Sa intelegem Notes

Din aceasta fisa veti afla cate ceva despre:

Ce este Lotus Notes

Ce inseamna comunicarea in mediul Lotus Notes

Ce inseamna colaborarea in mediul Lotus Notes

Ce inseamna coordonarea in mediul Lotus Notes

Mediul Notes

Utilizarea bazelor de date Notes locale

Utilizarea bazelor de date Notes pe un server Domino

Identitatea in Notes

1. Ce este Lotus Notes?

Lotus Notes este un produs al companiei IBM si este considerat cel mai reprezentativ software pentru ceea ce se numeste groupware. Printre concurentii sai cei mai reprezentativi se enumera Groupwise al firmei Novell, OpenMail al firmei Hewllet Packard si InterOffice al firmei Oracle.

Groupware reprezinta un model organizational ce a aparut in anii' 90 si corespunde informaticii comunicationale si descentralizate. Literar groupware ar inssemna prin traducere directa lucru in grup sau lucru in echipa.

Este si motivul pentru care, ca sa intelegeti Notes, trebuie sa stiti cate ceva despre grupurile de lucru (workgroup), ceva ce face ca Notes-ul sa fie unic in lumea calculatoarelor.

Lotus Notes si lucrul in echipa

Lotus a fost una din firmele care au incercat sa vina in intampinarea necesitatilor de a lucra in echipa: distribuirea informatiei, transmiterea documentelor pe trasee impuse de tipul lor, controlul strict al versiunilor, posibilitati vaste de comunicare prin mesaje electronice, colectarea si sistematizarea rezultatelor muncii si multe altele.

Lotus Notes este binecunoscut pentru facilitatile sale deosebite in ceea ce priveste lucrul cu un numar mare de documente: organizare, sortare, cautare, controlul versiunilor, fluxul documentelor, e-mail, replicare. Pentru a putea transforma Notes intr-un server de aplicatii Internet, Lotus a elaborat Domino.

Nota: Domino este un serviciu ce poate rula peste orice server Notes Release 4.x. Tehnologia Domino extinde "bataia" aplicatiilor Notes catre Web, permitand insa elaborarea aplicatiilor si administrarea serverului de sub Notes. Deoarece "stie" HTTP, HTML, precum si alte standarde si protocoale Internet deschise, Domino permite oricarui client Web sa acceseze si sa interactioneze cu aplicatiile Notes de pe un server Notes. Si aceasta folosind toate facilitatile oferite de Notes cum ar fi baze de date, securitate, mesaje electronice, fluxuri de lucru, replicare si tehnologii de proiectare a aplicatiilor - inclusiv limbajul de programare orient obiect LotusScript.

Membrii unui grup de lucru pot fi oricare dintre urmatorii:

• indivizi care sunt conectati constant unul cu altul prin retele locale (LAN, Intranet),
• indivizi care sunt cateodata conectati la LAN si se afla (uneori) in afara firmei,
• indivizi care lucreaza intotdeauna in afara LAN-ului si trebuie sa se cupleze prin modem la un server Notes, pentru a face schimb de date cu membrii grupului,
• indivizi care sunt intr-un alt LAN si care sunt fie conectati constant la acest LAN,fie se conecteaza din cand in cand prin modem sau alt tip de conectare,
• indivizi care comunica cu alti membri ai grupului folosind un browser Web prin Internet,
• indivizi care folosesc un laptop.

Pe scurt, puteti fi membrii unui grup Notes daca folositi practic orice tip de computer, de oriunde, atat timp cat exista o cale de comunicare cu un server Notes comun.

Instrumentele groupware permit indivizilor sa lucreze impreuna prin comunicare, colaborare si coordonare la momente de timp si in locuri diferite.

Sintetic putem descrie mediul groupware prin ecuatia urmatoare:

GROUPWARE = GRUPURI DE LUCRU +3C + TEHNOLOGII

GROUPWARE = GRUPURI DE LUCRU + COMUNICARE + COLABORARE + COORDONARE + TEHNOLOGII

a). Comunicarea - primul C al Lotus Notes

Primul lucru care ne vine in minte atunci cand vorbim de Notes este comunicarea, pentru ca (logic), membrii unui grup trebuie sa comunice unii cu ceilalti.

