Contabilitatea institutiilor publice

Contabilitatea institutiilor publice

a) Documente justificative - prevederi generale

Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate sunt interzise.

Potrivit prevederilor legale privind intocmirea si utilizarea formularelor comune si acelor cu regim special utilizate in activitatea financiara si contabila orice operatiune economica efectuata se consemneaza intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Documentele justificative sunt documente primare care probeaza legal o operatiune.

Documentele justificative cuprind, cel putin, urmatoarele elemente principale:

denumirea documentului;

denumirea si sediul persoanei juridice care intocmeste documentul;

numarul si data intocmirii acestuia;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economice (cand este cazul);

continutul operatiunii economice si, daca este cazul, temeiul legal al efectuarii acesteia;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;

numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, dupa caz;

alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Formularul "Fisa pentru operatiuni bugetare" serveste ca document pentru evidenta analitica astfel:

la institutiile publice finantate de la buget - pentru evidenta creditelor bugetare aprobate, a platilor de casa si a cheltuielilor efective;

la institutiile publice finantate din venituri proprii - pentru evidenta prevederilor din bugetul aprobat, a platilor de casa si a cheltuielilor efective

b) Formele de inregistrare in contabilitate

Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului bugetar.

La institutiile publice forma de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economico-financiare este "maestru-sah".

In cadrul formei de inregistare "maestru-sah", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea-mare si Balanta de verificare.

La institutiile publice se poate folosi forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah simplificat". In acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe "Fise de cont pentru operatii diverse", deschise pentru fiecare cont sintetic in Cartea-mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de inregistrare "maestru-sah".

Evidenta analitica a creditelor bugetare, platilor de casa si a cheltuielor efective se tine cu ajutorul "Fisei pentru operatii bugetare".

Registrele de contabilitate obligatorii sunt:

registrul-jurnal;

registrul-inventar;

cartea mare.

Acestea se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic operatiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate.

Registrul-jurnal se intocmeste de fiecare institutie si de fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv.

Registrul-jurnal este prezentat sub forma unui registru-jurnal general si al unor registre-jurnal auxiliare. Principalele registre-jurnal auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionarile, vanzarile, trezoreria, operatiile diverse, in functie de necesitatile institutiei. Periodic, de regula lunar, totalurile registrelor-jurnal auxiliare se centralizeaza in registrul-jurnal general.

In cazul conducerii contabilitatii cu ajutorul tehnicii de calcul fiecare operatiune se va inregistra in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor. In aceasta situatie registrul-jurnal se editeaza lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor. Registrul-jurnal parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial se completeaza lunar prin preluarea totalului din registrul-jurnal obtinut cu ajutorul tehnicii de calcul.

Operatiile de aceeasi natura privind acelasi loc de activitate pot fi recapitulate intr-un document centralizator care sta la baza inregistrarii in registrul-jurnal.

Registrul-inventar este un document obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale.

Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea institutiei, anual la inchiderea exercitiului, cu ocazia incetarii activitatii, fara stersaturi si spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si in procesele-verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ si de pasiv. Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice. Registrul-inventar serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii si ca proba in litigii.

Acest registru se numeroteaza si se completeaza fara stersaturi si fara a se lasa spatii libere.

In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga intrarile si se scad iesirile de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului.

Registrul "Cartea mare" este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale.

Registrul "Cartea mare" sta la baza intocmirii balantei de verificare si se intocmeste de fiecare institutie, precum si de fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate proprie.

Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub forma de registru sau foi volante si listari informatice legate sub forma de registru, dupa caz.

Registrele de contabilitate prevazute se numeroteaza inainte sau pe masura intocmirii lor, iar la inchiderea conturilor acestea se bareaza, nefiind admisa inregistrarea unor operatii ulterioare.

Registrul-jurnal si registrul-inventar se numeroteaza si se snuruiesc inainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare si inregistrare.

