Expedierea electronica a documentelor

Atunci cand doriti ca transmiterea unui document la destinatar sa se faca rapid si la un pret redus, cea mai buna metoda este transmisia pe cale electronica a acestuia.

Modul transmitere a documentelor in Word

Submeniul comenzii Send To din meniul File ne pune la dispozitie cateva metode diferite de transmitere electronica a documentelor. In continuare se vor descrie pe scurt comenzile din submeniul Send To si oportunitatile de utilizare a fiecareia.

Fig. 18

■Mail Recipient (destinatarul mesajelor postale) - cand trimiteti un document catre un destinatar de mesaje e-mail, Word va atasa un antet de e-mail la documentul dvs.; puteti selecta unul sau mai multi destinatari, sa adaugati un subiect al mesajului, apoi sa transmiteti documentul sub forma unui mesaj; puteti folosi aceasta optiune cand destinatarii nu dispun de o copie a programului Word pentru lectura unui document Word atasat;

■Mail Recipient (for Review) - prin intermediul acestei comenzi, trimiteti un document pentru a fi verificat, revizuit de catre destinatar;

■Mail Recipient (as Attachment) - prin aceasta comanda, Word ataseaza documentul curent la mesaj; puteti selecta unul sau mai multi destinatari, sa adaugati un subiect al mesajului, apoi sa transmiteti mesajul impreuna cu documentul atasat; folositi aceasta optiune cand expediati documente persoanelor despre care stiti cu certitudine ca utilizeaza programul Word;

■Routing Recipient (destinatar prin rutare) - cand trimiteti un document prin rutare, Word il va transmite prin e-mail, dar mai intai afiseaza o lista de rutare, unde puteti selecta persoanele carora doriti sa le transmiteti mesajul si sa stabiliti ordinea de primire a mesajului; mesajul este transmis primului destinatar din lista, iar persoana respectiva il va trimite urmatoarei persoane din lista;

■Exchange Folder - cand transmiteti un document intr-un dosar Exchange, il plasati intr-un dosar public de pe un server Microsoft Exchange, la care au acces si alti utilizatori ai retelei; optiunea este disponibila numai daca reteaua dvs. include un server care ruleaza software-ul Microsoft Exchange Server;

■Online Meeting Participant (participant la o sedinta on-line) - cand trimiteti un document unui participant la o sedinta on-line, mesajul este expediat uneia sau mai multor persoane care iau parte la o sedinta in retea, folosind Microsoft NetMeeting sau alt program de colaborare on-line; pentru a folosi aceasta optiune, este necesar ca sedinta sa fie in plina desfasurare;

■Recipient using a Fax modem / Recipient usin Internet Fax Service - cand trimiteti un document unui destinatar prin fax, il puteti expedia din calculatorul dvs. catre aparatul de fax, serverul de fax din retea sau fax/modemului intern al calculatorului destinatarului;

■Microsoft Office PowerPoint - daca lucrati in modul de vizualizare Outline, va puteti converti structura documentului Word intr-o prezentare PowerPoint prin selectarea acestei optiuni; PowerPoint foloseste stilurile Titre din schita structurata pentru a imparti textul din documentul dvs. in diapozitive.

Expedierea unui document sub forma unui mesaj e-mail

Fig. 19

Pentru a trimite un document sub forma unui mesaj e-mail, se parcurg urmatoarele etape:

• se deschide documentul pe care doriti sa-l expediati
• din meniul File se alege optiunea Send To si apoi comanda Mail Recipient

Word va adauga un antet de adresa de e-mail la document.

• Se introduce una sau mai multe adrese de e-mail in liniile To sau Cc din antet; daca vreti sa expediati mesajul unui destinatar a carui adresa este memorata in agenda de adrese a programului dvs. de e-mail, executati click pe pictograma To sau Cc pentru a vedea lista din agenda de adrese si a selecta numele destinatarului
• Executati click in linia Subject si editati subiectul, daca nu-l agreati pe cel propus de programul Word
• Executati click pe butonul Send A Copy de pe bara de instrumente a antetului.

Word va plasa documentul sub forma unui mesaj de expediat in caseta de iesire (Outbox) a programului dvs. de e-mail si va reveni la fereastra document standard.

Expedierea unui document sub forma unui fisier atasat

Fig. 20

Pentru a trimite un document sub forma unui fisier atasat, se procedeaza astfel:

• se deschide documentul pe care doriti sa-l expediati
• din meniul File se alege optiunea Send To si apoi comanda Mail Recipient(as Attachment)

• Se introduce una sau mai multe adrese de e-mail in liniile To sau Cc din antet
• Executati click in linia Subject si editati subiectul, daca nu-l agreati pe cel propus de programul Word
• Executati click in zona mesajului si introduceti un mesaj care sa insoteasca documentul; se pot folosi optiunile de formatare ale programului de e-mail pentru a adauga diferite elemente grafice la mesaj, pentru a insera o semnatura de mesaj e-mail sau pentru a imbunatati aspectul textului
• Executati click pe butonul Send de pe bara de instrumente a antetului.

Expedierea unui document folosind o ordine de rutare

Fig. 21

Fig. 22

Fig. 23

Pentru a ruta un document, se parcurg urmatoarele etape:

• Se deschide documentul
• din meniul File se alege optiunea Send To si apoi comanda Routing Recipient
• in caseta de dialog Routing Slip, se executa click pe butonul Address pentru a deschide agenda de adrese a programului dvs. de e-mail
• se selecteaza cate un nume si se executa click pe butonul To pentru a adauga numele in lista de rutare
• se executa click pe butonul OK pentru a inchide caseta Address Book
• Se selecteaza un nume din lista si cu ajutorul butoanelor Move i se poate modifica pozitia
• Executati click in linia Subject si editati subiectul, daca nu-l agreati pe cel propus de programul Word
• Executati click in caseta Message text si introduceti un mesaj care sa insoteasca documentul
• In sectiunea Route to recipients se configureaza optiunile de rutare si de protectie:

■ one after another - documentul va fi rutat in mod succesiv

■ all at once - se expediaza cate o copie a documentului catre fiecare destinatar, in loc de transmiterea unei copii unice de la un destinatar la altul

■ return when done - revenire la expeditor dupa citirea mesajului de catre toti destinatarii

■ track status - permite urmarirea situatiei si puteti reactiona atunci cand documentul nu mai inainteaza de la o persoana la alta

■ protect for - permite limitarea naturii modificarilor aduse unui document.

Expedierea unui document prin fax

Fig. 24

Fig. 25

Pentru a expedia un document prin fax, se parcurg urmatoarele etape:

• Se deschide documentul care se doreste a fi trimis prin fax
• din meniul File se alege optiunea Send To si apoi comanda   Recipient Using a Fax Modem
• in fereastra Fax Wizard trebuie parcurse mai multe etape:

■ document to fax - se solicita numele documentului care se doreste a fi expediat

■ fax software - se solicita numele programului de fax instalat

■ recipients - in casetele Name si Fax Number se introduc datele destinatarului

■ cover sheet - se poate alege stilul paginii de inceput:

►Professional - modul profesionist

►Contemporary - modern

►Elegant - elegant

■ sender - se pot adauga informatii despre expeditor: nume, companie, adresa de mail, numar de telefon si numar de fax

• se executa click pe butonul Finish pentru a inchide aplicatia Wizard si a afisa pagina de inceput a mesajului (fig. 25).