cu imputatiile
• Fisa fiscala

Momentul generarii situatiilor de iesire asigura obtinerea de situatii cu caracter

operativ, periodic si aleator.

Structura situatiilor de iesire este prezentata in anexe.

C. Modelul conceptual al datelor

Este prezentat mai jos.

D. Modelele conceptuale ale prelucrarilor

Modelul conceptual al prelucrarilor pentru "Angajarea personalului"

CV Repartitie Scrisoare de intentie

a b c

a si b

sau c

Verificarea actelor necesare:

- certificat de nastere;

- certificat de casatorie;

- certificat de nastere copii;

- acte de studii;

- fisa de lichidare;

- carte de munca.

DA NU

Angajare Angajare

acceptata amanata

Intocmire contract

individual de munca

Contract individual

de munca

Intocmire dosar individual

Dosar

individual

Intocmire fisa personala

Fisa personala

Modelul conceptual al prelucrarilor pentru "Inregistrarea si plata avansului"

Sosirea FCP

Intocmire lista avans

Ziua de plata Lista

a avansului avans

a b

a si b

Intocmire CEC

CEC

Ridicare numerar de la banca

Inregistrarea numerarului in registrul de casa

Registru Plata

de casa pregatita

Plata avans

Lista avans

platita

Intocmire chitanta

Chitanta

Inregistrare chitanta in registrul de casa

4.2 Modelarea logica

Realizarea modelarii logice are la baza modelul relational al datelor

SALARIAT

Marca Nume Prenume Vechime Sex Profesie DataInceput NrPersIntretinere CodCompart Salariu

COMPARTIMENT

CodCompart DenCompart

CONDUCE

Marca CodCompart IndemnConduc

SCHEMA COMPARTIMENT

NrPost Functie CalificareCeruta

ISTORIC

NrPost Marca DataInceput DataSfarsit SalariuTarifar

CERTIFICAT MEDICAL

NrCertificat DataCertificat DataIncep DataSf

PONTAJ

NrFCP Luna Anul

PREZENTA

Marca NrFCP OreLucrate OreConcediu

4.3 Realizarea si implementarea sistemului informatic

Etapa de implementare finalizeaza activitatea de proiectare si realizare a sistemului informatic, avand ca obiectiv testarea functionarii noului sistem in conditii concrete si cu date reale, ale unitatii beneficiare, pentru aducerea sistemului informatic la stadiul de exploatare efectiva.

In cadrul acestei etape se testeaza, se verifica si se asimileaza toate solutiile stabilite in etapele anterioare si se valideaza rezultatele obtinute.

Realizarea unei implementari eficiente presupune participarea urmatorilor factori:

• Unitatea economica in care se implementeaza sistemul proiectat, asigura conditiile tehnice, organizatorice, informationale si informatice in vederea introducerii si functionarii sistemului informatic. De asemenea, unitatea trebuie sa asigure operativitatea, calitatea si acuratetea datelor de intrare;
• Sistemul electronic de calcul asigura prelucrarea datelor din baza de date proiectata;
• Cadrul organizatoric si informational impune existenta conditiilor financiare, materiale si organizatorice pentru transmiterea datelor si obtinerea rezultatelor;
• Fondul informational presupune pregatirea datelor reale prin codificare, verificare si inregistrare in documentele de intrare, in scopul incarcarii bazei de date specifice noului sistem;

Gradul de realizare a implementarii noului sistem asigura programarea si

desfasurarea optima a activitatilor etapei de implementare in functie de resursele umane, materiale si financiare.