Numerotarea filelor registrelor se face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor. Volumele urmatoare de registre contabile se vor inregistra la organele fiscale teritoriale pe masura completarii celor inregistrate si parafate anterior, efectuandu-se totodata completarea acestora fara stersaturi, spatii libere sau file lipsa.

Registrele de contabilitate numerotate, snuruite, parafate, inregistrate la organele fiscale teritoriale si conduse regulat pot fi admise ca proba in cazul litigiilor, precum si in orice alte situatii.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiilor patrimoniale se intocmeste lunar balanta de verificare.

Registrul "Cartea mare" serveste la tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare contabila "maestru-sah". Acest registru poate fi suplinit de "Fisa de cont pentru operatii diverse".

La institutiile publice se poate folosi forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah simplificat". In acest caz, contabilitatea se tine pe "Fise de cont pentru operatii diverse", deschise pentru fiecare cont sintetic in registrul "Cartea mare" (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de inregistrare "maestru-sah".

Evidenta analitica a creditelor bugetare, a platilor de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul "Fisei pentru operatii bugetare".

Balanta de verificare

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiilor patrimoniale se intocmeste lunar balanta de verificare.

Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile institutiei urmatoarele elemente:

simbolul si denumirea conturilor, in ordinea din planul de conturi;

totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente;

rulajele curente debitoare si creditoare;

totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii curente;

soldurile finale debitoare si creditoare.

Balanta de verificare la 1 ianuarie se completeaza cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie.

Cu ajutorul balantei de verificare se pot urmari corelatiile dintre egalitatile generate de dubla inregistare a operatiilor patrimoniale in contabilitate, respectiv concordanta dintre totalul inregistrarilor din registrul-jurnal si totalul rulajelor debitoare si totalul rulajelor creditoare din balanta, precum si concordanta dintre totalul soldurile finale debitoare si creditoare din registrul "Cartea mare" si totalul soldurile finale debitoare si creditoare din balanta.

Balanta de verificare se intocmeste atat pentru conturile sintetice cat si pentru cele analitice. Pentru conturile analitice se poate intocmi numai situatia soldurilor.

Prin intermediul balantei de verificare se poate urmari concordanta dintre conturile sintetice si conturile lor analitice.

c)Sistemul informatic

Institutiile publice care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile si controlul datelor inregistrate in contabilitate, precum si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa permita, in orice moment, reconstituirea elementelor si continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind fie de la data de intrare, fie pornind in ordine inversa, de la continutul sintetic la conturilor, listelor sau altor informatii, pe baza carora sa se poata determina datele de intrare.

Organele de control, cu ocazia verificarilor ce le efectueaza la institutiile care prelucreaza in sistem automat datele din evidenta contabila, au dreptul de acces la documentatia de analiza, programare si de utilizare a tehnicii de calcul in vederea efectuarii corespunzatoare a testelor necesare.

Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie astfel organizate incat sa permita controlul respectarii reglementarilor in vigoare cu privire la securitatea datelor si a fiabilitatii sistemului de prelucrare.

Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul tehnicii de calcul poarta raspunderea prelucrarii informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea pe care le transmit pentru prelucrare.

Responsabilitatile ce revin personalului institutiei cu privire la utilizarea tehnicii de calcul se stabilesc prin regulamente interne.

d) Pastrarea, arhivarea, reconstituirea documentelor

Potrivit prevederilor legale, registrele de contabilitate, precum si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani.

In caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art.1 din Legea contabilitatii nr.82/1991, situatiile financiare anuale, precum si registrele si celelalte documente se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.

Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreazai in arhiva, de regula, in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiunilor si in ordine cronologica in cadrul exercitiului financiar la care se refera. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in termenele prevazute de lege.

Potrivit Legii contabilitatii nr.82/1991 republicata, in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit reglementarilor emise in acest scop. Documentele contabile reconstituite vor purta mentiunea "Reconstituit".

e) Exercitiul bugetar

Exercitiul bugetar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate cand acesta incepe la data infiintarii institutiei publice prin actul normativ de infiintare, potrivit uneia dintre cele doua reguli, a "exercitiului" sau a "gestiunii".