DOCUMENTELE CONTABILE

DOCUMENTELE CONTABILE

Documentele sunt acte scrise care se intocmesc la locul si in momentul infaptuirii operatiei economico-financiare permitand reflectarea acestora in contabilitate. Multitudinea si diversitatea lor face necesara o clasificare dupa mai multe criterii:

Dupa necesitatea si rolul lor, avem:

1.Documente justificative - confirma infaptuirea operatiilor si ca urmare constituie proba in justitie. La randul lor se clasifica dupa urmatoarele criterii:

a)    dupa functia lor

documente de dispozitie - dau dispozitie unei persoane sa infaptuiasca o anumita operatie. De exemplu: ordinul de plata intocmit de intreprindere si introdus in banca da dispozitie acesteia sa efectueze plata sumei mentionate catre beneficiarul sumei inscris in document. Dispozitia de plata sau incasare catre casiere da dispozitie casierului sa efectueze plata unei anumite sume sau sa incaseze o suma de la un tert;

documente justificative propriu-zise - confirma infaptuirea operatiei. De exemplu: nota de intrare receptie confirma receptia materialelor, marfurilor in gestiunea intreprinderii;

documente mixte - pe de-o parte dau dispozitie pentru infaptuirea operatiei, pe de alta parte o confirma. De exemplu: prin bonul de consum materiale intocmit de beneficiarul acestora si avizat de seful compartimentului din care face parte sa da dispozitie gestionarului sa pregateasca si elibereze materialele pentru consum. Semnatura gestionarului si a beneficiarului pe bon confirma infaptuirea operatiei;

b)    dupa modul de intocmire:

documente primare - inscriu pentru prima data infaptuirea operatiei. De exemplu: factura pentru vanzarea de bunuri, statul de salarii, etc.

centralizatoare - se intocmesc pe baza documentelor primare si sintetizeaza informatiile din acestea pentru o anumita perioada, sau pentru mai multe compartimente din intreprindere. De exemplu: recapitulatia marfurilor si ambalajelor vandute in ziua de. sau in perioada de. centralizatorul satelor de salarii pe intreprindere, est.

c)    in functie de natura operatiilor consemnate in documente:

documente privind infiinterea intreprinderii, schimbari in actele de infiintare, fuziune, dizolvare, etc. Actul de constituire, acte de mentiuni la registrul comertului, hatarari privind fuziunea sau dizolvarea, etc.

documente privind imobilizarile: proces verbal de receptie si/sau definitive a mijloacelor fixe, fisa mijlocului fix, bon de miscare mijloace fixe, referat de necessitate a casarii, proces verbal de casare, lista de inventariere, etc.

documente privind stocurile:    facture de cumparare sau vanzare, nota de intrare receptive, bon de consum, nota de predare transfer restituire, lista de inventariere;

documente privind personalul: contract de munca (de prestari servicii);

documente privind prezenta la lucru: pontaj, liste de avans chenzinal, stat de salarii, liste de premiere, etc.

documente privind trezoreria: extras de cont, CEC de numerar, foi de varsamant, ordin de plata, registru de casa, chitanta, dispozitie de plata (incasare) catre casier, etc.

d)    dupa locul in care se intocmesc si circula:

documente interne: se intocmesc si circula doar in interiorul intreprinderii: bonuri de consum materiale, statul de salarii;

documente care se intocmesc in intreprindere si circula in afara ei (factura de vanzare, ordinul de plata) sau se intocmesc in afara intreprinderii si circula in interiorul ei (factura de cumparare, chitanta pentru incasari de la intreprindere intocmita de terti, etc.)

e)    dupa modul in care se intocmesc, circula si se pastreaza:

documente cu regim special - intocmirea, circulatia, prelucrarea si pastrarea este supusa normelor si normativelor legale in vigoare. Ele poarta seria si numarul documentului. Nu este permisa distrugerea acestora. Daca se greseste la completarea lor se anuleaza si raman la carnetul din care fac parte in toate exemplarele documentului;

documente fara regim special - nu sunt supuse unor reguli, intreprinderea utilizandu-le in functie de obiectivele urmarite;

f)    in functie de continut:

tipizate - au aceeasi liniatura pentru operatiile consemnate de aceeasi natura. In continutul acestora se prevad completate din tipar principalele informatii continute in document: unitatea furnizoare si cumparatoare, cod fiscal, adresa, banca, cod bancar, nominalizarile fiind facute la completarea documentului. Fiind liniate din tipar permit o completare mai rapida, pastrarea aceluiasi continut si prelucrarea mai usoara a documentului. Datele continute pot fi prezentate sub forma de lista (procesul verbal de receptie mijloace fixe), sub forma de tabel (statul de salarii), combinat (facture) in care datele de prezentare a partenerilor se face sub forma de lista, iar continutul propriu-zis sub forma de tabel;

netipizate se concep si liniaza in interiorul intreprinderii in functie de necesitatile urmarite in completarea documentului. Cele mai multe documente sunt cele centralizatoare.

