EXCEL -notite de curs

Notiuni de baza despre registrele de calcul

Pornirea si parasirea programlui Excel

Pentru pornire se pot folosi trei metode:

• Din meniul Start cu secventa:

clic pe start din Windows

se selecteaza Programs

clic pe Microsoft Excel

Programul Excel poate fi pornit folosind o pictograma (shortcut). Daca aceasta nu exita ea poate fi creeata apoi se efectueaza dublu clic pe aceasta.

Din bara de comenzi rapide , daca este afisata bara Office de comenzi rapide.

Parasirea programului Excel se face parcurgand etapele:

Clic pe butonul Close din coltul dreapta sus al ferestrei programului Excel.

Sau din meniul File cu optiunea Exit.

Deschiderea, cautarea si inchiderea fisierelor

Se pot deschide simultan registre de calcul pana la epuizarea resurselor sistemului.

Deschiderea unui registru de calcul nou prestabilit se face cu

File-New

Comanda General si optiunea Workbook. Sau se mai poate deschide un registru de calcul folosind un sablon care este asemanator unui formular.

Deschiderea unui registru de calcul existent:

1. Open de pe bara cu instrumente standard sau File-Open.    Apare caseta de dialog Open. Se poate face caseta de dialog open sa deschida totdeauna un anumit director folosind meniul : Tools-Options-General-si in caseta Default file location se tasteaza calea directorului dorit.
2. #n caseta Look in se navigheaza pana la directorul dorit.
3. Clic pe Open sau dublu clic pe numele fisierului.

Se poate face deschiderea simultana a mai multor fisiere aflate in acelasi director selectand numele tuturor fisierelor si apoi tastand Open.

Cautarea unui fisier dupa proprietatile sale este de interes atunci cand nu se cunoaste exact numele si directorul fisierului:

1. Open din bara de instrumente sau din File
2. #n caseta de dialog Open: Tools apoi Fiind.
3. #n caseta de dialog Fiind se selecteaza optiunile de interes
4. Find Now pentru a incepe cautarea.

#nchiderea fisierelor registru de calcul se face cu una dintre procedurile:

clic pe butonul Close dreapta sus

File-Close

Pentru inchiderea tuturor registrelor de calcul :

se tine Shift apasat cat timp se efectueaza clic pe meniul File. Comanda Close va fi inlocuita de Close all cat timp Shift e apasat

Clic pe Close all.

Selectarea si navigarea printr-o foaie de calcul

Deplasarea in cadrul unei foi de calcul

O celula reprezinta intersectia unei linii cu o coloana intr-o foaie de calcul. Un grup dreptunghiular de doua sau mai multe celule este numit domeniu de celule. O adresa a unei celule sau referinta a unei celule este reprezentata de pozitia celulei respective in cadrul foii de calcul , data de litera corespunzatoare coloanei si numarul liniei pe care se gaseste celula respectiva.

Cele mai des utilizte metode de deplasare in cadrul unei foi de calcul:

Selectarea celulelor intr-o foaie de calcul

Introducerea datelor

Datele pot fi de tip text, numere, date calendaristice sau titluri de coloana. Tot ceea ce se tasteaza intr-o celula diferit de formule (care efectueaza calcule matematice asupra datelor intrduse) reprezinta date.

Introducerea datelor intr-o celula:

clic pe celula

se tasteaza datele urmat de Enter sau Tab

pentru a modifica directia in care se deplaseaza celula activa la apasarea tastei Enter se deschide meniul: Tools-options-Edit-Move selection after Enter si se alege directia care intereseaza

Utilizrea caracteristicii AutoFill pentru introducerea textului

Exista memorate un set de liste personalizate. Acestea reprezinta liste de interes curent care odata memorate nu mai trebuie rescrise si pot fi afisate folosind caracteristica AutoFill. Pentru a introduce propria lista personalizata (o lista cu colegii, un set de obiecte de inventar..) se parcurg pasii:

1. se introduce lista pe foaia de calcul si apoi se selecteaza.
2. Tools-Options.
3. Tabulatorul Custom lists. Domeniul listei selectate se afla introdus in caseta Import list from cells.
4. Clic pe Import si OK.

Daca datele initiale de tip text sunt recunoscute de caracteristica AutoFill ca facand parte dintr-o lista interna , lista va fi completata automat iar daca ceea ce este introdus nu este recunoscut de caracteristica AutoFill, aceasta va copia intrarea respectiva pentru a completa celule. De exemplu succesiunea comenzilor pentru a competa zilele saptamanii:

1. clic pe o celula
2. se tasteaza numele unei zile a saptamanii
3. se plaseaza indicatorul de mouse deasupra coltului dreapta jos al celulei selectate pana cand ia forma unei cruci mici negre si se trage spre cu butonul dreapta mouse.

Celulele peste care se trage vor fi completate cu numele zilelor saptamanii in ordinea din lista existenta.

Se mai poate folosi caracteristica AutoFill pentru a introduce progresii:

1. Se tasteaza primele doua valori ale progresiei in celule aflate una sub cealalta.
2. Se selecteaza ambele celule
3. Se trage marcajul de selectie al caracteristicii AutoFill (crucea mica neagra din coltul dreapta jos al domeniului selectat) in jos pentru a completa progresia.
4. Daca se trage cu butonul dreapta mouse din optiunile prezentate se alege cea care intereseaza (de exemplu pentru progresie geometrica: Growth Trend)

Excel ghiceste factorul de multiplicare pe baza datelor introduse initial si completeaza lista cu progresia corecta.

Introducerea datelor folosind un formular

1. Tabelul trebuie sa aiba titluri de coloane si cel putin o linie de date introdusa.
2. Clic pe o celula oarecare din tabel.
3. Meniul Data-Form (Macheta)

Va fi creat un formular pentru datele din tabel

Clic pe New pentru introducerea unei noi inregistrari

Deplasarea de la un camp la altul in cadrul inregistrarii afisate se face cu Tab , Shift+Tab.

Enter pentru deplasarea la urmatoarea inregistrare din tabel sau pentru a incepe una noua.

4. Close pentru inchiderea formularului. Noile inregistrari vor fi afisate la sfarsitul tabelului.

Validarea datelor in timpul introducerii acestora

Pentru a evita introducerea din neatentie de date gresite se pot configura instrumente de validare a datelor.

1. Se selecteaza    domeniul de celule in care se doreste validarea datelor.
2. Meniul Data-Validation- apare caseta de dialog-Data Validation
3. Pe tabulatorul Settins (Setari) se selecteaza un tip de data din cadrul listei derulante Allow (Se permite).
4. #n lista derulanta Data se selecteaza orice criteriu de limitare a valorilor este dorit.
5. #n casetele aflate sub lista derulanta Data se pot alege alte criterii ca: valori minime si maxime permise (determinate de alegerile anterioare din casetele Allow si Data).
6. Daca sunt necesare date in fiecare celula se sterge celula de validare Ignore blank (se ignora celulele albe).
7. Pe tabulatorul Input Message se tasteaza un titlu si un mesaj care vor fi afisate la selectarea unei celule validate. Daca nu se doreste un astfel de mesaj se sterge caseta de validare : Show input message when cell is selected.
8. Pe tabulatorul Error Alert se alege o pictograma, se tasteaza un titlu si un mesaj de eroare care vor fi afisate cand se introduc date gresite. }i aceasta optiune poate fi invalidata caseta corespunzatoare.
9. Clic pe OK.

Pentru a localiza celulele validate pe o foaie de calcul:

Edit-Go to-Special-Data Validation-All-OK.

Pentru a indeparta validarea datelor

1. Se selecteaza o celula din domeniul validat.
2. Data-Validation
3. Clic pe Clear all .
4. Pentru a renunta la aceeasi configurare de validare pentru toate celulele active se selecteaza tabulatorul Settings si se bifeaza caseta de validare: Apply these changes to all other cells with the same settings.
5. OK.

Laborator 2

I.5 Selectarea si navigarea printre foile de calcul

Schimbare nume foaie de calcul:

Clic pe tabulator foaie

Tastare nume nou si Enter

Selectarea unui grup de foi dintr-un registru :

Clic pe tabulatorul primei foi de selectat

Se tine apasat Shift pentru selectarea unui grup de foi adiacente sau Ctrl pentru selectarea unui grup de foi neadiacente.

