Documentele contabile intocmite intr-o intreprindere

Documentele contabile intocmite intr-o intreprindere

Factura fiscala:

Factura este un document contabil emis de o companie (furnizorul), catre alta companie sau persoana (clientul), document ce contine produsele vandute sau serviciile prestate clientului de catre furnizor. O factura mai contine datele de identificare fiscala a clientului (emitentul), datele furnizorului (persoana fizica sau juridica), cota de TVA, precum si pretul, cantitatea si valoarea fiecarui produs vandut.

In Romania, inainte de 1 ianuarie , facturile erau documente tipizate, emise, inseriate si numerotate de Ministerul Finantelor Publice si Imprimeria Nationala.
Persoanele juridice din Romania cumparau facturile emise de Imprimeria Nationala prin diversi distribuitori sau tipografii. Facturile erau in format A4 sau A5. Un facturier reprezinta un carnet de 50 de facturi.
Facturile contineau campuri ce trebuiau completate de catre agentii economici. Informatiile erau completate in general manual, cu pixul. Companiile mai mari, sau nu neaparat, aveau programe de facturare ce imprimau informatiile unei facturi exact in locurile libere din sablonul tipizat oficial.

Incepand cu data integrarii Romaniei in UE (01-01-2007), a aparut un nou set de legi ce reglementeaza relatiile comerciale intre firme, fapt ce afecteaza si modul de emitere a facturilor fiscale. Facturile si chitantele emise de catre firmele romanesti nu mai sunt documente oficiale emise de Imprimeria Nationala, pot fi acum emise de fiecare firma in parte, atat timp cat contin informatiile obligatorii. Iar semnatura si stampila, sunt acum optionale.

Moduri de realizare a facturilor noi

In noul context, companiile romanesti sunt nevoite sa caute noi metode de realizare a facturilor.

Metoda conservatoare

Firmele pot cumpara inca facturi tipizate de la diferite tipografii particulare. Acestea nu mai sunt documente inseriate oficial de institutiile statului, au doar rolul de sablon ce urmeaza a fi completat de firma respectiva in momentul emiterii.

Avantaje:

• se poate continua in sistemul vechi de completare manuala a facturilor, pentru cei obisnuiti
• pentru cei care emit facturi "pe teren", o pot completa pe loc, cu pixul

Dezavantaje:

• timpul de completare al facturii mai ridicat
• lipsa avantajelor sistemelor informatizate, vezi programele de facturare

Sabloane in Word sau Excel

Este o metoda de mijloc, intre metoda conservatoare si programele de facturare. Se realizeaza sabloane de facturi in diverse programe ca Word, Excel, etc. Aceste sabloane contin deja campurile ce trebuiesc completate, si in plus datele furnizorului. Se completeaza informatiile in fisierul respectiv (sau daca nu, se printeaza si se completeaza cu pixul). Daca este un program de calcul tabelar (de exemplu Excel) se pot realiza formule de calcul pentru valorile facturii.

Avantaje

• se poate face o copie a facturilor pe suport optic, in cazul cand sunt completate integral in format digital
• se poate localiza mai usor o factura
• este realizata mai rapid decat in metoda conservatoare dar mai incet si mai greoi decat prin programele de facturare

Dezavantaje

• este un sistem personal, dezvoltat intern, poate fi greoi de folosit, sau incorect
• nu beneficiaza de avantajele programelor de facturare

Programe de facturare offline

Majoritatea programelor de contabilitate existente au fost adaptate pentru emiterea facturilor in format printabil. Dar pentru scopul facturarii programele de contabilitate sunt mult prea complexe. Au aparut intre timp programe doar dedicate facturarii, care se instaleaza pe PC, avand licente la preturi acceptabile.

