Imbinarea corespondentei

Imbinarea corespondentei

O facilitate deosebit de utila oferita de editorul de texte Microsoft Word este imbinarea corespondentei. Aceasta consta in posibilitatea de a crea un sir de scrisori personalizate cu ajutorul unui document de baza si a unei liste de inregistrari.

Documentul principal este alcatuit din text si campuri (comenzi). Daca textul se poate introduce in orice mod, pentru a se introduce campurile trebuie urmati anumiti pasi ce vor fi descrisi in continuare. In ce priveste modul in care campurile apar in document, acestea se deosebesc de textul obisnuit prin faptul ca apar incadrate de perechile de caractere "<<" si ">>".

Lista de inregistrari poate fi un tabel editat in Word, un tabel editat in Excel sau chiar o baza de date creata in Access. Fiecare linie din tabel se numeste inregistrare, iar antetul tabelului va determina denumirea componentelor din care este alcatuita fiecare inregistrare.

In esenta pentru a utiliza imbinarea corespondentei sunt de parcurs trei pasi:

crearea listei de inregistrari;

crearea documentului principal ce contine campurile;

imbinare documentului principal cu lista de inregistrari si tiparirea scrisorilor obtinute.

Intrucat lista de inregistrari poate fi un tabel creat in Word, toate operatiile ce se pot efectua cu aceasta sunt prezentate in capitolul dedicat lucrului cu tabele.

In continuare sa consideram ca tabelul urmator a fost creat in fisierul test_date.doc.

Acesta va fi utilizat in continuare pentru a exemplifica modul de lucru cu imbinarea corespondentei.

Sa vedem acum in ce mod se poate crea documentul principal si cum se poate imbina acesta cu lista de inregistrari. Pentru aceasta se va selecta optiunea Letters and Mailings suboptiunea Mail Merge din meniul Tools. Odata selectata aceasta optiune, se va deschide o fereastra ca in figura 1.

Figura 1.

In cazul nostru se va selecta optiunea Letters, dupa care se da click pe textul . In continuare se va deschide o noua fereastra ca in figuar 2.

Figura 2.

In cadrul acestei ferestre se va preciza punctu de plecare in realizarea documentului principal. Noi vom alege sa continuam cu documentul actual prin selectarea optiunii Use the current document, dupa care vom da click pe textul .

La pasul trei se va deschide o fereastra ca in figura 3. In cadrul acesteia putem stabili daca vom utiliza o lista deja existenta, daca vom utiliza lista de inregistrari din Outlook, sau daca vom crea o noua lista.

Figura 3.

Noi vom selecta optiunea Use an existing list si apoi vom da click pe textul pentru a selecta lista dorita. Odata ce am selectat lista, ni se va deschide o fereastra ca in figura 4. In aceasta fereastra ne sunt prezentate datele din lista si ne este permis sa o modifica, adica sa adaugam, sa stergem si sa modificam inregistrari. In momentul in care suntem convinsi ca lista de inregistrari contine ceea ce dorim noi, se va apasa butonul .

Figura 4.

Dupa ce se inchide fereastra prezentata in figura 4, se va reveni in fereastra prezentata in figura 3, unde cu ajutorul textului se va trece la pasul urmator caruia ii corespunde fereastra din figura 5.

Figura 5.

In acest moment putem redacta scrisoarea principala. Textul normal va fi scris in mod obisnuit, dar pentru a insera campuri care ulterior vor fi inlocuite cu date din lista de inregistrari se va alege optiunea . In continuare se va deschide o fereastra ca in figura 6 din care se va alege campul dorit dupa care se va apasa butonul .

Figura 6.

In cazul exemplului nostru am introdus textul de mai jos, in care se pot distinge campurile Nume, Prenume si Varsta.

Odata stabilit continutul documentului principal se va da click pe textul pentru a putea previzualiza scrisorile obtinute prin imbinarea documentului principal cu lista de inregistrari. In continuare se va deschide o fereastra ca in figura 7 si in document se va putea vedea cum arata acesta daca se inlocuiesc campurile cu date din prima inregistrare a listei de inregistrari. Daca dorim sa vedem cum arata daca se utilizeaza date din alte inregistrari ale listei, atunci se va utiliza butonul pentru inregistrarea anterioara, butonul pentru inregistrarea urmatoare si respective optiunea pentru o inregistrare anume.

Figura 7

Daca in text se constata greseli, atunci ele se pot corecta chiar in acest stadiu. De exemplu se poate observa ca in exemplul nostru scrie implinit si nu implinit. Odata corectat acest cuvant intr-o scrisoare, el va fi scris corect in toate. Daca nu mai avem de efectuat nici o corectura este timpul sa trecem la faza finala. Pentru aceasta se va da click pe textul .

La ultimul pas se va deschide o fereastra ca in figura In cadrul acestei ferestre va trebui sa ne decidem daca scrisorile sa fie tiparite direct, sau daca sa fie create documente separate pentru fiecare, documente care sa poata fi ulterior tiparite.

Daca se doreste tiparirea directa se va alege optiunea Print, iar in caz contrar daca se va alege optiunea Edit individual letters.

Indiferent de optiunea aleasa se va mai deschide o ultima fereastra in care va trebui sa precizam care dintre inregistrarile din lista vor participa la imbinare. Aceasta ultima fereastra arata ca in figura 9.

Daca dorim ca toate inregistrarile sa fie utilizate va trebui selectata optiunea All. Daca in schimb dorim sa utilizam doar inregistrarea curenta, atunci se va utiliza optiunea Current record. Sunt si situatii in care se doreste utilizarea doar a unei parti a inregistrarilor. In aceasta situatie se va utiliza optiunea From. In figura 9 se poate vedea modul in care s-a stabilit ca la imbinare sa participe doar inregistrarile care au numerele de ordine cuprinse de intre 2 si 4.

Figura

Figura 9.

Trebuie precizat ca lansarea in executie a imbinarii se declanseaza doar in momentul in care a fost apasat butonul .