Managementul informatiei in centrul de documentare KINO

In societatea informationala accesul la informatie si documentarea permanenta reprezinta un factor de progres.

Resursele de informare reprezinta:

resurse informationale tiparite sau electronice care pot fi accesate la cerere;

totalitatea surselor virtuale pentru o tema de cercetare.

Impactul noilor tehnologii informationale asupra activitatii de informare-documentare pentru cercetarea stiintifica se manifesta prin:

timpul redus de cautare a informatiei;

programe cu strategii de cautare care pot circumscrie nevoile de informare ale utilizatorului;

interactiunea cu alta baza de date, de la un terminal, se poate realiza in cateva minute;

posibilitatea cercetarii intregului continut al unei baze de date, cu milioane de inregistrari;

posibilitatea salvarii strategiei de cautare si folosirea ulterioara in alte baze de date ale aceluiasi sistem;

posibilitate de cautare a unor teme multidisciplinare;

posibilitatea cautarilor multiconceptuale;

existenta mai multor puncte de acces pentru fiecare inregistrare;

posibilitatea cautarii in mai multe baze de date;

cautarea on-line ofera pe langa elementele bibliografice obisnuite de regasire, un sir de descriptori sau alte elemente din text  (rezumate, adnotari etc.);

metabazele de date ofera acces simultan la mai multe baze de date;

industria regasirii informatiilor realizeaza din ce in ce mai multe baze de date, disponibile numai on-line, fara sa existe o versiune tiparita;

accesul on-line asigura integritatea fisierului fara a suferi pierderi de inregistrari, lipsa unor campuri dintr-o inregistrare sau neprimirea rezultatelor unei cautari;

rezultatele cautarii on-line sunt prezentate intr-un format standardizat, iar detaliile pot fi predefinite de utilizator;

eliminarea barierelor geografice in calea transferului de informatii;

simplificarea tehnicii de regasire a informatiei;

eliminarea dezavantajelor prelucrarii traditionale (cantitatea de   munca pentru prelucrarea informatiilor si conservarea documentelor).

In vederea imbunatatirii performantelor si a sistemelor de regasire a informatiilor propunem upgradarea bazei tehnice a centrului.

Servicii oferite prin consultarea bazelor de date stocate in sistemul propriu al bibliotecii (accesul on-line al publicului la cataloagele electronice OPAC).

OPAC (Open Public Access Catalogue)

Cuprinde descrieri bibliografice gestionate de un soft care asigura indeplinirea tuturor functiilor pe care le realizeaza sistemul traditional de catalogare al bibliotecii. Acesta este rezultatul muncii colective din biblioteca (achizitie, catalogare, indexare, clasificare, stocare), oferind utilizatorului informatiile dorite.

Catalogul contine fisierele bibliotecii pe care utilizatorii le pot consulta rapid, avand posibilitatea combinarii mai multor criterii de cautare (titlu, autor, date de publicare, limba de redactare a materialului, cuvant din titlu etc.). Reflectand colectiile unei biblioteci, include informatii asupra unei varietati de discipline si subiecte. Inregistrarile din catalog contin in general numai informatii bibliografice, mai rar sunt insotite de abstracte.

OPAC-ul permite accesul on-line al publicului la baza de date, in scopul verificarii anumitor aspecte legate de un document: daca in fondul bibliotecii exista o anumita lucrare si in aceste conditii sa obtina toate informatiile privitoare la aceasta (repartitie, date de publicare, daca este sau nu disponibila pentru imprumut daca softul de biblioteca include si modulul de circulatie).

Resurse informationale electronice

Bazele de date sunt pachete de informatii, instrumente si servicii ce ofera noile descoperiri din toate domeniile de specialitate. Bazele de date se prezinta in format electronic, fiind stocate pe un suport electronic (CD-ROM) sau accesibile prin intermediul Internetului. Ele ofera reviste, ziare, chiar si carti din numeroase domenii de specialitate.

Bazele de date cuprind

Sute de jurnale si reviste prestigioase de specialitate, inclusiv o arhiva cu numerele respectivelor periodice din anii anteriori.

