PRELUCRAREA DATELOR IN EXCEL

PRELUCRAREA DATELOR IN EXCEL

Excel este programul de calcul tabelar cel mai bine vandut in lume, avand o putere de calcul suficienta pentru a multumi un om de stiinta si putand fi usor de utilizat (nu necesita cunostinte foarte vaste in domeniul calculatoarelor). Cu alte cuvinte el poate fi vazut ca un calculator de buzunar foarte puternic, dar totusi usor de folosit: - "un expert financiar electronic, o editura particulara, un statistician personal, un artist grafic si un fisier de notite fara limite". Mai putem spune ca este si o agenda si un catalog perfect.

Programul Excel permite utilizatorului o organizare si o gestionare mult mai buna a bazelor de date. Bazele de date pot fi aranjate astfel incat sa aiba o imagine "curata si aerisita" permitand o analiza a datelor mult mai rapida si mai clara.

Continutul capitolului

Atunci cand veti cititi acest capitol s-ar putea sa va puneti intrebari de felul: " De ce trebuie sa stiu toate aceste lucruri?", "Care este scopul?". Primele lectii sunt toate la fel, indiferent ca invatati sa cantati la chitara, ori invatati corale, ori invatati sa creati foi de calcul tabelar cu Excel. In primele ore de lucru cu Excel veti avea unele dificultati legate de memorarea, apoi amintirea si utilizarea unor termini specifici, dar veti simti de asemenea si placerea aplicarii unor noi cunostinte in practica.

In acest capitol nu veti gasi nimic dificil sau complex. Au fost incluse numai cunostintele absolut necesare, ele fiind prezentate intr-un mod cat mai accesibil. Pe la jumatatea acestui capitol, cand veti descoperi puterea si utilitatea foilor de calcul tabelar, va veti pune cu totul alte intrebari: "Cum m-am putut descurca in munca si in viata fara organizarea obtinuta cu Microsoft Excel!".

Veti descoperi ca exista de fapt patru tipuri de numere si doua tipuri de adrese de celula, iar Excel trateaza aceste tipuri in mod diferit.

De asemenea, veti invata mai multe despre introducerea textului si veti intalni AutoFill, o caracteristica ce salveaza mult timp din cel dedicat pentru introducerea datelor in celule.

Formulele va permit sa efectuati calcule in tabelele prelucrate in Excel. In aceasta sectiune veti descoperi o noua metoda de calcul bazata pe functii. De asemenea va veti intalni cu foarte util - buton AUTO SUM.

Cand se lucreaza cu numere este important sa se obtina rezultatul corect. Dar este de asemenea important si felul de prezentare al rezultatului. Excel contine o gama larga de facilitati legate de formatare, aliniere, margini si culori, pentru a va ajuta sa dati documentului dumneavoastra un aspect profesional.

In acest capitol veti afla, de asemenea, si cum se poate modifica latimea coloanelor si inaltimea liniilor care compun o foaie de calcul. Alte teme din acest capitol se refera la antetele si subsolurile foilor de calcul, la tiparirea foilor de calcul precum si la gasirea si inlocuirea unor celule dintr-o foaie de calcul.

Utilizatorii de Excel isi petrec doar o parte a timpului facand fisiere noi de tip dosar de calcul tabelar si introducand sau formatand date aflate in celulele foii de calcul. In restul timpului ei redeschid dosare de calcul existente pentru a le actualiza.

In acest capitol veti invata cum sa executati trei tipuri de operatii de intretinere a fisierelor. Inserarea liniilor si coloanelor va permite sa pozitionati noi celule intr-o anumita regiune a unei foi de calcul care contine deja date. Inserarea (sau stergerea) presupun modificarea pozitiei celulelor vecine pentru a face loc noilor date. Copierea, taierea si lipirea va permit sa reproduceti sau sa mutati celulele aflate in aceeasi foaie de calcul, in foi de calcul diferite (aflate in acelasi dosar de calcul tabelar sau in fisiere diferite). Copierea si taierea datelor permite introducerea idei de adresa (referinta) absoluta si relativa a unei celule. In fine, sortarea va permite rearanjarea celulelor selectate intr-o ordine diferita de cea pe care o aveau anterior in foaia de calcul.

Acum aveti cunostintele de baza necesare pentru a descoperi intreaga putere si utilitate a foilor de calcul tabelar.

Veti descoperi de ce oamenii care lucreaza cu numere - cum sunt contabilii, statisticienii, inginerii sau proiectantii - se bazeaza pe foile de calcul tabelar pentru a efectua foarte multe calcule rapid si corect.

