INTERFATA CU UTILIZATORUL IN ACCESS

INTERFATA CU UTILIZATORUL

Totalitatea mijloacelor prin care aplicatia Access comunica cu utilizatorul ei poarta numele de interfata. De obicei, interfata este bidirectionala, permitand atat transferul datelor primare si al comenzilor de la utilizator, cat si extragerea rezultatelor si afisarea mesajelor de la aplicatie.

Conceperea interfetei este una dintre sarcinile proiectantului. Accesul pune la dispozitia acestuia diverse mecanisme pentru interfatare: machete, casete pentru dialog, meniuri, bare cu scule, combinatii de taste. Rolul proiectantului este sa aleaga dintre acestea pe cele mai potrivite pentru aplicatia data si sa decida felul in care utilizatorul aplicatiei va folosi diferitele facilitati ale acesteia, pentru rezolvarea sarcinilor de lucru.

1. Structura interfetei cu utilizatorul

Atunci cand concepe o aplicatie, proiectantul trebuie sa decida ce elemente va intrebuinta pentru realizarea interfetei si felul in care utilizatorul va folosi aplicatia pentru a efectu diferite operatii. Folosirea aplicatiei presupune trecerea de la un camp la altul, de exemplu intr-o macheta sau trecerea de la un obiect la altul, de exemplu de la o macheta la un raport sau la alta macheta.

Atunci cand ne referim la o macheta, modalitatea de trecere de la un control la altul (focalizarea) este stabilita de asa- numita ordine de vizitare. Ordinea de vizitare este impusa de proiectant, fie implicit, prin secventa in care a creat controalele in cadrul machetei, fie explicit, prin folosirea proprietatii TabIndex a fiecarui control. Din acest punct de vedere, se pot face cateva recomandari suplimentare, in privinta proiectarii unei machete:

controalele trebuie grupate logic, in asa fel incat utilizatorul sa-si concentreze atentia intr-o singura zona a machetei;

deplasarea sa fie naturala, de exemplu de sus in jos sau de la stanga spre dreapta;

controalele folosite pentru gasirea sau filtrarea inregistrarilor le plasam in antet sau in subsol, pentru a sublima functionalitatea lor diferita.

In privinta trecerii de la un obiect la altul, ne putem inspira din metodele folosirii in aplicatiile Windows cunoscute. In acest sens, vom comenta cateva dintre alternativele care ne stau la dispozitie:

in machete, putem sa adaugam butoane de comanda si sa le folosin pentru executarea unor actiuni ca: aplicarea unui filtru, executia unei interogari, transferul unor date, deschiderea unei machete cu detalii sau tiparirea unui raport. Butoanele de comanda prezinta avantajul unei foarte bune vizibilitati si a unei mari usurinte de utilizare. Intrucat, in capitolele anterioare am folosit deja o astfel de interfata, nu mai insistam si vom prezenta numai celelalte mecanisme, ne discutate pana acum;

putem sa adaugam meniuri noi in barele pentru meniuri existente sau sa cream bare pentru meniuri complet noi, care sa asigure comenzile necesare operarii aplicatiei. Folosirea acestei metode este recomandata in cazul operatiilor globale pentru o macheta. Ea are avantajul ca ocupa putin loc pe ecran, dar si dezavantajul unei vizibilitati mai reduse decat in cazul butoanelor de comanda. Pentru ca utilizatorul sa vada o comanda, el trebuie sa deschida meniul.

oarecum asemanator folosirii meniurilor, avem posibilitatea sa particularizam barele cu scule existente sau sa ne cream propriile bare cu scule. Barele cu scule particularizate putem sa le atasam machetelor si sa folosim butoanele pentru executia comenzilor din aplicatie. In functie de necesitatile concrete, vom putea sa folosim o singura bara cu scule particularizata sau mai multe. In ultimul caz, le putem atasa machetelor corespunzatoare. Avantajul folosirii acestui mecanism este vizibilitatea mai buna decat a comenzilor din meniuri si usurinta intrebuintarii. De fapt, putem sa folosim butoanele din barele de scule pentru a pune in evidenta si la indemana, cele mai frecvent folosite comenzi din meniu.

in fine, avem posibilitatea sa asociem actiuni cu o anumita combinatie de taste, prin folosirea unei macro- comenzi pentru atribuirea tastelor.

O interfata bine proiectata este cat mai simpla, mai sugestiva si mai usor de intrebuintat. Cu cat interfata este mai discreta, cu atat utilizatorul isi poate concentra atentia asupra sarcinilor de serviciu, nu asupra structurii si functionarii interfetei.