Deci cum comunica un grup daca nu foloseste Notes?

• daca sunt in apropiere, ei pot sa se intalneasca "fata in fata", in mod informal:
• adaugati un pic de ierarhie si probabil ca intalnrile vor avea loc in timpul orelor de program;
• adaugati si un pic de distanta si comunicarea va deveni dificila: probabil vor folosi telefonul si biletelele;
• adaugati si mai multa distanta si probabil vor folosi scrisorile, faxul, telefoanele interurbane, etc.

In oricare din situatiile de mai sus, Notes poate imbunatati comunicarea, deoarece indivizii implicati pot impartasi informatii, se pot intalni oriunde si pot comunica unul cu celalalt. Nu mai e nevoie de telefoane, deoarece un mesaj poate fi trimis unui membru al echipei (sau chiar tuturor deodata, ceea ce nu se putea face la telefon). Acesta poate citi mesajul cand are timp, fara intreruperi din cauza telefonului. Informatia este acolo, unde trebuie, indiferent de pozitia utilizatorului.

Indivizii pot trimite e-mailuri unui alt individ sau tuturor; pot trimite pagini Web, pot schimba antetul notitelor scrise sau pot "stampila" notitele, personalizand e-mailurile lor.

In afara de e-mail, multe organizatii pot comunica cu angajatii lor folosind bazele de date Notes si bibliotecile electronice. Documentele sunt distribuite prin intermediul Notes sau prin browsere Web si oamenii pot citi documentele oricand vor. Notes este un instrument excelent ce poate fi utilizat ca o biblioteca electronica on-line. Documentele pot fi cautate folosind un index text care-i ajuta pe utilizatori sa gaseasca repede informatia de care are nevoie.

Bine, veti spune: orice pachet e-mail poate face cateva din aceste lucruri, daca nu toate. Dar mai sunt si alte facilitati (in afara de comunicare) oferite de Notes.

b) Colaborarea - al doilea C al Lotus Notes

Cel mai bun lucru lucrand ca membru al unei echipe este ca imbunatatiti sansele de a veni cu o idee buna. Toata lumea isi spune punctul de vedere si se ivesc idei noi. Puteti colabora cu oricine, fara sa aiba importanta unde este. In Notes, un prim exemplu de colaborare este reprezentat de bazele de date de discutii, asemanatoare grupurilor de news din Internet. O persoana scrie un mesaj si oricine poate sa raspunda. Toata lumea poate citi ce s-a scris. Discutia este controlata de securitatea sistemului Notes, care determina:

cine are acces la baza de date,

cine poate crea sau edita documente

cine poate raspunde la documentele existente.

Bineinteles, puteti folosi Notes si pentru a colabora cu alte persoane din organizatia voastra. Insa veti descoperi adevarata putere a Notes, atunci cand veti vedea ca se poate construi usor si repede o comunitate virtuala cu alte organizatii care folosesc Notes, sau puteti folosi Notes pentru a crea un intranet, astfel incat sa colaborati folosind orice browser Web.

Nota: Internetul este o retea globala de calculatoare care folosesc acelasi protocol numit TCP/IP. In Internet, puteti schimba e-mailuri, puteti transfera fisiere prin FTP si puteti folosi WEB-ul (WWW). Un intranet este o retea care foloseste tehnologia Internetului in spatele unui firewall. Daca aveti un intranet, puteti accesa date prin intermediul paginilor Web care sunt disponibile doar persoanelor din organizatia voastra. Daca extindeti intranetul la persoane din afara organizatiei obtineti ceea ce se numeste un extranet. De exemplu, puteti stabili un mediu de colaborare, in care clientii si furnizorii au acces la anumite date din sistemul vostru de informatii si din intranet.

c) Coordonarea

Coordonarea este al treilea C al Lotus Notes. Puteti comunica direct cu alti utilizatori, si puteti folosi Notes ca un instrument de colaborare, dar puteti de asemeni sa folositi Notes ca un instrument de automatizare a fluxului de documente din organizatia voastra (tehnologii informatice: GED , workflow)