Avantaje

• gasirea si vizualizarea rapida a unei facturi sau a informatiilor despre un client
• obtinerea de statistici numerice legate de vanzari sau facturi
• in general facturarea este mult mai rapida decat cea manuala
• validarea informatiilor la introducere
• posibilitatea de back-up(salvarea datelor) si restaurare(incarcarea datelor salvate) in orice moment dorit de catre utilizator

Dezavantaje

• nu se pot emite facturi pe teren, deci fara calculator si imprimanta

Programe de facturare online

Incepand cu 2007, au aparut aplicatii online bazate exact pe facturare. Diferenta intre programele online si programele de facturare/contabilitate clasice este ca programul online functioneaza ca un website, deci se acceseaza prin browserul cu care navigati pe internet si poate fi accesat de la orice calculator, si autentificarea se face pe baza de nume de utilizator si parola, in timp ce programele clasice se instaleaza pe calculator.

Avantaje

• gasirea si vizualizarea rapida a unei facturi sau a informatiilor despre un client
• obtinerea de statistici numerice legate de vanzari sau facturi
• in general facturarea este mult mai rapida decat cea manuala
• este usor accesabil din orice locatie cu Internet
• nu depinde de sistemul de operare sau de specificatiile calculatorului respectiv
• in general datele utilizatorilor au backup zilnic (copie de siguranta)

Dezavantaje

• este necesara o conexiune permanenta la Internet
• nu se pot emite facturi pe teren, fara calculator si imprimanta
• sunteti in imposibilitatea de a factura daca serverul sau conexiunea la internet sunt cazute
• dependenta de firma care ofera serviciul
• este mai lent decat programele de facturare off-line
• este un serviciu si nu este un produs

2. Avizul de insotire a marfii:

Potrivit HG 831/1997, serveste ca document de insotire a marfii in timpul transportului, sta la baza intocmirii facturii, este dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta ale aceleeasi unitati. Se intocmeste in 3 exemplare daca nu ai posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, facandu-se mentiunea 'urmeaza factura'.De asemenea trebuie atasat la factura atat de furnizor cat si de cumparator si impreuna se arhiveaza

Avizul se utilizeaza ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, stand la baza intocmirii facturii(dupa caz), reprezentand o dispozitie de transfer a valorilor materialede la o unitate patrimoniala la alta, reprezentand totodata si un document de primire a marfurilor in gestiune

Avizul se intocmeste in exemplarele necesare de catre unitatea patrimoniala purtand, de obicei mentiunea 'fara factura'/ 'pentru prelucrare la terti'.

3. Statul de salarii :

Unul dintre cele mai des folosite formulare financiar-contabile comune pe economie (pe care trebuie sa le utilizeze inclusiv contribuabilii care desfasoara activitati independente) este Statul de salarii.

Principalele functii ale acestuia sunt:

- serveste ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala si al altor datorii;
- reprezinta un document justificativ de inregistrare in evidenta contabila in partida simpla.

Legea prevede obligativitatea intocmirii formularului in doua exemplare, pentru fiecare luna in parte. Datele se trec pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor privind retinerile legale, a concediilor de odihna, a certificatelor medicale, si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Acelasi tip de formular de state de salarii este utilizat si pentru centralizarea salariilor si a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor.
Platile facute in cursul lunii se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Contribuabilii pot sa-si stabileasca, daca necesitatile interne o cer, o alta macheta a formularului, insa este obligatoriu ca ea sa contina anumite rubrici. Acestea sunt: Stat de salarii pe luna., anul.., apoi: Nr. crt., Numele si prenumele (marca), Salariul de baza, Alte drepturi impozabile, Contravaloarea avantajelor in natura, Venit brut, Contributia individuala pentru asigurari sociale, Contributia individuala pentru protectia sociala a somerilor, Contributia pentru asigurari sociale de sanatate, Cheltuieli profesionale (cota 15%), Venit net, Alte contributii sau cheltuieli deductibile, Deducere personala de baza, Deduceri suplimentare, Venit baza de calcul, Impozit calculat si retinut, Salariul net, Avans, Rest de plata.
In situatia in care suma rezultata din insumarea coloanelor 'Deducere personala de baza' si 'Deduceri suplimentare' este mai mare sau egala cu coloana 'Venit net', in coloana 'Venit baza de calcul', si implicit, in coloana 'Impozit calculat si retinut' se va inscrie cifra zero. La final apare semnatura persoanei care a intocmit si completat formularul.

