Cuprins

Cuprins 1

I. Prezentarea generala a societatii cooperatiste Muresul S.C.A., Alba Iulia 1

I.1. Consideratii generale privind societatea cooperatista Muresul S.C.A. 1

I.2. Date de identificare si statutul societatii cooperatiste Muresul S.C.A. 2

I.2.1. Obiectul de activitate 2

I.2.2. Structura organizatorica a societatii cooperatiste Muresul S.C.A. 3

3. Organizarea secretariatelor si calitatile peronalului de secretariat 5

3.1. Definitia secretariatului si sarcinile secretarilor 5

3.2.Structura si sistemul organizatoric 7

3.2.Principalele calitati ale personalului de secretariat 8

3.4. Colaborarea secretariatului cu celelalte compartimente de lucru 10

3.5.Regulamentul de organizare si functionare 10

3.6. Apararea secretului de stat si pastrarea secretului de serviciu: 11

3.7.Factorii ergonomici si influenta lor in munca de birou 14

4. INTERNETUL 21

4.1. Definitia internet-ului 21

4.2.Tipuri de conexiuni 21

4.3. Accesul la Internet 22

4.4. Servicii Internet 23

4.4.1. Posta electronica 23

4.4.2. Accesul la ______ distante 34

4.4.3. Transferul de fisiere 36

I. Prezentarea generala a societatii cooperatiste Muresul S.C.A., Alba Iulia

I.1. Consideratii generale privind societatea cooperatista Muresul S.C.A

Societatea cooperativa pe actiuni este o organizatie independenta, cu caracter economic si social, care se constituie pe baza consimtamantului exprimat in mod liber al persoanelor care se asociaza si devin cooperatori.

Societatea cooperativa pe actiuni are un numar variabil de membrii cooperatori si capital social variabil. Poate fi constituita cu cel putin 50 de membri cooperatori si capital social minim de doua sute milioane lei.

Societatea cooperativa pe actiuni se infiinteaza pe baza hotararii adunarii generale de constituire, cu avizul societatii teritoriale pe raza caruia va avea sediul organizatia, prin adoptarea statutului.

Este condusa in mod democratic de organele alese, dintre cooperatori, in mod general.

I.2. Date de identificare si statutul societatii cooperatiste Muresul S.C.A.

Denumirea societati cooperative pe actiuni este Muresul S.C.A.

In toate actele, facturi, anunturi, publicatiile si alte acte emanand de la societate, denumirea societati va fi urmata de initialele S.C.A., de capital social, numar de inregistrare in Registrul Comertului si sediul social.

Sediul societati cooperative pe actiuni este in Alba Iulia, strada Primaverii, judetul Alba.

Societatea cooperativa pe actiuni organizatie a cooperatiei mestesugaresti, dobandeste personalitate juridica din momentul inregistrarii in Registrul Comertului.

I.2.1. Obiectul de activitate

Conform statului societatea cooperativa pe actiuni Muresul S.C.A. are ca si obiect de activitate:

Exploatare forestiera, prelucrarea bruta a lemnului, fabricarea de elemente de dulgherie si tamplarie pentru constructii si productia de ambalaje din lemn, productia de scaune ( exclusiv cele din metal ), productia mobilierului pentru birouri si magazine ( exclusiv cele din metal ), productia mobilierului pentru bucatarii, productia altor tipuri de mobila, lucrari de tamplarie si dulgherie.

Constructii metalice si parti componente, structuri si tamplarii metalice, productia de rezervoare , cisterne si containere metalice, productia de radiatoare, fabricarea produselor metalice obtinute prin deformarea plastica, metalurgia pulberilor, operatiuni de mecanica generala, fabricarea ambalajelor din metale usoare, fabricarea articolelor din fire metalice, fabricarea altor echipamente de utilizare generala, a utilajelor de stins incendiu, reproducerea stingatoarelor, fabricarea masinilor unelte, fabricarea de parti si accesorii ale masinilor care prelucreaza lemnul, productia de scaune din metal, productia mobilierului din metal pentru birouri si magazine.

Vanzari cu ridicata a altor bunuri de consum nealimentar, vanzari cu ridicata de stingatoare, utilaje de stins incendiu si piese de schimb aferent acestora, comert cu amanuntul al mobilei, comert cu amanuntul al articolelor si aparatelor electrice de uz casnic inclusiv second, comert cu amanuntul al articolelor de fierarie, sticla si articole din sticla, transport rutier de marfuri.

Bunuri mobile si imobile, aflate in patrimoniu societati cooperative pe actiuni sunt proprietate privata a acestuia, in afara de cazul in care le detin cu un alt titlu.

Societatea cooperativa pe actiuni poate participa cu capital la societati mixte sau inter-cooperatiste. Capitalul cu care poate participa se va stabili de adunarea generala a actionarilor. Societatea poate participa ca membru intr-o organizatie a cooperatiei mestesugaresti de gradul doi, cu aprobarea adunarii generale.

I.2.2. Structura organizatorica a societatii cooperatiste Muresul S.C.A.

Organizarea si functionarea societatii cooperatiste sunt orientate spre realizarea obiectivelor propuse.

Sistemul de conducere al acesteia reprezinta ansamblul elementelor si relatiilor dintre acestea structurate intr-un cadru organizatoric, in care se desfasoara procese de conducere. Acesta este definit de urmatoarele subsisteme componente:

a)         subsistemul decizional care cuprinde ansamblul functiilor de conducere;

b)         subsistemul operational care cuprinde ansamblul functiilor de executie;

c)         subsistemul informational care dirijeaza actiunile subsistemului operational catre cel decizional.

Structura functionala ( de conducere)

Structura de conducere reprezinta ansamblul cadrelor de conducere si compartimentelor tehnice, economice, administrative, modul de constituire si grupare a acestora, precum si relatiile dintre ele.

Adunarea generala

Adunarea generala valabil constituita este reuniunea membrilor cooperatori care delibereaza si adopta hotarari asupra tuturor problemelor care privesc activitatea organizatiei.

Adunarea generala are urmatoarele atributii: adopta statutul, contractul de asociere, regulamentul de ordine interioara si hotarari asupra profilului de activitate; stabileste numarul membrilor consiliului de administratie; revoca membrii consiliului de administratie, cenzorii, revoca presedintele societatii.

Hotararile adunarii generale sunt obligatorii pentru toti membrii societatii in conditiile in care acestia respecta prevederile statutare. Votul in cadrul adunarii generale este in functie de participarea la capitalul social.

Membrii adunarii generale se intalnesc in sedinte ordinare si extraordinare.

Consiliul de administratie

Asigura respectarea prevederilor statutului, a hotarari adunarii generale si a tuturor reglementarilor legale in vigoare.

Consiliul de administratie are urmatoarele atributii: asigura aducerea la indeplinire a hotararilor adunarii generale a organizatiei, analizeaza si supune spre aprobare adunarii generale proiectele privind strategia organizatiei pe 3-5 ani, programul economico-social de dezvoltare si modernizare, planul de activitate si bugetul de venituri si cheltuieli, etc.

Cenzorii

Cenzorii reprezinta organul de control, al carui scop principal este verificarea gestionarii economico-financiare a societatii cooperative pe actiuni. Cenzorii si supleantii sunt alesi de adunarea generala a societatii cooperative pe actiuni prin vot deschis sau sunt pentru o perioada de 5 ani.

Structura operationala ( de productie si conceptie):

Structura operationala reprezinta acea componenta a structurii organizatorice definita prin numarul si componenta unitatilor de productie, prin marimea si modul amplasarii spatiale a acestora, modul de organizare interna, precum si prin relatiile de cooperare ce se stabilesc intre acestea in vederea realizarii directe a obiectului de activitate al intreprinderii.

Tinand cont de specificul activitatii, structura actuala a personalului poate fi considerata satisfacatoare, cu mentiunea ca este deficitara la numarul de personal cu studii superioare.

Compartimentul financiar contabil este cel in care se desfasoara activitatea financiar contabila a societatii. Acesta este subordonat directorului economic si are in componenta biroul contabilitate si biroul financiar, analize economice, preturi, control financiar.

Eficienta cu care actioneaza compartimentul financiar - contabil este marita din punct de vedere al relatiilor dintre acestea si celelalte birouri ale agentului economic. Fluxul de informatii care se schimba cu compartimentul financiar - contabil trebuie sa fie optim si sa raspunda cat mai bine necesitatilor pe care la are intreprinderea in vederea luarii deciziilor. Informatiile trebuie sa fie operative si complete, deoarece informatiile tardive influenteaza de o maniera negativa atat deciziile luate pe seama lor, cat si procesul de productie in ansamblul sau.

Organizarea muncii

Societatea cooperativa pe actiuni isi desfasoara activitatea cu membrii cooperatori si cu persoane incadrate cu contrat individual de munca pe perioade determinate.

Cooperatorii se incadreaza in meserii si functii conform reglementarilor legale in vigoare, iar plata lor se face dupa cantitatea si calitatea muncii.

3. Organizarea secretariatelor si calitatile peronalului de secretariat

3.1. Definitia secretariatului si sarcinile secretarilor

Secretariatul este o statie in circuitul ascendent al informatiei in etapa premergatoare deciziei a stabilirii obiectivului. In aceasta etapa secretariatul furnizeaza conducerii informatii, unele selectate prin mijloace directe, altele obtinute pe baza delegarii de _______ de la alte compartimente sau unitati subordonate. Informatiile furnizate de compartimente sunt adeseori insumate, prezentate sub forma de tabele si grafice. Pentru aceasta trebuie un circuit informational corect in cadrul secretariatului.

Compartimentul secretariat reprezinta un nucleu functional un grup de oameni specializati, reuniti sub o autoritate ierarhica : director de secretariat, sef serviciu secretariat , sef birou secretariat sau secretar sef; autoritate subordonata la randul sau, conducerii unitatii si care are precizate atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarii lor specifice muncii de secretariat.

