STUDIU DE CAZ PRIVIND PROGRAMUL DE IMPLEMENTARE A UNUI SISTEM DE MANAGEMENT INTEGRAT

1. PREZENTARE GENERALA. MOTIVAREA NECESITATII PROGRAMULUI

Spre deosebire de conducerea organizatiei, care pana cu cateva decenii in urma a fost bazata pe tehnologie, conducerea treburilor publice, atat la nivel national, cat mai ales la nivelul localitatii presupune o conducere bazata pe management . In Fig.4.1. avem reprezentarea grafica a Primariei municipiului Ploiesti vazuta ca un sistem deschis intr-un macrosistem globalizat.

Cetateni Organizatii

Sistemul clienti Competitori guvernamentale

economic

Sindicate

Personal

SISTEM TEHNOLOGII

MANAGEMENT Echipamente

Furnizori

materiale/servicii

Fig. 4.1. Primaria municipiului Ploiesti

In scopul imbunatatirii si eficientizarii activitatii Primariei Municipiului Ploiesti si a unitatilor din subordinea acesteia si pentru cresterea calitatii serviciilor oferite populatiei s-a considerat, la nivelul condicerii Primariei si al factorilor de decizie din Consiliul local al Municipiului Ploiesti ca ar fi necesara implementarea unui sistem de management al calitatii[1].

Un sistem managerial de calitate are un rol principal in imbunatatirea performantelor Primariei Municipiului Ploiesti pentru ca:

a)     cerintele cetatenilor vor fi intelese mai bine;

b)    se va cunoaste modalitatea de satisfacere a acestor cerinte;

c)     activitatea va fi dirijata in asa fel incat eforturile si risipa vor fi minimalizate;

d)    va imbunatati competivitatea si calitatea serviciilor oferite cetatenilor.

Functionalitatea si optimizarea acestui sistem este data de standardul international de calitate ISO 9001 :2000, iar respectarea acestuia este garantata de obtinerea certificarii de catre organismele abilitate in acest sens.

Conceptul modern de calitate presupune si se bazeaza apriori pe o abordare "totala", integratoare, sistematica a mangementului prin implicarea intregului personal si a tuturor activitatilor in scopul asigurarii calitatii, nicidecum ca un proces spontan si limitat. Libertatea de actiune manageriala trebuie folosita in sensul bun al cuvantului, presupune initiativa, un spirit constructiv, bazat pe normele internationale ISO(EN), aplicate corect si particularizate fiecarui caz in parte.

De asemenea, ca in orice alt oras puternic industrializat, in Municipiul Ploiesti problema calitatii mediului este deosebit de importanta.

Calitatea mediului trebuie permanent controlata si imbunatatita. Instrumentul actual utilizat pe plan international pentru managementul mediului este Standardul de calitate a mediului ISO 14001: 1996.

In ceea ce priveste fundamentarea importantei unui sistem de management al calitatii mediului s-au avut in vedere urmatoarele considerente:

a)     identificarea surselor de impact negativ asupra mediului si inlaturarea neconformitatilor;

b)    impactul asupra calitatii vietii, asupra sanatatiii membrilor colectivitatii;

c)     efectele benefice se manifesta atat in prezent, cat si pentru viitor.

Pentru a raspunde deopotriva acestor cerinte se poate utiliza un Sistem de management integrat (mediu si calitate), potrivit standardelor internationale in domeniu. Un sistem de management reprezinta un ansamblu de elemente corelate sau in interactiune, activitati coordonate pentru a orienta si controla o organizatie (Dr. ing Traian Teodoru - Conteca 94).

Potrivit aceluiasi autor, un sistem integrat de management al calitatii si mediului prezinta foarte multe avantaje fata de abordarea separata.

● Mai putine proceduri;

● Mai putina cheltuiala si birocratie necesara;

● Mai putin complicat, pentru ca oamenii nu lucreaza pe sisteme - o ora pentru managementul calitatii si alta ora pentru managementul de mediu, oamenii lucreaza integrat.

● Mai flexibil, intr-o lume care se adapteaza continuu;

● Sistemele de management despartite sunt bariere profesionale artificiale generatoare de tensiune si risipa;

● Sistemele de management tind sa se integreze pentru ca au in comun conceptele de baza si focalizare pe interactiune si corelare.

Trebuie sa tinem seama si de faptul ca in timp ce sistemele de management al calitatii adreseaza cerintele utilizatorilor respectivi, sistemele de management de mediu raspund necesitatilor unui mare numar de parti interesate.

