Prezentarea datelor

Prezentarea datelor

Importarea unui fisier de text

Un fisier de text este cel mai simplu fisier de date si poate fi deschis in majoritatea programelor, inclusiv in Excel. Campurile de date trebuie separate printr-un delimitator, care poate fi un spatiu, un tabulator sau o virgula, pentru a putea fi recunoscute si aranjate de Excel in liniile si coloanele foii de calcul. Pentru a importa un fisier text, se procedeaza astfel:

In bara cu instrumente Standard, se executa clic pe butonul Open.

In caseta cu lista Files Of Type, se selecteaza Text Files si se deschide fisierul de text.

Folosind instrumentul Text Import Wizard, se selecteaza un delimitator, se selecteaza formatarea dorita a coloanelor si apoi se executa clic pe Finish.

Crearea si modificarea unui tabel pivot

Un tabel pivot este un dispozitiv pentru reorganizarea datelor. El afiseaza rezultatul final al reorganizarii unei baze de date. Pentru a determina cum sa fie organizate datele, trebuie specificate campurile si articolele care apar in tabelul pivot, precum si campul de pagina, care aranjeaza articolele intr-un teanc de pagini. Crearea unui tabel pivot comporta urmatorii pasi:

Se selecteaza orice celula din lista de date. In meniul Data, se executa clic pe Pivot-Table Report. Sub titlul Create Pivot Table from data se specifica sursa datelor tabelare:

Se alege prima optiune si apoi se executa clic pe Next pentru afisarea celei de-a doua casete de dialog din Pivot Table Wizard.

Se poate introduce sau selecta domeniul de date in caseta Range. Daca celula activa se afla intr-un domeniu denumit database, 'Vrajitorul' selecteaza acest domeniu. Daca sursa datelor este un alt registru de calcul, se utilizeaza butonul Browse pentru a-l localiza.

Se selecteaza Next care afiseaza a treia caseta de dialog din Pivot Table Wizard.

Se determina campurile care contin datele pe care dorim sa le cumulam si se trag butoanele corespunzatoare in zona DATA.

Pentru aranjarea articolelor dintr-un camp in coloane, cu etichete de-a lungul partii superioare, se trage butonul acestui camp in zona COLUMN.

Pentru aranjarea articolelor dintr-un camp in linii, cu etichete de-a lungul laturii din stanga, se trage butonul acestui camp in zona ROW.

Se creeaza un camp de pagina care produce un filtru ce vizualizeaza sortarile, prin tragerea acestui camp in zona PAGE.

Se selecteaza Next, care afiseaza caseta finala din Pivot Table Wizard.

Se comunica programului Excel unde sa puna tabelul pivot: in aceeasi foaie de calcul (devine activ campul de editare Existing Worksheet, in care se completeaza celula de inceput a domeniului in care va fi plasat tabelul pivot), sau intr-o foaie de calcul noua.

Butonul Options. ofera urmatoarele optiuni pentru crearea unui tabel pivot:

Grand Totals for Columns si Grand Totals for Rows - includerea totalurilor si subtotalurilor;

Save Data With Table Layout - stocarea pe foaia cu tabelul pivot a unei copii a datelor care sunt analizate, ceea ce permite modificarea tabelului fara deschiderea sursei;

Subtotal Hidden Page Items - includerea campurilor ascunse atunci cand se efectueaza subtotaluri.

Enable Drilldown - se deselecteaza aceasta caseta pentru a nu se permite vizualizarea detaliilor atunci cand se executa dublu clic intr-o celula din tabelul pivot;

Refresh on Open - se actualizeaza datele din tabelul pivot folosind datele sursa, atunci cand se deschide registrul de lucru;

Merge Labels - se selecteaza aceasta caseta de validare pentru a uni celulele pentru toate etichetele liniilor si coloanelor exterioare in tabelul pivot.

Se selecteaza Finish pentru incheierea tabelului pivot.

Modificarea numelor campurilor

Se selecteaza si se scrie noul nume. Daca se introduce un nume existent, programul Excel rearanjeaza tabelul pivot, mutand articolul cu acest nume in locul unde a fost scris numele.

Gruparea datele calendaristice

Se foloseste butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic intr-o celula continand o data calendaristica si apoi, in meniul imediat, se indica Group And Outline si se executa clic pe Group. Se selecteaza gruparea dorita si se executa clic pe OK.

Aplicarea unui format predefinit

Se selecteaza orice celula din tabelul pivot. In meniul Format, se executa clic pe AutoFormat. Se selecteaza un format si se executa clic pe OK.

Formatarea numerelor din tabelul pivot

Se foloseste butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe orice celula din zona de date a tabelului. In meniul imediat, se executa clic pe Field. In caseta de dialog PivotTable Field, se executa clic pe Number si se selecteaza un format numeric. Se executa clic pe OK de doua ori.

Adaugarea unui nou camp

Se foloseste butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe orice celula din zona de date a tabelului pivot.

In meniul imediat, se executa clic pe Wizard si apoi, in caseta de dialog, se trage butonul campului corespunzator datelor pe care dorim sa le adaugam la diagrama de structura.

Se executa clic pe Finish.

