Subsistem management economico-financiar - Gestiunea evaluarilor, a instruiri de personal si a planului de carier

Subsistem management economico-financiar - Gestiunea evaluarilor, a instruiri de personal si a planului de carier

Obiective

Subsistemul de management economico-financiar (ERP) are rolul de a gestiona toate fluxurile economico-financiare din cadrul ANPM. Cu o structura solida si suficient de flexibila pentru a se adapta la particularitatile financiar-contabile ale organizatiei ANPM, subsistemul economico-financiar trebuie sa permita integrarea cu toate modulele Sistemului Integrat de Mediu pentru a oferi beneficiarului o solutie completa prin care sa isi gestioneze activitatile si fluxurile economice.

Subsistemul trebuie sa fie centralizat si integrat, permitand automatizarea completa a proceselor specifice din ANPM. Unicitatea codificarii si a identificarii informatiei sunt elemente obligatorii.

Actualizarea informatiilor in sistem sa aiba loc in limp real;

Specificatii functionale:

In date sa existe redundante minime, o informatie sa fie introdusa o singura data in sistem

Pentru toate modulele ERP sa existe nativ rapoarte/ interogari cu sortarea si agregarea informatiilor pe dimensiunile/ aspectele importante. Sa fie posibil pentru utilizatori sa vizualizeze datele pe ecran, sa le exporte in format Excel sau sa le listeze la imprimanta.

Solutia ERP sa fie localizata pentru Romania, sa aiba interfata utilizator in limba romana; In cadrul contractului de mentenanta a ERP-ului, ANPM sa primeasca actualizarile la noile cerinte legale (privind documente, rapoarte, etc).

In ERP este necesar sa fie gestionat intreg procesul de achizitie, de la solicitare, fundamentare, ce produs/ serviciu/ lucrare, valoarea estimata, la aprobare, trecerea in programul anual de achizitii, contractare, derulare,, plata.Sint necesare raportari lunare/ trimestriale/ anuale/ la cerere asupra realizarii, grafice de executie, gradul de indeplinire, fonduri ramase de cheltuit pana la finele anului bugetar.

In ERP va trebui sa se poata defini obiecte “generice”, usor de folosit pentru operatii de creare obiecte noi, de un anumit tip – pentru minimizarea operatiilor manuale de introducere de date

Sa permita definirea campurilor de date obligatorii si optionale.

Sistemul ERP oferit trebuie sa fie independent de sistemul de operare si baza de date. In acest sens, ofertantul trebuie sa faca dovada ca solutia ofertata ruleaza si este suportata pe:

o      minim urmatoarele sisteme de operare: Windows 2003 Server – versiune enterprise, o distributie enterprise de Unix si o distributie enterprise de Linux

o      minim urmatoarele sisteme de gestiune a bazalor de date: MS SQL Server 2005, IBM DB2, Oracle DB.

Dovada se va face prin declaratii oficiale de suport reciproc atat din partea producatorului solutiei ERP cat si din partea producatorilor sistemelor de operare si sistemelor de gestiune a bazelor de date.

Subsistemul de management economico-financiar are urmatoarea structura:

Contabilitate Generala Bugetara

O cerinta de baza pentru modulul Contabilitate este aceea de a permite gestionarea informatiei contabile pentru o societate cu structura complexa, ierarhica si cu cerinte de raportare multiple. Astfel, modulul va asigura inregistrarea informatiei intr-o baza de date unica si consolidarea acesteia la nivel ANPM.

Modulul va asigura existenta unui plan de conturi predefinit cu posibilitatea de a modifica planul de conturi ori de cate ori este cerinta legala sau interna;

Posibilitatea de a se defini soldurile initiale pe conturi contabile. Defalcarea acestor solduri initiale;

Sa existe posibilitatea de a defini intr-un mod facil conturile analitice cu care se lucreaza in functie de modalitatea de urmarire a activitatii proprii;

Evidenta financiar contabila proprie fiecarei insitutii: ANPM, ARPM-uri si APM-uri.

Sa existe posibilitatea inchiderii prin proceduri automate a conturilor de venituri si cheltuieli;

Sa existe posibilitatea inregistrarii si urmaririi operatiilor efectuate pe note contabile.

Utilizatorilor li se vor pune la dispozitie diferite criterii de filtrare a informatiilor, in functie de specificitatea raportului ce trebuie analizat;

Utilizatorii vor putea defini propriile perioade de timp pentru analize, cu evidentierea in jurnale a tuturor operatiilor de baza din acea perioada;

Se va permite obtinerea balantei de verificare sintetica si analitica, intr-o maniera facila pentru utilizatorii finali, in oricare zi din luna calendaristica, cu posibilitati de refacere ale balantelor pana la inchiderea definitiva de luna;

Se va prevedea posibilitatea obtinerii bilantului, precum si a situatiilor referitoare la conturile de profit si pierdere;

Fisele de cont vor permite raportarea la nivel de conturi pe orice perioada de timp destinata analizei, cu posibilitatea de selectare a oricarui cont analitic;

Sa se evidentieze in fisele de cont soldurile initiale, rulajele in lei si valuta si soldurile finale la nivel de partener, valuta.

Listarea registrului jurnal.

Posibilitatea de a genera si tipari bilantul contabil. In cazul in care apar modificari ale modului de calcul in cadrul bilantului subsistemul sa permita o setare a modului de calcul fara sa se faca modificari in codul aplicatiei.

Sa se poata face inchiderea unei sesiuni de lucru independent de celelalte.

Sa se poata realiza adaptarea rapida la modificarile legislatiei romanesti

Emiterea de documente contabile de sinteza

o      Balante de verificare;

o      Balanta conturilor;

o      Fise de cont;

o      Registru jurnal general;

o      Registru de cumparari;

o      Registru de vanzari;

o      Cartea mare ;

o      Bilant contabil;

Consolidarea bilantului

o      centralizarea bilanturilor de la agentiile teritoriale pentru protectia mediului

o      verificarea conformitatii datelor din bilanturi in functie de sumele din balante

o      elaborarea bilantului consolidat si transmiterea la MMDD.

Contabilitate de gestiune

Noul sistem economico-financiar trebuie sa permita raportarea costurilor si veniturilor pe categoriile de servicii furnizate de societate, pentru a se putea analiza profitabilitatea acestora, atat la nivelul intregii companii, cat si la nivelul fiecarei regiuni/judet.

Cerinta de baza pentru acest modul este sa faciliteze coordonarea, monitorizarea si optimizarea tuturor proceselor din companie, evidentierea tuturor costurilor întreprinderii, permitând luarea masurilor interne de planificare, control si conducere corespunzatoare.

Se solicita ca inregistrarea si urmarirea costurilor si veniturilor aferente societatii sa se poata face la nivelul activitatilor specifice care le-au generate. Sistemul trebuie sa fie capabil sa realizeze automat reconcilierea dintre contabilitatea financiara si cea de gestiune.

Sistemul trebuie sa permita obtinerea de informatii care sa asigure o gestionare eficienta a patrimoniului, respectiv: informatii legate de costul serviciilor si lucrarilor; informatii care stau la baza bugetarii si controlului activitatii de exploatare; informatii necesare analizelor financiare; informatii impuse de realizarea unui management performant.

Definirea obiectelor de cost va tine cont de structura companiei, inregistrarea si alocarea costurilor distinct functie de categoriile de servicii furnizate de societate precum si posibilitati de redistribuire a acestor costuri in functie de diferite criterii.

Integrare cu modulul de gestionare a investitiilor/proiectelor in scopul definirii de bugete si de a face analize ale costurilor efective versus cele bugetate.

Modulul trebuie sa fie integrat cu modulul de salarizare pentru o corecta contabilizare a salariilor in scopul urmaririi modului in care fiecare departament/ om afecteaza costurile societatii.

Gestiunea casa / banca

Listarea registrului de casa cu evidentiere sold initial si final pentru fiecare zi

Obtinerea automata a Registrului de casa din aplicatia ERP.

Stabilirea de campuri obigatorii de completat la inregistrarea notelor contabile

Avansuri din trezorerie; Gestionarea avansurilor

Se va crea posibilitatea gestionarii avansurilor (documente de constituire, documente acoperite de avans)

Gestionarea si urmarirea clara a inchiderii deconturilor de deplasare pe fiecare salariat;

Se va permite gestionarea cheltuielilor de avans

Incasari si plati derulate prin casierie reflectate prin registrele de casa.