Deselectare grup

-clic pe o foaie in afara grupului sau

-clic dreapta pe un tabulator al grupului si optiunea Ungroup Sheets

}tergerea unei foi de calcul dintr-un registru:

Clic dreapta pe tabulatorul foii. Apare caseta mesaje care cere confirmarea. OK.

Inserarea unei foi goale intr-un registru:

Clic dreata pe un tabulator oarecare al unei foi de calcul si Insert.

Din caseta de dialog se alege cu dublu clic pictograma cu tipul de foaie dorit. Foaia se adauga la stanga celei selectate initial.

Schimbare numar prestabilit de foi de calcul intr-un registru (maxim 255) :

Tools-Options-General.

Caseta Sheets in new workbook se stabileste numarul si OK.

Mutare foaie de calcul:

Clic pe tabulatorul foii care se muta.

Se trage tabulatorul in noua pozitie si se plaseaza cand triunghiul de pozitionare se afla in locul unde se doreste mutarea.

Creearea unei copii identice a unei foi de calcul in acelasi registru :

Clic pe tabulatorul foii care se copiaza.

Se trage tabulatorul pana la pozitia dorita pentru copie si se tine apasat Ctrl.

Se elibereaza butonul de mouse si apo tasta Ctrl.

Mutarea sau copierea unei foi de calcul in alt registru de calcul :

Se deschid ambele registre de calcul.

Clic dreapta pe tabulatorul foii care se va muta sau copia.

Se selecteaza Move sau Copy }i apare o caseta de dialog care sa stabileasca pozitionarea foii de calcul in noul registru.

Daca se bifeaza caseta Create a copy se copiaza foaia in noul registru, altfel se muta. OK.

Alta varianta :

Se deschid ambele registre de calcul.

Se aranjeaza cele doua ferestre astfel incat sa fie vizibile tabulatoarele foilor din ambele registre.

Pentru mutarea unei foi se trage tabulatorul acesteia si se plaseaza intre tabulatoarele foii de calcul din celalalt registru. Pentru copiere se tine apasat Ctrl.

Deschiderea si creearea unui registru de calcul cu o foaie deja existenta :

Se reduce dimensiunea ferestrei registrului activ a.i. sa fie vizibila o parte din suprafata de lucru Excel, dar si tabulatoarele foilor de calcul din registrul activ. ; se trage tabulatorul foii care va fi continuta in noul registru si se plaseaza pe suprafata de lucru Excel. Va fi creat un nou registru continand foaia respectiva.

I.6. Modificarea vizualizarii foii de calcul

#nghetarea panourilor :

Pentru a ingheta primele n linii ale foii de calcul se selecteaza linia n+1 . Pentru a ingheta primele n coloane se selecteaza coloana n+1. Pentru a ingheta de exemplu linia 1 si coloana A se selecteaza B2

Window- Freeze Panes.

Deselectarea optiunii: Window-Unfreeze Panes.

Divizarea panourilor unei foi de calcul:

Nu trebuie sa existe panouri inghetate pe foaie.

Se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra casetei de divizare verticala sau orizontala (deasupra sagetilor de defilare)

Cand indicatorul devine o sageata cu doua varfuri se trage caseta de divizare spre foaia de calcul unde va apare o linie de divizare.

#ndepartarea panourilor divizate :

Se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra barei de divizare

Cand indicatorul devine sageata cu doua varfuri dublu clic.

Aranjarea foilor de calcul dintr-un singur registru in ferestre separate :

Window- New Window- va fi creata o noua fereastra pentru aceeasi foaie de calcul.

Window Arrange-apare caseta de dialog unde se selecteaza optiunile de aranjare.

Clic pe caseta de validare Windows of active Workbook.

Aranjarea mai multor ferestre pentru a vizualiza mai multe registre in acelasI timp:

Se deschid registrele cu care se va lucra.

Window Arrange-apare caseta de dialog unde se selecteaza optiunile de aranjare.

Clic pe caseta de validare Windows of active Workbook pentru deselectare.

EDITAREA DATELOR

II.1 Editarea datelor.

Se poate face:

direct in celule, selectand celula

in bara de formule

Metode rapide de editare a datelor :

Gasirea si inlocuirea datelor.

Gasirea datelor specifice:

Edit-Find apare caseta de dialog Find.

La Find what se tasteaza sirul de caractere cautat.

#n caseta Look in se selecteaza: Formulas, values, Comments

Daca e cazul se valideaza Match case. Daca se doreste localizarea doar a potrivirilor complete se selecteaza: Find entire cells only.

Clic pe Find next.

#nlocuirea unui sir de caractere cu altul:

Edit-Replace. Apare caseta de dialog Replace. Aceasta poate apare si daca se selecteaza butonul Replace din caseta de dialog Find.

#n Find what se tasteaza caracterele care se vor inlocui

#n Replace with se tasteaza noile caractere.

Pentru a inlocui individual aparitiile se selecteaza Find next pana la localizarea unei aparitii care se va inlocui cand se selecteaza Replace.

Pentru a inlocui toate aparitiile se selecteaza Replace All.

Stergerea continutului unui domeniu de celule:

Se selecteaza domeniul

Clic pe Delete.

}tergerea tuturor informatiilor dintr-un domeniu de celule (inclusiv date, elemente de formatare, comentarii)

Selectare domeniu.

Edit-Clear All.

Deplasarea si copierea celulelor in aceeasI foaie de calcul

Pentru ca sa fie permisa tragerea si pozitionarea celulelor:

Tools-Options-Edit-Allow cell drag and drop

Mutarea continutului celulelor prin tragere:

Se selecteaza domeniul de celule.

Se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra chenarului domeniului de celule pana se transforma intr-o sageata.

Se trage chenarul la noua locatie si se elibereaza butonul de mouse.

Pentru copierea celulelor prin tragere la pozitionarea chenarului domeniului de celule se tine apasat Ctrl care se elibereaza dupa eliberarea butonului de mouse.

Mutarea si copierea celulelor in foi de calcul diferite

Cea mai simpla metode este prin folosirea perechilor Copy+Paste sau Cut+Paste din meniul Edit. Comenzile pot fi selectate si de pe bara cu instrumente.

Inserarea si stergerea de linii si coloane

}tergere de linii sau coloane:

Selectare linii sau coloane(clic pe antet)

Clic dreapta in cadrul selectiei si Delete.

Trebuie eventual reactualizate referintele la celulele sterse.

Inserare linii sau coloane:

Clic pe antetul liniei de dedesupt sau pe antetul coloanei la dreapta locului unde se va face inserarea.

Clic dreapta in cadrul selectiei si Insert in meniul imediat.

Pentru a insera mai mult de o linie sau o coloana se selecteaza un n umar egal de linii sau coloane cu cel care se insereaza.

La inserarea de noi celule , celulele inconjuratoare se vor deplasa in jos sau la dreapta pentru a face loc, in functie de ceea ce a fost ales in caseta de dalog Insert.

Analog la stergere in functie de selectia din caseta de dialog Delete.

Inserarea celulelor:

se selecteaza celulele care se vor muta in jos sau la dreapta.

Clic dreapta pe celulele selectate si Insert.

Clic pe optiunea Shift cell right pentru a muta spre dreapta celulele selectate si a face loc noilor celule sau Shift cell down pentru a muta in jos celulele selectate. OK.

}tergerea celulelor se face analog, dar optiunile sunt Shift cell left pentru a muta spre stanga celulele existente si pentru a completa spatiul eliberat de celulele sterse sau Shift cell up pentru a muta in sus celulele existente.

Separarea unei coloane in mai multe coloane:

Este precedata de analiza celulelor coloanelor pentru a determina daca exista in celule informatii delimitate de separatori.

Se selecteaza coloana pentru analiza. #n dreapta coloanei analizate se lasa o coloana libera pentru a fi inscrisa noua coloana creata. Exemplu: separarea coloanei cu nume in doua coloane continand nume sI prenume.

Data-Text to Columns si este pornit Wizard-ul pentru conversia textului in coloane.

