Pentru resursele de tip personal si echipament (nu si pentru cele de tip material), se pot actualiza calendarele individuale ale acestora. O astfel de actualizare indica disponibilitatea reala a resursei, atunci cand aceasta disponibilitate nu se suprapune perfect peste calendarul proiectului - initial toate resursele primesc orarul de lucru al calendarului initial al proiectului. Exemple de situatii ce solicita crearea si aplicarea acestor calendare ar putea fi activitati planificate (cunoscute) de tipul unor delegatii, unor concedii sau unor participari la cursuri de perfectionare. In animatia ce urmeaza se poate vedea cum se actualizeaza un calendar pentru resursa dactilograf1, care nu va putea lucra la proiect in zilele de 24 si 25 martie 2005. Pentru a se putea urmari mai usor efectele acestei ajustari, se recomanda modificarea timpului de lucru pornind de la o activitate care se desfasoara intr-o perioada ce include intervalul 24-25 martie 2005. Pentru selectarea celor doua zile s-a folosit tehnica selectie initiala CTRL + selectie +..., sau, se putea folosi tehnica selectie initiala SHIFT + selectie finala.

Se va urmari cum activitatea Dotarea cu echipamente, pentru care resursa dactilograf1 era alocata 100% se va deplasa in timp, fiind "impinsa" inainte cu cele doua zile in care resursa nu este disponibila.

Daca mai multe resurse vor utiliza timpi de lucru diferiti de cei ai calendarului proiectului, dar aceiasi pentru toate resursele, este mai comod sa se defineasca un nou calendar (Tools Þ Change working time Þ New), dupa care acesta sa se aplice resurselor in cauza - vezi figura 3.1 (caseta de dialog Resource Information este reprezentata partial).

O alta modalitate de a controla (si programa) utilizarea unei resurse este sa se modifice disponibilitatea sa, altfel decat atribuindu-i un alt orar decat cel al calendarului proiectului.

In animatie, pentru inceput s-a comutat in forma de vizualizare Resource Sheet, intalnita deja de la crearea resurselor. Unele resurse apar colorate diferit (rosu), ceea ce simbolizeaza ca acestea au fost supra-alocate, situatie ce va trebui corectata intr-un fel (se va relua aceasta discutie ulterior). Se poate observa ca dupa precizarea indisponibilitatii unui calculator intre 23 si 29 decembrie 2004, si resursa calculator devine supra-alocata.

Rate de plata multiple pentru o singura resursa

Este posibil ca intr-un proiect,pentru aceeasi resursa sa se foloseasca mai multe nivele de salarizare. Numarul maxim al acestora este 5. Un exemplu de situatie care ar putea necesita nivele multiple de plata ar fi cazul in care aceeasi persoana cumuleaza mai multe functii in cadrul proiectului.

Examinarea costurilor unei resurse

Daca se doreste examinarea costurilor resurselor unui proiect se va utiliza meniul View Þ Table Þ Summary. Se va proceda ca in animatia de mai jos.

In cea de a doua parte a animatiei, s-a optat pentru vizualizarea costurilor organizate pe grupuri de resurse.

Atunci cand se face alocarea resurselor, mai ales in cazul proiectelor de mare complexitate, este posibil si probabil sa se supra-aloce resurse. Supra-alocarea inseamna ca aceeasi resursa a fost repartizata pe perioade care se suprapun mai multor activitati. Astfel, o persoana poate fi implicata cu norma intreaga in doua activitati care se suprapun - fie si partial. O resursa poate sa fie si sub-alocata, sau alocata integral. Probleme pune supra-alocarea pentru ca rezolvarea acestor tipuri de conflicte determina de regula modificarea termenului de finalizarea a proiectului. Pentru a se identifica resursele supra-alocate, se va comuta pe unul din modurile de vizualizare: View Þ Table cu oricare din optiunile Cost, Entry, Hyperlink, Summary, Usage sau Work. Resursele supra-alocate vor fi scrise cu rosu si pe coloana de informatii va aparea simbolul .

Afisarea resurselor se poate face in ordinea in care acestea au fost definite, sau ele se pot structura pe grupe [de resurse], asa cum au fost ele definite anterior.

In animatia de mai jos se poate vedea cum se comuta pe diverse forme de afisare.

Mai ales atunci cand supra-alocarile se vor rezolva manual, este necesar sa se cunoasca "feliile de timp" in care aceste suprapuneri se petrec. Acest lucru poate fi facut in mai multe moduri. Unul dintre ele este ilustrat in animatia de mai jos.

Dupa cum s-a putut vedea si in animatie, pentru fiecare resursa este posibila afisarea tuturor activitatilor in care ea este angrenata (vezi figura 3.3). In acest fel se poate vedea clar unde se produc suprapunerile (supra-alocarile). In figura 3.3, se vede cum ar putea arata pentru o resursa numita inginer mecanic, suprapuneri triple (activitatile Elaborarea modelului Achizitionarea de materii prime si Dotarea cu echipamente) - nu veti regasi in proiect aceasta situatie.