Exemplul 1

Sa presupunem ca aveti anumite informatii care sunt pregatite pentru public. Aceste documente trebuie sa treaca printr-un proces de autorizare care include cateva editari inainte de publicare. Vechiul mod de lucru probabil ca va este familiar. Creati o ciorna si plimbati un exemplar pe la cativa cititori. Sau puteti da un exemplar unei persoane, care o va inainta pe cale ierarhica. Eventual, una sau mai multe copii ale documentului se vor intoarce la voi cu sugestii pentru modificari. Scoateti originalul, faceti modificarile si apoi trimiteti documentul spre aprobare din nou.

Procesul editorial traditional are cateva dezavantaje, dintre care cel mai important este lipsa de comunicare. Cu Notes, puteti coordona acest proces in mod automat. Creati o ciorna si definiti ciclul de aprobari. Documentul poate fi distribuit pentru revederi in serie sau simultane, de exemplu. Notes trimite documentul primului editor si emite semnale de avertizare (daca acesta nu raspunde intr-un anumit timp). Dupa ce editorul a terminat cu documentul, acesta este trimis automat catre urmatorul editor si aveti optiunea de a urmari documentul si sa vedeti unde este intr-un anumit moment, pe masura ce se misca in acest ciclu. Acesta este doar un exemplu despre cum Notes poate fi folosit pentru a coordona fluxul de munca dintr-o organizatie.

Exemplul 2

Notes poate fi folosit intr-o organizatie de vanzari. Reprezentantii de vanzari de pe teren pot sa verifice stocurile intr-o baza de date Notes. Cand introduc o comanda de la un client, ei pot sa se conecteze prin modem la sediul central pentru a face comanda. Stocurile se pot actualiza automat si comanda este afisata intr-o vedere Notes, folosita de departamentul de livrari. Cand comanda e livrata, contul clientului este actualizat si contabilitatea este informata ca o factura trebuie completata. Eventual, informatia circula in circuit complet. Urmatoarea data cand un reprezentant de vanzari viziteaza acel client, poate intreba daca mai are nevoie de acele produse. Toata aceasta coordonare are loc intr-o aplicatie Notes bine proiectata care face ca informatia sa fie disponibila in timp real. Fluxul de informatie este coordonat de Notes, fiecare membru al echipei primind doar informatia de care are nevoie pentru a-si face treaba in mod eficient.

2. Mediul Notes

Este dificil sa descriem un mediu "tipic" Notes deoarece acesta ofera facilitati multiple. Mediul Notes este un amestec complex de clienti Notes, servere Domino si browsere Web in LAN-uri, WAN-uri si Internet.

La un nivel foarte inalt, mediul Notes include un server Domino si cel putin un client Notes. Notes, ruleaza intr-o retea LAN folosind un protocol de retea pentru a transfera date intre clientii Notes si serverul Domino.

Topologia retelei poate fi variata, incluzand linii telefonice pentru clientii Notes mobili; linii dedicate care leaga mai multe LAN-uri intr-o retea mai mare; chiar si conexiuni Internet care permit clientilor Notes sa comunice cu serverul Domino si permit browserelor Web sa acceseze pagini Web care sunt publicate pe serverul Domino.

Un exemplu de mediu Notes este prezentat in figura 1.2.

Figura 1.2 Exemplu de mediu Notes.

Pentru a intelege acest mediu este necesara descrierea fiecarui element.

a) Descrierea componentelor Mediului Notes

Serverul Domino

Serverul Domino si serverul Notes sunt acelasi lucru. Odata cu lansarea Lotus Notes 4.5 in 1996, Domino a fost imbunatatit si i s-au adaugat functionalitati Internet, schimbandu-i-se numele.

Serverul Domino este cel care permite clientilor Notes sa comunice, sa colaboreze si sa-si coordoneze activitatile. Serverul controleaza accesul la bazele de date Notes, controleaza comunicatiile, gestioneaza e-mail-urile, realizeaza replicarea datelor cu alte servere Domino si clienti Notes. Pe scurt, Domino se ocupa de toate amanuntele care transforma Notes dintr-o aplicatie cu o interfata prietenoasa intr-un mediu groupware, unde puteti schimba date, facil, cu ceilalti membri ai grupului.

