Societatea comerciala

In sens economic o intreprindere, ca agent economic, indiferent de dimensiune, forma de proprietate si organizare produce bunuri si servicii destinate vanzarii de piata, scopul fiind obtinerea profitului.

In vederea efectuarii de acte de comert, persoanele fizice si persoanele juridice se pot asocia si pot constitui societati comerciale, activitati reglementate de Legea nr.31/1990 privind societatile comerciale.

Prevederile acestei legi se completeaza cu dispozitiile Codului comercial.

Prin actul de infintare se aproba statutul societatii si se stabileste:

Forma juridica;

Obiectul de activitate conform cod CAEN;

Denumirea societatii;

Sediul principal;

Capitalul social subscris;

Societatile comerciale cu sediul in Romania sunt persoane juridice romane si se constituie in una dintre urmatoarele forme:

societate in nume colectiv;

societate in comandita simpla;

societate pe actiuni;

societate in comandita pe actiuni;

societate cu raspundere limitata.

Societatea comerciala este persoana juridica de la data inmatricularii in registrul comertului.

Filialele sunt societati comerciale cu personalitate juridica si se infiinteaza in una dintre formele de societate enumerate si in conditiile prevazute pentru acea forma. Au regimul juridic al formei de societate in care s-au constituit.

Sucursalele sunt dezmembraminte fara personalitate juridica ale societatilor comerciale si se inmatriculeaza, inainte de inceperea activitatii lor, in registrul comertului din judetul in care vor functiona.

Societatile comerciale straine pot infiinta in Romania, cu respectarea legii romane, filiale, precum si sucursale, agentii, reprezentante sau alte sedii secundare, daca acest drept le este recunoscut de legea statutului lor organic.

1. Persoana fizica

Cetatenii romani si straini pot desfasura activitati economice in toate domeniile, meseriile sau ocupatiile (cu exceptia delor reglementate de legi speciale) pe teritoriul Romaniei, in mod independent sau se pot constitui in asociatii familiale.

2. Organizarea structurala a societatii comerciale

La infiintarea unei firme, o prima activitate o constituie stabilirea volumului de munca necesar atingerii obiectivelor ei, apoi impartirea unor parti din acest volum de munca oamenilor si grupurilor de oameni.

Activitatile se grupeaza tinand cont de anumite reguli si criterii de similaritate agreate de firma, cum ar fi natura activitatii (ex: de productie sau administrativa), numarul de posturi necesar pentru buna desfasurare a activitatii (directie sau birou), gradul de subordonare sau de autonomie decizionala.

Rezulta structura organizatorica a institutiei, transpusa in schema organizatorica (organigrama), regulamentul de organizare si functionare, statul de functii si posturi (locuri de munca) .

Organigrama ofera o imagine de ansamblu asupra organizarii unei unitati, fiind schematizate atat compartimentele functionale cat si modul in care acestea sunt subordonate ierarhic, de la nivelul cel mai inalt de conducere (adunarea generala a actionarilor, consiliul director, consiliul de administratie, sau directorul general, executiv ori administratorul), la nivelele urmatoare de decizie (directori adjuncti, sefi de departamente) si terminand cu posturile de executie.

Entitatile rezultate din impartirea activitatii pe grupuri de oameni, se pot denumi, in functie de politica firmei, directii, servicii, birouri, departamente, compartimente, grupe, ateliere, etc.

Daca ne referim la impartirea activitatii unei firme pe oameni, rezulta posturile (locurile de munca), atribuirea unei parti din activitatea firmei unui post (om) fiind transpusa intr-un document denumit in general fisa de post.

Fisa de post cuprinde atat activitatile si responsabilitatile postului, cat si caracteristicile persoanei care poate ocupa acel post.

Activitatile unei firme pot fi grupate, functie de specificul lor, astfel:

Activitatea de cercetare-dezvoltare, care cuprinde activitatile de studiere, concepere si elaborare a cadrului tehnic si tehnologic. Ea vizeaza aspecte cum ar fi proiectarea produselor, asimilarea de produse noi, elaborarea planurilor si previziunea activitatii, etc.;

Activitatea de productie se refera la activitatile de baza ale intreprinderii, incluzand actiuni care contribuie la desfasurarea normala a proceselor de productie, inclusiv a celor auxiliare;

Activitatea comerciala, care include totalitatea activitatilor care vizeaza relatiile intreprinderii cu exteriorul, respectiv activitatile de aprovizionare si desfacere. In acest context, preocuparile agentilor economici includ incheierea unor contracte economice avantajoase, asigurarea aprovizionarii ritmice, prezentarea produselor si publicitatea, prospectarea pietei, etc.;

Activitatea financiar-contabila inglobeaza activitatile de obtinere si folosire rationala a disponibilitatilor banesti, controlul operatiilor in care s-au investit fonduri banesti, stabilirea necesarului de mijloace financiare si gasirea de noi surse de finantare a activitatii, etc.;

Activitatea de personal, reprezentand un ansamblu de activitati care urmaresc procesele la care se supun resursele umane, cum ar fi asigurarea intreprinderii cu forta de munca calificata, recrutarea si selectia personalului, incadrarea, promovarea, retribuirea salariatilor, pregatirea si specializarea angajatilor.

De asemenea, in cadrul acestei activitati sunt analizate problemele sociale, de asistenta medicala si raporturile manager-salariati si sunt incluse activitati administrative, de secretariat si protocol.

3. Principalele documente ale structurii organizatorice

Organigrama

Regulamentul de organizare si functionare (ROF)

Fisa postului

3.1. Organigrama

Este o reprezentare grafica a structurii organizatorice a intreprinderii si reda o parte din componentele structurii:

compartimente;

nivelurile ierarhice;

relatiile organizationale;

ponderea ierarhica.

Organigrama este un instrument important folosit in analiza managementului firmei. Din punct de vedere al sferei de cuprindere pot fi:

organigrame generale;

organigrame partiale.

3.1.1. Tipuri de organigrame

organigrama piramidala - este ordonata de sus in jos (AGA, director general, director cercetare dezvoltare, financiar contabil, resurse umane);

organigrama circulara ( functiunea conducatorului se afla in centrul organigramei, celelalte functiuni fiind grupate in jurul ei in cercuri concentrice)

organigrama de structura, prin care se defineste pozitia in societate a diferitelor compartimente in raport cu altele

organigrama grebla, prin care un conducator coordoneaza un numar relativ mare de subordonati

organigrama evantai, prin care un conducator coordoneaza un numar mic de subordonati-respectiv 2

organigrama orientata de la stanga la dreapta

3.2. Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF)

Stabileste obiectivul fiecarei pozitii (functii), enumera sarcinile si responsabilitatile pe care le include fiecare lucrare, explica cat de mult se extinde autoritatea fiecarei functii si clarifica relatiile intre diferitele functii.

Cuprinde cinci parti si anume:

prima parte, denumita organizarea firmei, cuprinde dispozitii generale, actul normativ de infiintare, obiectul de activitate, tipul societatii, statutul juridic si prezentarea structurii organizatorice;

partea a doua se refera la atributiile firmei;

in partea a treia se fac precizari cu privire la conducerea firmei. Se precizeaza care sunt atributiile adunarii generale a actionarilor, atributiile consiliului de administratie, atributiile conducerii executive cu detalierea responsabilitatilor pentru functiile de director general si director pe functiuni;

partea a patra cuprinde atributiile si diagrama de relatii pentru fiecare compartiment functional si operational;

partea a cincea cuprinde dispozitii generale.

3.3. Analiza postului

Este un proces important in managementul resurselor umane, pe baza caruia se determina obiectivele, activitatile, sarcinile si responsabilitatile unui post.

Scopul este proiectarea sau reproictarea postului.

Analiza postului este este o etapa importanta in procesul de luare a deciziilor privind activitatea postului respectiv si este una dintre cele mai importante etape premergatoare elaborarii fisei postului.

3.3.1. Fisa postului

Este un document cae precizeaza sarcinile si responsabilitatile ce-i revin titularului postului, conditiile de lucru, standardele de performata, modalitatea de recompensare, precum si caracteristicile personale necesare angajatului pentru indeplinirea cerintelor postului.

Fisa postului este un instrument managerial important servind la:

stabilirea indatoririlor si responsabilitatilor postului;

precizarea cunostintelor, aptitudinilor, abilitatilor si a altor calificari necesare ocuparii postului respectiv;

existenta unei baze concrete si clare pentru compararea posturilor si determinarea nivelului de salarizare;

sustinerea deciziilor de angajare, evaluare si promovare a angajatilor;

asigurarea conformitatii cu legislatia in vigoare.

Necesitatea elaborarii unei fise de post apare atunci cand:

se creeaza un nou post in firma - firma se afla in plina dezvoltare;

firma se afla in reorganizare - se solicita noi calificari, competente si abilitati;

apar schimbari majore ale centrului de interes al firmei - firma isi schimba complet sau partial obiectul de activitate;

Factorii implicati in realizarea fisei postului:

specialistii din departamentul de resurse umane;

seful ierarhic;

un reprezentant al top managementului

angajatii postului respectiv

3.3.1.1. Rolul fisei postului din perspectiva angajatorului

suport pentru conceperea anuntului de angajare;

element de baza in selectia candidatilor la angajare;

este esentiala in organizarea structurii departamentelor din cadrul firmei;

prin continutul sau, fisa postului este foarte utila in evaluarea personalului;

3.3.1.2. Rolul fisei postului din perspectiva angajatului

faciliteaza procesul de autoclarificare referitoare la post;

clarifica, orienteaza si faciliteaza raportarea corecta a angajatului fata de alti angajati;

baza de plecare in evaluarea performantelor;

informeaza clar angajatul cu privire la mediul si conditiile in care trebuie sa-si desfasoare activitatea;

3.3.1.3. Structura si continutul fisei postului

Elementele principale:

identificarea postului

specificatia postului

descrierea postului

Identificarea postului

Cuprinde informatii despre:

numele si prenumele titularului;

denumirea postului;

pozitia din COR;

departamentul/locatia (biroul, atelierul, sectia sau compartimentul in care angajatul isi desfasoara in mod constant activitatea);

nivelul postului (locul ocupat de post in cadrul organigramei firmei;

relatiile organizatorice (ierarhice, functionale si de reprezentare);

Specificatia postului

Se refera la caracteristicile de care trebuie sa dispuna angajtul pentru a indeplini corespunzator cerintele postului:

nivelul de studii;

calificarea sau specializarea necesara;

competentele postului (cunostintele, aptitudinile, trasaturile de personalitate, motivatiile, atitudinile, interesele);

experienta de lucru necesara (vechimea in specialitatea ceruta de post);

Descrierea postului

Contine informatii referitoare la:

scopul general al postului;

obiectivele postului;

sarcinile si responsabilitatile (grupate in functie de importanta si frecventa lor);

conditiile de lucru;

indicatorii de performanta si perioada de evaluare a performantelor;

evolutii posibile (posiblitati de avansare);

4. Recrutarea si selectia

Recrutarea este activitatea de cautare si atragere in organizatie a unui grup de persoane capabile si interesate sa ocupe posturile vacante.

Selectia este procesul prin care sunt alesi, dintre candidatii recrutati, cei ce vor primi oferta de angajare.

Recrutarea si selectia influenteaza relatiile firmei cu publicul si, implicit, imaginea proiectata in exterior.

Multe persoane isi vor face o impresie despre organizatie prin intermediul anunturilor de oferte de munca si mai ales prin modul in care decurge procesul de primire si selectare a candidaturilor.

Aceste impresii pun bazele reputatiei firmei si pot marca potentialul ei de recrutare de personal in viitor.

Fiecare aspirant la un loc in firma trebuie tratat ca un client de maxima importanta.

4.1. Pasi ce trebuie urmati in recrutare si selectie

In pregatirea planului recrutarii si selectiei, se va avea in vedere:

Ce posturi urmeaza sa fie ocupate?

Care sunt sursele care pot oferi candidatii doriti pentru fiecare post?

Cum se poate ajunge la aceste surse de recrutare?

Care dintre posturile vacante pot fi grupate in acelasi anunt de recrutare sau pot fi orientate spre aceeasi sursa?

Cu cate zile in avans fata de termenul limita trebuie inceputa recrutarea?

Ce metode de selectie vor fi folosite (formular de candidatura, teste, interviuri)?

Care vor fi costurile necesare si cine poarta raspunderea intregii operatiuni?

4.2. Etapele recrutarii si selectiei

Planificarea personalului - se anticipeaza nevoile de recrutare si se analizeaza sursele de forta de munca disponibile.

Descrierea postului - succesul recrutarii este dificil de obtinut daca posturile sunt vag definite.

Indiferent daca postul este mai vechi sau este nou creat, se va preciza clar ce ofera si ce anume cere titularului sau.

Bugetul recrutarii - selectia personalului este una dintre cele mai costisitoare activitati de resurse umane.

Cine efectueaza recrutarea? - in firmele mari, responsabilitatea pentru derularea etapelor recrutarii si selectiei revine departamentului de resurse umane, care este puntea de comunicare cu candidatii din exterior.

In toate situatiile, decizia finala a angajarii apartine conducerii firmei.

In firmele mici, recrutarea este condusa in mod frecvent de o singura persoana (managerul), ajutat de o alta persoana specializata in problemele de secretariat.

Sursele de recrutare - strategia de recrutare incepe prin definirea nivelului la care se va desfasura aceasta: local, regional sau national.

Dosarul de candidatura - aduna toate informatiile relevante despre candidati.

Pentru a putea fi comparate mai usor ar trebui solicitata completarea formularului de candidatura, care are meritul de a sistematiza aceste informatii.

Interviul preliminar (de recrutare) - poate adauga informatii utile celor deja acumulate prin intermediul formularului de candidatura si are mai degraba un caracter exploratoriu.

Testele de selectie - utilitatea testarii candidatilor este unul dintre aspectele cele mai controversate ale procedurii de selectie.

Interviul de selectie - alegerea celui mai potrivit candidat nu se poate face fara o discutie serioasa cu acesta.

Trierea candidatilor - este o forma de selectie prin care se identifica si se elimina candidatii necorespunzatori; economiseste timp si bani.

Decizia de selectie - selectia finala il vizeaza de obicei pe acel candidat care intruneste toate cerintele esentiale ale postului si care are cat mai multe dintre trasaturile de personalitate ce alcatuiesc portretul unui candidat ideal.

Evaluarea activitatii de rerutare si selectie - masoara gradul de indeplinire a obiectivelor propuse de la bun inceput si anume, ocuparea posturilor vacante cu angajati performanti si stabili.

4.3. Criterii de alegere a celui mai potrivit candidat

Experienta si cunostinte - lipsa cunostintelor si a experientei va impune cheltuieli suplimentare legate de instruirea angajatilor si o perioada de timp necesara formarii noilor deprinderi.

Aptitudini si calitati - fiecare post presupune anumite cerinte ce trebuie satisfacute: munca in conditii de stres, in ritm accelerat, un program de lucru inegal, contacte cu publicul, comunicare, infatisare fizica, maniere, tinuta, cultura generala, capacitatea de decizie, cunoasterea unei limbi de circulatie internationala etc.

Motivare - este bine sa existe o concordanta intre asteptarile candidatului si interesul sau fata de post, pe de o parte, si conditiile postului, pe de alta parte. Pentru unele posturi, lipsa oportunitatilor de promovare sau monotonia muncii fac din salariu singura modalitate de motivare, alte posturi ofera ocazia manifestarii creativitatii si a dezvoltarii profesionale;

Capacitate de adaptare si integrare a angajatului depinde de:

- abilitatile de comunicare;

- rezistenta la stres si comportamentul in situatii

dificile;

- capacitatea de a-i influenta pe ceilalti;

- atitudinea pozitiva fata de munca in echipa;

- adaptarea la conditiile si programul de lucru.

4.4. Sursele de recrutare

Pentru acoperirea posturilor vacante exista doua posibilitati de actiune: aducerea de noi angajati apeland la piata externa a fortei de munca sau/si repartizarea angajatilor existenti, prin intermediul promovarii sau transferului (surse interne).

4.4.1. Surse interne

Cand firma are la dispozitie angajati capabili, o sursa utila de talente este constituita de propriii angajati.

O politica eficace de promovare si transfer este posibila doar prin cunoasterea calitatilor si a slabiciunilor personalului firmei.

In acest sens, introducerea unui sistem de evaluare a performantelor si intocmirea potentialului de inlocuire reduc sansele unor decizii de promovare gresite.

Avantajele recrutarii interne

contribuie la cresterea motivatiei si a moralului angajatilor;

ofera oportunitati de promovare si reduce fluctuatia de personal;

realizeaza o investitie in resursele umane ale firmei;

reduce sansa de a gresi in luarea deciziei de angajare.

Dezavantajele recrutarii interne

angajatii sunt promovati pana cand isi ating nivelul de incompetenta, adica un nivel la care devin necorespunzatori din punctul de vedere al potentialului lor;

competitia intensa pentru promovare poate conduce la tensionarea atmosferei de lucru si la conflicte de interese in interiorul firmei (adevarate lupte interne);

conducerea defectuoasa a promovarii, criteriile incorecte sau lipsa oricaror criterii afecteaza negativ moralul si performanta celor nepromovati.

4.4.2. Surse externe

Avantajele recrutarii externe

ofera mai multe optiuni pentru alegerea candidatului potrivit;

angajatii veniti din afara pot aduce un suflu nou in organizatie;

costurile unor noi angajari sunt adesea mai reduse decat cele necesare instruirii si pregatirii unor angajati interni pentru ocuparea unor posturi noi.

Dezavantajele recrutarii externe

atragerea, contactarea si evaluarea candidatilor este un proces mai dificil;

Recrutarea din exterior poate afecta negativ moralul personalului (acesta va adopta o atitudine ostila fata de nou-veniti in conditiile in care exista si in interiorul firmei angajati capabili sa preia sarcinile unor posturi ocupate din afara).

4.5. Surse cu cele mai mari sanse de a produce rezultate

Candidaturi directe - pentru multe firme, o sursa importanta si necostisitoare de candidati o constituie cei ce se prezinta din proprie initiativa la sediul firmei (sau expediaza prin posta un CV insotit de o scrisoare de intentie), cautand un loc de munca si oferindu-si serviciile.

Referinte ale angajatilor - in multe situatii, chiar angajatii firmei realizeaza cel mai bine serviciul de a anunta posturile vacante existente si de a gasi candidatii potriviti. Se pot plati bonusuri celor care aduc in organizatie angajati ce se dovedesc a fi performanti. Candidatii proveniti din aceasta sursa prezinta garantii morale suplimentare si promit o mai mare stabilitate pe post.

Agentii de plasare a fortei de munca - recrutarea prin intermediul unor firme specializate se limiteaza cel mai adesea la posturi manageriale. Principalul inconvenient il constituie costul ridicat al acestor servicii. In plus, reusita colaborarii depinde de descrierea corecta a candidatului dorit.

Institutii de invatamant - multe firme isi concentreaza anual eforturile de recrutare asupra absolventilor (ultimul an) sau studentilor din diverse centre universitare.

Candidati gasiti prin anunt de recrutare - anuntul de recrutare include forme variate, de la prezenta in paginile unor ziare cu oferte de serviciu pana la aparitia la radio sau TV, cu scopul anuntarii posturilor vacante. Este metoda care asigura accesul la un grup mare de potentiali candidati.

Candidati anteriori - o revedere a celor ce au candidat in trecut ar fi utila. Sunt multe situatii in care candidati de valoare nu sunt acceptati doar pentru ca nu exista un post liber adecvat lor.

Reangajari - usa pentru cei care pleaca trebuie sa ramana deschisa. O persoana reangajata prezinta cateva avantaje majore fata de un nouvenit (cunoaste activitatea firmei si personalul). Desigur, in luarea deciziei de reprimire trebuie avute in vedere motivele plecarii;

Agentia pentru ocuparea fortei de munca (AOFM) - recrutare fortei de munca consta in apelarea la serviciul de mediere care reuneste ofertele agentilor economici si anunta vacanta posturilor cu cererile de locuri de munca ale persoanelor aflate in cautarea unui loc de munca si inregistrate in bazele de date ale acestei institutii.

4.6. Conceperea unui anunt de recrutare eficient

Analizarea anunturilor din mass-media pentru posturi asemanatoare: dimensiune, frecventa aparitiilor, pachete salariale oferite;

Conceperea unui anunt clar;

Prin text se va promova atat imaginea firmei, cat si specificatia si cerintele postului, recompensele, beneficiile si motivarea;

4.7. Dosarul de candidatura

Trebuie sa cuprinda urmatoarele documente:

formularul de candidatura oferit spre completare de catre firma;

CV, eventual cu fotografie;

referinte;

scrisoare de intentie;

alte date relevante despre candidatura respectiva.