SCM (Supply Chain Management)

SCM (Supply Chain Management)

1 Definire si componente

SCM Managementul Lantului de Furnizare/Ofertei) este un subiect nou si relativ necunoscut in Romania datorita unei mediatizari insuficiente. Avand ca principiu cheie producerea acelor bunuri si servicii de care este nevoie, acolo unde este nevoie si atunci cand este nevoie, aceasta noua paradigma a managementului aduce noi posibilitati de eficientizare a activitatii firmelor, concomitent cu o mult mai buna servire a pietii.

Lantul de aprovizionare este o retea de facilitati de obtinere a materiilor prime, transformare a lor in bunuri intermediare si apoi in produse finale si livrare a acestor produse clientilor prin intermediul unui sistem de distributie [Lee95].

Managementul lantului de aprovizionare (Supply Chain Management) urmareste gestionarea fluxurilor de informatii, materiale, servicii si bani din cadrul unei activitati astfel incat sa fie maximizata eficienta procesului respectiv. Dezvoltarea Internetului si a standardelor de comunicatie ofera oportunitati deosebite pentru a conecta lantul de aprovizionare cu cele ale furnizorilor si clientilor, intr-o vasta retea, si a optimiza astfel costurile si oportunitatile pentru toti cei implicati.

Managementul poate fi definit ca planificarea, executia si controlul unor activitati orientate spre un anumit obictiv. Pentru a evalua performantelel lantului de aprovizionare, managerii nu se pot baza doar pe intuitie, ci au nevoie de o serie de date statistice. Modul standard de a reprezenta masurarea unei performante a unui proces este oferit sub forma de metrici.

SCM este compus din cinci componente de baza [WWW01]:

1. Planul  - este partea strategica a SCM-ului. Este nevoie de o strategie pentru aministrarea tuturor resurselor care sunt necesare pentru produsele sau serviciile oferite. Pentru monitorizarea lantului de aprovizionare este necesara stabilirea unui set de metrici, pentru a se pute sti daca e eficient, daca se pot reduce costurile sau daca ofera produse de calitate.

2. Sursa - presupune alegerea furnizorilor de la care se vor obtine bunurile si serviciile necesare creari produselor. Impreuna cu furnizorii se stabileste un set de preturi si procese de livrare si plata, apoi se creeaza metrici pentru monitorizarea si imbunatatirea acestor relatii comerciale. Ulterior, procesele de administrare a stocului de bunuri si servicii primite de la furnizori vor fi integrate, incluzand receptia, verificarea si transferarea acestora, dar si autorizarea platilor.

3. Produsul - se refera la pasul de productie. Se impune o planificare a activitatilor necesare pentru productie, testare, ambalare si pregatire pentru livrare. Din punct de vedere al metricilor, acesta este segmentul cel mai intens al lantului de aprovizionare, masurandu-se nivelul calitatii, nivelul productiei si productivitatea angajatilor.

4. Livrarea -este uneori numita si logistica. Contine primirea ordinelor de livrare de la clienti, dezvoltarea unei retele de depozite, alegerea curierilor pentru transportul produselor si sistemul de receptionare a platilor.

5. Returul - este partea care se ocupa cu problemele care pot sa apara. Aceasta implica creerea unei retele pentru primirea produselor defecte si/sau in exces si suportul pentru clientii care au probleme cu produsele cumparate.

Fiecare dintre cele cinci elemente descrise anterior contine foarte multe sarcini specifice, ceea ce face ca aplicatiile CRM sa fie aplicatii foarte fragmentate. Exista producatori de software care au incercat sa integreze aceste aplicatii intr-una singura, dar cerintele companiilor in aceasta privinta sunt foarte diferite, fiecare lant de aprovizionare avand propriile particularitati.

2 Decizii pe trei niveluri

Deciziile privitoare la SCM se realizeaza pe trei niveluri: strategic, tactic sau operational.