Clientul Notes

Clientul Notes este ceea ce vedeti cand stati in fata calculatorului si lucrati cu Notes. Este desktopul, pictogramele (icons), bazele de date locale, meniurile, documentele, plus tot ce nu vedeti dar este gestionat de Notes.

Clientii Notes arata, practic, la fel pe toate platformele. Puteti accesa aceleasi date de pe orice client Notes astfel incat, de exemplu, o baza de date Notes poate fi folosita de utilizatori pe Windows 95 si Macintosh.

Browserul Web

Lotus Notes este echipat complet pentru Web. Atat timp cat serverul Domino este conectat la Internet, puteti naviga pe Web.

b) Cum sunt stocate datele Notes

Puteti vedea Lotus Notes ca o serie de containere, unul in altul. In interiorul acestor containere sunt datele pe care le vedeti ca un document. Ca simplu utilizator Notes, trebuie sa intelegeti fiecare permutare a containerelor. Sunt cateva concepte care trebuie sa va fie familiare. Astfel, veti avea o imagine rapida asupra acestor containere si veti intelege elementele cheie. Mediul Notes contine baze de date, acestea contin formulare si campuri in care sunt afisate datele.

Figura 1.3 Organizarea datelor in mediul Notes

Extensia implicita a bazelor de date Notes este NSF. Aceste baze de date contin formulare (forms) si vederi (views), impreuna cu alte elemente de design. Formularele contin campuri (fields), unele vizibile si altele ascunse. Formularul si campurile sale asigura un cadru pentru introducerea datelor care, odata salvate, devin un document. Cand vizualizati un document, datele sunt vazute prin cadrul unui formular, nu neaparat acelasi care a fost folosit la introducerea datelor. Aceasta este in esenta o baza de date Notes.

Bazele de date Notes difera de majoritatea bazelor de date pe care le-ati intanit. Bazele de date traditionale contin fisiere si inregistrari. Insa Notes este axat pe documente. O alta diferenta intre Notes si alte baze de date traditionale este aceea ca majoritatea bazelor de date folosesc un anumit gen de blocare a fisierului pentru a mentine integritatea datelor. Notes nu blocheaza accesul la documentele sale. Un singur document poate fi deschis si editat de mai multi utilizatori, care lucreaza pe aceeasi baza de date sau pe replici multiple ale bazei de date, replici care sunt apoi sincronizate.

Fisierele NSF (bazele de date) pot fi pastrate in doua locuri: pe statia locala de lucru sau pe un disc partajat din retea care poate fi accesat de serverul Domino.

b1) Utilizarea bazelor de date Notes locale

Puteti lucra cu baze de date Notes care sunt depozitate pe statia de lucru locala. In esenta, puteti folosi clientul Notes ca un produs de sine statator si sa creati baze de date Notes pentru stocarea documentelor, evidenta numelor si adreselor si ce mai doriti. Exista totusi unele reguli pentru bazele de date locale:

In primul rand, nu puteti partaja informatiile direct cu alti utilizatori daca sunt stocate in baze de date locale.

Toate accesele partajate au loc prin intermediul unui server Domino. Daca doriti sa partajati datele aveti urmatoarele optiuni:

• faceti o copie bazei de date locale si distribuiti-o prin intermediul retelei, astfel incat alt utilizator sa o poata utiliza tot local;
• faceti o copie a bazei de date locale pe un server Domino;
• faceti o replica a bazei de date locale pe un server Domino. Puteti crea si actualiza documentele din copia locala si apoi sa replicati schimbarile pe server;
• trimiteti documentele prin email catre un alt utilizator sau o alta baza de date;
• tipariti documentele si distribuiti-le ca materiale tiparite.

Pe scurt, daca vreti sa partajati date intr-o baza de date Notes, baza de date trebuie sa fie pe serverul Domino.

Al doilea concept important este sa fiti constienti de modul diferit de tratare a securitatii cand este vorba de o baza de date locala pe un client Notes.