Crearea campurilor de pagina

Un camp de pagina este un filtru care vizualizeaza sortarile.

Se foloseste butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe orice celula din tabelul pivot.

In meniul imediat, se executa clic pe Wizard si apoi, in caseta de dialog, se trage in caseta Page din diagrama de structura butonul campului corespunzator datelor pe care dorim sa le plasam in campul Page.

Se executa clic pe Finish.

Schimbarea axarii datelor

In tabelul pivot, se trage un buton de camp intr-o pozitie corespunzatoare unei noi axari. Se elibereaza butonul campului in momentul in care pictograma indicatorului mouse-ului ia forma corespunzatoare axarii dorite a axelor.

Actualizarea unui tabel pivot

Imaginea afisata a tabelului pivot nu se modifica atunci cand se modifica datele din lista sau tabelul sursa.

Se poate actualiza sau improspata tabelul pivot pentru urmatoarele tipuri de modificari ale datelor sursa:

Modificari ale datelor dintr-un camp de date;

Articole noi sau modificate;

Inserari sau stergeri de campuri sau articole.

Pentru ca imaginea afisata de tabelul pivot sa reflecte ultimele modificari, se procedeaza astfel:

Se selecteaza oricare celula din tabelul pivot.

Se executa clic pe butonul Refresh Data (Improspatarea datelor) de pe bara de instrumente Query and Pivot, sau se foloseste butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe orice celula din tabelul pivot si in meniul raqpid se executa clic pe Refresh Data:

Daca se adauga campuri noi listei sursa, ele trebuie introduse in tabelul pivot pornind de la Step 3 din Pivot Table Wizard. Nu se pot insera linii intr-o lista sursa daca acele linii se intersecteaza cu un tabel pivot care se afla pe aceeasi foaie de calcul.

Improspatarea unui tabel pivot anuleaza orice formatare aplicata celulelor din tabel, in afara de formatele aplicate cu Format, AutoFormat.

Pentru a conserva formatarea celulelor, se alege Select din meniul imediat si se apasa butonul Enable Selection.

Eliminarea datelor

In tabelul pivot, se trage un buton de camp in afara sa. Se elibereaza butonul campului in momentul in care indicatorul mouse-ului ia forma pictogramei 'Eliminare'.

Schimbarea functiei de prelucrare statistica

Se executa clic cu butonul drept al mouse-ului pe orice celula din tabelul pivot.

In meniul contextual, se executa clic pe Wizard.

Se executa dublu clic pe butonul din caseta Data a diagramei de structura.

In caseta de dialog Pivot-Table Field, se selecteaza o noua functie din lista Summarize By, se executa clic pe OK si apoi pe Finish.

Afisarea detaliilor de la baza unui calcul

In tabelul pivot, se executa dublu clic in celula de date pentru care dorim sa obtinem informatii suplimentare.

Utilizarea unei baze de date externe

Se selecteaza optiunea External Data Source din caseta Step 1 a lui Pivot Table Wizard.

Se alege Next (e necesar sa fie instalat programul Microsoft Query, furnizat o data cu Excel).

Se executa clic pe butonul Get Data.

Consolidarea datelor utilizand tabelele pivot

Crearea unui tabel pivot din domenii multiple ale foii de calcul

Se lanseaza PivotTable Wizard.

Se selecteaza optiunea Multiple Consolidation Ranges. Va aparea caseta de dialog pentru Step 2a.

Pentru ca Excel sa creeze automat campuri de pagina, se selecteaza optiunea Create a single page field for me si apoi Next.

Se introduc sau se selecteaza toate domeniile sursa si se alege Add, care adauga fiecare domeniu selectat listei All Ranges, apoi se alege Next (Nu se includ liniile si coloanele de totaluri in domeniile selectate!).

In etapa a treia (Step 3), se alege Next pentru a accepta pozitiile implicite ale campurilor (Excel utilizeaza descrieri generice:'Page 1', Row etc.).

Se termina etapa a patra (Step 4) din PivotTable Wizard si se selecteaza Finish pentru crearea tabelului pivot.

Observatie Se pot modifica numele campurilor implicite cu denumiri mai sugestive.

Pentru a selecta noi insine campurile pagina in timpul crearii unui tabel pivot, se selecteaza optiunea I will create the page fields, din Step 2.

Se introduc domeniile sursa ca mai sus, apoi se selecteaza optiunea 1 de sub caseta All Ranges pentru a indica faptul ca se doreste doar un camp de pagina. (Pentru a crea doua sau mai multe campuri de pagina, se selecteaza optiunea corespunzatoare sau se selecteaza 0 daca nu dorim nici un camp de pagina).

Pentru fiecare domeniu din lista All Ranges se selecteaza domeniul, apoi se tasteaza pentru el o eticheta in caseta Field One. Dupa ce s-au introdus etichete pentru numarul corespunzator de domenii, se alege Next.

Se parcurg restul casetelor din PivotTable Wizard. La crearea tabelului pivot, etichetele pentru domenii sunt incluse in lista derulanta adiacenta butonului Page 1.