La nivel strategic sunt luate deciziile pe termen lung, referitoare la locatie, productie, stocuri si transport. Deciziile referitoare la locatie se refera la dimensiunea, numarul si localizarea geografica a entitatilor din lantul de aprovizionare, cum ar fi fabricile, depozitele, centrele de distributie. Deciziile referitoare la productie urmaresc determinarea produselor care vor fi realizate, unde sa fie produse, ce furnizori sa fie utilizati, etc. Deciziile legate de stocuri au in vedere modul de gestionare a stocurilor in cadrul lantului de aprovizionare. Deciziile referitoare la transport au in vedere modalitatile de transport care vor fi folosite.

Deciziile pe termen mediu se iau la nivel tactic, vizand previziuni ale cererii saptamanale, planificarea distributiei si transportului, planificarea productiei, si planificarea necesarului de materiale.

Nivelul operational al SCM are in vedere deciziile pe termen scurt, de zi cu zi, iar granita care le separa de nivelul tactic este aproximativa.

Binecunoscutul principiu "valoarea sistemelor este cea a informatiilor continute de acestea" este de doua ori mai aplicabil in ceea ce priveste aplicatiile CRM. De exemplu, daca informatiile introduse intr-o aplicatie de previziune a cererii nu sunt corecte, previziunea va fi gresita, si, ulterior, toate deciziile luate pe baza acesteia vor avea de suferit. De asemenea, daca angajatii administreaza lanturile de aprovizionare fara ajutorul aplicatiilor, imaginea oferita de aplicatiile SCM nu va putea fi una reala si completa.

3 Relatia ERP - SCM

Multe dintre aplicatii SCM se bazeaza pe informatiile disponibile in mare parte in cadrul unui software ERP care centralizeaza informatii la zi din cadrul tuturor departamentelor. Totusi, aplicatiile ERP sunt scumpe si dificil de folosit, lucru care explica incercarea unor alternative de a obtine informatiile necesare CRM-ului. In ultima perioada, furnizorii de solutii ERP au inceput sa ofere si module CRM, dar companiile trebuie sa decida daca aceste module sunt suficiente sau au nevoie de sisteme specializate.

De asemenea, este important ca aplicatiile sa poata fi integrate si cu Internetul. De exemplu, pentru un site web care sa asigure comunicarea cu clientii si furnizorii, este necesar accesul atat la informatii din cadrul ERP, cat si din cadrul SCM, pentru a prezenta simultan informatii la zi legate de comenzi, desfasurarea procesului de productie si livrare.

4 Dificultati intampinate de aplicatiile SCM

Increderea furnizorilor si a clientilor

Realizarea automatizarii lantului de aprovizionare e cu atat mai dificila cu cat se intinde si inafara companiei. Pe langa faptul ca personalul companiei va trebui sa isi schimbe modul de lucru, va fi afectat si personalul celorlalte companii care vor face parte din retea. Doar o companie puternica poate forta astfel de schimbari la nivelul furnizorilor. Implementarea unui sistem SCM inseamna mai mult decat atat, inseamna incredere si compromisuri reciproce astfel incat fiecare sa preia cate ceva din atributiile celuilalt pentru a obtine beneficii.

Rezistenta interna la schimbari

Implementarea unei aplicatii software noi intampina intotdeauna retinere, mai ales in cazul unei aplicatii atat de complexe. Pe de o parte este vorba de rezistenta la schimbare, schimbare pe care personalul o percepe ca fiind generatoare de efort suplimentar, si pe de alta parte este vorba de nesiguranta pe care o incearca angajatii datorita amenintarii potentiale a unor reduceri sau restructurari ale personalului. Angajatii trebuie convinsi de beneficiile pe care noua aplicatie le poate aduce, trebuie sprijiniti si incurajati in procesul de invatare.

Multe greseli la inceput

Rezultatele obtinute in primele cateva luni nu vor fi tocmai precise si vor avea nevoie de ajustari, datorita faptului nu pot surprinde datele si procesele din perioada imediat anterioara instalarii. Operatorii sistemului vor trebui sa inteleaga ca experienta lor este foarte importanta pentru cresterea acuratetii rezultatelor primite de la noua tehnologie, si ca abaterile nu se datoreaza ineficientei sau calitatii scazute a aplicatiei implementate.

