CONTRACTAREA IN CONSTRUCTII

CONTRACTAREA IN CONSTRUCTII

Rezumat

Acest capitol prezinta o varietate de tipuri de contracte utilizate pentru realizarea constructiilor, o procedura de selectie a tipului de contract adecvat si o serie de recomandari pentru succesul contractarii in constructii. De asemenea sunt prezentate fazele, tehnicile si diverse formulari utilizate intr-un proces de negociere a unui contract.

Cuprins

1. Aspecte introductive

2. Tipuri de contracte

3. Selectia unui tip de contract

4. Recomandari pentru succesul contractarii in constructii

5 Negocierea

1. Aspecte introductive

Contractul este actul juridic incheiat prin acordul de vointa intre persoana juridica achizitoare (investitor) si contractantul (ofertantul) in favoarea caruia s-a adjudecat investitia, in vederea realizarii acesteia .

Pentru investitiile publice, forma de contract este, de regula, cea din conditiile de contractare, transmise contractantilor de catre persoana juridica achizitoare prin documentele licitatiei.

In unele cazuri, pana la incheierea contractului acesta poate trece prin urmatoarele faze:

forma de contract propusa de persoana juridica achizitoare si care face parte din documentele licitatiei;

forma de contract acceptata de contractant si care insoteste oferta;

forma finala de contract definitivat si semnat de parti dupa adjudecare si negociere.

Contractul este compus din formularul de contract, din conditii generale, suplimentare si speciale de contractare si din celelalte documente precizate in formularul de contract.

Conditiile generale de contractare sunt reprezentate de documentul care pune la dispozitia partilor contractuale principiile generale aplicabile pentru contractarea in constructii. In toate cazurile, ele devin parte integranta a unui contract de executare a lucrarilor de constructii.

Conditiile suplimentare de contractare fixeaza clauze specifice contractelor incheiate de o anumita persoana juridica achizitoare si sunt complementare conditiilor generale de contractare.

Conditiile speciale de contractare completeaza sau, eventual, modifica conditiile generale si suplimentare de contractare, aplicabile unui anumit contractant.

In mod traditional, clientii apeleaza la arhitecti sau ingineri pentru proiectarea si supervizarea executarii constructiilor. In ultimii ani insa, pe plan mondial, pentru proiectele de dimensiuni mari, cum ar fi centralele electrice, aeroporturile, rafinariile de petrol si alte obiective complexe similare, aceasta metoda s-a dovedit relativ ineficace. Cauzele care au condus la aceasta situatie sunt urmatoarele:

Competenta insuficienta a proiectantului in managementul numerosilor contractanti cu un grad inalt de specializare si complexitate tehnologica implicati in acest gen de proiecte;

Incapacitatea clientului de a-si defini in mod adecvat cerintele inca de la initierea proiectului.

Ca urmare, s-a incercat utilizarea unor aranjamente contractuale diverse pentru rezolvarea acestei situatii, incluzand contractele tip cost rambursabil, contractele la cheie, ofertarea in doua faze, contractele in serie si, in ultima vreme, contractele de management sau de proiectare si management.

In cazul in care clientul isi asuma rolul de manager al proiectului, acesta va crea, in cele mai multe cazuri, o entitate organizatorica separata care va fi responsabila pentru proiectarea si construirea obiectivului. Managerul proiectului va incheia contracte pentru proiectare si constructie cu firme specializate.

Daca clientul nu are suficienta competenta pentru realizarea acestor aranjamente contractuale se apeleaza la firme sau specialisti independenti care se vor ocupa de managementul proiectului in numele clientului.

Aceasta tendinta care se manifesta in ramura constructiilor are impact asupra aranjamentelor contractuale utilizate pentru anumite tipuri de proiecte. Caracteristicile fiecarui tip de contract sunt prezentate in cele ce urmeaza.

2. Tipuri de contracte

Principalele tipuri de contracte utilizate in constructii pot fi grupate in patru categorii. In ordinea cronologica a aparitiei lor, acestea sunt:

Contracte traditionale

Contracte tip cost rambursabil

Alte forme de aranjamente contractuale

Contracte de management

A. Contracte traditionale

Clientii sau managerii lor de proiect angajeaza arhitecti pentru pregatirea proiectului tehnic, selectarea contractantilor si supervizarea lucrarilor de constructii.

Principalele forme de contracte traditionale sunt:

a) Contractul tip pret total

b) Contractul tip pret pe cantitati de lucrari

c) Contractul tip pret unitar

a) Contractul tip pret total

Contractantul este invitat sa-si elaboreze oferta pe baza desenelor de executie si a Caietelor de sarcini pentru proiectul de constructii. Contractantul trebuie sa estimeze toate costurile ocazionate de realizarea integrala a lucrarilor. De obicei nu se admit modificari ale pretului total oferit dupa incheierea contractului, cu exceptia situatiilor in care clientul solicita modificari ale proiectului. Pretul poate fi divizat pe faze de executie pentru a facilita plata esalonata a lucrarilor.

b) Contractul tip pret pe cantitati de lucrari

In unele tari, clientii prefera sa furnizeze contractantilor un document tip pentru prezentarea pretului-oferta. Acesta este intocmit pe baza desenelor de executie si a antemasuratorilor si cuprinde capitolele de lucrari ce trebuie realizate, o scurta descriere a acestora si cantitatile aferente. Contractantul trebuie sa completeze documentul cu preturile unitare pentru fiecare capitol de lucrare incluzand costurile cu forta de munca, materiale, utilaje, cheltuieli administrative, plata subcontractantilor si profit. Ponderand cantitatile de lucrari cu preturile unitare si insumand rezultatele se obtine pretul-oferta. Pe parcursul executarii lucrarilor, cantitatile de lucrari efectiv realizate sunt masurate si evaluate la pretul stabilit. Lucrarile aditionale necesare vor fi evaluate la un nou pret si/sau tinandu‑se seama de preturile unitare stabilite pentru lucrari similare.