4. Chitanta:

In activitatea lor, contribuabilii sunt obligati sa foloseasca diferite formulare fiscale cu regim special de inseriere si numerotare; chitanta este formularul cel mai des intalnit.

Chitanta se elibereaza de catre contribuabilii care desfasoara urmatoarele categorii de activitati:

- organizare de spectacole (culturale, sportive, distractive etc.);
- activitati al caror scop este facilitarea incheierii de tranzactii comerciale printr-un intermediar (contract de comision, contract de agent, consignatie sau mandat comercial);
- activitati de editare, imprimerie, multiplicare, indiferent de tehnica folosita, si altele asemenea;
- transport de bunuri si de persoane;
- alte activitati cuprinse in Codul comercial

In functie de natura activitatii, de frecventa incasarii sau de felul serviciilor prestate, precum si de alte elemente specifice activitatii desfasurate, acesti contribuabili descrisi anterior pot intocmi si factura. De asemenea, acestia pot folosi orice alt gen de formulare cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, dar numai daca sunt aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice. Toate documentele si formularele fiscale sunt unic identificate printr-un cod. Chitanta are codul 14-4-1. Este primul formular din categoria celor cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. Se tipareste in carnete de cate 100 de file.

Functii pe care le indeplineste chitanta:
- document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casierie;
- document justificativ de inregistrare in Registrul-jurnal de incasari si plati si in contabilitate.

Intotdeauna chitanta se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre contribuabilul sau casierul numit si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.
Exemplarul 1 (albastru) se da cumparatorului iar exemplarul 2 (rosu) ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in Registrul-jurnal de incasari si plati. Dupa ce carnetul se epuizeaza, trebuie arhivat (cu toate exemplarele rosii). Campurile de completat care trebuie sa existe in mod obligatoriu pe orice chitanta sunt: numele si prenumele/denumirea asociatiei sau societatii, pfa etc, codul de inregistrare fiscala, domiciliul/sediul (localitatea, strada, numarul), judetul, toate acestea fiind trecute in antet. Apoi urmeaza seria chitantei si urmatoarele campuri cu spatiu pentru completat:

CHITANTA Nr. , din data de .


Am primit de la ..

Adresa ..

Suma de adica

Reprezentand ..

                 Casier,

Cel care incaseaza semneaza si stampileaza chitanta.

5. Ordinul de plata:

Ordinul de plata pentru Trezoreria Statului (OPT) se utilizeaza de catre persoanele juridice si fizice pentru achitarea obligatiilor datorate bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat, etc., pentru achitarea in contul institutiilor publice a sumelor reprezentand contravaloarea serviciilor prestate sau a bunurilor livrate, precum si pentru transferul in conturile proprii al sumelor incasate in conturi deschise la Trezoreria Statului.

Ordinul de plata pentru trezoreria statului (OPT) este un instrument de plata pentru efectuarea de plati catre si de la Trezoreria Statului, care se supune prevederilor Regulamentului Bancii Nationale a Romaniei nr. 2/2005 privind ordinul de plata utilizat in operatiuni de transfer credit si prezentelor norme metodologice.

Ordinele de plata pentru Trezoreria Statului (OPT) se utilizeaza de catre platitori astfel:
a) persoane juridice si persoane fizice (agenti economici si alti platitori), pentru:
- achitarea impozitelor, taxelor si a altor obligatii, inclusiv restituiri din finantarea anilor precedenti datorate bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat, bugetelor locale, bugetelor fondurilor speciale, bugetului Trezoreriei Statului, bugetelor de venituri proprii ale institutiilor publice, inclusiv a sumelor datorate Ministerului Finantelor Publice;
- achitarea in contul institutiilor publice a sumelor reprezentand contravaloarea serviciilor prestate, bunurilor livrate si a lucrarilor executate de catre acestea;
- transferul in conturile proprii deschise la institutiile de credit sau, dupa caz, la Banca Nationala a Romaniei al sumelor incasate in conturi deschise la Trezoreria Statului si alte plati efectuate din aceste conturi, conform reglementarilor legale in vigoare;
b) ordonatori de credite, pentru:
- achitarea impozitelor, taxelor si a altor obligatii datorate bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat, bugetului Trezoreriei Statului, bugetelor locale si bugetelor fondurilor speciale;
- achitarea obligatiilor catre furnizori si creditori, virari de sume reprezentand transferuri si subventii, restituiri de venituri bugetare incasate necuvenit;
c) Ministerul Finantelor Publice si unitatile descentralizate, pentru:
- restituiri de venituri bugetare incasate necuvenit, compensari si regularizari din bugetul de stat si din celelalte bugete; virari de sume din fonduri publice gestionate de Ministerul Finantelor Publice in numele statului, inclusiv plati pentru datoria publica interna si externa, rambursari de credite, precum si alte plati.

Ordinul de plata pentru Trezoreria Statului (OPT) se completeaza de catre platitori distinct pentru fiecare tip de obligatie bugetara.