Unele atributii specifice compartimentului secretariat sunt lucrarile privind corespondenta primita sau emisa de unitate, evidenta circulatiei si clasarea corespondentei, organizarea evidentelor operative in cadrul sistemului informational al unitatii, multiplicarea materialelor, organizarea sedintelor, organizarea materialelor documentare, primirea vizitatorilor, primirea si transmiterea comunicatiilor telefonice si telex, intocmirea statisticilor, traducerea corespondentei si materialului documentar din alte limbi.

Corespondenta acelora care formeaza compartimentele de secreatariat se concretizeaza in a fi:

un bun stenograf ( minim opt cuvinte pe minut), in masura sa transcrie exact ceea ce i se dicteaza;

un dactilograf indemanatic ( minim treizeci si cinci cuvinte pe minut), scriind fara greseli de bataie si ortografie;

un bun corespondent, folosind o limba corecta si bogata, plina de continut;

un interpret capabil sa discute cu persoane straine, sa le faca cunoscute ideile reprezentantilor invitati, sa comunice acestora ideile interlocutorilor straini, fara denaturari sau echivoc, deci cu precizie;

un bun organizator al sistemului informational, capabil sa primeasca, sa prelucreze si sa transmita informatii, precum si sa tina la evidentele pentru conducere si celelalte compartimente ale unitatii;

un traducator capabil sa traduca cu rapiditate in limba romana, un text dintr-o limba straina;

un bun cunoscator al lucrarilor de secretariat cu corespondenta, capabil sa inregistreze, sa repartizeze si sa urmareasca, rezolvarea corespondentei primite, sa pregateasca raspunsul la scrisorile indicate de conducere sa prezinte la semnat corespondenta impreuna cu materialul de baza, sa pregateasca corespondenta pentru expediere pentru toate compartimentele unitatii;

un agent de triere si transmitere a comunicatiilor telefonice capabil sa filtreze, limitand pana la evidenta totala al caracterului nociv al suprasolicitarilor si intreruperilor frecvente ale activitatii conducerii in anumite perioade;

un bun organizator al contactelor necesare la momentul potrivit (intalniri de lucru, sedinte, conferinte), capabil sa faca oficiul de secretar de sedinte si sa redacteze procese-verbale;

un lucrator capabil sa redacteze rapoarte, referate, informari pe baza unor directive generale si a materialului documentar;

un bun documentarist, capabil sa detecteze surse de documentatie, sa selecteze si sa claseze materialul, sa-l difuzeze sub forma de buletine fixe;

un specialist in manipularea aparaturii de birou moderne (masini de multiplicat, aparatura de inregistrare, de clasare, calculatoare);

un specialist pentru controlul si corectura editoriala si tipografica a materialelor in curs de multiplicare;

un lucrator capabil sa intocmeasca statistici specifice sectorului de secretariat, sa controleze si sa interpreteze statistici sa le prezinte sub forma de grafice si tabele.

Sarcinile acestora sunt individuale, iar nivelul sefului de compartiment sunt identice cu atributiile compartimentului pe care il conduce.

Sarcinile se compun si formeaza atributii, iar atributiile la randul lor, se compun pentru a forma activitatile specifice.

3.2.Structura si sistemul organizatoric

In secretariat se folosesc curent urmatoarele forme organizatorice:

in administratii centrale, locale, unitati mari, conducerea compartimentului este centralizata, partial necentralizata. Se preconizeaza asezarea fizica centralizata pentru birourile de dactilografie, colective de traducatori, protocol. Asezarea fizica descentralizata se refera la sefii de cabinete sau secretarii conducatorilor;

in unitatile mici intregul nucleu de secretariat este centraliza, atat conducerea, cat si asezarea fizica.

Centralizarea si secretariatele prezinta urmatoarele avantaje:

echipamentele de birou afectate compartimentelor pot fi utilizate la capacitatea lor maxima;

pregatirea noilor cadre este rapida, afectarea lor pe langa grupuri conduse centralizat, influentand pozitiv formarea si perfectionarea;

metodele de operare in munca de birou pot fi aplicate repede si uniform si pot fi stabilite standardele comune pentru mai multe unitati organizatorice;

este practicata in specializarea muncii, situatie datorita careia executarea operatiilor ajunge la performante ridicate;

costul performantelor ridicate este scazut ca si al investitiilor in masini de birou si al intretinerii acestor masini intrucat sunt folosite intr-un cadru restrans.

Ansamblul de sarcini, atributii, responsabilitati, legaturi si reguli de detaliu privind organizarea, formeaza regulamentul de organizare si functionare al unitatii, ce trebuie permanent tinut la zi - modificat si intregit - corespunzator dinamicii de dezvoltare a organizarii economice.

3.2.Principalele calitati ale personalului de secretariat

In conditiile organizarii moderne a unitatilor secretarul, secretara trebuie sa aiba o pregatire multilaterala si o specializare fundamentala, precum si calitati intelectuale si de caracter cum ar fi: precizie, acuratete si meticulozitate, punctualitate, inteligenta, initiative,, spirit creator, tact, discernamant, capacitate de sesizare rapida, autocontrol, rabdare, politete, corectitudine.

Munca in secretariat este importanta si delicata, iar un secretar eficient poate fi numit o persoana care raspunde conditiilor de baza enumerate.

Aptitudinile intelectuale trebuie imbinate cu serioase cunostinte de specialitate pe fondul unei temeinice culturi generale.

Printre aptitudinile intelectuale se pot enumera:

a). Inteligenta (teoretic - aplicativa si practica), este un ansamblu complex care presupune:

rationament si reflectie pentru analiza faptelor si deducerea masurilor;

intelegere si bun simt pentru rezolvarea problemelor sau cazurilor dificile si complicate;

indicator pentru o analiza exacta a faptelor;

discernamant pentru a permite distinctia intre laturile unei probleme si alegerea celei mai bune solutii;

perspicacitate pentru sesizarea nuantelor;

intelegere rapida;

capacitate de adaptare, tinand seama de dinamica fenomenelor;

spirit metodic rezultat din necesitatea de a lucra dupa un plan analitic si cu dimensionare corecta, potrivit necesitatilor si in conditii de eficacitate maxima.

Memoria este indispensabila secretarei, care trebuie sa retina fizionomii, nume, numere de telefon, date si informatii. Memoria este mult usurata prin notarea datelor corespondente pe o agenda, fisiere, intr-o ordine si o clasare judicioasa.

Initiativa permite secretarului sa ia decizii rapide in cadrul autoritatii delegate. Secretarul trebuie sa interpreteze corect deciziile, dispozitiile, ordinele conducerii si sa actioneze in functie de elementele nou aparute pe parcursul realizarii sarcinilor, deci sa se adapteze cu rapiditate unor situatii noi. Initiativa scuteste conducerea de a insotii unele decizii da mai mica importanta de un complex de amanunte, dar nu se scuteste secretarul de a solicita precizari suplimentare daca este cazul.

Initiativa este strans legata de competenta, deoarece orice initiativa angajeaza raspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Initiativa secretarului nu trebuie sa limiteze prerogativele conducerii si nici initiativele de ordin general ale compartimentelor.

Calitatile de organizare si spirit de ordin sunt strict necesare atat la nivelul conducerilor compartimentelor de secretariat, cat si al fiecarui executant in parte si se refera la:

idei: un spirit organizat si ordonat, un spirit metodic;

acte: documentele trebuie privite, gandite, selectate, clasate in ordinea lor logica, astfel ca ele sa se imbine armonios;

obiecte: fiecare lucru sa aiba un loc stabilit.

Calitatile de vorbire si redactare fac parte nu numai din aptitudinile de baza ale secretariatului, ele sunt in acelasi timp ,,metode de lucru" obligatorii.

Simtul estetic se materializeaza prin:

crearea unui mediu armonios, placut, ordonat confortabil in camera de lucru proprie si in cea a conducerii;

prezentarea materialelor, actelor, documentelor intr-o forma estetica, correct dimensionate in pagina, mapele de lucru ingrijit prezentate, folosirea culorilor la dosare, _____ in mod armonios;

aspectul propriu - ingrijit, discret, ordonat;

Calitatile morale absolute indinspensabile in munca de secretariat sunt : disciplina, punctualitatea, constiinciozitatea, spiritual de colectiv si de echipa, capacitatea de asi asuma raspunderi, capacitatea de a pastra secretul professional, discretia, autoritatea bazata pe competenta, tactul, diplomatia chiar.

____Formatia __generala si cunostintele de specialitate:

Secretarul, secretara trebuie sa aiba in primul rand, o cunoastere profunda a limbii, a ortografiei, regulilor gramaticale, sa posede un vocabulary bogat, sa stie foarte bines a redacteze. El, ea trebuie sa fie capabil sa sustina o discutie cu persoanele din unitate sau din afara unitatii, indiferet de nivelul de pregatire al acestora.

Secretarul trebuie sa cunoasca si sa utilizeze correct metode si tehnici ce cosntituie baza profesiunii sale:

_____________ de scriere si citire rapida;

folosirea masinilor si echipamentelor de birou la nivelul tehnicii contemporane;

codificari, _________

principii de organizare si conducere;

notiuni de psihologie si comportament in relatiile publice;

una sau doua limbi de circulatie larga;

elemente specifice unitatii in care lucreaza, ceea ce impune si cunoasterea unui vocabular adecvat;

cunostinte economice si administrative.

3.4. Colaborarea secretariatului cu celelalte compartimente de lucru

Secretariatele au legaturi cu toate compartimentele unitatii, permanent si in forme variate. Corespondenta repartizata de secretariat compartimentelor sau primita de la acestea pentru expediere, lucrarile executate in comun, stenodactilografierea si dactilografierea, materialelor elaborate de specialistii diferitelor compartimente si alte multe activitati, pun in legatura secretariatele cu celelalte sectoare de lucru.

Personalului secretariatului ii revine sarcina de a colabora cu ceilalti ai unitatii in conditii optime.

Pentru aceasta in afara faptului ca secretarul trebuie sa-si indeplineasca singur sarcinile de serviciu, sprijinind in acest mod activitatea celorlalti lucratori, atitudinea personalului din secretariate fata de ceilalti lucratori ai unitatii trebuie sa se incadreze in anumite jaloane.