c) Contractul tip pret unitar

Multe proiecte sunt atat de complexe incat nu permit terminarea proiectarii inainte de organizarea licitatiei pentru adjudecarea lucrarilor de constructii si incheierea contractului. In aceste conditii, li se cere ofertantilor sa prezinte preturi unitare pentru o lista de categorii de lucrari tipice proiectului ce urmeaza a fi realizat. Pentru fundamentarea preturilor li se ofera contractantilor desene de executie preliminare si uneori studii geologice, impreuna cu cantitatile aproximative de lucrari. Plata contractantului pentru lucrarile efectiv executate se face pe baza masurarii acestora si evaluarii lor la preturile unitare convenite. Pentru categoriile de lucrari care nu au fost incluse in lista furnizata ofertantilor, preturile se negociaza pe parcurs.

B. Contracte tip cost rambursabil

Ca si in cazul contractelor standard, clientul apeleaza la arhitecti pentru realizarea proiectului tehnic si supervizarea executarii constructiei. Principala caracteristica a acestor contracte este plata unui onorariu, in suma fixa sau ca un procent din valoarea costurilor directe, pentru realizarea lucrarilor de catre contractant. Costurile directe ale lucrarilor vor fi rambursate contractantului pe masura executarii lucrarilor.

Acest tip de contract a fost creat pentru a permite realizarea lucrarilor de constructii pe masura ce avanseaza proiectarea obiectivului. Dezavantajul principal al acestui gen de contract consta in faptul ca antreprenorul poate creste costurile directe ale lucrarilor aproape fara restrictii, transferand in acest fel cea mai mare parte a riscurilor asupra clientului.

Principalele forme de contract tip cost rambursabil sunt:

a) Contractul cu onorariu in suma fixa sau procentual

b) Contractul cu cost-tinta

a) Contractul cu onorariu in suma fixa sau procentual

Contractantul si clientul negociaza un onorariu care sa acopere cheltuielile administrative si profitul contractantului. Costurile directe referitoare la plata salariilor, subcontractantilor, achizitionarea materialelor, asigurarea si exploatarea utilajelor sunt platite de catre client pe masura executarii lucrarilor. Prin urmare, clientul va plati in final costurile directe la care se adauga onorariul contractantului. Daca onorariul este calculat ca un procent din costurile directe, atunci riscurile pe care si le asuma clientul cresc si mai mult, pentru ca onorariul va creste pe masura cresterii costurilor directe.

b) Contractul cu cost-tinta

Pentru a inlatura dezavantajele contractului cu onorariu clasic, clientii au cautat sa gaseasca o modalitate prin care sa sporeasca responsabilitatea contractantului cu privire la costurile proiectului. Solutia consta in stabilirea unei corelatii intre onorariul platit contractantului si un cost-tinta stabilit de comun acord, pe baza unui set de desene de executie si specificatii tehnice. Onorariul platit se stabileste diminuand sau marind suma stabilita initial cu un procent din depasirea sau economia realizate, calculate prin diferenta dintre costul efectiv si costul-tinta al lucrarilor. Se tine seama si de modificarile solicitate de client pe parcursul executarii lucrarilor.

C. Alte forme de aranjamente contractuale

a) Parteneriatul

Parteneriatul consta in selectarea de catre client a unui anumit contractant, negocierea unui pret pentru lucrarea ce urmeaza a fi realizata si stabilirea de comun acord a programului de executie si a termenilor si conditiilor contractului.

Obiectivul principal este generarea unei cooperari reciproc avantajoase intre contractant si client. Contractantul este incurajat sa discute cu clientul in mod deschis toate aspectele care ridica probleme in realizarea proiectului.

Antreprenorul-partener poate sa fie angajat prin organizarea unei licitatii, prin negocieri sau pe baza unei relatii traditionale. Ultima solutie este, de regula, preferata. Dupa selectarea contractantului se vor negocia termenii si conditiile contractuale, stabilindu-se obiective comune.

Avantajele parteneriatului constau in reducerea costurilor, a duratei de executie, in imbunatatirea calitatii lucrarilor si in diminuarea surselor de conflict. Pentru utilizarea cu succes a parteneriatului clientul trebuie sa aiba experienta si competenta in proiectare si constructii pentru a putea avea un dialog util cu contractantul.

b) Contractele tip Constructie, Proprietate, Operare, Transfer

Aranjamentele contractuale de tip Constructie, Proprietate, Operare, Transfer (CPOT), Constructie, Operare, Transfer (COT), Constructie, Proprietate, Operare (CPO) etc. sunt tot mai utilizate in realizarea proiectelor majore de infrastructura, care sunt finantate in mod traditional din surse guvernamentale.

In cadrul acestor contracte, intreprinzatorul (de regula un mare contractant sau un trust de contractanti) este responsabil cu stabilirea relatiilor contractuale si functionale intre numeroasele parti implicate (Figura 25), strangerea fondurilor necesare pentru constructie, exploatarea facilitatii si in final transferul proprietatii catre guvernul local dupa o perioada suficient de mare pentru plata imprumuturilor si a dobanzilor precum si pentru obtinerea unui profit.

Proiecte cum ar fi centralele electrice, statiile de desalinizare a apei, podurile, autostrazile sau chiar unitatile industriale de mari dimensiuni constituie exemple tipice de obiective pentru a caror realizare se utilizeaza acest tip de contracte. Folosirea contractelor tip Constructie, Proprietate, Operare, Transfer si a formelor derivate este cel mai frecvent intalnita in tarile care intampina probleme in strangerea de fonduri la nivel national pentru realizarea proiectelor de mare anvergura si care apeleaza la firme puternice, multinationale pentru a avea acces la surse de finantare straine. De asemenea, aceasta metoda se utilizeaza din ce in ce mai mult in tarile industrializate in care guvernele nu doresc sa finanteze dezvoltarea infrastructurii prin sporirea impozitelor.

c) Ofertarea in doua faze

Pentru proiectele complexe si de mari dimensiuni, ofertarea in doua faze poate permite imbunatatirea controlului asupra costurilor si sporirea disciplinei.