Ordinele de plata pentru Trezoreria Statului (OPT) pot fi completate de catre platitori pe suport de hartie (in doua exemplare, din care exemplarul nr. 2 ramane la platitor, iar exemplarul nr. 1 se depune la institutia initiatoare, care poate fi institutie de credit sau unitate a Trezoreriei Statului) sau pe suport electronic, in functie de termenii si conditiile contractuale convenite cu institutia initiatoare, cu respectarea precizarilor din prezentele norme metodologice.
(2) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), in cazul platilor efectuate pentru achitarea obligatiilor prevazute la art. 5 lit. j) pct. 5 si 6, institutiile initiatoare au obligatia de a semna si de a stampila exemplarul nr. 2 al ordinului de plata pentru Trezoreria Statului, care ramane la platitor, in scopul confirmarii debitarii contului platitorului cu suma respectiva.
(3) In cazul ordinelor de plata pentru Trezoreria Statului intocmite pe suport hartie, exemplarul nr. 2 retinut de platitor constituie document justificativ pentru inregistrarea operatiunii in contabilitate, numai impreuna cu extrasul de cont eliberat de catre institutia bancara sau unitatea Trezoreriei Statului initiatoare. Raspunderea pentru situatiile in care datele inscrise in cele doua exemplare ale ordinelor de plata pentru Trezoreria Statului intocmite pe suport hartie sunt diferite revine exclusiv platitorului. Institutia initiatoare are raspunderea preluarii informatiilor de pe OPT in format electronic in conformitate cu exemplarul nr. 1 depus de catre platitor.
(4) Formularul 'Ordin de plata pentru Trezoreria Statului (OPT)' se genereaza cu ajutorul programului de asistenta pus la dispozitie de Ministerul Finantelor Publice. Programul de asistenta este distribuit contribuabililor gratuit de unitatile fiscale subordonate sau poate fi descarcat de pe serverul de web al Ministerului Finantelor Publice, la adresa www.mfinante.ro/informatii contribuabil/sistem fiscal/programe utile. Formularul 'Ordin de plata pentru Trezoreria Statului (OPT)' poate fi completat fie cu ajutorul programului de asistenta pus la dispozitie de Ministerul Finantelor Publice, fie manual.
Art. 5. - Elementele din formular se completeaza astfel:
a) in rubrica 'Nr.' se inscrie numarul ordinului de plata atribuit de catre platitor;
b) in rubrica 'PLATITI' se inscrie suma in cifre; cifrele se aliniaza de la dreapta la stanga;
c) in rubrica 'LEI, adica' se inscrie, citet si, recomandabil, fara pauza intre cuvinte, suma in litere;
d) in rubrica 'PLATITOR' se inscrie denumirea platitorului;
e) in rubrica 'Cod de identificare fiscala' se inscrie codul de identificare fiscala al platitorului (cod de inregistrare fiscala sau cod unic de inregistrare, CNP sau numar de identificare fiscala, dupa caz);
f) in rubrica 'Adresa' se inscrie adresa platitorului;
g) in spatiul marcat 'Cod IBAN platitor' se completeaza codul IBAN al contului care trebuie debitat, deschis de emitent la institutia initiatoare sau, dupa caz, de institutia emitenta;
h) in rubrica 'Codul BIC' se inscrie codul BIC al institutiei initiatoare;
i) in rubrica 'De la' se inscrie identitatea institutiei initiatoare prin denumire;
j) rubrica 'Beneficiar' se completeaza astfel:
1. pentru obligatiile bugetare prevazute in anexa nr. A la Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.870/2004, cu exceptia celor prevazute la punctele 5-7 de mai jos, se inscrie: buget stat, buget asigurari sociale de stat, buget asigurari sociale de sanatate, buget asigurari de somaj, dupa caz.
2. pentru obligatiile bugetare achitate la bugetele locale se inscrie denumirea unitatii administrativ-teritoriale in contul careia se achita suma;
3. pentru obligatiile bugetare prevazute in anexa nr. 4 la normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.644/2003 se inscrie denumirea casei de asigurari sau a agentiei pentru ocuparea fortei de munca in contul careia se achita suma;
4. pentru obligatiile de plata catre institutii publice se inscrie denumirea institutiei publice beneficiare;
5. pentru taxe si alte obligatii achitate in vama se inscrie denumirea unitatii vamale;
6. pentru accize la uleiuri minerale platite anticipat livrarii, de catre client in numele furnizorului, se inscrie denumirea agentului economic furnizor producator/procesator;
7. pentru impozitul pe venituri din salarii se inscrie denumirea unitatii pentru care se achita impozitul, fie aceasta persoana juridica sau sucursala/punct de lucru, dupa caz;
8. pentru amenzi achitate, rubrica 'Beneficiar' se completeaza astfel:
8.1. pentru amenzile datorate bugetelor locale se inscrie denumirea unitatii administrativ-teritoriale in contul careia se achita suma;
8.2. pentru amenzile datorate bugetului de stat se inscrie:
8.2.1. denumirea unitatii din care face parte agentul constatator care a aplicat amenda/buget de stat, in situatia in care in procesul-verbal de constatare a contraventiei s-a consemnat codul fiscal al acestuia;
8.2.2. buget de stat, in situatia in care in procesul-verbal de constatare a contraventiei nu s-a consemnat codul fiscal al unitatii din care face parte agentul constatator;