Accesul la diferite elemente de design si documente intr-o baza de date Notes este definit in cadrul fiecarei baze de date. Securitatea accesului este intotdeauna asigurata cand baza de date este pe un server Domino. Oricum, puteti dobandi acces deplin si acces direct la o baza de date care se afla pe un client Notes.

Exceptiile pentru accesul deplin la o baza de date sunt:

• nu puteti vedea datele criptate pana nu aveti o cheie de identificare valida pentru a debloca datele criptate;
• controlul accesului poate fi intarit local, caz in care trebuie sa aveti o identitate (userID) valida, impreuna cu o parola, pentru a avea acces la baza de date. Aceasta este utila mai ales pentru a proteja bazele de date Notes pe un laptop (are poate fi expus furtului),au pe statiile de lucru pe care lucreaza mai mult de o persoana.

b2) Utilizarea bazelor de date Notes pe un server Domino

Daca bazele de date Notes sunt pe un server Notes, ele pot fi accesate de orice utilizator autorizat Notes. Utilizatorul trebuie sa aiba un userID Notes valid capabil sa acceseze serverul, si trebuie sa aiba acces la directorul unde este stocata baza de date. Dincolo de aceasta, capacitatea unui utilizator de a utiliza o baza de date Notes este data de managerul bazei de date si de tipul de licenta Notes folosita.

Facilitati:

• puteti lucra cu o baza de date Notes (aflata pe server) prin deschiderea ei directa sau prin replicarea locala a acesteia,
• puteti lucra cu replica folosind clientul Notes si apoi sincronizand replica locala cu serverul.
• puteti replica numai cu o copie a unei baze de date aflata pe server,
• nu puteti replica o baza de date Notes aflata pe un alt client Notes.

c) Securitatea Notes

Va amintiti containerele Notes din figura 1.3 ? Containerul avea cateva straturi, inclusiv mediul Notes, desktop-ul, baza de date, formularele, vederile si campurile. Acelasi model se poate aplica cand vorbim de securitatea Notes. Figura 1.4 ilustreaza acelasi model, numai ca, de data aceasta, straturile sunt rotite ca rotitele unui cifru, astfel incat accesul la date este blocat.

Dobandirea accesului la datele Notes necesita cunoasterea combinatiei corecte de drepturi asupra elementelor de securitate.

Figura nr. 1.4 Model de securitate Notes

Securitatea este asigurata altfel la nivelul fiecarui strat:

• reteaua. Inainte de a putea comunica cu un server Domino, aveti nevoie de acces la serviciile de retea. Acesta, indiferent daca este vorba de un LAN, un WAN, necesita o conexiune dial-up la retea sau o conexiune Internet;
• serverul Domino. Serverul Domino are propriul sau NotesID, la fel ca si un alt utilizator Notes. ServerID si userID pe care-l folositi trebuie sa fie compatibile inainte ca serverul sa va lase sa deschideti bazele de date. Cu alte cuvinte, trebuie sa se autentifice ambele parti ca elemente ale organizatiei;
• Bazele de date Notes. Fiecare baza de date are propriul sau Access Control List care determina cine poate sa deschida baza de date si sa lucreze cu datele;
• Formularele si vederile bazei de date. Unele formulare sunt folosite doar pentru introducerea datelor, altele doar pentru afisarea lor, iar unele pentru ambele scopuri. Anumite vederi pot fi ascunse unor utilizatori. Puteti construi vederi private care sa afiseze majoritatea datelor dintr-o baza de date, cu exceptia datelor criptate sau cu acces restrictionat;
• Documente. Documentele individuale pot avea diferite setari de securitate, bazate pe numele introduse in campurile speciale Reader Name si Autor Name, care determina cine poate citi sau edita un document;
• Sectiunile restrictionate. Unele date pot fi ascunse in sectiuni cu acces restrictionat. La aceste documente au acces numai anumiti utilizatori. De exemplu, sa presupunem ca o baza de date contine o biblioteca de propuneri. Informatiile financiare pot fi aranjate intr-o zona restrictionata care este afisata doar membrilor departamentului financiar si echipei manageriale, pentru care aceste informatii sunt cele mai importante;
• Campuri. Campurile pot fi ascunse in anumite conditii si afisate in altele;
• Criptare. Tot documentul sau numai anumite sectiuni ale acestuia pot fi criptate. Datele criptate sunt accesibile numai utilizatorilor care au acces la o cheie valida de criptare, care decripteaza datele.