Secretarii trebuie sa fie seriosi, demni, modesti. Sa arate multa ________ fata de colegii de munca, diferenta fata de cel mai in varsta, politete si amabilitate fata de toti. Manifestari de ingamfare si aroganta daunatoare in orice munca sunt cu atat mai putin permise secretarilor, aducand prejudicii relatiilor de colaborare si continutului muncii.

Secretarii trebuie sa sprijine pe ceilalti lucratori cu materiale documentare, _______, sa le transmita imediat si cu precizie hotararile conducerii, sa le dea lamuriri cu rabdare, sa-si pastreze permanent calmul.

3.5.Regulamentul de organizare si functionare

Regulamentul de organizare si functionare (R.O.F.) este un document sintetic care detaliaza conceptia structurii de organizare a unitatii, configuratia acesteia, functiile de conducere a unitatii, compartimentele componentele componente. Elaborarea regulamentului de organizare si functionare se bazeaza pe tehnica definirii functiilor care consta in detalierea, pentru fiecare functie in parte, a elementelor care formeaza continutul ei si ii conditioneaza existenta, rolul, pozitia, atributiile sau sarcinile, responsabilitatea, autoritatea, legaturile.

Pe langa descrierea acestor elemente Regulamentul de organizare si functionare trebuie sa cuprinda: organizarea generala a structurii de organizare a unitatii, organigramele partiale ale sectoarelor sau compartimentelor acesteia, diagramele de rutine ale desfasurarii activitatii unitatii, diagramele de circulatie documentelor, diagramele de atributii, diagramele de esalonare a deciziilor.

Regulamentul de organizare si functionare a secretariatelor face parte din Regulamentul de organizare si functionare al unitatii si cuprinde ansamblul activitatilor, atributiilor si sarcinilor de secretariat.

Regulamentul de ordine interioara al unei unitati si implicit al secretariatului cuprinde ansamblul normelor de conduita ale tuturor oamenilor din unitatea respectiva. Regulamentul de ordine interioara asigura un climat de ordine, disciplina si eficacitate in munca. Daca Regulamentul de organizare si functionare se refera la continutul muncii, Regulamentul de ordine interioara se refera la atitudinea fata de munca si fata de colegii de munca.

3.6. Apararea secretului de stat si pastrarea secretului de serviciu:

Din considerente de siguransa nationala de evitare a concurentei neloiale in conditiile economiei de piata, precum si pentru a apara unele drepturi ale cetatenilor (dreptul de autor, de inventator,de inovator), prin lege se reglementeaza cazurile si conditiile in care unele documente, informatii sau date constituie secret de stat sau de serviciu. Prin asemenea legi se asigura un caracter unitar activitatii de aparare a secretului de stat, punandu-se un accent deosebit pe masurile cu caracter preventiv.

Legea stabileste un ansamblu de masuri pentru unitati si persoane fizice, referitoare la: evidenta, pastrarea, multiplicarea si manipularea documentelor ce costituie secret de stat, accesul la informatii, date sau documente secrete, transportul acestora, precum si diferite masuri organizatorice a caror aplicare riguroasa asigura apararea intereselor statului. Astfel, legea ______ de cearea de compartimente speciale pentru evidenta si pastrarea documentelor secrete, mai ales in sectoarele in care se concretizeaza un numar mai mare de informatii si date, documente secrete. Legea interzice scoaterea documentelor secrete din institutii si transportul lor in alte locuri care nu asigura suficiente conditii pentru pastrarea secretului. De asemenea, prevede norme precise privind interdictia multiplicarii unor date si materiale nedestinate publicitatii si care constituie secret de serviciu.

Legea mai precizeaza regulile privind accesul in cadrul unitatilor al personalului din unitatile respective, al persoanelor din afara acestora cat si accesul strainilor, punand astfel ordine intr-un domeniu important de natura sa contribuie la apararea secretului de stat.

In temeiul legii transmiterea sau divulgarea secretelor de stat, pierderea, distrugerea alterarea, ori distrugerea documentelor cu caracter secret, neglijenta care da posibilitatea altei persoane sa intre in posesia secretelor de stat sa puna in pericol interesele economice, tehnico stiintifice, militare sau politice ale statului, precum si orice incalcari ale normelor privind apararea secretului de stat, constituie fapte deosebit de grave si sunt pedepsite.

Evidenta datelor, informatiilor si documentelor care constituie secrete de serviciu se tine de cateva compartimente de secretariat. Aceste documente se inregistreaza separat de celelalte documente, purtand inaintea numarului de inregistrare, initiala ,,S,,. Pe prima pagina a acestor acte se va scrie ,,secret de serviciu,,.

Listele cuprinzand informatii, date si documente care costituie secrete de serviciu se stabilesc de catre conducatorii unitatilor si institutiilor. In aceste liste sunt incluse informatiile, datele si documentele, care se refera la activitatea unitatii si care fara a constitui, in interesul legii, secrete de stat, nu trebuie cunoscute decat de persoanele, carora le sunt necesare pentru indeplinirea atributiilor de serviciu, divulgarea acestora putand prejudicia un interes general sau personal.

Informatiile, datele si documentele secrete de serviciu, isi pierd acest caracter fie prin darea lor publicitatii, cu aprobarea organelor competente, fie fie prin scoaterea acestora din listele prevazute cu ocazia reactualizarii lor, ce se face anual sau ori de cate ori nevoile o impun.

In prestarea secretului de serviciu, secretarelor le revin sarcini multiple. Prin natura muncii, secretarul cunoaste activitatea de ansamblu a unitatii in care lucreaza, prin intermediul documentelor si corespondentei pe care o citeste sau redacteaza, a sedintelor, consfatuirilor si intalnirile de lucru la care participa, prin evidentele pe care le tine. Acestea ii impun o stricta pastrare a informatiilor pe care le detine, o vigilenta deosebita in a nu le transmite sau a nu permite sa i se sustraga date.

Pastrarea secretului profesional, nefolosire lui in nici un mod dezinteresat, nici interesat, este o obligatie legala si morala a oricarui angajat. El nu are permisiunea sa discute cu nici o persoana din afara, dar nici din incinta institutiei, problemele continute in actele, documentele, corespondenta ce-i trece prin mana, aspecte din sedinte, consfatuiri, conferinte sau dispozitii verbale ale conducerii sau probleme din sfera de activitate a diferitelor compartimente ale unitatii. Orice indiscretie, chiar involuntara, poate influenta negativ activitatea institutiei sau a agentului economic.

Secretarul, secretara pentru a asigura pastrarea secretului de serviciu, in munca sa va mai tine seama de urmatoarele cerinte:

toate documentele se inchid la sfarsitul zilei de munca in dulapuri - fiset care se sigileaza;

cutiile cu microfilme vor fi incuiate in dulapuri speciale;

dulapurile cu evidente se inchid la sfarsitul zilei de lucru, accesul la ele in afara orelor de serviciu ale secretarului fiind permis decat conducerii sau persoanelor, care au aprobare de la acesta;

stampilele, parafele nu se tin pe birou in timpul orelor de serviciu, ci in birou si se scot numai atunci cand se lucreaza efectiv cu ele. De asemenea, nu se lasa pe birou hartii cu antetul institutiei;

comunicarile telefonice continand probleme care trebuie cunoscute numai de persoanele din cadrul unitatii nu se vor face in timp ce in biroul biroul de secretariat se gasesc persoane din afara (vizitatori, persoane care asteapta sa fie primite la conducere, persoane convocate pentru sedinte);

documentele pe care secretarul le redacteaza sau le citeste vor fi acoperite atunci cand o persoana din afara intitutiei se apropie de birou, deoarece se poate citi cu destula usurinta un document asezat invers;

convorbirile telefonice vor fi intrerupte in prezenta unor persoane din afara unitatii;

daca in timpul redactarii sau dactilografierii unui material secretarul este obligat sa-si intrerupa activitatea si sa paraseasca locul de munca, chiar pentru o perioada scurta, va parasi incaperea numai dupa inchiderea in birou a materialelor la care lucreaza. Nici o lucrare dactilografiata, nici o corespondenta sosita nu va fi lasata pe masa, ea putand fi cu usurinta citita de orice persoana care intra in birou si poate constitui deci un mijloc de informare nelegala. Intreaga corespondenta destinata conducerii si altor compartimente, sau in lucru vor fi pastrate in mape inchise;

ciornele, copiile, manuscrisele nu vor fi lasate pe masa de lucru dupa dactilografierea unei lucrari, ci vor fi dupa caz, fie incuiate, fie distruse. Nu se vor arunca in cosurile de hartie, copii chiar rupte acestea putand fi reconstituite;

sugativele (detasate sau de pe tampon), pe care sau imprimat cuvinte vor fi distruse la sfarsitul zilei de lucru;

caietele cu adrese, numere de telefon, vor fi inchise la sfarsitul zilei de lucru in dulapuri;

corespondenta purtand mentiunea "confidential" sau secret personal va fi prezentata conducerii fara ca plicurile sa fie deschise de secretari;

obiectul sedintelor convocate de conducere, la intalnirilor de lucru nu va fi comunicat decat persoanelor convocate la sedinte. Numele si locul de munca al persoanelor convocate la conducere pe diferite probleme, al delegatiilor straine avand intalniri in cadrul unitatii, precum si obiectul intalnirilor nu va fi comunicat decat persoanelor interesate;

numele persoanelor care cer audiente, obiectul audientelor precum si hotararile luate de conducere in urma audierilor, au caracter secret si nu vor fi comunicate decat persoanelor indicate de a pune in aplicare hotararile;

continutul materialelor de circulatie interna, multiplicate cu mentiunea de "uz intern" nu vor fi imprumutate ca material documentar decat cu aprobarea expresa a conducerii unitatii sau a celor care au calitatea de a da astfel de aprobari;

materialele documentare straine continand probleme ce intereseaza un anumit compartiment, nu vor fi imprumutate lucratorilor din alte compartimente, decat pe baza aprobarii scrise a conducerii.

