CONTRACTELE DE CUMPARARE IN SISTEM LEASING

Cumpararea in sistem leasing se poate inregistra utilizand optiunea "Contracte achizitie: leasing financiar" din Comercial > Furnizori.

I. Configurari:

Pentru buna functionare a acestui modul, trebuie mai intai configurate constantele aferente leasingului, acestea regasindu-se in Constante generale > Rate, Leasing (fig.1). Articolele utilizate in configurarea constantelor sunt detaliate in fig. 2, alegerea conturilor fiind demonstrativa.

Partenerii de la care se cumpara in sistem leasing trebuie sa aiba asociata o caracterizare contabila particulara vezi fig.3. Aceasta configurare trebuie sa aiba "Tip" = Leasing si urmatoarele conturi asociate:

II. Introducere date contract

Articole achizitionate prin respectivul contract de leasing. Contine: denumire articole, cantitate, pret de cumparare exprimat in valuta selectata la "Moneda". Coloanele '%Ad' - %adaos, '%Disc' - %discount, 'ZC' - zile credit, nu se completeaza.

Inregistare contabila contract determina generarea intrarii in stoc si a inregistrarilor aferente contractului, vezi subcapitolul III.

Intrerupere contract - STORNARE - determina generarea inregistrarilor aferente anularii restului ramas nefacturat din contractul curent in cazul in care se renunta la acest leasing. Detaliile acestei operatiuni sunt prezentate in subcapitolul V.

Moneda - permite selectarea monedei in care se exprima contractul de achizitie leasing.

Datele generale ale contractului:

Comision de administrare (%) - informatie disponibila doar pentru listarea contractului. Factura care va contine aceasta valoare va trebui completata manual, dupa generarea automata din contract, cu un articol care sa evidentieze aceasta cheltuiala;

Prima de risc financiar (%) - idem;

Valuare anuala CASCO - poate fi facturata lunar (in acest caz, la generare grafic se imparte valoarea anuala pe fiecare luna si se afiseaza in coloana "Asig" urmand ca pe fiecare factura generata din contract    sa fie cuprins si un articol pentru aceasta asigurare) sau anual (in acest din urma caz trebuie introdus manual atat articolul cat si suma pe factura generata din contract in luna in care alege furnizorul sa factureze acest serviciu).

Banca de la care se preia cursul monedei contractului pentru generarea contabilizarii contractului de leasing (acesta se numeste Curs istoric si este afisat la rubrica Curs) si a fiecarei facturi de rate in care se calculeaza diferentele de curs valutar aferente ratelor si dobanzilor.

Gestiune facturare - pentru articolele de tip serviciu, care au cont reprezentativ de cheltuiala sau venit. In cazul necompletarii inregistrarea se face la nivel de firma.

Avans se completeaza cu marimea avansului achitat atat in moneda contractului cat si in lei. In rubrica ''Sold' este calculata automat valoarea ramasa de impartit pe durata contractului.

Conditile de generare a scadentelor contractului.:

Numarul de rate - nu cuprinde avansul si nici ultima rata care reprezinta valoarea reziduala

Zi scadenta - ziua scadentelor lunare ale facturilor de rate

Majorari intarziere - valoarea procentului majorarilor de intarziere.

Dobanda (%) - este anuala si pe baza ei se determina dobanzile lunare in functie de metoda de calcul selectata:

% lunar la sold - descrescator

% lunar la sold - egalizat

% la sold total

De asemenea, ratele pot fi calculate in urmatoarele modalitati:

Transe lunare egale (Val /360*30.5)

Transe lunare egale (Val /12)

Rate lunare egale (Val /360*30.5)

Rate lunare egale (Val /12)

Transa reprezinta obligatia lunara de plata exclusiv dobanda si asigurarea.

Rata cuprinde obligatia lunara de plata.

Valoarea reziduala poate fi setata pe "Separat la final de contract" = Da / Nu, valoarea implicita fiind data de constanta "Valoare reziduala leasing financiar" care poate fi: "Evidentiata separat la final de contract" / "Distribuita pe rate lunare". Daca valoarea reziduala este cuprinsa in valoarea ratei, atunci ea nu apare ca articol separat pe factura ci este inclusa in valoarea totala a ratei respective. Daca valoarea reziduala este lasata la sfarsitul contractului, atunci ultima factura din contract va contine articolul specificat in constante pentru valoarea reziduala si valoarea de pe ultima linie din graficul de rate.

Luni de gratie - luni pentru care nu se plateste rata, cu sau fara calcul de dobanda pentru aceasta perioada. Ratele se vor genera dupa expirarea acestei perioade. In acest caz avansul are dobanda pentru ca se considera valoare finantata. Daca optiunea "Fara dobanda" = NU atunci se calculeaza dobanda pentru lunile cu transa = 0.

Generare grafic - permite, utilizand toate datele introduse mai sus, calcularea ratelor lunare pe baza carora se va face facturarea.

Import - permite importul graficului de plata a ratelor din format txt/csv..

Facturare rata - permite generarea facturii lunare de rate. Acelasi lucru se poate obtine prin dublu-click in coloana 'F' in dreptul ratei respective.

Nu se poate genera factura decat daca scadenta respectiva face parte din luna de lucru. Facturile generate preiau implicit datele din contract, dar pot fi modificate (Atentie: modificarea datelor care provin din contract - rate, dobanzi - poate determina incoerente in ceea ce priveste contabilizarea pe ansamblu a contractului). Pentru detalii vezi subcapitolul IV.

Recomandare: in cazul contractelor in valuta completati inainte de facturare cursul corespunzator monedei la banca de referinta a contractului in COMERCIAL > NOMENCLATOARE > Monede si cursuri valutare.

X - permite stornarea facturilor generate. Apelarea acestuia determina generarea unei facturi identice cu cea completata pentru linia pe care este pozitionat cursorul, dar cu minus. Efectul consta in anularea legaturii dintre factura initiala si contract stornandu-se in acelasi timp notele contabile generate de factura de rate.

Activ - contract in curs de derulare. Daca are valoarea 'Nu' determina blocarea facturarii din contractul respectiv.

Buton "Import date din contracte leasing intrerupte" permite aducerea valorii ramase a unui contract vechi stornat pe un contract nou. Valoarea acestui nou contract este cea ramasa nefacturata din contractul anterior. De asemenea sunt aduse si alte conditii ale contractului initial dar acestea pot fi modificate. Se utilizeaza in cazul schimbarii parametrilor contractului de leasing (dobanda, asigurare, etc.) vezi subcapitolul VI.

III. Inregistrare contabila contract

Dupa completarea datelor contractului, pe baza tuturor acestor informatii trebuie generata nota contabila aferenta contractului precum si intrarea in stoc a articolului achizitionat. Acest lucru se poate face (doar dupa salvarea contractului) prin actionarea butonului 2 (vezi figura4). Se trece astfel in macheta ale carei ferestre se pot vedea in figurile 6, 7, 8 in care se totalizeaza valoarea articolelor si a dobanzii care fac obiectul contractului de leasing.

In fereastra "Document" se genereaza valorile in valuta (fig. 6).

In fereastra "Preturi RON" se genereaza valorile calculate pe baza cursului istoric si se determina valoarea in lei a contractului si dobanzii (fig. 7).

In fereastra "Receptie" se opereaza intrarea articolului in stoc (fig. 8).

Nota contabila generata de incheierea contractului de leasing va fi:

Vizualizarea ulterioara a inregistrarilor contractelor de achizitie in leasing se face din COMERCIAL > INTRARI > Contabilizare contracte achizitie leasing.

IV. Generarea facturilor de rate

Facturile generate preiau implicit datele din contract dar pot fi modificate.

Aceste facturi nu pot fi generate decat in luna din care face parte scadenta respectiva. Un exemplu de factura de rata leasing generata automat din contract poate fi vazut in figura 10. Pe aceste facturi sunt calculate automat si diferentele de curs aferente ratelor si dobanzilor in baza cursului curent al monedei contractului. Acestea sunt inregistrate pe articolele corespunzatoare precizate in constante. Cursul istoric si cel al facturii sunt afisate automat in rubrica 'Observatii'.

Nota contabila aferenta facturii de leasing contine urmatoarele inregistrari:

V. Intrerupere contract

In cazul in care se renunta la un contract de achizitie in leasing, acesta trebuie stornat. Pentru aceasta operatiune se va utiliza butonul "Intrerupere contract - {TORNARE" (vezi figura 4) care genereaza incheierea contractului si scoaterea din stoc a articolului achizitionat.

Nota contabila generata de stornarea unui contract de achizitie in sistem leasing este de forma urmatoare:

La stornarea contractului se genereaza urmatoarele note contabile:

213=167 (-) valoarea nefacturata

213=231 (-) valoarea deja facturata din contract

La rezolvarea mijlocului fix (trecut pe vandut) se genereaza notele:

281=213 valoarea deja amortizata

658=213 valoarea neamortizata

In acest moment soldurile conturilor 167 si 281 sunt stinse dar 213 este scazut de 2 ori si trebuie corectat. Inregistrarile de corectie care trebuie introduse manual in Note contabile diverse sunt:

658 = 213 (-) valoarea nefacturata din contract

231 = 213 (-) valoarea facturata din contract: in acest moment soldul contului 231 = 0

In final, in 658 se inregistreaza diferenta intre valoarea facturata din contract si valoarea amortizata iar suma inregistrarilor din 681 si din 658 reprezinta cheltuiala firmei cu mijlocul fix respectiv si este egala cu valoarea facturata din contract.

VI. Import din contracte de leasing intrerupte

Daca se doreste reluarea contractului, eventual cu alte conditii de contractare, pentru a nu se mai introduce inca o data toate valorile din noul contract, se poate prelua un contract stornat pe altul nou prin apelarea butonului 16."Import date din contracte leasing intrerupte" (fig.15). Acesta aduce toate contractele stornate si preia din contractul selectat toate datele, la pret trecand doar valoarea ramasa din contractul initial.

VII. Regularizarea contractelor de leasing

La sfarsitul unui an calendarisitc soldul contractelor de leasing trebuie adus la cursul din 31 decembrie. Aceasta operatie se poate inregistra pe macheta "Regularizare contracte achizitie in leasing" (Comercial > Furnizori). Aici se introduce cursul la care se opereaza regularizarea si se aleg contractele.

Nota contabila generata in cazul in care cursul regularizarii este mai mare decat cel istoric va fi:

(+)Valoare ramasa din contract * Diferenta pozitiva de curs valutar

(+)Valoare ramasa din contract * Diferenta pozitiva de curs valutar

In cazul in care cursul regularizarii este mai mic decat cel istoric inregistrarea automata va fi de forma:

(+)Valoare ramasa din contract * Diferenta negativa de curs valutar

(-)Valoare ramasa din contract * Diferenta negativa de curs valutar

Conturile de venituri si cheltuieli pentru regularizare trebuie precizate in constante (Fig.1).

In lunile urmatoare regularizarii ratele de leasig se vor referi la acest nou curs istoric si diferentele de curs se vor calcula in functie de acesta.

VIII. Initializarea contractelor de leasing

Daca la initializarea unei firme exista deja contracte de achizitie in sistem leasing in derulare, atunci acestea trebuie detaliate in initilizarea soldurilor partenerilor si in contractele de intrare in leasing.

In initializare se inregistreaza doar soldul contractelor pe conturile 167 si 168.7, in lei, si se pune bifa pe coloana "Leas".

In Comercial > Furnizori > Contracte achizitie: leasing financiar se introduc toate datele contractului initial astfel incat valoarea totala a ratelor si a dobanzii ramase de facturat trecute prin cursul istoric sa fie identice cu datele introduse in initializare. La salvarea contractului se bifeaza automat ca facturate toate ratele anterioare lunii de pornire a firmei.

Pentru aceste contracte nu se face contabilizarea deoarece a fost deja facuta la data inceperii contractului.

IX. Urmarirea contractelor de leasing

Listele in care se poate urmari situatia contractelor in derulare se regasesc in COMERCIAL > LISTE > Contracte > "Urmarire contracte achizitii leasing", "Urmarire facturare contracte achizitii leasing".

De asemenea se mai pot urmari si listele de parteneri: "Fisa analitica partener", "Solduri parteneri", "Balanta analitica parteneri", "Balanta sintetica parteneri" generate pe conturile de leasing (MENTOR > Parteneri).