2. Crearea unei bare pentru meniuri

Barele pentru meniuri ofera posibilitatea definirii unor seturi de comenzi pentru aplicatie. In Access, avem posibilitatea sa cream bare particularizate pentru meniuri, care include atat comenzi Access native, cat si comenzi definite special pentru aplicatie. O bara pentru meniuri este alcatuita din meniuri, care grupeaza urmatoare elemente: comenzi, bare de separare si submeniuri. Toate aceste componente le vom numi cu termenul comun de elemente de meniu. La randul lor, submeniurile contin subcomenzi si bare de separare.

Comenzile particularizate din barele cu meniuri pot fi folosite in doua feluri:

afisarea unei machete sau unui raport (bara pentru meniuri este afisata ori de cate ori deschidem macheta sau afisam raportul in Print Preview);

global (afisata in toate ferestrele cu exceptia machetelor sau rapoartelor care au propriile bare cu meniuri).

2.1 Crearea unor submeniuri

Pentru fiecare meniu creat putem sa includem unul sau mai multe niveluri de submeniuri. Un submeniu este o ramificatie dintr-un alt meniu si contine propriile elemente de meniu. Folosirea submeniurilor este recomandata in doua situatii:

atunci cand vrem sa subliniem legatura dintre un element de meniu si un alt meniu;

atunci cand, pur si simplu, nu mai avem loc in bara pentru meniuri.

Pentru crearea unui submeniu:

1. Selectam elementul de meniu, care dorim sa devina numele de submeniu.

Cream elementele submeniului si le aliniem, prin actionarea butonului cu sageata dreapta.

2.2 Finalizarea proprietatii barei pentru meniuri

In momentul in care am terminat crearea barei pentru meniuri actionam butonul OK. In caseta pentru dialog Save As, introducem un nume pentru bara creata si actionam butonul OK.

Daca am inceput lucrul cu Menu Builder de la proprietatea MenuBar, Access va introduce, automat, numele in caseta proprietatii. Daca, in schimb, am inceput lucru cu Menu Builder folosim comanda Add-ins, Access va salva bara pentru meniuri si-i va atribui numele introdus in caseta Save As. In acest caz, ramane la latitudinea noastra daca si cum asociem numele barei cu proprietatea MenuBar a unui obiect. Putem sa facem aceasta operatie manual sau printr-o procedura Access Basic.

Nota:

In cazul in care nu dorim sa folosim Menu Builder, putem sa cream o bara pentru meniuri particularizata in fereastra Macro sau putem sa editam o barapt meniuri sau un meniu creat cu ajutorul Menu Builder, in fereastra Macro.

2.3 Editarea unei bare pentru meniuri

Editarea unei bare pentru meniuri inseamna modificarea componentei sau a plasamentului elementelor acesteia. Editarea poate fi realizata de catre proiectantul aplicatiei cu ajutorul Menu Builder sau manual, direct in fereastra Macro.

Folosirea Menu Builder pentru editarea unui meniu definit si atasam unei machete sau unui raport:

1. Selectam proprietatea MenuBar a machetei /raportului si apoi actionam butonul Build de la dreapta casetei proprietatii;

2. In caseta pentru dialog Menu Builder, editam meniurile si comenzile;

3. Actionam butonul OK.

Folosirea Menu Builder pentru editarea oricarei bare cu meniuri definite:

1. Executam comanda Add-Ins, din meniul File a oricarei ferestre si apoi alegem Menu Builder;

2. In caseta pentru dialog Menu Builder, selectam bara pentru meniurile pe care dorim sa o editam;

3. Actionam butonul Edit;

In caseta pentru dialog Menu Builder, editam meniurile si comenzile;

5. Actionam butonul OK.

Menu Builder modifica macro-comenzile care definesc bara pentru meniuri si meniurile acesteia. Chiar daca bara pentru meniuri nu a fost creata cu ajutorul asistentului, vom putea sa utilizam Menu Builder pentru editarea barei, cu conditia sa fie respectat, la crearea, urmatoarele reguli:

fiecare rand al macro-comenzii barei pentru meniuri trebuie sa contina o actiune AddMenu;

in grupul de macro-comenzi ce definesc meniuri individuale, folosim numai macro-comenzi cu o singura actiune.

De asemenea, este bine de tinut minte ca Menu Builder nu va fi capabil sa salveze, dupa editare, urmatoarele carecteristici ale macro-comenzilor:

randuri goale sau numai cu comentarii;

nume pentru macro-comenzi din grup, care nu respecta conventia Menu Builder, prezentata mai sus;

conditionari in macro-comanda ce defineste un meniu.

In cazul in care Menu Builder intalneste oricare dintre aceste caracteristici, va afisa un mesaj de avertizare, prin care ne anunta ca va elimina aceasta caracteristica. In felul acesta, vom putea decide daca mergem mai departe si folosim Menu Builder sau nu.

Pentru editarea manuala a macro-comenzilor care definesc bara pentru meniuri va trebui sa deschidem fiecare macro-comanda a barei pentru meniuri, in modul Design view, si sa o editam.