Formele de asigurare a pastrarii secretului deserviciu sunt multiple, diferite de la un loc de munca la altul. Ceea ce insa trebuie sa fie comun, este grija permanenta a personalului secretariatelor de a gasi cele mai potrivite forme si metode in desfasurarea activitatii lor pentru a asigura apararea intereselor unitatii respective.

3.7.Factorii ergonomici si influenta lor in munca de birou

Ergonomia ca stiinta ofera cunostintele necesare adaptarii lucrarilor la munca pe care o presteaza, pentru obtinerea unui randament superior.

Se stie ca o mare parte din viata omul sa-o petrece la locul de munca, de aici rezulta si importanta ergonomiei, care are drept scop sa cerceteze si sa arate modul in care trebuie conceputa si efectuata fiecare operatie, sau lucru in procesul muncii.

Ergonomia sintetizeaza anumite principii ce decurg din management, din stiintele tehnice, din psiho-sociologie, biologie si altele in vederea aplicarii lor la asigurarea si imbunatatirea conditiilor de munca si de viata, si la formarea profesionala a personalului.

In munca de secretariat, capacitatea de lucru este un rezultat al echilibrului dintr persoana respectiva si ambianta creata. Pe parcursul unei zile de lucru, eficienta umana este influentata indeosebi de durata si numarul sarcinilor executate, de deciziile luate sau de numarul si viteza de prelucrare a informatiilor primite.

Factorii care influenteaza capacitatea de lucru sunt:

a)           factorii psihologici, care dau constitutia morfo - functionala ________ exercitiul, antrenamentul, oboseala, sexul, varsta, starea de sanatate;

b)           factorii mediului de munca (fizici, chimici, biologici);

c)           factorii psiho - educationali, printre care se afla: nivelul de pregatire profesionala si de cultura generala, starile emotive, aptitudinile, interesele fata de munca, etc.;

d)           factorii psiho - sociali, culturali, economici, printre care intelegem relatiile interumane, organizarea timpului liber, interesul material.

Obiectul ergonomiei il constituie:

orientarea si selectia profesionala a factorului uman;

proiectarea suportului material (instalatii, echipamente), al muncii in concordanta cu capacitatile umane;

conceperea unei ambiante care sa asigure protectia si securitatea muncii;

folosirea optima a capacitatilor umane;

repartizarea rationala a sarcinilor;

economia energetica a corpului uman.

Trebuie avut in vedere ca elementul activ, adaptabil, e omul, mediul fiind creat de acesta.

Factorii ergonomici implicati in munca de secretariat sunt:

mobilierul; - micro climatul;

iluminatul; - zgomotul si vibratiile;

cromatica; - factorii psiho - sociali.

Mobilierul :

In conceptia ergonomica a mobilierului trebuie sa se tina seama de:

pozitia de munca;

genul de activitate.

In ceea ce priveste pozitia, exista doua pozitii fundamentale de munca: ortostatica, sau in picioare si asezat. Pozitia ortostatica este cea mai obositoare, necesitand un efort mult mai mare pentru mentinerea echilibrului.

Inaltimea meselor (birourilor), de lucru, ca si inaltimea scaunului pentru pozitia sezand trebuie sa fie adaptate dimensiunilor antropometrice ale executantului.

Secretarul trebuie sa fie asezat in fata tastaturii la o astfel de distanta incat coatele sa se afle de-a lungul trunchiului, bustul fiind drept, usor rezemat de spatar, ceafa bine intinsa. Cand degetele sunt asezate pe tastatura, antebratele trebuie sa fie orizontale si mainile in prelungire, in pozitia dreapta, fara a forma unghiuri.

Inaltimea planului de lucru trebuie dimensionata in functie de distanta optima de vedere pentru mentinerea corpului in pozitie naturala, precum si in functie de marimea efortului solicitat bratelor. Cu cat este mai mica aceasta distanta de vedere, cu atit mai inalt trebuie sa fie campul de lucru. Inaltimea biroului de lucru este preferabil sa fie la nivelul coatelor, in pozitia sezand.

Asigurarea conditiilor de munca presupune si existenta unui scaun care pe langa trasaturile dimensionale caracteristice sa aiba un rol functional, respectiv sa faciliteze desfasurarea optima a activitatii de secretariat.

Dimensionarea corespunzatoare si pentru asigurarea rolului functional al scaunului, trebuie avute in vedere urmatoarele:

inaltimea scaunului sa se poata regla;

spatarul sa poata fi reglabil pe verticala, de la 14 pana la 24 cm, masurati de la suprafata scaunului pana la perinita scaunului;

spatarul sa se poata regla in adancime de la 34 cm pana la 44 cm, masurati de la partea frontala a scaunului, si sa aiba latimea de maximum 32 cm;

suprafata de sezut si spatarul sa fie tapitate cu suport textil si nicidecum cu material plastic;

adancimea scaunului sa nu fie mai mica de 35 cm;

scaunul sa nu limiteze libertatea miscarilor ceruta de activitatea desfasurata, sa fie pivotant.

Modul de amplasare a mobilierului depinde de incaperi, de pozitia usilor si a ferestrelor si de cerintele munci de secretariat. La stabilirea amplasarii mobilierului trebuie sa se tina seama de urmatoarele conditii:

birourile secretarilor trebuie amplasate astfel incat vizitatorul care intra in incapere sa fie primit cu fata;

telefonul nu trebuie lasat sa sune un timp indelungat si de aceea trebuie lasat la indemana.

Aranjarea biroului trebuie sa asigure o eficienta sporita. Obiectele de pe biroul personalului trebuie sa fie intotdeauna ordonate. Aranjarea sertarelor trebuie facuta astfel incat fiecare sertar sa contina obiecte de un anumit tip, de exemplu un sertar pentru materiale documentare, altul pentru lucrari curente.

Pentru fiecare domeniu de probleme trebuie sa existe dosare in culori diferite: de exemplu pentru probleme tehnice dosare albe, pentru probleme financiare bleu, pentru probleme de program dosare gri.

Iluminatul:

Un iluminat corespunzator trebuie sa respecte o serie de conditii:

uniformitatea luminii pe suprafata de lucru si in timp;

stabilirea unei directii _____________ avantajoasa a fluxului de lumina;

alegerea spectrului optim al sursei de lumina;

limitarea fenomenului de orbire prin modul de asezare al corpurilor de iluminat.

Iluminatul natural ofera cea mai adecvata respectare a acestor conditii.

Cromatica:

Culorile mobilierului si ale mediului ambiant, au efecte fiziologice si psihologice. Culorile se impart in culori functionale si culori de avertizare si prevenire. Pentru suprafetele interioare culoarea trebuie sa asigure o senzatie de confort si luminozitate (pentru mobilierul birourilor se recomanda culori deschise).

Microclimatul :

Factorii de microclimat sunt: temperatura, umiditatea, viteza de circulatie a aerului. Ei trebuie sa fie adaptati la specificul de activitate din fiecare birou. Capacitatea de munca a executantului depinde in mare masura de temperatura, umiditatea si viteza aerului in care lucreaza. Acesti factori determina conditiile de microclimat. O temperatura prea ridicata sau prea scazuta, un coeficient prea mare de umiditate, sau o viteza a curentilor de aer necorespunzatoare reduc executantilor capacitatea de munca, sporesc riscul de imbolnaviri si implicit reduc productivitatea muncii.

Conditiile de microclimat se cele de puritate a aerului pot fi imbunatatite printr-o ventilatie corespunzatoare sau prin conditionarea aerului.

Pentru a asigura o ventilatie corespunzatoare a incaperilor inchise este necesara o anumita viteza de deplasare a aerului, care variaza in functie de genul de activitate, de altitudine si de sezon.

Zgomotul si vibratiile:

Constituie surse principale ale oboselii, nervozitatii si influenteaza negativ munca. Executantii care lucreaza intr-un mediu zgomotos obosesc mai repede si sunt mai irascibili decat cei care lucreaza intr-un mediu mai linistit.

Masuri pentru eliminarea sau diminuarea zgomotului:

reducerea zgomotului si a propagarii sale acolo unde este posibil, prin reproiectarea procesului tehnologic;

amplasarea rationala a utilajelor;

preotectia individuala a executantului prin folosirea unui protector pentru mediu (dopuri plastice, antifoane);

captusirea peretilor cu materiale fonoizolante;

evacuarea surselor de zgomot;

separarea lucrarilor zgomotoase de cele mai putin zgomotoase.

Muzica functionala face parte din categoria surselor face parte din categoria surselor cu influenta asupra activitatii umane. Ea este recomandata ca un mijloc de combatere prin camuflare a unor zgomote, precum si a plictiselii, in procesele de munca monotone. Muzica in surdina este recomandata in birouri , unde in conditiile solicitarilor intelectuale, ea are un efect de deconectare.

Muzica trebuie sa indeplineasca anumite conditii, folosita ca mijloc de simulare a capacitatii de munca:

sa fie adecvata preferintelor, tinand seama de cultura muzicala, arsta si sexul ascultatorilor;

sa fie transmisa prin emisiuni scurte, discontinue, pentru toata durata programului de lucru;

sa nu distraga atentia.

Factori psihologici:

Factorii care influenteaza randamentul executantului la nivelul locului de munca sunt:

a). Factorii individuali

pregatirea profesionala;

aptitudini;

capacitatea de invatare si adaptare;

interes pentru profesie;

motivatii pentru munca;

aspiratii;

sistem de valori;

sanatate;

experienta;

situatie sociala.

b). Factorii tehnici:

tipul echipamentului;

gradul de uzura;

modul de reglare.

c). Factorii psiho - sociali:

climatul psiho - social de la locul de munca;

stil de conducere.

La nivelul fiecarei loc de munca activitatea creeaza satisfactii in urmatoarele conditii:

daca solicita din partea executantului unui anumit potential de aptitudini;

daca permite executantului sa intervina creator in rezolvarea sarcinilor de la locul de munca;

daca are un anumit grad de complexitate si varietate;

daca asigura executantului un anumit grad de autonomie;

daca permite executantului sa identifice un rezultat semnificativ al mncii sale;

daca asigura un grad de responsabilitate;

daca dezvolta personalitatea executantului;

daca ii asigura un anumit prestigiu social;

daca ii permite si asigura cooperarea interuman optima.

