Reproiectarea si modernizarea subsistemului informational

Principalele apecte abordate

- Fundamentele teoretico-metodologice ale conceperii subsistemului informational-managerial

Proiectarea/reproiectarea managementului organizatiei este un demers pe cat de complex, pe atat de important in etapa actuala de profunde transformari economice, sociale ori manageriale.

Un astfel de demers nu poate fi realizat decat pe baze metodologice riguroase, generatoare de eficienta si eficacitate in management si in plan economic. Fara a intra in detalii, evidentiem faptul ca, in contextul metodologiilor manageriale, proiectarea sau reproiectarea sistemului informational ocupa un loc important.

1. Principii de fundamentare a sistemului informational

Conceperea si implementarea sistemelor informationale din organizatii este necesar sa se fundamenteze pe un ansamblu de principii menite sa asigure indeplinirea cu maximum de eficienta a functiilor sale specifice.

1.1. Subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor managementului organizatiei

Sistemul informational constituie, in raport cu sistemul managerial, un subsistem, fiind o componenta a acestuia. Ratiunea existentei sistemului informational in firma o reprezinta asigurarea informatiilor necesare pentru derularea eficienta atat a proceselor de management, cat si a celor de executie. In consecinta, in conceperea sau rationalizarea sistemului informational, obiectivele si cerintele sale specifice trebuie sa reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice si individuale ale respectivei organizatii. Aceasta implica studierea strategiei, politicilor si documentelor organizationale ale organizatiei, discutii si analize comune cu managerii, principalii beneficiari ai sistemului informational. Numai ulterior este recomandabil ca informaticienii sa treaca la stabilirea elementelor structurale si functionale ale sistemului informational.

1.2. Corelarea stransa a sistemului informational cu sistemul decizional si cu organizarea structurala a organizatiei

Continuarea fireasca a precedentului, acest principiu exprima necesitatea armonizarii structurale si functionale a sistemului informational cu celelalte componente majore ale sistemului de management.

Pe plan constructiv sistemul informational trebuie corelat in special cu structura organizatorica, avandu-se in vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice ale organizatiei, indeosebi posturile si relatiile organizatorice, pentru culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor. Practica firmelor moderne releva ca atat realizarea unei structuri organizatorice si cat unui sistem informational rational impune conceperea sau perfectionarea lor concomitenta. In proiectarea structurii este necesar sa se tina seama ca fiecare post reprezinta si un emitator si un receptor de informatii, ca relatiile organizatorice sunt concomitente si circuite informationale etc.

Din punct de vedere functional, sistemul informational este necesar sa se armonizeze indeosebi cu sistemul decizional, astfel incat continutul informatiilor si caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informationale sa reflecte necesitatile specifice adoptarii de decizii rationale de catre fiecare manager. Necesitatea armonizarii componentelor sistemului informational cu componentele sistemului decizional decurge din functia decizionala a informatiilor.

1.3. Realizarea unitatii metodologice a tratarii informatiilor

In vederea asigurarii compatibilitatii intre toate componentele sistemului informational, a crearii premiselor integrarii depline a informatiilor pe verticala sistemului de management, este necesar ca modul de culegere si prelucrare a informatiilor sa fie unitar din punct de vedere metodologic si sa se bazeze pe codificarea informatiilor. O asemenea abordare confera sistemului informational un plus de rigurozitate, faciliteaza schimbarile in structura si functionalitatea sa, precum si controlul managementului asupra functionarii sale. Un alt avantaj sensibil al unitatii metodologice a tratarii informatiilor il reprezinta usurarea trecerii la prelucrarea automata a datelor, iar in cazul existentei sale, faciliteaza extinderea folosirii computerelor si a aplicatiilor informatice. De retinut ca implementarea acestui principiu implica apelarea la serviciile unor informaticieni pe tot parcursul procesului de concepere sau perfectionare a sistemului informational.

1.4. Concentrarea asupra abaterilor esentiale

Potrivit acestui principiu, pe verticala sistemului managerial al organizatiei informatiile sunt necesare ori de cate ori este posibil, nu global, ci selectiv, numai cele care reflecta abateri semnificative de la obiective, criterii si mijloace. Aplicarea acestui principiu determina economie de timp atat pentru executanti, cat si pentru manageri, datorita reducerii numarului, dimensiunii si frecventei situatiilor informationale intocmite, transmise si analizate. Ca urmare, intensitatea fluxurilor informationale se diminueaza, se fac economii cu suportii materiali ai informatiilor in general, se determina o simplificare si fluidizare a sistemului informational. De retinut ca valorificarea plenara a potentialului acestui principiu are loc cand se adopta sistemul managementului prin exceptie.