2.4 Stabilirea unei bare pentru meniuri globala

Bara pentru meniuri globala este afisata de Access pentru toate ferestrele, cu exceptia machetelor si a rapoartelor care au propriile lor bare pentru meniuri. Pentru a stabili o bara pentru meniuri globala, atribuim numele macro-comenzii care defineste bara pentru meniuri proprietatii MenuBar a obiectului Application. O buna idee este sa facem acest lucru in cadrul macro-comenzii AutoExec, care stabileste mediul de lucru.

Pentru ca sa revenim la bara pentru meniuri nativa, vom atribui valoarea (sirul vid) proprietatii MenuBar a obiectului Application

3 Interogari, machete si casete pentru dialog

In incheierea acestui capitol, vom mai spune cateva cuvinte in legatura cu cateva tehnici de comunicare intre aplicatie si utilizator, pe care nu le-am prezentat pana acum. Este vorba de intrebuintarea, pentru prelucrarea datelor de la utilizator, a interogarilor cu parametrii, a machetelor "pop-up" si a casetelor pentru dialog.

3. 1 Interogari cu parametrii

Atunci cand executam repetat aceeasi interogare, dar avand alte valori pentru conditiile de selectare, este mai convenabil sa cream si sa utilizam o interogare cu parametrii. In acest caz, Access ne va solicita valoarea curenta pentru conditia de selectare in caseta pentru dialog Enter Parameter Value. Mai mult chiar Access ne da posibilitatea sa cream interogari care sa solicite, prin afisarea repetata a casetelor pentru dialog, mai multe valori, pentru mai multe conditii de selectare. Acest tip de interogari este foarte util ca baza de plecare in crearea unor machete sau rapoarte.

Pentru crearea unei interogari cu parametri:

Cream o interogare fara ajutorul asistentului si adaugam tabelele dorite.

Antrenam campurile pentru interogare in grila QBE.

3. Introducem textul de solicitare a valorii parametrului, in celula din randul Criteria corespunzatoare numelui campului pe care dorim sa-l folosim ca parametru (intre paranteze patrate).

Executam comanda Datasheet, din meniul View sau actionam butonul Datasheet View, din bara de scule. Access va afisa caseta pentru dialog Enter Parameter Value.

Introducem o valoare si apoi actionam butonul OK. Access extrage datele si le afiseaza setul rezultat sau, daca am specificat mai multi parametri, va cere celelalte valori si la sfarsit va afisa setul dinamic rezultat.

Nota:

Desi in cele mai multe cazuri procedeul standard de creare a interogarilor cu parametri functioneaza, in cateva situatii speciale va trebui sa specificam un tip de date pentru fiecare parametru din interogare. De exemplu, in interogari de sinteza in care nu am stabilit proprietatea ColumnHeadings a interogari sau in cazul in care stabilim un parametru pentru un camp de tip Yes / No.

Pentru specificarea tipului de date al unui parametru din interogare:

1. Cream o interogare cu parametri (pasii 1-3 din procedeul de mai sus).

2. Executam comanda Parameters, din meniul Query.

3. In caseta pentru dialog Query Parameters:

specificam mesajul de solicitare inclus intre paranteze drepte (in prima celula a coloanei Parameter);

selectam tipul de date al parametrului (in celula corespunzatoare din coloana Data Type).

Repetam pasul 3, pentru toti parametrii doriti.

5. Actionam butonul OK.

3.2 Folosirea machetelor "pop-up" si a casetelor pentru dialog

O macheta "pop-up" este plasata deasupra altor machete deschise, chiar si atunci cand o alta macheta este activa. Practic, putem sa folosim doua tipuri de machete "pop-up": " modeless" si "modal".

Primul tip de macheta permite accesarea altor obiecte si comenzi din meniurile Access, in timp ce macheta este deschisa. El este recomandat in cazul in care dorim sa putem schimba focalizarea dintr-o macheta in alta, fara a trebui sa le inchidem.

Al doilea tip, insa, nu permite acest lucru, pana cand nu inchidem sau ascundem macheta deschisa. O astfel de macheta poarta numele de caseta pentru dialog. Vom folosi o caseta pentru dialog atunci cand dorim sa impunem utilizatorului sa inchida caseta pentru dialog sau sa raspunda la mesajul acestuia inainte de a putea continua prelucrarile. Un exemplu tipic este solicitarea unor date (parametri) necesari efectuarii operatiei sau afisarea unor mesaje.

In cadrul aplicatiei, putem sa folosim machete "pop-up" si casete pentru dialog pentru:

afisarea informatiilor pentru utilizator;

solicitarea informatiilor, de la utilizator, necesare pentru continuarea aplicatiei.

