Definirea si structura stocurilor

Definirea si structura stocurilor

Stocurile reprezinta:

- Active detinute de institutie pentru a fi vindute pe parcursul desfasurarii normale a activitatii.

- Active aflate in curs de productie in vederea vinzarii in procesul desfasurarii normale a actvitatii.

- Active sub forma de materii prime, materiale si alte materiale consumabile care urmeaza a fi folosite in procesul de productie sau pentru prestarea de servicii.

Cadrul legal - Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice identifica urmatoarele categorii de stocuri:

• materii prime,care participa direct la fabricarea produselor si se regasesc in produsul finit integral sau partial in stare initiala sau transformata;
• materiale consumabile care participa sau ajuta la procesul de exploatare fara a se regasi in produsul finit sau asigura desfasurarea activitatii curente a institutiei. Acestea includ: combustibil materiale pentru ambalat , piese de schimb, seminte si materiale de plantat, alimente si furaje, medicamente si materiale sanitare ,materiale cu character functional;
• materiale de natura obiectelor de inventar cuprind bunuri cre au o valoare mai mica decit limita stabilita de lege pentru a fi considerate active fixe corporale si o durata de viata utila mai mare de un an sau cu o durata de viata utila mai mica de un an si o valoare ami mare decit limita stabilita de lege, echipamente de protectie achipamente de lucru ,imbracaminte speciala, mecanisme, dispozitive, verificatoare, aparate de masura , control si reglare , documentele aflate in colectiile bibliotecilor ,uniformele de serviciu care ramin in gestiunea institutiilor.De asemenea, se includ in aceasta categorie documentele aflate in fondurile bibliotecilor , care au statut de bunuri culturale commune, sau care au fost clasate in categoria bunurilor culturale care apartin patrimoniului cultural national mobil;
• materiale rezerva de stat sunt bunuri de proprietate publica a statului constituite cu scopul de a intervene pentru protectia populatiei ,a economiei si pentru apararea tarii, in situatii exceptionale determinate de calamitati naturale, epidemii, epizootii, accidente industriale nucleare, fenomene sociale sau economice, conjuncturi externe sau in caz de razboi;
• materiale de rezerva de mobilizare sunt bunuri de proprietate publica a statului si includ:

in industrie: materii prime,materiale,,semifabricate,subansambluri si elemente de completare , utilaje strict specializate ,scule,dispozitive ,verificatoare;

in comunicatii si transporturi:materiale destinate restabilirii si mentinerii in stare de functionare a capacitatilor de transport si telecomunicatii necesare asigurarii nevoilor fortelor in sistemul national de aparare;

in sanatate: materiale sanitar - farmaceutice consumabile,materii prime si materiale necesare fabricarii produselor farmaceutice ,aparatura , instrumentar medical;

in comert: produse alimentare si industriale necesare asigurararii cererilor unitatilor

• ambalaje rezerva de stat include ambalajele aferente bunurilor ce se constituie rezerva de stat si de mobilizare;
• alte stocuri cuprind munitie,furniture pentru aparare nationala,ordine publica si siguranta nationala, alte stocuri specifice institutiilor publice
• produsele cuprind:

semifabricatele sunt produsele care au parcurs o faza de fabricatie si care trec in faza de fabricatie urmatoare sau sunt livrate tertilor;

produsele finite sunt produsele care au parcurs toate fazele procesului tehnologic ,fiind depozitate in vederea vinzarii;

rebuturi, materiale recuperabile si deseuri.Rebuturile pot fi definitive si partiale.Rebut definitive este produsul care nu corespunde prevederilor din standarde ,norme tehnice,caiete de sarcini sau contracte si nu poate fi utilizat decit ,eventual,ca materie prima sau ca material pentru producerea altor bunuri .Rebutul partial este produsul care nu corespunde cu prevederile din standarde ,norme tehnice ,caiete de sarcini sau contracte si care ,supus unor procese de remediere , eficiente din punct de vedere economic ,devine un produs corespunzator sau poate fi valorificat ca produs declasat .Produsul declasat reprezinta produsul care nu corespunde prevederilor din standarde ,norme tehnice,caiete de sarcini sau contracte dar poate fi valorificat ,potrivit normelor legale la prêt redus.

• productia in curs de executie reprezinta productia care nu a parcurs toate fazele procesului tehnologic produsele nesupuse probelor si receptieie tehnice sau necompletate in intregime ,lucrarile , serviciile , studiile in curs de executie sau neterminate;
• bunuri confiscate sau intrate conform legii in proprietatea privata a statului sau a unitatilor administrative teritoriale sunt reflectate de catre institutiile publice specifice ;
• stocuri aflate la terti sunt reprezentate de stocurile care apartin institutiei din punct de vedere juridic, dar care temporar se afla in custodie sau prelucrare la terti;
• animale si pasari include animalele nascute vii si cele tinere de orice fel crescute pentru productie ,reproductie , munca reprezentatii (spectacole) expunere (in parcuri si gradini zoologice ), precum si animalele si pasarile la ingrasat pentru a fi valorificate ;
• marfuri sunt bunurile achizitionate in scopul revinzarii sau produsele care urmeaza a fi vindute prin magazinele proprii;
• ambalaje cuprind ambalajele refolosibile achizitionate sau fabricate ,destinate produselor vindute si care temporar pot fi pastrate de terti cu conditia restituirii lor conform prevederilor contractuale;

Inventarierea

Organizarea si efectuarea inventarierii stocurilor din gestiunea Primariei Dorobantu ca in toate institutiile publice se efectueaza pe baza Legii contabilitatii nr.82/1991, republicata cu modificarile si completarile ulterioare si a Ordinului nr. 1753/2004 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de active si de pasiv.

Pe baza Legii nr. 82/1991, republicata ,cu modificarile si completarile ulterioare ,institutia noastra este obligata sa efectueze inventarierea generala a elementelor de activ existente la inceputul activitatii cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor,in cazul fuziunii sau incetarii activitatii,precum si in urmatoarele situatii:

la cererea organelor de control , cu ocazia efectuarii controlului , sau a altor autoritati stabilite de lege

ori de cite ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune , care nu pot fi stabilite cert decit prin inventariere

ori de cite ori intervine o predare primire de gestiune

cu prilejul reorganizarii gestiunilor

ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora; in alte cazuri prevazute de lege

Pentru ca in situatiiile mentionate sunt inventariate toate elementele de active din gestiune cu aprobarea ordonatorului principal de credite s-a stabilit ca aceeasta poate substitui inventarierea anuala intrucit aceasta s-a efectuat in luna decembrie 2008 cu prilejul reorganizarii gestiunilor.Fac precizarea ca la propunerea ordonatorilor principali de credite Ministerul Economiei si Finantelor poate aproba exceptii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu character special aflate in administrarea institutiilor publice .

Din adminisrarea acestei primarii fac parte si Biblioteca Comunala <Ion Popisteanu> ;Scoala cu clasele I-VIII; Dispensarul uman; Alimentare cu apa; Pasune ;Paza obstesca; Voluntariat si situatii de urgenta.

Pentru desfasurarea corespunzatoare a operatiunilor de inventariere ordonatorul principal de credite (primarul) impreuna cu celelalte persoane care au obligatia gestionarii elementelor de activ si pasiv creeaza conditii corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere prin:

organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sort/tip/dimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;

tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si confruntarea datelor din aceste evidente;

participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere ;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza, respective pentru sortare, asezare, cintarire ,masurare,numarare.

asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate a unor specialisti din unitate sau din afara acesteia.la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise

dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cintarire etc. cu mijloace de identificare precum si cu formulare si rechizzite necesare;

dotarea comisieie de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;

asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii;

asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor..etc. de la depozite si gestiuni.

1.1.1 Masuri organizatorice privind inventarierea

Conform Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv in cadrul Primariei Dorobantu comisia de inventariere a intreprins urmatoarele masuri organizatorice:

inainte de inceperea operatiunii de inventariere la toate unitatile din subordine a solicitat de la fiecare gestionar raspunzator de gestiunea bunurilor o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:

gestioneza bunuri si in alte locuri de depozitare ;

in afara bunurilor institutiei respective are in gestiune si alte bunuri apartinind tertilor,primite cu sau fara documente ;

are plusuri sau lipsuri in gestiune, despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta

are bunuri nereceptionate pentru care s-au intocmit documentele aferente;

a primit s-au a eliberat bunuri fara documente legale;

are documente de primire - eliberare care au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

Gestionarul a mentionat in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare / iesire a bunurilor in /din gestiune . Declaratia s-a datat si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor si de catre comisia de inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta sa;

sa identifice toate locurile (incaperile) in care exista bunuri ce urmeaza a fi inventariate;

sa asigure inchiderea si sigilarea spatiilor de depozitare , in prezenta gestionarului, ori de cite ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea;

sa bareze sis a semneze, la ultima operatiune, fisele de magazine, mentionind data la care s-au inventariat bunurile sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de bunuri, existente in gestiune dar neinregistrate sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazine si predarea lor la contabilitate astfel incit situatia scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea;

sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau cintarire au fost verificate si daca sunt in stare corespunzatoare de functionare

1.1.2 Procedura de inventariere

Conform Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv stocurile faptice s-au stabilit prin numarare, cintarire, masurare sau cubare.Procedura de inventariere a diferit in functie de natura stocului.

