Crearea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul

Crearea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul

Utilizatorul poate crea un nou registru de calcul gol, sau putem folosi un sablon pentru a crea unul mai complex. Un sablon este un registru de calcul preformatat, pe sabloane pentru facturi, rapoarte financiare si alte foi de calcul ce se utilizeaza in mod frecvent.

In continuare voi prezenta cum se realizeaza un registru de calcul nou:

se deschide meniul File si se selecteaza New, pe ecran va aparea caseta de dialog New care contine doua etichete General si Spreadsheet Solution

pentru a crea un registru de calcul gol se face clic pe eticheta General apoi pe pictograma Workbook, Pentru a crea un registru de calcul pornind de la un sablon se face clic pe Spreadsheet Solutions. Pe ecran va aparea pictograma pentru mai multe tipuri de foi de calcul folosite mai frecvent, se face clic pe pictograma corespunzatoare tipului de registru de calcul pe care dorim sa-l cream

dupa ce se face selectarea se face clic pe Ok sau se apasa tasta Enter, pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul avind pe bara de titlu o denumire prestabilita, Excel va numerota filele, in cazul in care aveti deja deschis un regisru de calcul Book1, pe bara de titlu a noului registru de calcul va aparea Book2.

Tot ce introducem intr-un registru de calcul va fi salvat in memoria temporara a calculatorului, daca iesim din Excel, vom pierde datele respective. Ca atare este important sa salvam in mod regulat fisierele care contin registre de calcul pe harddisk sau pe discheta.

Atunci cind se salveaza pentru prima data un registru de calcul in memorie acesta trebuie sa primeasca o denumire. Pentru a denumi un registru de calcul se vor face urmatorii pasi:

se deschide meniul File si se selecteaza Save sau se face clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea caseta de dialog Save As

se introduce denumirea pe care dorim sa o alocam registrului de calcul in caseta de text File Name, putem folosi pina la 218 caractere inclusiv orice combinatie de litere, cifre si spatii

in mod normal, Excel salveaza registrele de calcul in dosarul My Documents, pentru a salva fisierul respectiv in alt dosar, se selecteaza din lista Save In, putem sa trecem la nivel de dosar superior executind clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din partea superioara a casetei de dialog, putem trece pe alta unitate de disc selectind-o in caseta Save In.

Pentru a salva un fisier pe care l-am mai salvat anterior si care este denumit, nu trebuie decit sa se execute clic pe butonul Save sau se poate apasa combinatia de taste Ctrl+S sau sa folosim “clasicul” File, Save. Excel va salva automat registrul de calcul si toate modificarile facute fara sa se mai deschida caseta de dialog Save As.

Uneori utilizatorul doreste sa modifice registrul de calcul, pastrind inca o copie a versiunii originale sau sa cream un nou registru de calcul prim modificarea unuia existent, putem face acest lucru salvind registrul de calcul sub alta denumire sau in alt dosar. In continuare voi prezenta ce trebuie facut in acest scop:

se deschide meniul File si se selecteaza Save As, vom vedea caseta de dialog Save As, ca in cazul in care am salva registrul de calcul pentru prima data

pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, se scrie noua denumire a fisierului peste cea veche, in caseta de text File Name

pentru a salva fisierul pe alta unitate de disc sau in alt dosar, se selecteaza litera unitatii sau dosarul din lista Save In

pentru a salva fisierul sub alt format se face clic pe sageata de derulare Save As Type si se selectaza formatul dorit

se face clic pe butonul Save sau se apasa tasta Enter

Deschiderea, cautarea si inchiderea fisierelor care contin registre de calcul

Daca vrem sa deschidem un registru de calcul cu care am lucrat si acum vrem sa-l folosim din nou se vor efectua urmatorii pasi:

se deschide meniul File si se selecteaza Open sau se face clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard

daca fisierul nu se afla in dosarul curent se deschide caseta Look In si se selecteaza unitatea de disc si dosarul corecte

se face clic pe fisierul pe care vrem sa-l deschidem din lista cu fisiere si dosare, sau se introduce numele fisierului in caseta File Name

pentru a vedea o imagine a registrului de calcul inainte de a-l deschide, se face clic pe butonul Preview din caseta de dialog, Excel va afisa continutul registrului de calcul intr-o fereastra in partea dreapta a casetei de dialog

se face clic pe Open sau se apasa Enter

Se poate deschide un anumit registru de calcul si la deschiderea programului Excel daca dorim. Pentru aceasta se face clic pe butonul Start si se selecteaza Open Office Document. Se selecteaza registrul de calcul care dorim sa-l deschidem si se executa clic pe Open. Excel va fi lansat avind deschis registrul de calcul selectat de catre utilizator, pregatit pentru editare.

In cazul in care utilizatorul a uitat unde a creat un fisier, Excel il poate ajuta pe acesta. Acesta poate folosi optiunea Find Now din caseta de dialog Open. Pentru ca Excel sa gaseasca un fisier in locul utilizatorului se vor efectua urmatorii pasi:

se deschide meniul File si se selecteaza Open sau se face clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea caseta de dialog Open

se deschide caseta Look In si se selecteaza unitatea de disc sau dosarul in care dorim sa facem cautarea,

pentru a limita cautarea putem folosi una dintre metodele:

o      daca dorim sa cautam un singur fisier se introduce denumirea sa in caseta de text File Name, putem folosi caractere de inlocuire in locul celor care nu ni le mai amintim, folosim caractere cum ar fi * asterisc in locul unui grup de caractere si semnul de intrebare? In locul unui singur caracter

o      putem cauta in registrele de calcul pentru a gasi o anumita propozitie introducind-o in caseta Text or Property

o      pentru a specifica o anumita perioada de timp in care au fost create sau modificate fisierele pe care le cautam, se selecteaza optiunea din caseta de dialog Last Modified

o      pentru ca Excel sa caute in toate subdosarele de pe unitatea de disc specificata de catre utilizator se va face clic pe Commands and Settings si se selecteaza Search Subfolders din meniul derulant care va aparea pe ecran

cind am terminat de introdus criteriile de cautare se face clic pe butonul Find Now, Excel va gasi fisierele care corespund instructiunilor de cautare introduse de catre utilizator si le va afisa in lista cu fisiere si dosare

se analizeaza lista, se selecteaza fisierul dorit si apoi se face clic pe Open

Uneori este posibil sa avem mai multe registre de calcul deschise simultan. Intr-un astfel de caz ne putem deplasa de la unul la altul pentru a vedea sau edita continutul oricaruia dintre ele. Voi prezenta in continuare citeva metode de deplasare:

daca o parte din fereastra registrului de calcul care vrem sa ajungem este vizibila se face clic pe aceasta

se deschide meniul Window si se selecteaza denumirea acestuia

se apasa Ctrl+F6 pentru a ne muta la fereastra unui alt registu de calcul

Cind se inchide un registru de calcul, Excel elimina fereastra acestuia

de pe ecran, este util sa inchidem registrele de calcul dupa ce terminam lucrul cu acestea, pentru a elibera resursele calculatorului, astfel acesta va raspunde mai rapid comenzilor efectuate. Pentru a inchide un registru de calcul se vor urma pasii:

in cazul in care fereastra pe care vrem sa o deschidem nu este activa, aceasta se va activa selectind registrul de calcul din lista cu registre de calcul de la sfirsitul meniului Window

se face clic pe butonul Close(X) din coltul din dreapta sus a registrului de calcul