Prima faza consta in formularea unei cereri de oferta adresata unui grup restrans de firme, cu o experienta recunoscuta in domeniu. In prealabil, se poarta discutii intre client si aceste firme referitoare la tipul, amploarea lucrarilor si capacitatea firmelor respective de a le realiza. Fiecare contractant trimite oferte cu un pret estimativ.

Dupa selectia contractantului, in a doua faza, i se cere acestuia sa colaboreze cu proiectantul, oferind consultanta in ceea ce priveste metodele de constructie, echipamentul necesar, atribuirea pachetelor de activitati pe subcontractanti, prioritatile, programul de executie si aprovizionarea cu materiale etc. Se calculeaza apoi pretul pe care clientul urmeaza sa-l plateasca si pe aceasta baza se incheie contractul.

d) Contracte in serie

In cazul in care clientul doreste sa realizeze mai multe proiecte similare, de exemplu scoli, se poate selecta un contractant in urma unei licitatii, iar pretul ofertei castigatoare poate constitui baza incheierii unor contracte ulterioare cu acelasi contractant pentru realizarea proiectelor similare viitoare. Desigur, la incheierea noilor contracte se va tine seama de inflatie si alti factori obiectivi (de exemplu, diferentele provenind din realizarea fundatiei pe soluri cu caracteristici diferite). Aceasta metoda incurajeaza stabilirea unei relatii intre parti bazata pe incredere.

e) Contracte tip proiectare si constructie (Contracte "la cheie")

Contractele "la cheie" se intocmesc in faza de proiectare a viitorului obiectiv. Dupa alegerea prin licitatie a contractantului, acesta va trebui sa realizeze proiectul tehnic, constructia obiectivului si, in unele cazuri, exploatarea pana la atingerea parametrilor proiectati si intretinerea acestuia.

f) Contractul global

Contractul global se incheie intre persoana juridica achizitoare, pe de o parte, si contractant (antreprenor general) si furnizorul general, pe de alta parte, acestia din urma asumandu-si raspunderea realizarii in ansamblu a proiectului, avand dreptul sa incheie contracte de subantrepriza (subcontracte) cu contractanti sau furnizori de specialitate.

Acelasi contract global se poate incheia intre persoana juridica achizitoare atat cu contractantul, cat si cu furnizorul general, in care caz intre acestia din urma intervine un contract de asociere care delimiteaza raspunderile partilor.

Figura 25. Partile implicate si structura contractuala pentru un contract tip "Constructie, Proprietate, Operare, Transfer"

g) Contracte separate

Contractele separate se incheie intre persoana juridica achizitoare si mai multi contractanti si furnizori, cate un contract cu fiecare dintre acestia, in cazul in care persoana juridica achizitoare are capacitatea tehnica si organizatorica de a indeplini functiile de furnizor si contractant general.

In acest caz raspunderea generala pentru realizarea proiectului revine entitatii achizitoare, contractantii si furnizorii raspunzand strict pentru lucrarile, livrarile si serviciile contractate separat.

h) Realizarea proiectului cu mijloace proprii

Unii clienti, cum ar fi autoritatile publice, firme din ramuri de interes strategic, unele firme de mari dimensiuni, au capacitatea de a realiza constructiile de care au nevoie cu forte proprii. In acest caz nu este necesara incheierea unui contract. Se poate recurge insa la executarea unor lucrari cu subantreprenori.

i) Subcontractul

Subcontractele se incheie intre contractanti (antreprenori generali) si/sau furnizorii generali, pe de o parte, si contractantii (antreprenorii) si furnizorii de specialitate, pe de alta parte, pentru realizarea diverselor parti din proiect, ce fac obiectul contractului global sau "la cheie"

D. Contracte de management

Contractele de management au aparut ca raspuns la cerintele recente din cadrul ramurii constructiilor, referitoare la cresterea nivelului de competenta si atentie in planificarea si controlul proiectelor, incepand de la studiul de fezabilitate pana la receptia finala a lucrarilor. In prezent se utilizeaza trei sisteme:

a)   Contractul de management al constructiei

b) Contractul de management

c)   Contractul de proiectare si management

a) Contractul de management al constructiei

(a) Contractual

(b) Organizational

Figura 26. Contractul de management al constructiei

Contractul se incheie intre client si contractant (sau contractanti) (Figura 26 a, b). In prealabil, inca de la initierea proiectului, clientul angajeaza un manager al constructiei care il va consilia, va planifica si coordona realizarea obiectivului. Managerul constructiei este, de regula, o firma de constructii selectata dintre cele mai prestigioase la nivel national. Aceasta nu va realiza in mod direct nici o lucrare de constructii, rolul ei fiind asemanator cu cel al proiectantului sau consultantului. Domeniile in care il va consilia pe client sunt usurinta executiei proiectului, crearea si atribuirea pachetelor de activitati pe subcontractanti, incheierea contractelor de aprovizionare, conducerea licitatiei si realizarea constructiei. In schimbul serviciilor sale managerul constructiei va primi un onorariu.

b) Contractul de management

Multi clienti considera ca riscul utilizarii mai multor contractanti, implicat de utilizarea contractului de management al constructiei, este prea mare.

(a) Contractual

(b) Organizational

Figura 2 Contractul de management[6]

Ca urmare, a aparut tendinta de a angaja un singur contractant care sa conduca realizarea constructiei prin subcontractarea lucrarilor. In aceasta situatie, desi atributiile contractantului coordonator sunt similare cu cele ale managerului constructiei, riscurile pe care si le asuma acesta sunt mai mari, intrucat - desi nu participa direct la realizarea lucrarilor - are raspunderea executarii acesteia in termenele, de calitatea si cu costurile stabilite.

