Dubla inregistrare

Dubla inregistrare

1. Prezentarea sistemului metodologic al procedeului metodei contabilitatii;

Inregistrarea corecta a operatiilor economico-financiara in conturi si reflectarea acestora cu ajutorul bilantului, necesita cunoasterea nu numai a regulilor de functionare a conturilor, ci si a elementelor specifice ale metodelor contabilitatii, respectiv dubla inregistrare si corespondenta conturilor.

Dubla inregistrare, consta in inregistrarea concomitenta a operatiilor economico-financiare in doua conturi si anume in debitul unui cont si in creditul altui cont cu aceeasi suma.

Legatura ce se stabileste intre debitul unui cont si creditul altui cont cu ocazia inregistrarii operatiilor economico-financiare pe baza dublei inregistrari, reprezinta corespondenta conturilor, iar conturile intre care se stabileste o astfel de legatura se numesc conturi corespondente.

In tara noastra, corespondenta conturilor este stabilita in mod unitar prin instructiuni de aplicare a planurilor de conturi.

Aceasta are o importanta deosebita, intrucat din corespondenta lor rezulta continutul economic al fiecarei operatii in parte, chiar fara a mai apela la documentele justificative, asigurandu-se astfel intocmirea unor bilanturi reale.

Principalele trasaturi caracteristice ale dublei inregistrari sunt urmatoarele:

orice operatie economica consemnata in documentele justificative va afecta doua conturi, respectiv debitul unui cont si creditul altui cont;

de asemenea, orice operatie economica produce inevitabil o dubla modicare in situatia patrimoniala reprezentata cu ajutorul bilantului;

bilantul, ca procedeu al metodei contabilitatii, asa cum s-a prezentat si anterior, reflecta patrimoniul indiferent de marimea si structura lui, sub dublu aspect si anume al continutului si structurii sale pe de o parte si al surselor de provenienta pe de alta parte;

reflectarea tuturor operatiilor economice si financiare in conturi, da posibilitatea verificarii exactitatii inregistrarilor efectuate cu ajutorul balantelor de verificare si pe aceasta baza, asigura existenta permanenta a egalitatii bilantiere.

Demonstrarea dublei inregistrari si a corespondentei conturilor, se realizeaza prin exemplificarea unor operatii economice ce au ca efect toate cele patru tipuri de modificari bilantiere, pornind de la situatia initiala din bilant si continuand cu regulile de functionare a conturilor respective (aspecte prezentate schematic in capitolul anterior).

2. Formula contabila (articolul contabil mijloc de realizare practica a dublei inregistrari);

Formula contabila reprezinta modalitatea de prezentare grafica a fiecarei operatii economice sau financiare in conturile corespondente pe baza dublei inregistrari.

O formula contabila este compusa din urmatoarele parti:

denumirea contului corespondent debitor;

denumirea contului corespondent creditor si

suma corespunzatoare a operatiei care face obiectul inregistrarii.

Legatura dintre conturile corespondente, ca cele doua parti ale formulei contabile, se face prin punerea semnului egalitatii, care arata corelatia reciproca dintre conturi, creata de inregistrarea in ambele conturi, a aceleiasi operatii economice sau financiare, respectiv a aceleiasi sume, stabilindu-se o egalitate valorica intre conturile corespondente.

Intr-o formula contabila, contul care se debiteaza se aseaza in partea stanga a semnului egal, ca urmare a faptului ca debitul apare in partea stanga a unui cont, iar contul care se crediteaza se aseaza in partea dreapta a semnului egal, intrucat creditul reprezinta partea dreapta a contului.

Daca la elementele unei formule contabile, se adauga explicatia detaliata a operatiei in cauza, adica a datei efectuarii ei si a documentului justificativ care o atesta, se creeaza articolul contabil, ca mijloc de reflectare cronologica a operatiunilor economice si financiare in conturi, pe baza dublei inregistrari.

