| CATEGORII DOCUMENTE |
| Agricultura | Asigurari | Comert | Confectii | Contabilitate | Contracte | Economie |
| Transporturi | Turism | Zootehnie |
1.Carta de audit
Carta de audit este documentul constitutiv al functiei de audit intern destinat sa o prezinte si sa o faca cunoscuta personalului institutiei publice.
Carta este considerat un document important drept pentru care obligativitatea existentei sale este stipulata de prima dintre Normele Profesionale. Conform Normei 1000,,misiunea, competenta si responsabilitatile Auditului intern trebuie sa fie definite formal intr-o carta".Norma 1001 precizeaza continutul minim al cartei care trebuie:
-sa defineasca pozitia structurii de audit in cadrul institutiei publice;
-sa autorizeze accesul la documentele, persoanele si bunurile necesare bunei executii a auditorilor;
-sa defineasca sfera de acoperire a misiunilor de audit.
Acest document poate avea continut si forme diferite dar trebuie sa furnizeze informatii despre minimul indispensabil astfel incit toata lumea sa fie in cunostinta de cauza. Cartele de audit pot contine si informatii suplimentare despre:controlul intern, recrutarea si pregatirea profesionala a auditorilor,precum si procesul metodologic al unei misiuni de audit.
Trebuie sa existe un echilibru perfect intre un numar prea mare de informatii care ar descuraja lectura si un numar prea mic de informatii care nu ar furniza elementele necesare.
Structura model privind elementele minime ce trebuie continute in Carta auditului intern este urmatoarea:
A.Rolul si obiectivele auditului
public intern
Rolul auditului intern
Obiectivele auditului intern
Obiectivele compartimentului
misiunii de audit public intern
Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul public intern
Organizarea audit.
public intern in Comitetul pentru Audit Public Intern
B.Statutul compartimentului de audit public
intern
Atributiile compartimentului de
audit public intern
Independenta si
obiectivitate
Competenta si
consiinta profesionala
Exercitarea unei
activitati normate
Programul de
asigurara si imbunatatire a calitatii
Evaluarea interna
Evaluarea externa exercitata de catre UCAAPI
D.Metodologie
Planul anual de audit public intern
Conditiile necesare pentru
realizarea misiunilor de audit public interen
Accesul auditorilor
interni la informatii si documente
Relatiile cu entitatea
auditata, obiectul auditului
Contactarea
responsabililor entitatii auditate
Realizarea interventiei la fata
locului
Transmiterea
rezultatelor
Urmarirea
misiunilor de audit
E.Reguli de conduita
Auditorul :
are acces la toate datele in cadrul misiunii si respecta secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate
exercita o functie de evaluare independenta care se concretizeza in recomandari
respecta codul privind conduita etica
semnaleaza imediat , pe linie ierarhica, fraudele de orice tip si neregulile grave care fac obiectul auditului
comunica rezultatele muncii sale (constatarile si recomandarile) responsabilului entitatii auditate
raportul de audit se supervizeaza inainte de difuzare de catre responsabilul misiunii de audit
are drept de raspuns la constatarile si recomandarile prezentate in raport.
Carta de audit trebuie difuzata tuturor celor implicati in misiunea de audit.Acest lucru se poate realiza in cadrul reuniunilor de deschidere a misiunilor.Aceste reuniuni constituie ,fara indoiala cea mai buna formula, cu atit mai mult cu cit ea ofera ocazia de a raspunde la intrebari si deci de a evita inca de la inceput orice eroare de interpretare.
2.Manualul de audit.
Spre deosebire de Carta de audit , manualul este destinat utilizarii pe plan intern, ca si documentatia ce se afla la dispozitia auditorilor interni si care trebuie imbogatita in mod constant cu ocazia fiecarei misiuni de audit.
Ca si Carta de audit, Manualul de audit este un document a entitatii publice care reflecta organizarea si maniera de lucru ale structurii de audit public intern. Acest document trebiue sa indeplineasca 3 obiective:
-definirea cadrului de lucru;
-sprijinirea pregatirii profesionale a auditorului debutant;
-utilizarea ca sistem de referinta.
2.1. Definirea cadrului de lucru
Pentru a atinge acest scop,manualul cuprinde organigrama structurii de audit intern cu mentionarea pozitionarii sale.Cuprinde analizele de post ale tuturor membrilor auditului intern pentru ca toti sa cunoasca exact misiunea incredintata fiecaruia.Manualul cuprinde, de asemenea, indicarea competentei si a libertatii de actiune corespunzind diferitilor membri ai compartimentului si de asemenea o copie a Cartei.
Daca in cadrul compartimentului exista mai multe atributiuni se mai precizeaza si repartizarea sarcinilor, respectiv domeniul de aplicare corespunzator fiecarei responsabilitati.
Manualul mentioneaza si conditiile generale de lucru ale auditorului:
-orare
-dispozitii referitoare la deplasarile profesionale si la rambursarea cheltuielilor
-conditii materiale.
2.2.Sprijinirea pregatirii auditorului debutant
La primul contact al auditorului debutant cu compartimentul de audit public intern, acestuia trebuie sa ii fie inminat un exemplar al manualului.Citind acest document, el va descoperi obiectivele si particularitatile de functionare ale compartimentului, adica procedurile de lucru ale auditului intern.
2.Utilizarea ca sistem de referinta
In acest scop, manualul trebuie sa cuprinda o trecere in revista a normelor
specifice compartimentului de audit intern respectiv:
-trecerea in revista a regulilor de angajare si de gestionare a personalului,adica a
auditorilor.
La aceasta rubrica se indica nu doar competentele necesare, ci si regulile de
respectat pentru pregatirea profesionala a auditorilor:pregatire generala si pregatire permanenta;
-regulile aplicate pentru calatorii si deplasari-este un paragraf important deoarece deplasarile sunt numeroase pentru auditorii interni.Trebuie neaparat sa existe o regula pe care sa o cunoasca toata lumea.Auditul intern trebuie sa aplice el insusi transparenta pe care o pretinde de la altii.La aceasta rubrica sunt precizate dispozitiile privind mijloacele de transport cu care se calatoreste, etc.
-elaborarea si revizuirea planului- se descrie metoda aplicata de compartimentul de audit intern pentru elaborarea planului de audit si pentru utilizarea acestuia.Daca se aplica o procedura formala de revizuire, aceasta trebuie mentionata.
-metodologia.
La acest capitol sunt descrise particularitatile metodologice aplicate de catre compartimentul de audit intern .Metodele aplicate trebuie sa fie alese tinind cont de particularitati si exigente, important este ca aceeasi metoda sa fie aplicata si cunoscuta de toti auditorii.Regulile astfel precizate se vor referi la:
-ordinul de misiune
-analiza riscurilor
-definirea obiectivelor
-realizarea observarilor
-prezentarea, difuzarea rapoartelor de audit si monitorizarea recomandarilor
-Reguli de pastrare a dosarelor de audit si documentelor de lucru
Manualul de audit trebuie sa fie prezentat si redactat intr-o maniera pedagogica deoarece scopul sau este de a-i ajuta pe auditorii interni in munca lor si in acelasi timp de a-i determina sa procedeze in acelasi fel.
Exemplu:
Prezentei lucrari s-a anexat Manualul de audit elaborat la nivelul Biroului Audit Public Intern din cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud
3 Dosarele de audit si documentele de lucru
Dupa fiecare misiune de audit se intocmeste un dosar alcatuit , printre altele din cele mai semnificative documente de lucru.Acesta este dosarul documentelor de lucru.
Dosarul documentelor de lucru are o tripla justificare:
1.Obligativitatea existentei unei probe-permite justificarea si probarea pentru cei auditati si evental pentru terti a tuturor afirmatiilor din raportul de audit intern .Aceste justificari pot fi solicitate si produse fie in timpul misiunii de audit, fie dupa audit cind o informatie suplimentara este solicitata in timpul implementarii recomandarilor.Atit intr-un caz cit si in altul, a dispune de un dosar complet si ordonat este o necesitate absoluta.