Aranjamentele contractuale si organizationale pentru acest gen de contract sunt prezentate in figura 27 a, b.

c) Contractul de proiectare si management

(a) Contractual

(b) Organizational

Figura 28. Contractul de proiectare si management[7]

Clientul realizeaza cu forte proprii sau printr-o firma independenta de proiectare desenele initiale de ansamblu ale obiectivului si, pe baza acestora, se solicita oferte. Contractantul care ofera cel mai redus cost pentru proiectarea si executia obiectivului este preferat, dar se tine seama si de reputatia, calitatea serviciilor si onorariul solicitat pentru managementul proiectului.

Contractantul castigator va organiza licitatii si va alege atat proiectantul cat si subcontractantii prin intermediul carora va realiza constructia. El nu va realiza nici o lucrare de constructii in mod direct.

Acest tip de contract constituie o dezvoltare logica a contractului de management, incluzand si activitatile de proiectare. Aranjamentele contractuale si organizationale in acest caz sunt prezentate in figura 28 a, b.

3. Selectia unui tip de contract

Selectia tipului de contract care va fi utilizat pentru realizarea constructiei trebuie sa tina seama de caracteristicile proiectului si de particularitatile organizatiei client. Aceasta constituie un element esential pentru realizarea cu succes a proiectului si de aceea trebuie sa i se acorde o mare atentie si sa fie realizata cat mai curand posibil dupa initierea proiectului.

Este necesar sa se compare caracteristicile proiectului cu caracteristicile fiecarui tip de contract. In acest scop prezentam in tabelul 15 o comparatie a caracteristicilor principalelor tipuri de contracte.

Semnificatia caracteristicilor principalelor tipuri de contracte este urmatoarea:

1. Diversitatea responsabilitatii. Un grad ridicat de dispersie a responsabilitatii face sa sporeasca puterea decizionala si de control a managerului de proiect, dar poate conduce si la un fenomen de diluare a responsabilitatii.

2. Dimensiunea pietei de pe care se testeaza preturi-oferta. In cazul in care realizarea ofertelor de catre contractanti necesita costuri mari cu completarea documentatiilor proiectului puse la dispozitie de catre client, acestia ar putea fi descurajati sa participe la licitatie, cu exceptia situatiei in care se organizeaza o licitatie publica restransa. Acest tip de licitatie ingusteaza piata de pe care se testeaza preturi-oferta si poate conduce la obtinerea unui pret necompetitiv daca nu se realizeaza inaintea licitatiei evaluari preliminare ale contractantilor.

Selectia tipului de contract Tabelul 15

3. Definirea precisa a cerintelor clientului. In cazul contractelor "la cheie" definirea cerintelor clientului trebuie facuta foarte precis inca din stadiul initial al demararii proiectului si este necesar ca aceasta sa aiba un caracter definitiv. Celelalte tipuri de contracte permit definirea treptata a cerintelor clientului, abordare care poate fi utila pentru proiecte cu un grad mare de complexitate si risc.

4. Rapiditatea inceperii constructiei. Este redusa in cazul contractelor traditionale, pentru ca nu se poate incepe constructia inaintea finalizarii proiectarii. Toate celelalte tipuri de contracte asigura posibilitatea realizarii progresive, in paralel, a proiectarii si constructiei.

5. Flexibilitate in realizarea schimbarilor. Acest criteriu se refera la usurinta cu care clientul poate realiza modificari pe durata realizarii constructiei fata de proiectul initial. In cazul contractelor "la cheie" flexibilitatea este redusa, in timp ce in cazul celorlalte tipuri de contracte aceasta variaza in limite rezonabile.

6. Capacitatea de a contracta si de a realiza treptat constructia. In situatiile in care proiectul prezinta elemente importante de risc sau sursele de finantare a realizarii acestuia sunt limitate poate fi utila contractarea si realizarea treptata a constructiei.

Capacitatea de monitorizare a costurilor de catre client. Toate tipurile de contracte ofera, in grade diferite, posibilitati de monitorizare a costurilor de catre client.

8. Consultarea constructorului inca din faza de proiectare. Implicarea constructorului in faza de proiectare poate conduce la gasirea unor solutii tehnice mai eficiente pentru ca in acest fel se tine seama de interesele si dotarea tehnica a constructorului inca de la definirea proiectului. Prin utilizarea contractului "la cheie" clientul urmareste in mod clar "exploatarea" unei astfel de situatii.

9. Influenta clientului asupra selectiei subcontractantilor. Influenta clientului in aceasta privinta este limitata in cazul contractului traditional si nu este posibila in cazul contractului "la cheie".

10. Posibilitatea controlarii calitatii de catre client. Contractele "la cheie" nu ofera monitorizarea calitatii pentru client; daca acesta doreste acest lucru trebuie sa angajeze o firma sau un specialist independent. In cazul celorlalte tipuri de contracte, membrii echipei de proiectare, contractantul general sau managerul constructiei pot avea responsabilitati de monitorizare a calitatii pentru client.

11. Posibilitatea contractantului de a specula fluxul de numerar. Deoarece realizarea lucrarilor de constructii antreneaza tranzactii financiare importante, contractantul general poate obtine beneficii daca reuseste sa incaseze cat mai repede fondurile cuvenite si sa intarzie cat mai mult posibil efectuarea platilor. Aceasta procedura poate afecta atitudinea si performantele subcontractantilor. In cazul in care platile catre subcontractanti se afla sub controlul direct al clientului sau al managerului constructiei, aceasta situatie se poate transforma intr-un avantaj.

