INTRODUCERE IN WORD

Wordul a fost conceput initial ca un instrument de introducere si prelucrare a textelor; Facilitatile privind insertia si prelucrarea imaginilor, desenelor si graficelor au aparut mult mai tarziu.

Structura textelor

Textele se compun din caractere si separatori.

Caractere: A - Z; a - z; _ (underscore).

Separatori: blanc , ; : ! ? ' " - + / * # @ etc.

Cuvant: Sirul de caractere situat intre doi separatori consecutivi Exceptie face primul cuvant din document, la care inceputul documentului tine loc de primul separator.

Paragraf: Sirul de cuvinte situat intre doua <enter >uri consecutive. Exceptie face primul paragraf din document, la care inceputul documentului tine loc de primul <enter >.

Fisiere

Fisier: Numim fisier o colectie de date dotata cu o anumita structura.

Observatie: In Word, un document este echivalentul unui fisier.

Fisierele Word sunt de doua feluri: de lucru si permanente.

Fisierul de lucru apare la deschiderea procesorului Word si este denumit simbolic cu : Document1, Document2 etc.

Fisierele permanente au denumirea data de utilizator, careia Word-ul ii adauga extensia ".doc".

Crearea unui fisier in Word: La deschiderea procesorului Word avem totdeauna la dispozitie un fisier de lucru. Dupa ce am terminat lucrul si dorim sa iesim, Word-ul ne intreaba daca dorim sa salvam acest fisier. Daca raspundem "No", ceea ce am lucrat se pierde. La raspunsul "Yes", Word-ul ne cere sa introducem numele fisierului care va contine documentul nostru. Se poate tasta orice nume si calea respectiva de regasire (Nume drive: director subdirector . fisier) sau se foloseste browser-ul pentru a ajunge in directorul dorit. Dupa inscrierea numelui se da OK.

Regasirea unui fisier Word (cu nume) se poate face in doua feluri:

a.       La intrarea in Word se activeaza File /Open si apoi se navigheaza spre fisierul respectiv;

b.      Din Windows Explorer, cu dublu click pe numele fisierului.

COMENZI WORD

NAVIGARE

<- , ->  Muta cursorul stg /dr cu 1 car.

, ' cu 1 linie sus / jos

Home, End  ' la inc. lin. curente / la sf. lin. curente

Ctrl + <- , ->  ' stg / dr cu 1 cuvant

Ctrl + | , | ' la incep. parag. / la sf. parag.

Ctrl + Home, End  ' la inc. doc. / la sf. doc.

Obs: PgDn, PgUp vizualizeaza o pagina in jos, respectiv in sus, fara sa mute cursorul.

SELECTIE

a)     Cu tastatura

Shift + <- , ->  Selecteaza stg /dr cu 1 car.

Shift + |  , | ' linia curenta

Shift + Home, End  ' pana la incep.rand. / sfarsit rand.

Shift + Ctrl + <- , -> ' cuvant stg / cuvant dr

Shift + Ctrl + |  , | ' pana la incep. parag. / la sf. parag.

Shift + Ctrl + Home, End ' pana la incep. doc. / la sf. doc.

Ctrl + A  ' tot documentul

b) Cu mouse-ul in text

Double click  Selecteaza cuv. pe care se gaseste cursorul mouse-ului

Ctrl + click  ' fraza ' ' '

Mouse-ul se pozitioneaza in afara textului, in stanga sa, dupa care se da:

Click Selecteaza linia in dreptul careia se gaseste cursorul mouse-ului

Click + 'trage' Selecteaza liniile 'trase'

Double click Selecteaza paragraful in dreptul caruia se gaseste cursorul mouse-ului

Triple click Selecteaza documentul in dreptul caruia se gaseste cursorul mouse-ului

MUTARE / COPIERE / STERGERE

MUTARE

Se selecteaza fragmentul de text

Ctrl+X sau Edit / Cut;

Se muta cursorul la locul insertiei;

Ctrl+V sau Edit / Paste.

COPIERE

Se selecteaza fragmentul de text;

Ctrl+C sau Edit / Copy;

Se muta cursorul la locul insertiei;

Ctrl+V sau Edit / Paste.