2.Registre contabile - sunt prevazute de legea contabilitatii fiind obligatore intocmirea lor. Principalele sunt:

registrul jurnal - consemneaza toate operatiile economico-financiare in ordine cronologica. Totalul acestora lunar trebuie sa coincida cu rulajul curent din balanta de verificare, iar totalul annual cu rulajul cumulat din balanta intre 1 ian si 31 dec;

registrul inventor - sub forma de carnet care se numeroteaza, parafeaza si sigileaza de intreprindere fiind inscrise si stampilate de administratia financiara pe a carei raza teritoriala se afla firma. Inexistenta lor, neinregistrarea sau necompletarea se amendeaza pana la 50.000.000 lei. Acesta consemneaza bunurile, creantele, drepturile si obligatiile constatate la inventarierea din 31 dec, sau confirmate de terti. Permite reflectarea realitatii prin bilantul contabil.

jurnalul de cumparari consemneaza toate cumpararile intreprinderii in ordinea datelor in care au loc si TVA-ul aferenta acestora. Cuprinde numarul current, data, document fel si numar, denumirea furnizorului, codul fiscal, valoarea cumpararii (din care neimpozabila, baza de impozitare si TVA aferenta);

jurnalul de vanzari consemneaza toate vanzarile in ordinea cronologica a datei de vanzare. Cuprinde numarul current, data, document fel si numar, cumparatorul (denumire si cod fiscal), valoarea vanzarii (din care scutita de TVA, la export (TVA=0), baza impozabila si TVA aferenta);

registrul cartea mare - sub forma de carnet, fiecare fila corespunzand cate unui cont si cuprinzand urmatoarele date:

Datele pentru dezvoltarea debitului se iau din jurnalele conturilor corespondente: de casa, de banca. La sfarsitul fiecarei luni se total => rulajul debitor.

Rulajul creditor se preia in suma totala din jurul contului furnizori.

La sfarsitul fiecarei trimestru se totalizeaza informatiile de la 1 ian, astfel la sfarsitul anului se pot sti: total cumparari din an, total plati si modalitatea de plata, datoria ramasa neachitata.

Filele registrului carte mare cuprind toate conturile folosite in intregul an si inregistrarea operatiilor in ordine sistematica.

3.Documente de sinteza si raportare financiara - pot fi lunare (agentul economic intocmeste declaratia privind impozitele datorate bugetului de stat, acesta cuprinzand impozitul pe salarii, accizele, impozitul pe venitul persoanelor nerezidente in Romania, impozit pe dividend, taxe vamale, impozit pe venitul micro firmelor si impozit pe profit - ultimele doua se completeaza trimestrial), trimestriale sau semestriale.

Raportarile financiare se intocmesc si depun la 30 iunie si la 31 decembrie. Situatia patrimoniului si situatia rezultatului se intocmeste si se depune la final de semestru, pentru semestrul parcurs. La inchiderea exercitiului se depune:

De microintreprinderi - bilant, cont de profit si pierdere si anexele la bilant.

De firmele mici si mijlocii - bilant contabil propriu-zis, contul profit si pierdere, anexele la bilant si note.

De firmele care aplica standardele internationale de contabilitate, situatii care cuprind: bilantul contabil, contul profit si pierdere, situatia capitalurilor, tabloul de trezorerie, note anuale.

Modul de intocmire, prelucrare, circulatie si arhivare a documentelor

Intocmirea se poate face:

manual - completarea lor se face simultan in toate exemplarele documentului (indigo) scriind cu cerneala albastra sau neagra.

mecanic

automat (calculatorul)

Documentul trebuie sa poarte toate semnaturile prevazute de acesta, iar daca circula in afara firmei stampila rotunda. Legislatia oblige ca in cazul documentelor tipizate sa se completeze toate rubricile continute de document. Dupa completarea lui urmeaza verificarea: verificare de fond si una de forma. Cea de fond priveste verificarea legalitatii documentului, respectiv a legii sau contractului care sta la baza documentului. Verificarea oportunitatii operatiei (Este oportun a face reparatii capital la utilaje vara? Nu! sau Este oportun a face constructii iarna? Nu!),economicitatea operatiei, costurile cu care se realizeaza. Ca regula generala pentru efectuarea anumitor operatii: este necesara viza de control preventive pe document data de directorul economic sau contabilul sef. Daca el constata ca operatia este neeconomicoasa refuza la plata documentul respective si astfel operatia nu mai are loc. Verificarea formala priveste completarea documentului in toate rubricile si existent semnaturilor. Dupa completare documentul este remis tuturor compartimentelor care preiau informatii din el. Drumul parcurs de document din momentul intocmirii si pana la arhivare = circuit al documentului. In cazul fiecarei firme este necesara intocmirea unei scheme a circuitului documentelor in care se prevede:

persoana care intocmeste documentul

ultimul termen de intocmire

persoanele la care circula documentul

datele la care trebuie sa ajunga

persoana care arhiveaza documentul

De exemplu: o factura de vanzare - la compartimentul facturari in momentul vanzarii. Este remisa compartimentului desfacere pentru urmarirea indeplinirii planului de vanzare, compartimentului financiar sic el contabil pentru inregistrare.

Primite la compartimentul contabil documentele sunt supuse prelucrarii. Ele se sorteaza dupa natura operatiei, se completeaza aici sau se cer de la compartimentele care le-au primit si apoi se inregistreaza cronologic in contabilitate.

Urmeaza arhivarea documentelor care se face pentru un an de zile fie la compartimentul care le-a intocmit, fie la contabilitate. Arhivarea se poate face alphabetic dupa denumirea documentului sau natura operatiei sau cronologic dupa data documentului. Dupa un an documentele se predau arhivei firmei. Aici se pastreaza 10 ani de la data intocmirii lor cu exceptia documentelor privind infiintarea firmei, fuziunea, divizarea sau alte schimbari, bilanturilor contabililor si statelor de salarii care se pastreaza pe data de viata a firmei. La desfiintarea firmei aceste documente se predau la arhivele atatului.