12. Stimularea financiara a contractantului pentru conducerea eficace a proiectului. Contractele "la cheie" si cele traditionale ofera o buna stimulare financiara a contractantului pentru performanta, in timp ce in cazul contractului de management sau de management al constructiei contractantul primeste un onorariu care nu este neaparat legat de performantele obtinute.

13. Potentialul conflictual. Calitatea, termenele si costurile realizarii constructiei pot fi imbunatatite printr-o buna colaborare in cadrul echipei de proiect. Tipurile de contracte care recunosc variatele responsabilitati ale partilor implicate in managementul lucrarilor de constructii si care exclud exploatarea vreuneia dintre parti sunt cele care asigura evitarea conflictelor.

Avand in vedere aspectele prezentate se poate observa ca nu exista un tip de contract ideal, adecvat oricarei situatii. Fiecarui gen de proiect ii corespund anumite caracteristici ale unui tip de contract. Clientul trebuie sa decida care sunt caracteristicile principale de care va tine seama in selectarea tipului de contract. Pentru contracararea caracteristicilor considerate secundare, dar defavorabile, se pot incerca adaptari si perfectionari ale tipurilor de contracte prezentate. In acest demers insa trebuie procedat cu cea mai mare atentie pentru a nu compromite caracteristicile de baza ale contractului.

4. Recomandari pentru succesul contractarii in constructii

Un studiu intreprins de profesorii William Badger si Steven Gay de la Scoala de Constructii "Del Webb" din cadrul Universitatii de Stat din Arizona a pus in evidenta cele mai importante zece aspecte referitoare la succesul contractarii in constructii. Acestea pot fi sintetizate sub forma a zece recomandari, insotite de avantajele pe care le implica si solutiile ce trebuie adoptate pentru aplicarea lor.

1) Documentarea zilnica asupra situatiei lucrarilor realizate

Avantaje: - ajuta la evitarea litigiilor si proceselor cu clientii;

- este utila in estimarea, planificarea si programarea proiectelor viitoare;

- creeaza o baza pentru colaborarea onesta intre partile implicate in proiect.

Solutii: - intocmirea de jurnale ale convorbirilor telefonice;

- arhivarea faxurilor si a scrisorilor de confirmare;

- intocmirea de minute ale sedintelor si discutiilor dintre parti;

- fotografii ale stadiilor de executie;

- jurnale de santier.

2) Utilizarea unor contracte tip, cunoscute si testate

Avantaje: - evitarea neintelegerilor si omisiunilor;

- familiaritate si acceptare a conditiilor si prevederilor contractuale.

Solutii: - utilizarea de contracte standard;

- angajarea unui avocat specialist in domeniu, daca se utilizeaza contracte nestandardizate.

3) Includerea unei clauze de arbitrare a conflictelor

Avantaje: - economii de timp si bani;

- arbitrii (specialisti reputati in domeniu) inteleg mai bine problemele din constructii comparativ cu instantele de judecata.

Solutii: - asigurati-va ca se va putea apela la serviciile unui arbitru independent, specialist in constructii;

- arbitrul trebuie sa aiba o buna reputatie si sa aiba sediul in apropierea amplasamentului proiectului, pentru a evita costurile de deplasare ridicate.

4) Includerea unei clauze privind modul de efectuare a platilor

Avantaje: - asigura efectuarea corecta si la timp a platilor;

- permite cunoasterea penalitatilor pentru depasirea termenului de executie convenit sau pentru intarzierea platilor.

Solutii: - cititi clauza privind modul de efectuare a platilor;

- cautati sa intelegeti toate aspectele referitoare la efectuarea platilor;

- negociati modificari, daca considerati necesar.

5) Lucrati numai cu firme cu o reputatie bine cunoscuta

Avantaje:    - evitarea problemelor referitoare la intarzieri ale platilor sau neefectuarea acestora, depasirea termenelor de executie, calitatea slaba a lucrarilor.

Solutii: - cercetati performantele si modul de derulare a unor proiecte anterioare.

6) Verificarea contractului inainte de semnarea acestuia

Avantaje:    - asigura evitarea omiterii unor aspecte importante.

Solutii: - cititi contractul inainte de a-l semna;

- revedeti desenele si specificatiile de executie;

- vizitati amplasamentul santierului.

7) Includerea unor clauze referitoare la modificarile solicitate pe parcursul executarii proiectului

Avantaje: - evitarea neintelegerilor si conflictelor referitoare la acest aspect;

- asigurarea unui acord intre parti referitor la plata si stabilirea duratei de executie a modificarilor proiectului solicitate pe parcurs.

Solutii: - stabiliti cine are autoritatea de a emite si aproba ordine de modificare a proiectului;

- realizati descrieri amanuntite si clare ale modificarilor, cu precizarea costurilor si duratelor;

- analizati modul in care modificarea va afecta celelalte elemente ale proiectului;

- precizati dimensiunile modificarilor.

8) Intocmirea de oferte preponderent pentru tipuri de lucrari cunoscute

Avantaje: - riscuri mai reduse;

- competitivitate ridicata;

- potential mai ridicat pentru obtinerea unui profit acceptabil;

- detinerea unor competente, resurse, echipamente si furnizori adecvati.

Solutii: - pentru lucrari de dimensiuni mai mari decat cele familiare: efectuarea de cresteri graduale ale dimensiunii resurselor sau apelarea la subantreprenori;

- pentru lucrari de natura diferita: inceperea cu proiecte de dimensiuni mici;

- in cazul schimbarii zonei geografice: investigarea amanuntita a zonei si inceperea cu proiecte de dimensiuni mici.

9) Crearea si mentinerea unor relatii bune cu partenerii de afaceri

Avantaje: - atragerea unor clienti onesti;

- in cazul aparitiei unor probleme se poate beneficia de prezumtia de nevinovatie;

- construirea unor retele de relatii care devin o resursa importanta a firmei.

Solutii: - fiti cinstit si corect;

- inscrieti-va in organizatiile profesionale si fiti activ in cadrul acestora.

10) Promovarea si adoptarea unui comportament etic

Avantaje: - obtinerea de noi contracte in conditii mai bune datorita cresterii puterii de negociere;

- in cazul aparitiei unor probleme se poate beneficia de prezumtia de nevinovatie;

- castigarea respectului si bunavointei partenerilor din cadrul industriei;

- linistea constiintei.

Solutii: - puneti-va in locul victimei potentiale;

- nu va asociati cu firme care au avut comportamente lipsite de etica.

5. Negocierea

Negocierea este un proces dinamic de ajustare prin care doua parti, fiecare cu obiectivele sale proprii, discuta pentru a ajunge la o intelegere mutual satisfacatoare pe baza interesului comun.

Notiunile de baza utilizate in cadrul procesului de negociere sunt:

Strategia - Ansamblul de decizii care urmeaza sa fie luate in vederea indeplinirii obiectivelor urmarite si care tin seama de un numar mare de factori interni si externi cu un grad inalt de variabilitate si complexitate;

Tactica - Acea parte a strategiei menita sa stabileasca mijloacele si formele de actiune ce urmeaza sa fie folosite in vederea realizarii obiectivelor urmarite;

Tehnica - Totalitatea procedeelor ce urmeaza sa fie folosite in desfasurarea discutiilor intre parteneri cu scopul de a se ajunge la incheierea contractului.

In cadrul negocierii trebuie sa avem in vedere urmatoarele notiuni:

. Interesul - Manifestarea unor necesitati sau trebuinte ale participantilor;

. Pozitia de negociere - Totalitatea intereselor uneia dintre parti;

. Pozitia reala - Obiectivele pe care o parte urmareste sa le atinga pentru satisfacerea intereselor sale;

. Pozitia declarata initial - Deoarece fiecare vrea sa obtina un avantaj;

. Spatiul de negociere - Se obtine prin exagerarea, intr-o anumita masura, a intereselor declarate.

Fiecare parte aflata in negociere doreste sa castige. Realitatea ne arata ca exista diverse situatii intr-o negociere: castig-castig, castig-pierdere, pierdere-castig, pierdere-pierdere. Dintre acestea, ne vom opri asupra primei situatii, care este cea mai productiva.

Negocierea tip castig/castig este, pur si simplu, un mod de a face 'o afacere buna'. Daca partile care au incheiat un acord sunt satisfacute de rezultat, ele se straduiesc la o intelegere, sa evite un esec. De asemenea, partile sunt dispuse sa colaboreze si in viitor. Poate va intrebati: 'Cum pot sa castig intr-o negociere, daca permit si celeilalte parti sa-si atinga obiectivele?'. Raspunsul la aceasta intrebare rezida in faptul ca fiecare persoana are propriile sale nevoi, diferite de ale celorlalti.

Negocierea este un proces care cuprinde mai multe faze:

FAZA 1 - CUNOASTEREA RECIPROCA

Negocierea seamana cu orice alta situatie sociala care are ca scop realizarea unei afaceri. Ea se deruleaza mult mai usor atunci cand partile dedica putin timp si pentru cunoasterea reciproca. Este foarte util ca, inainte de a incepe negocierea, sa-i evaluam pe toti cei implicati.

DECI: imi fac planul sa cunosc partenerul cu care voi negocia. Obiectivul meu este sa desfasor contactul initial intr-o atmosfera prietenoasa, relaxata si profesionala.

FAZA 2 - DECLARAREA SCOPURILOR SI A OBIECTIVELOR

Dupa inceperea negocierii, urmeaza formularea scopurilor si obiectivelor fiecarei parti implicate. In acest punct nu vor fi mentionate problemele specifice, deoarece partile abia au inceput sa-si exploreze una alteia nevoile.

DECI: ii impartasesc celuilalt obiectivele si scopurile. In acelasi timp, incerc sa anticipez ce anume va urma, intelegand scopurile si obiectivele celeilalte parti. Este posibil ca, pe parcursul acestui pas, sa fie o atmosfera de cooperare si incredere reciproca. Se pot aplica tehnici cum sunt analiza tranzactionala.

FAZA 3 - INCEPEREA PROCESULUI

Anumite negocieri sunt complexe si ridica multe probleme. Altele nu presupun decat rezolvarea unui numar redus de aspecte. De asemenea, problemele individuale pot diferi foarte mult din punctul de vedere al complexitatii. Nimeni nu poate prevedea directia inspre care se va indrepta negocierea, inainte ca fiecare parte sa-si fi prezentat problemele. Pot exista si nevoi ascunse, pe care nici o parte nu le-a prezentat, dar acestea vor iesi la suprafata pe masura ce lucrurile vor evolua.

DECI: pentru a se initia procesul, trebuie ridicate problemele specifice. Studiez toate temele negocierii, inainte de lansarea discutiei, pentru a determina modul in care este mai avantajos sa le prezint: grupate sau separate. O data ce acest lucru s-a realizat, chestiunile pot fi apoi abordate una cate una.

FAZA 4 - EXPRIMAREA DEZACORDULUI SI A CONFLICTULUI

Dupa ce au fost definite problemele, apar adesea conflicte si dezacorduri - lucru firesc, la care trebuie sa ne asteptam. Un bun negociator nu incearca niciodata sa evite aceasta faza, deoarece isi da seama ca tranzactiile pot fi incheiate cu succes tocmai in timpul acestui joc al cererii si al ofertei.

Dezacordurile si conflictele rezolvate corespunzator apropie, in cele din urma, cele doua parti. Dar daca nu sunt abordate corect, ele sporesc divergentele. Conflictul are capacitatea de a scoate la suprafata deosebirile dintre punctele de vedere si de a cristaliza adevaratele dorinte si cerinte ale negociatorilor.

