Mesajele

Mesajele

1. Copierea si mutarea unui text in interiorul mesajului, intre doua mesaje, dintr-un document intr-un mesaj

Copierea si mutarea textului in diferite parti ale mesajului sau chiar in mesaje diferite este posibila datorita existentei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporara folosita la pastrarea pe termen scurt a cuvintelor, imaginilor sau diagramelor.

Copierea textului:

pas 1 : se selecteaza textul care se copiaza,

pas 2: Edit/Copy sau Ctrl+C.

pas 3: Edit/Paste sau Ctrl+V.

Mutarea textului:

pas 1 : se selecteaza textul care se copiaza,

pas 2: Edit/Cut sau Ctrl+X.

pas 3: Edit/Paste sau Ctrl+V.

2. Stergerea textului dintr-un mesaj

- se realizeaza prin apasarea tastelor Backspace (stergerea facandu-se in stanga cursorului) sau prin apasarea tastei Delete (stergerea facandu-se in partea dreapta a cursorului)

4. Stergerea fisierului atasat dintr-un mesaj trimis

dati un clic dreapta pe fisierul respectiv/Remove din meniul afisat

Organizarea mesajelor

1. Tehnici de organizare a postei electronice: crearea directoarelor, mutarea mesajelor in directoarele corespunzatoare, stergerea mesajelor nedorite, utilizarea listelor de adrese

Pentru a lucra mai usor cu mesajele, va trebui sa realizati organizarea lor. Astfel aplicatia de posta electronica va ofera posibilitatea de a va crea propriile directoare, de a sterge mesajele nedorite si mai ales va ofera posibilitatea utilizarii listelor de adrese.

1. Crearea unei noi liste de adrese, si a unei liste de distributii

O lista de distributie este o colectie de adrese de mail a diferitelor persoane. Ofera o modalitate usoara de a trimite mesaje diferitelor grupuri de persoane. De exemplu, daca trimiteti foarte des mesaje echipei de marketing, atunci puteti crea o lista de distributie numita 'Echipa de Marketing', lista ce va contine numele tuturor persoanelor din echipa. Un mesaj trimis acestei liste de distributie ajunge la toate persoanele existente in aceasta.

Crearea unei noi liste de distributie

- File/New/Distribution list

- prin apasarea pe sagetica existenta in dreptul butonului New, ce se afla pe bara de instrumente a aplicatiei de posta electronica, si apoi-alegerea optiunii Distribution List.

Apelarea acestei functii deschide fereastra Distribution List.

Apasarea butonului 'Select Members' va deschide fereastra Select Members din care veti alege adresele persoanelor ce vor face parte din aceasta lista de distributie.

Apasarea butonului Add New va deschide fereastra Add New Member in care veti introduce numele si adresa de mail a persoanei pe care o creati.

Acelasi lucru il puteti realiza si cu ajutorul functiei ce se afla in meniul Tools/Address Book

2. Adaugarea adreselor de posta electronica in lista de adrese

Pentru a adauga o adresa existenta intr-o lista de distributie va trebui sa deschideti fereastra 'Address Book', apoi in aceasta fereastra selectati adresa dorita.

In aceasta fereastra dati dublu clic pe lista dorita sau alegeti optiunea Properties din meniul aparut dupa ce ati dat clic dreapta pe lista.

Deschiderea ferestrei de proprietati se realizeaza si prin apasarea butonului Properties existent pe bara de instrumente a ferestrei.

Aceasta optiune va deschide fereastra de proprietati a listei selectate.

3. Stergerea unei adrese de posta electronica din lista de adrese

Stergerea unei adrese dintr-o lista se realizeaza apasand butonul Remove, dupa ce aceasta adresa a fost selectata.

4. Actualizarea listei de adrese

Daca ati primit un mesaj si doriti sa adaugati adresa expeditorului in lista de adrese va trebui sa dati clic dreapta pe campul From /Add to Address Book.

