Fondul de cunostinte despre client

Fondul de cunostinte despre client

1. Considerente generale privind cunoasterea si evaluarea clientului

Ca etapa preliminara a procesului de audit, auditorul colecteaza sau actualizeaza informatiile despre client. Aceste informatii servesc in primul rand evaluarii globale a riscului inerent si de control, ca baza pentru elaborarea planului preliminar de audit. Astfel, auditorul trebuie sa se asigure ca detine suficiente cunostinte despre clientul sau potential, care sa-i permita identificarea si intelegerea evenimentelor, tranzactiilor sau practicilor ce pot avea un impact semnificativ asupra situatiilor financiare sau asupra raportului de audit. Cunoasterea generala a mediului economic si a aspectelor particulare sectorului de activitate in care opereaza clientul respectiv reprezinta elemente esentiale in aprecierea riscurilor inerente.

Pe de alta parte, informatiile colectate despre client inca inainte ca misiunea de audit sa fie acceptata, il ajuta pe auditor sa-si imbunatateasca relatiile profesionale cu clientul respectiv, in special, prin extinderea gamei de servicii pe care auditorul le poate presta pe masura ce descopera noi necesitati informationale ale clientului[1].

De asemenea, cunoasterea clientului constituie un element determinant in asigurarea unei calitati ridicate a serviciilor de audit. Atat standardele americane de audit (SAS 240), cat si cele internationale (ISA 220), recomanda auditorilor sa evalueze clientii potentiali si, in cazul clientilor existenti, sa actualizeze si sa revizuiasca pe o baza continua informatiile acumulate pe parcursul timpului.

Fondul de cunostinte acumulat despre un anumit client ii permite auditorului sa accepte, sa pastreze sau sa refuze un anumit client. Desi dorinta auditorului de a-si largi clientela poate fi legitima, atat prudenta cat si standardele de audit impun efectuarea unor investigatii preliminare inainte ca un client potential sa poata fi acceptat.

2. Procedee de obtinere a informatiilor despre client

Asa cum am precizat mai sus, inaintea acceptarii unui angajament, auditorul trebuie sa obtina cunostinte preliminare despre sectorul, structura proprietatii, conducerea si operatiunile companiei ce va fi auditata, etc. In cazul in care angajamentul de audit este acceptat, in timpul misiunii de audit, cunostintele preliminare despre client sunt completate cu informatii mai detaliate care pot confirma sau infirma evaluarea initiala facuta de catre auditor cu privire la clientul sau. Obtinerea cunostintelor despre client este un proces continuu si cumulativ de culegere si evaluare a informatiilor, auditorul analizand in permanenta corelatia dintre aceste informatii si probele de audit colectate pe parcursul misiunii.

In cazul unor clienti noi, potentiali, in etapa de evaluare preliminara auditorul trebuie sa intreprinda cel putin urmatoarele actiuni:

sa obtina informatii financiare cu privire la clientul potential;

sa efectueze investigatii la terti, cum ar fi la banca unde clientul sau potential are deschise contul sau liniile de finantare, in vederea obtinerii de informatii;

sa aprecieze integritatea conducerii companiei care ar urma sa fie auditate prin contactarea fostilor auditori;

sa identifice domeniile de activitate care ar putea implica o atentie speciala din partea auditorului, sau sunt susceptibile    de riscuri neobisnuit de mari;

sa evalueze gradul de independenta economica a companiei si capacitatea acesteia de a-si servi clientii;

sa aprecieze daca acceptarea in mod particular a unui anumit client nu ar implica o incalcare a codului de etica profesionala.

Auditorul obtine de cele mai multe ori astfel de informatii preliminare despre un anumit client prin contactele pe care le are in mediul de afaceri, cum ar fi: bancheri, juristi, agentii de rating, etc. Alti auditori recurg inclusiv la serviciile unor detectivi particulari pentru a putea evalua potentialii clienti. Indiferent de metoda de investigare folosita, existenta unor indicii serioase ca respectivul client nu isi desfasoara activitatea in conformitate cu regulile scrise sau nescrise din mediul de afaceri in care opereaza, ar trebui sa il determine pe auditor considere alternativa de refuz al misiunii de audit la respectiva companie[2].

In cazul misiunilor succesive de audit, auditorul detine deja un fond de cunostinte despre clientul sau din misiunile anterioare ceea ce-i usureaza considerabil activitatea din misiunea curenta. Totusi, auditorul nu trebuie sa ignore etapa de evaluare preliminara a clientului sau, deoarece in perioada scursa de la ultima misiune este posibil sa fi avut loc schimbari substantiale in afacerile sau mediul de afaceri al clientului sau, modificari care pot avea un impact decisiv asupra planificarii misiunii, riscurilor de audit, precum si asupra situatiilor financiare de sinteza supuse auditului.

Astfel, intr-o prima faza, auditorul revizuieste fondul de cunostinte detinute despre clientul sau pe baza informatiilor din documentele de lucru aferente misiunii anterioare.

In faza urmatoare, auditorul actualizeaza fondul de cunostinte despre clientul sau pe baza informatiilor noi obtinute cu ocazia aplicarii unor proceduri specifice de audit pentru identificarea schimbarilor semnificative care au avut loc in perioada scursa de la ultima misiune. Aceste schimbari pot fi bruste sau graduale, in oricare dintre aceste cazuri ele putand modifica riscul de audit. Aprecierea incorecta a schimbarilor semnificative aparute de la o misiune de audit la alta, poate cauza fie un audit superficial, fie un audit mult mai detaliat decat este necesar.

In ultima faza, auditorul reevalueaza cunostintele despre clientul sau si, pe aceasta baza decide fie acceptarea, fie pentru refuzul angajamentului de audit.

Fie ca este vorba despre un client traditional, fie de un client nou, pentru obtinerea informatiilor legate de sectorul de activitate auditorul poate aplica urmatoarele metode:

utilizarea experientei anterioare vis-à-vis de societate si de sectorul sau de activitate;

discutii cu personalul din cadrul societatii auditate;

discutii cu personalul angajat in compartimentul de audit intern si analizarea rapoartelor de audit intern;

discutii cu alti auditori, juristi sau alti experti tehnici care au oferit servicii companiei sau care au prestat astfel de servicii in sectorul de activitate in care opereaza clientul respectiv;

analiza publicatiilor legate de sectorul de activitate;

revizuirea legislatiei si a reglementarilor sub incidenta carora cade activitatea societatii;

vizitarea sediilor, cladirilor, constructiilor si instalatiilor din dotarea companiei;

examinarea documentelor relevante emise de societate.

3. Tipuri de informatii utile pentru constituirea si actualizarea fondului de cunostinte despre client

Constituirea si actualizarea permanenta a fondului de cunostinte despre client au la baza colectarea unor informatii cu caracter general sau specific tipului de activitate desfasurata de client. Literatura de specialitate abunda in clasificari ale acestor informatii. Clasificarea prezentata mai jos este inspirata din standardele internationale audit, cu mentiunea ca, pe de o parte, nu este o clasificare exhaustiva, iar pe de alta parte, poate include elemente care nu se regasesc in orice tip de afacere.

Informatii economice cu caracter general:

Nivelul general al activitatii economice (de exemplu, recesiune sau crestere economica);

Rata dobanzii, disponibilitatea finantarii, accesul la finantare;

Rata inflatiei;

Politici guvernamentale

Ø      monetare

Ø      fiscale

Ø      facilitati financiare si fiscale (de exemplu, programe de subventii, reduceri si scutiri fiscale, finantare la dobanzi preferentiale, etc.)

Ø      tarife si restrictii comerciale

Cursul valutar si controlul acestuia

Informatii specifice sectorului de activitate in care activeaza clientul:

Piata si concurenta;

Activitati ciclice sau sezoniere;

Schimbari tehnologice si structurale (de exemplu, reorganizare, restructurare, retehnologizare, privatizare, lichidare, fuziuni, etc.)

Riscul afacerii (de exemplu, tehnologie inalta, lipsa barierelor de intrare pe piata respectiva);

Domeniu de activitate in expansiune sau in regres;

Conditii adverse (de exemplu, cerere in declin, grad ridicat de subactivitate, concurenta puternica);

Practici si dificultati contabile specifice;

Cerinte si probleme de mediu;

Cadrul de reglementare;

Accesul si costurile utilitatilor;

Practici specifice sectorului (de exemplu, cu privire la contractele de munca, la modul de finantare, etc.).

Informatii specifice societatii comerciale:

q       Managementul si proprietatea asupra afacerii:

Tipul entitatii - privata sau guvernamentala, cu capital autohton sau strain, schimbari recente sau planificate in structura actionariatului;

Proprietarii si partile afiliate;

Structura capitalului;

Structura organizatorica;

Obiectivele manageriale si planurile strategice;

Achizitii, fuziuni sau disponibilizari recente de active importante ale afacerii;

Sursele si metodele de finantare;

Consiliul de Administratie;

Ø      Alcatuire

Ø      Reputatia si experienta individuala in afaceri

Ø      Independenta fata de actionari si controlul asupra conducerii operationale

Ø      Frecventa sedintelor

Existenta unui comitet de audit si sfera de activitate a acestuia

Politica de conducere a entitatii patrimoniale

Schimbari ale consultantilor profesionali (de exemplu, a consultantilor juridici)

managementul operational

Ø      experienta si reputatie

Ø      cifra de afaceri

Ø      personalul financiar de decizie si statutul lor in cadrul organizatiei

Ø      structura compartimentului de contabilitate

Ø      stimulente sau prime ca parte a remunerarii (de exemplu, ca parte din profit)

Ø      utilizarea prognozelor si a bugetelor previzionate

Ø      presiuni asupra conducerii (de exemplu, dominatia unei persoane, sprijinirea pretului actiunilor, termene nerezonabile pentru publicarea performantelor)

Ø      sisteme informationale de conducere

rolul auditului intern (existenta si eficienta)

atitudinea fata de mediul de control intern

q       Activitatea entitatii - produse, piete, furnizori, cheltuieli, operatiuni:

Natura activitatilor intreprinderii

Locatia utilajelor si a instalatiilor de productie, depozite, birouri, etc.

Politica de personal si politica de angajare a acestuia

Produsele sau serviciile si pietele de desfacere (de exemplu, clientii si contractele importante, termenele de plata, marjele de profit, cota de piata, concurenti, exporturi, politici de pret, reputatia produselor, garantii oferite pentru produse sau servicii, registrele de comenzi, strategia de piata, procesele tehnologice)

Furnizorii importanti de bunuri si servicii (de exemplu, contracte pe termen lung, stabilitatea furnizorilor, termenii de plata, importuri, metodele de livrare, expunerea fata de anumiti furnizori, etc.)

Stocuri (amplasare, cantitati, etc.)

Francize, licente, brevete

Categoriile importante de cheltuieli

Cercetarea si politicile de dezvoltare

Activele in valuta, obligatiile si tranzactiile in valuta, operatiuni de hedging (de acoperire a riscurilor)

Legislatia si reglementarile care afecteaza semnificativ societatea (exemple: in agricultura, activitati de club de noapte, etc.)

Sistemul informational curent si eventuale planuri de modificare a acestuia

Structura datoriilor, inclusiv clauze si restrictii

q       Performante financiare - factori privind conditiile financiare ale companiei si profitabilitatea

Indicatori relevanti si date statistice operationale

Tendinte

q       Mediul de raportare - influente externe care afecteaza conducerea in intocmirea situatiilor financiare

q       Legislatia

Mediul de reglementare

Fiscalitatea

Reguli speciale de evaluare si de prezentare a activitatii companiei

Utilizatorii situatiilor financiare

4. Utilizarea cunostintelor despre client

Cunoasterea mediului de afaceri propriu unui client reprezinta cadrul de referinta in care auditorul isi exercita rationamentul profesional. Astfel, auditorul intra in posesia cunostintelor necesare pentru a realiza urmatoarele actiuni:

Evaluarea riscurilor (inerente si de control) si identificarea problemelor majore;

Planificarea si efectuarea auditului in mod eficient;

Prestarea unor servicii calitativ superioare in favoarea clientului;

Aprecierea atitudinii conducerii vis-à-vis de riscurile identificate;

Determinarea pragului de semnificatie si revizuirea ulterioara a acestuia;

Evaluarea probelor de audit in vederea determinarii gradului lor de suficienta si adecvare;

Aprecierea validitatii declaratiilor conducerii cuprinse in situatiile financiare auditate;

Evaluarea estimarilor contabile;

Identificarea domeniilor in care sunt necesare consideratii si cunostinte speciale de audit;

Identificarea partilor afiliate si a tranzactiilor cu partile afiliate;

Recunoasterea situatiilor conflictuale (cum ar fi declaratiile contradictorii);

Recunoasterea circumstantelor neobisnuite (de exemplu, fraude, nerespectarea legilor sau a altor reglementari, corelatii eronate sau fara sens intre datele statistice rezultate din analizele auditorului si performantele financiare raportate);

Efectuarea unor investigatii fundamentate si aprecierea gradului de rezonabilitate a raspunsurilor;

Evaluarea politicilor contabile aplicate si prezentate in situatiile financiare.

Auditorul trebuie sa se asigure ca asistentii, membrii ai unei echipe angajata intr-o misiune de audit, poseda cunostinte suficiente privind activitatea clientului, care le permite indeplinirea responsabilitatilor audit delegate acestora.