2.Obligativitatea eficacitatii-in cazul auditurilor recurente, acesta permite sa se actioneze cu eficacitate, facindu-se referire la auditul anterior:se evita pierderea timpului cu cautarea informatiilor, acestea figurind in dosar; se pot gasi explicatii si justificari cu ajutorul raportului precedent; se dispune de o baza de plecare pebntru o misiune noua.Auditorul utilizeaza aceasta mina de informatii pentru a avansa mai repede si a actiona mai bine.
Obligativitatea pregatirii profesionale
Consultarea unui bun dosar de audit , este pentru auditorul debutant un instrument de pregatire profesionala exceptional. Auditorul poate gasi in acest dosar intrebarile pe care predecesorii sai si le-au pus, mijloacele utilizate pentru a raspunde la aceste intrebari si concluziile pe care le-au tras In acest sens, dosarul de audit bine conceput si bine documentat este ca un exemplu practic al ,,ghidului de audit''.
Dosarele de audit reprezinta un fel de istorie a entitatii publice insa ele nu pot fi considerate ca atare la infinit. Mediul se schimba, structurile se modifica, vocabularul evolueaza.Astfel, dupa citiva ani, dosarul devine depasit si , cu exceptia unei obligativitati prevazute de lege nu este necesar sa se pastreze dosarele ,ci doar rapoartele de audit.
Continutul dosarului de audit cuprinde doua categorii de documente :
-documente descriptive: analize de posturi , organigrame, diagrame de circulatie a documentelor ,etc.
-documente explicative: teste, rezultatul testelor, interviuri, chestionare, fise de identificare si analiza a problemelor,etc.
La toate acestea se adauga documentele de organizare.
Organizarea dosarelor de audit:
Indiferent cit este de simplu sau de complex dosarul de audit nu este organizat conform unei norme universale. Fiecare entitate publica are propria sa norma.Unele preconizeaza o ordonare in functie de importanta documentelor ,altele in functie de cronologie.Nu exista o metoda preferabila alteia, insa este important sa se ramina la metoda care a fost aleasa si deci este important sa existe o metoda.
In cazul primului model, continutul acestor dosare este urmatorul:
a) Dosarul de analiza-se constituie pe masura ce se desfasoara misiunea de audit si
cuprinde documentele de lucru explicative elaborate in cursul auditului si considerate utile pentru a fi pastrate: FIAP, foi de interviuri, foi de lucru,stenograme ale sedintelor de deschidere si de inchidere ale misiunii.Aceste documente trebuie sa fie prezentate intr-o anumita ordine.Un criteriu simplu de ordonare ar putea fi -programul misiunii care figureaza la inceputul dosarului, urmat imediat de ordinul de misiune.
Acest dosar de analiza este distrus si inlocuit de urmatorul dosar din momentul in care se realizeaza o noua misiune pe aceeasi tema.
b) Dosarul de sinteza-contine ultimele doua rapoarte de audit pe acelasi subiect, notele referitoare la monitorizarea si implementarea recomandarilor, toate informatiile generale referitoare la tema in discutie( organigrame, fisele postului etc.)
Dosarul de sinteza face obiectul unei actualizari permanente inainte si dupa misiune, pentru a include intotdeauna informatii utile si exacte.Acest lucru inseamna ca actualizarea nu trebuie sa reprezinte doar adaugarea de documente noi, dar si inlaturarea de documente depasite si inutile.
Al doilea model, este un model de dosar,,general " in sapte parti:
1.trecerea in revista si monitorizarea punctelor slabe importante constatate in cursul misiunii
2.un exemplar complet al Raportului de audit
tabelul riscurilor
4.indicatii de urmat pentru auditurile ce se vor efectua pe aceeasi tema
5.programarea si planificarea misiunii realizate
6.informatii generale de baza:-note de serviciu
-organigrame si fise post
-extrase din rapoarte de audit anterioare
7.documente de lucru
Acest tip de dosar este mai complet decit precedentul in sensul ca acesta cuprinde elemente de sinteza dar nu se impune o actualizare permanenta, singura actualizare fiind realizata cu ocazia auditului urmator.In plus ar fi necesara adaugarea unui criteriu de ordonare a documentelor de lucru pentru a facilita eventualele cercetari.
Oricare ar fi modelul folosit, dosarele vor fi apreciate in functie de 6 criterii calitative:
-trebuie sa fie standardizate
-trebuie sa permita vizualizarea ordonarii documentelor din interior
-trebuie sa poata fi utilizate de catre terti
-trebiue sa cuprinda totalitatea documentatiei indispensabile
-trebuie sa cuprinda toate explicatiile necesare intelegerii
-trebuie sa faca obiectul planului de arhivare
Nici unul dintre aceste criterii nu trebuie sa fie subestimat; este esentiala realizarea dosarelor sub toate aspectele pe care le presupune.In realitate misiunea de audit nu se incheie decit atunci cind intreg dosarul de audit este in ordine si pregatit pentru ordonare.
Documentele de lucru
Documentul de lucru este suportul obligatoriu al oricarei constatari, al oricarei observatii:auditorul nu trebuie sa se bazeze pe memorie, el este acela care noteaza tot.
La fel ca si rapoartele de audit, fiecare document de lucru trebuie sa aiba un numar de referinta care coincide cu documentele corespunzatoare dosarului de audit. De asemenea, fiecare document de lucru trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele indicatii:-numele entitatii publice, denumirea structurii auditate, numele auditorului si data.
Daca documentul de lucru se concretizeaza intr-un test, el trebuie sa indice: obiectivul testului, obiectul testului, constatarile, concluziile, referina documentului, data si numele auditorului care a realizat testul.
In concluzie, documentele de lucru de calitate trebuie intotdeauna sa fie:datate si semnate, inteligibile, adecvate ,complete.
Dosarele de audit din cadrul biroului audit public intern al DGFP Bistrita-Nasaud- prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de audit, interventia la fata locului si raportul de audit public intern.Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.
Continutul dosarelor de audit este stabilit prin Normele proprii de exercitare a auditului public intern in cadrul Ministerului Finantelor Publice aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 445/200
Tipurile de dosare sunt urmatoarele:
a)Dosarul permanent-cuprinde urmatoarele sectiuni:
Sectiunea A-Raportul de audit public intern si anexele acestuia:
-ordinul de serviciu
-declaratia de independenta
-rapoarte de audit public intern(intermediar, final, sinteza raportului de audit )
-teste
-fise de identificare si analiza a problemelor(FIAP)
-formularele de constatare a iregularitatilor
-programul interventiei la fata locului
Sectiunea B-Administrativa:
-notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern
-minuta sedintei de deschidere
-minuta sedintei de inchidere
-minuta reuniunii de conciliere
-corespondenta cu entitatea/structura auditata
Sectiunea C-Documentatia misiunii de audit public intern:
-strategii interne
-reguli, regulamente si legi aplicabile
-proceduri de lucru
-materiale despre structura auditata(indatoriri ,responsabilitati, numar de angajati, fisele posturilor,etc.)
-informatii financiare
-rapoarte de audit intern anterioare si rapoarte de audit externe
-informatii privind posturile cheie/fluxuri de operatii
-documentatia analizei riscului
-documentatia privind sistemul de control intern
Sectiunea D-Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern si a rezultatelor acesteia
-lista de supervizare a documentelor
-fisa de evaluare a misiunii de audit public intern
b)Dosarul documentelor de lucru-cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni.Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre pentru fiecare sectiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit public intern.
4.Documentatia si alte mijloace
Documentatia
Spre deosebire de manualul de audit-instrument de consultare permanenta, documentatia nu se consulta decit intr-o maniera aleatorie, atunci cind apare necesitatea clarificarii in legatura cu o problema sau alta.
Distingem documentatie externa si documentatie interna.