Spre exemplu: la formula contabila:

"Materiale"    = "Furnizori" 5.000.000 lei;

"Articolul contabil" este:

20 iunie 2003

"Materiale" = "Furnizori" 5.000.000 lei;

Intrat materiale conform facturii nr.din data de .de la furnizorul.

In cadrul fluxului informational, datele privind operatiile economice si financiare, parcurg o serie de etape si anume:

consemnarea operatiilor economice si financiare in documente de evidenta;

analiza contabila a operatiilor respective;

inregistrarea operatiilor economice si financiare analizate in conturi in ordine cronologica si pe aceasta baza, apoi in forma sistematica;

intocmirea balantei de verificare si a bilantului contabil.

Astfel, in raport de numarul conturilor corespondente din care este formata, formula contabila poate fi de doua feluri: simpla si compusa.

Formula contabila simpla, este aceea prin care corespondenta, se stabileste intre un singur cont debitor si un singur cont creditor, ea fiind caracteristica situatiilor in care se afecteaza concomitent numai doua elemente patrimoniale, fie ambele din activul bilantului, fie ambele din pasiv, sau unul din activ si celalalt din pasiv.

Formula contabila compusa, este cea in care corespondenta, se stabileste fie intre un singur cont debitor si doua sau mai mult conturi creditoare, intre un singur cont creditor si doua sau mai multe conturi debitoare, sau intre doua sau mai multe conturi creditoare si doua sau mai multe conturi debitoare.

Este specifica operatiilor economice si financiare ce afecteaza concomitent mai mult de doua elemente patrimoniale din bilant, fie numai de activ, fie numai de pasiv, fie de activ, cat si de pasiv, ceea ce impune utilizarea a mai mult de doua conturi corespondente.

Un exemplu de formula contabila compusa poate fi exemplificata prin inregistrarea articolului contabil referitor la evidentierea retinerilor din salarii.

Aceasta formula contabila se poate scrie astfel:

230 = % 8.000.000

"Decontari cu salariatii"    220.01 2.000.000

"Avansuri spre decontare"

231.03 1.000.000

"Retineri din salarii pt. terti"

232.01 3.500.000

"Decontari privind impozitul

pe salarii"

233.02 1.000.000

"Decontari privind contributia

personala pentru pensia suplimentara"

235.02 500.000

"Contributia personalului la

fondul de somaj"

In contabilitate, pentru corectarea unor erori savarsite cu ocazia inregistrarii in conturi a sumelor din operatiile economice si financiare implicate in activitatea unitatii patrimoniale, se folosesc formulele contabile de stornare.

Acestea sunt impuse de faptul ca in conturi nu se admit corectari de sume inregistrate gresit prin stergerea sau taierea lor si inscrierea apoi a sumei corecte.

Spre exemplu, daca s-a ridicat din contul curent deschis la unitatea de trezorerie a statului un numerar in suma de 50.000.000 si formula contabila de inregistrare s-a stabilit gresit la ambele conturi corespondente, respectiv:

a)           = 13 50.000.000

"Finantarea de la buget     "Casa"

privind anul curent"

Intrucat din analiza contabila efectuata se observa ca formula contabila este gresita, se procedeaza la stornarea ei, in negru sau rosu.

In negru, stornarea se face astfel:

= 13 50.000.000

"Finantarea de la buget     "Casa"

privind anul curent"

Dupa anularea inregistrarii gresite se procedeaza la intocmirea formulei contabile astfel:

= 700 50.000.000

"Casa" "Finanarea de la buget privind anul curent"

In cazul stornarii in rosu se procedeaza la anularea formulei contabila efectuata anterior prin repetarea ei, dar cu suma inscrisa in rosu, sau in negru incadrata in chenar si apoi se intocmeste formula contabila corecta in negru.

Pornind de la acest exemplu si continuand cu multe altele, putem concluziona, ca orice operatie economica sau financiara se reflecta in contabilitate, concomitent in cel putin doua conturi corespondente si anume debitul unui cont si creditul altui cont, cu aceeasi suma pe baza dublei inregistrari.