1.5. Asigurarea unui timp corespunzator de reactie componentelor si ansamblului sistemului managerial

Pornind de la premisa ca desfasurarea diverselor procese de munca in general si, in special, de management din cadrul organizatiilor prezinta caracteristici temporale diferite, este necesar ca si viteza de reactie a subsistemelor sa fie diferita. Ca urmare si timpii de culegere, vehiculare si prelucrare a informatiilor si implicit a deciziilor trebuie diferentiati. Aceasta se asigura mai ales prin utilizarea unei game variate de proceduri si mijloace de tratare a informatiilor. In consecinta, se impune utilizarea de diferite mijloace manuale si automatizate. Referitor la ultima categorie, prin care se pot asigura reactii in timp real, deci concomitent sau foarte apropiate de producerea diverselor evenimente in cadrul firmei, este recomandabil ca acestea sa fie folosite cand respectivele procese de munca o reclama realmente, date fiind costurile implicate, precum si numeroasele procese complexe pentru a caror abordare contributia computerului electronic este realmente indispensabila. De precizat ca in conditiile scaderii costurilor informatice si a cresterii performantelor softurilor si hardului se manifestatot mai mult tendinta de functionare a sistemului informational in timp real.

1.6. Obtinerea de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare

Informatiile primare, al caror volum este de regula limitat, sunt folosite nemijlocit pentru evidenta si controlul desfasurarii proceselor, ca si pentru luarea unor decizii, cu caracter local, operativ, de catre esaloanele inferioare ale managementului. Cele mai importante decizii si actiuni ale managementului se fundamenteaza insa pe informatii finale. De aici decurge si necesitatea ca fondul de informatii primare inregistrat intr-o firma sa fie valorificat la maximum, in vederea obtinerii celor mai pertinente informatii finale. In vederea satisfacerii acestei necesitati se trece la aplicarea de proceduri informationale cat mai rafinate, stabilite si selectate in functie de cerintele proceselor manageriale, astfel incat informatiile finale obtinute sa asigure o evaluare multilaterala a proceselor organizatiei si, concomitent, un temeinic fundament pentru deciziile strategice, tactice si curente.

1.7. Realizarea flexibilitatii informational-mangeriale

Mentinerea parametrilor sistemului informational corespunzator necesitatilor firmei implica adaptarea continua la conditiile endogene si exogene acesteia, aflate in permanenta schimbare. Cu alte cuvinte, sistemul informational trebuie sa fie suficient de flexibil pentru a permite modificarea caracteristicilor sale, indeosebi functionale, conform necesitatilor. De un mare ajutor in aceasta privinta poate fi conceperea sistemului informational intr-o abordare modulara, posibila indeosebi in conditiile utilizarii echipamentelor electronice de calcul, baze de date si a unor programe performante. Specialistii subliniaza ca un sistem modular - adica un ansamblu alcatuit din componente bine delimitate, cu autonomie operationala, integrate insa din punct de vedere functional - permite operarea rapida a modificarilor necesare in modulele implicate, fara a necesita, de regula, schimbari la nivelul conceptiei de ansamblu.

1.8. Asigurarea eficacitatii si eficientei informationale si organizationale

Acest principiu este, asa cum se stie, cu valabilitate generala in managementul organizatiei. Aplicat la specificul sistemului informational, principiul eficacitatii si eficientei inseamna, pe de o parte, asigurarea informarii complete, corecte si in timp util a tuturor componentilor organizatiei si, pe de alta parte, o permanenta evaluare si comparare a efectelor cantitative si calitative ale unui sistem informational cu costurile necesare realizarii si functionarii lui. Deosebit de importanta este luarea in considerare a efectelor propagate, mai ales in mecanismul decizional, mai greu de cuantificat, dar esentiale pentru eficienta firmei.

Principiile prezentate, care, fireste, ca nu sunt exhaustive, se refera la principalele aspecte implicate atat de conceperea subsistemelor informationale pentru intreprinderile noi, cat si de rationalizarea subsistemelor informationale ale organizatiilor in functiune. Esential este ca acestea sa fie utilizate concomitent, luand in considerare ansamblul cerintelor implicate in interdependenta lor, evitand supra sau subevaluarea unora dintre acestea. Principiile enuntate trebuie utilizate ca o componenta organica a metodologiei de rationalizare informationala prezentate in paragraful urmator.

2. Cerinte de rationalitate fata de informatii

Informatia constituie - asa cum s-a precizat de altfel - materia prima de baza atat a sistemului informational, cat si, in general, a sistemului de management al organizatiei, cu multiple dimensiuni. In consecinta si cerintele carora trebuie sa le faca fata informatia sunt multiple pentru a asigura o percepere realista a proceselor la care se refera (vezi figura nr. 1).