1. Cautarea unui mesaj dupa expeditor, subiect, continut

Uneori puteti avea nevoie de un mesaj. Daca aveti foarte multe mesaje atunci localizarea mesajului se realizeaza avand la dispozitie functia Tools/Advanced Find'. Ea se apeleaza din

Se va deschide o fereastra de dialog:

- In campul Messages cautati mesajele dupa subiectul acestora. Introduceti in campul 'Search for the words' cuvantul pe care doriti sa il gasiti.

- In campul 'In' va trebui sa specificati unde se va realiza cautarea cuvantului respectiv.

- Daca doriti sa cautati un mesaj dupa expeditorul sau in campul From introduceti adresa dorita.

2. Crearea unui nou director

Pentru a realiza o organizare mai buna a mesajelor primite va trebui sa sortati mesajele primite. Pentru aceasta va trebui sa va creati propriile directoare, folosind comanda File/New/Folder.

Apelarea acestei functii va duce la deschiderea ferestrei 'Create New Folder'.

3. Mutarea mesajelor in directoarele corespunzatoare

Dupa crearea directoarelor, puteti incepe organizarea mesajelor.

- Se selecteaza mesajul

- Pentru a muta un mesaj intr-un director va trebui sa apelati functia Edit/Move to Folder.

Aceasta functie va deschide fereastra 'Move Items', in care veti specifica directorul in care doriti sa mutati fisierul.

4. Sortarea mesajelor dupa nume, data

Pentru a fi mai usor de gasit si de lucrat cu mesajele, implicit acestea sunt sortate dupa data primirii lor, dar puteti sorta mesajele si dupa alte caracteristici.

Implicit mesajele sunt sortate dupa data primirii lor. Pentru a sorta mesajele dupa numele acestora (in ordine alfabetica) dati un clic pe butonul Subject din fereastra. Pe acest buton va aparea un semn micut ce va sublinia faptul ca mesajele sunt sortate dupa numele lor.

Sortarea dupa celelalte caracteristici se face in mod asemanator

Daca doriti ca mesajele sa fie sortate in mod descendent dati clic de doua ori pe optiunea dorita. Pe buton va aparea un semn ce va indica faptul ca fisierele sunt sortate in mod descendent.

Stergerea unui mesaj

- se selecteaza mesajul

Edit/Delete al aplicatiei, sau apasand butonul Delete existent in bara de instrumente.

7. Recuperarea unui mesaj sters

Daca ati sters din greseala un mesaj de care mai aveti nevoie, aplicatia de posta electronica va ofera posibilitatea de a recupera mesajul sters.

Pentru a recupera un mesaj din Deleted Items va trebui sa selectati mesajul pe care doriti sa il recuperati si apoi tinand apasat butonul stanga al mouse-ului trageti mesajul in directorul in care doriti.

8. Golirea cosului

Ca orice cos in care aruncati mesajele de care nu mai aveti nevoie Deleted Items se umple, de aceea din cand in cand el trebuie golit, eliberat de mesajele componente, pentru ca si alte mesaje pe care le stergeti sa poata fi depozitate aici.

Atunci cand alegeti sa goliti Deleted Items trebuie sa fiti foarte siguri ca nu mai aveti nevoie de mesajele la care renuntati, deoarece odata sterse mesajele din Deleted Items ele nu mai pot fi recuperate.

Golirea Cosului se realizeaza prin apasarea butonului dreapta al mouse-ului pe iconita aflata pe bara de scurtaturi si alegerea optiunii 'Empty Deleted Items Folder' din meniul aparut.

Pe ecran va aparea o caseta de dialog ce va cere sa confirmati stergerea definitiva a mesajelor.

Pentru a sterge mesajele definitiv apasati butonul Yes.

Vizualizarea mesajului

- vizualizat intregul mesaj File/Print Preview, sau se apasa pe imaginea corespunzatoare in bara de instrumente

2. Imprimarea mesajului

- Pentru a edita (listare pe hartie) un mesaj folositi optiunea File/Print,.

Aceasta comanda va deschide o fereastra din care va puteti alege daca imprimarea se va face pe hartie sau in fisier, nr de copii dorite, imprimanta care va fi folosita.

Daca vreti sa imprimati documentul folosind optiunile implicite atunci pentru o mai mare simplitate puteti da clic pe butonul PRINT existent pe bara de instrumente.