Crearea unui tabel pivot dintr-un alt tabel pivot

Pentru crearea unui tabel pivot utilizand datele sursa dintr-un alt tabel pivot, in cadrul aceluiasi registru de calcul:

Ne vom asigura ca nu este selectata nici o portiune a vreunuia dintre tabelele pivot (in caz contrar, Excel presupune ca dorim sa facem modificari in acel tabel pivot).

Se lanseaza PivotTable Wizard.

Se selecteaza optiunea Another Pivot Table si apoi Next. Se afiseaza o lista cu tabelele pivot din registrul de calcul activ.

Se selecteaza tabelul pivot care va fi utilizat ca sursa de date si se alege Next.

Se parcurg celelalte casete de dialog.

Analizarea datelor si raportarea cu ajutorul tabelelor pivot

Adaugarea unui camp rand, coloana sau pagina la un tabel pivot

Se selecteaza o celula in tabelul pivot.

Se executa clic pe butonul PivotTable Wizard de pe bara de instrumente Pivot Table.

In caseta de dialog PivotTable Wizard Step 3 se muta butonul pentru campul dorit in zona corespunzatoare (ROW, COLUMN sau PAGE).

Se executa clic pe Finish.

Eliminarea randurilor, coloanelor sau a paginilor

Se trage campul respectiv in afara marginilor tabelului pivot.

Se executa clic pe eticheta campului, apoi pe butonul PivotTable Field din bara de instrumente Pivot Table si se alege Delete.

Adaugarea datelor pentru analiza

Se selecteaza o celula din tabelul pivot.

Se executa clic pe butonul PivotTable Wizard de pe bara de instrumente Pivot Table.

In caseta de dialog PivotTable Wizard Step 3 se muta butonul pentru campul de date pe care dorim sa-l adaugam la zona Data.

Se alege Finish.

Mutarea articolelor individuale in interiorul unui camp

Pentru schimbarea secventei articolelor intr-un tabel pivot, se trag aceste elemente in pozitiile dorite.

Pentru a muta un articol intr-un tabel pivot, se trage eticheta aricolului in alta pozitie in interiorul aceluiasi camp.

Intr-un tabel pivot se pot sorta articolele, folosind butoanele corespunzatoare din bara de instrumente standard sau meniul Data, Sort..   

Gruparea articolelor dupa etichetele lor

Se face o selectie multipla a articolelor din interiorul aceluiasi camp, pe care dorim sa le grupam impreuna.

Se executa clic pe butonul Group de pe bara de instrumente Pivot Table.

Se inlocuiesc etichetele provizorii cu etichetele dorite.

Ascunderea sau afisarea detaliilor intr-un articol cumulativ

Se alege una din urmatoarele metode:

Se executa dublu clic pe articolul cumulativ.

Se executa clic pe butoanele Hide Detail sau Show Detail din bara de instrumente Pivot Table.

Gruparea pe domenii a articolelor cu etichete numerice

Se selecteaza din tabelul pivot una din etichetele numerice de articol.

Se executa clic pe butonul Group de pe bara de instrumente Pivot Table sau se alege Data, Group and Outline si apoi Group.

Excel presupune in ce fel se doreste gruparea articolelor si introduce valorile propuse in casetele Starting at, Ending at si By. Pentru acceptarea valorilor implicite, se alege OK. Pentru definirea metodei proprii de grupare, se continua cu etapele de la 4 la 7.

In caseta Starting at se introduce primul numar din sirul pe care dorim sa-l despartim in grupuri.

In caseta Ending at, se introduce ultimul numar din sirul pe care dorim sa-l despartim in grupuri.

In caseta By se introduce dimensiunea dorita a intervalelor numerice.

Se alege OK.

Impartirea paginilor in foi de calcul separate

Se selecteaza o celula din tabelul pivot.

Se executa clic pe butonul Show Pages de pe bara de instrumente Pivot Table.

Caseta de dialog Show Pages afiseaza o lista a campurilor de pagina din tabelul pivot. Se selecteaza campul ale carui articole dorim sa le afisam pe foi de calcul separate si se executa clic pe OK.

Utilizarea in acelasi tabel pivot a unor functii de cumulare diferite

Se poate utiliza cate o functie de cumulare diferita pentru fiecare camp de date din tabelul pivot.

Se poate utiliza o alta functie de cumulare pentru acelasi camp de date, daca se adauga de doua ori campul de date la tabelul pivot.

Utilizarea calculelor definite de utilizator

Pentru a modifica tipul de metoda de calcul pentru un camp de date, se procedeaza astfel:

Se selecteaza o celula a tabelului pivot din campul de date care se modifica.

Se executa clic pe butonul PivotTable Field de pe bara de instrumente Pivot Table.

In caseta de dialog PivotTable Field, se seleteaza Options.

Se selecteaza din lista Show Data as tipul dorit pentru metoda de calcul:

Tipul de metoda Ce apare in celula tabelului pivot

Daca este necesar, se selecteaza in casetele Base Field si respectiv, Base Item campul si articolul dorite. Pentru calculul procentelor din totalurile liniilor, nu este necesara specificarea unui camp de baza, deoarece aceasta metoda de calcul nu utilizeaza un camp de baza.

Se alege OK.