Se vor genera situatii de raportare pe debitori/creditori, pe diferite perioade de timp

Suport pentru plati prin card si plati electronice cu banca

Sa permita intretinerea in aplicatia ERP a nomenclatorului de banci utilizate de companie precum si a bancilor furnizorilor;

Inregistrarea automata a extraselor de cont;

ERP-ul trebuie sa impuna ca platile sa se faca numai dupa control CFP si aprobarea lor de anumite persoane . Sa usureze controlul CFP (interogarea datelor, vizualizarea referatelor de oportunitate, vizualizarea documentelor de la furnizori, scanate etc).

Se va crea posibilitatea definirii principalelor trezorerii si conturi bancare cu care se lucreaza in mod curent => se vor defini conturile proprii precum si cele ale clientilor/furnizorilor:

Pentru trezorerie se vor preciza: denumirea scurta, denumirea in clar, localizarea;

Pentru conturile bancare se vor preciza: contul bancar, valuta contului, unitatea proprietara a contului bancar respectiv (client, furnizor sau firma proprietara)

Se va crea posibilitatea de a indica (atasa) la operatia specifica trezoreriei, documentul de incasare/plata pe baza caruia se realizeaza operatia respectiva

Functiunea va contine situatii de raportare, care vor sintetiza principalele operatii bancare efectuate intr-o anumita perioada, pe un anumit cont (de exemplu, situatii de raportare privind operatiile bancare realizate prin intermediul unui cont bancar).

Va permite urmarirea in permanenta a soldului pe fiecare cont bancar

Subsistemul va permite listare zilnica defalcat pe fiecare client/furnizor a operatiunilor prin casa si banca;

Subsistemul va permite listare centralizatoare pe o perioada solicitata;

Informatiile intoduse in conturile de trezorerie sa fie transferate automat in conturile cu care intra in corespondenta

Proceduri de planificare,implementare si urmarire a bugetului, standarizate:

Definire si aprobare structura bugete

Obiectul/aria acoperita de buget

Activitatile pe care se construieste bugetul (activitati mapate)

Structura organizatorica pentru care se defineste bugetul (se va tine cont de ordonatorii de credite secundari sau tertiari)

Lista de indicatori care compun bugetul.

Subsistemul va permite defalcarea bugetului pe unitati de timp (trimestre/luni) – va permite existenta unui calendar al perioadelor bugetare.

Se vor defini si gestiona capitole de bugete, cu indicatori specifici, adresabili prin formule de calcul, pe baza drepturilor de acces acordate utilizatorilor distribuire peste structura organizatorica a institutiei. Bugetul consolidat la nivelul institutiei va putea fi defalcat pe activitati (in cadrul structurii organizatorice), permitand versionarea bugetului pentru pastrarea istoricului valorilor acestuia propunerea valorilor pentru indicatorii bugetari.

Consolidare, executie si rectificare.

Se vor urmari realizarile indicatorilor bugetari, prin directa referire la datele din financiar-contabilitate.

Crearea de versiuni pentru structurile de bugete pentru alegerea variantei optime.

Posibilitatea de elaborare a variantelor de buget;

Pentru fiecare versiune de structura vor fi disponibile urmatoarele facilitati:

Perioada de valabilitate a acesteia;

Data crearii, cine a creat versiunea si cine a avizat-o

Definirea, detalierea si urmarirea indicatorilor bugetari si de fundamentare.

Definirea si consolidarea diferitelor tipuri de bugete: buget de venituri si cheltuieli, bugete de achizitii, bugete de proiecte.

Realizare de rapoarte privind:

executia bugetara

previziunea bugetara

Aplicatia oferita va permite executia unor scenarii de tip « ce se intampla

Consolidarea bugetelor:

centralizarea bugetelor de la agentiile teritoriale pentru protectia mediului

consolidarea bugetului pentru ANPM si agentiile teritoriale

transmiterea bugetului consolidat la MMDD.

Monitorizarea cheltuielilor materiale si de personal ale agentiilor teritoriale pentru protectia mediului:

centralizarea listelor de finantare pentru cheltuieli materiale si de personal, lunar, de la agentiile teritoriale

validarea sumelor solicitate in functie de bugetul aprobat pentru respectivele capitole bugetare

corespondenta intre ANPM si ARPM/APM in ceea ce priveste modificarea sumelor solicitate prin listele de finantare pentru incadrarea acestora in limitele bugetare aprobate

transmiterea la MMDD a sumelor centralizate in vederea avizarii lor

transmiterea la Trezoreria a dispozitiilor bugetare pentru alimentarea conturilor de disponibil ale agentiilor teritoriale si al ANPM.

Consolidarea executiei bugetare:

centralizarea executiei bugetare de la ARPM/APM-uri

consolidarea executiei bugetare si transmiterea situatiilor consolidate la MMDD.

Consolidare cheltuieli aferente twinning-uri:centralizarea cheltuielilor de personal ocazionate de twinning-uri de specializare a personalului, de la APM si ARPM

transmiterea catre MMDD a cheltuielilor de twining consolidate

virarea de catre MMDD a sumelor ocazionate de twinning-uri in conturi de Transferuri la ANPM

completarea bugetului de cheltuieli de personal al agentiilor si al ANPM prin Virarea din transferuri a sumelor aferente twinning-urilor.

Urmarirea cheltuielilor bugetare conform procedurilor legale:

anagajarea cheltuielilor: corelarea intre angajamentul global si angajamentele individuale pe fiecare articol de cheltuiala bugetara

ordonantarea cheltuielilor: evidentierea permanenta a soldurilor capitolelor bugetare. In momentul aprobarii ordonantarii soldul trebuie sa se actualizeze.

plata cheltuielilor: evidentierea operatiunilor contabile si de casa specifice acestei faze.

Modul mijloace fixe si obiecte de inventar

Contabilitatea mijloacelor fixe si obiectelor de inventar trebuie sa acopere întreaga viata a acestora, de la punerea în functiune si pâna la retragerea acestora.

Se solicita implementarea urmatoarele functiuni, minime si obligatorii:

Introducerea de date de baza pentru mijloacele fixe ale companiei sub forma unor mijloace fixe individuale sau compuse.

Gestionarea intrarilor si a iesirilor din gestiune a mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar.

Se va genera automat numarul de inventar unic.

Sa se tipareasca atunci cind este cazul iesirile/intrarile de mijloace fixe pe perioada ceruta.

Subsistemul trebuie sa permita gestionarea minim a urmatoarelor date privind inregistrarea mijloacelor fixe:

o      Cod, denumire, data intrare mijloc fix, data scoaterii din functiune;

o      Cod de clasificare;

o      Tip (mijloc fix, obiect de inventar, etc);

o      Modalitate de intrare, tip document (numar si data), firma vanzatoare;

o      Gestiunea de intrare;

o      Locatia

Determinarea in orice moment a situatiei activelor grupate pe gestiuni, locatii sau in custodie.

Subsistemul trebuie sa permita gestionarea minim a urmatoarelor date privind urmarirea mijloacelor fixe:

o      Specificare stare mijlocul fix la un moment dat;

o      Tip de amortizare folosit;

o      Valori intrare, valori modernizari;

o      Valori amortizare;

o      Date privind durata de amortizare (initiala, cat s-a consumat);

Posibilitatea inregistrarii scoaterii mijlocului fix din functiune;

Posibilitatea de a se vizualiza la un moment dat toate operatiile care s-au facut referitor la un mijloc fix (un istoric).

Sa se genereze si sa tipareasca registrul numerelor de inventar pe diferite perioade de timp.

Sa se tipareasca si sa genereze situatia analitica a mijloacelor fixe pe perioade de timp.

Sa se permita listarea pe gestionari a mijloacelor fixe.

Cautarea in baza de date dupa campurile semnificative (de ex. valoare de inventar, numar de inventar, marca, nume gestionar, data punerii in functiune).

Incadrarea mijloacelor fixe in functie de prevederile legale in vigoare si respectand “Nomenclatorul privind duratele de functionare a imobilizarilor corporale si necorporale”.

Sa se genereze nota contabila in functie de intrarile de mijloace fixe pornind de la codul de clasificare.

Durata de functionare sa fie generata pe baza nomenclatorului de clasificare al mijloacelor fixe.

Se va permite alegerea regimului de amortizare care poate fi:

o      Fara amortizare (de exemplu, in cazul conservarii de mijloace fixe)

o      Liniara

o      Accelerata

o      Degresiva

Pentru mijloace fixe se va avea in vedere modul de calcul al amortizarii, utilizand metodele de amortizare stipulate de lege.

Generarea fisei mijlocului fix, incluzand istoricul acestuia. Sa se genereze fisa mijlocului fix cu posibilitatea introducerii caracteristicilor tehnice ale mijlocului fix.

Se vor genera note contabile automat dupa un calcul de amortizare, care se vor reflecta in baza de date financiar-contabila;

Subsistemul va permite obtinerea minim a urmatoarelor situatii de raportare:

o      Balante analitice;

o      Registrul mijloacelor fixe;

o      Situatii privind amortizarea mijloacelor fixe;

o      Situatii privind mijloacele fixe;

o      Generare plan de amortizare.

Gestionarea modificarilor ce intervin asupra valorii mijloacelor fixe si a cotelor de amortizare, prin:

o      reevaluari, conform actelor normative legale de reevaluare a mijloacelor fixe

o      adaugari si/sau imbunatatiri ale mijloacelor fixe.

Modul resurse umane si salarizare

Gestiunea personalului si a structurii organizatorice

Sa permita inregistrarea si intretinerea nomenclatorului de personal si a datelor aferente personalului

Sa permita evidenta istoricului la nivel de personal.

Sa permita creearea unor nivele de acces a utilizatorilor si eventuale interdictii: de a vizualiza fara modificare, de a exploata fara modificare, de a viziualiza, exploata si modifica datele

Modulele aplicatiei trebuie sa dispuna de un mecanism de înregistrare a activitatilor efectuate de utilizatori

Sa detina un sistem de notificare electronica prin care sa trimita mesaje utilizatorilor desemnati în scopul verificarii, oricarei modificari aparute fata de situatia anterioara sau a anumitor date de interes (date expirarii diverselor documente inregistrate in sistem, expirare perioade de proba, evaluari de personal, data pensionare, etc.).

Sa permita accesul personalului de la biroul propriu in vederea informarii, la informatii legate de: date personale, organizare companie, instruire/cursuri, evaluari, date despre concediu si pontaj, accesarea posturilor vacante din cadrul companiei, date despre fisa postului.

Sa permita ca anumite date existente in modul de administrare personal (schimbare adresa, telefon de contact, studii efectuate, etc) sa poata fi modificate direct de catre angajati , pe perioade definite de timp. Modificarea acestor date sa fie notificata prin sistem catre persoanele desemnate sa aprobe salvarea efectiva in sistem a acestor modificari.

Sa permita catalogarea diverselor date suplimentare despre salariati ( studii efectuate, angajatori anteriori, cursuri absolvite, calificari, competente, stagiu militar, rude/persoane in intretinere, etc.)

Sa permita generarea unui cod unic de angajat (marca) si posibilitatea refolosirii ei si a datelor de istoric din sistem in cazul reangajarii in companie a celui ce a detinut acea marca (reactivare cu istoric)

Sa permita crearea si modificarea structurii organizatorice a companei cu evidenta departamentelor, subdepartamentelor, a functiilor si posturilor existente la fiecare nivel , a relatiilor de subordonare dintre acestea

Organigrama sa poata fi structurata pe oricat de multe nivele

Sa permita inregistrarea de atribute la nivel de fiecare nivel al structurii organizatorice , care ulterior sa fie utilizate in raportari (categorii de departamente, functii, posturi, etc.)

Sa permita crearea unei structuri de centre de cost si asocierea lor la oricare dintre nivelele organizationale (departament/ functie/post/angajat) care sa permita urmarirea cheltuielilor aferente acestora pe partea de personal

Sa permita evidenta datelor de infiintare si final de valabilitate, a departamentelor, functiilor si posturilor precum si a istoricului modificarilor de denumire subordonare, date aferente fiecarui nivel

Sa permita inregistrarea la nivel de post a cerintelor ,competentelor, responsabilitatilor aferente precum si atasarea fisei de post sau a altor documente legate de acesta in orice tip de format electronic

Sa permita definirea de raportare ierarhica si functionala la nivel de posturi si angajati

Gestiunea evaluarilor, a instruiri de personal si a planului de cariera

Posibilitatea definirii fiselor de evaluare

Posibilitatea inregistrarii de evaluari cu unul sau mai multi evaluatori la nivel de fiecare angajat si agregarii automate a rezultatelor evaluarii intr-o singura fisa de evaluare

Posibilitatea vizualizarii completarii de catre angajat a autoevaluarii, inregistrarea de comentarii la evaluarile primite precum si vizualizarii calificativului final primit in urma evaluarii

Posibilitatea inregistrarii in sistem a cursurilor deja efectuate de catre angajati pana la data implementarii sistemului

Posibilitatea definirii sesiunilor de training interne si externe la care urmeaza sa participe angajatii

Posibilitatea definirii/vizualizarii/ intretinerii unui calendar de cursuri si a propunerii de participare la curs de catre managerii de departamente pentru fiecare angajat

Sistemul sa permita transmiterea de notificari/ avertizari automate privind participarea la cursuri, catre participanti si/sau persoanele desemnate de administratorul sistemului

Sa permita inregistrarea participantilor la cursuri precum si a evaluarilor/rezultatelor primite in urma finalizarii cursurilor

Sa permita asocierea dintre post-competente-cursuri

Sa permita definirea de obiective pornind de la cel mai inalt nivel al structurii organizatorice si posibilitatea transferului lor si extinderii listei pana la nivel de angajat (companie – departament – post – angajat)

Sa permita evidentierea unei perioade de timp aferente obiectivelor, a evidentierii de categorii si caracteristici la nivel de obiective( de performanta, de comportament, profesionale, etc.)

Sa permita definirea planului de cariera la nivel de post/ angajat cu indicarea pozitiilor vizate, a planului de inlocuire a angajatilor cu alti angajati pe masura ce acestia evolueaza in cariera

Sa permita generarea de rapoarte grafice referitoare la evolutia profesionala a fiecarui angajat cu referinta la obiectivele si criteriile de evaluare utilizate in sistem

Gestiunea compensatiilor si beneficiilor

Sistemul sa permita definirea si intretinerea unor indicatori de performanta cuantificabili numeric

Sistemul sa permita definirea de pachete de compensatii valorice fixe sau procentuale si beneficii la nivel de post

Sistemul sa permita definirea/ intretinerea de bonusuri exprimate in sume nete sau brute sau ca procent cu referire la alte elemente (salariu de incadrare sau brut, etc)

Sistemul de permita corelarea rezultatelor obtinute la evaluarile de personal cu activitatea de acordare de compensatii si beneficii

Sistemul sa permita crearea si intretinerea unui nomenclator de beneficii (autoturism serviciu, telefon, cazare gratuita, hrana gratuita, abonamente diverse, etc.)

Recrutarea de personal

Sa permita inregistrarea pasilor de recrutare la nivelul fiecarui post deschis spre rectutare

Sa permita inregistrarea in sistem a CV-urilor aferente candidatilor selectati pentru fiecare post si accesarea ulterioara a acestora , in vederea reutilizarii lor

Sa permita transferul a anumitor date inregistrate in procesul de recrutare pentru noii angajati, pentru a fi utilizate in administrarea de personal

Sa permita urmarirea desfasurarii interviurilor , a statusului fiecarui candidat si a rezultatelor obtinute in fiecare etapa de recrutare

Sa permita inregistrarea in sistem a canalului de recrutare aferent CV-ului inregistrat

Sa permita inregistrarea persoanelor responsabile sau implicate in fiecare etapa a procesului de recrutare

Sa permita transmiterea de notificari catre angajatii companiei, sau catre angajatii preselectati de utilizatori in vederea informarii privind pozitia vacanta

Sa permita crearea si inregistrarea ofertei (pachetului de beneficii, etc.)

Salarizare si Gestiunea timpului

Aplicatia trebuie sa respecte legislatia în vigoare cu privire la salarizare. În plus, ofertantul trebuie sa propuna o aplicatie flexibila astfel încât sa poata fi adaptata la schimbari legislative într-un timp foarte scurt, la costuri minime si fara efort suplimentar de dezvoltare software

Sa permita calculul automat al procentilor de vechime lunar aferent fiecarui angajat corelat cu o grila de procente definite pe numar de ani de vechime

Sa permita definirea / gestiunea si inregistrarea dinamica de sporuri (permanente sau ocazionale), prime, retineri, popriri, penalizari ce vor fi utilizate in calculul drepturilor salariale

Sa permita definirea unei grile de salarizare si actualizarii acesteia cu pastrarea istoricului in cazul renegocierii grilei de salarizare

Sa permita definirea de programe de lucru (regie/ tura, timp partial, etc) si utilizarea combinata a acestora la nivel de persoana

Sa permita evidenta numarului de zile de concediu de odinha (de efectuat afferent anului in curs; reportat din ani anteriori, efectuat , ramas de efectuat) cu referinta la data de 31 dec a anului current

Sa permita calculul de avans chenzinal

Sa permita calculul de avans de concediu de odihna cu optiunea acordarii sau nu a acestuia

Sa permita calculul indemnizatiei de concediu de odina cu referinta la un istoric precum si posibilitatea modificarii formulei de calcul in functie de CCM

Sa permita calculul indemnizatiei de concediu medical conform legislatiei in vigoare

Sa pemita inregistrarea pontajului pe tip de activitate la nivel de salariati (ore de noapte, ore suplimentare, etc.), si evidentierea in cadrul sucursalelor/ departamentelor/ punctelor de lucru/ sau la nivel de angajat

Sa permita calculul drepturilor salariale aferente lichidarii

Sa permita rularea individuala (la nivel de angajat) sau multipla pentru functionalitatile descrise mai sus

Sa permita calculul salariilor nete pornind de la brut si a salariilor brute pornind de la net

Sa permita calculul retroactiv si generarea de state de diferenta pe fiecare element de calcul modificat, precum si intocmirea declaratiilor rectificative

Sa pemita calculul contributiilor angajatorului

Sa permita generarea declaratiilor catre institutiile abilitate in format tiparit, txt sau dbf

Sa permita generarea de fisiere/rapoarte pentru viramente bancare

Sa permita generarea de note contabile cu defalcare pe centre de cost

Sa permita intocmirea statelor de plata, a centralizatoarelor aferente si a fluturasilor de salarii / avans cu posibilitatea generarii lor la nivel de sucursala/department/punct de lucru

Modul achizitii si contracte

Achizitiile companiei se fac respectînd reglementarile în vigoare privind achizitiile publice. Pentru achizitia unui produs/ serviciu/ lucrare, trebuie urmarit daca exista in programul anual, daca se respecta procedura de achizitie aprobata pentru incredintarea contractului si urmarirea derularii acestuia (verificate cantitati/ preturi/ termene/ penalitati). Trebuie urmarit ca suma intr-un an a achizitiilor pe un cod CPV sa nu depaseasca limita aprobata.

Modulul trebuie sa ofere suport pentru gestionarea contractelor, mecanisme de avertizare automate daca un contract urmeaza sa expire intr-o perioada - cu posibilitatea de introducere de conditii de cantitate, pret, valoare, distribuite pe mai multi ani.

Modulul trebuie sa permita configurarea in sistem a limitelor pentru proceduri de achizitie – daca aceste limite sint depasite sa se avertizeze direct din aplicatie. Daca nu exista o pozitie aprobata in Programul anual, sa se impuna existenta unui referat de oportunitate aprobat de persoanele indreptatite. Sa permita consumul distribuit in timp din aceasta limita, sa se stabileasca cind e nevoie de numerar, si de cit este nevoie.

Suport pentru planificarea necesarului de aprovizionare. Subsistemul va permite gestionarea aprovizionarii intreprinderii, prin urmarirea:

o      Cererilor de aprovizionare

o      Cererilor de oferte

Suport pentru metode de achizitie (inclusiv licitatii)

Suport pentru procesul de plasare a comenzilor:

o      Urmarirea comenzilor

o      Urmarirea receptiilor

o      Urmarirea refuzurilor

Evidenta, consultarea si urmarirea in timp a facturilor primite de la furnizorii de marfa si servicii din tara si din strainatate, precum si a avizelor primite de la furnizorii de marfa.

Generarea automata a facturii primite, pe baza inregistrarii avizului de expeditie.

Generarea automata a NIR-ului aferent gestiunii primitoare, pe baza inregistrarii facturii primite.

Inregistrarea facturilor de import si a costurilor suplimentare ce o insotesc: taxe vamale, comisioane vamale, accize, etc.

Evidenta furnizorilor.

Management-ul contractelor in derulare, al obligatiilor restante, al modalitatilor de plata, al scrisorilor de garantie.

Definirea si urmarirea contractelor, incepand din faza de negociere pana la inchiderea sau rezilierea contractului.

Pentru fiecare contract se vor putea defini faze si sub-faze distincte, pe oricate niveluri, care se vor putea derula succesiv sau in paralel.

In afara informatiilor de baza pe contract (data incheiere contract, localitatea, stare, perioada de valabilitate, client/furnizor, responsabil contract, etc) se vor putea gestiona informatii privind articolele de contract, termene de livrare, termene de facturare, termene de plata, penalitati, comisioane, discount-uri – toate aceste optiuni fiind activabile functie de caracterul si specificul activitatii.

Aplicatia va permite controlul situatiilor speciale (de exemplu: abateri de pret/tarif, incetarea platilor sau restrictionarea platilor pe contract).

Se vor defini tipuri de contracte in functie de categoriile de produse/servicii, categorii de clienti/furnizori sau de caracterul contractului (cadru sau ferm).

Utilizatorii vor avea posibilitatea de a vizualiza stadiul derularii contractului, incluzand informatii despre cheltuieli, facturari, plati.

Pentru fiecare contract se vor urmari: situatia analitica si sintetica la zi a facturarilor, platilor pe articolele asociate contractului/fazei de contract.

Va permite elaborarea si tiparirea rapoartelor necesare.

Modul furnizori/clienti

Modulul va gestiona clientii si furnizorii pornind de la identificarea acestora, tranzactii pentru fiecare furnizor/client pana la raportari si analize diverse.

Se va realiza gestiunea clientilor/furnizorilor in tabele dedicate acestei functiuni (se vor stoca date de tipul: cod, denumire, adresa, persoane de contact, numere de fax/telefon). Posibilitati de codificare flexibila, manuala sau automata.

Se va asigura unicitatea informatiei referitoare la clienti/furnizori in baza de date.

Sa permita definirea de campuri obligatorii de completat la crearea datelor de baza furnizori/clienti.

Sa permita crearea si gestionarea termenelor de plata.

Introducerea facturilor si urmarirea achitarii acestora, cu calcul de diferente de curs daca e cazul.

Inregistrare plati manuale.

Program automat de plati pentru facturi furnizori si obligatii de plata catre bugetul de stat sau alte taxe salariale.

Sa permita inregistrarea operatiunilor de compensare (inclusiv situatia cand furnizorul este si client).

Evidenta avansurilor si garantiilor de buna executie pe fiecare furnizor in parte.

Tiparire facturi clienti din aplicatia ERP utilizand formulare pretiparite.

Gestiunea încasarilor primite de la clienti.

Înregistrari manuale sau automate încasari.

Încasarile în avans trebuie sa fie evidentiate separat pentru a fi usor de urmarit.

Generare automata somatii – pentru somarea clientilor rau platnici. Calculul automat de dobânzi/penalitati pentru scadente depasite, posibilitatea definirii perioadelor de gratie pentru anumiti clienti si emiterea facturii pentru aceste creante.

Se vor genera rapoarte specifice care vor permite urmarirea incasarilor de la clienti si a platilor catre furnizori, conform termenelor de incasare/plata scadente

Se va asigura gestionarea documentelor primare la nivel de clienti/furnizori (facturi, bonuri, chitante etc.).

Se va crea posibilitatea gestionarii documentelor de incasare/plata de la clienti/catre furnizori, cu legatura la documentele primare (daca acestea sunt gestionate in baza de date).

Se vor crea rapoarte speciale pentru urmarirea incasarii/platii documentelor, precum si a situatiei debitorilor/creditorilor.

Documentele intocmite eronat vor putea fi stornate, avand reflectarea imediata in contabilitate si inlocuite cu documente corecte.

Datele primare, la nivel de clienti/furnizori, vor fi prelucrate si vor putea fi raportate sub forma unor situatii statistice.

Facturile emise trebuie sa poata fi centralizate pe produs/prestatie, pe client astfel: client, numar factura, data, cantitate, pret valoare, tva, total, si in cadrul produselor/prestatiilor cu posibilitatea de introducere a mai multor produse/prestatii.

Posibilitatea de tiparire a rapoartelor specifice referitoare la fisele pe clienti si pe produs/prestatie cu datele introduse pentru fiecare client.