O alta modalitate de identificare clara a supra-alocarilor este prezentata in animatia imediat urmatoare. De aceasta data s-a optat pentru vizualizarea Resource Graph. Aceasta reprezentare are un caracter grafic mai pronuntat.

In mod frecvent, mai ales la proiectele de mare complexitate, se pot produce asa numitele supra-alocari ale resurselor, adica una si aceeasi resursa sa fie repartizata simultan la doua sau chiar mai multe activitati. Supra-alocarea se produce cand o resursa este repartizata dincolo de nivelul sau de disponibilitate pentru proiect. De exemplu, daca o resursa are o disponibilitate de 50% (4 ore pe zi) si este repartizata la doua activitati care se suprapun pe durata de doua zile, iar pentru fiecare activitate resursa a fost repartizata tot la nivelul de 50% (4 ore pe zi), rezulta o supra-alocare de 4 ore.

Supra-alocarile trebuie eliminate, pentru ca este imposibil de acceptat derularea unui proiect la care apar astfel de neconcordante.

Eliminarea supra-alocarilor se poate face in mai multe moduri:

Pentru a se vizualiza atat alocarea resursei cat si diagrama Gantt, s-a impartit fereastra cu ajutorul campului Window Þ Split

Figura 3.4 prezinta caseta de dialog Resources Leveling. Mai jos se vor da cateva detalii legate de anumite campuri ale acesteia.

Leveling calculations stabileste modul cum se va face nivelarea, sau altfel spus, stabileste nivelul de interventie pentru nivelare. Perioada de timp selectata stabileste de fapt senzitivitatea cu care supra-alocarea va fi recunoscuta. In functie de alegerea facuta aici, o resursa poate sa apara uneori supra-alocata, dar alteori nu. Resursele supra-alocate se reprezinta cu culoarea rosie.

Lista derulabila Leveling order controleaza modul cum vor fi mutate pe scara timpului activitatile afectate de nivelare. Daca doua activitati trebuie reprogramate, va exista intre ele vreo diferenta de prioritate? Cand se niveleaza resursele, Microsoft Project va intarzia o activitate cu o prioritate mai mica inaintea uneia cu o prioritate mai mare. In mod implicit activitatile primesc o prioritate de 500 (pe o scara de 1 la 1000), deci au o prioritate medie.

Un alt camp de mare interes este Level only within available slack. Daca se bifeaza, va fi realizata nivelarea fara sa se afecteze data de finalizare a proiectului. Aceasta restrictie importanta va putea face imposibila nivelarea completa a proiectului.

Se  poate vedea ca este posibila nivelarea intregii durate a proiectului, sau numai pe o anumita perioada (Level from - to

Nota: Se poate observa ca si dupa nivelare anumite activitati apar inca supra-alocate. In figura 3.5 se poate vedea cum resursa secretara apare ca supra-alocata desi timpul de lucru este de numai 4.75 ore (secretara are setat un nivel de disponibilitate de 75%, adica ar putea lucra 6 ore pe zi pentru proiect). Pentru activitatea Sedinta lunara de analiza, alocarea este de 100%, iar pentru Stabilirea datelor tehnice ale lucrarii de 50%. Microsoft Project va aduna cele doua nivele de alocare si astfel va ajunge la 150%, ceea ce reprezinta o supra-alocare (cel putin la nivelul procentelor de alocare). Microsoft Project rationeaza dupa urmatorul mecanism : "daca am alocat o resursa unei activitati la nivelul de 100%, chiar daca acea activitate dureaza numai 2 ore, cum nu s-a specificat nici un  orar de desfasurare a acelei activitati, resursa trebuie sa fie disponibila 8 ore pe zi pentru acea activitate care s-ar putea desfasura oricand".

O astfel de situatie se rezolva prin definirea de calendare pentru activitati (sau resurse), care sa corecteze astfel de conflicte. O varianta ar fi definirea unui calendar pentru sedinte care sa asigure desfasurarea lor in afara orarului 8:00-16:00. Daca s-ar dori ca sedintele sa se desfasoare in intervalul 8:00-16:00, ar trebui definite mai multe calendare care sa asigure evitarea suprapunerilor, de exemplu (numai) in zilele de sedinta sa se prevada calendare corespunzatoare pentru activitatile ce au loc atunci.

Inlocuirea repartizarii unei resurse

Este deseori necesar in proiectarea sau derularea unui proiect sa se inlocuiasca repartizarea unei resurse cu alta. Motivele pot fi multiple: o anumita resursa nu este disponibila la un moment dat, este necesara inlocuirea unei resurse mai scumpa cu una mai ieftina, se doreste rezolvarea unei probleme de supra-alocare.

Intotdeauna se va prefera inlocuirea unei resurse procesului mai complicat de eliminare a unei resurse urmata de alocarea noii resurse. In animatia de mai jos a fost surprins procesul de inlocuire a resursei dactilograf1 cu desenator1 in cadrul activitatii Stabilirea resurselor

S-a observat ca in procesul de inlocuire nu s-a specificat un alt nivel de alocare pentru noua resursa, motiv pentru care s-a pastrat nivelul celei dintai (adica 100%).