La pasul 1 se selecteaza optiunea Delimited apoi Next. La pasul 2 se alege un delimitator (de exemplu Space) apoi Next.

Se alege un format de date si Finish.

Adaugarea de comentarii unei foi de calcul

Clic dreapta pe celula careia i se adauga comentariu

Insert Comment. Apare un cadru pentru comentariu pe foaia de calcul completat cu numele de utilizator. Se pot modifica numele utilizator, fontul si atributele textului.

Se tasteaza comentariul sI clic pe alta celula a foii.

Un triunghi mic rosu in partea de sus a unei celule indica prezenta unui comentariu.

Editarea sau stergerea unui comentariu: clic dreapta pe celula respectiva si selectarea comenzii Edit Comment sau Delete Comment.

Utilizarea caracteristicii AutoCorrect(corectare automata)

Configurarare AutoCorrect:

Tools-AutoCorrect si apare o caseta de dialog.

#n caseta Replace se tasteaza ceea ce se va scrie in foaia de calcul (o formulare gresita care se doreste inlocuita). Pentru a sterge o intrare in lista Autocorrect se selecteaza intrare apoi Delete si OK.

#n caseta With se tasteaza ceea ce AutoCorrect trebuie sa puna in locul greselii de tastare si OK.

Verificarea ortografica:

Se selecteaza domeniul de verificat (pentru toata foaia se face clic pe o celula).

Tools-Spelling (sau de pe bara cu instrumente)

La gasirea unui cuvant care nu face parte din dictionar apare o caseta de dialog cu sugestii pentru inlocuirea lui.

II.2 Calcule simple

Se scriu formule sau functii. Pentru a obtine raspunsuri rapide fara a scrie formule:

caracteristica Autocalculate

caracteristica AutoSum

Utilizarea caracteristicii AutoSum:

Se selecteaza celulele asupra carora se aplica formula

Pentru a schimba functia utilizata de AutoCalculate se efectueaza clic dreapta pe caseta AutoCalculate (bara de stare dreapta jos) si se alege alta functie dintr-un sir de sase, sau se alege None pentru a dezactiva caracteristica.

Utilizarea caracteristicii AutoSum pentru a introduce o formula

Butonul AutoSum este folosit pentru a introduce o formula care insumeaza un grup de numere fara a scrie efectiv formula:

Clic pe o celula la baza coloanei cu numerele care se vor suma.

Se selecteaza butonul AutoSum din bara de instrumente standard. #n formula scrisa de Excel se pot selecta celulele dorite. ENTER.

Despre referinte la celule

Referinta la celule=adresa celulei in cadrul foii de calcul , data de litera coloanei si de numarul liniei pe care se afla.Celulele pot avea diferite tipuri de referinte in functie de modul in care se vor utiliza in formule.Exista patru tipuri de exprimare a referintei: relativ, absolut si doua tipuri mixte. Semnul $ determina tipul referintei.

• Referinta A1 este relativa
• Referinta $A$1 e absoluta
• Referintele $A1 si A$1 sunt mixte.

#n cadrul unei referinte semnul $ indica linia sau coloana ca fiind absolute, care nu se schimba.

Comutarea intre tipurile de referinte ale unei celule:

Dublu clic pe celula cu formula

#n interiorul Formulei clic pe referinta celulei

F4 pana cand referinta e de tipul dorit si Enter.

Scrierea propriilor formule

Operatori aritmetici:

Formulele pot efectua calcule asupra celuleleor din aceeasi foaie de calcul, dinfoi de calcul diferite sau chiar din registre de calcul diferite.

Exemplu: Scrierea unei formule simple care aduna valorile a doua celule:

Clic pe celula in care se va afisa rezultatul.

Se tasteaza semnul =.

Clic pe o celula care se va aduna si se tasteaza +.

Clic pe cealalta celula care se va aduna . Enter.

Celulele au referinte relative. Daca in celula A10 se aduna A9 cu A8 , formula scrisa aduna valoarea din celula aflata deasupra celulei curente cu cea aflata doua pozitii deasupra celulei curente.

Laborator 3

Utilizarea caracteristicii AutoFill pentru scrierea unei formule

O formula cu referinte relative opereaza cu valorile celulelor localizate relativ la pozitia formulei in foaia de calcul.

Exemplu

1. Scrieti o formula care aduna celula din stanga formulei cu celula din stanga acesteia (formula in E4 aduna C4 cu D4)
2. Pozitionati indicatorul de mouse deasupra marcajului de selectie al caracteristicii AutoFill si trageti mouse-ul in jos pentru a completa aceeasi formula in coloana foii de lucru. Eliberati butonul de mouse.

Formulele copiate si-au ajustat referintele la celule.

Scrierea unei formule care realizaza o legatura intre registrele de calcul

O astfel de formula se refera la celule aflate in mai multe registre de calcul.

Exemplu : scrierea unei formule care aduna valori ale celulelor din doua registre de calcul.

1. Se deschid ambele registre de calcul (si eventual un al treilea daca acolo se scrie formula).
2. Se tasteaza =.
3. Clic pe unul din registrele de calcul sursa (cu valorile pe care le adunam) si clic pe celula care se aduna in formula. Referinta la celula e adaugata in formula si va contine si numele registrului si al foii de calcul. Numele registrului este incadrat intre paranteze patrate si este urmat de numele foii de calcul care e separat de referinta celulei printr-un semn de exclamare.

anumele registruluisnumele foii de calcul !referinta celulei

4. Se tasteaza plus (+)
5. Clic in celalalt registru de calcul si apoi pe celula care se include in formula.
6. Se incheie cu Enter.

Cel mai simplu mod de lucru este utilizand mai multe ferestre.

La deschiderea registrului de calcul care contine formula (numit registru de calcul dependent) apare intrebarea daca se actualizeaza informatiile de legatura.

Daca se deschide unul dintre registrele de calcul sursa, formula se recalculeaza automat cu noile valori din registrul de calcul sursa deschis.

Editarea unei formule existente din foaia de calcul

1. dublu clic pe celula pentru a o deschide in editare. Editarea se poate face direct in celula sau in bara de formule.
2. Pentru a inlocui o referinta sau un nume al unei celule se selecteaza aceasta si apoi se efectueaza clic in foaia de calcul pe celula care o va in locui. Pentru a inlocui un domeniu, dupa dublu clic se trage mouse-ul peste ambele referinte pentru a selecta. Se trage apoi in foaia de calcul pentru a selecta domeniul inlocuitor.
3. Se incheie cu Enter.

Revizuirea unei formule

Revizuirea sau diagnosticarea unei formule este o modalitate de a vedea dintr-o privire unde se afla celulele referite (precedente) in foaia de calcul ; se pot de asemeni diagnostica celulele dependente ale unei formule.

Gasirea celulelor precedente (sursa) ale unei formule :

1. Clic pe celula care contine formula
2. Tools-Auditing-Trace Precedents

Sunt afisate pe foaia de calcul linii care evidentiaza celulele sursa ale celulei care contine formula.

Daca celulele precedente sunt in alta foaie de calcul sau in alt registru , apare o linie intrerupta sI un simbol reprezentand un alt registru de calcul.

3. Pentru a indeparta toate liniile de evidentiere de pe foaia de calcul : Tools-Auditing-Remove All Arrows.

Gasirea celulelor dependente ale unei formule:

1. Clic pe celula care contine formula
2. Tools-Auditing-Trace Dependents.

Se afiseaza pe foaia de calcul linii care evidentiaza celulele dependente ale celulei care contine formula.

Daca celulele dependente sunt in alta foaie de calcul sau in alt registru apare o linie intrerupta si un simbol reprezentand un alt registru de calcul.

3. Pentru indepartarea liniilor de evidentiere de pe foaia de calcul Tools-Auditing-Remove All Arrows

II.3 Calcule complexe

Scrierea unei formule folosind functii:

Clic pe celula in care va apare functia.

Clic pe butonul Paste Function din bara cu instrumente. Apare caseta de dialog Paste Function din care se selecteaza intai categoria si apoi functia care intereseaza.

Clic in caseta corespunzatoare argumentelor.