9. pentru plati dispuse din conturi deschise la Trezoreria Statului pentru alte destinatii (de exemplu: achitarea in conturile agentilor economici deschise la Trezoreria Statului a sumelor reprezentand contravaloarea bunurilor achizitionate, serviciilor prestate sau lucrarilor executate institutiilor publice; virarea soldurilor conturilor de disponibilitati ale agentilor economici in conturi bancare; transferul sumelor aferente drepturilor salariale in conturile de card deschise la banci pe numele salariatilor institutiilor publice; plati privind distribuirea sumelor incasate prin valorificarea bunurilor mobile si imobile din procesul de executare silita etc.) se inscrie denumirea beneficiarului sumei;
10. pentru celelalte obligatii bugetare se inscrie denumirea bugetului caruia i se cuvin sumele respective;
k) in rubrica 'Cod de identificare fiscala' se inscrie codul de identificare fiscala al beneficiarului, dupa cum urmeaza:
1. codul de identificare fiscala al contribuabilului, pentru obligatiile bugetare prevazute la lit. j) pct. 1;
2. codul de identificare fiscala al primariei, pentru obligatiile bugetare prevazute la lit. j) pct. 2;
3. codul de identificare fiscala al casei de asigurari sau al agentiei pentru ocuparea fortei de munca, pentru obligatiile mentionate la lit. j) pct. 3;
4. codul de identificare fiscala al institutiei publice, pentru obligatiile de plata prevazute la lit. j) pct. 4;
5. codul de identificare fiscala al unitatii vamale, pentru taxele si obligatiile achitate in vama, prevazute la lit. j) pct. 5;
6. codul de identificare fiscala al agentului economic furnizor producator/procesator, pentru accizele la uleiuri minerale, prevazute la lit. j) pct. 6;
7. codul de identificare fiscala al entitatilor prevazute la lit. j) pct. 7;
8. codul de identificare fiscala al primariei, pentru obligatiile prevazute la lit. j) pct. 8.1; codul de identificare fiscala al unitatii din care face parte agentul constatator, pentru obligatiile prevazute la lit. j) pct. 8.2.1, sau codul de identificare fiscala al contravenientului, pentru obligatiile prevazute la lit. j) pct. 8.2.2;
9. codul de identificare fiscala al beneficiarului sumei, pentru platile mentionate la lit. j) pct. 9;
10. codul de identificare fiscala atribuit Trezoreriei Statului (8609468), pentru obligatiile bugetare prevazute la lit. j) pct. 10;
l) in spatiul marcat 'Cod IBAN beneficiar' se inscrie codul IBAN aferent contului de venituri ori de cheltuieli bugetare sau contului de disponibilitati, dupa caz, in care se achita suma. La completarea codurilor IBAN se vor avea in vedere urmatoarele precizari:
- obligatiile de plata prevazute la lit. j) pct. 1, 8.2.1, 8.2.2 si 10 se achita la unitatile Trezoreriei Statului in raza carora isi au sediul social/domiciliul sau domiciliul fiscal contribuabilii;
- obligatiile de plata prevazute la lit. j) pct. 2, 3, 4, 5, 6 si 8.1 se achita la unitatile Trezoreriei Statului in raza carora isi au deschise conturile beneficiarii sumelor respective;
- platile prevazute la lit. j) pct. 9 se efectueaza la unitatile Trezoreriei Statului sau la unitatile institutiilor de credit la care isi au deschise conturile beneficiarii sumelor;
- obligatiile de plata prevazute la lit. j) pct. 7 se achita la unitatile Trezoreriei Statului in raza carora isi au sediul social/domiciliul sau domiciliul fiscal contribuabilii si, respectiv, la Directia Trezorerie si Contabilitate Publica a Municipiului Bucuresti sau la trezoreriile municipiilor resedinta de judet, dupa caz, pentru marii contribuabili si sediile secundare ale acestora;
m) in rubrica 'Codul BIC' se inscrie identitatea institutiei destinatare prin cod BIC;
n) in rubrica 'La' se inscrie denumirea unitatii Trezoreriei Statului sau a unitatii institutiei de credit la care este deschis contul beneficiarului;
o) rubrica 'Nr. de evidenta a platii' se completeaza numai pentru obligatiile bugetare prevazute in anexa A la Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.870/2004, potrivit precizarilor din anexa la acelasi ordin.
NOTA: Pentru platile dispuse prin formularul 'Ordin de plata pentru Trezoreria Statului pe suport hartie (OPHT)', aprobat prin Normele metodologice ale Ministerului Finantelor si ale Bancii Nationale a Romaniei nr. 16.144/18/1995, 'Numarul de evidenta a platii' se completeaza in rubrica 'Explicatii';
p) rubrica 'Reprezentand' se completeaza dupa cum urmeaza:
- pentru obligatiile bugetare se inscrie denumirea completa a obligatiei bugetare achitate;
- pentru celelalte categorii de plati se inscrie natura economica a platii (de exemplu: 'transfer sold');
r) in rubrica 'Data emiterii' se inscrie clar si vizibil de catre platitor data (ziua, luna, anul) la care este emis ordinul de plata pentru Trezoreria Statului (OPT);
s) in rubrica 'Data debitarii' se inscrie clar si vizibil de catre institutia initiatoare data (ziua, luna, anul) la care este debitat contul platitorului. Aceasta informatie se completeaza in mesajele electronice de plati de catre institutia initiatoare, in campul 70 pe randul al doilea, in rubrica 'Data platii', in conformitate cu prevederile Normelor Bancii Nationale a Romaniei nr. 1/2005 privind modul unitar de completare a mentiunilor din ordinele de plata in mesajele electronice utilizate in sistemul ReGIS si in casa de compensare automata.

