Multisoft Expert

Program de evidenta primara si contabilitate a societatilor comerciale

Manual de utilizare

Macheta de inceput

se introduce numele operatorului format din max. 4 caractere

se introduce parola, care poate fi modificata raspunzand cu "N" la intrebarea "Mentineti parola(D/N)?"

se introduce data contabilizarii

Important:

Daca la intrarea in program apare mesajul "Operatorul XXXXX este conectat la sistem" se apasa orice tasta si se intra in program tastand la cod operator "ADM", se continua cu tasta "Enter" pana la aparitia unui tabel. In acest tabel se modifica in dreptul operatorului XXXXX litera T cu F si se apasa tasta Enter, apoi Esc.

Se intra normal in program cu cod operator, parola,etc.

se intra in meniul principal care contine urmatoarele subfunctii:

Nimic (cuprinde explicatia )

Diverse

Balanta

Evidenta primara

Data contabilizarii

Salarii

Iesire

Capitolul I: Diverse

a)      Submeniul Accesorii

cuprinde activitati cu caracter special; se intra in submeniul:

Intretinere-verifica consistenta bazelor de date si reface indecsii; procedura este extrem de utila in cazuri de iesire fortata din program. Deci, daca din diverse cauze(ex. pana de curent) nu poate fi terminat lucru in program prin optiunea Iesire, la reintrarea in program, prima actiune se recomanda a fi Diverse/Accesorii/Intretinere.

Operator-permite schimbarea operatorului curent

Data contabilizarii-permite schimbarea datei contabilizarii

Browse-pe nivel de acces de administrator baze de date permite accesul la bazele de date

Dos-iesire temporara in DOS

Return-revenire la meniul principal

b) Submeniul Beneficiar

folosit pentru introducerea unui nou beneficiar(o noua firma); apare submeniul:

initializare - se culeg datele generale si unele parametrizari despre noul beneficiar

modificare - permite modificarea datelor despre un beneficiar

stergere - stergerea din calculator a tuturor informatiilor despre un beneficiar

- culegere

- modificare / stergere

c) Submeniul Restaurare

util pentru schimbarea beneficiarului curent

salveaza datele vechiului beneficiar pe discheta sau hard disk si aduce in lucru datele unui alt beneficiar tastand D pentru salvare si apoi ne alegem noul beneficiar.

d) Submeniul Salvare

- se vor salva datele curente

Capitol II. Balanta

cuprinde operatiuni legate de culegerea notelor contabile, elaborarea balantei de verificare, bilant, nomenclator de conturi.

are urmatoarele submeniuri:

a)Culegere - aici se vor culege notele contabile specifice decontarilor interne(elaborate

manual)

Macheta de culegere are urmatoarele elemente:

b)Inchidere - validarea notelor contabile culese si elaborarea automata a notelor de descarcarea gestiunii(k), inchidere a conturilor de venituri, cheltuieli si TVA.

c)Elaborare - elaborarea balantei lunare de verificare

d) Listare - generare si listare situatii specifice contabilitatii sintetice

note

rulaje

balanta

fisa

impozit

e) Bilant - elaborare bilant

f) Rezultat - elaborare situatie "Cont de profit si pierdere"

g) Conturi - operatiuni legate de nomenclatorul de conturi

Nomenclator: vizualizare, adaugare, modificare, stergere cont. Nomenclatorul de conturi contine urmatoarele informatii:

-Simbol cont: ex. 5121

-Tip cont: A-activ, P-pasiv, B-bifuctional

-Lichidare lunara: 0-pt. conturile care se soldeaza lunar, *-pentru celelalte conturi

-Denumire cont: ex. 'Conturi curente la banci'

-Terminal: 0-pentru conturile terminale si 1-pentru conturile neterminale. Cont terminal este contul cu care se opereaza in notele contabile. Ex. Daca punem Contul 5121 terminal, automat contul 512 va fi neterminal; deci la culegerea notelor contabile programul nu permite sa lucrati cu 512 ci doar cu 5121, care este terminal.

Analitice

Defalcare - permite defalcarea soldului unui cont sintetic pe analitice

- Anulare - permite totalizarea sodurilor unor analitice intr-un cont sintetic

Capitol III. Evidenta primara

- prelucreaza datele primare: facturi, receptii, casa, banca, urmarire, salarii

cuprinde urmatoarele submeniuri:

furnizori

clienti (beneficiari)

gestiuni

casa

banca

compensare

inchidere

return

a) FURNIZORI care permite prelucrarea datelor legate de evidenta furnizorilor: facturi, chitante, avize.

Pentru a realiza culegerea facturilor sau avizelor de expeditie de la furnizori se alege submeniul:

a1. Facturi si va apare macheta de culegere care cuprinde:

Stare factura: V- valida sau A - anulata

Cod fiscal - se alege cu F1 si se tasteaza primele litere ale numelui firmei furnizoare

daca avem de-a face cu o firma furnizoare noua introducem codul fiscal Rxxx: apare mesajul : Cod fiscal inexistent! Actualizati fisierul Furnizor sau mai verificati codul tastat (A/V)

se tasteaza A - si se vor introduce datele de identificare ale noului furnizor

se salveaza cu F2

Numar factura: - se introduce numarul facturii

Daca avem de-a face cu un aviz de expeditie se introduce Avizxxx, pentru a putea fi recunoscut in submeniul Avize.

Data facturii - se introduce data. Data scadentei - se tasteaza data doar daca intereseaza aceasta in urmarirea platii.

Delegat

Vagon /Auto ----- ----- ------------scrisoare trasura

Gestiunea - se alege gestiunea cu F1

Total factura - se introduce suma totala a facturii

Numar NIR - se tasteaza numarul notei de receptie si Data NIR

Produs - se introduce numele produsului: UM - unitatea de masura si felul produsului: A - alimentar; B - bauturi alcoolice si tutun; S - regim special; nu se tasteaza nimic in cazul produselor nealimentare

Cont - se tasteaza contul corespondent conturilor de furnizori

in cazul cumpararilor de marfa apare contul de marfa specific gestiunii

contul poate fi vizualizat apasand F1 pozitionat pe Cont.