Clic sau se trage cu mouse-ul peste celulele din foaia de calcul pentru a completa argumentele (daca acestea sunt referinte la celule) sI se incheie cu OK.

Functii obisnuite intr-o foaie de calcul :

SUM

Clic pe celula unde se plaseaza formula

Se tasteaza = apoi sum(

Se selecteaza cu mouse-ul celulele care se insumeaza , se tasteaza ) si apoi Enter.

La selectarea celulelor se folosesc referinte relative

Scrierea formulelor folosind functia MIN se face analog.

Scrierea unei formule folosind functia MAX utilizand caseta de dialog Paste Function

Clic pe celula in care se plaseaza formula.

Clic pe Paste Function. Apare caseta de dialog Paste Function si dupa gasirea functiei MAX se efectueaza dublu clic.

#n caseta corespunzatoare primului argument se introduce domeniul de interes selectandu-l cu mouse-ul. Clic pe OK

Observatie: Un domeniu des utilizat poate primi o denumire pentru a facilita intelegerea :

Se selecteaza domeniul

Insert-Name-Definition si se tasteaza numele dorit pentru domeniu ; apoi OK

Functia AVERAGE furnizeaza un rezultat mai sigur decat daca s-ar aduna valorile continute in celule si s-ar imparti la numarul de celule. Asta deoarece functia AVERAGE aduna valorile celulelor din domeniul selectat si apoi imparte suma la numarul celulelor care contin numere , ignorand celulele goale. Scrierea unei formule care foloseste AVERAGE se face analog cu cazurile: SUM,MIN,MAX.

Utilizarea casetei de dialog Paste Function pentru scrierea unei formule SUMIF

Clic pe celula unde se plaseaza formula

Clic pe butonul Paste Function si apoi se selecteaza functia SUMIF

Apare paleta de formule pentru functia SUMIF. #n caseta Range se inroduce domeniul de celule care contine criteriul.

#n caseta Criteria se introduce criteriul dupa care se va face sumarea valorilor. Daca acesta este un text trebuie incadrat de ghilimele .

#n caseta Sum-range se introduce domeniul valorilor care se vor suma ; apoi OK.

Vrajitorul pentru sumari conditionate reprezinta o metoda eficienta pentru a scrie o suma conditionata de mai multe criterii

Pentru incarcarea vrajitorului :

Tools-Add Ins-Conditional Sum Wizard (se bifeaza)

Pentru aplicarea wizardului:

Se selecteaza celula unde se scrie suma conditionata

Tools-Wizard-Conditional Sum si se selecteaza domeniul de celule asupra carora se efectueaza toate operatiile. Next

Culumn to Sum- se indica pe ce coloana se face sumarea

Se stabilesc criteriile de sumare

Se tasteaza apoi Add Condition pentru adaugarea conditiei intr-o fereastra in care sunt pastrate conditiile. Se repeta procedura de atatea ori cate criterii dorim sa aplicam sumarii. Next

Se stabileste modul de prezentare a rezultatului (intr-o celula sau in mai multe- impreuna cu valorile conditionale). Next.

Se selecteaza celulele unde se afiseaza rezultatele.. Finish.

COUNTIF

Numara valorile care satisfac un criteriu specific dintr-un domeniu.

Exemplu de utilizare : numaram cati lucratori (din tabelul de la laborator 2) au retineri mai mari decat o valoare y.

Clic pe celula unde se plaseaza formula

Clic pe Paste Function si se selecteaza COUNTIF

#n caseta Range se introduce domeniul celulelor in care se va efectua cautarea (coloana retineri).

#n caseta Criteria se introduce criteriul de numarare a celulelor (>y) si apoi OK.

Laborator 4

Functiile VLOOKUP si HLOOKUP

Sunt utile in cazul in care trebuie cautate valori intr-un alt tabel decat cel in care se lucreaza. De exemplu, putem modifica tabelul din laborator 2 incat sa aiba campurile:

-nr. curent

-nume

-operatie

-ore lucrate

-retineri

(Registru 1 Foaia 1) si sa creem un alt tabel, sa zicem (Foaia 2) cu campurile

-operatia

-tarif orar

Functiile VLOOKUP si HLOOKUP actioneaza similar, diferenta fiind ca una functioneaza intr-un tabel vertical iar cealalta pe orizontala.

Scrierea unei formule VLOOKUP

Se creeaza tabelul de cautare (de exemplu cel care contine operatia si tariful orar). Tabelul trebuie configurat astfel incat valorile pe care le cautam (operatiile, de exemplu) sa se gaseasca in cea mai din stanga coloana si sa fie sortate in ordine crescatoare.

Clic pe celula unde va apare rezultatul.

Clic pe Paste Function si se selecteaza functia VLOOKUP. Apare caseta de dialog VLOOKUP.

Clic in caseta Lookup-value si apoi pe celula care contine valoarea pe care o cautam (aici operatia). Referintele trebuie sa fie absolute, altfel copierea functiei in alte celule va determina ajustarea referintelor.

#n Table-array se selecteaza tabelul de cautare.

#n col-index-num se tasteaza numarul coloanei din tabelul de cautare in care Excel va gasi valoarea corespunzatoare. Daca tabelul are o coloana cu denumiri operatii si una cu tarife orare atunci numarul de coloana va fi 2.

#n range-lookup se specifica daca se doreste o potrivire cat mai apropiata (caz in care caseta ramane goala) sau o potrivire exacta (cand se tasteaza false)

Clic pe OK

Pentru a copia formula in josul coloanei pentru note, se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra marcajului de selectie a caracteristicii AutoFill si se executa dublu clic.

Functia IF

IF( test logic, valoare_daca_adevarat, valoare_daca_fals)

Functia IF reprezinta un alt mod de a determina valoarea unei celule pe baza unui criteriu ales. Functia IF actioneaza astfel: daca o actiune este adevarata ATUNCI intoarce prima valoare, ALTFEL intoarce a doua valoare.

Pot fi imbricate pana la 7 functii IF ca argumente valoare_daca_adevarat si valoare_daca_fals.

La evaluarea argumentelor valoare_daca_adevarat si valoare_daca_fals IF intoarce valoarea returnata de acele instructiuni. Daca unui tabel ca cel considerat anterior i se aplica in coloana F functia IF cu testul logic ore lucrate>120 si valorile de raspuns textele suficient si respectiv putin se poate obtine o coloana care sa semnaleze pe cei care au prea putine ore lucrate.

Functia PMT

PMT(rate, nper,pv,fv,type)

Calculeaza rata lunara pentru un imprumut, daca se cunoaste rata dobanzii anuale, numarul de rate lunare si suma totala imprumutata.

Rate = rata dobanzii pe periada (respectiv luna) deci se va calcula eventual impartind la 12 rata anuala a dobanzii.

Nper = numarul total de perioade de plata. De exemplu un imprumut pe 3 ani are 3x2=36 perioade.

Pv = valoarea actualizata, sau suma totala datorata.

Fv = optional-este valoarea viitoare sau balanta in numerar la care se va ajunge dupa efectuarea ultimei plati. Daca fv este omis se presupune a fi zero.

Type = optional- indica momentul cand sunt datorate platile; are valorile:

0 sau omis -la sfarsitul perioadei

-la inceputul perioadei

Observatie:

unitatile utilizate pentru specificarea argumentelor rate si nper trebuie sa fie aceleasi. Adica daca se efectueaza plati lunare si rata dobanzii trebuie sa fie lunara.

Functia calculeaza rate de plata negative. Pentru a face elementele din foaia de calcul pozitive, se face negativ argumentul pv (suma imprumutata).

Exemplu: Calculul ratei lunare la un imprumut de 10.000.000 cu 40% dobanda anuala, facut pe 2 ani este dat de formula:

PMT(40%/12,24,-10000000)

Functia NOW()

Afiseaza data si ora curente

Functia TODAY()

Afiseaza data curenta.

Ele nu au argumente, dar parantezele sunt obligatorii.

Functiile LEFT si RIGHT

LEFT(text,nr_caractere)

Sunt functii pentru sirurile de caractere: extrag secvente dintr-un sir. Un exemplu de utilizare: in biblioteca numarul de identificare a unei carti e compus din primele 3 litere ale numelui autorului.