In urma solicitarilor oricarei activitati umane apare oboseala. Oboseala este starea de slabiciune musculara, nervoasa sau psihica, vizibila sau interioara, reala sau imaginara.

Oboseala se manifesta prin incetinirea ritmului de munca, aparitia miscarilor suplimentare si inutile.

Cauzele oboselii:

monotonia muncii;

intensitatea si durata muncii fizice si intelectuale;

factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);

factori psihici: responsabilitati, griji sau conflicte;

conditii alimentare;

boala si dureri.

Simptomele oboselii:

scaderea atentiei;

incetinirea si inhibarea perceptiei;

inhibarea capacitatii de gandire;

scaderea randamentului activitatii fizice si intelectuale.

Atitudinea negativa fata de profesie, fata de superiori sau fata de locul de munca poate fi tot atat de bine cauza oboselii cronice ca si efectele ei.

4. INTERNETUL

4.1. Definitia internet-ului

O data cu dezvoltarea echipamentelor si a procedurilor de comunicatie, retelele s-au intins, diversificat si uneori au fuzionat, aparand si reteaua internationala de retele cunoscuta si sub numele de INTERNET.

Notiunea de "internet " (scisa cu ,,i,, ) constituie o colectie de retele separate fizic si care sunt interconectate pentru a forma o singura retea logica, iar "Internet" (cris cu ,,I,, mare reprezinta reteaua mondiala care leaga toate retelele, indiferent de platforma pe care sunt constituite, intr-o unica retea logica mondiala.

Intrnetul este un conglomerat complex de arhitecturi, componente fizice si sisteme de operare. Componentele sunt de la unu la unu. De asemenea el este si un complex univers virtual unde sunt accesibile informatii despre orice subiect imaginabil: stinta, muzica, religie, politica, finante, umor.

Internet-ul reprezinta un instrument de acces la cantitati imense de informatii distribuite in toata lumea. Prin intermediul Internet-ului se pot transfera fisiere intre calculatoare situate la distante foarte mari.

Internet-ul foloseste o metoda de adresare bazata pe sistemul de denumire a domeniilor. Exista posibilitatea includerii intr-o adresa a mai multor nivele de domenii (domenii, institutii, departamente, calculator).

4.2.Tipuri de conexiuni

Exista patru tipuri de conexiuni Internet de baza. Toate necesita conectarea prealabila la un calculator gazda (host) din Internet. Acesta este legat direct in reteaua Internet si are o adresa Internet.

a)      conexiunea permanenta sau dedicata: se realizeaza intre calculatoarele sau terminalele mai multor utilizatori, care sunt legate direct cu un calculator conectat permanent in reteaua Internet.

b)      conexiunea directa pe linie telefonica: exista furnizori de servicii Internet prin intermediul carora se poate obtine o conectare la retea - conexiune directa prin linie telefonica (dial in direct conection);

c)      conectarea ca terminal pe linie telefonica: multi furnizori de servicii Internet ofera clientilor posibilitatea conectarii calculatorului lor ca terminal pe linie telefonica (dial - in terminal conection), ca urmare calculatorul nu este legat direct la Internet, ci prin intermediul calculatorului furnizorului de servicii;

d)      conexiunea de tip posta electronica: utilizatorii pot folosii doar serviciul de posta electronica pentru a trimite si receptiona mesaje in retea.

4.3. Accesul la Internet

ex__- programelor de acces la Internet se poate face in doua moduri:

printr-o interfata grafica utilizator (GUI - Grafic User Interface) - care lucreaza cu elemnte grafice (butoane si pictograme);

printr-o interfata de tip linie de comanda (command line interfaace) - comenzile se introduc de la tastatura si trebuie cunoscuta foarte bine sintaxa lor.

Al categoria interfata grafica intra programele sub windows (ex. NESTCAPE NAVIGATOR), iar la categoria interfata de tip linie de comanda intra programele de tip posta (ex. ___)

Exista trei categorii de utilizatori:

utilizatori individuali: fiecare foloseste un calculator personal conectat la Internet printr-o linie telefonica obisnuita (comutata);

societatile mici: fiecare societate dispune de o retea locala de dimensiuni reduse, pentru care exista o legatura la Internet, printr-o linie telefonica comutata sau inchiriata;

organizatiile mari (universitati, centre de cercetare, ministere, banci): fiecare departament dispune de o retea locala. Retelele locale departamen-tale sunt legate intre ele printr-o "coloana vertebrala" (backbone), de mare viteza. Intreaga retea este legata la Internet printr-una sau mai multe legaturi permanente de mare viteza.

Pentru a putea reliza o conexiune la Internet sunt necesari:

a)      un cont Internet - care se obtine de la furnizorul de servicii, respectiv de la administratorul de sistem;

b)      un calculator;

c)      un modem, daca se realizeaza conectarea pe linie telefonoca;

d)      un program de comunicatie;

e)      informatii privind parametrii de comunicatie. Aceste informatii se obtin de la furnizorul de servicii Internet si se refera la viteza de comunicatie, protocolul folosit, tipul de terminal;

f)        un nume de legatura: login name, logon name, user name, account name. Este numele sub care utilizatorul se poate conecta;

g)      o parola. La conectare in reteaua Internet trebuie furnizat alaturi de numele de legatura si o parola de indentificare, ce trebuie recunoscuta de calculatorul gazda.

4.4. Servicii Internet

Serviciile Internet se refera la:

Transmiterea postei electronice intre utilizatorii conectati la Internet. Posta electro-nica este principalul serviciu oferit de Internet, poate cel mai folosit dintre toate. Avantajele sale sunt rapiditatea si aria mare de cuprindere a potentialilor corespondenti.

Conectarea la un calculator distant din Internet _________-este un serviciu care se refera la conectarea utilizatorilor la noduri indepartate.

Transferul fisierelor de la un calculator la altul. Serviciul htp de transfer de fisiere, permite prelucrarea din arhive publice a fisierelor continand programe sau alte informatii.

Transmiterea de stiri si facilitarea unor discutii intre membrii unor grupuri organizate dupa subiecte de interes.

Cautarea informatiilor in oceanul informational reprezentat de Internet. O serie de servicii foarte folosite in ultimul timp ca de exemplu World Wide Web, permit localizarea rapida a diferitelor persoane, programe, a altor informatii disponibile in retea.

4.4.1. Posta electronica

Functionarea postei electronice (e-mail) este inspirata din serviciul postal obisnuit: expeditorul concepe o scrisoare, o introduce intr-un plic pe care completeaza adresa destinatarului si adresa expeditorului, apoi depune scrisoarea intr-o cutie postala.

Fiecare utilizator are o cutie postala pastrata in sistemul in care are deschis un cont.

Fiecare cutie postala are o adresa, compusa din adresa modulului la care se adauga numele utilizatorului (intr-un nod pot fi mai multi utilizatori, distinctia intre ei facandu-se prin numele cu care sunt cunoscuti si acceptati in sistem).

Notatia generala este:

Nume - utilizator adresa - nod

Cele doua parti ale adresei postale sunt despartite prin semnul @.

Programele de posta permit realizarea urmatoarelor operatii mai importante:

compunerea si emiterea scrisorilor;

vizualizarea si eventual stergerea sau arhivarea scrisorilor primite;

tiparirea mesajelor, obtinandu-se copii permanente;

retransmiterea catre alti utilizatori a scrisorilor primite (forward);

transmiterea unei scrisori catre mai multi destinatari;

folosirea unor porecle mai usor de retinut, in locul adreselor postale;

transmiterea unor fisiere binare atasate scrisorilor;

folosirea unor fisiere cu semnatura (informatii despre numele, titlurile, adresa, telefonul expeditorului, adaugarea scrisorilor, automat sau la comanda utilizatorului);

confirmarea transmiterii postei;

notificarea citirii ei de catre destinatar;

anularea unor mesaje;

transmiterea prin posta a unor fisiere.

Sistemul postal informeaza expeditorul asupra eventualelor erori, produse, cum ar fi imposibilitatea de livrare a scrisorilor datorita unor defecte de retea, de noduri sau datorita unor adrse necorespunzatoare.

Utilizatorul trebuie sa se informeze, de fiecare data cand obtine erori de adrese, asupra modului corect de compunere a adresei vizate.

Avantajele postei electronice:

Pentru a sti cand e potrivita utilizarea postei electronice, este utila compararea performantelor sale cu cele ale altor mijloace de comunicare, in special cu telefonul si cu posta obisnuita.

Tabelul 1. Performantele telefonului, postei obisnuite si ale postei electronice

Posta electronica are doua parti importante:

poate livra poate livra aceeasi informatie mai multor destinatari;

poate pastra mesajele daca receptorul nu este disponibil, livrandu-le ulterior.

In ceea ce priveste securitatea, posta electronica nu ofera conditiile ideale. Mesajele pot fi interceptate de catre persoane neavizate, iar in cazuri de eroare, de catre administratorii sistemelor de calcul. Una dintre preocuparile grupurilor de specialisti este imbunatatirea serviciilor sub aspectul securitatii, o solutie fiind posta cu servicii de securitate, PEM (private Enhaund Mail).

Serviciile de posta electronica includ doua categorii de functii:

a). Legate de prelucrarea mesajelor;

b). Altele relative la transmiterea lor.

Desi la compunerea mesajelor poate fi utilizator de texte obisnuit, sistemul de posta electronica poate usura editarea. De exemplu la redactarea unui raspuns, adresa destinatarului este preluata direct din mesajul primit. La afisarea mesajelor sunt utile de mai multe ori serviciile de conversie la codul acceptat de terminalul utilizat si cele de formatare in conformitate cu caracteristicile acesteia si cu forma dorita.

