DOCUMENTELE CONTABILE

CUVINTE CHEIE:

Document justificativ

Registre de contabilitate

Documente contabile de sinteza

Datele si informatiile proprii circuitului economic sunt consemnate in documentele contabile. Formularele folosite ca documente contabile pot fi:

formulare tipizate- au continutul, forma si formatul prestabilit si imprimat;

formulare netipizate- nu au continutul, forma si formatul stabilite utilizarea acestora este la latitudinea societatilor.

In functie de modul de intocmire si de rolul lor in cadrul sistemului informational-decizional, documentele contabile pot fi:

documente justificative,

registre de contabilitate si,

documente de sinteza si raportare

Documentele justificative reprezinta sursa de date pentru inregistrarile din contabilitate, registrele de contabilitate permit inregistrarea si stocarea datelor cu ajutorul sistemului de conturi, iar documentele de sinteza si raportare centralizeaza si transmit informatiile.

Documentul justificativ reprezinta un act scris intocmit pentru consemnarea la origine a operatiunilor contabilizabile, care serveste ca dovada a infaptuirii acestora. Documentele justificative au in continut doua categorii de elemente:

elemente comune tuturor documentelor: denumirea, numarul si data documentului, denumirea si sediul unitatii, continutul operatiuniii, mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii,datele cantitative si valorice s.a.;

elemente specifice (neobligatorii) difera de la o categorie de documente la alta si au ca scop detalierea operatiunii respective.

Verificarea documentelor consta in:

verificarea formei documentului justificativ are ca scop sa constate daca s-a folosit formularul corespunzator operatiei consemnate in document, daca au fost intocmite toate exemplarele, daca s-au respectat normele de intocmire, daca este intocmit clar, citet, daca contine semnaturile corespunzatoare;

verificarea aritmetica urmareste eventualele erori de scriere a sumelor si de efectuare a calculelor;

verificarea de fond consta in verificarea respectarii dispozitiilor legale privind realitatea, necesitatea, oportunitatea si legalitatea operatiilor consemnate in documentele justificative;

verificarea realitatii, necesitatii si oportunitatii

verificarea legalitatii operatiei are in vedere daca operatia economica s-a efectuat cu respectarea dispozitiilor si actelor normative in vigoare.

Documentele justificative reprezinta sursa de date pentru inregistrarile din contabilitate, registrele de contabilitate permit inregistrarea si stocarea datelor cu ajutorul sistemului de conturi, iar documentele de sinteza si raportare centralizeaza si transmit informatiile.

Registrele de contabilitate

Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate si grupate in ordine cronologica in registrele contabile.

Registrele de contabilitate reprezinta documente sub forma unor caiete, registre legate, fise, sau situatii si listari informatice cu ajutorul carora se inregistreaza cronologic si sistematic in contabilitate, operatiunile economice si financiare.Conform art.20 din Legea contabilitatii, "registrele de contabilitate obligatorii sunt:

registrul-jurnal,

registrul-inventar si,

registrul cartea mare".

Registrul-jurnal si registrul-inventar au regim de inregistrare la organele fiscale, unde se depun numerotate, snuruite si parafate, reprezentand proba in litigii.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, folosit pentru inregistrarea operatiunilor economico-financiare in ordine cronologica. Registrul-jurnal are un caracter unic pentru toti agentii economici si se poate prezenta in doua forme:

Registre auxiliare sau analitice - se diferentiaza in raport de genul de operatii inregistrate si cuprind: jurnalul aprovizionarilor, jurnalul de incasari si plati si jurnalul pentru operatii diverse;

Registre generale - sunt destinate redarii inregistrarii sintetice pe baza registrelor auxiliare si se prezinta sub forma unor centralizatoare.

REGISTRUL JURNAL nr.1

Unitatea .luna. pag.

Registrul cartea mare este folosit pentru inregistrarea si gruparea operatiilor economice si financiare in raport de natura lor, iar in cadrul fiecarei in ordine cronologica.Cele mai utilizate forme sub care se prezinta sunt fisele de cont:

Fise de cont pentru operatii diverse, utilizate pentru evidenta analitica a furnizorilor, clientilor, a creditorilor etc.

Fise de cont pentru valori materiale, folosite pentru evidenta analitica a valorilor materiale ( materii prime, materiale, produse, marfuri etc.)

Registrul-inventar , cuprinde doua parti: listele de inventariere si recapitulatia inventarului.In cadrul recapitulatiei, datele prelucrate din listele de inventariere sunt grupate pe structuri patrimoniale de activ si cele de datorii. Modelul registrului-inventar se prezinta astfel:

Documentele contabile de sinteza

Cunoscute sub denumirea de situatii financiare, documentele contabile de sinteza permit prezentarea sub forma de indicatori economico-financiari a situatiei patrimoniului si a rezultatelor obtinute ca urmare a centralizarii datelor inregistrate cu ajutorul sistemului de conturi.

Documentele de sinteza si raportare se compun din: bilantul contabil, contul de rezultate, note explicative si situatia fluxurilor de trezorerie.

Lucrarile contabile de inchidere a exercitiului financiar sunt structurate astfel:

Stabilirea balantei conturilor inainte de inventariere;

Inventarierea generala a patrimoniului;

Contabilitatea operatiilor de regularizare privind: diferentele de inventar, amortizarile, ajustarile pentru deprecieri, provizioanele pentru riscuri si cheltuieli, delimitarea in timp a cheltuielilor si veniturilor;

Stabilirea balantei conurilor dupa inventariere;

Determinarea rezultatului exercitiului;

Distribuirea profitului sau finantarea pierderii;

Redactarea bilantului contabil.

Regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri sau servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica este reglementat de Legea 260/19.07.2007, aplicabila de la 1 ian 2008.

Conform acestei legi, facturile, bonurile fiscale si chitantele in forma electronica constituie documente justificative in intelesul Legii contabilitatii.

Factura in forma electronica este documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri sau servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor;

Pachet de facturi in forma electronica desemneaza doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente de timp diferite si transmise catre acelasi beneficiar la acelasi moment de timp, iar     lotul de facturi in forma electronica - doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente de timp diferite si transmise catre beneficiari diferiti la acelasi moment de timp;

Bonul fiscal in forma electronica si chitanta in forma electronica sunt documente financiar-fiscale care intrunesc toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut, emise de echipamentele electronice de marcat, care contin date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnate cu semnatura electronica si purtand marca temporala.

Persoana fizica sau juridica ce emite facturi, denumita emitent, poate sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica, sau pe suport de hartie.

Emitentul este obligat sa tina evidenta facturilor electronice emise intr-un registru electronic de evidenta a facturilor in forma electronica si sa mentioneze existenta unui exemplar pe suport de hartie, daca este cazul.

In situatia in care se impune anularea facturilor, emitentul facturii in forma electronica si beneficiarul acesteia incheie un act juridic prin care se specifica anularea de comun acord a facturii sau a facturilor respective si care contine:

a) seria si numarul fiecarei facturi anulate;

b) data emiterii fiecarei facturi anulate;

c) data transmiterii fiecarei facturi anulate;

d) data anularii;

e) semnatura olografa a partilor si stampila, unde este cazul.

Actul juridic se intocmeste in 3 exemplare, din care un exemplar ramane emitentului, unul beneficiarului, iar al treilea este pastrat de catre persoana abilitata sa opereze anularea facturii electronice. Atat emitentul, cat si beneficiarul opereaza modificarea in documentele care au avut la baza facturile respective, precum si in Registrul electronic de evidenta a facturilor in forma electronica.

Emitentul facturii in forma electronica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

a) sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei

b) sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;

c) sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;

d) sa fie in masura a gestiona si arhiva toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;

e) sa utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea de facturi in forma electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege. Termenul de arhivare al bonurilor fiscale si bonurilor emise de casele de marcat si de catre bancomatele bancare, in forma electronica, va fi acelasi cu cel prevazut pentru cele emise pe suport de hartie.

INTREBARI DE CONTROL:

cum definiti documentele justificative?

care sunt elementele comune din cuprinsul unui document justificativ?

ce sunt elementele specifice?

care sunt lucrarile contabile de inchidere a exercitiului financiar?

care sunt documentele contabile de sinteza?

ce este pachetul de facturi in forma electronica?