In incheierea capitolului veti afla cum sa prezentati continutul unei foi de calcul sub forma de diagrama. In America, unde a fost creat Excel, mai folosit este termenul de harta decat cel de diagrama sau grafic.

De asemenea, veti afla ca Excel 97, ca de altfel si alte aplicatii, foloseste un format propriu pentru fisierele create. Veti invata cum sa convertiti propriile documente in alt tip de format, nu Excel 97, pentru ca acestea sa poata fi deschise si citite de catre utilizatorii altor programe.

Veti descoperi si cum se pot insera fisiere continand imagini, grafice si text intr-o foaie de calcul tabelar creata cu Excel

Noi competente

Dupa ce ati parcurs acest capitol ar trebui sa fiti capabili sa:

porniti sau sa iesiti din programul Excel;

explicati diferenta dintre o foaie si un dosar de calcul tabelar;

creati si sa salvati foi de calcul Excel;

introduceti numere, text si celule referitoare la o foaie de calcul tabelar;

editati sau stergeti continutul unei celule a unei foi de calcul tabelar;

folositi comanda Undo pentru a ajunge la o instructiune anterioara;

salvati, denumiti, deschideti, creati si inchideti dosare de calcul Excel;

alegeti formatul potrivit pentru numerele pe care le veti introduce in foaia de calcul tabelar;

introduceti text in mai multe coloane;

introduceti numere ca text;

recunoasteti tipul de numere (date) care ar trebui introduse in calcule ca adrese absolute si nu relative de celule;

folositi AutoFill pentru a copia numere sau text si sa modificati intrari speciale (date, zile, luni si ani);

folositi AutoFill pentru a copia calcule (formule, functii etc.) care se aplica la mai multe linii sau coloane;

folositi functiile SUM si AVERAGE pentru a efectua calcule in celule si sa folositi butonul AUTO SUM aflat pe bara de instrumente Standard (Standard Toolbar);

selectati multimi de celule adiacente sau neadiacente;

ajustati dimensiunile celulelor;

inserati sau stergeti linii, coloane si celule;

Copiati, taiati, lipiti, datele aflate in celule;

Explicati diferenta dintre referintele absoluta si relativa ale unei celule si sa identificati calculele in care adresa absoluta a unei celule este indicata;

Sortati celulele dupa unul sau doua criterii;

Inserati simboluri si caractere speciale din Word in Excel;

schimbati corpul de litera (font-ul), stilul (bold, italic) sau marimea lui;

aliniati celulele orizontal si vertical sau sa rotiti celulele;

aplicati chenare si diferite culori pentru fundalul celulelor;

gasiti, inlocuiti, sau corectati inregistrarile dintr-o foaie de calcul tabelar;

schimbati definirea paginii (page setup) si inserati antete si subsoluri;

tipariti in Excel;

Explicati ce este o formula Excel si sa enumerati componentele ei;

Folositi formulele Excel pentru a aduna, a scade, a inmulti sau imparti numere;

Aplicati regulile aritmetice la calculele efectuate in Excel;

Intelegeti mesajele de eroare date de Excel;

Folositi capacitatea oferita de Excel de a marii sau reduce dimensiunea foilor de calcul afisat;

Salvati un fisier de tip dosar de calcul tabelar pe o discheta;

Folositi vrajitorul din Excel pentru crearea diagramelor (Chart Wizard) bazate pe numere text sau formule aflate in foaia dumneavoastra de calcul tabelar;

Alegeti optiunile potrivite din casetele de dialog afisate de catre vrajitorul pentru crearea diagramelor;

Creati diagrame de tip bara, coloana sau cilindru;

Formatati textul si culorile dintr-o diagrama;

Adaugati si modificati etichetele de date;

Mutati si redimensionati diagrame;

Schimbati scara afisata pe axele diagramelor;

Salvati fisiere din Excel 97 in urmatoarele formate: Excel 97 template, care reprezinta versiunea anterioara de Excel, text simplu, HTML (formatul fisierelor din World Wide Web), baza de date, alte programe care prelucreaza foi de calcul tabelar;

Explicati diferenta dintre doua tipuri de fisiere care contin delimitatori de text: delimitatori tab si delimitatori coloana;

Explicati diferenta dintre fisierele text delimitate prin caractere si fisiere text delimitate prin spatii;

Inserati fisiere cu imagini intr-o foaie de calcul Excel, precum si fisiere continand grafice create in aplicatii diferite de Excel 97;

Importati fisiere text folosind vrajitorul pentru importul de texte din Excel (Text Import Wizard);

folositi Help-ul online din Excel.

Cuvinte noi

La sfarsitul acestui capitol ar trebui sa puteti explica urmatorii termeni: