Forma si continutul documentelor de lucru in audit

Forma si continutul documentelor de lucru in audit

Pentru ca documentele de lucru sa serveasca scopului propus la întocmirea lor trebuie sa se aiba în vedere o serie de factori care au influenta asupra formei si continutului lor, astfel :

Natura misiunii ;

Forma raportului auditorului ;

Natura si gradul de complexitate a afacerii clientului ;

Natura si particularitatile sistemelor contabile si de control intern ;

Necesitatea îndrumarii, supravegherea si revizuirea lucrarilor executate de catre auditori financiari asistenti ;

Metodologia si tehnologia de audit specifice folosite în cursul realizarii misiunii de audit.

Gradul de extindere a documentelor de lucru este o problema de rationament profesional, iar auditorul trebuie sa-si bazeze decizia privind extinderea documentelor pe ceea ce ar fi necesar pentru a înlesni unui auditor experimentat, fara legaturi anterioare cu auditul respectiv, sa înteleaga activitatea desfasurata si temeiul deciziilor luate.

Documentele de lucru includ, printre altele

date si informatii privind structura organizatorica si juridica, sectorul / mediul de activitate;

copii/extrase ale documentelor legale relevante privind tranzactiile efectuate de entitate (procese verbale, acte constatatoare, contracte, acte de proprietate, conturi bancare, conturi/balante contabile, situatii financiare);

documente de planificare (programele de audit ale misiunii), de evaluare a sistemului de control (audit) intern si a riscurilor existentei unor erori semnificative în situatiile financiare, de planificare (programare) a procedurilor de audit (contracarare a riscurilor

documentele de analiza a soldurilor/rulajelor si a evolutiei unor indicatori semnificativi (proceduri analitice);

documente de comunicare/confirmare transmise catre sau primite de la terti si conducerea entitatii;

Referentieri indexari adnotari pe toate documentele ce compun dosarele misiunii, cu ajutorul carora sa fie identificabile toate datele si informatiile ce le contin, precum si persoanele responsabile cu întocmirea/avizarea acestora.

Documentele de lucru reprezinta instrumentul principal prin care se demonstreaza faptul ca s-a realizat un audit adecvat, cu respectarea standardelor de audit general acceptate, ele pun în evidenta modul de evaluare a caracterului adecvat al perimetrului lucrarilor de audit si a corectitudinii situatiilor financiare, dar în acelasi timp ele pot servi si clientului în procesul de întocmire a situatiilor financiare.

În activitatea de audit documentele de lucru servesc pentru realizarea fazei de planificare si executie a auditorului, supravegherea si revizuirea activitatii de audit precum si pentru înregistrarea probelor de audit care rezulta urmare a examinarii informatiilor financiar contabile pentru a sustine opinia auditorului.

În principal, documentele de lucru trebuie sa contina informatii referitoare si la :

Descrierea controlului intern;

Bugetul de timp afectat pentru auditarea diverselor sfere de activitate;

Programul de audit; si

Rezultatul auditului din anul precedent.

Documentele de lucru reprezinta instrumentele de baza ale unei activitati de audit si servesc pentru :

Elaborarea planului de audit, repartizarea sarcinilor si urmarirea realizarii obiectivelor stabilite ;

Supravegherea efectuarii lucrarilor prevazute în plan si controlul calitatii acestora ;

Selectarea si stabilirea probelor de audit pentru usurarea formularii concluziilor, analizei acestora cu managerii clientului cât si pentru fundamentarea opiniei de audit.

Documentele de lucru trebuie întocmite pe masura efectuarii auditului si nu trebuie lasate incomplete sau sa contina aspecte inutile.

De asemenea, documentele de lucru trebuie sa fie corect întocmite, suficient de complete în vederea facilitarii întelegerii depline a operatiunilor executate într-o misiune de audit.

Nu pot fi aduse modificari la documentele de lucru ulterior emiterii raportului de audit aferent, decât daca astfel de modificari sunt corespunzator documentate si indica data si circumstantele în care sunt efectuate.

Documentele se pot centraliza sub forma înscrisurilor pe suport de hârtie, a informatiilor pe pelicula de folie, precum si pe medii de înregistrare electronica sau pe alti purtatori de informatii.

Documentele de lucru trebuie sa contina rationamentul auditorului asupra problemelor semnificative precum si concluziile pe care si le formeaza în domeniile de activitate care implica fapte deosebite si dificile de principiu sau de rationament, documentele de lucru vor prezenta faptele relevante care deja erau cunoscute de auditor în momentul când au fost fixate concluziile.

Documentele de lucru trebuie organizate si structurate într-o maniera convenabila auditorului pentru a satisface necesitatile de analiza pentru fiecare activitate individuala de audit.

Folosirea documentelor de lucru tipizate (liste de verificare, scrisori – model) pot îmbunatati calitatea si eficienta cu care se realizeaza si se revizuiesc situatiile financiare.

În realizarea misiunii sale, auditorul, poate apela si la personalul de specialitate al clientului, pentru a-i furniza anumite situatii, tabele, calcule si analize pe care sa le utilizeze, dar numai dupa ce s-a convins de corectitudinea întocmirii acestora.

Toate documentele de lucru trebuie sa fie obtinute pe suport adecvat. Ele trebuie sa identifice:

Numele clientului;

Sfârsitul exercitiului;

Obiectul;

Initialele persoanelor care elaboreaza si revizuiesc;

Datele de elaborare si revizuire.

O mare parte a documentelor de lucru se realizeaza sub forma tabelelor anexa întocmite de client sau auditor pentru a justifica anumite sume din situatiile financiare.

Documentele de lucru ce cuprind si planul / programele de audit, trebuie sa consemneze (dovedeasca) conformitatea auditului efectuat cu cerintele standardelor aplicabile.

Documentele de lucru sunt structurate si organizate pentru a respecta atât cerintele standardelor aplicabile cât si necesitatile auditorului pentru fiecare activitate (individuala) impusa de misiunea sa.

Utilizarea unor documente de lucru standardizate poate îmbunatati eficienta muncii de audit, mai ales în ceea ce priveste activitatile de colectare a informatiilor (probelor), de întocmire si de revizuire a acestor documente.

În practica se utilizeaza diferite tipuri de tabele functie de anumite aspecte ale auditului în vederea documentarii caracterului adecvat al misiunii precum si pentru executarea altor functii, asa de exemplu:

Analiza de cont. Necesitatea întocmirii unui astfel de document de lucru apare atunci când, au fost operate modificari într-un cont de carte mare, pe întreaga perioada supusa auditarii în vederea corelarii soldului initial cu soldul final. Se utilizeaza în special pentru conturi care înregistreaza operatiuni cu privire la titluri de valori usor negociabile, efecte de încasat, provizioane pentru creante incerte, imobilizari corporale, datoriile pe termen lung si toate conturile de capitaluri proprii.

Balanta sau lista de verificare. Acest tip de tabel se refera la detaliile care compun soldul de sfârsit de an al unui cont din cartea mare. El difera de analiza de cont prin faptul ca contine numai acele elemente care intra în componenta soldului de la sfârsitul anului. Exemplu : balante sau liste de verificare ale creantelor comerciale ale cheltuielilor privind reparatiile si întretinerea, precum si ale veniturilor diverse.

Confruntarea sumelor. O reconciliere priveste justificarea unei sume specifice, prevazuta sa coreleze suma înregistrata în evidentele clientului cu o alta sursa de informatii. Spre exemplu, reconcilierea soldurilor interne ale conturilor cu sumele din extrasul de cont, reconcilierea soldurilor analitice ale creantelor comerciale cu confirmarile primite de la clientii întreprinderii precum si reconcilierea soldurilor analitice ale datoriilor comerciale cu situatiile întocmite de furnizori.

Teste ale caracterului rezonabil. Prin intermediul acestui document de lucru se testeaza caracterul rezonabil al anumitor sume, informatiile respective permit auditorului sa evalueze daca soldurile conturilor sau par sa contina o eroare, judecându-se prin prisma circumstantelor misiunii. Auditorii analizeaza frecvent cheltuielile privind amortizarea, provizioanele pentru creante incerte prin efectuarea unor teste ale caracterului rezonabil al soldurilor acestor conturi. În aceste situatii se aplica proceduri analitice.

Sintezele de procedura. Aici gasim sintezele rezultatelor confirmarii creantelor – clienti si sinteza observarii fizice a stocurilor.

Teste informative. Sunt acele tabele care contin informatii ce nu reprezinta probe de audit, aici întâlnim informatii privind declaratiile fiscale, orele de lucru care sunt necesare în gestiunea misiunii.

Documentarea externa. Reprezinta acele documente externe care se colecteaza prin grija auditorului, exemplu: raspunsurile la scrisorile de confirmare si copiile acordurilor semnate de client.

Întocmirea corespunzatoare a documentelor de lucru sub forma de tabele care vor documenta probele de audit colectate si concluziile deduse reprezinta o faza importanta a auditului.

Firmele de audit financiar îsi stabilesc propriile politici si metode pentru întocmirea documentelor de lucru, pentru a se asigura ca ele îsi ating obiectivele propuse. Ele se asigura ca documentele de lucru elaborate sunt realizate de o maniera corecta si sunt adecvate pentru circumstantele în care s-a desfasurat auditul.

Toate deplasarile la client se vor finaliza cu foi de lucru ce se anexeaza la dosar.

Foile de lucru întocmite pe parcursul misiunii, inclusiv cele prezentate de client pentru auditor, apartin auditorului. În momentul încheierii unei misiuni, foile de lucru sunt arhivate la sediul firmei de audit pentru a putea fi consultate si în viitor.

Înainte de emiterea raportului de catre auditor, partenerul de misiune, prin revizuirea documentatiei de audit si discutii cu echipa de lucru, trebuie sa fie convins ca au fost obtinute probe de audit adecvate si suficiente pentru a sustine concluziile în vederea emiterii raportului de audit.

La fiecare client revizuirea se va face de un auditor financiar. Auditorul care face verificarea trebuie sa semneze si sa dateze toate situatiile în dosarul care a fost verificat.

Perioada în care se face documentarea este perioada pe tot parcursul realizarii auditului.

Documentele de lucru obtinute în timpul realizarii misiunii de audit, inclusiv cele prezentate de client, apartin în exclusivitate auditorului si trebuie pastrate în siguranta si confidentialitate. Desi anumite parti sau extrase din documente pot fi puse la dispozitia entitatii cu acordul auditorului, documentele nu înlocuiesc situatiile contabile ale entitatii.