6. Nota de contabilitate:

Document de inregistrare prin care se inregistreaza o anumita operatie ce nu are la baza alt document justificativ.

Serveste la: inchiderea conturilor de cheltuieli, venituri, TVA, stornarea unei operatii inregistrate eronat in contabilitate.

7. Registrul-Jurnal:

Registrul - jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic, operatiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate. Registrul-jurnal se intocmeste de fiecare institutie si de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv (si implicit formula contabila de pozitionare corespunzatoare). Registrul-jurnal poate imbraca forma unui registru-jurnal general si, eventual, a unor registre-jurnal auxiliare. In cazul in care se folosesc jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecaruia se trece in registrul-jurnal general (care devine un registru centralizator de control).

In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul tehnicii de calcul fiecare operatiune se va inregistra in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor. In aceasta situatie registrul-jurnal se editeaza lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor. Registrul-jurnal parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial se completeaza lunar prin preluarea totalului din registrul-jurnal obtinut cu ajutorul tehnicii de calcul. Operatiile de aceeasi natura, privind acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator, care sta la baza inregistrarii in registrul-jurnal.

Principalele registre-jurnal auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionarile, vanzarile, trezoreria, operatiile diverse, in functie de necesitatile institutiei. Periodic, de regula lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizeaza in registrul-jurnal general. Deci, registrul-jurnal inlocuieste foile volante ale 'notei contabile', iar totalul registrului-jurnal verifica 'totalul rulajelor din luna curenta" a balantei de verificare.

8. Registrul-Cartea Mare:

Registrul 'Cartea mare' este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale. Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare si se conduce de fiecare institutie, precum si de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie. Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub forma de registru sau foi volante si listari informatice legate sub forma de registru, dupa caz. Registrele de contabilitate prevazute se numeroteaza inainte sau pe masura intocmirii lor, iar la inchiderea conturilor, acestea se bareaza, nefiind admisa inregistrarea unor operatii ulterioare. Registrul-jurnal si registrul-inventar se numeroteaza si se snuruiesc inainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare si inregistrare. Registrul-jurnal si registrul-inventar se numeroteaza si se snuruiesc inainte de depunere la organele     fiscale teritoriale pentru parafare si inregistrare.

In zilele de azi, registrul Cartea Mare este inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse sau cu programele informatice cu ajutorul carora se tine contabilitatea firmelor moderne.

9. Registrul-Inventar:

Registrul - inventar este un document obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Registrul - inventar se intocmeste la infiintarea institutiei, anual la inchiderea exercitiului, cu ocazia incetarii activitatii, fara stersaturi si spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si in procesele verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ si de pasiv. Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice. Registrul inventar serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii si ca proba in diverse litigii. In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga intrarile si se scad iesirile de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului).

Atentie la continut: registrul inventar nu tine locul documentelor de inventariere, nu calculeaza plusurile si minusurile, ci compara valorile stocurilor, creantelor, datoriilor, imobilizarilor existente la finele anului - valorile contabile cu valorile juste, de piata in scopul redimensionarii provizioanelor (cresterii - descresterii).