Stocurile aflate in ambalajele originale intacte nu s-au desfacut decit prin sondaj cu precizarea in listele de inventariere respective.

Stocurile lichide a caror cantitate efectiva nu s-a putut stabili prin transvazare si masurare, continutul vaselor - stabilit in functie de volum,densitate,compozitie ,s-a verificat prin scoaterea de probe din aceste vase tinindu-se seama de densitate,compozitie si alte caracteristici ale lichidelor care s-au constatat fie organoleptic fie prin masurare s-au probe de laborator, dupa caz.

Stocurile de natura cimentului,otel beton,produselor agricole si altor materiale similare, a caror cintarire si masurare ar fi generat cheltuieli semnificative s-au inventariat pe baza de calcule tehnice.

Stocurile aflate in posesia angajatilor la data inventarierii(echipament, scule ,unelte ) s-au inventariat si s-au inscris in liste separate , s-a specificat fiecare persoana responsabila pentru pastrarea lor(guard,paznic,inspector situatii urgenta,casier,administrator,bibliotecar, etc.) bunurile fiind centralizate si comparate cu datele din evidenta tehnico operativa si cu cele din evidenta contabila.

Stocurile cu grad mare de perisabilitate s-au inventariat cu prioritate (cele de la cantina scolii respectiv alimentele)

Stocurile apartinind altor institutii s-au inventariat si s-au inscris in liste separate precizindu-se informatii privind numarul si data actului de predare-primire precum si alte informatii.

Stocurile deteriorate din cauza inundatiilor au fost inscrise in liste separate.

Lucrarile si serviciile in curs de executie sau neterminate cum sunt Alimentarea cu apa Sat Mesteru Comuna Dorobantu; Drumul comunal privind asfaltarea Dorobantu -General Prapurgescu si Sala de Sport a Scolii cu clasele I-VIII Dorobantu au necesitat o inventariere a fazelor de lucrari conform devizelor, a proceselor impuse desi acestea nu au fost terminate si nu au trecut de probele de receptionare tehnica.

Rezultatele inventarierii s-au stabilit prin compararea datelor constatate faptic inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate. Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se analizeaza toate stocurile inscrise in fisele de magazie si in contabilitate .inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se analizeaza toate stocurile incrise in fisele de magazie si soldurile din contabilitate pentru bunurile inventariate.Erorile astfel descoperite se corecteaza operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere cu evidenta tehnico operativa pentru fiecare pozitie in parte.

In cazul constatarii unor plusuri in gestiune ,stocurile respective se vor evalua la valoarea

justa.

In cazul constatarii unor minusuri imputabile in gestiune ,acestea vor fi recuperate de la persoanele vinovate la valoarea de inlocuire (costul de achizitie al unui bun cu caracteristici si grad de uzura similare celui constatat lipsa in gestiune la data constatarii pagubei format din pretul de cimparare practicat pe piata ,taxe nerecuperabile ,inclusive tax ape valoare adaugata ,cheltuielile de transport aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respective). Daca bunurile ce urmeaza a fi imputate nu pot fi cumparate de pe piata valoarea de imputare se stabileste dintr-o comisie formata din specialisti din domeniul respective.

In cazul constatarii unor misiuni neimputabile in gestiune se pot efectua compensari cu plusurile constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii: exista riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi stoc, din cauza asemanarii privind aspectul exterior : culoare,desen,model, dimensiuni ,ambalaj sau alte elemente;diferentele constatate in plus sau in minus sa vizeze aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune.

Listele cu sorturile de stocuri care indeplinesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba annual de catre ordonatorii de credite si se servesc pentru uz intern in cadrul institutiilor respective.Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate .

Pentru stocurile la care sunt acceptate scazaminte,in cazul compensarii minusurilor cu plusurile stabilite la inventariere , scazamintele se calculeaza numai atunci cind cantitatile lipsa sunt mai mari decit cele constatate in plus. In acest caz, cotele de scazaminte se aplica in primul rind la bunurile la care s-au constatat lipsurile.Daca in urma aplicarii scazamintelor respective mai ramin diferente cantitative in minus,cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte stocuri admise in compensare la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferente.

Diferenta stabilita in minus in urma compensarii si aplicarii tuturor cotelor de scazaminte, reprezentind prejudiciu pentru unitate, se recupereaza de la persoanele vinovate conform normelor legale .

In functie de specificul activitatii institutiilor publice, ordonatorii principali de credite pot elabora norme proprii privind inventarierea unor bunuri cu character specific aflate in administrarea,inclusive pentru stabilirea unor exceptii de la regula generala de inventarierea, avizater de Ministerul Economiei si Finantelor.