In concluzie, obiectivul principal al unui sistem SCM, de a avea produsele dorite in cantitatea dorita, la momentul oportun la un cost minim, se transpune in elemente legate de satisfactia clientului, managementul stocurilor si flexibilitate. Satisfactia oferita clientului depinde in mare parte flexibilitatea lantului aprovizionarii, de capacitatea sa de a raspunde modificarilor solicitate. Pentru a compensa lipsa de flexibilitate, companiile pastreaza stocuri la diferite niveluri ale lantului de aprovizionare, acesta fiind unul dintre instrumentele clasice utilizate in SCM.

Pe de alta parte, globalizarea lanturilor de aprovizionare conduce la aparitia unor intarzieri mai mari care reduc flexibilitatea, si cresc necesarul de stocuri. In momentul in care intarzierile nu mai pot fi reduse, performantele lantului de aprovizionare pot fi imbunatatite printr-o mai buna coordonare, fie ca e vorba de coordonare generala a functiilor din cadrul SCM (stocuri si productie, vanzari si distributie), fie ca este vorba de coordonare a mai multe puncte din cadrul lantului de aprovizionare al unei companii (intr-o companie de productie integrata pe verticala), astfel incat performantele companiei sa fie imbunatatite.

1.9. EAI ( integrarea aplicatiilor corporative)

Piata globala de software ERP este intr-o continua crestere. In urma unui sondaj s-a constatat ca in tara noastra solutiile ERP/CRM/SCM sunt folosite cu precadere de catre companiile mari, in special de catre cele care au un model de business orientat catre consumator. Afacerile din Romania sunt inca in stadiul in care se ghideaza dupa principiul obtinerii profitului imediat, acesta fiind si unul dintre motivele pentru care multe companii nu investesc in solutii mature ERP/CRM/SCM, solutii ce aduc beneficii pe termen lung. In ceea ce priveste sectorul IMM-urilor si cel al management-ului local, adoptarea unor astfel de solutii se prezinta a fi inca destul de timida.

Dintre cele trei tipuri de solutii, ERP-urile sunt prezente in mai multe companii decat CRM-urile si SCM-urile (Supply Chain Management). Cand companiile se extind la nivel global, este imposibila administrarea resurselor organizatiei in Excel. Astfel se impune standardizarea proceselor de business si concentrarea lor intr-un anumit punct. A avea un singur corp in cadrul organizatiei care sa se ocupe strict de analizarea informatiilor, faciliteaza luarea deciziilor la nivel de business. Un sistem ERP are rolul de a ajuta compania sa se administreze mai bine. Acest lucru este absolut valabil si pentru IMM-uri.

Impunerea tehnologiilor Web pentru a raspunde acestor necesitati de business din companii a fost fireasca. O interfata Web pentru toate sistemele ERP/CRM/SCM da posibilitatea clientilor sa aiba mult mai rapid acces la informatia necesara si deschide calea spre un 'dialog automatizat' intre nevoile clientilor si posibilitatile furnizorilor. Concentrarea 'inteligentei' pe server permite simplificarea procesului de upgrade si intretinere, cost redus de productie si testare, time to market redus, rezolva probleme de compatibilitate, etc.
Este de dorit ca aplicatiile sa fie construite intr-o arhitectura distribuita pe trei nivele care implica existenta unei interfete Web, pentru a permite accesarea datelor si resurselor in mod centralizat. O arhitectura 3-tier care sta la baza solutiilor de tip ERP/CRM/SCM prezinta o serie de avantaje majore precum: centralizare, accesibilitate de la distanta, usurinta in mentinere si administrare si nu in ultimul rand, performanta.

Managerii din companii au inteles importanta aplicatiilor ERP pentru asigurarea unui nivel mai bun al operativitatii si pentru asigurarea unei rentabilitati mai mari a proceselor de afaceri din cadrul firmelor. De asemenea, pentru anii viitori se preconizeaza cresteri destul de importante pentru sectorul sistemelor integrate. 