In privinta transferului pe langa operatiile uzuale de transport al mesajelor de la surse la destinatari, eventual cu difuzarea lor, se poate cere raportarea starii operatiei (livrare, pierdere, refuzul primirii mesajelor), pastrarea mesajelor dupa inspectarea lor de catre destinatari, redirectionarea mesajelor. Alte servicii se refera la transmiterea cu prioritate, protectia mesajelor prin cifrare, transmiterea automata a unor raspunsuri "standard" atunci cand destinatarul lipseste, sau livrarea lui catre un receptor alternativ.

Posta este folosita chiar pentru comunicarea intre cercetatori care lucreaza in aceeasi cladire. Spre deosebire de apelurile telefonice, mesajele sunt citite la dorinta receptorului, iar raspunsurile sunt uneori foarte scurte.

Posta electronica permite publicarea "publicarea" articolelor mai rapid ca revistele de specialitate. Comentariile se primesc tot prin posta. Anumite articole fac referire la altele care urmeaza sa apara, dar sunt cunoscute din e-mail. Sunt desigur si dezavantajoase. Uneori rapiditatea cu care se fac cunoscute rezultatele permite strecurarea erorilor, in lucrari insuficient revizuite.

Exista desigur si dezavantaje ale utilizarii postei electronice. Unul deloc neglijabil este consumarea timpului cu citirea scrisorilor (in special dupa o absenta indelungata). In plus absenta informatiilor poate duce la erori de interpretare a mesajelor. Pentru a elimina acest dezavantaj, s-au stabilit ad-hoc simboluri care sa permita interpretarea corecta a mesajeelor, cum ar fi:

:-) - comentariu glumet;

- comentariu sarcastic;

- incruntare, utilizatorul este deprimat;

>:-> - remarca diabolica;

Aceste simboluri capata sens daca sunt rotite (imaginar), cu nouazeci de grade, in sensul acelor de ceasornic.

Functionarea postei electronice

Posta electronica functioneaza in conformitate cu protocolul SMPT (Simple Mail Transfer Protocol). Acesta reglementeaza modul de transport al mesajelor intre sursa si destinatar. Mesajele receptionate de un sistem sunt receptionate de un sistem sunt memorate intr-un fisier standard, cutia postala a sistemului, mailbox, una pentru fiecare utilizator. Cand se inspecteaza posta, programul de posta mail ia scrisorile din acest fisier si le muta, pe masura citirii lor, intr-un alt fisier, denumit mbox, aflat in catalogul de referinta al utilizatorului. De aici fisierele sunt sterse doar prin actiuni explicite ale utilizatorului (comenzi de stergere).

Utilizatorul intra in contact cu serviciile sistemului postal prin agentul utilizator, care accepta comenzi de compunere, expediere si receptie a mesajelor sau de gestiune a cutiilor postale. De obicei fiecare utilizator are o cutie postala rezervata, al carei continut este prezentat in rezumat, pe ecranul terminalului sau, la intrarea in sistem. Un astfel de rezumat poate contine subiectul fiecarui mesaj primit, caruia i se asociaza alte informatii, cum ar fi: expeditorul, volumul mesajului, starea (daca a mai fost inspectat, daca a mai fost transmis si altor destinatari). Utilizatorul poate gestiona mesajele primite si poate expedia la randul sau mesaje. Pentru aceasta el are la dispozitie comenzi specifice pentru:

afisarea antetului unui mesaj, sau a intregului mesaj sters, mutarea in alta cutie postala;

trecerea de la un mesaj la altul;

transmiterea unui mesaj sau alcatuirea si transmiterea raspunsului unui mesaj primit.

O schema de adresare larg intalnita in retelele ca Internet, cuprinde porecla:

NUME@ DOMENIU

Programul de posta electronica mail 

Pentru a declansa executia programului de posta se foloseste comanda :

% mail lista-de-adrese

Posta electrronica e-mail este gestionata cu ajutorul programelor specualizate.tipul de programe specializate folosite depinde de multi factori, cel mai important fiind sistemul de operare pe care se lucreaza. Daca se utilizeaza un sistem care incorporeaza facilitati de retea (cum ar fi UNIX), atunci exista in mod normal unele programe de posta electronica livrate cu sistemul si care fac parte din el, fiind inglobate in nucleu. Daca insa reteaua este ceva adaugat peste sistemul de operare (cum este cazul in mediul MS-DOS), atunci posta electronica este si ea un program suplimentar.

Principiul de lucru al programului mail (numit functionare in mod linie de comanda), este simplu. Dupa lansarea in executie a programului utilizatorul poate comanda executia unei operatii. Programul efectueaza operatia ceruta si eventual transmite utilizatorului un rezultat, dupa care ciclul se reia cu o noua comanda a utilizatorului. Programul mail anunta disponibilitatea de a primi o comanda prin afisarea unui simbol special numit prompt. La aparitia sa utilizatorul poate tasta una din comenzile prezentate mai jos.

Parametrul lista-de-adrese este optional. Daca este folosit mesajul ce urmeaza va fi introdus si va fi transmis tuturor utilizatorilor indicati in lista-de-adrese. Daca parametrul lipseste, mail intra in modul comanda, in care printre alte lucruri posibile, se pot citi mesajele receptionate.

Principalele comenzi mail :

afiseaza mesajul precedent ;

- afiseaza un sumar a comenzilor mail;

print (p) - afiseaza toate mesajele a caror numar este furnizat ca argument ;

Print (P) - afiseaza mesajele indicate ca argumente, ignorand antetele;

type (t) - afiseaza la terminal toate mesajele al caror numar este furnizat ca argument;

Type (T) - afiseaza mesajele indicate ca argumente , ignorand antetele;

next (n) - are acelasi efect cu _______ trecerea la mesajul urmator;

(f) - afiseaza antetele mesajelor indicate ca argument;

headers (h) - afiseaza antetele mesajelor dintr-ungrup de opt;

size - afiseaza dimensiunea in caractere a mesajelor indicate ca argument;

Replay (R) - declanseaza scrierea unui raspuns la o scrisoare;

Replay (r) - trimit scrisoare de raspuns catre emitator si catre toti ceilalti receptori

specificati in mesaj;

unread (u) - anuleaza marcajul de citire a unor mesaje;

alias (a) - fara argument afiseaza prescurtarile curente, ca un argument afiseaza numele care corespunde pseudonimului cu doua argumente care defineste un pseudonim ;

unalias - anuleaza atribuirea de pseudonim unor grupuri de utilizatori ;

dp - sterge mesajul curent si afiseaza urmatorul ;

delete (d) - sterge mesajele indicate;

undelete (u) - anuleaza stergerea unor mesaje;

file (fi) - listeaza numele dosarelor din directorul aferent utilizatorului;

listeaza numele dosarelor din directorul aferent utilizatorului;

mail (m) - trimite scrisori la adresele indicate ca argumente;

preserve (pre) - marcheaza toate mesajele marcate ca argumente pentru a fi salvate in fisierul mailbox, in locul fisierului mbox.

save (s) - primeste ca argumente o lista de mesaje si un nume de fisier, unde se face salvarea mesajelor indicate ;

write (w) - este similara cu save, cu diferenta ca se face salvarea numai a corpului scrisorilor fara antet ;

hnld (hn) - marcheaza toate mesajele indicate ca argumente pentru a fi salvate in fisierul utilizator mailbox, in loc de fisierul mbox ;

set (se) - seteza optiuni ;

unset - anuleaza setarea unor optiuni ;

s - citeste comenzi dintr-un fisier;

tmp - afiseaza cateva linii de la inceputul fiecarui mesaj indicat ca argument;

help - afiseaza un sumar al comenzilor mail ;

chdir (c) - schimba catalogul de lucru;

- executa comanda Shell care urmeaza acestui caracter;

shell (sh) - apeleaza shell;

quit - incheiere sesiune mail, scriind toate mesajele nesalvate in fisierul utilizator mbox si pastrand toate mesajele marcate cu comanda preserve in fisierul sistem mailbox;

exit (ex / x) - revine imediat in shell, fara modificarea fisierului mailbox, al utilizatorului ;

alternates (alt) - informeaza programul mail ca adresele indicate apartin utilizatorului. Este utila daca se dispune de mai multe conturi pe diferite margini.

Programul de posta electronica PINE

Pe langa programul de posta electronica mail, mai este folosit si programul de posta electronica PINE.

PINE reprezinta un program de posta electronica cu functionare orientata pe pagini. PINE poate fi folosit si pentru citirea stirilor. Programul este foarte raspandit pe serverele Unix. Exista versiuni MS-dos si MS-WINDOWS ale programului.

PINE ofera un set limitat de functii de baza, astfel incat sa poata fi usor de folosit de catre utilizatorii incepatori. Programul include si un ansamblu de functii optionale care il fac foarte puternic. PINE are incorporat un editor de ecran cu ajutorul caruia se pot compune mesajele.

Facilitatile de baza pe care PINE le pune la dispozitie:

vizualizarea, salvarea pe discheta, stergerea, tiparirea scrisorilor;

trimiterea unor raspunsuri la scrisori sau redirectionarea unor scrisori catre alti destinatari;

compunerea mesajelor folosind editorul de ________ , editorul contine un verificator lexical si gramatical pentru liba engleza;

gestiunea dosarelor (folders), de intrare si de iesire;

gestiunea unei agende cu adresele de e-mail cel mai frecvent folosite; aici se pot introduce adrese prin tastare sau direct, din posta sosita;

definirea unor liste proprii de distributie;

verificarea periodica si notificarea automata a postei nou sosite, la intervale regulate;

informatii ajutatoare (help on-line)________

Pine este un program mult mai complex decat unul dedicat doar transmiterii si receptionarii scrisorilor simple. El accepta si scrisorile ce contin obiecte multimedia, de diferite tipuri (texte, grafica, imagine sunet), relizate conform standardului M.I.M.E. (Multiporpose Internet Mail Extention).