Cantitatea - se tasteaza cantitatea

Pret unitar - se tasteaza PU de pe factura

T.V.A - se introduce procentul de T.V.A. ( acesta este fixat pe 19%)

Valoarea si Valoare T.V.A. - nu se introduc ; se verifica cu datele din factura

P/U cu adaos - se introduce pretul unitar cu adaos. in functie de valoarea campului PTVA din nomenclatorul de gestiuni, este cerut pretul cu adaos inclusiv TVA sau fara TVA

Adaos - apare automat procentul de adaos; se verifica cu datele de pe NIR

Daca factura contine o singura pozitie se iese cu (-), iar in cazul in care se doreste continuarea se apasa Enter.

Macheta cuprinde si o legenda in care sunt specificate tastele functionale si functiile acestora: F1- in functie de locul unde se afla cursorul, apasarea acestei taste ne permite sa alegem diverse informatii din nomenclatoare, astfel: daca apasam F1 cand suntem pe Cod fiscal, pe ecran apare lista cu toti furnizorii si putem sa-l alegem pe cel dorit dupa care apasam Enter; daca apasam F1 cand suntem pe Gestiunea, pe ecran apare lista cu gestiunile definite si putem sa o alegem pe cea dorita; daca apasam F1 cand suntem pe Produs, pe ecran apare lista cu marfurile si materialele aflate in gestiunea aleasa anterior, si astfel putem sa alegem produsul dorit; daca apasam F1 cand suntem pe Cont, pe ecran apare lista cu conturile terminale si putem sa alegem contul dorit. Tasta F3 daca este apasata atunci cand cursorul este pe Produs, pe ecran apare lista cu serviciile prestate de terti si salvate in nomenclatorul de servicii. Tasta F4 daca este apasata atunci cand cursorul este pe Produs, pe ecran apare lista cu marfurile si materialele aflate in gestiunea aleasa. Fata de lista care apare la apasarea tastei F1, aceasta lista contine si stocurile. Tasta F5 calculeaza cantitatea x pretul unitar pe toate pozitiile culese si pune totalul pe ecran, pentru a putea fi comparat cu cel tastat. Tasta F6 daca se apasa atunci cand cursorul este pe Nr. Factura sau Data facturii, pe ecran apare lista cu avizele de expeditie, specifice furnizorului selectat, neanulate(valide). Atunci cand se salveaza o factura culeasa pe baza avizelor de expeditie inregistrate anterior, acestea vor fi marcate cu starea 'A' - anulat, pentru a nu dubla informatia. Apasand tasta F7, pe ecran apare o lista cu facturile culese pana in acel moment, valide si anulate. Cu Enter pe factura aleasa, aceasta factura va fi adusa pe macheta pentru a putea fi folosita ca model(sablon). Pentru a reduce lista de facturi pot fi folosite filtre, si anume: daca inainte de a apasa tasta F7, se alege un furnizor, atunci lista va contine doar facturile de la furnizorul respectiv; daca campul Data facturii este completat cu o anumita data, atunci lista va contine doar facturile a caror data este din luna si anul tastate in campul Data facturii. Apasand tasta F9, pe ecran apare o lista cu facturile valide din luna curenta. Cu Enter pe factura aleasa, aceasta factura va fi anulata si adusa pe macheta pentru a putea fi folosita ca model(sablon). Pentru a reduce lista de facturi pot fi folosite aceleasi filtre descrise la F7.

Din aceasta macheta se iese cu F2 (cand se doreste salvarea facturii) sau cu Esc (fara salvare).

Daca se doreste culegerea chitantelor fiscale de la furnizori se tasteaza submeniul:

a2.Chitante

Macheta de culegere este aproape identica, in plus avand Numar chitanta si data chitantei, iar data scadentei nu este activa. Este activ campul Valoare in care se poate tasta valoarea totala a chitantei, programul deducand singur TVA-ul si pretul unitar fara TVA.

Pentru a culege facturile pe baza avizelor de expeditie de la furnizori se alege submeniul a3.Avize.

Macheta este aproape identica, diferenta consta in aparitia Aviz expeditie - unde se apasa F6 si pe ecran apare o lista de unde se selecteaza avizele (programul le recunoaste dupa modul lor de introducere de forma Avizxxx la Facturi). Ulterior se introduce doar totalul facturii, programul deducand TVA si P/U fara TVA. Acestea doar se vor verifica cu factura.

Listare - listeaza situatiile legate de facturile de la furnizori, si anume:

Una- lista detaliata a unei facturi

Curente-lista detaliata a tuturor facturilor contabilizate in luna curenta

Urmarire-situatia unei facturi, adica: furnizor, numarul si continutul receptiilor, felul si numarul documentelor de plata, luna in care este contabilizata, starea facturii(valida sau anulata). Aceasta optiune este foarte utila pt. identificarea rapida a unei facturi, deoarece prezinta lista tuturor facturilor existente in baza de date, iar odata selectata factura din lista, rapid vom afla tot ce este posibil despre ea.

Cheltuieli-lista pozitiilor de pe facturi, inregistrate direct pe cheltuieli, grupata pe conturi. Este utila ca anexa la notele contabile de genul cheltuieli = furnizori

Comenzi - prezinta situatia ultimelor transe de aprovizionare de la un furnizor, stocul la zi si rubrica goala pentru comanda de marfa.