Sunt o multime de porti de trecut dar procesul este usor. Logati-va in retea. Lansati Notes. Furnizati un userID Notes, daca Notes nu il gaseste automat. Introduceti parola. Acum puteti deschide orice baza de date la care aveti acces autorizat. Numele dv. este luat din userID si este folosit in toata sesiunea Notes pentru a determina ce baza de date puteti accesa si ce campuri Reader Name si Author Name contin numele dv. Daca documentul necesita o cheie de decriptare, Notes ia aceasta cheie din userID. Daca aveti nevoie sa accesati o baza de date de pe alt server din alta retea Notes, Notes cauta in userID pentru a vedea daca exista vreun certificat care sa va dea acest drept.

Cu alte cuvinte, odata ce ati intrat in sistem, Notes face restul.

c1) UserID - identitatea in Notes

Ati observat in paragraful precedent ca UserID-ul contine identitatea dv. in mediul Notes si drepturile pe care le aveti in Notes.

UserID-ul dv. a fost creat atunci cand administratorul Notes v-a inregistrat ca utilizator al sistemului. In acelasi timp UserID-ul dv. a fost creat, Notes creind in acelasi timp si o baza de date pentru e-mailuri, pentru care aveti rolul de manager si sunteti singurul utilizator autorizat al bazei de date, deci puteti intra in Public Address Book.

UserID-ul dv. este salvat sub forma unui fisier mic, pe care administratorul Notes vi-l poate da pe o discheta sau in directorul de unde poate fi accesat, sau ca un fisier atasat in Public Address Book. Fisierul are in mod implicit numele USER.ID

Nota Puteti da orice nume acestui fisier, atat timp cat pastrati extensia .ID. De exemplu, il puteti redenumi MPOPESCU.ID, daca va numiti Mihai Popescu.

UserID contine urmatoarele informatii:

un numar de licenta Notes,

certificate electronice care indica ce servere Domino si Notes puteti accesa,

o cheie privata de criptare si alte chei de criptare care v-au fost acordate,

o parola care va permite sa folositi UserID-ul.

UserID-ul este folosit pentru a autentifica un utilizator, este necesar la inceputul unei sesiuni Notes sau la incercarea de a accesa o baza de date locala care a fost asigurata.

Cand veti incerca prima data sa comunicati cu un server Domino, o fereastra de dialog va fi afisata si va cere sa va introduceti parola.

Nota: Procesul de autentificare poate fi detaliat, intrucat este important de inteles. Implica un dialog intre serverul Domino si clientul Notes. Cele doua parti se identifica reciproc, asigurandu-se ca au ambele acces la certificate care descind din aceeasi autoritate recunoscuta si trec apoi printr-un proces de dovedire, unul catre celalalt (sunt intr-adevar ceea ce pretind a fi). Aceasta presupune ca fiecare parte sa genereze si sa cripteze un numar aleator folosind o cheie publica de criptare din Public Address Book, apoi folosind cheia privata pentru a decripta datele, dovedind autenticitatea sa catre cealalta parte. Cheile private sunt stocate in fisierele UserID si in ServerID.

Presupunand ca ati trecut testul de autentificare, aveti acces la serverul Domino si serviciile sale, ceea ce include abilitatea de a deschide baze de date partajate.

c2) Parola

Fisierul UserID trebuie sa fie intotdeauna protejat cu o parola. Lungimea minima a parolei poate fi setata de administratorul Notes, atunci cand inregistreaza un utilizator (lungimea implicita este de opt caractere).

Este indicat sa va schimbati parola care v-a fost atribuita de administratorul Notes. Vom vedea mai tarziu cum se face asta.

Parola este "case sensitive", adica "Popescu" (nu este acelasi lucru cu "popescu") si nu poate contine urmatoarele caractere: spatii, virgule, forwared sau backslash (/ ), punct si virgula, semne de exclamare, puncte. In schimb poate contine orice combinatie de litere si cifre.