Ecranul este compus din mai multe sectiuni. In partea de sus a ecranului se afla bara de titlu, in care se afiseaza numele si versiunea programului, numele ecranului (in acest caz MEN MENIU ), precum si numarul de mesaje pastrate de acesta. In partea de mijloc a ecranului sunt oferite spre alegere functiile principale:

HELP: afiseaza manualul PINE, care contine aproximativ cincizeci pagini;

COMPOSE MESSAGE: permite compunerea (editarea) si emisia unei scrisori;

FOLDER INDEX: vizualizeaza continutul dosarului curent ( INBOX);

FOLDER LIST: selecteaza dosarul al carui continut sa fie vizualizat;

ADDRES BOOK: permite tinerea la zi a unei agende de adrese de forma porecla, nume complet, adresa e-mail, acest lucru simplifica scrierea adreselor scrisorilor, acestea putand fi luate din agenda;

SETUP: permite configurarea si personalizarea programului PINE;

QUIT: permite pastrarea programului PINE;

In partea superioara a ecranului apare o forma, pentru a fi completate informatiile privind destinatia scrisorii:

TO: unde trebuie introdusa adresa INTERNET a destinatarului (se poate folosi eventual agenda);

CC: pentru precizarea unei adrese unde va ajunge o copie a scrisorii ce va fi trimisa;

Attchmmt: pentru a putea atasa unei scrisori obisnuite (text), un fisier reprezentand un obiect MINE (imagine, sunet, alt fisier binar);

Subject: pentru precizarea subiectului scrisorii;

In partea de jos a ecranului sunt oferite unele comenzi care permit prelucrarea scrisorii:

viewAttch: pentru vizualizarea obiectului MINE atasate scrisorii;

Delete: pentru stergere scrisorii din dosar;

Replay: pewntru compunerea si trimiterea unui raspuns catre emitatorul scrisorii;

Forward: pentru pasarea scrisorii spre alte persoane.

EUDORA

Eudora este un pachet de programe pentru aplicatiile de posta electronica, ce ruleaza sub Windows. El a fost dezvoltat in conformitate cu protocolul POP (Post Office Protocol). In sistemul de posta electronica, Eudora functia de Agent Utilizator (User Agent).

Pe langa interfata deosebit de prietenoasa si de accesibila, caracteristica aplicatiilor Windows, Eudora poseda o serie de functii deosebit de utile pentru gestionarea mesajelor de posta electronica intr-un mod rapid si simplu.

Eudora poate executa atat actiuni standard cum ar fi: afisarea, stergerea sau compunerea mesajelor, cat si actiuni mai speciale cum ar fi:

initierea unui raspuns;

retrimiterea, redirectionarea sau trimiterea mesajelor spre alti utilizatori (forward);

crearea de porecle (alias-uri);

gestionarea unei liste de destinatari (recipienti).

Programul permite crearea mai multor cutii postale si transferul _____ al mesajelor intre aceste cutii postale. Exista posibilitatea recuperarii mesajelor sterse accidental, prin pastrarea lor temporara dupa stergere, intr-o cutie postala speciala.

In Internet exista un grup de stiri relative la Eudora si o lista de e-mail asociata acestui grup, la care cei interesati pot subscrie folosind chiar programul Eudora.

Meniurile pachetului de programe Eudora

Meniul file

- Close: inchide fereastra curenta;

- Save: salveaza modificarile din fereastra curenta;

- Save as: salveaza mesajul (mesajele), curent (e), intr-un fisier text;

- Send _____ Messages: expediaza toate mesajele puse in coada in vederea livrarii;

- Check Mail: preia posta noua de pe server-ul POP;

Print: lipeste la imprimanta mesajul curent, continutul ferestrelor Ph sau Signature;

- Print Setup: selecteaza optiunile de tiparire;

- Exit: incheie sectiunea de lucru Eudora.

Meniul Edit:

Undo: anuleaza efectul ultimei actiuni de editare;

Cut: sterge textul selectat si il plaseaza in clipboard;

Copy: copiaza textul selectat in clipboard;

Paste: plaseaza continutul clipboard-ului incepand din pozitia curenta a cursorului;

Paste as Quoatation: plaseaza continutul clipboard-ului incepand din pozitia curenta a cursorului cu semnul ">" la inceputul fiecarei linii pentru a marca un citat;

Clear: sterge textul selectat;

Select All: selecteza intregul continut al enui mesaj _____ al unei cutii postale;

Wrap Selection: insereaza CR la sfarsiturile fiecarei linii din selectia curenta. Apasarea tastei Shift provoaca actiunea inversa;

Finish Nickname: amplaseaza textul unei porecle in antetul unui mesaj;

Insert Recipient: insereaza adresa / parola aleasa din lista Quick Recipient incepand din pozitia curenta a cursorului;

Find subname: cauta un anumit text sau sir de caractere in corpul unui mesaj sau in mai multe;

Sort submenu: soeteaza rezumatele mesajelor dintr-o cutie postala. Pentru a sorta mesajele in ordine inversa se apeleaza tasta shift.

Meniul Mailbox:

In: deschide cutia postala In, unde mesajele primite sunt pastrate pana cand sunt sterse sau transferate in alta cutie postala;

Out: deschide cutia postala Out in care:

Sunt pastrate mesajele ce au fost compuse;

Sunt tinute mesajele pana cand sunt expediate;

Pot fi initial memorate copiile mesajelor primite.

New: afiseaza un dialog New Mailbox pentru crearea unei noi cutii postale;

Cutia mea: cutiile create de utilizatori.

Meniul Message:

New Message: deschide o noua fereastra de compozitie mesaj;

Replay: raspunde transmitatorului mesajului curent;

Forward: transmite mesajul spre un alt destinatar;

Redirect: transmite mesajul mai departe spre un alt destinatar, dar ca adresa de revenire pastreaza adresa transmitatorului initial al mesajului;

Send Again: retransmite mesajul rejectat de sistemul posta electronica;

New Message To: trimite un mesaj spre cineva din lista Quick Recipient;

Replay To: raspunde mesajului curent, dar trimite raspunsul ciuva din lista Quick Recipient;

Forward To: transmite mesajul spre un alt destinatar din lista Quick Recipient;

Redirect To: redirectioneaza mesajul curent spre cineva din lista Quick Recipient;

Queue For Delivery / Send Imediately: salveaza mesajul in cutia postala si il marcheaza gata de livrare sau il expediaza imediat;

Attach File: ataseaza un fisiei sau mai multe la fisierul curent;

Change: schimba optiunile de prioritate si de punere in coada de mesaje;

Delete: transfera mesjele curente in cutia postala _____. Sterge mesajele din _____.

Meniul Transfer:

In: transfera mesajul curent in cutia postala In;

Trash: transfera mesajul curent in cutia postala Trash;

New: afiseaza un dialog New Mailbox pentru a crea o noua cutie postala;

Cutia mea: transfera mesajul curent in cutia postala selectata, creata anterior de utilizator.

Meniul special:

Make Nickname: creeaza abrevieri abrevieri pentru adrese in mesajul curent;

Add as Recipient: adauga textul selectat la lista Quick Recipient;

Remove Recipient: selecteaza un recipient care este sters din lista Quick Recipient;

Empty Trash: sterge mesajele din cutia postala Trash;

Compact Mailbox: recupereaza spatiile nefolosite din toate cutiile postale

Settings: afiseaza cutia de dialog Settings;

Forget Password: face ca Eudora sa ceara utilizatorului parola, data viitoare cand se va verifica posta:

Change Password: schimba parola utilizatorului pe calculatorul server-ului P.O.P.

Meniul Window:

Cascade: dispune in cascada ferestrele deschise;

Tile Horizontal: dispune ferestrele deschise una langa alta pe orizontala;

Tile Vertical: dispune ferestrele deschise una langa alta pe verticala;

Arrange Icons: aranjeaza toate pictogramele la baza ferestrei principale;

Send to Back: trimite fereastra curenta in spatele tuturor ferestrelor afisate;

Mailbox: afiseaza ferestre ce contin cutiile postale;

Nicknames: afiseaza fereastra de parole;

Ph: afiseaza fereastra Ph;

Signature: afiseaza fereastra signature.

Meniul Help:

Contents: afiseaza continutul help-ului on line;

Search For Help On: afiseaza o lista a subiectelor de cautare;

How to use Help: afiseaza fereastra How to use Help din Microsoft Windows;

Quest news: afiseaza un dialog pentru subscierea din lista de mail a grupului de stiri quest;

Eudora Forum: afiseaza un dialog pentru subscrierea la lista de mail a Forumului Windows Eudora;

About Eudora Pro: afiseaza ecranul About Eudora Pro;

About Eudora: afiseaza ecranul About Eudora.

4.4.2. Accesul la moduri distante

Pentru a fi acceptata de un sistem, orice persoana trebuie sa fie inregistrata ca utilizator autorizat, intr-un catalog de conturi, deci sa aiba un cont in acel sistem. Unul dintre pe care Internetul le pune la dispozitia utilizatorilor este accesul la un calculator distant. Prin Inernet un utilizator poate avea acces la un calculator aflat la sute sau mii de kilometrii departare, in orice punct de pe glob, cu conditia ca si terminalul la care se lucreaza sa fie conectat in retea.

Programul care permite acest lucru se numeste telnet.

Programul Telnet reprezinta principala aplicatie de acces la distanta din Internet.

Aplicatia Telnet este pusa in executie prin comanda:

% telnet adresa - calculator

Daca utilizatorul foloseste un sistem de operare Unix, comanda esteprecedata de promptul specific; in cazul utilizarii altor sisteme de operare (cum ar fi MS-DOS, _________-sau Macintash), comanda de acces nu difera foarte mult.

Serviciul Telnet se bazeaza pe cooperarea dintre un client care lucreaza pe calculatorul local si un srver, care lucreaza pe calculatorul distant. Cele doua componente coopereaza printr-un protocol de transport (T.C.P. sau U.D.S.). la declansarea sa programul client executa urmatoarele activitati:

Creaza o conexiune T.C.P. cu serverul;

Accepta intrarea utilizatorului;

Reformuleaza mesajele utilizatorului intr-un format standard si le trimite catre server;

Accepta iesirea de la server intr-un format standard;

Reformuleaza iesirea de la server pentru afisarea pe terminalul folosit.