Target - lista specifica depozitelor en gros

Fisa furnizorului - situatia facturilor si platilor de la/catre un furnizor specificat, contabilizate in luna curenta.

a4. Corectii - se alege acest submeniu in cazul unor informatii incorecte legate de nomenclatorul de agenti comerciali si nomenclatorul de furnizori.

a5.NIR: - realizeaza operatiuni legate de notele de receptie, respectiv

elaborarea automata si listarea notei de receptie pentru o factura specificata

listarea situatiilor legate de notele de receptie:

Unul - listarea unei note de receptie, daca se cunoaste numarul acesteia

Factura- listarea unei note de receptie, daca se cunoaste numarul facturii

Detaliat- lista detaliata a tuturor notelor de receptie contabilizate in luna curenta

Centralizator - listarea centralizatorului cu notele de receptie contabilizate in luna curenta. Centralizatorul poate fi listat grupat pe conturi sau pe gestiuni.

Pentru a se realiza cu succes aceasta operatiune este necesar a se citi cu atentie indicatiile date de calculator.

Revenirea la meniul principal se realizeaza apasand tasta Return.

a6.Neachitate- situatii specifice restantelor la plata functie de data scadentei pe care o specificati si anume:

Specificat - listarea restantelor de plata fata de un furnizor specificat

Detaliat- lista detaliata a restantelor de plata fata de toti furnizorii, grupat pe conturi de furnizori

Operativ- lista operativa a restantelor de plata fata de toti furnizorii, adica pe lista apare doar total restante fata de un furnizor si nu facturile neplatite

Total tranzactii-lista tuturor furnizorilor cu total facturi, total plati, total restante

b) CLIENTI care permite prelucrarea datelor legate de evidenta clientilor: facturi, chitante.

Pentru culegerea, corectia, listarea pe tipizat a facturilor catre clienti se alege submeniul b1.Facturi si va apare macheta de culegere care cuprinde:

Stare factura: V- valida, A - anulata, I - imprimabila pe tipizat

Cod fiscal - se alege cu F1 si se tasteaza primele litere ale numelui firmei furnizoare

daca avem de-a face cu un client nou introducem codul fiscal Rxxx: apare mesajul : Cod fiscal inexistent! Actualizati fisierul Furnizor sau mai verificati codul tastat(A/V)

se tasteaza A - si se vor introduce datele de identificare ale noului client

se salveaza cu F2

Numar factura: - se introduce numarul facturii(automat apare numarul ultimei facturi salvate, incrementat cu 1)

Data facturii - se introduce data. Data scadentei - se tasteaza data doar daca intereseaza aceasta in urmarirea incasarii.

Delegat: se tasteaza sau alege cu F1, numele delegatului sau agentului comercial

Vagon /Auto ----- ----- ------------scrisoare trasura

Contract nr.: se alege cu F1 contractul de service sau productie incheiat cu clientul, sau cu F10 se apeleaza direct macheta de preluare a contractului

Gestiunea - se alege gestiunea cu F1

Discount/factura: se tasteaza procentul de discount aplicat la valoarea facturii

Total factura - se introduce suma totala a facturii, sau se trece peste acest camp si el va fi completat automat la terminarea facturii, prin apasarea tastei F5

Produs - se introduce numele produsului: UM - unitatea de masura si felul produsului: A - alimentar; B - bauturi alcoolice si tutun; S - regim special; nu se tasteaza nimic in cazul produselor nealimentare

Discount linie: se tasteaza procentul de discount aplicat la pozitia respectiva din factura

Cont venit: se tasteaza contul corespondent conturilor de clienti:704, 707, 708, etc.

contul poate fi vizualizat apasand F1 pozitionat pe Cont.

Cantitatea - se tasteaza cantitatea

Pret unitar - se tasteaza PU de vanzare

T.V.A - se introduce procentul de T.V.A. ( acesta este fixat pe 19%)

Daca factura contine o singura pozitie se iese cu (-), iar in cazul in care se doreste continuarea se apasa Enter.

Macheta cuprinde si o legenda in care sunt specificate tastele functionale si functiile acestora: F1- in functie de locul unde se afla cursorul, apasarea acestei taste ne permite sa alegem diverse informatii din nomenclatoare, astfel: daca apasam F1 cand suntem pe Cod fiscal, pe ecran apare lista cu toti clientii si putem sa-l alegem pe cel dorit dupa care apasam Enter; daca apasam F1 cand suntem pe Gestiunea, pe ecran apare lista cu gestiunile definite si putem sa o alegem pe cea dorita; daca apasam F1 cand suntem pe Produs, pe ecran apare lista cu marfurile si materialele aflate in gestiunea aleasa anterior, si astfel putem sa alegem produsul dorit; daca apasam F1 cand suntem pe Cont, pe ecran apare lista cu conturile terminale si putem sa alegem contul dorit. Tasta F3 daca este apasata atunci cand cursorul este pe Produs, pe ecran apare lista cu serviciile prestate de terti si salvate in nomenclatorul de servicii. Tasta F4 daca este apasata atunci cand cursorul este pe Produs, pe ecran apare lista cu marfurile si materialele aflate in gestiunea aleasa. Fata de lista care apare la apasarea tastei F1, aceasta lista contine si stocurile. Tasta F5 calculeaza cantitatea x pretul unitar pe toate pozitiile culese si campul total factura.. Apasand tasta F7, pe ecran apare o lista cu facturile culese pana in acel moment, valide si anulate. Cu Enter pe factura aleasa, aceasta factura va fi adusa pe macheta pentru a putea fi folosita ca model(sablon). Pentru a reduce lista de facturi pot fi folosite filtre, si anume: daca inainte de a apasa tasta F7, se alege un client, atunci lista va contine doar facturile emise catre clientul respectiv; daca campul Data facturii este completat cu o anumita data, atunci lista va contine doar facturile a caror data este din luna si anul tastate in campul Data facturii. Apasand tasta F9, pe ecran apare o lista cu facturile valide din luna curenta. Cu Enter pe factura aleasa, aceasta factura va fi anulata si adusa pe macheta pentru a putea fi folosita ca model(sablon). Pentru a reduce lista de facturi pot fi folosite aceleasi filtre descrise la F7. Apasand tasta F8, pe ecran apare lista facturilor cu starea I, deci cele ce nu au fost listate pe tipizat. Dupa ce o factura a fost selectata din lista, incepe printarea ei si este trecuta automat in starea V(valida). Daca listarea esueaza, este necesara anularea facturii, cu F9, corectarea numarului facturii, dupa facturier si listarea noii facturi.

Din aceasta macheta se iese cu F2 (cand se doreste salvarea facturii) sau cu Esc (fara salvare).

Daca se doreste culegerea facturilor platite pe loc se tasteaza submeniul

b2. Chitante

Macheta de culegere este aproape identica, in plus avand Numar chitanta si data chitantei, iar data scadentei nu este activa.

b3. Listare - listeaza situatiile legate de facturile de la furnizori, si anume:

Una- lista detaliata a unei facturi

Curente-lista detaliata a tuturor facturilor contabilizate in luna curenta

Urmarire-situatia unei facturi, adica: furnizor, numarul si continutul receptiilor, felul si numarul documentelor de plata, luna in care este contabilizata, starea facturii(valida sau anulata). Aceasta optiune este foarte utila pt. identificarea rapida a unei facturi, deoarece prezinta lista tuturor facturilor existente in baza de date, iar odata selectata factura din lista, rapid vom afla tot ce este posibil despre ea.

Centralizator-centralizatorul facturilor contabilizate in luna curenta, grupate pe conturi de venituri.

Lista este utila ca anexa la notele contabile de genul clieti = venituri

Agenti - prezinta situatia ultimelor transe de aprovizionare de la un furnizor, stocul la zi si rubrica goala pentru comanda de marfa.

- Centralizator - lista produselor facturate intr-o zi, pe un anumit agent comercial. Lista este utila magazionerului, pentru a pregati marfa pe agenti comerciali.

- Incasari - lista incasarilor lunare facute de un agent comercial

- Livrari - total facturat pe luna curenta, pe agenti comerciali

Fisa clientului - situatia facturilor si incasarilor catre/de la un client specificat, contabilizate in luna curenta.

b4. Corectii - se alege acest submeniu in cazul unor informatii incorecte legate de nomenclatorul de agenti comerciali si nomenclatorul de furnizori.

Revenirea la meniul principal se realizeaza apasand tasta Return.

b5. Neachitate- situatii specifice restantelor la plata functie de data scadentei pe care o specificati si anume:

Specificat - listarea restantelor de plata ale unui client specificat

Detaliat- lista detaliata a restantelor de plata ale tuturor clientilor

Operativ- lista operativa a restantelor de plata ale tuturor clientilor, adica pe lista apare doar total restante la incasari si nu facturile neincasate.

Total tranzactii-lista tuturor clientilor cu total facturi, total incasari, total restante.

c)Gestiuni care permite prelucrarea datelor legate de evidenta stocurilor, transferuri intre gestiuni, descarcarea gestiunii prin bonuri de consum sau transfer.

c1. Gestiuni - permite selectarea gestiunii de marfa sau materii prime, altele decat "Obiecte de inventar aflate in folosinta" sau "Mijloace fixe". Dupa selectarea gestiunii dorite apare pe ecran submeniul:

Marfa - apare submeniul:

Bon - apare submeniul:

Culegere - apare macheta de culegere a bonurilor de vanzare sau transfer a marfii, care cuprinde:

Stare bon: V- valid, A - anulat, I - imprimabil

Gestiunea sursa - se alege cu F1; este gestiunea aleasa anterior, sau nimic, daca documentul de prelucrat este o intrare.

Gestiunea destinatie - se alege cu F1; este gestiunea catre care se transfera marfa, sau nimic, daca documentul de prelucrat este bon de vanzare.

Loc de folosinta: - se alege cu F1; daca nu exista, se tasteaza codul locului de folosinta, pe ecran apare mesajul 'Loc de folosinta inexistent!'

'Actualizati fisierul LOCURI sau mai verificati codul tastat(A/V)?

se raspunde cu "A", daca se doreste introducerea unui loc de folosinta nou

se raspunde cu "V" sau Enter, daca se constata ca a fost tastat gresit codul locului de folosinta.

Numar document: - numarul bonului; este pus automat, cel mult se poate verifica daca este corect.

Data documentului: - data bonului.

Total valoare - se introduce valoarea totala a bonului, sau se trece peste acest camp si el va fi completat automat la terminarea culegerii bonului, prin apasarea tastei F5.

Cont: - se tasteaza contul de marfa din care se face transferul; in cazul intrarilor de marfa, se tasteaza contul corespunzator intrarii respective(ex. 108 - aport in natura adus de intreprinzatorul individual)

Produs - se introduce denumirea produsului: UM - unitatea de masura si felul produsului: A - alimentar; B - bauturi alcoolice si tutun; S - regim special; nu se tasteaza nimic in cazul produselor nealimentare.

- stocul de produse poate fi vizualizat apasand tasta F1, apoi Enter pe prozitia dorita.

Cont pe iesire: se tasteaza contul corespondent conturilor marfa(ex. 607) ; in cazul intrarilor de marfa, se tasteaza contul corespunzator de marfa.

- contul poate fi vizualizat apasand F1 pozitionat pe Cont iesire.

Cantitatea - se tasteaza cantitatea

Pret unitar - se tasteaza PU de iesire din gestiune.

Daca bonul contine o singura pozitie se iese cu (-), iar in cazul in care se doreste continuarea se apasa Enter.

Macheta cuprinde si o legenda in care sunt specificate tastele functionale si functiile acestora: F1- in functie de locul unde se afla cursorul, apasarea acestei taste ne permite sa alegem diverse informatii din nomenclatoare, F3 - lanseaza procedura de salvare a bonului, indiferent de locul in care ne aflam pe macheta, F5 - calculeaza cantitatea ori pretul de iesire, rezultand total bon.

