Editarea si formatarea unui tabel in MS Excel

Editarea si formatarea unui tabel in MS Excel

Dupa lansarea in executie si incarcarea programului MS Excel, pe ecran apare un caroiaj in care urmeaza a fi introdus continutul tabelului pe care dorim sa il realizam.

Orice tabel este alcatuit din mai multe celule, structurate pe linii si pe coloane. Fiecare element al tabelului este bine definit, prin intermediul unei etichete care ii este asociata. Astfel, coloanele tabelului sunt etichetate in mod implicit cu literele (mari) ale alfabetului, de la A la Z, dupa care urmeaza combinatii de cate doua litere, sub forma: AA, AB, AZ, BA, BB, pana la IV, iar liniile sunt etichetate cu numere: 1, 2, 3, (Figura 4.45) - aceasta forma de etichetare dand posibilitatea de a crea tabele suficient de mari pentru a cuprinde cantitati suficiente de date. Fiecare celula a tabelului este la randul ei etichetata, cu litera corespunzatoare coloanei pe care se afla, dupa care urmeaza numarul corespunzator liniei pe care se afla celula respectiva: A1, B4, C2 etc.

La un moment dat, o singura celula este curenta, adica se editeaza continutul ei: celula care are marginile ingrosate (Figura 4.45).

In anumite situatii, este necesar sa realizam o operatie (de formatare sau de calcul) care sa se reflecte asupra mai multor celule ale unui tabel creat. Pentru aceasta, MS Excel ne da posibilitatea de a selecta diferite zone ale tabelului:

Apasand cu butonul din stanga al mouse-ului pe dreptunghiul cenusiu si neetichetat din coltul din stanga-sus al foii de calcul curente, se selecteaza intreaga foaie de calcul (suprafata ei se coloreaza in negru, iar operatia pe care o alegem in continuare se va executa la nivelul tuturor celulelor din foaia de calcul curenta).

Apasand in mod similar similar pe dreptunghiul numerotat din dreptul unei linii, se selecteaza intreaga linie;

Apasand pe dreptunghiul de la inceputul unei coloane, se selecteaza intreaga coloana.

Se poate selecta, asemanator, si o suprafata formata dintr-un anumit numar de celule din tabel, respectand urmatoarea succesiune de pasi:

ne pozitionam cu mouse-ul pe celula din coltul din stanga-sus al suprafetei pe care dorim sa o selectam;

apasam butonul din stanga al mouse-ului si il tinem apasat, in timp ce ne deplasam cu mouse-ul pe ecran, pana in coltul din dreapta jos al tabelului;

cand am ajuns in pozitia finala, eliberam butonul mouse-ului - vom observa ca suprafata "parcursa" cu mouse-ul a fost selectata (s-a colorat in negru).

Exista si o alta posibilitate de a specifica celulele unui tabel asupra carora dorim sa executam o operatie (utila numai in cazul calculelor, si nu al operatiilor simple, de formatare): indicand in mod explicit etichetele acestora (Figura 4.46):

pentru a specifica o singura celula, se va da eticheta ei: de exemplu A5;

pentru a specifica un sir de celule de pe aceeasi linie, se vor indica etichetele celulei de inceput si de sfarsit al sirului, separate intre ele prin semnul ":" : de exemplu, A1:A5;

pentru a specifica un sir de celule de pe aceeasi coloana, se va proceda analog: de exemplu, A1:D1;

pentru a specifica un sir de celule dintr-o sectiune a tabelului, se va indica eticheta celulei din coltul din stanga-sus al acestei sectiuni, si eticheta celulei din coltul din dreapta-jos, separate intre ele tot prin semnul ":" : de exemplu, A1:D5.

Continutul celulelor se editeaza in mod obisnuit, cu mentiunea ca, daca la un moment dat este necesara o modificare, va trebui sa selectam celula respectiva; continutul ei va fi indicat in bara de formule, si se va modifica in

campul special alocat din acea zona (Figura 4.46). Pentru a se memora modificarea facuta, se apasa tasta Enter. Un alt element specific in Excel este acela ca, atunci cand am scris un mic text (cap de tabel, sau cap de coloana) intr-o celula a tabelului, chiar daca textul nu a incaput in intregime in zona alocata pe ecran celulei respective, totusi el este introdus in intregime in celula, si, in cazul unei listari a tabelului, va fi tiparit integral, cu exceptia situatiei in care mai scriem ceva chiar in celula invecinata - in acest caz, continutul primei celule este trunchiat (Figura 4.46). Pentru a se crea rapid si estetic capul de tabel, MS Excel ofera si butonul Merge and Center, , care unifica celulele selectate si centreaza in raport cu intreaga suprafata obtinuta textul tiparit in prima dintre ele.

Formatarea tabelului se face asemanator cu MS Word. Butoanele de formatare identice cu cele din MS Word au aceeasi semnificatie. In plus, MS Excel ofera posibilitati de formatare a tabelului la nivelul elementelor componente ale sale:

a) Formatarea celulelor: Se selecteaza una sau mai multe celule ale tabelului, dupa care se foloseste comanda Format / Cells din menu-ul superior, care da posibilitatea definirii urmatoarelor elemente de caracterizare a celulelor selectate:

sectiunea Number (Figura 4.47): Se defineste tipul de data care va fi introdus in celula respectiva; astfel, MS Excel permite definirea mai multor tipuri de date, care vor fi tratate diferit:

General: alocat de obicei pentru siruri de caractere (text); datele introduse nu sunt interpretate ca fiind valori numerice - astfel, nu va fi posibila realizarea de operatii matematice cu aceste date;

Number: alocat pentru valori numerice; se poate stabili modul de afisare al acestora: numar de cifre la partea zecimala, forma punctului zecimal, forma de afisare a numarului, etc.

Currency, Accounting: ofera formate speciale pentru memorarea valorilor banesti;

Date, Time: folosite in general pentru a memora data sau ora, ofera diferite formate pentru tiparirea acestora;

Text: trateaza continutul celulei ca un text, chiar daca sunt tiparite valori numerice - pe care nu le interpreteaza ca atare;

Percentage: converteste automat o valoare numerica in procentaj, prin inmultirea cu 100.

Figura 4.47. Format Cells / Sectiunea Number

Dupa ce s-a definit tipul de data corespunzator celulelor tabelului, pot fi realizate mici ajustari asupra acestuia, folosind urmatoarele butoane din bara de instrumente:

Sectiunea Alignment (Figura 4.48): Se defineste modul de aliniere si orientarea textului in interiorul celulelor selectate, cu ajutorul urmatorilor parametri:

Text Alignment:

o       Horizontal: cum se pozitioneaza textul in interiorul celulei, fata de marginile din stanga si din dreapta ale acesteia; de exemplu, se pot alege valorile Left, Center, Right, Justify - care au aceeasi semnificatie ca in MS Word si pot fi setate si prin intermediul butoanelor din bara de instrumente comune cu MS Word:    

o       Vertical: cum se pozitioneaza textul in interiorul celulei, fata de marginile de sus si de jos ale acesteia: centrat, mai apropiat de marginea de sus sau de marginea de jos.

Orientation: pe ce directie se va scrie textul in celule - drept sau inclinat sub anumite unghiuri, a caror valoare se va defini;

Figura 4.48. Format Cells / Sectiunea Alignment

Sectiunea Font (Figura 4.49): Se defineste fontul cu care va fi scris textul din celulele selectate, si atributele specifice acestuia: dimensiune, aspect, culoarea literelor, stilul de subliniere, efecte speciale - la fel ca functiile similare din MS Word si butoanele cunoscute din bara de instrumente:

, .

Sectiunea Border (Figura 4.50): Permite definirea aspectului chenarului celulelor selectate: tipul de linie, grosimea si culoarea liniilor, laturile celulelor care vor fi marcate - la fel ca functiile similare din MS Word si butonul corespunzator din bara de instrumente, .

Sectiunea Patterns (Figura 4.51): Permite definirea unui fundal cu o anumita culoare si hasura (Pattern) pentru celulele selectate - similar cu butonul     din bara de instrumente, regasit si in MS Word.

Figura 4.49. Format Cells / Sectiunea Font

Figura 4.50. Format Cells / Sectiunea Border

Sectiunea Protection: Are efect numai in cazul in care tot fisierul este protejat la deschidere (accesul facandu-se numai pe baza unei parole); se pot seta doua atribute:

Locked: nu se poate modifica continutul celulelor selectate;

Hidden: nu sunt afisate formulele folosite pentru a calcula rezultatele indicate in celulele selectate.

Figura 4.51. Format Cells / Sectiunea Patterns

b) Formatarea liniilor: Se selecteaza una sau mai multe linii ale tabelului, dupa care se foloseste comanda Format / Row din menu-ul superior, cu urmatoarele optiuni:

Height: pentru a se stabili manual inaltimea liniilor selectate;

AutoFit: pentru a se regla automat inaltimea liniilor selectate, in functie de dimensiunea continutului lor;

Hide: pentru a se ascunde liniile selectate, al caror continut nu va fi afisat nici pe ecran, si nici la o eventuala listare a tabelului;

Unhide: pentru a se descoperi liniile ascunse anterior.

c) Formatarea coloanelor: Se selecteaza una sau mai multe coloane ale tabelului, dupa care se foloseste comanda Format / Column din menu-ul superior, cu urmatoarele optiuni:

Width: pentru a se stabili manual latimea coloanelor selectate;

AutoFit Selection: pentru a se regla automat latimea coloanelor selectate, in functie de dimensiunea continutului lor;

Hide: pentru a se ascunde coloanele selectate, al caror continut nu va fi afisat nici pe ecran, si nici la o eventuala listare a tabelului;

Unhide: pentru a se descoperi coloanele ascunse anterior.

Daca este cazul, se poate aplica si o formatare la nivelul intregului tabel selectat la un moment dat, prin comanda Format / AutoFormat care da accesul la un catalog de tabele cu aspect predefinit (Figura 4.52), cu posibilitatea de a alege unul dintre acestea si a-l aplica tabelului curent.

Editarea tabelelor mai presupune si formatarea, daca este cazul, a intregii foi de calcul curente, cu ajutorul comenzii Format /Sheet din menu-ul superior, cu optiunile:

Rename: se realizeaza redenumirea foii de calcul curente, numele implicit "Sheet[n]" putand fi schimbat cu un alt nume, mai sugestiv;

Hide: se ascunde foaia de calcul curenta, cu efecte similare cu cele de la ascunderea liniilor sau a coloanelor;

Unhide: se descopera o foaie de calcul ascunsa anterior;

Background: permite definirea unui fundal grafic pentru foaia de calcul curenta (desen, culoare sau hasura), care insa nu va fi listat la imprimanta, fiind vizibil doar pe ecran.

In anumite situatii poate fi necesara, tot pe parcursul editarii tabelelor, schimbarea aspectului acestora, prin adaugarea de elemente noi in tabel. Astfel de operatii se realizeaza folosind o parte dintre comenzile din menu-ul superior, componenta Insert, si anume:

Figura 4.52. Format / AutoFormat

Manevrarea continutului uneia sau mai multor celule selectate la un moment dat se poate realiza usor cu ajutorul comenzilor din menu-ul superior, componenta Edit:

De asemeni, este posibila manevrarea continutului unei intregi foi de calcul, folosind comenzile:

MS Excel permite, intr-o modalitate asemanatoare cu MS Word, si editarea de antete si note de subsol pentru paginile pe care va fi tiparit tabelul (tabelele) create. Acest lucru se realizeaza folosind comanda View / Header and Footer (Figura 4.54). Antetul si nota de subsol vor putea fi realizate in doua moduri:

alegand una dintre variantele predefinite, disponibile in campurile cu etichetele "Header", respectiv "Footer";

definind varianta proprie, cu ajutorul butoanelor "Custom Header", respectiv "Custom Footer".

Aspectul antetelor si notelor de subsol definite devine vizibil folosind butonul "Print Preview"; astfel este afisata imaginea foii de calcul curente, asa cum va fi ea tiparita la imprimanta, fiind posibila operarea anumitor modificari, daca este cazul (acelasi rezultat se obtine prin intermediul comenzii File / Print Preview din menu-ul superior).