In situatia cind serverul nu este operational, erviciul este inaccesibil. Pentru sistemele Unix, serverele sunt procese speciale (______daemons___) care ruleaza in permanenta in fundal (background). Aceste "ajutoare silentioase" astepta cererile de servire si devin active la sosirea acestora. Atunci cand un srver este gata sa accepte cereri, executa urmatoarele actiuni :

Informeaza programele de retea ca este gata sa accepte conexiuni ;

Asteapta cereri in formatul standard;

Rezolva cererea sosita;

Expediaza rezultatele la client in formatul standard ;

Trece la starea de asteptare.

Telnet in modul "comanda"

Pentru serviciul telnet, grupul de caractere ' reprezinta simbolul escape care nu se trans-mite serverului de la distanta. In cazul tastarii simbolului escape, partea de aplicatie client trece printr-un mod special de lucru, modul comanda. Simbolul escape utilizat implicit este ________-. Nu trebuie facuta confuziune intre simbolul escape si tasta Esc. Se poate intra in modul comanda si prin tiparirea comenzii telnet neurmata de numele masinii distante. La intrarea in modul comanda, se afiseaza promtul telnet >, ceea ce inseamna ca telnet a steapta o comanda din partea utilizatorului. Prin tiparirea caracterului "?" se poate afisa o lista cu comenzile disponibile in acest mod:

Close: termina conexiunea in care se lucreaza. Deconecteaza automat calculatorul de la sistemul distant, este posibila parasirea aplicatiei telnet daca sa specificat numele gazdei cu comanda telnet.

Open nume: incearca sa creeze o conexiune cu masina al carui nume a fost specificat. Este ceruta adresa sau numele masinii vizate. In marea majoritate a aplicatiilor telnet, dupa afisarea promptului, se cere numele masinii de sa distanta, daca acesta nu a specificat in linia de comanda.

Set echo: acesta comanda activeaza / dezactiveaza, ecoul local si reprezinta modul de afisare pe ecran a caracterelor introduse de la tastatura. De obicei, pe ecran se afiseaza caracterele retransmise de calculatorul aflat la distanta. Acest mod de lucru este numit "ecou la distanta" si este in general mai sigur deoarece confirma receptia de catre sistemul distant a caracterelor expediate.

Quit: asigura iesirea din programul telnet.

Z: sesiunea telnet este suspendata temporar pentru a permite executia unor comenzi pe sistemul local. Conexiunea si optiunile raman selectate pana la reluarea sesiunii. Reluarea sesiunii se face prin comenzi specifice ale sistemului de operare (ex: pentru B.S.D. Unix este folosita comanda fg.)

Mode: asigura comutarea programului telnet intre modurile caracter si linie.

Display: afiseaza parametrii de lucru ai programului telnet.

Return: daca nu se tasteaza alte caractere in linia curenta, se face iesirea din modul comanda.

4.4.3. Transferul de fisiere

Serviciul de transfer de fisiere permite copierea fisierelor intre un mod distant si unul local, inspectarea continutului cataloagelor din moduri distante, stergerea unor fisiere. Fisierele pot contine programe sursa, date, retele, scurte texte informative. Programul care realizeaza aceasta functie este F.T.P., numit asa dupa protocolul pe care il utilizeaza, File Transfer Protocol.

F.T.P. transfera doua cataloage de fisiere. Unele contin texte , altele informatii intr-un format binar. Fisierele binare e transfera fara nici un fel de modificare, intre calculatoarele sursa si destinatie. Celelalte (textele) sufera unele transformari de adaptare la particularitatile masinilor sursa si destinatie. De aceea inainte de transfer, este bine sa se precizeze ce fel de transfer se doreste.

Modul ascii: se foloseste pentru: fisiere text, programe sursa, posta electronica, arhive, fisiere post script.

Modul binar: este indicat pentru fisiere din baze de date, foi de calcul, fisiere comprimate, programe executabile.

F.T.P. cere utilizatorului sa specifice masina in care se doreste schimbul de fisiere. Comanda de lansare a programului htp este:

% htp nume - calculator - distant

Aceasta comanda are ca efect lansarea programului htp si conectarea utilizatorului la masina distanta, aceasta va declansa procedura de identificare a utilizatorului, cerand numele si parola.

Dupa ce sistemul de la distanta a acceptat numele si parola, totul este considerat pregatit penru efectuarea transferului. In continuare htp va afisa promptul sau "htp>", asteptand comenzile. Htp poate transfera fisiere in ambele sensuri utilizadu-se comenzile: put pentru transferul de la masina locala la una distanta, si get pentru transferul de la masina distanta la una locala:

htp>get fisier - sursa fisier - destinatie.

htp>put fisier - sursa fisier - destinatie.

Primul argument a celor doua comenzi este numele fisierului de copiat, in timp ce al doilea argument se refera la numele pe care il va avea copia fisierului. In cazul in care cel de-al doilea argument este omis, copia va avea acelasi nume cu fisierul sursa.

Pentru terminarea executiei programului se poate folosi una dintre comenzile echivalente Quit sau Bye. Transferul fisierelor este insotit in permanenta de mesaje referitoare la ce s-a transferat, la volumul transferului si la rata medie de transfer. Rata de transfer este dependenta de viteza in care poate prelucra pachetele masina de destinatie si de ruta pe care sunt transmise pachetele.

In situatia in care utilizatorul tipareste gresi parola sau numele, programul htp furnizeaza un mesaj, "login incorrect ". Rezolvarea implica iesirea din htp si reluarea operatiunilor, sau lansarea comenzii user urmata de numele utilizatorului. Alte tipuri de erori care pot aparea sunt urmatoarele:

daca utilizatorul tasteaza gresit numele gazdei la care se refera accesul se semnaleaza "unknown host";

in cazul in care masina distanta nu poate raspunde incercarii de cces, pot aparea mesaje cum ar fi: "host not responding", "host unrchable" sau "connection time aut";

daca utilizatorul greseste numele unui fisier implicat in transfer, va primi un mesaj de forma "no such file of directorz";

Utilizatorul trebuie sa se asigure ca spatiul in care urmeaza sa fie transferate sa poata avea loc.

Pentru a identifica fisierele care fac obiectul transferului, utilizatorii au la dispozitie comenzile dir si Is. Formatul comenzilor este urmatorul:

htp>dir nume - director nume - fisier - local

htp>Is nume - director nume - fisier - local

Ambele comenzi au ca efect listarea fisierelor din directorul distant. Argumentele celo doua comenzi sunt optionale. Al doilea argument indica ftp-ului sa intoduca lista intr-un fisiei pe masina locala. Daca utilizatorul doreste doar afisarea listei la terminal, cel de-al doilea argument este omis. In cazul in care se omite primul argument, htp listeaza fisierele din directorul distant curent. Primul argument poate contine prescurtari, utile pentru listarea unor grupe de fisiere, cum ar fi listarea fisierelor cu extensia .txt. aceste prescurtari sunt interpretate in mod specific de fiecare sistem distant.

Cataloage FTP

Existenta mai multor comenzi referitoare la cataloage (directoare) in FTP este justificata de faptul ca intr-o sesiune FTP sunt implicate doua tipuri dedirectoare : directorul local si directorul aflat la distanta.

Pentru schimbarea directorului local se foloseste comanda Icd :

ftp>lcd director

Pentru schimbarea directorului de pe masina distanta este folosita comanda cd:

ftp>cd director

Transferul fisierelor binare

Ftp poate asigura transferul de date sub forma binara sau ASCII. In transferul binar originalul si copia sunt identice. Un prim pas presupune negocierea reciproca intre client si server cu privire la conventiile folosite in transfer. Pentru selectarea modului de lucru bianr sau ASCII se folosesc comenzile Ascii sau Binary.

htp>binary - comuta in mod binar;

200type set to I

ftp>put imagine - transfera imagine;

ftp>ascii - comuta in mod ASCII;

200type set to A

ftp>get carte.txt - transfera carte.text.

Multe programe de baze de date folosesc formatul binar pentru pastrarea datelor.

Transferul grupurilor de fisiere

Comenzile mput si mget permit transferul de grupuri de fisiere. Sintaxa lor este:

ftp>mput lista-de-fisiere-sursa

ftp>mget lista-de-fisiere-sursa

In mod normal ftp cere utilizatorul sa valideze transfrul fiecarui fisier.transferul poate fi acceptat (y) sau respins (n) de catre utilizator. Pentru intreruperea modului de interogare se poate folosi comanda prompt, grupul de fisiere fiind transferat in intregime. Pentru revenirea in modul interogativ se foloseste aceeasi comanda.

Comenzile mput si mgetnu pot fi utilizate pentru copierea de directoare. Pentru a transfera un director este necesara realizarea unei arhive care sa fie transferata. De asemenea, pentru fisiere foarte mari, se face compresia (condensarea) si apoi transferul lor.

Sumarul principalelor comenzi ftp :

Account info: furnizeaza contul sau informatiile de securitate care trebuie precizate in cazul initierii unei sesiuni;

Ascii: stabileste modul Ascii pentru transferul fisierelor;

Binary: stabileste modul binar pentru transferul fisierelor;

Cd remote directory: schimba directorul pentru masina distanta;

Close: se inchide sesiunea cu un anumit mod si se revine in modul de comanda ftp. Dupa inchiderea unei sesiuni (close), se poate deschide (open), o noua conexiune cu un alt mod sau se poate pastra (quit) ftp-ul;

Delete filename: sterge fisierul indicat de pe masina distanta;

Dir file destination: afiseaza lista fisierelor din directorul de pe masina distanta. Argumentul file poate fi un fisier sau o constructie cu caractere ( ) sau (?) care se refera la un grup specific de fisiere. Daca argumentul file lipseste, lista va contine fisirele din directorul curent al masinii de la distanta. Argumanetul destiantar se refera la locul de depuner a listei. Daca acest argument este absent, lista va fi afisata la terminal ;

Hash: cere ftp sa imprime un semn (#) ori de cate ori un bloc de date este transferat prin comenzile get sau put. Acest semn indica faptul ca reteaua cotinua sa lucreze. Absenta lui arata producerea unei erori pe durata transferului unui fisier lung.