SINTEZA

PRACTICA DE SPECIALITATE

ANUL II - CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE - I.D.

I.          OBIECTIVE, PRINCIPII SI FACTORI DE ORGANIZARE A SISTEMULUI DE CONTABILITA A SOCIETATII

Cunoasterea concreta a societatii

Societatea comerciala "CETA - COMPANIA DE EXPEDITII SI TRANSPORT AUTO" S.A. este societate comerciala pe actiuni cu sediul in Bucuresti, str.Preciziei nr.38A, sector 6, infiintata prin Hotararea Guvernului Romaniei nr.1264/1990 si in baza Legii nr.31/1990 privind societatile comerciale, fiind inregistrata in registrul comertului cu numarul J40/260/1990, cod unic de inregistrare: 341806.

Societatea are doua filiale, cu personalitate juridica, un punct de lucru si 47 de agentii, fara personalitate juridica, situate in diferite localitati din tara.

Delimitarea obiectului de activitate

"CETA - COMPANIA DE EXPEDITII SI TRANSPORT AUTO" S.A. isi desfasoara activitatea in principal, in domeniul "Depozitare si activitati auxiliare pentru transporturi" - diviziunea CAEN 52, iar ca activitate principala: "Activitati de servicii anexe pentru transporturi terestre" 5221, care consta in: efectuarea, organizarea sau intermedierea de expeditii de marfuri, interne sau internationale, prin utilizarea transportului auto, feroviar, maritim, fluvial, aerian sau combina intre acestea, precum si a oricarei forme de expeditie: mijloace complete, coletarie, grupaje, containerizat etc; activitati de logistica; activitati de comisionar in vama.

Regimul juridic al proprietatii

Capitalul social al societatii este de 878.450 lei, din care aport in natura de 50.281,30 lei, divizat in 87.845 actiuni nominative in valoare de cate 10 lei fiecare actiune, si a fost subscris si varsat in intregime de un numar de 136 actionari persoane fizice si o persoana juridica.

Pe toata durata de existenta a societatii, aportul la capitalul social, valorile, bunurile si drepturile dobandite de aceasta, fac parte din patrimoniul societatii, unic si indivizibil intre actionari.

Concretizarea obiectivelor de organizare a contabilitatii

Functia financiar-contabila a societatii asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fonurilor, repartizarea pe destinatii a profitului, onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarilor creantelor, organizarea contabilitatii etc.

Obiectivele functiei sunt:

cresterea profitabilitatii;

cresterea patrimoniului;

utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei, etc.

Discutarea factorilor de influenta

Principalii factori care conditioneaza organizarea contabilitatii de gestiune sunt:

Profilul societatii presupune stabilirea obiectului principal al activitatii acesteia care influenteaza la randul lui structura resurselor materiale si umane necesare.

Structura organizatorica a activitatii, respectiv gruparea activitatilor pe directii, compartimente, servicii, influenteaza organizarea contabilitatii cheltuielilor de exploatare si calculatia costurilor indeosebi sub aspectul localizarii lor.

Modalitatile si tehnicile de management adoptate de societate influenteaza organizarea contabilitatii de gestiune, indeosebi in ceea ce priveste alegerea metodelor de calculatie a costurilor. Astfel se pot adopta metode clasice de calculatie (metoda globala, metoda pe faze sau metoda pe comenzi) care necesita doua etape de calculatie: antecalculatia, postcalculatia sau metode de calculatie de tipul costului total sau partial care asigura accentuarea caracterului previzional si cresterea operativitatii informatiilor, precum si a controlului costurilor.

Regasirea practica a principiilor de organizare a sistemului complet de contabilitate

Princpiul permanentei metodelor contabile practicate - modificarile politicii contabile sunt permise doar daca acestea sunt cerute de lege sau de un standard contabil legiferat, iar in acest caz este necesara mentionarea lor in notele explicative.

Principiul pridentei - valoarea oricarui element este determinata pe baza principiului prudentei, care are in vedere urmatoarele aspecte:

a)      in stabilirea valorii unui element din contabilitate se iau in considerare numai profiturile realizate pana la data incheierii exercitiului financiar;

b)      in inregistrarile contabile efectuate se tine seama de toate obligatiile previzibile, precum si de pierderile potentiale care au luat nastere intre data incheierii exercitiului financiar si data intocmirii bilantului contabil;

c)      se tine seama de toate ajustarile de valoare datorate deprecierilor, chiar daca rezultatul exercitiului financiar este profit sau pierdere.

Principiul independentei exercitiului financiar - se iau in considerare toate veniturile si cheltuielile corespunzatoare exercitiului financiar pentru care se poate face raportarea completa a rezultatelor activitatii societatii.