3. Analiza contabila- cerinta de baza a verificarii permanente a inregistrarii operatiilor economice.

Inregistrarea corecta, rationala, stiintifica si nu in mod mecanic si intuitiv a operatiilor economice si financiare in conturi se face pe baza analizei contabile ce constituie o metoda stiintifica de examinare si studiu sistematic al fiecarui element ce caracterizeaza un fenomen, un procedeu economico-financiar.

In acest sens, contabilitatea ca disciplina stiintifica de sine statatoare, foloseste analiza pentru a stabili mai intai, care sunt conturile corespondente in raport cu continutul economic al operatiei respective, precum si partea in care trebuie sa se inregistreze operatia respectiva.

Inainte de a fi inregistrate in contabilitate, operatiile economice sau financiare consemnate in documente justificative se supun cercetarii prin descompunerea ei in elemente componente, pentru a se putea efectua analiza contabila, ce este necesar sa parcurga urmatoarele etape[1]:

stabilirea naturii si continutului operatiei economice sau fianciare supuse analizei (aprovizionarea cu materiale, achizitionare de mijloace fixe, incasari, plati etc.);

determinarea modificarilor pe care le produce operatia economica sau financiara in bilant, respectiv a elementelor de activ si pasiv care se modifica si a continutului economic al acestora (cresteri sau micsorari de activ sau pasiv , cresterea disponibilitatilor banesti in conturile bancare, modificarea numerarului din casierie, modificarea stocurilor de bunuri materiale etc;

stabilirea pe baza elementelor din bilantul modificat, a conturilor corespondente in care urmeaza sa se inregistreze operatia economica sau financiara analizata;

aplicarea regulilor de functionare a conturilor pentru stabilirea partii conturilor corespondente (debit sau credit) in care urmeaza sa se inregistreze operatia analizata, sa se intocmeasca formula contabila.

O analiza contabila completa bazata pe elemente specifice ale operatiilor economice si financiare, se particularizeaza de la caz la caz si necesita cunoasterea continutului economic si a functiei economice si contabile a fiecarui cont in parte.

Crearea si folosirea conturilor pentru evidenta si calculul circuitului economic al patrimoniului, se pot realiza urmare utilizarii tehnicilor de inregistrare specifice contabilitatii si pornind de la documentele ce evidentiaza in scris si organizeaza material in procesul de culegere, prelucrare, stocare si transmitere a datelor.

Varietatea mare de conturi utilizate de contabilitate si legaturile ce se stabilesc intre acestea pe baza dublei inregistrari si a corespondentei conturilor, determina utilizarea lor intr-un sistem unitar cunoscut sub denumirea de sistemul conturilor.

Pentru a se crea posibilitatea studierii sistematice a conturilor si a generalizarii caracteristicilor comune ale lor, s-a impus clasificarea acestora, respectiv impartirea, distribuirea si repartizara sistematica pe clase intr-o anumita ordine.

S-a realizat un numar redus de clase, grupe si subgrupe pentru a se usura studierea si insusirea continutului economic si a functiei contabile a fiecarui cont.

Din punct de vedere metodologic, clasificarea conturilor cuprinde un plan de conturi general si planuri de conturi pe ramuri de activitate, avand la baza o justa analiza a activitatilor economico-financiare a unitatilor patrimoniale in baza informatiilor furnizate de conturile contabile.

Cu ajutorul sistemului de conturi se reflecta obiectul de studiu al contabilitatii in toata complexitatea sa ca un tot unitar si respectiv expresia valorica a bunurilor economice, proceselor economice si surselor de finantare a acestora.

Clasificarea conturilor se poate face dupa mai multe criterii si anume: continutul lor economic, functia contabila si sfera de cuprindere.

Pornind de la aceste criterii, conturile se impart pe clase, grupe si subgrupe, mentinand in cadrul fiecarei subdiviziuni acelasi criteriu care permite o delimitare stricta a conturilor respective pe sub diviziunile clasificarii.