Pentru majorarile care se percep trebuie sa existe posibilitatea de a defini data emiterii facturii, tipul de client, data scadentei, numarul de zile lucratoare de la data scadentei si procentul de majorare.

Subsistemul sa permita adaugarea de documente auxiliare prin diverse note contabile.

Inregistrare documente primare clienti/furnizori

Se va asigura gestionarea documentelor primare la nivel de clienti/furnizori (facturi, bonuri, chitante, etc.) prin intermediul unor module dedicate.

Pentru inregistrarea documentelor primare sunt necesare minimum urmatoarele informatii:

o      Tip document

o      Numar document, data emitere document, data inregistrarii document (inregistrare in contabilitate pentru facturile de furnizori), termene de scadenta document;

o      Cod partener (client respectiv furnizor);

o      Valuta in care se face inregistrarea documentului si cursul valutar la care se face conversia sumelor in valuta;

o      Produse/servicii livrate clientilor respectiv achizitionate de la furnizori, cantitatea, pretul si taxa aplicata;

o      Date privind expeditia documentelor (data expeditie, date privind delegatul si modalitatea de transport);

Sa existe posibilitatea ca in orice moment sa se poata vizualiza pentru un anumit document incasarile/platile ce s-au realizat si stornarile;

Sa existe posibilitatea de inregistrare a facturilor in rosu si sa se poata face specificarea documentului corespondent (factura corespunzatoare in negru);

Se cere ca subsistemul sa permita contarea automata si repartizarea de sume conform tipului de tranzactie efectuata;

Inregistrarea in conturile contabile a tranzactiilor privind documentele primare clienti/furnizori;

Subsistemul trebuie sa fie multi-valuta si sa permita:

Specificarea contului debitor si creditor aferent fiecarei tranzactii;

Specificarea datelor pentru urmarirea operatiilor contabile efectuate (numar/data nota contabila);

Posibilitatea de inregistrare in contabilitatea generala a sumelor stornate cu specificarea documentelor primare la care se refera operatia respectiva.

Subsistemul trebuie sa permita evidenta incasarilor/platilor pe clienti/furnizori:

o      Incasarile si platile sa se poata face (prin intermediul unor module dedicate) prin diferite moduri:

o      Prin banca: cec-uri, ordine de plata;

o      Prin casierie;

o      Avansuri de incasare/plata;

o      Compensare.

o      Posibilitatea de a se face operatii de compensare.

Compensarea documentelor se va face prin incasarea/plata documentelor partial sau total.

Incasarile/platile sa se poata face la nivel de document primar gestionat in sistem sau la nivel de partener (fara specificarea documentului primar).

Sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in moneda documentului primar.

Sa existe posibilitatea inregistrarii zilnice a cursurilor valutare pentru valutele utilizate in operatiunile curente.

Subsistemul trebuie sa permita inregistrarea documentelor de incasare/plata (ordine plata, cec, dispozitii de incasare/plata), prin gestionarea minim a urmatoarelor informatii:

o      Numar,data;

o      Cont bancar firma proprietara, cont bancar partener;

o      Valuta;

o      Partenerul pentru care se face inregistrarea respectiva;

o      Documentul primar la care se refera operatiunea inregistrata (daca operatia se refera la un document primar);

o      Suma aferenta inregistrarii curente atat in valuta cat si cea convertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primar sa se poata face incasare/plata totala sau partiala)

Posibilitatea ca pentru operatiile in valuta se se poata inregistra automat diferentele de curs valutar; in cazul in care se doreste, aceste propuneri de diferente de curs sa se poata modifica;

Sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in moneda documentului primar;

Posibilitatea de a se realiza operatiuni de compensare ;

Posibilitatea de a pecifica documentele ce intra intr-o compensare;

Posibilitatea ca intr-o compensare sa intre nu numai documente ci si sume ce se refera la incasari/plati pentru partenerul respectiv;

Posibilitatea de a se inregistra automat in conturi compensarea efectuata;

Posibilitatea de a se evidentia in mod automat si eventualele diferente de curs rezultate din compensare;

Posibilitatea de a se realiza compensarea pe sume diferite (suma de incasari diferita de cea de plati), rezultatul putand fi urmarit prin intermediul documentelor de incasare-plata (de ex. Ordin de plata) sau avansurilor.

Toate situatiile de raportare sa permita selectia partenerului. Acolo unde este cazul sa se poata face listarea si dupa cont contabil, tara, localitate, valuta, etc.;

Situatii privind prestatiile/serviciile efectuate intr-o anumita perioada, cu defalcare pe tipuri de prestatii/servicii efectuate;

Situatii privind prestatiile/serviciile pe un anumit cont contabil (cont debitor);

Situatii privind intrarile intr-o anumita perioada;

Situatii privind intrarile pe un anumit cont contabil (cont debitor).

Liste de rapoarte referitoare la creante si obligatii cu defalcarea sumelor restante pe grade de vechime (30, 60, 90 zile),

Balante analitice pentru un cont contabil care sa contina detaliat informatii privind: solduri initiale pe partener-valuta, rulaje curente, sold final,

Listarea rapoartelor: fisa clienti si fisa furnizori (detaliat pe operatiile efective realizate si centralizat la nivel de client/furnizor),

Listarea de rapoarte specifice care vor permite urmarirea incasarilor de la clienti si a platilor catre furnizori, conform termenelor de incasare/plata scadente.

Listarea documentelor de incasare/plata de la clienti/catre furnizori, cu legatura la documentele primare (daca acestea sunt gestionate in baza de date).

Rapoarte speciale pentru urmarirea incasarii/platii documentelor, precum si a situatiei debitorilor/creditorilor.

Datele primare, la nivel de clienti/furnizori, vor fi prelucrate si vor putea fi raportate sub forma unor situatii statistice, ce vor face obiectul analizelor in cadrul instrumentelor suport de decizie.

Modul stocuri

Gestionarea documentelor de intrare-iesire din gestiune, oferind o imagine reala a componentei stocurilor la un moment dat si in timp real.

Modulul trebuie sa permita gestiunea stocurilor, stoc de siguranta, avertizari ca stocurile au scazut sub un minim, operatii de completare stoc (replenishment). Este necesar ca operatiile de aprovizionare sa decurga cit se poate de repede pentru a nu se intirzia operatiunile viitoare din cauza lipsei stocului necesar.

Modulul trebuie sa permita propunerea, definirea, urmarirea, gestionarea Programului anual de achizitii de produse/ servicii/ lucrari.

Modulul va integra cât mai bine partea logistica cu partea financiara prin generarea automata, imediata, de note contabile aferente operatiunilor logistice înregistrate (acolo unde e cazul).

Se va asigura posibilitatea de emitere automata a comenzilor de aprovizionare cand stocul scade sub o anumita cantitate

Modulul/Aplicatia trebuie sa permita atât intrarea bunurilor cu referinta la contractele existente cât si fara referinta la un contract (achizitii directe de valori mici).

În cazul intrarii bunurilor cu referinta la un contract existent, aplicatia va aduce din contract liniile respective cu toate datele aferente, solicitînd operatorului numai confirmarea cantitatii receptionate.

Aplicatia va tipari NIR-ul în forma specificata de lege.

Modulul trebuie sa permita operarea tuturor miscarilor de stocuri necesare functionarii unei companii: intrari, iesiri, transferuri, casari, diferente de inventar; stornari, etc. Aplicatia va permite tiparirea documentelor aferente miscarilor de stocuri in forma solicitata prin lege.

Modulul trebuie sa permita introducerea facturilor furnizor doar daca acestea sunt asociate unei receptii de bunuri, sau, în cazul serviciilor si lucrarilor, daca sunt asociate unui contract si au aprobarile necesare.

Modulul trebuie sa verifice automat daca prin însumarea pozitiilor facturii si a taxelor se obtine valoarea totala a facturii. Va verifica si daca taxele sunt introduse corect. În caz de erori va avertiza operatorul. Aplicatia va permite blocarea la plata a unor facturi sau a unor furnizori.

Gestiune multi-magazie pentru articolele stocabile.

Va asigura definirea magaziilor si locatiilor in care se stocheaza articolele in magazie.

Descarcarea de gestiune conform prevederilor legale, in functie de solicitarea institutiei printr-una din metodele: FIFO, LIFO, Pret Mediu Ponderat.

Posibilitatea de asociere a diverse caracteristici articolelor stocabile: compozitie, duritate, culoare, lungime, etc.

Modul investitii, proiecte

In cadrul sistemului economico-financiar trebuie sa existe un modul specializat pentru managementul proiectelor care sa raspunda urmatoarelor cerinte:

Gestionarea distincta de diferite categorii de proiecte cu functionalitati specifice pe fiecare categorie (proiecte de investitii in infrastructura, proiecte de tip cercetare- dezvoltare – strategii),

Gestionarea proiectelor cu responsabilitati cross departamentale, cu posibilitatea de definire responsabilitati per proiect, etape din proiect, activitati,

Posibilitatea alocarii milestone-uri pentru a marca trecerea de la o etapa la alta,

Posibilitatea derularii de proiecte pe mai multi ani,

Gestionarea proiectelor cu finantare din surse diferite (interne sau externe), in moneda corespunzatoare fiecarei surse, cu posibilitatea definirii de surse dedicate (echipamente, C+M, etc.).

Gestiunea costurilor pe proiect, atat in stadiu planificat cat si efectiv, la nivel de rezumat sau detaliere, inclusiv categoriile privind materiale si echipamente, forta de munca, cheltuieli, cu posibilitatea de inregistrari reale si analize in diferite monede,

Gestiunea contractelor cu furnizorii interni si externi de echipamente si a achizitiilor pe proiecte,

Gestiunea contractelor cu furnizorii de servicii, cu posibilitatea administrarii mai multor contracte pentru acelasi proiect,

Gestiunea echipamentelor aferente fiecarui proiect,

Gestionarea lucrarilor realizate cu echipe proprii,

Posibilitatea documentarii stadiului proiectului prin inregistrarea confirmarilor de executie,

Transferul cheltuielilor inregistrate pe mijloacele fixe care fac obiectul proiectului,

Obtinerea de situatii/ jurnale periodice, cu gruparea informatiilor pe categorii de proiecte, pe fiecare proiect, etapa, sau responsabil.

Obtinerea de rapoarte privind stadiul proiectului, analiza variatiilor (planificat vs. realizat), analiza tendintelor, atat in domeniul evolutiei costurilor cat si a bugetelor si mai ales a termenelor de executie, la nivel de rezumat sau detaliat,

Asigurarea securitatii datelor si posibilitatea definirii drepturilor de acces la diferite nivele/ categorii de informatii.

Definirea si urmarirea planurilor de investitii, reparatii si achizitie utilaje pe obiective si surse de finantare

Aplicatia va permite gestionarea devizelor de lucrari folosite in lucrarile de investitii

Specificatii tehnice:

Subsistemul trebuie sa ofere flexibilitate maxima in alegerea platformei tehnologice de operare (hardware, sistem de operare, baze de date). Subsistemul trebuie sa acorde libertate ANPM sa aleaga sistemul de operare si baza de date pe care doreste sa ruleze aplicatia.

Subsistemul trebuie sa permita parametrizarea pentru modelarea functionalitatilor si proceselor specifice ANPM si sa reduca pe cat posibil volumul dezvoltarilor suplimentare fata de versiunea standard a subsistemului. ANPM doreste sa achizitoneze un sistem standard sau ale carui deviatii fata de standard sa fie minime si ale carui costuri ulterioare de intretinere sa fie minime.

Pentru subsistemul propus ofertantul trebuie sa furnizeze informatii complete privind politica si strategia de mentenanta precum si modalitatea/ strategia prin care intentioneza sa asigure mentenanta pentru devierile de la standard. Aceleasi informatii sunt solicitate si in ceea ce priveste compatibilitatea intre dezvoltarile suplimentare si versiunile superioare ale subsistemului.

Respectarea cerintelor legale in domeniu inclusiv reglementarile impuse de Ministerul Finantelor pentru aplicatiile informatice.

Solutia oferita sa fie confirmata de referinte locale si internationale pe care beneficiarul sa le poata vizita la cerere.

De asemenea, este necesar ca subistemul sa indeplineasca urmatoarele conditii generale:

Aplicatia sa fie modulara si sa nu conditioneze functionarea unui modul, de achizitionarea celorlalte module;

Sa asigure securitatea informatiilor si monitorizarea accesului la date printr-un sistem de drepturi si parole de acces la nivel de: utilizator, functie, modul, element din structura organizatorica (unitate si sub-unitate organizatorica)

Sa fie parametrizabil intr-un grad care sa elimine, pe cat posibil, scrierea de programe si crearea/ modificarea de tabele specifice client;

Actualizarea informatiilor in sistem sa aiba loc in limp real (se admite totusi ca legaturile cu anumite puncte ale retelei sa fie de tip dial-up) ;

Limitarea la maximum a posibilitatii de a introduce date eronate sau neverosimile sau de a opera functii gresite;

Subsistemul trebuie sa permita nu numai procesarea datelor ci si generarea de informatii - suport pentru luarea deciziilor si fundamentarea politicilor de catre managementul compartimentelor si al societatii.

Aplicatiile vor asigura calitatea datelor introduse prin proceduri de validare (prin definirea campurilor obligatorii, a formatului acceptat pentru anumite campuri, a unor valori sau plaje de valori posibile pentru anumite campuri etc.) precum si prin verificarea si atentionarea utilizatorilor asupra incompatibilitatilor sau contradictiilor dintre inregistrari. Sa nu permita existenta datelor dublate, sa sesizeze datele inconsistente, datele lipsa sau deteriorate.

Subsistemul sa foloseasca un set de nomenclatoare standard care sa stea la baza tuturor modulelor componente ale sistemului integrat care vor fi implementate.

Aplicatia trebuie sa permita navigarea facila in si intre toate modulele, in si intre unitatile organizatorice, accesarea tuturor functiilor si comenzilor la care utilizatorul are acordate drepturi in cadrul aceleiasi sesiuni de lucru, adica fara sa trebuiasca sa se deconecteze si reconecteze ca utilizator al aplicatiei

Interfata-utilizator trebuie sa prezinte coerenta din punctul de vedere al elementelor de design (structura, fonturi, culori, meniuri, etc.) la nivelul intregii aplicatii. Aplicatia sa fie unitara din punct de vedere al tehnologiilor folosite pentru dezvoltare

Aplicatia trebuie sa poata permite vizualizarea rapoartelor pe ecran inainte de tiparire. De asemenea, rapoartele furnizate de sistem sa ofere detaliere continutului prin sistemul „drill-down”

Tranzactiile efectuate sa permita evidentierea lor in toate modulele la care se refera. De exemplu, pentru un anumit document sa se poata vizualiza in orice moment operatiile de incasare/plata efectuate asupra lui (sau eventuale stornari). Sa nu se poata sterge date din subsistem daca acestea sunt folosite in diverse tranzactii, altele decat cea curenta.

Sa existe posibilitatea arhivarii periodice a informatiilor din baza de date, avand disponibile instrumente specializate si automate pentru acest fel de operatiuni.

Subsistemul va trebui sa permita aducerea informatiilor din arhive, in cazul in care este nevoie de situatii de analiza detaliata pe perioade trecute de timp.

Subsistemul sa fie adaptat legislatiei romanesti si sa nu necesite o interventie speciala pentru a realiza aceasta compatibilitate. In plus, furnizorul va trebui sa ofere imediat toate modificarile din sistem impuse de schimbarile cadrului legislativ.

Ecranele si mesajele catre uilizatorul final sa fie complet in limba romana;

Subsistemul sa aiba integrate functionalitati de administrare, si anume: intretinere utilizatori, gestiune dimensiuni tabele din baza de date, optimizare, acces de la distanta pe sistem in scopul recuperarii datelor dupa erori severe datorate unor evenimente deosebite.

Cerinte privind securitatea subsistemului si integritatea datelor

Subsistemul trebuie sa permita urmatoarele facilitati:

controlul complet al accesului utilizatorilor la sistemele de aplicatii si fisierele de date;

ierarhizarea in clase a utilizatorilor finali;

impiedicarea accesului utilizatorilor finali de a se conecta la subsistem daca acesta este in stare de eroare;

raportarea pe baze periodice a detaliilor privitoare la accesul in sistem al utilizatorilor;

Pentru fiecare rol, in functie de specificul activitatii acestuia, se vor stabili componentele subsistemului economico-financiar care trebuie sa acopere activitatea curenta. Se va realiza asocierea intre salariatul care lucreaza si utilizatorul declarat in cadrul aplicatiei, caruia i s-a acordat un set de drepturi de acces la informatiile din baza de date. Toate tranzactiile efectuate de utilizatori vor fi inregistrate in fisiere speciale.