DECI: dupa ce problemele au fost definite, este absolut esential sa se evidentieze domeniile in care apar dezacorduri sau conflicte. Numai dupa ce s-a realizat acest lucru este posibila rezolvarea conflictelor intr-o maniera acceptabila pentru ambele parti.

FAZA 5 - REEVALUAREA SI COMPROMISUL

Intr-un anumit punct al negocierii, una din parti merge mai departe si propune un compromis. Formularile care reflecta acest lucru incep adesea prin cuvintele: 'Haideti sa presupunem ca', 'Dar daca?', 'Ce ati spune daca?'. Atunci cand lanseaza asemenea declaratii, celalalt negociator trebuie sa asculte cu mare atentie, pentru a-si da seama daca se incearca un compromis. Raspunsul trebuie sa fie formulat cu mare grija. O incercare prea brusca de a accepta oferta poate face ca partenerul sa se retraga, deoarece se ajunge la un climat care nu este de natura sa determine un joc al cererii si al ofertei.

DECI: cheia succesului oricarei negocieri apare atunci cand ambele parti isi reevalueaza pozitiile si determina care este nivelul acceptabil al compromisului. In timpul acestui pas, imi voi aminti de principiul ofera/primeste.

FAZA 6 - INTELEGEREA SAU ACORDUL DE PRINCIPIU

Cand se ajunge la un acord, este necesar ca respectiva intelegere sa fie si declarata. O decizie cu privire la modalitatea efectiva de realizare a tranzactiei este necesara, in special in cazul in care este nevoie de o aprobare suplimentara. Acest lucru presupune, in mod normal, transpunerea termenilor acordului in scris. Daca este posibil, redactarea acordului trebuie facuta in timp ce partile se afla impreuna, astfel incat acestea sa poata conveni asupra formularilor.

Deoarece acordul este obiectivul final al oricarei negocieri, este foarte important sa determinati, inca de la inceput, nivelul de autoritate a partii cu care negociati.

DECI: pasul final este facut atunci cand ambele parti confirma toate acordurile la care s-a ajuns. Ne asiguram ca nu poate aparea nici o neintelegere mai tarziu, transpunand toate acordurile in scris (daca este posibil) si discutandu-le si cu cealalta parte. Acordul reciproc este scopul final al oricarei negocieri.

Negociatorii invata foarte repede ca, daca isi doresc succesul, trebuie sa ofere ceva pentru a obtine ceea ce le trebuie. Este o chestiune esentiala si fundamentala. Adevarata calitate este capacitatea de a stabili ce anume sa oferi, cand sa oferi, de ce sa oferi, cat de mult sa oferi si ce sa astepti in schimb. Pentru a fi un negociator experimentat, o persoana trebuie sa stie sa manevreze lucrurile astfel incat sa se poata dispensa de ceea ce ofera, iar ceea ce primeste sa-i satisfaca nevoile. Tehnicile utilizate pentru indeplinirea acestui scop sunt cunoscute ca strategii si tactici. O strategie este planul de actiune global, utilizat in cadrul negocierii. Tacticile sunt metodele utilizate pas cu pas pentru implementarea strategiei.

Practica standard

'Practica standard' este o strategie utilizata pentru a-i convinge pe altii sa faca sau sa nu faca anumite lucruri, pe baza asa-numitei practici obisnuite. De cele mai multe ori, aceasta strategie functioneaza, deoarece se presupune ca practica standard este calea cea mai buna si cea mai sigura pentru a realiza ceea ce trebuie. In acest sens, un exemplu frecvent utilizat este constituit de contractele standard.

Faptul implinit

Cel care foloseste o asemenea strategie trebuie sa inteleaga si sa accepte consecintele, in cazul in care esueaza. Avand in vedere ca se ia decizia fara avizul partenerului, orice reactie a acestuia este posibila.

Termenele limita

Timpul este un factor critic pentru oameni si organizatii. Prin urmare, termenele limita pot constitui o strategie de negociere eficienta. Adeseori percepem presiunea timpului asupra noastra dar presupunem ca partenerul are timp din plin. O presupunere mai aproape de realitate este ca, daca noi avem termene limita, atunci cu siguranta ca si cealalta parte are. Cu cat cunoastem mai bine termenele limita ale celeilalte parti, cu atat mai bine ne putem planifica strategia.

Disimularea

Disimularea inseamna a da impresia ca se doreste ceva cand, de fapt, obiectivul principal este cu totul altul. Daca nu pregatiti bine negocierea, riscati sa obtineti efectul opus.

Retragerea aparenta

O retragere aparenta poate include, pe langa amanare si disimulare, si o oarecare doza de amagire. Astfel, unul din negociatori incearca sa insinueze ca s‑ar putea retrage din discutie, cand ramane, de fapt, interesat. Scopul sau este de a obtine, in cele din urma, o concesie sau o schimbare a pozitiei.

Omul bun/omul rau

Tehnica numita 'omul bun/omul rau' este utilizata la scara internationala. Unul din membrii echipei de negociere adopta o linie dura, pe cand celalalt ramane prietenos si dispus sa incheie afacerea. Cand 'omul rau' paraseste incaperea pentru cateva minute, 'omul bun' prezinta o oferta care, in circumstantele negative ale negocierii, pare chiar prea buna pentru a putea fi refuzata.

Autoritatea limitata

Argumentul autoritatii limitate incearca sa forteze acceptarea unei pozitii, pretinzand ca oricare alta ar necesita aprobari la nivel superior. Cu persoanele care pretind ca au o autoritate limitata este foarte dificil de negociat, intrucat motivele incapacitatii lor de a da curs cererilor noastre depind de persoane, politici sau practici asupra carora ei nu au nici un control.