Modelul normativ privind clasificarea si codificarea conturilor isi gaseste expresia in planul de conturi ce reprezinta o matrice a intregului sistem de conturi prin care se asigura uniformitatea, unitatea de continut, functie, denumire si simbolizare a conturilor.

In cadrul planului de conturi pe baza criteriului bilantier, conturile sunt clasificate si asezate in raport de structurile de activ si pasiv, ierarhizate in bilantul contabil, contul de rezultate sau contul de executie pentru institutiile publice si anexele la bilant.

Pentru simbolizarea vonturiloe in cadrul planului de conturi se foloseste de regula sistemul zecimal de codificare, conturile fiind impartite in 10 clase de conturi simbolizate de la 0 la 9, divizate la randul lor in maxim 10 grupe denumite si conturi principale.

Formatul general al planului de conturi

X X X X

Clasa

Grupa

Cont gradul I

Cont gradul II

EXEMPLU

1 0 1 1

Clasa 1-Conturi de capitaluri

Grupa 10-Capitaluri si rezerve

Cont gradul I- 101 Capital

Cont gradul II-1011

Capital subscris nevarsat

In planul de conturi general se cuprind 9 clase de conturi:

Clasa 1 - Conturi de capitaluri;

Clasa 2 - Conturi de imobilizari;

Clasa 3 - Conturi de stocuri si productie in curs de executie;

Clasa 4 - Conturi de terti;

Clasa 5 - Conturi de trezorerie;

Clasa 6 - Conturi de cheltuieli;

Clasa 7 - Conturi de venituri;

Clasa 8 - Conturi speciale;

Clasa 9 - Conturi de gestiune.

La baza clasificarii conturilor pot sta mai multe criterii.

Astfel, din punct de vedere al continutului financiar, conturile se pot grupa in conturi de bunuri economice, de surse, conturi de cheltuieli, conturi de venituri.

Analizand planul de conturi, putem prezenta cateva elemente privind continutul economico-financiar si functia contabila a conturilor:

In Clasa 1- Conturi de capitaluri sunt in general conturi cu functie contabila de pasiv, 101 Capital social;

In Clasa 2 - Conturi de imobilizari sunt in general cuprinse conturi cu functia contabila de activ, exemplu 201 Cheltuieli de constituire;

In Clasa 3 - Conturi de stocuri si productie in curs de executie de asemenea sunt cuprinse conturi cu functie contabila de activ, exemplu 300 Materii prime;

in Clasa 4 - Conturi de terti sunt cuprinse conturi de datorii ce au functia contabila de pasiv, exemplu 401 Furnizori si conturi de creante ce au functia contabila de activ, exemplu 411 Clienti;

In Clasa 5 - Conturi de trezorerie in general sunt cuprinse conturi ce au functia contabila de activ, exemplu 531 Casa;

In Clasa 6 - Conturi de cheltuieli sunt conturi cu functie de activ, intrucat cheltuielile prin definitia lor micsoreaza capitalurile proprii, exemplu 601 Cheltuieli cu materii prime;

In Clasa 7 - Conturi de venituri sunt conturi cu functie de pasiv, intrucat veniturile sunt opuse cheltuielilor in sensul ca acestea majoreaza capitalurile, iar functia contabila a conturilor este de pasiv, exemplu 701 venituri din vanzarea produselor finite.

Clasele 8 si 9 cuprind conturi cu elemente rectificative ce coreleaza celelalte structuri bilantiere, Exemplu Conturile de amortizari si provizioane sunt asimilate conturilor de pasiv.

Toate aspectele ce caracterizeaza functia contabila a conturilor cuprinse in planul general de conturi, precum si celelalte elemente ce caracterizeaza accesibilitatea la utilizarea fiecarui cont se bazeaza pe logica contabilitatii.

Structura planului de conturi specific pentru unitatile patrimoniale din administratia publica va fi detaliata in partea a doua.