Daca in trecut vanzarea de 'cutii' era principala caracteristica a pietei de solutii informatice economice, astazi lucrurile s-au schimbat radical. Initial solutiile de acest tip priveau mai cu seama informatizarea functiilor contabile, in prezent insa prin extinderea conceptului de ERP, distributia 'cutiilor' s-a restrans foarte mult. In aceste conditii, procesul de implementare al unei solutii ERP/CRM/SCM este extrem de complex, necesitand o atentie deosebita si adaptarea sistemului furnizat la necesitatile informationale din cadrul firmei. Pentru a raspunde a acestor cerinte, tot mai multe firme din Romania dispun de echipe mixte de informaticieni si analisti de business, capabili sa integreze aceste solutii. De asemenea, un alt factor cheie in succesul implementarii cu succes a sistemelor integrate il joaca si pregatirea viitorilor utilizatori ai respectivelor aplicatii.

Conceptul de Enterprise Application Integration (EAI) este folosit destul de frecvent cand vine vorba de urmatorul pas in e-Business . EAI se refera, in mod special, la integrarea ERP-ului cu celelalte sisteme informatice cum ar fi ECM (Enterprise Content Management - managementul informatiei nestructurate), deoarece informatia structurata, prelucrata de ERP, reprezinta doar 20% din informatia necesara luarii deciziei de business.

EAI presupune integrarea aplicatiilor si surselor de date din cadrul unei companii, astfel incat acestea sa partajeze procese de afaceri si date [J2EE02]. Aceasta integrare trebuie realizata fara a fi necesare schimbari semnificative asupra aplicatiilor sau datelor existente. EAI defineste o metodologie care sa asigure comunicarea usoara intre aplicatii si surse de date, chiar daca elementele integrate se schimba (de exemplu, sistemul de management al bazelor de date). Din cauza metodologiei de integrare, elementul inlocuitor poate fi introdus, si procesul de comunicare poate continua fara probleme.

Exemplele de integrare a aplicatiilor corporative sunt numeroase, mai ales in domeniul bancar, financiar si al telecomunicatiilor. Un astfel de exemplu este cel al firmei AT&T, care a debutat ca un furnizor de sevicii de telefonie, apoi a adaugat servicii de televiziune prin cablu si servicii wireless, pentru a in cele din urma sa devina si post de televiziune. Compania a crescut prin fuzionarea cu alte companii sau achizitionarea acestora. Ca urmare, AT&T a avut nevoie sa integreze serviciile client on-line: facturarea pentru toate serviciile, plata pentru servicii, si serviciile client globale. Aceasta a presupus integrarea accesului la aplicatiile care ofereau aceste servicii.

Punand accentul pe integrarea datelor si proceselor, EAI cuprinde atat distributia unor astfel de procese si date, cat si conceptul de reutilizare a modulelor. Procesul de integrare este privit ca un process distinct de aplicatiile existente, astfel incat utilizatorii pot realiza integrarea aplicatiilor si diferitor surse de date fara a fi nevoie de intelegerea nevoilor legate de aplicatii.

EAI pare sa ofere solutia la generatii de dezvoltare a solutiilor informatice fara existenta unei viziuni sau strategii centralizate. ERP este parte integranta a e-Business, iar EAI reprezinta un rau necesar. Un rau pentru ca introduce un grad sporit de complexitate, risc si, mai ales, costuri. Necesar deoarece foarte multe companii sunt, deja, in situatia in care aceasta integrare nu poate fi evitata.

Tendintele mondiale sunt din ce in ce mai mult indreptate in directia integrarii intregului lant furnizori-organizatie-beneficiari. In acest context, putem vorbi de interconectarea solutiilor ERP, folosind sisteme standard de interfatare B2B (Business to Business) sau B2C (Business to Customer).

Furnizorii de ERP sustin ca organizatiile romanesti au inceput sa constientizeze necesitatea implementarii de solutii integrate pentru afaceri, iar apropierea de intrarea pe piata concurentiala europeana le determina sa adopte cat mai curand un ERP. Ramane, insa, problema investitiei in sine care, desi sperie multi manageri, este usor amortizabila si genereaza multe avantaje, dupa cum au demonstrat experientele la nivel mondial.