Din aceasta macheta se iese cu F2 (cand se doreste salvarea bonului) sau cu Esc (fara salvare).

Modificare - permite anularea sau modificarea unui bon. Dupa ce se alege aceasta optiune de meniu, pe ecran apare lista cu bonurile de iesire din gestiunea aleasa, contabilizate in luna curenta. Se alege bonul pe care dorim sa-l modificam, apoi programul anuleaza sau sterge din baza de date(functie de nivelul de acces) bonul si il pune pe macheta de culegere pentru a ne permite modificarea lui.

Listare - apare submeniul:

Bon - permite listarea unui bon cu starea I (imprimabil) - pe ecran apare lista cu bonurile cu starea I, se alege bonul dorit si urmeaza listarea, dupa care programul trece bonul in starea V(valid). Daca se doreste o copie a acestui bon se alege optiunea:

Copie - permite listarea unui bon cu starea V(valid)

Toate - lista tuturor bonurilor de iesire din gestiunea aleasa, contabilizate in luna curenta

Jurnal - lista tuturor miscarilor( intrari si iesiri) contabilizate in luna curenta.

Stoc - descarcarea gestiunii prin preluarea stocului de marfa, la predare/primire gestiune; este util in cazul gestionarilor alternativi(ex. barmani) care predau inventarul faptic, pe baza unui proces verbal de predare-primire. Acest proces verbal este preluat in program si rezulta cantitatile de marfa vanduta.

- Elaborare - specificand perioada pe care interesaza marfa vanduta, programul elaboreaza, pregateste datele pentru a prelua stocul final, predat. Cu alte cuvinte, programul stabileste stocul initial si intrarile din perioada specificata.

- Culegere - apare pe ecran macheta de preluare a stocului final(predat), rezultand cantitatea de marfa vanduta. Aceasta optiune se apelaza doar dupa ce s-a executat Elaborare.

Dupa ce se preiau toate stocurile, cu F5 se calculeaza total bon, si cu F2 se salveaza bonul.

- Listare - listarea bonurilor de descarcare a gestiunii obtinute prin apelarea optiunii Culegere.

Tehnologie - descarcarea gestiunii pe baza retetei tehnologice.

Pret - permite modificarea pretului de vanzare a produselor. Apare pe ecran lista produselor aflate in gestiune, si operatorul poate modifica pretul de vanzare a acestora. Aceasta procedura nu are implicatii contabile sau de alta natura, pe moment, numai ca pe viitor va apare noul pret de vanzare a produselor; este utila pentru gestiunile care se conduc la pret de intrare( en gros), unde nu este necesar proces verbal de modificare preturi.

Oferte - elaborare si listare oferta de produse pe game adica, specificand furnizorul.

Fisa - apare submeniul:

- Una - listarea fisei de magazie a unui produs;

- Toate - listarea fisei de magazie pentru toate produsele din gestiune;

- Clasa - listarea fisei de magazie pentru o clasa de produse; Clasa de produse se identifica prin partea comuna a denumirii produselor.

Inventar - apare submeniul:

Gestionar - se listeaza inventarul de marfa la data specificata, cu coloanele: produs, pret, stoc, sold.

Contabil - se listeaza inventarul de marfa, pe perioada specificata, cu coloanele: produs, pret, stoc initial, cantitate intrata, cantitate iesita, stoc final, sold initial, valoare intrata, valoare iesita, sold final.

Comisie - se listeaza inventarul de marfa la data specificata, cu coloanele: produs, pret, stoc faptic, stoc scriptic, valoare; este util pentru comisia de inventariere a produselor.

Gama - se listeaza inventarul de marfa la data specificata, cu coloanele: produs, pret, stoc, sold. Gama se identifica prin specificarea furnizorului. Ea poate fi restransa si prin specificarea unei parti comune din denumirea produselor.

Raport - se listeaza raportul de gestiune pentru gestiunile en detail. Raporul poate fi elaborat pe toata luna curenta, sau doar pe o perioada al lunii curente(ex. zilnic), in functie de perioada specificata.

Materii prime

Materiale - apare submeniul:

Culegere - apare macheta de culegere a bonurilor de consum a materialelor consumabile aflate in magazie, care contine:

Stare bon: V- valid, A - anulat, I - imprimabil

Gestiunea sursa - se alege cu F1; este gestiunea aleasa anterior, sau nimic daca documentul de prelucrat este o intrare prin transfer din alta gestiune, unitate sau subunitate.

Gestiunea destinatie - se alege cu F1; este gestiunea catre care se transfera materialele, sau nimic, daca documentul de prelucrat este bon de consum.

Loc de folosinta: - se alege cu F1; daca nu exista, se tasteaza codul locului de folosinta, pe ecran apare mesajul 'Loc de folosinta inexistent!'

'Actualizati fisierul LOCURI sau mai verificati codul tastat(A/V)?

se raspunde cu "A", daca se doreste introducerea unui loc de folosinta nou

se raspunde cu "V" sau Enter, daca se constata ca a fost tastat gresit codul locului de folosinta.

Numar document: - numarul bonului; este pus automat, cel mult se poate verifica daca este corect.

Data documentului: - data bonului.

Total valoare - se introduce valoarea totala a bonului, sau se trece peste acest camp si el va fi completat automat la terminarea culegerii bonului, prin apasarea tastei F5.

Cont: - se tasteaza contul de materiale din care se face transferul; in cazul intrarilor de materiale, se tasteaza contul corespunzator intrarii respective(ex. 108 - aport in natura adus de intreprinzatorul individual)

Produs - se introduce denumirea produsului: UM - unitatea de masura si felul produsului: S - regim special; nu se tasteaza nimic in cazul produselor fara regim special.

- stocul de produse poate fi vizualizat apasand tasta F1, apoi Enter pe pozitia dorita. Apasand tasta F4, pe ecran apare o lista de produse mai completa, adica, apar si produsele cu stoc 0 la momentul respectiv.

Cont pe iesire: se tasteaza contul corespondent conturilor materiale(ex. 601) ; in cazul intrarilor de materiale, se tasteaza contul corespunzator de materiale.

- contul poate fi vizualizat apasand F1 pozitionat pe Cont iesire.

Cantitatea - se tasteaza cantitatea

Pret unitar - se tasteaza PU de iesire din gestiune.

Daca bonul contine o singura pozitie se iese cu (-), iar in cazul in care se doreste continuarea se apasa Enter.

Macheta cuprinde si o legenda in care sunt specificate tastele functionale si functiile acestora: F1- in functie de locul unde se afla cursorul, apasarea acestei taste ne permite sa alegem diverse informatii din nomenclatoare, F3 - lanseaza procedura de salvare a bonului, indiferent de locul in care ne aflam pe macheta, F5 - calculeaza cantitatea ori pretul de iesire, rezultand total bon.

Din aceasta macheta se iese cu F2 (cand se doreste salvarea bonului) sau cu Esc (fara salvare).

Modificare- se foloseste pentru a anula sau modifica un bon deja salvat in baza de date.

Situatii - apare submeniul:

Bon - permite listarea unui bon cu starea I (imprimabil) - pe ecran apare lista cu bonurile cu starea I, se alege bonul dorit si urmeaza listarea, dupa care programul trece bonul in starea V(valid). Daca se doreste o copie a acestui bon se alege optiunea:

Copie - permite listarea unui bon cu starea V(valid)

Toate - lista tuturor bonurilor de iesire din gestiunea aleasa, contabilizate in luna curenta

Jurnal - lista tuturor miscarilor( intrari si iesiri) contabilizate in luna curenta.

- Fisa - apare submeniul:

-Una - listarea fisei de magazie a unui produs;

-Toate - listarea fisei de magazie pentru toate produsele din gestiune;

-Clasa - listarea fisei de magazie pentru o clasa de produse; Clasa de produse se identifica prin partea comuna a denumirii produselor.

- Inventar - apare submeniul:

-Gestionar - se listeaza inventarul de marfa la data specificata, cu coloanele: produs, pret, stoc, sold.

-Contabil - se listeaza inventarul de marfa, pe perioada specificata, cu coloanele: produs, pret, stoc initial, cantitate intrata, cantitate iesita, stoc final, sold inital, valoare intrata, valoare iesita, sold final.

-Comisie - se listeaza inventarul de marfa la data specificata, cu coloanele: produs, pret, stoc faptic, stoc scriptic, valoare; este util pentru comisia de inventariere a produselor

Obiecte de inventar - se refera la evidenta si miscarile obiectelor de inventar aflate in magazie.Submeniurile si functiile lor sunt identice cu cele de la materiale consumabile.

Obs Pentru darea in folosinta a obiectelor de inventar, se intra pe Culegere bon, se alege gestiunea sursa, iar la gestiunea destinatie se alege G321 - Obiecte de inv. in folosinta.

Ambalaje

c2. Ob.inv. - operatiuni si situatii specifice gestiunii "Obiectelor de inventar aflate in folosinta". Dupa selectarea optiunii apare pe ecran submeniul:

c3. Mijl. fixe - operatiuni si situatii specifice imobilizarilor in curs, imobilizarilor corporale si necorporale. Dupa selectarea gestiunii dorite apare pe ecran submeniul:

c4. Nomenclator - permite vizualizarea, modificarea sau completarea nomenclatorului de gestiuni. Pentru parametrizarea lucrului cu gestiuni, programul opereaza cu un nomenclator care contine: codul gestiunii, denumirea ei, contul specific(300, 3711, 3712, etc.), analiticul de casierie(5311, etc) si un camp logic PTVA(pret cu TVA) care este True pentru gestiunile la care la receptia marfii specific pretul cu TVA inclus si False daca specific pretul fara TVA.

Dupa selectarea gestiunii dorite apare pe ecran submeniul:

1. Vizualizare - apare o lista cu gestiunile din nomenclator, aleg gestiunea dorita, si pe ecran apar informatiile despre gestiunea aleasa.

2. Adaugare - se preiau datele despre noua gestiune:

Cod gestiune: se introduce codul gestiunii, de forma: Gx, unde x : 2.999

Denumire : se introduce denumirea gestiunii

Pret cu TVA: se tasteaza Y daca pe macheta de preluare a receptiilor(Furnizori/Facturi) in campul Pret cu adaos se doreste a se prelua pretul cu adoas cu TVA-ul inclus in pret, sau N daca in campul respectiv se doreste a se prelua pretul cu adaos fara TVA.

Cont marfa: se introduce contul de marfa, un analitic al contului 371, care sa fie specific acestei gestiuni.

Cont casierie : se introduce contul de casierie. Se folosesc analitice al contului 5311, daca gestiunea are casierie proprie.

Se alege Corect daca se doreste salvarea datelor culese, sau Gresit daca se doreste renuntarea la datele culese.

3. Modificare - se foloseste pentru modificarea informatiilor din nomenclator, despre gestiunea specificata. Pe ecran apare lista cu gestiunile din nomenclator, aleg gestiunea dorita, dupa care trec la modificarea datelor depre gestiunea aleasa. Salvez modificarile facute apasand Enter pe Corect, sau renunt la modificari apasand Enter pe Gresit.