Scrierea unei formule folosind functia LEFT

Clic pe celula unde va apare rezultatul functiei

Se tasteaza LEFT(.

Clic pe celula de unde se extrag caracterele si apoi se tasteaza o virgula urmat de numarul de caractere care se extrag.

Se tasteaza ) si ENTER.

Formula se poate copia de-a lungul listei folosind caracteristica AutoFill.

Functia RIGHT este similara dar extrage ultimele caractere dintr-un text specificat.

Functia CONCATENATE (&)

Uneste valorile afisate in doua sau mai multe celule.

CONCATENATE(text1,text2,..) este echivalenta cu text1&text2&..

Unirea valorilor a doua celule intr-una singura

Se creeaza o coloana unde se vor afisa valorile concatenate

Se tasteaza = si apoi clic pe prima celula care se concateneaza.

Se insereaza &.

Clic pe a doua celula care se concateneaza si ENTER.

Numele si etichetele de celule

Numele unei celule este un nume de identificare creat; face formulele mai usor de citit ; poate fi aproape orice atat timp cat nu se confunda cu referinta unei celule existente.

Reguli pentru numele de celule:

Trebuie sa inceapa cu o litera sau cu un caracter de subliniere

Nu se folosesc spatii ;numele nu sunt case-sensitive.

Nu se pun puncte (confuzii cu obiectele Visual Basic)

Numele trebuie sa fie mai scurte de 255 caractere.

Se evita semnele de punctuatie

Pentru denumirea celulelor se pot folosi diferite metode:

caseta de nume

caseta de dialog Create Name

caseta de dialog Define Name

Utilizarea casetei de nume este cel mai rapid mod de a denumi o celula sau un domeniu de celule sI se procedeaza astfel:

Se selecteaza domeniul pentru care se creeaza un nume

Clic pe caseta Name (colt stanga sus sub Toolbars)

Se tasteaza numele sI ENTER

Caseta Create Names este convenabil de utilizat daca numele pe care le folosim exista deja pe foaia de calcul ca etichete de linii sau coloane

Creem , de exemplu un tabel cu :

-nume

-prenume

-telefon

sI se parcurg etapele:

selectare domeniu care va primi numele

Insert-Name-Create

#n caseta Create Name se marcheaza casetele de validare adecvate. De exemplu daca tabloul are numele de coloane scrise pe linia de sus se va selecta Top row. Apoi OK.

Utilizarea casetei Define Name este singurul mod de a denumi formule si valori constante. #n loc sa se rescrie sau copieze o formula lunga repetat, se poate scrie formula o singura data si i se da un nume pentru ca apoi sa fie folosit numele.

Denumirea unei formule sau valori constante folosind Define Name:

Insert-Name-Define. Apare caseta de dialog.

#n caseta Names in Workbook tastati numele formulei, domeniului ori valorii constante.

#n caseta Refers to tastati = urmat de o formula sau o valoare. Apoi OK.

Utilizarea numelor de domenii intr-o formula

Clic pe celula care va contine rezultatul formulei

Tastati formula incepand cu =.

#n locurile unde se va insera un nume tastati numele respectiv sau Insert-Name-Paste si apoi clic pe numele dorit din lista. Se incheie cu ENTER.

III FORMATAREA

III.1 Formatarea celulelor

Formatarea face ca foaia de calcul sa arate bine, dar, mai mult de atat ea poate da mai mult inteles datelor separand vizual datele in grupuri si evidentiind informatiile rezumate.

Afisarea barei cu instrumente de formatare

1. clic drepta pe o bara de instrumente sau meniu
2. in meniul imediat clic pe Formatting
3. daca o parte din butoane nu sunt vizibile-clic pe sageata mica din marginea dreapta a barei cu instrumente. Apare un buton cu explicatii: More Buttons si se efectueaza clic pe butonul care se doreste a fi folosit.

Posibilitatile de formatare a fontului se refera la:

Aplicarea elementelor de formatare utilzand butoanele de pe barele de instrumente:

1. Se selecteaza celulele unde se vor aplica elementele de formatare.
2. Clic pe butonul de pe bara de instrumente corespnzator formatarii dorite.

Aplicarea elementelor de formatare utilizand caseta de dialog Format Cells:

1. Se selecteaza celulele sau caracterele unde se vor aplica elementele de formatare
2. Clic dreapta pe selectie si Format Cells
3. Clic pe tabulatoarele si elementele de formatare dorite. OK.

Acelasi rezultat se obtine daca dupa selectarea celulelor se activeaza din meniu Format Cells.

Rotirea datelor din celule

Se poate aplica pentru ingustarea unor coloane ale caror informatii sunt prea lungi fara a prescurta informatia:

1. Se selecteaza celulele care se vor roti.
2. Format-Cells
3. Pe tabulatorul Alignment sub Orientation se efectueaza clic in semcerc pentru a configura un unghi de rotire. OK.

Modificarea latimii coloanelor si a inaltimii liniilor

#n majoritatea foilor de calcul sunt necesare ajustari relativ la dimensiunile liniilor si coloanelor

a)     Unul dintre cele mai simple procedee consta in redimensionarea vizuala.

1. se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra chenarului din dreapta selectorului coloanei sau deasupra chenarului din partea de jos a selectorului liniei de redimensionat.
2. Cand cursorul devine o sageata cu doua varfuri se trage chenarul pana l dimensiunea dorita
3. Pentru a redimensiona mai multe coloene (sau linii) se selecteaza acestea si se trage apoi chenarul selector al uneia. Pentru a modifica dimensiunile in iintrega foaie de calcul se selecteaza toata foaia (clic pe dreptunghiul gri din coltul stanga sus al foii unde se intersecteaza selectorii liniilor si coloanelor) si apoi se modifica dimensiunea.

b)     #ncadrarea cea mai buna este un mod prin care programul potriveste dimensiunile astfel incat informatiile sa fie vizibile.

1. se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra chenarului din partea dreapta a selectorului coloanei pentru care se cauta incadrarea cea mai buna
2. cand indicatorul devine o sageata cu doua capete-dublu clic pe chenar.

c)      Redimensionarea se mai poate face configurand la dimensiunea exacta latimea sau inaltimea dorite

1. clic dreapta pe selectorul unei linii sau coloane
2. Column Width sau Row height. OK

Numarul care reprezinta latimea unei coloane este numarul de caractere din fontul prestabilit al foii de calcul care vor incape in celula. #naltimea liniilor este masurata in puncte; un inch este format din 72 puncte.

Datele mai pot fi micsorate pentru a 2ncapea pe latimea coloanei:

1. Se selecteaza celulele si Format Cells
2. Alignement-Shrink to fit cell. OK

Aranjarea automata a textului pe mai multe linii in cadrul unei celule reprezinta un alt mod de a face sa incapa intrari de date lungi in cadrul unei coloane cu latimea mica:

1. Dupa selectarea celulelor Format Cells
2. Alignement-Wrap text. OK.

Transpozitia unui domeniu vertical pe orizontala.(sau invers)

Este utila atunci cand se constata, dupa crearea tabelului, ca orientarea transpusa ar fi mai practica. Tabelul transpus se va lipi in afara tabelului copiat.

1. se selecteaza tabelul de transpus. Clic dreapta pe selectie si Copy
2. clic dreapt in celula unde se va lipi coltul stanga sus al tabelului transpus. Paste Special si se bifeaza transpose.

Adaugarea de imagini grafice unei foi de calcul

1. Clic dreapta pe celula unde se va lipi coltul stanga sus al imaginii.
2. Insert-Picture-From File (sau Wordart)
3. daca s-a selectat From File se cauta fisierul cu imaginea dorita. Pentru a afisa rapid bara cu instrumente pentru imagini se efectueaza clic dreapta pe imagine si Show Picture Toolbar.

Laborator 5

III.2 Formatarea numerelor

Valoarea actuala a unei intrari de date intr-o celula selectata este afisata in bara de formule iar ceea ce se vede in formula este valoarea afisata al carei format se poate controla prin formatarea numerelor.