Principiul evaluarii separate a elementelor de activ si pasiv - impune stabilirea valorii totale corespunzatoare unei pozitii din bilant, care se va determina separat pentru fiecare element individual de activ sau de pasiv.

Principiul intangibilitatii - bilantul contabil de deschidere a unui exercitiu financiar corespunde cu bilantul contabil de inchidere a exercitiului precedent.

Principiul necompensarii - valorile elementelor ce reprezinta active nu pot fi compensate cu valorile elementelor ce reprezinta pasive, cu exceptia compensarilor intre active si pasive admise prin Standardele Internationale de Contabilitate.

Principiul prevalentei economicului asupra juridicului - informatiile prezentate in situatiile financiare ale societatii reflecta realitatea economica a evenimentelor si tranzactiilor efectuate si, nu numai forma lor juridica.

Principiul pragului de semnificatie - elementele care au valori semnificative intr-un exercitiu financiar sunt prezentate sistinc in cadrul situatiilor financiare, iar componentele cu valori nesemnificative, care au aceeasi natura, se insumeaza, nefiind necesara prezentarea lor separata.

Organigrama

Grafic de prezentare a formei de contabilitate

Atributii si raspunderi legale in organizarea contabilitatii

Conducatorul compartimentul financiar-contabil are urmatoarele atributii si raspunderi:

a)      asigura si raspunde de buna organizare si desfasurare a activitatii financiare a societatii in conformitate cu dispozitiile legale;

b)      organizeaza si raspunde de intocmirea lucrarilor de planificare financiara;

c)      analizeaza cheltuielile de productie sau de circulatie si propune masuri de reducere continua a pretului de cost;

d)      analizeaza si propune masuri pentru cresterea rentabilitatii atat pe total, cat si pe fiecare serviciu prestat;

e)      participa la orice actiune intreprinsa in cadrul unitatii avand drept scop cresterea eficientei activitatii economice;

f)        asigura indeplinirea, in conformitate cu dispozitiile legale, a obligatiilor societatii catre bugetul statului, unitatile bancii si terti;

g)      organizeaza contabilitatea atat in cadrul unitatii cat si la cele subordonate si asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor;

h)      asigura intocmirea la timp si in conformitate cu dispozitiile legale a balantelor de verificare, bilanturilor anuale, precum si a situatiilor lunare;

i)        raspunde de indeplinirea atributiilor ce revin compartimentului financiar-contabil pentru asigurarea integritatii patrimoniului;

j)        raspunde de indeplinirea atributiilor ce revin compartimentului financiar-contabil cu privire la controlul financiar preventiv in conformitate cu dispozitiile legale;

k)      participa la organizarea sistemului informational al societatii, urmarind folosirea cat mai efecienta a datelor contabilitatii;

l)        asigura intocmirea, circulatia si pastrarea documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate.

II.       PROIECTAREA SISTEMULUI DE CONTABILITATE PE DOCUMENTE, EVIDENTE SI REGISTRE - DELIMITAREA ACTIVITATILOR PE GRUPE DE OPERATII

Identificarea documentelor justificative pe operatii

Documentele justificative sunt intocmite la locul de munca unde se produce operatia sau participa la infaptuirea ei.

Pentru incasarile efectuate in numerar principalele documente justificative sunt: dispozitia de incasare-plata cod 14-4-4; chitanta, factura fiscala.

Documentele justificative privind plata diverselor achizitii de produse sau servicii: factura fiscala; stat de plata semnat si stampilat de persoana autorizata din cadrul beneficiarului finantarii, respectiv semnatura beneficiarului acelei plati; O.P. prin care s-a efectuat plata respectiva (plata furnizorului/prestatorului sau plata obligatiilor catre bugetul de stat), extrasul de cont sau chitanta privind plata furnizorilor/prestatorilor (pentru platile in numerar); note de intare receptie si bonuri de consum pentru bunurile materiale achizitionate.

Pentru inregistrarea contabila a consumului de combustibil sunt folosite urmatoarele documente justificative: foaia de parcurs, bonurile de consum, decont cheltuieli.

Operatiunile de vanzare sunt inregistrate in contabilitate in baza facturilor, avizelor de insotire a marfii, notelor de intrare receptie, listelor de inventariere.

Documentele justificative si de evidenta privind TVA sunt dispozitia de livrare, avizul de insotire a marfii, factura, factura fiscala, chitanta fiscala, jurnalul pentru cumparari, jurnalul pentru vanzari si borderoul de vanzare (incasare).

Modul de completare, utilizare, circulatie si arhivare a documentelor

Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz, iar completarea se face manual (cu cerneala sau pasta de pix), cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. In cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, o data cu scrierea documentelor, se efectueaza automat si calculele necesare, iar rezultatele sunt preluate concomitent pe anumiti suporti, care permit prelucrari ulterioare a datelor din document.

Dupa completare, documentele justificative sunt supuse operatiei de prelucrare necesare pregatirii lor pentru inregistrarea in contabilitate. Ea se concretizeaza in sortarea documentelor pe operatii; exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare, daca este cazul; cumularea sau precontabilizarea mai multor documente justificative si obtinera pe aceasta cale a documentelor centralizatoare; verificarea de forma, aritmetica si de fond (legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea si economicitatea operatiilor consemnate in document); iar in final inregistrarea in contabilitate.

Circulatia documentelor trebuie sa se faca intr-o anumita ordine dinainte stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor in mod nejustificat de catre un compartiment sau altul. Necesitatea circulatiei documentelor este determinata de faptul ca date din acelasi document sunt necesare mai multor compartimente si persoane din societate si un se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator.

Faza finala a circulatiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dupa rezolvarea completa si definitiva a acestora. Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine, strict determinata, in scopul asigurarii pastrarii lor in bune conditii si pentru usor gasite in vederea obtinerii informatiilor nacesare.

Clasarea documentelor in dosare se poate face dupa mai multe criterii, si anume: criteriul cronologic consta in gruparea documentelor in ordinea intocmirii lor; criteriul alfabetic impune clasarea in acelasi dosar a documentelor tinand seama de denumirea unitatii la care se refera documentele; criteriul geografic asigura gruparea documentelor dupa adresa sediului intreprinderii corespondente; criteriul dupa obiect sau pe grupe de operatii economice consta in aranjarea documentelor pe categorii de probleme ( mijloace fixe, mijloace banesti ). Cel mai frecvent se foloseste o combinatie intre criteriul cronologic si criteriul pe grupe de operatii economice.

Pastrarea curenta a documentelor justificative consta in retinerea documentelor la sfarsitul perioadei de gestiune de catre compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urmand sa argumenteze operatiunea economica sau financiara dispusa sau executata.

Pastrarea curenta a documentelor se afla in relatie cu arhivarea curenta, iar pastrarea de durata arhivarea generala in cadrul unitatii sau la arhivele statului.

La finele perioadei de gestiune documentele pastrate in cadrul compartimentilor se predau la arhiva unitatii. In cadrul arhivei documentele se pastreaza grupate pe domenii si in cadrul acestora, cronologic. Termenele de pastrare a documentelor se stabilesc prin acte normative si difera in functie da natura si importanta documentului. Dupa predarea documentelor la arhiva, acestea mai pot fi consulatate numai in conditiile prevazute in regulile de organizare si functionare a arhivelor: dupa aprobarea prealabila a conductorului intreprinderii; dupa efectuarea unor copii, extrase; pe baza de procese verbale in cazul eliberarii documentelor originale. Dupa expirarea termenului de pastrare documentele se scot din arhiva generala a unitatii si se predau la arhiva statului, daca prezinta interes sau daca nu mai prezinta importanta atunci sunt valorificate ca produse reziduale.

Alcatuirea de grafice sau scheme operationale pentru ilustrarea circulatiei documentelor

Atributii si raspunderi de verificare, certificare, control si arhivare a documentelor

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Personalul compartimentului financiar-contabil care introduce si prelucreaza datele contabile poarta raspunderea pentru exactitatea informatiilor care se furnizeaza prin intermediul listingurilor obtinute, precum si de respectarea normelor contabile, stocarea si pastrarea sub forma suportilor tehnici a datelor inregistrate in contabilitate.

Organizarea interna a gestiunii documentelor, formularelor si imprimatelor

Obiectul gestiunii documentelor este format din:

a)       Organizarea circulatiei documentelor - fiecare document trebuie sa circule intr-o anumita ordine, fara retineri inutile in cadrul compartimentelor, iar pe principiul operativitatii sa se asigure rezolvarea completa si la timp a lui.

b)       Utilizarea si evidenta documentelor contabile - pentru toate formularele folosite ca documente se organizeaza o evidenta operativa si una contabila.

c)       Reconstituirea documentelor contabile are loc in cazul in care sunt pierdute, sustrase sau distruse. Pentru fiecare caz

Formulare si registre cu regim special

Formulare si registre fiscale

III.           FORMA, CONTINUTUL, MENTIUNILE AUTENTICE SI TEHNICILE DE INREGISTRARE IN REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII - CATEGORII DE REGISTRE

Continutul si forma registrelor

Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate si grupate in ordine cronologica in registrele contabile. Registrele contabile se prezinta sub forma unor caiete (registre legate), fise sau situatii si listari informatice ale caror continut si forma corespund scopului pentru care se tin.

Definite prin prisma sistemului informational contabil, registrele contabile reprezinta documente cu ajutorul carora se realizeaza inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor economice si financiare in contabilitate, furnizand informatii privind situatia si miscarea patrimoniului.

Legea contabilitatii si Regulamentul privind aplicarea astei legi prevad:

"principalele registre ce se folosesc sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar si registrul cartea-mare".

Registrul jurnal: Formular tipizat fara regim special.(Cod 14-1-1) Document contabil obligatoriu in format A4, prezentat fie sub forma de registru a 100 de file, tiparit pe una sau pe ambele fete, in cazul in care se completeaza manual, fie listari informatice legate sub forma de registru. Cuprinde elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintentice debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.

Registrul Cartea mare: Formular tipizat fara regim special.(Cod 14-1-3) Document contabil obligatoriu in format A3, tiparit pe ambele fete, in foi volante, fie listari informatice legate sub forma de registru. Contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent.

Registrul inventar: Formular tipizat fara regim special.(Cod 14-1-2). Document contabil obligatoriu in format A4, prezentat sub forma de registru a 100 de file, tiparit pe una sau pe ambele fete. In acest registru sunt inscrise elementele invetariate dupa natura lor.

Mentiuni autentice (numerotare, snuruire, sigilare, parafare, autentificare)

Registrul jurnal si registrul-inventar au regim de inregistrare la organele fiscale, unde se depun numerotate, snuruite si parafate. In consecinta, aceste doua registre pot fi admise ca proba in cazul litigiilor dintre inreprinderi, in caz de faliment, precum si orice situatii.

Prezentarea registrelor sintetice realizate

Completare

Registrul jurnal. Se intocmeste zilnic, cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operatie patrimoniala fiind inregistrata prin articole contabile, in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in unitate

Registrul inventar. Se intocmeste la inceputul activitatii, sfarsitul exercitiului financiar sau cu ocazia incetarii activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere ss procesele-verbale de inventariere a elementelor patrimoniale prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarei pozitii cuprinse in toate conturile din bilant. In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile evidentiate in listele de inventariere actualizate cu valoarea intrarilor si iesirilor pana la data inchiderii exercitiului. In cazul incetarii activitatii, Registrul-inventar se completeaza cu valoarea elementelor patrimoniale inventariate faptic la acea data. In cazul subunitatilor din tara care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, Registrul jurnal se conduce de catre subunitati in conditiile inregistrarii acestuia la organul fiscal teritorial de care apartin.

Registrul Cartea-mare, sub forma Fisei de cont pentru operatii diverse, se intocmeste la sfarsitul lunii, in cadrul compartimentului financiar-contabil, astfel: - rulajul creditor se reporteaza din jurnalul contului respectiv, intr-o singura suma, fara desfasurarea pe conturi corespondente; - sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale se reporteaza din acele jurnale, obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; - soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste ii functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului (care se inscrie pe randul destinat in acest scop).

Transpunerea operatiilor in registre

Registre analitice si operative

Incheierea periodica a registrelor

Deschiderea si inchiderea anuala

Arhivarea registrelor

Registrul-jurnal, Registrul inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza in societate timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite; se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lor.

IV.            PROIECTAREA SISTEMULUI DE CONTABILITATE PE CONTURI - GRUPAJUL SITUATIEI PATRIMONIULUI IN CONTURI

Deschiderea exercitiului, preluare solduri initiale

Inregistrarea cronologica si sistematica

Calcule, punctaj, corelatii

Verificarea concordantei inregistrarilor intre analitic si sintetic

Exactitatea inregistrarilor: balanta conturilor

Controlul faptic al realitatii: inventarierea

Corectarea erorilor de inregistrare

Corelatii aritmetice de verificare

Inchiderea exercitiului, calcule de rectificare si regularizare

V.       PROIECTAREA SISTEMULUI DE CONTABILITATE PE DOCUMENTE DE SINTEZA, SITUATIA PATRIMONIULUI SI CALCULUL REZULTATULUI

Lucrari contabile de inchidere a exercitiului

Inventarierea elementelor de activ si de pasiv

Stabilirea, regularizarea si solutionarea diferentelor la inventar

Rectificarea si regularizarea situatiei conturilor

Balanta definitiva

Grupajul conturilor in bilant

Corelatii pe baza de bilant

VI.            PROIECTAREA MONOGRAFICA A UNUI CICLU COMPLET DE INREGISTRARI PE O STRUCTURA PATRIMONIALA REPREZENTATIVA