4. Stergere - se foloseste pentru stergerea unei gestiuni din nomenclator. Se alege gestiunea de sters din lista care apare pe ecran, se apasa Enter pe Corect si se raspunde cu 'D' la intrebarea "Sigur doriti sa stergeti gestiunea(D/N)?". Pentru a renunta la stergere fie se alege optiunea Gresit, fie se raspunde cu 'N' la intrebarea "Sigur doriti sa stergeti gestiunea(D/N)?", daca ati ales deja optiunea Corect.

d)Casa care permite prelucrarea datelor legate de casierie: incasari si plati.

d1. Culegere - permite culegerea documentelor de casa. Pe ecran apare macheta care in partea superioara contine optiunile: Incasari , Plati , Return. Pe Return se revine in meniul principal de la Casa, iar pe celelalte 2 optiuni se intra in macheta de culegere a documentelor de casa, care se completeaza dupa cum urmeaza:

Tip document: N- numerar; este inactiv; se completeaza automat.

Nr. document: se tasteaza numarul documentului de casa

Data document: se tasteaza data documentului de casa

Total valoare: se tasteaza valoarea totala a documentului.

=============. Elementele de mai sus sunt datele generale ale documentului. Urmeaza elementele specifice unei pozitii a documentului.

Contul: se tasteaza contul corespunzator, si anume: 401 sau 404 pentru plati furnizori, 409 pentru plati in avans, 411 pentru incasari de la clienti, 419 pentru incasari in avans, 441 pentru plati salarii, 601 pentru achizitie de materiale consumabile preluate direct pe cheltuieli si platite pe loc, 607 pentru monetarul de vanzare marfuri, etc. Contul se poate alege cu F1, din nomenclatorul de tranzactii prin casa, sau cu F3 din planul general de conturi.

TVA: se tasteaza procentul de TVA pentru pozitia curenta. Acest camp este activ doar daca contul este din clasa 6 sau clasa 7.

Cod fiscal: se tasteaza sau se alege cu F1, codul fiscal al furnizorului/clientului, daca documentul este o plata/incasare la o factura care a fost preluata in calculator.

Nr. factura: daca documentul este o plata/incasare la o factura care a fost preluata in calculator se apasa F1 si pe ecran apare lista cu facturi neplatite sau platite partial. Daca codul fiscal este completat, lista va contine doar facturile furnizorului/clientului specificat, iar daca campul cod fiscal este gol, lista va contine toate facturile neplatite sau platite partial.

Data facturii: se completeaza automat daca factura este aleasa cu F1, sau se lasa necompletat in celelalte cazuri.

Obs1. Campurile cod fiscal si nr. factura sunt folosite ca explicatie a platii/incasarii: deci se completeaza cu codul fiscal si numar factura atunci cand plata/incasarea se refera la o factura existenta in baza de date, altfel se completeaza cu o scurta explicatie a tranzactiei, explicatie care va apare in jurnalul de casa. De exemplu: pentru un bon fiscal de achizitie 'materiale curatenie', vom completa:

Cont: TVA: 19

Cod fiscal: MATERIALE

Nr.factura: CURATENIE

Data facturii: nimic

Obs2: Pentru a veni in sprijinul operatorului, programul foloseste un nomenclator cu urmatoarele date:

Pentru actualizarea automata a acestui nomenclator, la plecarea de pe campul Nr. factura, se verifica existenta in nomenclator a tranzactiei respective, si daca aceasta nu exista, pe ecran apare intrebarea: " Tranzactia nu exista in nomenclator - actualizati nomenclatorul sau mai verificati(A/V)?". Daca se raspunde cu "D", nomeclatorul se va actualiza cu noua tranzactie.

Valoare: se tasteaza valoarea pozitiei preluate, dupa care pe ecran restul de plata la factura specificata, sau valoarea TVA(daca este cazul).

Daca documentul contine o singura pozitie se iese cu (-), iar in cazul in care se doreste continuarea se apasa Enter.

Macheta cuprinde si o legenda in care sunt specificate tastele functionale si functiile acestora: F1- in functie de locul unde se afla cursorul, apasarea acestei taste ne permite sa alegem diverse informatii din nomenclatoare, astfel: daca apasam F1 cand suntem pe cont, pe ecran apare nomenclatorul cu tranzactii, de unde putem alege combinatia cont-explicatie dorita, daca apasam F1 cand suntem pe Cod fiscal, pe ecran apare lista cu toti furnizorii/clientii si putem sa-l alegem pe cel dorit dupa care apasam Enter; daca apasam F1 cand suntem pe Nr. factura, pe ecran apare lista cu facturile neplatite si putem sa o alegem pe cea dorita; daca apasam F4 cand suntem pe Cont, pe ecran apare planul general de conturi, si astfel putem sa alegem contul dorit; Apasand tasta F7, pe ecran apare o lista cu incasarile/platile culese pana in acel moment, valide si anulate. Cu Enter pe documentul dorit, acesta va fi adus pe macheta pentru a putea fi folosit ca model(sablon). Apasand tasta F9, pe ecran apare o lista cu incasarile/platile valide din luna curenta. Cu Enter pe documentul ales, acesta va fi anulat si adus pe macheta pentru a putea fi folosit ca model(sablon). Apasand tasta F5, se calculeaza suma pozitiilor din partea de jos a machetei, se compara cu totalul tastat, si se afiseaza diferenta. Cu F3 se salveaza documentul, fara iesire din macheta.

Din macheta se iese cu F2 (cand se doreste salvarea documentului) sau cu Esc (fara salvare).

d2.Listare - se intra in submeniul:

-Zilnic - listarea registrului de casa, pe ziua specificata.

-Lunar - listarea registrului de casa pe luna curenta.