Documentatia externa cuprinde in principal lucrari si reviste specializate de audit intern.Cuprinde de asemenea documentele si revistele obisnuite din domeniul fiscal, contabil ,juridic, etc.
Documentatia interna este aceea elaborata sau colectata de compartimentul de audit intern, componenta principala a documentatiei interne reprezentind-o ghidurile de audit.Ele trebuie sa existe pentru fiecare tema traditionala importanta a misiunii de audit.Un compartiment de audit intern debutant isi formeaza ghidurile de audit pe masura ce misiunile de audit se succed.Ghidul de audit este intocmit pe baza chestionarului de control intern si a programului de audit: pentru fiecare punct de control intern inventariat in chestionar,se mentioneaza instrumentele si mijloacele care ar trebui sa fie utilizate si pentru fiecare din aceste intrebari se indica riscul antrenat.Ghidurile de audit astfel concepute constituie:
-un ajutor apreciabil pentru auditori si reprezinta punctul forte al serviciilor implementate de mult timp, acela de a dispune de aceste documente operationale;
-un mijloc de formare si de informare pentru auditorii debutanti.
Documentatia interna mai cuprinde de asemenea: metodele si procedurile in vigoare,organigrame, etc.
Mijloacele materiale se refera in special la utilizarea informaticii ca instrument de audit.Aceste mijloace sunt mult mai utilizate in tarile dezvoltate , la noi in tara existind doar niste inceputuri timide.Astfel,in Franta calculatorul a devenit rapid instrumentul de baza al auditorului , care il utilizeaza in principal in trei scopuri si anume:
-asistenta acordata metodologiei
-gestionarea serviciului de audit
-utilizarea de programe informatice de audit.
Recurgera la un centru informatic n-a fost niciodata foarte dezvoltat in cadrul auditului intern din tarile occidentale, si asta din doua motive:
Primul este dificultatea de ,,a patrunde" intr-un centru informatic pentru a efectua sau pentru a dispune efectuarea operatiunilor in marja, deci neprogramate, neobisnuite si suspecte in ochii unora.
Al doilea este necesitatea de a subcontracta munca, fie unui auditor informatician competent, fie, in lipsa competentelor necesare in compartimentul de audit, chiar informaticienilor. De aici rezulta dificultati de intelegere si termene de realizare putin compatibile cu derularea planificata a unei misiuni.Totusi, un numar destul de mare de auditori au acceptat aceasta idee pentru a realiza sau pentru a incerca sa realizeze doua lucruri in principal:
-sa incerce sa emita un rationament asupra bunei functionari a programelor construind variante de incercari si utilizindu-le pentru a efectua teste.Auditorii interni au utilizat foarte putin aceasta metoda.In schimb,auditorii externi care dispun uneori de propriul lor centru de calcul si se intereseaza de programele traditionale de contabilitate sau de gestiune financiara folosesc mai mult aceasta metoda.In schimb auditorii interni au utilizat si utilizeaza din ce in ce mai mult programe informatice specifice cumparate.Datorita utilizarii directe sau indirecte a acestor programe informatice, auditorul va putea, in functie de competentele sale, sa efectueze teste si sa identifice erorile sau disfunctiile.
Mijloacele financiare.
Fondurile necesare compartimentului de audit intern se determina plecind de la planul de audit aprobat de conducerea entitatii publice.Din acest plan rezulta intradevar:
-efectivele de salariati si natura posturilor pe care sunt incadrati,deci bugetul pentru remunerarea lor;
-pregatirea profesionala care trebuie sa se acorde auditorilor,pregatire profesionala identificata prin compararea exigentelor solicitate de misiunile prevazute cu profilul auditorilor prezenti sau viitori;
-cheltuielile de deplasare al caror nivel va fi in functie de locurile unde se vor desfasura auditurile prevazute in plan si de durata acestora;
-cheltuieli pentru materiale de birou si alte documente;
-cheltuieli pentru cumpararea unor lucrari sau pentru abonamente;
-cheltuieli privind achizitionarea de tehnica de calcul, programe informatice, etc.
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 1012
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