Formatarea unei valori numerice

Se selecteaza domeniul. Format-Cells

Tabulatorul Number si se alege o categorie; se selecteaza si configureaza optiunile disponibile pentru categoria de format aleasa.

Formatarea datei si orei

Daca doriti ca toate celulele din foaia de calcul care contin date sau ore sa aiba acelasi format tineti apasat Ctrl si efectuati clic sau trageti peste fiecare celula sau domeniu de celule. Cand se aplica formatul datei, toate celulele vor fi formatate dintr-o data.

Se selecteaza domeniul care se formateaza.

Format-Cells. Apare caseta de dialog.

Pe tabulatorul Numbers se selecteaza Date sau Time.

Se selecteaza un format din lista Type si cand zona de exemplificare are formatul dorit. OK.

Formatarea intrarilor de tip text

Intrarile de tip text (etichete, numere seriale, coduri postale) pot fi compuse din cifre dar sunt diferite de valorile numerice:

trebuie sa pastreze zerourile initiale

nu pot fi folosite in calcule

Observatie: Se poate introduce un numar ca fiind de tip text fara a modifica formatarea celulei, tastand un apostrof initial; apostroful va fi ascuns la afisarea celulei dar Excel va considera intrarea respectiva tip text.

Formatarea celulelor ca fiind de tip text pentru ca numerele introduse sa fie considerate siruri de caractere:

Se selecteaza celulele.

Format-Cells. Pe tabulatorul Numbers se alege categoria Text. OK.

Crearea de formate conditionate de numere

Daca exista date numeroase si se doreste evidentierea unora se poate crea un format conditionat de numere-adica un format de afisare care depinde de valoarea afisata in celula.

Se selecteaza domeniul in care sa se aplice formatele conditionate.

Format-Conditional-Formatting. Apare caseta de dialog.

Se selecteaza optiuni in casete incepand cu caseta Condition1. Optiunile alese in fiecare caseta determina ce optiuni vor fi afisate in casetele ramase.

Clic pe butonul Format din context. Se afiseaza caseta de dialog Format Cells.

Se configureaza formatele pentru font, chenare, modele. OK.

Daca se doreste adaugarea mai multor conditii se efectueaza clic pe butonul Add si se adauga alt format conditionat. OK.

Convertirea valorilor actuale la valorile afisate

Este utila atunci cand, de exemplu, rezultatele calculelor au un numar mai mare de zecimale decat cel din formatul afisat si se doreste modificarea valorilor actuale de precizie la valorile de format afisate

Se formateaza celulele la precizia dorita.

Tools-Options-Calculation- clic pe caseta de validare Precision as displayed. OK.

Inainte de efectuarea operatiei apare un mesaj de avertisment.

IV. Sortarea si filtrarea datelor

IV.1. Sortarea listelor

Sortarea listelor dupa o singura coloana

Clic pe coloana (o celula componenta) din tabel dupa care se face sortarea

Bara de instrumente standard are doua butoane de sortare:

Sort Ascending pentru sortare crescatoare

Sort Descending pentru sortare descrescatoare

Se selecteaza unul dintre ele si lista sau tabelul vor fi sortate.

Observatie: Pentru a sorta o singura coloana din tabel fara a sorta datele atasate odata cu coloana se selecteaza toate celulele din coloana respectiva inainte de sortare.

Sortarea unei liste dupa doua sau trei chei

Clic pe o celula din tabel. Data-Sort. Apare caseta de editare Sort.

In caseta Sort by- clic pe sageata in jos apoi clic pe cheia de sortare de pe primul nivel. Se selecteaza si butonul cu optiunea pentru ordinea de sortare dorita (Ascending sau Descending).

In caseta Then by se alege cheia de sortare pentru al doilea nivel si o ordine de sortare.

In a doua caseta Then by se alege cheia de sortare pentru al treilea nivel si o ordine de sortare. OK.

IV.2 Filtrarea listelor

Inseamna afisarea doar a inregistrarilor care satidfac un anumit criteriu.

Filtrarea unei liste dupa un singur criteriu cu Autofilter.

Clic pe o celula din tabel.

Filter-Autofilter-apar sageti mici de filtrare.

Clic pe criteriul dupa care se efectueaza filtrarea. Vor fi afisate doar inregistrarile care satisfac criteriul ales. Sageata de filtrare din campul de filtrare este albastra.

Pentru a sterge criteriile de filtrare- clic pe sageata de filtrare si se selecteaza All. Filtrarea automata se pastreaza.

Pentru a sterge filtrul si a afisa toate inregistrarile: Data-Filter-Autofilter

Filtrarea unei liste dupa mai multe criterii

Sunt posibile patru variante:

1. Filtrarea a doua campuri diferite:

Presupunem un tabel numit Vanzari avand campurile:

data

furnizor

utilitate

categorie articol

suma

Presupunem ca dorim sa vedem cheltuielile pentru o anumita categorie, cum ar fi articolele de birou de la un anumit furnizor, sa zicem firma Impact.

Clic pe tabel. Data-Filter-Autofilter

Clic pe sageata de filtrare din campul categorie articol si se selecteaza criteriul dorit: Articole de birou

Clic pe sageata de filtrare din al doilea camp (Furnizor) si apoi se selecteaza criteriul dorit (Impact).

2. Filtrarea dupa doua criterii ale aceluiasi camp

Presupunem ca in tabelul Vanzari vrem sa vedem suma cheltuita de doi furnizori: firma Alfa si firma Beta. E necesara configurarea unui criteriu care sa efectueze operatia logica SAU pentru campurile furnizorilor astfel incat sa fie afisate toate inregistrarile care au ca furnizor Alfa sau Beta:

Clic in tabel: Data-Filter-Autofilter

Clic pe sageata de filtrare din campul furnizori si apoi pe Custom.. Apare caseta de dialog Custom Autofilter

In caseta stanga sus se selecteaza un operator de comparatie din lista (in exemplu egalitatea:equals)

In caseta dreapta sus se selecteaza o valoare din camp (in exemplu Alfa)

Clic pe butonul Or (SAU)

In castea din partea de jos se selecteaza un operator de comparatie si valori (equals si Beta). OK.

Filtrarea dupa un domeniu de criterii

Presupunem ca in tabelul Vanzari se doreste o lista filtrata cu toate cheltuielile din luna ianuarie. Acesta este un exemplu de filtru SI: valoarea datei mai mare sau egala cu 1/1/02 si mai mica sau egala cu 31/1/02. Se procedeaza analog ca la punctul 2 dar se va selecta butonul pentru optiunea AND.

Filtrarea dupa cele mai mici sau cele mai mari numere dintr-un camp de numere

Presupunem ca dorim sa vedem cele mai mari cinci cheltuieli dintr-un an.

Clic in tabel. Data-Filter-Autofilter

Clic pe sageata de filtrare dintr-un camp cu numere (in exemplu cel din suma ) si apoi clic pe Top10.

In caseta cea mai din stanga se selecteaza Top sau Bottom (in exemplu Top)

In caseta din centru se tasteaza sau se defileaza pana la numarul de inregistrari care se doreste a fi afisate

In caseta din dreapta se selecteaza Items sau Percent. In exemplu se selecteaza Items; Percent afiseaza cantitatile din lista care se incadreaza in primele 5 procente. OK.

Calcularea inregistrarilor filtrate

Presupunem ca dorim sa calculam suma medie din facturile unei companii de telefoane, in tabelul Vanzari. Se poate folosi functia SUBTOTAL in lista filtrata. Daca s-ar folosi SUM sau AVERAGE ar intra in calcul toate inregistrarile din tabel si nu doar cele afisate in urma filtrarii. Prin utilizarea functiei SUBTOTAL formula va calcula numai inregistrarile filtrate si afisate.

Functia SUBTOTAL(function_num,Ref1) necesita un numar in locul argumentului function_num care sa determine ce calcul concret urmeaza sa efectueze. Folosirea functiei SUBTOTAL tine cont de tabelul urmator si parcurge pasii descrisi in continuare pentru lista filtrata:

Clic pe o celula de sub lista unde se va afisa rezultatul formulei.

Paste Function sau Insert Function. Se selecteaza SUBTOTAL. Apare caseta de dialog SUBTOTAL.

