Deschiderea si iesirea din Excel - Prezentarea ferestrei Excel - Utilizarea barelor cu instrumente din aplicatia Excel

Deschiderea si iesirea din Excel - Prezentarea ferestrei Excel - Utilizarea barelor cu instrumente din aplicatia Excel

Dupa ce programul Excel a fost instalat, pentru a deschide programul Excel se vor efectua urmatorii pasi:

se face clic pe Start, iar pe ecran va aparea meniul Start

se selecteaza Programs, iar pe ecran va aparea meniul Program        

se selecteaza optiunea Microsoft Excel pentru a deschide programul

Ecranul de deschidere din Excel prezinta un registru de calcul gol avind eticheta Book1.

Fisierele din Excel sunt denumite registre de calcul. Orice registru de calcul este format din trei foi de calcul. Fiecare foaie de calcul este formata din coloane si rinduri care se intersecteaza, formind casete care poarta denumirea de celule, in care se introduce text, formule, cifre, grafice etc. Etichetele din partea de jos a ecranului, a registrului de calcul care poarta inscriptiile Sheet1, Shee2, Sheet3 etc, permit rasfoirea foilor de calcul executind clic pe aceastea cu mouse-ul.

Aplicatia Excel poate fi pornita deschizind direct un registru de calcul. Pentru a deschide programul Excel si un registru de calcul se vor efectua urmatorii pasi:

se face clic pe butonul de Start iar pe ecran va aparea meniul Start

se face clic pe Open Office Document. Excel va deschide caseta de dialog Open Office Document prezentind continutul dosarului My Documents

se face clic pe denumirea registrului de calcul, pentru a-l selecta apoi se face clic pe Open pentru a-l deschide odata cu programul Excel.

Majoritatea operatiilor executate in Excel vor fi facute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de meniuri din partea superioara a ecranului si cu barele de instrumente standard si de formatare de sub aceasta.

Pentru a inchide aplicatia Excel si a reveni la suprafata de lucru din Windows, se vor efectua urmatorii pasi:

se deschide meniul File, si se selecteaza Exit sau

se face clic pe butonul Close(X) din fereastra Excel

In cazul in care am modificat in vreun fel registrul de calcul fara sa salvam fisierul Excel va intreba utilizatorul daca doreste sa salveze fisierul inainte de a inchide programul.

Prezentarea ferestrei Excel

Fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows, inclusiv o bara de meniuri de unde se pot selecta comenzi, o bara de stare care indica starea activitatii curente si bare cu instrumente care contin butoane si liste derulante prin care obtinem un acces rapid la comenzile si facilitatile utilizate frecvent.

In plus fereastra contine citeva elemente unice in Excel printre care: bara de formule, in cazul in care este introdusa o formula intr-o celula tot ceea ce utilizatorul scrie apare si pe bara de formule. Tot pe aceasta bara este indicata pozitia celulei.

Fereastra registrului de calcul. Orice fisier creat cu Excel este un registru de calcul care contine una sau mai multe foi de calcul. Putem deschide concomitent mai multe fisiere, registre de calcul fiecare avind propria fereastra.

Capetele de coloana Literele din partea superioara a foii de calcul, prin care sunt identificate coloanele foii de calcul.

Row headings. Numerele din stinga foii de calcul, prin care sunt identificate rindurile foii de calcul.

Selector. Conturul care indica celula activa sau cea in care se afla la un moment dat utilizatorul.

In configuratia prestabilita fiecare registru de calcul are initial trei foi de calcul. Putem astfel adauga alte foi de calcul sau sa stergem din ele. Deoarece fiecare registru de calcul este format din una sau mai multe foi de calcul, avem nevoie de o metoda de deplasare rapida de la o foaie de calcul la alta. In acest scop putem folosi urmatoarele metode:

se apasa simultan Ctrl+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmatoare sau Ctrl+PgUp pentru a trece in foaia anterioara

se face clic pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o deschidem. In cazul in care eticheta nu este prezenta se folosesc butoanele de derulare a etichetelor pentru a o aduce pe ecran apoi se face clic pe aceasta

Dupa ce pe ecran a fost adusa foaia de calcul in care utilizatorul doreste sa lucreze, avem nevoie de o metoda de deplasare de la o celula a foii de calcul la alta.

In cazul in care se foloseste mouse-ul, utilizatorul poate folosi barele de derulare pentru a se deplasa in zona de pe ecran ce contine celula in care dorim sa lucram. Apoi se face clic pe celula pentru a o activa.