Parolele in Notes nu se atribuie numai fisierelor UserID. Si alte fisiere Notes pot avea de asemeni parole. Fisierul CERT.ID este folosit pentru inregistrarea noilor utilizatori si a serverelor, fisierul SERVER.ID este folosit pentru a afla care este "ID de utilizator" pentru un server in cadrul organizatiei.

Atentie: Parolele sunt criptate intr-un mod care nu permite recuperarea lor. Fiti siguri ca va reamintiti parola!

c3) Access Control List (Lista de Control a Accesului)

Privind inapoi, la modelul de securitate, in primul rand aveti intai acces la serviciile Domino cu UserID-ul Dv. Odata ce aveti acces la server, puteti deschide baze de date Notes, presupunand ca baza de date Access Control List (ACL) va permite sa deschideti baza de date. ACL determina ce pot sa faca diferiti utilizatori (inclusiv serverele Domino) cu acea baza de date.

ACL este folosita pentru a desemna indivizi, grupuri si severe pe diferite nivele de acces, care pot fi:

• Manager (Manager). Dreptul de acces Manager este necesar pentru a modifica ACL sau pentru a sterge o baza de date de pe un sever Domino. Managerul are de asemeni toate drepturile acordate Designerilor, Editorilor, Autorilor si Cititorilor;
• Designer (Designer). Dreptul de acces Designer este necesar pentru a modifica designul unei baze de date Notes. Designerul are de asemeni toate drepturile acordate Editorilor, Autorilor si Cititorilor;
• Editor (Editor). Drepurile Editorilor permit unui utilizator sa creeze sau sa modifice orice document in baza de date, indiferent cine a creat documentul. Editorul are, de asemeni, toate drepturile acordate Autorilor si Cititorilor;
• Autor (Author). Drepturile Autorilor permit utilizatorilor sa creeze documente intr-o baza de date Notes si sa modifice documentele pe care le-au creat ei insisi. Mai exact, Autorii pot modifica orice document in care sunt listati in campul Author Name;
• Cititor (Reader). Dreptul Cititor este necesar pentru a putea citi orice document Notes intr-o baza de date Notes. Cititorii nu pot crea, modifica sau sterge documente;
• Depozitar (Depositor). Dreptul Depozitar permite unui utilizator sa creeze documente, dar un Depozitar nu poate vedea nici un document in baza de date, nici macar cele pe care le-a facut si le-a salvat el. Acest nivel de acces poate fi folosit pentru aplicatii, de exemplu o casuta de sugestii si sesizari;
• Fara Acces (No Access). Inseamna exact ceea ce spune. Baza de date nu poate fi pusa pe un desktop Notes si nu poate fi accesata de utilizatori (sau servere) care au No Access.

Aceasta este numai o lista a posibilitatilor, dar pot fi multe combinatii. Daca nu puteti face ceva cu o baza de date, consultati ACL (File|Database|Access Control in meniu) pentru a vedea ce restrictii a impus managerul bazei de date.

ACL este in vigoare pentru bazele de date care sunt accesate prin intermediul serverului Domino. ACL este valabil pentru bazele de date locale numai daca managerul a definit explicit reguli de securitate pentru toate replicile bazei de date. Aceasta inseamna ca numai managerul unei baze de date poate sterge acea baza de date din Notes.

c4) Cartea Publica de Adrese (Public Address Book)

Public Address Book (PAB) trebuie sa fie accesibila tuturor utilizatorilor dintr-o organizatie si poate fi considerata centrul nervos al organizatiei Notes. Documentele din PAB definesc toate serverele, utilizatorii si pozitia lor in cadrul organizatiei. Cand va introduceti parola si va autentificati la serverul Domino, PAB-ul este cel care va furnizeaza cheile publice de criptare. Cand trimiteti un e-mail catre un alt utilizator, routerul din serverul Domino foloseste PAB pentru a determina unde sa livreze emailul. Fara PAB, nu aveti o organizatie Notes si nu puteti schimba date cu alti utilizatori Notes.

Bibliografie: