SORTAREA LISTELOR SI A PARAGRAFELOR

Atunci cand lucrezi cu liste, paragrafe sau tabele ai posibilitatea sa le sortezi fie ascendent (de la A la Z, de la 0 la 9, de la cea mai recenta la cea mai veche data), fie descendent (de la Z la A, de la 9 la 0, de la cea mai veche data spre cea mai recenta). Poti alege criterii de sortare diferite, functie de ce anume contine documentul tau si ce rezultat doresti sa obtii. Modul in care se face sortarea datelor dintr-un tabel a fost descris in lectia 2 din Cursul II-RPB-041-02.

Trebuie ca mai intai sa selectezi portiunea de text (paragrafele sau lista) pe care doresti sa le sortezi, altfel editorul Word va aplica sortarea pe intregul document. Ai aflat ca pentru initierea secventei de sortare trebuie sa folosesti meniul Table, comanda Sort. Aceasta operatie are ca efect deschiderea casetei de dialog Sort Text. Prin utilizarea optiunilor din aceasta caseta poti instrui programul sa aranjeze textul asa cum doresti.

n           Lista Sort by (Sorteaza dupa) iti ofera posibilitatea sa alegi daca doresti sortarea textului dupa paragraf, numarul coloanei sau numarul campului.

Optiunea Paragraphs o vei folosi atunci cand doresti sortarea textului dupa primele litere din primul cuvant al fiecarui paragraf selectat.

Daca optezi pentru optiunea Field 1 (Campul 1) atunci sortarea se va face dupa continutul campului respectiv.

n           Caseta Type contine o lista ascunsa de optiuni pe care le poti utiliza, selectand tipul datelor care vor fi sortate.

Informatiile de tip Text sunt sortate in ordine alfabetica, de la A la Z sau de la Z la A.

Intrarile de tip Number (Numar) sunt sortate in ordine crescatoare sau descrescatoare, de la 0 la 9 sau invers.

Datele calendaristice (Date) sunt aranjate in ordine cronologica.

n           Directia de sortare o stabilesti bifand unul din cele doua butoane radio aflate in partea dreapta: Ascending (Crescator) sau Descending (Descrescator).

n           Cele doua liste Then by (Apoi dupa) permit introducerea unor criterii suplimentare de sortare, pentru cazul in care trebuie departajate elemente comune, intrari identice.

n           Sectiunea My list has o folosesti pentru a specifica daca zona selectata contine un cap de tabel care intra in sortare. Fiind selectate unul sau mai multe paragrafe, implicit este bifata optiunea No header row (Fara cap de tabel).

In mod implicit editorul Word 2000 foloseste la sortare alfabetul limbii engleze. De asemenea este ignorat tipul literelor - majuscule sau litere mici. Pentru a avea un control mai precis asupra operatiei de sortare, poti folosi butonul Options din caseta de dialog Sort Text. Se va deschide caseta de dialog Sort Options din care vei putea specifica:

n           Separate fields at (Separarea campurilor cu)- modul in care sunt separate campurile sau coloanele din document.

Tabs (Tabulatori) este implicit selectata daca ai folosit tabulatoare pentru aranjarea textului.

Commas (Virgule) - o selectezi daca ai folosit pentru impartirea textului pe coloane virgulele.

Other (Altele) - o selectezi daca ai folosit pentru impartirea textului pe coloane alte caractere (cum ar fi cratima). In acest caz trebuie sa specifici respectivul caracter in caseta din dreapta acestui camp.

Daca ai un tabel pe care vrei sa-l sortezi, toate aceste optiuni sunt dezactivate (afisate estompat), deoarece coloanele sunt evidente.

n           Sorting language (Limba in care se face sortarea)- din lista ascunsa selectezi limba in care s-a editat documentul de sortat.

n           Sort options (Optiuni pentru sortare)

Sort column only (Sorteaza doar coloana) o vei folosi atunci cand datele sunt organizate intr-un tabel si tu doresti sa faci doar sortarea unei coloane, nu a intregului tabel. Trebuie sa ai grija ca in urma acestui tip de sortare datele din coloana sortata nu vor mai corespunde datelor din celelalte coloane. Optiunea aceasta nu este disponibila daca nu sortezi un tabel.

Case sensitive este caseta de validare pe care o bifezi atunci cand doresti ca editorul Word sa tina cont de litere mari sau mici pe parcursul operatiei de sortare. In acest caz vor fi afisate intai cuvintele scrise cu litere mici si apoi cele editate cu litere mari.

Daca ai creat un document mare, folosind diferite stiluri, este posibil sa doresti modificarea aspectului lui final, reorganizarea informatiei cuprinsa in el. Ai posibilitatea sa aranjezi (sortezi) titlurile, subiectele pe care le contine documentul, dar pentru aceasta va trebui sa comuti in modul de vizualizare Outline. Daca lucrezi in oricare alt mod de vizualizare, Word-ul va aranja alfabetic tot continutul, toate paragrafele, nu doar titlurile si subtitlurile. In modul Outline titlurile de cel mai inalt nivel sunt sortate, iar toate subtitlurile ce corespund titlurilor sortate se deplaseaza impreuna cu acestea.

Sortarea se poate face asupra intregului document sau numai asupra unei portiuni selectate. In imaginea urmatoare este prezentata o zona de document selectata asupra careia urmeaza sa se aplice sortarea ascendenta.

Dupa selectare parcurgi secventa Table => Sort, stabilesti directia (Ascending sau Descending), eventual specifici criterii mai avansate de sortare si apesi butonul OK.

In urma sortarii ordinea titlurilor din document s-a schimbat, dar continutul fiecarui capitol este nealterat.