Gestiunea documentelor contabile

Gestiunea documentelor contabile

Principalele aspecte avute in vedere sunt:

1. organizarea circulatiei documentelor contabile
2. utilizarea si evidenta documentelor contabile
3. reconstituirea documentelor contabile
4. arhivarea documentelor contabile.

Organizarea circulatiei documentelor

Aceasta activitate presupune dimensionarea si rationalizarea fluxului de miscare a documentelor. Astfel, fiecare document trebuie sa circule intr-o anumita ordine, asigurandu-se eficienta tuturor etapelor pe care un document trebuie sa le parcurga in cadrul activitatii intreprinderii.

Utilizarea si evidenta documentelor contabile

In acest sens se pune accentul in principal pe activitatea de gestiune a documentelor contabile. Pentru toate documentele contabile se va organiza o evidenta operativa si contabila conform unei metodologii bine stabilite de catre managementul intreprinderii, in acord cu respectarea cadrului legal.

Necesitatea unei astfel de evidente este data de clasificarea acestora in doua mari categorii: documente cu regim special si fara regim special. In categoria documentelor cu regim special sunt cuprinse, de regula, acele docuumente care afecteaza situatia financiara si performanta activitatii desfasurate de catre intreprindere.

Reconstituirea documentelor contabile

Aceasta activitate intervine in situatia in care documentele contabile sunt pierdute sau distruse. Termenul in care acestea sunt reconstituite este de 30 zile de la data constatarii acestei situatii. In acest sens se disting urmatoarele situatii:

1. daca documentul contabil este emis de alta unitate, reconstituirea se face de catre aceasta la cererea scrisa a conducatorului unitatii solicitante. Unitatea emitenta va trimite, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii actul reconstituit, unitatii solicitatoare
2. daca documentul este gasit ulterior, actul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces verbal impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire.

Arhivarea documentelor contabile

Dupa inregistrarea documentelor contabile ele sunt supuse operatiunii de arhivare in cadrul organizat de catre intreprindere prin arhiva proprie. Pastrarea documentelor contabile este supusa anumitor termene, si anume: cele care au caracter de element probant se pastreaza 10 ani, iar celelalte documente contabile 3 ani. In aceasta regula nu se inscrie bilantul contabil si statele de salarii care trebuie pastrate 50 ani.

Un aspect important in procesul arhivarii il constituie clasarea documentelor contabile in cadrul compartimentului contabil. Aceasta activitate se realizeaza respectand urmatoarele criterii:

1. nominalizarea documentului
2. natura sau felul tranzactiilor
3. cronologia tranzactii1or
4. corespondenta partenerilor de afaceri.

Ultimul aspect il constituie formele de arhivare, acestea realizandu-se prin locatii bine organizate.