Tehnica negocierii "in felii"

Tehnica negocierii "in felii" este utilizata pentru a realiza un obiectiv din aproape in aproape, si nu dintr-un singur pas major.

Formule introductive si expresii uzuale folosite in negocieri

1 - Solicitare de informatii

.Imi puteti spune.?

.Am putea discuta despre.?

.Pot sa va intreb in legatura cu..?

.Ma intrebam daca.

.Cred ca mi-au scapat ultimele cifre, ati putea sa le repetati, va rog?

2 - Sondarea opiniei partenerului si prezentarea unei propuneri

.V-ati gandit la posibilitatea.?

.Poate v-ar interesa.

.Ma gandeam ca.

.Ce ati spune daca.

3 - Sustinerea punctului de vedere

.Cred ca stiti ca.

.Esentialul este.

.Sa nu uitam.

.Trebuie sa subliniez ca.

.Daca va uitati atent, veti vedea ca.

.Consider de datoria mea sa subliniez.

4 - Aprobare-Dezaprobare

.Inteleg.

.Asa este.

.Suntem de acord.

.Suntem de aceeasi parere.

.Este chiar lucrul de care aveam nevoie.

.Este o idee excelenta.

.Vom face totul ca sa.

.Ma tem ca nu putem accepta ca.

.Ne vine foarte greu sa.

.Da, dar

5 - Solicitarea si refuzul unei concesii

.Consider ca cererea noastra este rezonabila.

.Speram ca.

.Este posibil ca.?

.Regret, insa acest lucru este imposibil.

.Ma tem ca nu putem accepta cererea dvs.

.Ne este imposibil sa.

6 - Evitarea chestiunii

.Ma tem ca nu am autoritatea sa.

.Din pacate, nu pot sa spun.

.Datele pe care le am nu sunt suficiente.

ATENTIE!!!

Putem comite erori intr-o negociere. Acestea pot fi:

.Pregatirea necorespunzatoare;

.Ignorarea principiului ofera-primeste;

.Comportamentul de intimidare;

.Nerabdarea;

.Pierderea cumpatului;

.Prea multa vorbarie si prea putina atentie;

.Argumentarea lipsita de persuasiune;

.Ignorarea conflictelor.

ATENTIE!!!

Inaintea unei negocieri:

1. DEFINITI-VA TELURILE SI OBIECTIVELE

- Ce doresc, cu exactitate, de la aceasta negociere?

- Ce trebuie sa obtin pentru a-mi satisface cerintele?

- La ce sunt dispus sa renunt pentru a obtine ce doresc?

- Care sunt, in aceasta negociere, cerintele economice si cele legate de timp?

2. CLARIFICATI-VA PROBLEMELE

- Care sunt problemele, asa cum le vad eu?

- Care este cadrul care imi sustine pozitia?

- Cum anume il voi prezenta celeilalte parti?

- Cum vede problemele cealalta parte?

- Cum isi va sustine aceasta pozitia?

- Care par a fi diferentele semnificative intre modurile in care partile percep problemele?

3. CULEGETI INFORMATII

- Cu cine voi negocia si ce stiu despre parteneri? Care este modul lor de abordare a negocierii? Care sunt nevoile lor?

- Cand si unde se va desfasura negocierea? Care sunt avantajele si dezavantajele fiecarei optiuni, pentru mine si pentru cealalta parte?

- Care sunt implicatiile economice, politice si personale ale problemelor?

- Care este puterea personala pe care o posed, posibil a fi utilizata in mod constructiv in negociere?

4. UMANIZATI SI STABILITI CLIMATUL DE LUCRU

- Cum pot stabili cele mai bune raporturi cu partenerul?

- Cum pot crea o atmosfera de tip castig/castig?

5. PREGATITI-VA SI PENTRU CONFLICT

- Care vor fi punctele majore de conflict?

- Cum voi determina care sunt nevoile celorlalti parteneri, in comparatie cu dorintele acestora?

6. ANTICIPATI COMPROMISURILE SI SOLUTIILE PROBLEMELOR

- Cum voi incerca sa rezolv conflictul? Cum voi reactiona la incercarea celeilalte parti de a aplana conflictul?

- Care sunt concesiile pe care sunt gata sa le fac? In ce imprejurari?

- Ce astept in schimbul concesiilor mele?

PROIECTATI MODUL DE REALIZARE A ACORDULUI

- Cat de formal trebuie sa fie acordul?

- Ce proces de aprobare va fi necesar? Cat va dura?

- Care sunt pasii necesari implementarii acestuia?

Termeni cheie

- contract

- conditii generale de contractare

- conditii suplimentare de contractare

- conditii speciale de contractare

- contract tip pret total

- contract tip pret pe cantitati de lucrari

- contract tip pret unitar

- contract cu onorariu in suma fixa sau procentual

- contract cu cost-tinta

- parteneriatul

- contract tip constructie, proprietate, operare, transfer

- ofertare in doua faze

- contrate in serie

- contract "la cheie"

- contract global

- contracte separate

- subcontract

- contracte de management

- clauze de arbitrare a conflictelor

- clauze privind modul de efectuare a platilor

- clauze privind modificarile solicitate pe parcursul executarii proiectului

Intrebari

Ce intelegeti prin conditii de contractare si de cate feluri sunt acestea?

Ce tipuri de contracte cunoasteti?

Care sunt caracteristicile contractului de pret total?

Ce intelegeti prin contract tip cost rambursabil?

Care sunt caracteristicile contractelor tip constructie, proiectare, operare, transfer?

Ce intelegeti prin contract "la cheie"?

Care sunt elementele care diferentiaza diferite tipuri de contracte de management?

Cum se realizeaza selectia unui tip de contract?

Care sunt clauzele pe care le-ati introduce in cadrul unui contract pentru realizarea unei constructii in calitate de beneficiar al acesteia?

Ce tehnici de negociere cunoasteti?