Ciclul de viata a informatiei si caracteristicile acesteia

Ciclul de viata a informatiei si caracteristicile acesteia

Ciclul de viata a informatiei include cinci etape/procese:

      culegere;

      transmitere;

      prelucrare;

      utilizare;

      stocare.

In fiecare etapa informatiile economice prezinta anumite caracteristici specifice, motiv pentru care tratarea calitativa a acestora trebuie sa se faca distinct.

In procesul culegerii informatia trebuie sa indeplineasca trei caracteristici: noutate, autenticitate, exactitate.

Noutatea informatiei reprezinta unul din elementele definitorii ale acesteia. Asigurarea caracterului de noutate se realizeaza prin organizarea culegerii informatiilor care reflecta toate abaterile de evolutie si comportament ale sistemului analizat de la parametrii functionali prestabiliti.

Exemplu: o comunicare de forma "laboratorul de informatica de la sala 2016 are in dotare 30 de statii de lucru" facuta tehnicianului care are in gestiune sala respectiva este o comunicare cu informatie nula, deoarece pentru individul in cauza ea nu aduce nici un spor de cunoastere, nu este noua, el cunoscand acest lucru. Daca la un anumit moment al desfasurarii activitatii in laboratorul 2016, tehnicianul primeste o comunicare din care rezulta ca 5 calculatoare s-au blocat, pentru el aceasta contine o anumita cantitate de informatie, comunicarea avand caracter de noutate in momentul respectiv.

Autenticitatea informatiei se refera la modul cum informatia reflecta fenomenul real. Pentru a fi autentica, o informatie trebuie sa se refere direct, sa fie o reflectare directa, o umbra a fenomenului real. Aceasta caracteristica este asigurata prin organizarea culegerii informatiei cat mai aproape de locul producerii fenomenului economic. Deteriorarea autenticitatii poate avea loc atunci cand obtinem informatii prin asimilare, deductii, calcule teoretice etc.

Autenticitatea informatiei economice da continutul real al acesteia si asigura posibilitatea utilizarii ei eficiente in managementul fenomenului sau procesului economic. Utilizarea unei informatii neautentice in procesul de conducere poate provoca prejudicii foarte grave, deoarece sistemul de conducere are nevoie de cunoasterea comportamentului particular al fenomenului de cercetat si nu a unui comportament oarecare ce poate impune o corectie de alta natura.

Exemplu: Conducerea unei organizatii primeste de la departamentul productie o situatie comparativa a productiilor planificate si realizate pana la o anumita data. Daca productia realizata a fost consemnata corect in documente, reflectand situatia faptica din sectiile de productie, atunci informatiile furnizate conducerii sunt autentice.

Exactitatea informatiei se refera la modul in care sistemele de masurare a dimensiunilor fenomenelor sau proceselor economice asigura reflectarea integrala a acestora. Pentru caracteristicile de tip discret, exactitatea depinde atat de siguranta aparatelor, cat si a metodelor de masurare folosite. In general, sistemele informationale economice opereaza cu caracteristici discrete, lucrul cu caracteristici continue fiind aproape imposibil. Din acest motiv, caracteristicile continue care apar in sistemele economice sunt transformate in marimi discrete prin metode care folosesc sisteme de masurare segmentata. In acest caz intervine problema adaptarii unei anumite aproximari de care depinde si exactitatea informatiei.

Exemplu: productia medie la hectar se va exprima in kilograme, iar productia totala se va exprima in tone.

In procesul transmiterii informatiei trebuie sa se asigure o cat mai mare viteza de circulatie si exactitatea transmiterii informatiilor.

Procesul de transmitere a informatiei face parte integranta din ciclul de viata a informatiei si este reclamat de existenta sistemelor specializate pentru culegerea, prelucrarea si utilizarea datelor din sistemul informational. Transmiterea informatiilor in cadrul sistemului informational se realizeaza de-a lungul fluxurilor informationale ascendente, descendente si/sau orizontale.

Viteza de circulatie este foarte importanta deoarece, in procesul transmiterii timpul scurs de la momentul culegerii informatiei pana la utilizarea acesteia creste, iar orice diminuare a acestui interval de timp constituie un avantaj pentru buna functionare a oricarui sistem informational. Pe de alta parte, orice perfectionare a sistemului in sensul cresterii vitezei de transmitere a informatiei reclama eforturi financiare mari, regasite in perfectionarea sistemului de transmitere a informatiei (echipamente noi, canale sigure, banda larga etc.)

Diminuarea timpului de transmitere a informatiei obtinuta atat prin cresterea vitezei de transmitere, cat si prin perfectionarea modului de folosire a capacitatii de transmitere, va avea ca efect direct o mai buna fundamentare a deciziilor din sistem si o reducere a timpului de reactie a sistemului. Din perspectiva economica, intre cele doua efecte trebuie sa existe un optim perceput prin prisma eficientei activitatii propriu-zise de transmitere a informatiei.

Exactitatea transmiterii informatie constituie rezultatul direct al multitudinii de factori perturbatori existenti pe canalele de transmisie, factori care pot face ca in procesul transmiterii datele sa-si schimbe atat forma, cat si continutul. Modificarile pot avea efecte grave asupra calitatii informatiilor, consecinta care poate conduce la o fundamentare gresita a deciziilor din sistem.

Asigurarea exactitatii datelor in procesul transmiterii, in conditiile spectaculoaselor dezvoltari ale tehnologiei informatiei si comunicatiilor, reclama investitii relativ mari atat in tehnologie, cat si in pachete de programe specializate pentru codificarea-decodificarea datelor.

In procesul prelucrarii informatiei, singurul aspect care trebuie avut in vedere il constituie viteza de prelucrare.

Prelucrarea informatiilor consta atat in adaptarea/schimbarea formei de prezentare, cat si a semnificatiei acestora, astfel incat sa corespunda inputurilor specifice modelelor de elaborare a alternativelor decizionale din sistem. Viteza de prelucrare a informatiei depinde in cea mai mare masura de modul de organizare a procesului de prelucrare propriu-zis, de mijloacele de prelucrare utilizate, de calitatea informatiilor culese si transmise si, nu in ultimul rand, de aptitudinile profesionale ale persoanelor implicate in acest proces.

In procesul utilizarii trebuie urmarite aspectele care vizeaza oportunitatea, utilitatea, eficienta economica si complexitatea informatiilor.

Nivelul cel mai ridicat de utilizare a informatiilor este reprezentat de sistemul decizional, prin procesul de conducere. De asemenea, o alta zona de utilizare a informatiilor este definita de necesitatea existentei fondurilor national si international de date (FND si FID).

Oportunitatea informatiei este data pe de o parte, de stricta corespondenta dintre necesarul de informatii la nivel decizional si fondul de informatii furnizate dupa procesele de culegere, transmitere si prelucrare, iar pe de alta parte, de posibilitatea folosirii informatiilor in timp util.

Corespondenta dintre necesarul de informatii si fondul de informatii furnizate poate fi asigurata prin: furnizarea doar a acelor informatii despre obiectul deciziei; folosirea acelor metode de culegere si prelucrare a informatiei care sa asigure continutul informational cerut de modelul decizional; prezentarea informatiilor intr-o forma posibila de preluat si prelucrat direct in modelele decizionale.

Exemplu: Serviciul Aprovizionare al ASE Bucuresti a cerut, printr-o circulara interna oficiala, tuturor entitatilor administrative din institutie, la data de 15.11.2005 necesarul de dotari cu tehnica de calcul pentru anul financiar 2006, care sa fie transmis Serviciului pana pe 10.12.2005, in vederea fundamentarii graficului de dotari pentru 2006. Daca cel putin o astfel de entitate nu transmite la timp acest necesar, Serviciul Aprovizionare este pus in imposibilitatea de a fundamenta corect graficul de dotari pentru 2006, lucru care poate avea consecinte grave pentru intocmirea bugetului de cheltuieli al ASE Bucuresti pentru anul financiar 2006. Dincolo de aceste efecte directe, o astfel de intarziere poate crea ulterior adevarate rupturi in fluxul de informatii pe care se afla Serviciul Aprovizionare (figura 2).

Utilitatea informatiei ramane o notiune relativa, neexistand informatie absolut utila sau absolut inutila. Fiind una dintre caracteristicile definitorii ale informatiei, utilitatea poate fi data de importanta pe care aceasta o are relativ la procesul managerial. Masurarea utilitatii unei informatii se poate face folosind o anumita scara de reprezentare a modului in care poate fi formalizata si utilizata in procesele decizionale. Acesta este unul dintre motivele pentru care utilitatea informatiei conditioneaza aparitia ei in procesele culegerii si prelucrarii.

Exemplu: Pentru conducerea unei fabrici de bere, o informatie referitoare la o noua metodologie de obtinere a cupajelor din trei sorturi de vin nu prezinta nici o utilitate, in timp ce o informatie referitoare la o noua tehnologie de pasteurizare a berii poate prezenta un grad important de utilitate.

Fig. 2. Circuitul informational al unui referat de achizitii in ASE

Eficienta economica a informatiei este data de raportul existent intre efectele economice ale utilizarii informatiei si cheltuielile efectuate pentru obtinerea acesteia. Singura problema care poate aparea in masurarea eficientei economice a informatiei prin raportul cost-beneficii este reprezentata de modul in care se cuantifica totalitatea costurilor de obtinere a informatiei si nivelul performantelor obtinute. Astfel, in cuantificarea costurilor pot interveni procese de masurare a unor fenomene sau activitati cu caracter continuu, greu cuantificabile, pentru care trebuie sa se aplice metode de evaluare in spatiul discret, care pot conduce la aparitia de erori. De aceea, de cele mai multe ori, costurile obtinerii informatiilor sunt subapreciate.

Exemplu: Daca la momentul definitivarii bugetului de cheltuieli din ASE Bucuresti pentru anul financiar 2006, coroborat cu graficul de dotari pentru anul respectiv, conducerea ASE detine informatii conform carora preturile pe piata internationala de tehnologie a informatiei si comunicatiilor vor scadea substantial in urmatorul trimestru, pot aparea urmatoarele consecinte:

diminuarea capitolului de cheltuieli bugetare corespunzator dotarilor pentru 2006, ceea ce inseamna o economie proportionala ca valoare cu indicele de reducere a preturilor la tehnica de calcul (sau eventual, directionarea acestei diferente catre alt capitol de cheltuieli) sau

suplimentarea cantitativa a graficului de dotari pentru 2006.

In ambele cazuri, consecintele sunt pozitive, iar eficienta economica a informatiei referitoare la evolutia preturilor poate fi direct masurata, fie prin valoarea cheltuielilor redirectionate, fie prin cantitatea suplimentara din graficul de dotari.

Complexitatea utilizarii informatiei este stabilita prin posibilitatea utilizarii multiple a aceleiasi informatii in mai multe procese decizionale, fara ca aceasta sa sufere modificari de forma sau continut. Acest lucru este posibil deoarece fenomenul economic real pe care il reflecta informatia poate influenta comportamentul mai multor fenomene economice, dependente de primul.

Exemplu: Informatiile cuprinse in bugetul de venituri si cheltuieli al unei institutii de invatamant pot fi folosite pentru fundamentarea deciziilor privind planul de aprovizionare, cifra de scolarizare, graficul de dotari etc.

In procesul stocarii se vor urmari utilitatea, uzura si viteza de acces la informatia stocata.

Stocarea informatiei trebuie perceputa in sensul posibilitatii de fixare a acesteia pe anumiti suporti purtatori de informatie (hartie, banda magnetica, discuri magnetice, discuri optice), care sa-i asigure pastrarea in conditii normale un timp indelungat, cu posibilitatea accesarii rapide.

Utilitatea informatiei stocate. Dupa parcurgerea ciclului de viata, fondul de informatii existent intr-un sistem informational poate fi distrus sau stocat. In procesul de stocare vor intra doar acele informatii care isi dovedesc utilitatea in procesele decizionale viitoare sau la dezvoltarea FND si FID. In schimb, informatiile a caror utilitate s-a consumat vor fi distruse. Autoritatea din Romania care reglementeaza organizarea procesului de stocare si distrugere a informatiilor o reprezinta Arhivele Nationale, organism care fiinteaza in baza Legii 16/1996, in subordinea Ministerului Administratiei si Internelor.

Arhivele Nationale, unitate componenta a Ministerului Administratiei si Internelor asigura administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei (Art. 3 Legea 16/1996). Arhivele Nationale isi exercita atributiile prin compartimentele specializate si directiile sale judetene:

a)      elaboreaza, in conformitate cu prevederile prezentei legi, norme si metodologii de lucru pentru organizarea si desfasurarea intregii activitati arhivistice, inclusiv pentru clasificarea si includerea in Fondul Arhivistic National al Romaniei a documentelor prevazute la art. 2, care se dau publicitatii, dupa caz;

b)      controleaza aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare pe linia muncii de arhiva si stabileste masurile care se impun potrivit legii;

c)      preia de la creatorii si detinatorii de arhiva documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in conditiile si la termenele prevazute de lege;

d)      asigura evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor pe care le detine;

e)      asigura documentele pe baza de microfilme si alte forme de reproducere adecvate;

f)       constituie si dezvolta banca de date a Arhivelor Nationale si reteaua automatizata de informare si documentare arhivistica, stabileste masuri pentru corelarea tehnica si metodologica si pentru colaborarea serviciilor de informare si documentare arhivistica si a compartimentelor similare din cadrul Sistemului National de Informare si Documentare;

g)      elaboreaza si editeaza Revista Arhivelor si alte publicatii de specialitate, destinate informarii si sprijinirii cercetarii stiintifice, precum si punerii in valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei;

h)      la cerere sau din oficiu atesta daca un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei;

i)        autorizeaza scoaterea temporara peste granita a copiilor documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in scopul expunerii sau documentarii cu ocazia unor manifestari stiintifice sau culturale internationale;

j)        stabileste si dezvolta relatii cu organele si institutiile similare din strainatate, in vederea informarii reciproce in domeniul arhivistic si al schimbului de documente si de reproduceri de pe acestea;

k)     asigura aplicarea conventiilor si acordurilor internationale privind domeniul arhivistic si participa la congrese, conferinte, reuniuni si consfatuiri arhivistice internationale;

l)        controleaza si asigura aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare pe linia muncii de arhiva si pe linia realizarii protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, respectiv a celor care privesc apararea secretului de stat, paza si conservarea acestor documente, atat in timp de pace, cat si la mobilizare sau razboi;

m)    Arhivele Nationale elibereaza, la cerere, persoanelor fizice si juridice certificate, copii si extrase dupa documentele pe care le detin in depozitele proprii prin intermediul compartimentelor specializate.

Uzura informatiei stocate apare pe masura indepartarii de momentul producerii fenomenului real, reflectat de informatia in cauza. Indepartarea face ca informatiile stocate sa nu isi mai regaseasca, prin asimilare, corespondentul cu fenomenele reale la dirijarea carora ar urma sa participe. Principalul vinovat pentru aparitia necorespondentei este progresul tehnologic, care determina disparitia sau modificarea radicala a unor fenomene sau procese. Acesta este unul dintre motivele pentru care se stabilesc, in functie de domeniul informational analizat, nomenclatoare de termene pentru pastrarea informatiilor.

Un alt aspect care poate fi asimilat cu uzura informatiei stocate este reprezentat de utilizarea multipla, repetata a acelorasi informatii. Aceasta le confera un caracter de rutina care conduce la pierderea atributului de noutate - element definitoriu al informatiei.

Viteza de acces la informatiile stocate este data de sistemul de organizare a stocarii si de mijloacele si tehnicile de stocare utilizate. Dezvoltarea spectaculoasa a tehnologiilor informatiei si comunicatiilor face insa posibila astazi, in plina societate informationala, accesarea instantanee a informatiei stocate in format electronic.