In caseta Function_num se tasteaza 1 ceea ce informeaza functia SUBTOTAL ca va fi calculata o medie.

In caseta Ref1 se introduce domeniul pentru care se va efectua calculul. OK.

V. DIAGRAME

V.1 Creearea unei diagrame (sau grafic)

Crearea unei diagrame folosind vrajitorul pentru diagrame

Se selecteaza datele care se includ in diagrama

Clic pe Chart Wizard pe bara de instrumente standard. Se lanseaza Wizardul pentru diagrame. Se alege tipul de diagrama dorit fie din cele standard, fie dintre cele particularizate. Pentru a lua o decizie se selecteaza tipul dorit si se tine apasat butonul: Press and Hold to View Sample. Apoi Next.

Se selecteaza orientarea dorita:     - Rows- pe linii ; Columns-pe coloane

Se configureaza optiunile dorite pentru titlu, grila, legenda. Next.

Se alege fie ca diagrama sa fie un obiect in cadrul foii de calcul, fie sa devina o foaie sparata pentru diagrame. Finish.

Tipuri de diagrame

Pentru a modifica tipul diagramei pentru o srie de date se efectueaza clic dreapta pe diagrama- Chart Type si se selecteaza tipul dorit.

Diagramele cu linii sau suprafete afiseaza aceleasi date si sunt potrivite pentru afisarea modificarilor unor valori in timp.

Marcajele in forma de cilindru, con si piramida sunt o varianta 3D a marcajelor bidimensionale standard ale coloanelor. Diagramele coloana, bara, cilindru , con si piramida afiseaza toate aceleasi date si sunt potrivite pentru compararea categoriilor diferite de date la un moment dat.

Bara cu instrumente pentru diagrame

Pentru a fi deschisa se activeaza un obiect din diagrama si apoi se efectueaza clic dreapta pe orice bara cu instrumente si se selecteaza Chart. Butoanele barei cu instrumente pentru diagrame sunt:

Adaugarea mai multor date unui domeniu sursa

Clic langa perimetrul diagramei pentru a selecta suprafata acesteia. Caseta de nume va contine Chart Area si apar marcaje de selectie in jurul chenarului diagramei. La selectarea suprafetei diagramei apar chenare colorate in jurul domeniului sursa de date.

Se trage de marcajul de umplere de pe chenarul colorat al domeniului sursa pentru a mari sau micsora domeniul sursa.

Schimbarea domeniului datelor sursa

Clic pe diagrama pentru a o selecta si apoi clic pe butonul corespunzator Wizardului pentru diagrame de pe bara cu instrumente standard. Next.

Se sterge referinta din caseta domeniului Data si se introduce un nou domeniu sursa selectand cu mouse-ul. Finish.

Modificarea unui obiect diagrama de pe o foaie de calcul intr-o foaie pentru diagrame

Clic dreapta pe obiectul diagrama- Location.

In caseta de dialog se selecteaza As new sheet. OK.

Operatia inversa se desfasoara in aceeasi pasi.

V.2 Formatarea unei diagrame

Formatarea culorilor, liniilor, fonturilor unei diagrame

Se selecteazza un element al diagramei-care se va formata. Selectarea se poate face cu clic pe obiectul respectiv sau pe bara cu instrumente pentru diagrame in caseta Chart Objects si se selecteaza din lista numele elementului dorit.

Pentru a deschide caseta de dialog Format pentru elementul selectat:

Dublu clic pe elementul formatat

Clic pe butonul Format de pe bara cu instrumente pentru diagrame

Clic dreapta pe elementul selectat si apoi Format

Se selecteaza optiunile de formatare dorite. OK.

Stergerea unui element al unei diagrame

Se pot sterge toate elementele unei diagrame: legenda, tabelul cu date, axele si liniile grilei

Se selecteaza elementul care se sterge

Tasta Delete.

Modificarea scalei unei axe intr-o diagrama

Se selecteaza axa. Pe bara cu instrumente pentru diagrame se executa clic pe butonul Format Axis si apare caseta de dialog.

Pe tabulatorul Scale se pot modifica Maximum si respectiv Minimum ca fiind limitele scalei de reprezentare. OK.

VI. Gasirea solutiilor si luarea deciziilor

Daca lucrati la o problema si cunoasteti la ce rezultat sau solutie doriti sa ajungeti, Excel va poate ajuta sa va dati seama ce trebuie sa faceti pentru a obtine rezultatele dorite(adica de ce valori initiale este nevoie).

De exemplu sa presupunem ca doriti sa aflati ce imprumut puteti obtine pentru o anumita valoare a ratelor. Aceasta problema utilizeaza formula (PMT) in sens invers.

Gasirea datelor initiale ale unei probleme simple

Determinam ce suma poate imprumuta cineva care isi permite sa plateasca rate lunare de 750000 cu o rata a dobanzii de 7.5% si plati lunare pentru trei ani(36 rate).

Se introduce formula si valorile de intrare (argumentele) in foaia de calcul:

C6=rata dobanzii(7.5%)

C7=numar perioada(36)

C8=cantitate imprumut(0)

In C11 se introduce functia PTM(C6/12,C7,C8)

2. In meniul Tools- Goal Seek apare caseta de dialog:

Set Cell : celula activa- cea in care se doreste obtinerea unei valori(in exemplul C11)

To value: se tasteaza valoare la care se doreste sa se ajunga (valoarea ratei lunare 750000)

By changing cell: se selecteaza celula care contine valoarea de intrare care se doreste a fi schimbata ( C8 valoarea imprumutului)

Excel gaseste o solutie si modifica datele din foaia de calcul obtinand in exemplu cantitatea imprumutata 24110934, 87.

Utilizarea instrumentului pentru cautarea datelor initiale ale unei probleme mai complexe

Se da un triunghi dreptunghic: se cunoaste cateta b si cat dorim sa fie ipotenuza c. Dorim sa aflam marimea catetei a.

1. Se introduc valorile de intrare si formula in foaie

latura: a,b,c

valoare: 0,32,SQRT(F5+F6)

patrat: E5*E6,E6*E6,F5+F6

2. Clic in celula care contine formula corespunzatoare lungimii ipotenuzei(E7)

3 . Tools-Goal Seek se afisaza caseta de dialog Goal Seek

Set cell- contine celula selectata E7

To value- se tasteaza lungimea dorita pentru ipotenuza(35)

By changing cell- se selecteaza celula E5 a carei valoare se va afla.

Crearea si compararea scenariilor

Scenariile sunt solutii alternative ale problemelor de afaceri. Comparand diferite scenarii se pot lua decizii bazate pe o mai buna informare. Gestionarul de scenarii permite compararea solutiilor alternative ale unei probleme. Foaia de calcul se poate configura cu formule si valori si apoi se pot modifica si salva seturi diferite de valori. De exemplu, vom configura scenarii alternative pentru un imprumut; acestea se pot edita si apoi se pot rezuma pentru a putea fi comparate mai usor.

Crearea scenariilor alternative

1. Se configureaza foaia de calcul cu formule si valori ca in figura urmatoare:

B C

5 Argumente Valori

6 Rate 7.5%

7 nper 36

8 pv 24110000

10 plata lunara PMT(C6/12,C7,C8)

2 . Meniul Tools-Scenarios. Se afisaza caseta de dialog Scenario Manager.

3 . Clic pe Add pt adaugarea unui nou scenariu. Se afisaza caseta de dialog Add Scenario.

4 . In caseta de text Scenario name se tasteaza un nume pt a identifica primul scenariu.

5 . Changing cells: in aceasta caseta se indica adresele celulelor ale caror valori se vor modifica pt a crea scenarii diferite. In exemplu se pot selecta C5 si C7 corespunzator dobanzii si numarului de rate lunare.

6 . Dupa ok se afisaza caseta de dialog Scenario Values unde se indica valorile pt care se doreste sa se efectueze calculele.

7 Add- pt a adauga un alt scenariu, i se da un nou nume in caseta Add Scenario si se tasteaza valori noi in caseta Scenario Values.

Pt stergerea unui scenariu se selecteaza numele lui in caseta de dialog Scenario manager si se selecteaza Delete.

Editarea unui scenariu

1. Tools Scenarios. In caseta Scenario Manager clic pe numele scenariului pe care se face editarea. Edit.

2. In caseta Edit Scenario se poate modifica numele scenariului sau se pot selecta noile cellule care se vor modifica. Ok.

3 . In caseta de dialog Scenario Values se introduc valorile care se vor utiliza in celulele de modificare. Ok si apoi close.

Rezumarea mai multor scenarii

Tools- Scenarios. In caseta de dialog Scenario Manager clic pe Summary. Se afiseaza caseta de dialog Scenario Summary.

Dupa verificarea datelor din Result cells se tasteaza OK.

Se adauga o noua foaie de calcul si se creaza un tabel in care se afiseaza valorile si rezultatele tuturor scenariilor.

VI.3 Rezumarea detaliilor utilizand consolidari sau subtotaluri.

Consolidarea unui tabel

Consolidarea, subtotalurile si tabelele pivot reprezinta trei modalitati de a rezuma toate subcategoriile dintr-un tabel.

Consolidarea a fost metoda initial oferita de Excel pentru rezumarea detaliilor cu subtotaluri. Consolidarea este rapida si usoara dar inflexibila : rezultatul este o lista cu subtotaluri care nu ofera setul de date detaliu pe care se bazeaza.

Presupunem un tabel avand campurile:

data

furnizor

destinatie

categorie

suma plata

Daca se introduc multe date pentru cheltuieli detaliate se vor repeta valori ale campurilor Furnizor si Categorie. Se doreste consolidarea (centralizarea) detaliilor intr-o lista formata din subtotalurile campurilor Furnizor si Suma-plata fara sa fie incluse date detaliu.

Se selecteaza o suprafata destinatie unde se va lipi lista consolidata. Suprafata destinatie poate fi cuprinsa in aceeasi foaie de calcul sa intr-o foaie sau registru de calcul diferite de foaia sau registrul de calcul in care se gaseste lista sursa.

In partea de sus a suprafetei destinatie se introduc (sau se copiaza) titlurile coloanelor care se vor folosi pentru consolidare, corespunzator coloanelor eticheta. Pentru acest exemplu se copiaza titlurile coloanelor Furnizor si Suma-plata.

Se selecteaza coloana corespunzatoare etichetelor din suprafata destinatie

Meniul Data-Consolidate. Apare caseta de dialog Consolidate .

Se selecteaza o functie din caseta cu lista derulanta Function.

6. Clic in caseta Reference si se introduce domeniul pentru care se efectueaza consolidarea(tot domeniul care cuprinde coloanele centralizatoare).In exemplu se selecteaza tot tabelul exceptand coloana cu datele , deoarece Excel cauta etichetele pentru subcategorii in cea mai din stanga coloana din domeniul sursa.

7. Clic pe Add pentru a adauga referinta la lista de suprafete sursa care urmeaza sa fie consolidate. Daca sunt mai multe domenii , se adauga fiecare nou domeniu la lista sursa selectandu-l si efectuand clic pe Add.

Se bifeaza casetele de validare Top row si Left column pentru a cauta etichete in domeniul sursa.

Cand caseta de dialog Consolidate e configurata -OK. Subcategoriile sunt etichetate cu etichetele din coloana furnizor.

Actualizarea unei consolidari

Dupa configurarea unei consolidari parametrii sunt pastrati pe foaia de calcul destinatie si se poate rula din nou consolidarea pentru a o actualiza cu datele sursa modificate.

Se selecteaza etichetele coloanelor suprafetei destinatie.

Data-Consolidate si OK.

Crearea subtotalurilor unui tabel

Crearea subtotalului unui furnizeaza rezultate diferite fata de o consolidare.

-O foaie de calcul cu subtotal pastreaza toate datele detaliu.

-Subtotalurile si structurarile sunt adaugate tabelului , astfel incat sa poata fi vizualizate sau ascunse detaliile printr-un simplu clic pe un buton.

-Subtotalurile includ cateva niveluri de coloane cu etichete , precum si coloane cu numere.

-Datele trebuie sortate inainte de a se putea crea un subtotal.

Consideram tabelul Vanzari :

Se aranjeaza tabelul astfel incat coloanele sa fie organizate logic si se sorteaza coloanele in ordinea in care se creaza subtotalurile.

(In exemplu rearanjam campurile:

data

destinatie

categorie

furnizor

suma plata.

si se sorteaza dupa campurile categorie si apoi furnizor.)

Clic pe o celula a tabelului .

Data-Subtotals. Apare caseta de dialog Subtotal.

In caseta At each chage in : se selecteaza prima categorie pentru care se doreste adaugarea ubui Subtotal(in exemplu:categorie).

In caseta Use function se selecteaza o functie(Sum e cea mai folosita).

6. In caseta cu lista Add subtotals to se marchiaza casetele de validare pentru campurile de numere pentru care se doreste crearea unui subtotal. Se sterg casetele de validare pentru toate campurile pentru care nu se doreste efectuarea calculului. Trebuie incluse numai campuri care contin valori numerice, deoarece calculul poate fi efectuat numai pentru valori numerice.

7. Clic pe OK. Astfel se aplica tabelului primul nivel de subtotale. Daca se doreste crearea unui alt nivel de subtotaluri (in exemplu pentru campul furnizor).

8. Meniul Data-Subtotals.

9. Se selecteaza campul pentru al II-lea nivel de Subtotal (Furnizor).

10. Se sterge caseta de validare Replace Current Subtotals (deoarece se doreste crearea unui al II lea nivel de subtotaluri nu inlocuirea primului).

11. Clic pe OK.

Ascunderea nivelurilor unui subtotal

Pentru a ascunde o parte din detalii se efectueaza clic pe butonul Hide de langa randul de subtotal pentru care se doreste ascunderea detaliilor (reprezentat cu simbolul minus). Pentru a ascunde un intreg nivel de detalii se efectueaza clic pe butonul nivelului respectiv.

Afisarea nivelurilor unui subtotal

Pentru a afisa detaliile de pe un nivel ascuns se efectueaza clic pe butonul pentru afisare (cel cu simbolul plus) de langa linia cu subtotalul pentru care se doreste afisarea totalului. Pentru a afisa detaliile unui intreg nivel se efectueaza clic pe butoniul unui nivel(1,2,3,.); toate elementele detaliu ale nivelului respectiv vor fi afisate pe foia de calcul

Stergerea unui subtotal

Clic pe o celula din tabel

Data-Subtotals

Remove All

Structura manuala a unui tabel

Pentru a adauga capacitatea de a afisa si ascunde linii intr-un tabel fara a adauga subtotaluri tabloului, se poate structura manual tabelul.Un tabel structurat are butoane pentru afisare si ascundere la fel ca un tabel cu subtotaluri dar elementele care vor fi ascunse sau afisate sunt configurate folosind grupuri.

Cazuri in care se foloseste structurarea manuala:

-s-au adaugat deja subtotaluri unui tabel scriind propriile formule si fara a folosi comanda subtotals.

-se doreste gruparea datelor in diferite categorii astfel incit sa se poata afisa si ascunde detaliile categoriilor fara a adauga subtotaluri tabelului.

-se doreste structurarea doar a unei parti din tabel.

Se selecteaza liniile adiacente care se vor combina intr-un singur grup pe care sa-l putem ascunde sau afisa.

Meniul Data-Group and Outline-Groups. Structurarea se va aplica grupului de linii selectat si va aparea un buton pentru ascundere pe partea stanga a grupulu.

Se repeta pasii 1 si 2 pentru fiecare set de linii adiacente pe care dorim sa le continuam intr-un singur grup pe care sa-l putem ascunde sau afisa.

Indepartarea structurii manuale :

Se afisaza liniile Detaliu ale grupurilor pentru care dorim sa nu mai fie aplicata structurarea.

Se selecteaza liniile care dorim sa nu mai fie structurate. Se pote indeparta structurarea doar pentru un set de linii adiacente la un moment dat.

Meniul Data-Group and Outline-Ungrup. Pentru a indeparta toate grupurile de structurare din tabel efectuati clic in tabel, Meniul Data-Group and Outline-Clear Outline