Mii de articole complete, originale si/sau revizuite, rezumate, recenzii, grafice, imagini, harti, figuri, descrierea revistelor, date bibliografice, conexiuni catre alte articole sau baze de date corelate etc;

Posibilitatea de cautare mult mai facila a informatiei, prin diverse chei de cautare (dupa titlu, domeniu, cuvinte, an de publicatie, autor etc);

Domenii de specialitate vaste, cu multiple subdomenii si ramuri;

Posibilitatea de a descarca, stoca si imprima informatia sau de a o vizualiza pe CD-uri;

Interogari diverse pentru noutatile publicate dintr-un anumit domeniu (se poate chiar programa ca automat sa primiti e-mailuri cand apare un articol dintr-un anumit domeniu pe care il stabiliti dvs.)

Utilizarea bazelor de date se efectueaza de catre

Orice persoana aflata in institutia respectiva (biblioteca, universitate, organizatie), in fata calculatoarelor disponibile pentru accesare, se conecteaza la baza de date printr-o parola.

Orice persoana din afara institutiei nu se va putea conecta la aceasta baza de date, chiar daca a accesat in interiorul institutiei baza de date, sau daca cunoaste parola;

Evaluarea bazelor de date

Bazele de date sunt produse sofisticate care ajuta insa procesul academic dar si biblioteconomic asigurand calitatea cercetarilor si rapiditate in ajungerea informatiei la utilizatorul final.

Evaluarea bazelor de date cuprinde urmatoarele analize:

analiza facilitatilor oferite de interfata grafica;

analiza continutului;

analiza potentialului de utilizare;

analiza contului de administrare;

analiza tehnica a propriilor resurse;

analiza factorului local.

Analiza facilitatilor oferite de interfata grafica:

Interfata intuitiva si prietenoasa cu utilizatorul;

Posibilitati simpliste de cautare ;

Cautare avansata cu interrelationarea surselor in care se produce cautarea;

Facilitati oferite in crearea bibliografiilor;

Utilizatorii pot forma cu ajutorul acestei baze de date o comunitate de studiu/cercetare;

Pagina de rezultate ofera destule informatii pentru

a decide care articole sunt interesante de deschis;

Rafinarea/selectia rezultatelor;

A oferi sugestii de cautare;

Modalitati de vizualizare a articolelor disponibile;

Modalitatea in care este facuta indexarea

Posibilitatea traducerii interfetei si in alte limbi;

Posibilitatea utilizatorului de a merge in interiorul subiectelor indeajuns de mult la investigarea bazei de date prin libera navigare.

Analiza continutului

Media indicelui de impact a revistelor continute in baza de date;

Acoperirea domeniilor;

Publicatiile continute in baza de date sunt periodice si non-periodice;

Media numarului de cuvinte din rezumatele articolelor;

Dublarea continutului bazei de date online prin livrarea acestuia pe Cd.

Producatorul a pastrat standarde cunoscute (ex. Ulrich) privind jurnalele academice si jurnalele non-academice (ex. magazine / trade publications);

Dublarea categoriilor de articole non-periodice prin citarea unor surse asemanatoare;

Acoperirea arhivei revistelor cuprinse;

Numarul publicatiilor cuprinse cu text integral;

Numarul publicatiilor continand text integral "activ";

Numarul publicatiilor cu text integral supuse vreunei forme de embargo.

Perioadele de embargo. 

Analiza potentialului de utilizare:

aria de acoperire a bazelor de date;

numarul de utilizatori acceptat concomitent;

posibilitatea transmiterii multiple a articolelor cu text integral, pe e-mail;

asigurarea accesului pe baza de parola pentru utilizatorii pe care un abonat ii imputerniceste cu un astfel de acces;

posibilitatile de promovare a bazei de date in randul potentialilor utilizatori.

Analiza contului de administrare

facilitatile de particularizare;

modul de generare a statisticii de utilizare;

statisticile de utilizare sa ofere date privind diferite categorii de utilizatori;

gradul de securizare al contului de administrare.

Bazele de date:

nu pot indeplini in totalitate cerintele utilizatorilor;

producatorii/editorii subliniaza intotdeauna aspectele care ii avantajeaza;

numai analizele amanuntite reliefeaza unele dezavantaje ale bazelor de date;

beneficiarul trebuie sa aiba libertatea de a efectua propria analiza privind oportunitatea abonarii la o anumita baza de date care sa raspunda cerintelor sale de informare.