Pentru crearea unei machete "pop-up modeless":

Cream macheta si-i punem proprietatea PopUp la valoarea Yes.

Pentru crearea unei casete pentru dialog:

Cream macheta si-i punem proprietatea PopUp la valoarea Yes, iar proprietatea Modal la valoarea Yes.

Pentru deschiderea oricarei machete ca o caseta pentru dialog:

Punem argumentul Window Mode, al aciunii OpenForm, la valoarea Dialog.

3.3 Crearea si folosirea casetelor pentru dialog

Casetele pentru dialog particularizate pot fi folosite pentru colectarea informatiilor sau pentru afisarea unor mesaje. In general, secventa uzuala de actiune este urmatoarea:

aplicatia afiseaza caseta pentru dialog, cu un mesaj de solicitare sau de avertizare;

utilizatorul introduce informatiile solicitate sau reactioneaza la anuntul primit;

in final, el actioneaza un buton de comanda pentru confirmarea introducerii sau efectuarea actiunii dorite.

Butoanele de comanda sunt plasate, de obicei, in partea de jos sau din dreapta a casetei pentru dialog. Unul dintre butoanele de comanda ale casetei este ales sa actioneze, atunci cand se apasa tasta ENTER. El se numeste buton implicit. Prin conventie butonul implicit este butonul din stanga sau de sus.

Pentru stabilirea unui buton de comanda ca buton implicit:

Punem proprietatea Default a butonului pe Yes (in foaia pentru proprietati) sau la True (dintr-o procedura Access Basic).

Nota:

Numai un singur buton de comanda poate sa fie buton implicit. Atentie la alocarea butonului implicit. El nu trebuie sa produca probleme, daca utilizatorul apasa din gresala tasta ENTER!

Un alt buton de comanda al casetei este ales sa actioneze, atunci cand se apasa tasta ESC. El se numeste buton de anulare.

Pentru stabilirea Inui buton de comanda ca buton implicit:

Punem proprietatea Cancel a butonului Yes (in foaia pentru proprietati)sau la True (dintr-o procedura Access Basic).

Nota: Numai un singur buton de comanda poate sa fie buton de anulare

De obicei, o caseta pentru dialog este inchisa prin actionarea unui buton de comanda. In consecinta, caseta Control-Menu nu este necesara.

Pentru inlaturarea casetei Control-Menu:

Punem proprietatea ControlBox la valoare No (in foaia pentru proprietati) sau la False (dintr-o procedura Access Basic).

De multe ori este dorit, ca in momentul actionarii unui buton de comanda, din caseta pentru dialog, sa nu inchidem caseta, ci sa o ascundem. In acest fel, vom fi in masura sa folosim valorile introduse pentru efectuarea actiunilor (intr-o macro-comanda sau o procedura pentru tratarea evenimentelor) si abia la terminare acestora sa inchidem caseta.

Pentru ascunderea unei casete pentru dialog:

Punem proprietatea Visible a casetei la False.

Pentru inchiderea unei casete pentru dialog:

Folosim actiunea Close.

3.4 Obtinerea conditiilor de selectare dintr-o caseta pentru dialog

In cazul in care aplicatia da posibilitatea utilizatorului sa deschida o macheta sau sa tipareasca un raport, este evident necesar sa-i permitem sa si aleaga ce anume va afisa sau tipari. O posibilitate este sa afisem o caseta pentru dialog in care utilizatorul sa introduca conditiile de selectare pentru interogarea care sta la baza machetei sau raportului. Pentru a lua valoarea, va trebui sa adresam controalele casetei pentru dialog.

Acest lucru putem sa-l facem in trei feluri:

folosind argumentul WhereCondition al actiunii OpenFrom sau OpenRecord care deschide o macheta sau tipareste un raport;

folosind un filtru salvat ca o interogare care sa filtreze interogarea pe care se bazeaza macheta sau raportul. Specificam filtrul punand argumentul Filter Name al actiunii OpenFrom sau OpenReport la numele filtrului.

adresam controalele casetei pentru dialog direct in interogarea pe care se bazeaza macheta sau raportul.

Folosirea argumentului WhereCondition al actiunii OpenFrom sau OpenRecord este metoda cea mai simpla pentru an obtine o singura valoare pentru conditia de selectare.

Adresarea se face in felul urmator:

[nume_camp_interogare] = Forms! [nume_caseta_dialog]! [nume_control]

O interogare separata numita interogare filtru, poate sa adreseze controalele din caseta pentru dialog pentru a-si obtine conditiile de selectare. Folosind aceasta metoda, filtram inregistrarile dintr-o macheta sau dintr-un raport prin stabilirea argumentului FilterName al actiunii OpenFrom sau OpenRaport la numele filtrului. Filtrul trebuie sa includea toate tabelele care contin campuri in macheta sau raportul pe care-l deschidem.