-Sold - listarea soldului curent la casierie

d3.Nomenclator - permite stergerea unei pozitii din nomenclatorul de tranzactii( se apasa Ctrl+T pe pozitia dorita) sau modificarea explicatiei(se modifica continutul coloanelor Codfis si Nrfac).

e)Banca care permite prelucrarea extraselor de banca: incasari si plati.

e1. Culegere - permite culegerea documentelor de banca. Pe ecran apare macheta care in partea superioara contine optiunile: Incasari , Plati , Return. Pe Return se revine in meniul principal de la Banca, iar pe celelalte 2 optiuni se intra in macheta de culegere a documentelor de banca, care se completeaza dupa cum urmeaza:

Tip document: O - ordin de plata; B-nota contabila emisa de banca; C - cec

In continuare macheta este identica cu cea de la Casa.

e2.Listare - se intra in submeniul:

-Zilnic - listarea extrasului de banca, pe ziua specificata.

-Lunar - listarea extrasului de banca pe luna curenta.

-Sold - listarea soldului curent la banca.

e3.Nomenclator - permite stergerea unei pozitii din nomenclatorul de tranzactii( se apasa Ctrl+T pe pozitia dorita) sau modificarea explicatiei(se modifica continutul coloanelor Codfis si Nrfac).

f)Compensare care permite prelucrarea protocoalelor de compensare.

f1. Culegere - permite culegerea protocoalelor de compensare. Pe ecran apare macheta care in partea superioara contine optiunile: Incasari , Plati , Return. Pe Return se revine in meniul principal de la Protocoale, iar pe celelalte 2 optiuni, pe ecran apare lista cu protocoalele existente in baza de date. Daca dorim sa completam un protocol existent, alegem acel protocol si apasam Enter; daca dorim sa lucram la un protocol nou apasam ESC. Se intra apoi, in macheta de culegere, care se completeaza dupa cum urmeaza:

Tip document: P - protocol de compensare; este inactiv; se completeaza automat.

Nr. document: se tasteaza numarul protocolului; cu F1 se poate alege un protocol existent.

Data document: se tasteaza data protocolului

Total valoare: se tasteaza valoarea totala a protocolului.

Atentie: protocolul se contabilizeza in luna in care se egaleaza, incasari = plati.

In continuare macheta este identica cu cea de la Casa si Banca.

f2.Listare - se intra in submeniul:

-Unul - listarea unui protocol de compensare specificat.

-Lunar - listarea protocoalelor de compensare contabilizate pe luna curenta.

-Restante - listarea protocoalelor de compensare incomplete(care nu sunt egale pe furnizori si clienti)

-Toate - lista tuturor protocoalelor de compensare preluate in calculator.

f3.Nomenclator - permite stergerea unei pozitii din nomenclatorul de tranzactii( se apasa Ctrl+T pe pozitia dorita) sau modificarea explicatiei(se modifica continutul coloanelor Codfis si Nrfac).

g.Inchidere - operatiuni si rapoarte specifice sfarsitului de luna contabila.

g1.Elaborare - procedura are trei parti:

1. Daca la intrebarea: 'Refac platile si incasarile facturilor(D/N)?' se raspunde cu "D", incepe procedura de recuplare a facturilor de la furnizori cu chitantele de plata, respectiv a facturilor de la clienti cu chitantele de incasare.

2. Dupa terminarea procedurii de mai sus, sau daca raspunsul la intrebarea de mai sus este "N", incepe procedura de refacere a stocurilor de sfarsit de luna, la toate gestiunile din nomenclatorul de gestiuni.

3. Dupa terminarea procedurii de mai sus, sau daca raspunsul la intrebarea de mai sus este ESC, pe ecran apare mesajul: "Introduceti numarul primei note contabile"; implicit este 1. Acum incepe procedura de elaborare a notelor contabile, pe baza datelor din evidenta primara. Aceste note sunt numite note contabile 'emise automat', si la elaborarea balantei de verificare programul le va folosi alaturi de notele contabile culese manual pe macheta: Balanta/Culegere. Modificarea notelor 'emise automat' se poate face doar prin corectii asupra documentelor primare si reluarea procedurii Inchidere/Elaborare sau prin stornare/corectare manuala pe macheta: Balanta/Culegere.

Obs. Procedura Elaborare poate si chiar trebuie lansata ori de cate ori este nevoie, adica atunci cand suspectam stocuri eronate sau rest de plata/incasare eronat, sau atunci cand modific ceva la documentele primare, pentru a transporta modificarea in notele contabile 'emise automat'. Daca am inceput lucru la luna curenta si este necesara interventia la luna anterioara pentru modificari care afecteaza stocurile, la final este necesara rularea procedurii Elaborare, pe luna anterioara si apoi pe luna curenta.

Procedura se incheie cu intrebarea "Sigur doriti sa salvati notele contabile in valoare de(D/N)?". Daca raspunsul este "D", notele contabile vor fi salvate, altfel nu.

g2. Listare - listarea notelor "emise automat", din luna curenta.

g3. Profit - apare submeniul:

- Adaos - total adaos comercial la marfurile vandute in luna curenta

Venituri - situatia veniturilor totale obtinute in luna curenta, situatie elaborata pe baza documentelor de casa, banca, facturi emise.

g4. Livrari - situatii specifice depozitelor en gros, respectiv situatii legate de cantitatile lunare livrate catre clienti grupate pe: clenti/agenti, sortiment, agent, client, discount, furnizor.

g5. Incasari - lista incasarilor lunare pe agenti comerciali.

g6. Subpret - lista produselor vandute in luna curenta sub pretul de cumparare.

g7. TVA - jurnalul de cumparari, jurnalul de vanzari si decontul de TVA pe luna curenta.

g8. 2% - lista cu cantitatile de bauturi alcoolice si tutun vandute in luna curenta.

Oferta de produse si servicii software

Produse informatice:

Multisoft Buget - program de evidenta primara si contabilitate si buget....150

Multisoft Personal - program de evidenta personal salarizare.........100 $

Servicii software:

Contract service - Multisoft Buget ...................120 $ /an

Contract Service - Multisoft Personal...................80 $ /an

Oferta Promotionala 2003:

Pachet complet Multisoft Buget + Personal................200

Program Personal + Service Buget....................170