STERGERE

c.       Definitiva

Se selecteaza fragmentul de text;

Se apasa tasta Delete.

d.      Cu poaibilitate de revenire

Se selecteaza fragmentul de text;

Ctrl+X sau Edit / Cut; Se revine, eventual, cu

Ctrl+V sau Edit / Paste.

FORMATAREA DOCUMENTELOR WORD

DEFINITII

Formatare: Scrierea unui text sau portiuni de text cu un anumit tip de caractere (mai mari, mai mici, aplecate, ingrosate etc, cu anumite culori sau feluri de scriere Times New Roman, Currier, Ariel etc); De asemenea, pentru un paragraf se pot lasa distante mai mari sau mai mici intre randuri, se poate alinia textul la marginea din stanga, din dreapta sau se poate raspandi automat intre cele doua margini (Justified), textul poate fi impins spre stanga sau dreapta, se pot crea distante automate intre paragrafe sau se pot adauga notatii si numerotari, cadre, umbre etc.

Formatarea punctuala: Se refera la o portiune de text selectata care primeste anumite caracteristici de formatare neinregistrate in calculator; Acestea nu mai pot fi reutilizate pentru formatarea altei portiuni de text selectata ulterior.

Formatarea permanenta: Este acea formatare care, odata creata, poarta un nume si ramane atasata in permanenta documentului respectiv; Formatarea permanenta poate fi refolosita ori de cate ori avem nevoie de ea in cadrul documentului, fiind posibila chiar importarea ei in alte documente Word. Se mai numeste stil (style) sau stil personalizat.

FORMATAREA PUNCTUALA

Formatarea fontelor

Scrisul se caracterizeaza prin tipul, marimea, culoarea caracterelor, pozitia lor fata de rand, distanta intre randuri etc. Sterile de caractere disponibile pentru scris poarta numele de fonte.

Pentru a alege fontele, se activeaza menuul Format, apoi Font.Apare o fereastra cu doua butoane: Font si Character Spacing.

La apasarea pe Font, apar mai multe casute care contin:

o lista cu fontele disponibile in Word. Se alege setul de fonte convenabil. In casuta numita Preview apare un rand scris cu tipul de fonta ales.

Observatie: Pentru textele in limba romana se aleg numai fontele pentru Europa Centrala si de Est (Times New Roman CE, Arial CE, Courier New CE etc). ATENTIE! Corespondenta literelor romanesti pe tastatura este aparte!

lista cu scrisuri (obisnuit, italic, bold, bold italic);

lista cu dimensiuni (intre 8 si 72 puncte; in mod obisnuit se lucreaza cu 12);

lista cu feluri de sublinieri (simpla, dubla etc);

tabel cu culori; pentru scrisul obisnuit se alege Auto (implicit);

efecte speciale. Uneori avem nevoie de scrieri mai putin obisnuite, pentru formule matematice, marcari speciale etc. Exista optiunile:

n      scris barat;

n      scris mai mic, deplasat in jos;

n      scris mai mic, deplasat in sus;

n      scris cu litere mari, de dimensiuni mai mici;

n      scris numai cu majuscule;

n      scris de tip note sau comentarii care nu dorim sa apara pe ecran sau la imprimanta.

Butonul Character spacing se refera la spatierea randurilor. De obicei, se alege spatiere normala, dar exista si posibilitate de rarire sau condensare. De asemenea, exista posibilitatea de pozitionare a scrisului, mai sus sau mai jos fata de linia randului.

Observatie importanta: Optiunile de la acest paragraf pot deveni implicite, cu alte cuvinte, ele se pot activa de la sine la deschiderea oricarui nou document in Word, prin simpla apasare a butonului Default. Urmeaza o intrebare de confirmare a optiunii.

Formatarea paragrafelor

Numim paragraf grupul de fraze terminat cu "enter". Paragraful este purtatorul unor caracteristici ce pot fi oricand modificate, avand ca efect rearanjarea intregului paragraf in modul dorit. De aceea, este recomandabil sa grupam ideile noastre in jurul unor paragrafe, facand abstractie de numarul de fraze care compun ideea respectiva.

Pentru a formata un paragraf, se selecteaza cu mouse-ul si se apasa pe Format si apoi pe Paragraph.Apar doua butoane: Indents and Spacing si Line and Page Breaks.

Primul, permite reglarea indenturilor si a spatierii randurilor.

Tabloul din stanga, Indentation, permite indentarea intregului paragraf la stanga si /sau la dreapta. Optiunea Special permite indentarea numai a primei linii.

Tabloul din dreapta, Spacing, permite spatierea paragrafului inainte si /sau dupa acesta, precum si dimensionarea spatiului intre liniile paragrafului (cu o linie, 1 si 1/2 linii, 2 linii etc.).

Rezultatul formatarii paragrafului apare pe un model in partea inferioara a ferestrei, sub titlul Preview.

Butonul al doilea, Line and Page Breaks, permite reglarea curgerii textului. Se poate opta pentru evitarea ca ultimul rand al unui paragraf sa apara la pagina noua sau primul rand sa inceapa la terminarea paginii (Widow/Orphan control). De asemenea, se poate suprima, la listare, saltul de pagina in interiorul unui paragraf (Keep lines together), numerotarea liniilor (Suppress line number) si se poate suprima, daca se doreste, despartirea automata a cuvintelor in silabe (Don't hyphenate). Exista, in sfarsit, optiunea de a nu separa doua paragrafe consecutive, asfel incat cele doua sa poata fi obligatoriu pe aceeasi pagina (Keep with next).

Crearea listelor cu semne speciale si numerotate

Prin activarea menuului Format si apasarea pe Bullets and Numbering, un paragraf selectat in prealabil cu mouse-ul poate primi:

n      un semn special la inceputul paragrafului, la alegere;

n      un tip de numerotare (cu cifre romane, litere sau numere), la alegere;

n      un tip de numerotare ierarhizata.

Optiunile se pot dovedi utile in cazul listelor de obiecte, proprietati etc.

Scrierea in coloane, adaugarea de chenare, linii si umbre

Uneori, avem nevoie ca textul sa fie aranjat pe 2 sau 3 coloane, despartite sau nu de linii verticale. In acest scop, se activeaza Format apoi Columns.Apar o serie de formate prestabilite, pe una, doua sau trei coloane, din care se poate alege formatul dorit. Acelasi lucru se poate face marind numarul de coloane afisat in Number of Columns. Se poate actva, de asemenea, optiunea pentru despartirea coloanelor prin linii verticale Line Between.

Coloanele pot fi egale sau inegale, in acest ultim caz existand posibilitatea de a ajusta latimea lor dupa plac. Rezultatul formatarii este afisat pe ecran in casuta Preview.

Formatarea realizata poate fi aplicata, daca, in prealabil a fost selectat cu mouse-ul o portiune de text:

n      portiunii selectate, sau

n      intregului document.

Daca insa cursorul de text a fost pozitionat la inceputul portiunii care ne intereseaza, exista posibilitatea ca aceasta sa inceapa intr-o noua coloana, urmand modelul afisat pe ecran. In acest scop, se activeaza optiunea Start New Column.

Putem adauga textului nostru, selectat in prealabil, chenare si umbre. In acest scop activam Format si Borders and Shading.

In Borders apar imagini de text, care pot fi selectate, avand chenare sau umbre. Pentru chenare si umbre putem varia grosimea liniei si culoarea.

In Shading putem stabili nuanta umbririi textului: 5%, 10%, 12,5% etc. pana la 100%, alegand culoarea fondului si culoarea textului. Culoarea implicita pentru fond este alb iar culoarea implicita pentru text este negru.

Schimbarea valorilor implicite ale Tab-urilor

Apasarea pe tasta Tab produce o deplasare a cursorului la dreapta cu 0,5" (aproximativ 1,27 cm) Daca dorim sa modificam aceasta distanta, activam Format /Tabs. si modificam valoarea Default tab stops.