Aplicarea de costuri diferite pentru aceeasi resursa

Asa cum s-a mai spus este posibil sa se defineasca mai multe costuri (maxim 5) pentru o singura resursa. Este posibil ca aceeasi resursa sa fie platita diferit in functie de nivelul muncii pe care o presteaza.

Controlul repartizarilor de resurse

O faza preliminara necesara unei bune intelegeri a controlului repartizarii unei resurse este setarea unei maniere de vizualizare care sa permita urmarirea simultana a mai multor informatii legate de proiect. In animatia de mai jos se poate urmari acest proces. Se urmareste activitatea Calculul principalilor indicatori tehnico-economici, cu durata de 3 zile (31.01.2005-2.02.2005).

In figura 3.6 se va urmari situatia resursei inginer tehnolog. Aceasta este alocata uniform pe durata celor 3 zile, conform cu nivelul de alocare pentru aceasta activitate de 50%.

Dintr-un motiv sau altul, resursa inginer tehnolog nu este disponibila pe 31 ianuarie 2005, dar ar fi "dispusa" sa lucreze mai mult de 4 ore pe zi in datele de 1 si 2 februarie, astfel incat totalul de ore alocate sa fie tot de 12.

Procedeul se numeste intarzierea alocarii unei resurse. Nu este vorba de reprogramarea activitatii Calculul principalilor indicatori tehnico-economici , care mai implica si alte resurse, ci doar de redistribuirea unei resurse cu mentinerea duratei activitatii la care resursa este alocata.

Pentru realizarea intarzierii resursei inginer tehnolog se va proceda astfel:

Cele doua etape sunt ilustrate de animatiile de mai jos.

Se poate observa cum resursa inginer tehnolog lucreaza tot 12 ore, dar altfel distribuite pe durata celor 3 zile cat dureaza activitatea. Fireste nivelul de alocare nu mai este de 50%, ci este setat la 75% pentru zilele de 1 si 2 februarie 2005.

O alta metoda de control a distributiei resurselor ar fi aplicarea de profiluri alocarilor de resurse.

Pana acum toate resursele au fost aplicate uniform pe duratele lor de actiune. In figura 3.7, se poate vedea caseta de dialog Assignment Information Se va urmari campul Work contour S‑a lucrat pana acum numai in sistem Flat, adica repartizare uniforma a resursei pe durata activitatii. Exista insa si alte sisteme de repartizare a unei resurse (vezi tot figura 3.7).

Toate aceste scheme distribuie resursele neuniform, fie sporind alocarea spre sfarsitul activitatii, fie spre inceputul ei, sau in alte modalitati. Se va vedea ca aplicarea unui profil unei resurse determina in general modificare duratei acesteia. Acest lucru se poate corecta usor prin impunerea vechii durate dupa aplicarea profilului (vezi si animatia ce urmeaza).

In animatia de mai jos se poate vedea cum se aplica un profil unei resurse. Este vorba de sistemul Back Loaded, care asigura o mai mare incarcare spre finalul activitatii.

Alte forme de introducere a consumurilor de resurse materiale

Introducerea consumurilor de resurse materiale s-a facut pana acum  in valori absolute. S-a estimat ca pentru activitatea "X", se vor consuma "Y" topuri de hartie, de exemplu. Este posibil ca astfel de consumuri sa se prescrie raportate la o unitate de timp (daca fireste este logic asa). Se poate spune ca se estimeaza un consum de hartie de 0,1 topuri/zi (50 de coli pe zi, deci). Pentru a se putea executa operatia de schimbare a modului de repartizare a unei resurse, se recomanda o schema de vizualizare de tipul celei obtinute in animatia de mai jos.

Resursa pentru care se vor reconfigura consumurile va fi hartie, iar activitatea considerata va fi Stabilirea caracteristicilor generale ale pietei, ce se deruleaza intre 15 si 16 noiembrie 2004.

In animatia de mai jos este ilustrata modificarea modului de repartizare a unei resurse de tip material, de la o distribuire globala, la una raportata la nivelul unei zile de lucru.

Se va observa cu atentie modul in care apar cheltuielile in vizualizarea Resource Usage

Atentie: Spre deosebire de resursele de lucru, cele materiale nu utilizeaza rate de cost suplimentar, calendare sau unitati maxime si nici nu sunt afectate de nivelarea resurselor. Nu influenteaza durata unei activitati chiar daca programarea determinata de efort este activa.

Atasarea unei note de o activitate sau o resursa

Pentru a face proiectul mai usor de urmarit, este posibila atasarea de note la nivel de activitati sau de resurse. Aceste note vor functiona intrucatva similar cu comentariile din Excel. In prima dintre animatiile urmatoare se va atasa o nota de o activitate, iar in cea de a doua se va atasa o nota de o resursa.