Specific, o prima cerinta o constituie asigurarea de informatii reale in sensul reflectarii proceselor asa cum se deruleaza in organizatie si in contextul socio-economic in care-si desfasoara activitatea. Realismul informatiilor conditioneaza realismul deciziilor si pe aceasta baza realizarea unei eficiente economice mari, pe termen lung. Prin urmare, aceasta cerinta trebuie indeplinita chiar si cu riscul ca informatia sa devina indezirabila pe moment unor manageri.

Figura nr. 1 - Cerinte fata de informatie

Intrucat procesele si evenimentele din firmele comerciale contemporane se caracterizeaza intr-o masura sporita prin complexitate, si informatiile pe care le reflecta sau care le anticipeaza trebuie sa fie multilaterale. Multilateralitatea informatiei asigura perceperea proceselor in care intreprinderea este implicata din multiple unghiuri, astfel incat sa fie evidentiate elementele semnificative de natura economica, tehnica, umana, stiintifica etc. Deosebit de importanta este aceasta calitate a informatiei strategice si, respectiv, umane ale organizatiilor ce sunt complexe prin natura si implicatiile lor.

Asigurarea caracterului multilateral al informatiilor nu trebuie sa afecteze respectarea cerintei ca acestea sa fie sintetice si concise. Mai mult chiar, in conditiile complexitatii crescande a proceselor ce se desfasoara in intreprinderea moderna, surprinderea cu prioritate a elementelor esentiale de noutate si prezentarea lor cu economie de mesaje devin o necesitate tot mai stringenta. In acest sens, pledeaza si "criza de timp" in care managerii, indeosebi cei de nivel superior, se afla din ce in ce mai des.

Calitatile mentionate trebuie asigurate concomitent cu precizia si siguranta informatiilor. Incorporarea in informatie cu prioritate a elementelor esentiale noi nu exclude, ci, dimpotriva, implica surprinderea acestora in mod exact. Nu de putine ori, omiterea unor detalii semnificative genereaza ambiguitati asupra continutului mesajului, lipsind beneficiarul de siguranta in utilizarea respectivei informatii. Pentru asigurarea acestei calitati, nivelul de pregatire, constiinciozitatea, spiritul de discernamant si gradul de motivare a personalului care furnizeaza informatii sunt decisive.

Orice informatie este destinata unui beneficiar, care poate fi cel care a cules-o si inregistrat-o in forma sa primara, fie unui alt executant sau manager. Folosirea informatiei conform destinatiei sale este conditionata de parvenirea la beneficiar in timp util, adica in perioada optima pentru luarea deciziei sau declansarea actiunii vizate. Specifica firmei contemporane este reducerea perioadelor optime pentru initierea, luarea si implementarea deciziilor. Ca urmare, si caracterul operativ al tratarii informatiei devine mai important, stiut fiind ca o informatie cat mai buna devine partial sau total inutila daca parvine dupa finalizarea procesului caruia i-a fost nemijlocit destinata.

Tendinta de comprimare a perioadelor in care se desfasoara atat procesele manageriale, cat si cele de executie trebuie sa se reflecte si in caracterul dinamic al informatiilor. Pentru ca informatiile sa fie utile este necesar sa oglindeasca procesele de munca si, in general, problematica intreprinderii in evolutia sa.

O atentie deosebita se impune orientarii lor prospective. Conceperea informatiilor in mod dinamic se reflecta  in sporirea fortei lor anticipative, facilitand desfasurarea proceselor de previziune in cadrul organizatiei.

De asemenea, se impune - si nu in ultimul rand - ca informatiile sa fie adaptate la specificul personalului implicat. Perceperea corecta si integrala a mesajului unei informatii este conditionata de o serie de factori cum ar fi: nivelul de pregatire a beneficiarului de informatii, gradul sau de informare si in domeniul la care se refera informatia, timpul de care dispune pentru receptarea si interpretarea informatiei etc. Emitatorul de informatii este necesar sa cunoasca si sa aiba in vedere asemenea factori folosindu-i in structurarea si formularea informatiilor. O astfel de procedura asigura receptarea adecvata a mesajului cu minimum de efort, premisa esentiala pentru valorificarea sa conform destinatiei.

3. Prevenirea si eliminarea deficientelor informationale majore

Studiile efectuate asupra sistemelor informationale din cadrul firmelor au reliefat existenta unor deficiente tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori in conceperea si implementarea lor, a caror cunoastere si preintampinare sunt esentiale.