Alinierea la distante variabile: Se apasa succesiv pe 1, 2, 3, 4 urmate de completarea valorilor modificate ale tab-urilor si apasarea pe tasta Set. La sfarsit se da O.K. Stergerea tuturor tab-urilor se face apasand Format /Tabs. /Clear All.

FORMATAREA PERMANENTA

Formatarea paragrafelor poate fi mult usurata prin utilizarea, in practica, fie a unor preformatari existente (stiluri Word preexistente, de exemplu Heading1, Heading2 etc.), fie prin crearea unor stiluri proprii.

Se procedeaza astfel:

a. Pentru utilizarea stilurilor existente:

Exista o casuta in coltul stanga sus a ecranului in care apare lista stilurilor valabile la momentul respectiv. Se pozitioneaza cursorul la inceputul paragrafului respectiv. Se alege stilul convenabil din lista si se clickeaza cu mouse-ul. Paragraful ia imediat caracteristicile stilului ales.

b. Pentru modificarea caracteristicilor unui stil din lista sau pentru crearea unui nou stil:

Se activeaza Format, apoi Style.Apare o fereastra cu stilurile existente, in partea stanga si doua sub-ferestre, Paragraph Preview si Character Preview in partea dreapta in care apare modelul stilului ales. In parte de jos apar butoanele Organizer, New, Modify si Delete.

Se alege stilul dorit si se apasa pe butonul Modify, pentru modificare.

Pentru un nou stil, se apasa pe butonul New.

In ambele cazuri, apare un nou ecran, avind in partea de sus informatii cu privire la stilul in constructie (acelasi nume daca este vorba de modificare, nume diferit daca este un nou stil) si stilul pe care se bazeaza noul stil (punctul de pornire, care se alege din lista) si care apare in casuta intitulata Based on. In partea de jos a ferestrei apar butoanele OK, Cancel, Format, Shortcut Key si doua semafoare care permit adaugarea noului stil la prototipurile existente (altfel ramane valabil numai pentru documentul respectiv) si actualizarea automata cu noul stil a intregului document.

Se apasa pe Format si apare un sub-menu care contine toate optiunile existente si la menuul principal Format, adica Font, Paragraph, Tabs, Border etc. Se utilizeaza in acelasi mod despre care am amintit mai sus.

La terminarea actualizarii sau crearii, se apasa pe OK pentru a valida transformarile sau pe Cancel daca renuntam la acestea.

OBSERVATII:

1) Butonul Delete serveste la stergerea din lista numai a unui stil creat de utilizator.

2) Butonul Organizer permite copierea, stergerea sau redefinirea de stiluri din documentul respectiv in alte prototipuri sau documente.

Formatarea folosind Galeria de Stiluri

Se pot folosi stiluri deja inregistrate in asa numita Galerie de Stiluri: brosuri, faxuri, scrisori, note, articole de presa, rezumat, fise, facturi etc. Pentru aceasta:

Se activeaza Format /Style Gallery si apare lista acestora;

Se selecteaza formatul dorit si apoi se apasa pe Example.

Daca se dorese aplicarea, se activeaza din interiorul documentului Galeria de Stiluri, se alege forma din Style Sample, si apoi se apasa pe Document. In Preview este vizualizat rezultatul. Se da OK.

Functii speciale

AutoComplete ofera sugestii de completare a restului cuvantului sau a frazei. Exemplu: Se scrie propozitia "Mondialele bat la usa". La scriera primelor patru litere, AutoComplete sugereaza cuvantul Monday. Daca se accepta se apasa pe enter (sau F3), daca nu se continua scrierea.

AutoCorrect transforma abrevierile in text integral - Exemplu: UPG se transforma in Universitatea Petrol-Gaze din Ploiesti - sau corecteaza erorile de scriere. Pentru o noua intrare se apeleaza Tools /AutoCorrect, se tipareste greseala in Replace si corectia in With, apoi click pe Add.

AutoText produce texte uzuale. Exemplu: Ladies and Gentlemen, Sincerely Yours etc. Se activeaza din AutoCorrect sau Format /Auto Format /Options /AutoText. Contine un tabel cu 40 intrari. Insertia unui text: Insert /AutoText si se selecteaza expresia potrivita.