Drepturile de acces se vor acorda diferentiat in functie de: modul, operatie, grad de securizare a informatiei, nivel organizational.

Subsistemul va permite administrarea drepturilor pentru clase de utilizatori la nivel de module, functii, comenzi si campuri din formulare.

Aplicatiile vor trebui sa includa sisteme de protectie si recuperare a inregistrarilor in caz de caderi si vor trebui sa aiba puncte de verificare la repornire, iar o data repornit procesul de recuperare a datelor, acesta va fi complet automat.

In caz de avarii vor fi inregistrate suficiente informatii de diagnosticare pentru a ajuta la identificarea si solutionarea problemei.

3.5.6       Subsistem GIS

Obiective

Subsistemul GIS are rolul de a stoca datele si informatiile din sistemul integrat de mediu in format geo-referentiat.

Obiectivul principal al subsistemului GIS este de a oferi suportul necesar in vederea vizualizarii si analizei rapide a datelor pornind de la reprezentarea lor geografica precum si suportul in vederea adoptarii rapide a deciziilor.

Avand in vedere importanta acestui subsistem, este obligatoriu ca – pe langa modalitatea de descriere a datelor in conformitate cu modelele de date corespunzatoare fiecarui factor de mediu – subsistemul GIS sa lucreze integrat cu celelalte componente ale sistemului integrat de mediu (subsistemul de monitorizare, subsistemul aplicatiilor specifice de mediu, subsistemul data warehouse, subsistemul de gestiune economico-financiara, subsistemul de gestiune a documentelor si fluxurilor informationale, subsistemul portal, etc.).

Specificatii generale

Subsistemul GIS trebuie sa poata fi instalat si sa ruleze pe diverse platforme software, cel putin:

o      Sisteme de operare:

Windows 2003 Server

Linux

Unix

HP-UX

IBM AIX

o      Sisteme de baze de date:

MS SQL Server

ORACLE

DB2

Subsistemul GIS furnizat trebuie sa contina in mod obligatoriu urmatoarele componente:

o      Componenta GIS – Server: instalata si configurata la sediul central pe infrastructura hardware si software solicitata in cadrul caietului de sarcini

o      Componenta GIS – Client: aplicatii desktop specializate in generarea si intretinerea hartilor si a catalogului de obiecte GIS instalate si configurate in fiecare locatie din structura organizationala ANPM

o      Platforma de dezvoltare specifica: Mediu de dezvoltare (cel putin .NET, Visual Basic, C++ si JAVA) care sa permita dezvoltarea de aplicatii WEB GIS cu functionalitati de vizualizare, editare primara, zoom, cautare obiecte GIS si cu functionalitati de securizare a operatiunilor.

o      Componenta WEB GIS: set de aplicatii web avand caracterisiticile tehnice stabilite in perioada de analiza din cadrul proiectului, dezvoltate de catre contractor pe baza platformei de dezvoltare incluse in componenta GIS – Server

Arhitectura subsistemului GIS trebuie sa fie deschisa si sa ofere posibilitati de integrare cu celelalte componente ale sistemului integrat. In cadrul proiectului trebuie realizate urmatoarele integrari:

o      Integrare cu aplicatiile de monitorizare a parametrilor de mediu

o      Integrare cu subsistemul aplicatiilor specifice de mediu

o      Integrare cu subsistemul de gestiune economico-financiara

o      Integrare cu subsistemul data warehouse

o      Integrare cu subsistemul de management de documente si fluxuri informationale

o      Integrare cu subsitemul portal

o      Integrare cu suita MS Office in vederea accesarii documentelor referitoare la obiectele GIS direct din aplicatiile WEB GIS sau din baza de date GIS

o      Integrare cu sisteme similare ale institutiilor cu responsabilitati in domeniul mediului (exemplu: ANAR pentru datele referitoare la ape, Ministerul Agriculturii pentru datele referitoare la sol, etc.)

o      Alte integrari ale caror detalii tehnice vor fi stabilite in cursul perioadei de analiza

Subsistemul GIS trebuie sa fie scalabil astfel incat sa permita instalare, configurare si extindere in functie de necesitatile beneficiarului. In acest sens, subsistemul GIS trebuie sa fie de tip „three-tier” contina urmatoarele nivele:

o      Nivelul de baze de date relationale

o      Nivelul de baze de date al obiectelor geo-referentiate (Middle-tier)

o      Nivelul de prezentare (componentele GIS-Client si WEB GIS)

Cautarea obiectelor GIS trebuie realizata in mod obligatoriu prin interogarea catalogului de obiecte geo-referentiate si nu prin interogarea bazelor de date relationale.

Subsistemul GIS (server si client) trebuie sa fie capabil sa lucreze in mod nativ cu harti in format shape pentru a putea importa astfel de fisiere si pentru a putea exporta in acest format.

Subsistemul GIS (server si client) trebuie sa fie capabil sa lucreze cu urmatoarele tipuri de fisiere:

Avand in vedere necesitatea de interoperabilitate cu sisteme similare ale altor institutii cu responsabilitati in domeniul mediului, este obligatoriu ca subsistemul GIS sa suporte specificatiile OGC (Open Geospatial Consortium) precum si standardele ISO/TC 211.

Este obligatoriu ca platforma de dezvoltare specifica livrata ca parte integranta a subsistemului GIS sa fie capabila sa produca aplicatii WEB GIS care sa fie conforme cu specificatiile si standardele internationale de interoperabilitate intre aplicatii pe baza de servicii web (SOA, XML, WSDL)

Este obligatoriu ca subsistemul GIS livrat sa fie insotit de recomandari cu privire la implementari in domeniul mediului. Ofertantul va prezenta impreuna cu cu oferta cel putin o recomandare din partea unei institutii cu atributii in domeniul mediului in cadrul careia a implementat un sistemul GIS propus.

Subsistemul GIS trebuie sa asigure vizualizarea si actualizarea hartilor si a informatiilor geospatiale vehiculate in cadrul ANPM. Pe langa acestea, subsistemul GIS, prin interconectarea sa cu celelalte sisteme trebuie sa permita crearea de vederi complexe asupra datelor, prin prisma modului in care sunt folosite. Pe langa folosirea datelor si reprezentarea lor geospatiala, subsistemul GIS trebuie sa agrege aceste date intr-un sistem unic pentru a oferi o perspectiva unitara asupra datelor pentru toti operatorii sistemului, indiferent de specializarea acestora.

Subsistemul GIS trebuie sa confere specialistilor unealta pe care se pot baza cand efectueaza studiile de mediu in domeniile lor de activitate, trebuie sa fie un instrument puternic care sa stea la baza intregii activitati ANPM.

Harta de fundal necesara in cadrul subsistemului GIS va fi pusa la dispozitie de catre MMDD. Harta pusa la dispozitie are o scara de 1:100000 (pentru anumite zone exista harti de fundal la scara 1:10000). Masuratorile obiectivelor specifice proiectului vor fi facute de catre personalul sistemului de mediu cu dispozitive GPS existente sau achizitionate in acest sens.

Specificatii functionale:

Pentru controlul poluarii industriale

Vizualizarea grafica a laboratoarelor care vor realiza monitorizarea emisiilor provenite de la activitatile care se desfasoara in instalatii aflate sub incidenta Directivei 96/61/CE

Inregistrari IPPC ( prevenirea si controlul integrat al poluarii), la nivel national, cu referire la:

o      Instalatii

o      Principalele substante utilizate in procesele de baza din activitatile IPPC

o      Materii prime, inclusiv substante periculoase utilizate in procesele tehnologice

o      Tehnologii utilizate pe domenii

o      Deseuri

Vizualizarea pozitionarii instalatiilor mari de ardere precum si a caracteristicilor care pot influenta mediul inconjurator

In domeniul emisiilor de COV (COV = compusi organici volatili) datorate utilizarii solventilor organici in anumite activitati si instalatii, va contine:

o      Vizualizarea inventarelor instalatiilor/activitatilor la nivel national , regional si local.

o      Vizualizarea instalatiilor care se vor conforma cu cerintele Directivei prin una din urmatoarele optiuni:

o      respectarea valorilor limita de emisie pentru COV in gazele reziduale, emisiile fugitive sau valorile limita ale emisiilor totale de COV;

o      aplicarea unei scheme de reducere a emisiilor de COV.

o      Identificarea instalatiilor care nu se conformeaza cu normele impuse

Gestiunea deseurilor

Vizualizare depozitele de deseuri localizate in teritoriu, cantitatile de deseuri care se depoziteaza precum si conformitatea cu caracteristicile cuprinse in tratatul de aderare.

Vizualizarea amplasarii in teritoriu si a caracteristicilor de influenta a mediului pentru incineratoare /coincineratoare, cantitati de deseuri eliminate, date de monitorizare;

In domeniul namolului rezultat in urma epurarii, atunci cand este folosit in agricultura:

o      vizualizarea locurilor unde se utilizeaza namolurilor in agricultura si caracteristicile namolurilor utilizate;

o      vizualizarea informatiilor privind premisele de imprastiere pentru namol de catre Agentiile Locale pentru Protectia Mediului

o      Monitorizarea calitatii aerului

Vizualizarea informatiilor privind granitele arealelor (aglomerarilor), acolo unde concentratiile unuia sau mai multor poluanti au depasit valorile limita sau valorile limita plus marja de toleranta precum si determinarea contributiei surselor la poluarea atmosferica;

Factorii de zgomot si influenta asupra mediului

Vizualizarea informatiilor referitoare la identificarea aglomerarilor, cailor ferate, drumurilor si aeroporturilor, precum si a hartilor de zgomot, hartilor strategice de zgomot si planurilor de actiune;

Conservarea naturii

Vizualizarea informatiilor privind reteaua de arii naturale protejate, habitatele naturale si speciile salbatice, altele decat pasarile, pentru a delimita Siturile de Importanta Comunitara, pentru inventarierea Ariilor Speciale de Conservare (altele decat pasarile)

Specificatii tehnice:

Subsistemul GIS trebuie sa asigure acces on-line la date, din reteaua interna ANPM, fara conversie si fara operatii de import/export.

Subsistemul GIS trebuie sa permita transcalculul automat al coordonatelor intre diferite sisteme de proiectie (internationale , nationale si/sau locale)

Subsistemul GIS trebuie sa fie reconfigurabil, adaptabil cerintelor de dezvoltare

La crearea, preluarea sau prelucrarea datelor, subsistemul trebuie sa asigure verificarea si corectarea erorilor de topologie

Subsistemul GIS trebuie sa permita:

o      Georeferentierea datelor vectoriale

o      Georeferentierea imaginilor raster si satelitare si salvarea acestora in format geotiff

Subsistemul GIS trebuie sa aiba urmatoarele capabilitati de capturare/editare date:

o      Sa permita captura datelor prin vectorizarea hartilor scanate, a imaginilor fotogrammetrice si satelitare

o      Sa permita utilizarea tabletelor digitizoare pentru digitizarea planurilor existente si calibrarea tabletei digitizoare

o      Sa dispuna de functii destinate capturii (vectorizare/digitizare) corecte, precise a datelor cu effort minim cum ar fi:

Afisarea simultana a datelor vectoriale cu imaginea rastru

Snap pentru rastru si vector

Mentinerea coincidentei geometriei (vectorizare semiautomata)

Copierea elementelor la o distanta aleatoare sau definita

Vectorizare folosind geometria existenta

Introducerea atributelor caracteristice la momentul sau ulterior vectorizarii

Subsistemul GIS trebuie sa permita modificarea si editarea datelor existente:

o      Redigitizarea geometriei

o      Copierea elementelor la o distanta aleatoare sau definita

o      Divizarea sau comasarea elementelor inclusiv pentru cele de tip arie

o      Generarea automata a elementelor de tip arie

o      Actualizarea dinamica a graficii atunci cand se schimba atributele corespondente

o      Schimbarea clasei de apartenenta a elementelor pe clase de categorii

o      Editarea simultana a geometriei elementelor care sunt coincidente

o      Editarea datelor

o      Afisarea etichetelor

Subsistemul GIS trebuie sa permita efectuarea de analize spatiale complexe intr-un mediu usor de exploatat chiar si pentru persoane fara Experienta IT

o      Analize spatiale necesare rezolvarii problemelor de proximitate, vecinatate si cuprindere

o      Interogari simple pe atribute, spatiale, combinate sau plecand de la alte interogari

o      Zone tampon (buffers)

o      Harti tematice

o      Cartare tematica

o      Pozitionarea geografica a adreselor

o      Analiza geometriei elementelor

o      Afisarea imaginilor (satelitare, aerofotogrammetrice, fotografii, documente scanate, desene)

Subsistemul GIS trebuie sa permita includerea in formele de raportare a tuturor informatiilor si corelarea lor automat. Formele de raportare ce trebuie luate in seama sunt:

o      Harta cu coordonate (geografice, rectangulare)

o      Tabele cu informatii text

o      Grafice, cartograme de reprezentare a valorilor atributelor alfanumerice

o      Schite

Subsistemul trebuie sa ofere functii pentru:

o      Lucrul cu modele de teren digital, imagini satelitare si orice date cu variatie continua (temperatura, densitate, compozitie aer, etc)

o      Accesarea tuturor informatiilor de tip teren digital, cu citirea tuturor coordonatelor (altitudine, panta, aspect)

o      Determinarea liniei sau campului de vizibilitate

o      Crearea profilelor de altitudine

o      Crearea hartilor umbrite pe baza altitudinii

o      Crearea de vederi 3D statice sau dinamice bazate pe modele de teren 3D

o      Legatura dinamica intre harta continand informatia 2D si modelul vizualizat in 3D

Subsistemul GIS trebuie sa ofere un set complet de instructiuni matematice si logice aplicate analizei de tip grid/rastru care sa permita manipularea modelelor de teren digital si a imaginilor satelitare

Subsistemul GIS trebuie sa permita efectuarea de scripturi pentru automatizarea analizelor specifice

Subsistemul GIS trebuie sa ofere:

o      Posibilitatea achizitiei datelor de catre un utilizator in maniera tranzactionala pe termen lung, cu blocarea accesului celorlalti utilizatori la elementele editate

o      Posibilitatea de a nu bloca accesul la elementele din apropierea geografica pentru alti utilizatori

o      Posibilitatea vizualizarii modificarilor efectuate de alti utilizatori pe un set de date in timp ce se opereaza un nou set de elemente

o      Istoric al elementelor geospatiale: caractersticile acestora la un moment dat sau evolutia lor in timp

Subsistemul GIS trebuie sa ofere functii avansate de generare/ validare a topologiei:

o      Functii de simplificare a liniilor, eliminarea traseelor prea scurte/lungi, stergere a elementelor duplicate, eliminare a erorilor de tip intoarcere

o      Functii apelabile atat din mediul GIS cat si ca aplicatii de sine statatoare ce pot executa asupra datelor o suita de procese automate

o      Generarea si afisarea unei liste cu eorile topologice ce pot fi reolvate doar cu ajutorul utilizatorului

Subsistemul GIS trebuie sa asigure acces on-line la date fara necesitatea conversiei acestora

Subsistemul GIS trebuie sa permita publicarea datelor prin Intranet/Internet a formatelor vectorial, raster si alfanumeric

Subsistemul GIS trebuie sa permita analiza (suport decizional) prin interfete personalizate pentru orice post de lucru

Subsistemul GIS trebuie sa permita stabilirea interfetei pentru fiecare categorie de utilizatori pe baza de specificatie

Ofertantul trebuie sa ia in considerare ca, in etapa de constructie a sistemului integrat de mediu, trebuie sa dezvolte un numar de 100 – 150 aplicatii WEB GIS pe baza specificatiilor detaliate care vor fi stabilite de comun acord cu beneficiarul in cursul etapei de analiza.

Aplicatiile WEB GIS trebuie sa ruleze independent de subsistemul GIS si sa ofere functionalitati de vizualizare, zoom, editare primara in functie de drepturile utilizatorilor

Aplicatiile WEB GIS trebuie sa poata sa fie publicate in portalul ANPM pe baza unor reguli dinamice de diseminare a informatiilor.

Aplicatiile WEB GIS trebuie sa fie capabile sa furnizeze continut informational divers (nu numai GIS) in functie de corelatia datelor disponibile in diversele componente ale sistemului integrat de mediu cu referire la un anumit obiect GIS

Accesul la date pentru aplicatiile WEB GIS trebuie sa fie sigur si protejat si sa fie facut in mod obligatoriu prin accesarea catalogului de obiecte GIS (middle-tier) si nu prin accesul direct la bazele de date relationale astfel incat sa se asigure securitatea si mentinerea coerentei datelor.