3.1. Distorsiunea

Dintre cauzele multiple care genereaza distorsiunea mentionam ca foarte frecvente: diferentele in pregatirea persoanelor implicate in vehicularea informatiei, folosirea de suporti informationali necorespunzatori pentru inregistrarea informatiilor, manipularea neglijenta a suportilor de informatii in procesul transmiterii lor beneficiarilor, utilizarea de mijloace necorespunzatoare pentru inregistrarea si transmiterea informatiilor etc.

3.2. Filtrajul

Cauza filtrajului este una singura: interventia pe parcursul inregistrarii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj schimbat. Aceasta deficienta cronica a sistemului informational se manifesta in special cand unii manageri sunt incorecti sau nu-si exercita integral atributiile de control.

Efectul negativ atat al distorsiunii, cat si al filtrajului este dezinformarea partiala sau integrala a beneficiarului de informatii. Cand dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflecta in diminuarea calitatii deciziilor. Cand dezinformarea se produce la nivelul executantilor, efectele imediate se resimt pe planul realizarii proceselor cu caracter operational, impietand asupra cantitatii, calitatii si perioadei de obtinere si furnizare a produselor si serviciilor. In ambele situatii, efectele pe termen lung sunt scaderea eficientei, concomitent cu deteriorarea intr-o anumita masura a climatului de munca, a relatiilor dintre personalul implicat s.a.

3.3. Redundanta

Cauza majora a acestei disfunctionalitati informationale o reprezinta absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor segmante ale sistemului managerial. Redundanta se produce mai ales cand nu se respecta principiul unitatii de decizie si actiune, cand mai multi manageri se adreseaza nemijlocit cu cereri de informatii unor compartimente, fara ca personalul managerial responsabil nemijlocit de activitatea lor sa fie  informat si sa intervina. Efectele redundantei, care se manifesta adesea sub forma cererii acelorasi informatii de catre diferiti beneficiari, dar sub alte forme, constau intr-o apreciabila risipa de timp si adesea de mijloace materiale din partea celor implicati.

3.4. Supraincarcarea circuitelor informationale

Printre cauzele care o genereaza mentionam - in afara redundantei - nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informational. Prin caracter piramidal al sistemului informational intelegem transmiterea si agregarea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management corespunzator sferei obiectivelor, competentelor si responsabilitatilor circumscrise subdiviziunilor organizatorice. La originea acestei situatii se afla proiectarea defectuoasa a sistemului informational, insuficienta pregatire a unor manageri si executanti, tendinta unora de a-si "umfla" realizarile, de a-si populariza excesiv actiunile etc.

Fara indoiala ca elementele mentionate nu epuizeaza gama deficientelor cronice ale sistemului informational, dar constituie, de regula, maladiile cele mai frecvente, a caror cunoastere, identificare si eliminare constituie o componenta de baza a rationalizarii sistemului informational al organizatiilor.

5.2. Etapele reproiectarii sistemului informational-managerial

5.2.1. Consideratii preliminare

Asigurarea unui sistem informational functional eficace si eficient pentru fiecare organizatie este esentiala intrucat conditioneaza decisiv performantele sale. Modalitatea de realizare o reprezinta reproiectarea sistemului informational, proces deosebit de laborios si decisiv datorita multiplelor elemente implicate atat de natura strict informationala, cat si manageriala, economica, tehnica si juridica. De aici necesitatea unei abordari riguroase a sistemului informational pentru a depasi complexitatea si dificultatea problemelor de solutionat.

In literatura de specialitate se prezinta numeroase si variate modalitati de rationalizare a sistemului informational al organizatiei, reflectare a eterogenitatii activitatilor economice si a diversitatii experientei si conceptiilor specialistilor. In continuare prezentam o varianta de rationalizare conceputa pe baza unei indelungate experiente proprii de consultanta managerial-informationala, ce incearca sa integreze acele elemente prezente in literatura de specialitate care apreciem ca au aplicabilitate si eficienta in conditiile in care societatile comerciale si regiile se restructureaza si/sau privatizeaza corespunzator cerintelor economiei de piata, iar o parte din intreprinderile private infiintate dupa 1990 trec la faza de consolidare economica si manageriala.

Reproiectarea sistemului informational al firmei este structurata in mai multe etape (vezi figura nr. 2):

declansarea studiului de rationalizare,

identificarea componentelor informationale ale domeniului investigat,

analiza critica a sistemului informational-managerial,

perfectionarea sistemului informational-managerial,

implementarea perfectionarilor informationale,

evaluarea functionarii sistemului informational managerial.

	etapa pregatitoare - declansare - obiective - sfera de realizare - termene - resurse - metode si tehnici de culegere si inregistrare a informatiilor

	implementarea sistemului informational-managerial - climat de munca - conditii materiale, financiare, umane

Figura nr. 2 - Proiectarea/reproiectarea sistemului informational