Pe masura ce se deruleaza foaia, caseta de derulare se deplaseaza pe bara de derulare pentru a indica locul in care se afla utilizatorul in cadrul foii. In plus, dimensiunea casetei de derulare se modifica, pentru a indica procentul din foaia de calcul care este vizibil in acel moment.

Exista numeroase moduri in care utilizatorul poate modifica aspectul foii de calcul in fereastra Excel. Pentru a mari sau a micsora zona vizibila din foaia de calcul se va folosi functia Zoom. Se deschide meniul Zoom care se afla pe bara de instrumente standard si se selecteaza procentul de marire. Se poate mari o anumita zona din foaia de calcul, daca dorim, pentru aceasta se selecteaza mai intii zona, apoi se deschide meniul Zoom si se selecteaza Selection.

In cazul in care utilizatorul doreste sa afiseze foaia de calcul in asa fel incit sa ocupe intregul ecran – eliminind barele de instrumente, bara de formule, bara de stare si altele. Pentru aceastea se deschide meniul View si se selecteaza Full Screen. Pentru a reveni in modul Normal, se face clic pe Close Full Screen.

In cazul in care se parcurge o foaie de calcul intinsa, adesea utilizatorul poate gasi util sa blocheze capetele de coloane si/sau de rinduri, astfel incit sa le putem vedea impreuna cu datele din foaie.

Pentru a bloca capetele de rinduri sau de coloane sau ambele se vor efectua urmatorii pasi:

se face clic pe celula din dreapta capetelor de rind si/sau sub capetele de coloana pe care dorim sa le blocam. Celulele respective vor fi evidentiate

se deschide meniul Window si se selecteaza Freeze Panes

pentru a debloca capetele de coloane si de rinduri se deschide din nou meniul Window si se selecteaza Unfreeze Panes.

Atunci cind utilizatorul lucreaza intr-o foaie de calcul mai mare poate fi nevoit sa vada simultan doua parti diferite ale foii, pentru a compara datele. Pentru a vedea concomitent doua parti ale unei foi de calcul aceasta trebuie divizata.

Pentru a diviza o foaie de calcul se vor efectua urmatorii pasi:

se face clic pe bara de divizare verticala sau fie pe cea orizontala

se trage bara de divizare in fereastra foii de calcul

se elibereaza bara de divizare, iar Excel va imparti fereastra in locul respectiv. Cind se deruleaza foaia cele doua panouri efectueaza derularea sincronizat.

Pentru a elimina bara de divizare se trage aceasta inapoi in pozitia initiala de pe bara de derulare.

In cazul in care se lucreaza cu informatii foarte importante sau cu informatii confidentiale, se pot ascunde registrele de calcul, foile de calcul, coloanele sau rindurile. De exemplu putem sa ascundem o anumita foaie de calcul, dar sa vedem in continuare celelalte foi de calcul din registrul respectiv. In acest mod putem ascunde anumite coloane sau rinduri din cadrul foii de calcul – chiar intregul registru de calcul in cazul in care utilizatorul doreste acest lucru.

Datele se pot ascunde si cu scopul de a le proteja de eventualele modificari. Cind sunt ascunse, datele nu pot fi citite, tiparite sau modificate. Acest aspect diferit de celelalte operatii pe care le putem face face in privinta modului de afisare care nu afecteaza modul in care va fi tiparita foaia de calcul. Datele ascunse nu vor mai fi tiparite.

Datele se pot ascunde prin urmatoarele metode:

pentru a ascunde un registru de calcul, se deschide meniul Window si se selecteaza Hide

pentru a ascunde o foaie de calcul se face clic pe eticheta ei pentru a o selecta; apoi se deschide meniul Format, se selecteaza Sheet iar apoi Hide

pentru a ascunde rinduri sau coloane, se face clic pe capul de rind sau pe coloana, pentru a-l selecta; apoi se deschide meniul Format si se selecteaza Row sau Column apoi Hide.

Bineinteles ca datele se pot reafisa pe ecran fara nici o problema de fiecare data cind utilizatorul are nevoie de acestea. Se selecteaza rindurile, coloanele sau foile adiacente celor ascunse apoi se repeta pasii anteriori selectind Unhide din meniurile corespunzatoare.

Utilizarea barelor cu instrumente din aplicatia Excel

In continuare voi prezenta citeva exemple cu ajutorul carora utilizatorul poate invata ce rol au butoanele de pe bara cu instrumente:

pentru a vedea denumirea unui buton, se plaseaza indicatorul mouse-ului pe el. Excel va afisa o caseta de tip ScreenTip, care cuprinde denumirea butonului

pentru a obtine informatii despre o comanda asociata cu un anumit buton, se apasa Shift+F1. Indicatorul mouse-ului va lua forma unui semn de intrebare. Se plaseaza indicatorul mouse-ului cu forma unui semn de intrebare pe un buton si se face clic pe acesta.

In configuratia prestabilita, Excel afiseaza initial barele cu instrumente standard si de formatare. In cazul in care utilizatorul nu are nevoie de acestea se pot dezactiva pe amindoua sau numai una, pentru a mari spatiul disponibil pe ecran. In plus se pot activa si alte bare de instrumente.

Pentru a activa sau dezactiva o bara de instrumente, se vor efectua urmatorii pasi:

se deschide meniul View si se selecteaza Toolbars; pe ecran va aparea un submeniu

un marcaj de validare in dreptul denumirii unei bare cu instrumente indica faptul ca bara respectiva este afisata in acel moment pe ecran; pentru a activa sau dezactiva o bara cu instrumente, se face clic pe denumirea acesteia din lista pentru a introduce un marcaj de validare sau a-l indeparta

In continuare voi prezenta ce trebuie facut pentru a muta o bara de instrumente:

se face clic pe marcajul de deplasare al unei bare cu instrumente

se tine apasat butonul mouse-ului si se trage bara cu instrumente in pozitia dorita; se poate trage la marginea ecranului sau tot ca pe o bara mobila sau se plaseaza in orice zona a ferestrei.

Daca barele cu instrumente din Excel ofera utilizatorului prea putine sau prea multe optiuni putem crea propriile bare cu instrumente sau se le personalizam pe cele deja existente. Pentru a personaliza o bara cu instrumente, se vor efectua urmatorii pasi:

se face clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe o bara cu instrumente, si se selecteaza Customize din meniul de comenzi rapide, sau se deschide meniul Tools si selecteaza Customize

daca bara cu instrumente pe care utilizatorul doreste sa le personalizeze nu este vizibila in acel moment se face clic pe Toolbars si se selecteaza din lista; bara va aparea pe ecran

pentru a modifica dimensiunea pictogramelor de pe bara cu instrumente, a activa sau a dezactiva afisarea casetelor de tip ScreenTip, sau a schimba animatiile din meniuri si face clic pe eticheta Options; in eticheta Options se selecteaza optiunile pe care vrem sa le avem in program.

Un exemplu ar fi cazul in care dorim sa avem pictograme mai mari pe bara cu instrumente se face clic pe Large Icons.

Pentru a adauga sau elimina butoane de pe bara cu instrumente, se face clic pe eticheta Commands

Pentru a insera un buton pe o bara cu instrumente se selecteaza categoria dorita. Se adauga si meniuri pe o bara cu instrumente; le putem gasi la sfirsitul listei Categories.

Pentru a elimina un buton de pe o bara cu instrumente se trage aceasta in afara barei.

Pentru a rearanja butoanele pe o bara cu instrumente, se trag pe spatiul barei. Se face clic pe butonul Close cind utilizatorul a terminat modificarile care a dorit sa le efectueze.

In loc sa modificam una din barele cu instrumente standard din Excel, putem crea propria noastra si sa o umplem cu instrumente pe care dorim sa le folosim cel mai des. In continuare voi prezenta cum se poate face acest lucru:

se deschide meniul Tools si se selecteaza Customize

se face clic pe eticheta Toolbars

se face clic pe butonul New

se introduce o noua denumire pentru noua bara cu instrumente si se face clic pe Ok. In acest mod Excel va crea o noua bara cu instrumente mobila.

Se face clic pe eticheta Commands, se selecteaza categoria corespunzatoare pentru un anumit buton, apoi se trage acesta pe bara cu instrumente

Se repeta acest lucru in cazul in care dorim sa adaugam noi butoane pe noua bara de instrumente iar apoi se face clic pe Close

In cazul in care dorim sa stergem o bara cu instrumente personalizata, se deschide meniul Tools si se selecteaza Cusotmize. In lista Toolbars, se face clic pe bara cu instrumente personalizata pe care dorim sa o stergem. Apoi se face clic pe butonul Delete din caseta de dialog Customize.