Pentru integrarea sistemului de mediu in sistemul de management al calitatii trebuie sa avem in vedere urmatoarele repere:

● analiza cerintelor celor doua sisteme;

● instruirea personalului;

●stabilirea modului de integrare si planificarea activitatilor;

● implementarea planului;

● verificarea rezultatelor (audituri si rapoarte);

● efectuarea de modificari (actiuni corective).

Din analiza cerintelor celor doua sisteme identificam atat cerintele comune, cat si punctele critice.

CERINTE COMUNE    PUNCTE CRITICE

●angajamentul conducerii ●implicarea si constientizarea

●reprezentarea managementului personalului

●proceduri documentate si controlul ●identificarea si evaluarea documentelor aspectelor de mediu

●actiuni preventive si corective ●stabilirea si respectarea a

●audituri interne si externe unor criterii de operare

●audituri interne si externe ●motivarea factorilor implicati

●analiza rezultatelor efectuata

la nivelul conducerii

Sistemul de management integrat (SMI) va fi implementat la nivelul Municipiului Ploiesti printr-un Program cu finantare de la bugetul local.

Sistemul de management integrat prezinta doua componente, ce pot fi vazute ca subsisteme, ca a managementului calitatii si cea a managementului mediului.

Potrivit specialistilor in domeniu, elaborarea si documentarea sistemului integrat de managemental calitatii si al mediului presupune valorificarea sinergica a celor doua sisteme de cerinte descrise in documentele de referinta aplicabile :

SR EN ISO 9001:2000 pentru sistemul de management al calitatii;

SR EN ISO 14001:1996 pentru sistemul de management de mediu.

In Fig. 4.2. si Fig. 4.3. sunt reprezentate grafic cele doua subsisteme, parti componente ale Sistemului de management integrat, cea de calitate si cea de mediu, asa cum reies ele din Standardele Internationale aplicabile in domeniu.

Fata de cele aratate mai sus , programul de implementare a unui sistem de management integrat, care sa cuprinda doua aspecte (calitate si mediu ) la nivelul Municipiului Ploiesti apare ca o necesitate .

2. PROGRAMUL PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT

Pentru a reusi combinarea acestor doua standarde internationale in domeniul calitatii si mediului intr-un sistem de management integrat functional la nivelul Municipiului Ploiesti este necesara stabilirea si respectarea unui Program privind proiectarea, implementarea si certificarea unui S.M.I.

2.1. DURATA PROGRAMULUI

In ceea ce priveste durata programului de implementare s-a avut in vedere ca acesta sa fie foarte lunga, deoarece s-ar fi ajuns la pierderea din vedere a scopului initial si la complicatii inutile , dar nici extrem de rapida, lucru ce ar fi condus la insuficienta fixare a etapelor deja incheiate.

Initial, pentru acest program au fost avute in vedere doua posibilitati de management al timpului.

I. Managementul timpului ca perioada totala, situatie care ar fi permis o mai buna flexibilitate a derularii secventelor necesare in procesul de implementare .

Acest fel de management , pe care il putem considera a fi unul al datei limita ar fi stabilit data initiala pentru aplicarii programului, secventele programului si data limita la care el trebuie incheiat.

In cadrul acestei perioade ar fi fost permisa orice secventialitate si orice durata de derulare a partilor acestuia, cu conditia incadrarii in limita de timp stabilita. Derularea programului ar fi fost atunci continua, fara intrerupere, existand chiar posibilitatea terminariii in avans a implementarii. Acesta posibilitate prezinta doua mari neajunsuri:

● Nu permite controlul stadiului in care se situeaza implementarea programului la un moment dat

●Exista riscul ca derularea programului sa se blocheze intr-un anumit punct ceea ce ar fi dus la esecul implementarii acestuia.

II. Impartirea programului pe etape, cu respectarea incadrarii in termenul limita, solutie considerata drept cea a pasilor adaugati .

Aceasta impartire inlatura neajunsurile primei metode permitand contrulul in perioada implementarii si cunoscandu-se in orice moment situatia generala a proiectului.

De altfel, Standardele internationale in domeniu (ISO 9001:2000 pentru managementul calitatii si ISO 14001:1996) prevad etapizarea stricta, riguroasa, bine determinata a procesului de implementare .

Pentru implementarea Sistemului de management integrat la nivelul Municipiului Ploiesti a fost selectata cea de-a doua solutie, avandu-se in vedere faptul ca ofera mai multa siguranta si rigurozitate pentru un proiect care prezinta un anumit caracter de noutate in administratia locala. Pentru a sesiza exact diferentele dintre cele doua metode propunem reprezentarea din Fig. 4.4.

OBIECTIV FINAL

TIMP

Fig 4.4. diferentele dintre cele doua metode

unde prima metoda este reprezentata sub forma unei linii , care incepe in punctul de origine si poate sau nu sa ajunga la final, iar a doua metoda este reprezentata sub forma unei linii frante, corespunzatoare etapelor, care are o finalitate sigura.

2.2. OBIECTIVELE PROGRAMULUI

Obiectivul principal al Programului privind implementarea unui sistem de management intgrat este, dupa cum se poate deduce cu usurinta atingerea functionalitatii sistemului propus.

Datorita faptului ca acest obiectiv are un caracter general fiind mai degraba asimilat scopului Programului de implementare, au fost stabilite obiective concrete, pe termen scurt, mediu si lung, obiective care rebuie sa poata fi masurate si analizate in vederea determinarii atingerii acestora.

Obiectivele pe termen scurt, mediu si lung se subestimeaza obiectivului general si sunt cuprinse in acesta, ele fiind mai mult masura indeplinirii la un moment dat a scopului final. In Tabelul 4.1. sunt prezentate obiectivele Programului privind implementarea unui sistem de management integrat

Tabelul 4.1. Obiectivele propuse

OBIECTIVE PROPUSE

Pentru a se putea urmari daca si cum au fost indeplinite obiectivele propuse, trebuie sa definim atat indicatorii de realizare, cat si mijloacele de masurare a realizarii, pentru fiecare dintr obiectivele stabilite.

Dat fiind specificul activitatii Primariei municipiului Ploiesti, organizatia unde s-a urmarit implementarea unui Sistem de management integrat (gestionarea treburilor publice si satisfacerea nevoilor colectivitatii locale) atat indicatorii de relizare, cat si mijloacele de masurare a realizarii sunt dificil de stabilit, si uneori , au un caracter subiectiv.

Indeplinirea obiectivului general al implementarii Sistemului de management integrat la nivelul Primariei municipiului Ploiesti poate fi sesizata si prin urmarirea a unor indicatori "subiectivi" , cum ar fi:

-Inregistrarea ecourilor pozitive in mass-media si in randul populatiei;

-Cresterea numarului de persoane instruite in cadrul programului de implementare;

-Numarul in scadere a neconformitatilor sesizate si inlaturate;

-Scaderea numarului plangerilor, reclamatiilor si sesizarilor din partea cetatenilor.

2.3. INSTRUMENTELE DE IMPLEMENTARE

Instrumentele de implementare sunt entitatile care isi desfasoara activitatea si colaboreaza in vederea realizarii Sistemului de management integrat (mediu si calitate), potrivit standardelor internationale in domeniu.

Astfel, entitatile care vor colabora pentru implementarea sistemului sunt:

a)     Compartimentul specializat din cadrul Primariei municipiului Ploiesti creat cu acest scop- Compartimentul managementului calitatii;

b)    Unitatea de supraveghere a implementarii programului;

c)     Factorul de consultanta si de auditare extern.

a)     Compartimentul specializat din cadrul Primariei municipiului Ploiesti a fost infiintat prin hotararea Consiliului local al municipiului Ploiesti si are drept scop principal proiectarea, implementarea, certificarea, supravegherea si mentinerea Sistemului de management integrat (mediu si clitate).

Prin Regulamentul de organizare si functionare al Primariei municipiului Ploiesti se stabilesc atributiile compartimentului, dupa cum urmeaza :

● Intocmeste programul pentru proiectarea , implementarea, certificarea, supravegherea si mentinerea Sistemului de management integrat (mediu si calitate), potrivit standardelor internationale, in cadrul Primariei Municipiului Ploiesti;

● Desfasoara auditul de evaluare (diagnosticare ) a situatiei existente la nivelul Primariei Municipiului Ploiesti;

● Analizeaza situatia existenta si intocmeste raportul de audit, evidentiind neconformitatile fata de cerintele ISO 9001:2000 si ISO 14001 :1996 si prezentand propunerile privind pasii de urmat in vederea implementarii acestui sistem;

● Prezinta conducerii institutiei (persoanei din managementul de varf care participa la proiectarea , implementarea, certificarea, mentinerea si supravegherea sistemului) raportul de audit cu principalele neconformitati si propunerile de masuri corective.

● Realizeaza instruirea personalului invederea construirii, implementarii si certificari unui Sistem de management integrat (mediu si calitate), in conformitate cu cerintele ISO 9001:2000 si ISO14001:1996, pe etape si niveluri;

● Desfasoara audituri de evaluare a implementarii Sistemului de management integrat;

● Urmareste ordonarea si disciplinarea activitatilor, in sensul cresterii eficientei si eficacitatii serviciilor, birourilor si compatrimentelor din cadrul Primariei Municipiului Ploiesti;

● Intocmeste rapoarte de audit corespunzatoare, care include neconformitatile constatate, programul de masuri corective/preventive si criteriile privind alegerea unui organism certificator potrivit;

● Stabileste impreuna cu reprezentantul managementului de varf si cu directorii/sefii serviciilor, care sunt masurile corective pentru neconformitatile consemnate;

● Justifica alegerea organismului de certificare;

● Pune la dispozitia organismului de certificare toate documentele necesare pentru desfasurarea auditului in scopul certificarii;

● Supravegheaza sistemul de management al calitatii dupa certificare, in sensul aplicarii principiului "IMBUNATATIRE CONTINUA"

In indeplinirea atributiilor care ii revin, compartimentul specializat din cadrul Primariei Municipiului Ploiesti colaboreaza cu toti factorii responsabili (conducere, directori, sefi de servicii si sefi de birouri).

b)    Unitatea de supraveghere a implementarii programului

Unitatea de supraveghere a implementarii programului este alcatuita din reprezentanti ai managementului de varf (conducerea unitatii), din reprezentanti ai factorului de consultanta extern si din specialisti in domeniului economic si juridic. Unitatea de supraveghere are un presedinte, patru membri si un secretar.

Presedintele unitatii de supraveghere este primarul Municipiului Ploiesti, in calitate sa de conducator al institutiei, iar membrii sunt unul dintre viceprimari, directorii compartimentelor de control, economic si programe. Secretarul unitatii de supraveghere este asigurat de reprezentantul directiei juridice. In Figura 4. este prezentata organigrama acestei structuri.

Fig. 4. Organigrama structurii

Dupa cum se observa, compartimentul specializat nu este reprezentat in cadrul Unitatii de supraveghere a programului deoarece s-a considerat ca acesta supraveghere trebuie sa fie exterioara celor care realizeaza implementarea.

Unitatea de supraveghere a programului isi desfasoara activitatea prin intalniri ordinare(lunare) si extraordinare (oride cate ori este necesar).

c)     Factorul de consultanta si de auditare extern

Factorul de consultanta si de auditare extern reprezinta instrumentul care va contrivui la implementarea si prin care se va realiza o analiza obiectiva a starii procesului de implementare a Sistemului de management integrat.

Factorul de consultanta extern trebuie selectat cu atentie, in vederea alegerii celei mai bune din toate variantele posibile.

In acest scop, consultanta externa de specialitate va fi realizata prin achizitie public a unei lucrari, cu respectarea prevederilor Ordonantei guvernului nr.60 din 2001 privind achizitiile publice. Acest act normativ are drept scop stabilirea principiilor, cadrului general si a procedurilor pentru atribuirea contractului de achizitie publica, precum si a cailor de atac al actului sau deciziei autoritatii contractante care aplica una dintre procedurile de atribuire a contractului de achizitie publica.

De asemenea, la selectia consultantului extern vor fi avute in vedere prevederile Ordinului ministrului finantelor si al ministrului lucrarilor publice, transporturilor si locuintei nr. 1013/873 din 2001 privind aprobarea structurii, continutului si modului de utilizare a Documentatiei standard pentru elaborearea si prezentarea ofertei pentru achizitia publica de servicii.

2.4. FINANTAREA PROGRAMULUI

Sistemul de management integrat (S.M.I.) va fi implementat la nivelul Municipiului Ploiesti printr-un Program cu finantare de la bugetul local.

Pentru ca programul va fi finantat de la bugetul local impune o deosebita grija fata de mijloacele utilizate. Astfel, se va avea in vedere un program de finantare bine stabilit, program a carui respectare va fi urmarit pas cu pas.Programul de finantare a fost elaborat cu factorul de consultanta si auditare extern.

In alegerea variantei optime au fost folosite metode moderne, s-au realizat estimari si s-au previzionat diferite situatii. Pentru selectarea variantei finale de finantare s-au utilizat metode de lucru de actualitate in managementul programelor, dupa cum am aratat anterior.

Programul a fost sistematizat intr-un tabel ce a constituit anexa la proiectul de hotarare a Consiliului local prin care s-a infiintat compartimentul de specialitate. Asa cum se arata si in Raportul de specialitate intocmit cu ocazia infiintarii compartimentului propriu responsabil cu implementarea sistemului de management integrat, finantarea programului nu reclama un volum de resurse banesti importante.

Costurile programului, cunoscand faptul ca personalul implicat va fi din cadrul Primariei municipiului Ploiesti se vor regasi numai in plata consultantei externe, a taxelor percepute de catre organismele de certificare si a auduturilor de supraveghere ale organismului certificator.

Taxele de certificare si cele ocazionate de auditurile de supraveghere nu fac obiectul managementului , ele fiind o suma fixa (pentru taxele de certificare) sau variind in functie de alegerea unui sau a altuia dintre organismele certificatoare acreditate.

In ceea ce priveste plata consultantei externe sunt necesare reglementari exacte, pentru ca exista numeroase firme si institutii care pot oferi aceste servicii.

Asa cum am vazut, factorul de consultanta si de auditare extern trebuie selectst cu atentie, in vederea alegerii optiunii celei mai bune din toate variantele posibile, in conditiile legii. Lucrul firesc de facut in acest caz s-a considerat a fi achizitia publica a unei lucrari cu respectarea legislatiei in vigoare, adica a prevederilor Ordonantei guvernului nr. 60 din 2001 privind achizitiile publice si ale Ordinului ministrului finantelor si al ministrului lucrarilor publice, transporturilor si locuintei nr. 1013/873 din 2001 privind aprobarea structurii, continutului si modului de utilizare a Documentatiei standard pentruelaborarea si prezentarea ofertei pentru achizitia public de servicii.

In cele ce urmeaza vom prezenta sub forma de tabel etapele si pasii principale in ceea ce priveste finantarea costurilor legate de consultanta externa necesara pentru proiectarea, implementarea si certificarea unui Sistem integrat (calitate si mediu).

Observatie. Valorile nu au fost luate in considerare pentru ca acestea variaza in functie de oferta fiecarui consultant care participa la licitatia in vederea obtinerii lucrarii publice.

In Tabelul 4.2. este prezentata sintetic, in doua etape, situatia cheltuielilor reclamate ce priveste factorul de consultanta extern .

Tabelul 4.2. Cheltuieli pe etape (structura)

Etapa I

Etapa II

Consultanta externa este necesara intr-o masura mai mare sau mai mica pentru fiecare pas din aceste etape. O conditie ce trebuie indeplinita este aceea ca activitatile cuprinse in pasii anteriori celui atacat sa fi fost realizate efectiv.

2. CERTIFICAREA SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT

Certificarea Sistemului de management integrat (mediu si calitate) existent la nivelul Primariei reprezinta incununarea eforturilor ce au fost indreptate spre realizarea programuluide implementare. Certificarea sistemului dovedeste faptul ca acesta este viabil, functional si este realizat conform cerintelor si standardelor internationale in domeniu.

Pentru certificarea se va avea in vedere in alegerea unui organism certificator adecvat. Organismul certificator poate fi acelasi cu factorul de consultanta si audit extern (chiar fiind recomandata aceasta optiune, care nu este insa obligatorie).

Trebuie sa facem precizarea ca este necesar ca organismul certificator sa fie recunoscut pe plan intern si international. Pentru a indeplini aceasta conditie, organismul certificator va trebui sa fie afiliat RENAR (Asociatia de Acreditare din Romania).

Potrivit legii RENAR este un organism nonguvrnamental, de tip Asociatie, constituit in baza legii nr. 21/1924, avand ca functiune principala ACREDITAREA organismelor din infrastructura de evaluare a conformitatii (sisteme de maanagement al calitatii/ mediu, produse/servicii si personal) 11;

Activitatea de acreditare presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1.Intiere;

2.Evaluarea preliminara a documentelor

3.Incheierea contractului de acreditare

4.Audit de preevaluare pentru acreditare

Audit de acreditare

6. Acordarea acreditarii, reinnoirii, extinderii.

Certificatele ISO 9001:2000 si ISO 14001:1996, valabile pentru o perioada de 3 ani reprezinta garantia conformitatii Sistemului de management integrat cu normele internationale. Certficarea va fi urmata de auditul de supraveghere anuala, de auditul de reinnoire a acreditarii (la fiecare 3 ani ) si de auditul de extindere acreditare (daca si cand este cazul).

Trebuie sa amintim ca certificarea Sistemului de management integrat (mediu si calitate) nu inseamna automat si indeplinirea scopului propus. Sistemul certificat este perfect functional la data realizarii auditului de certificare , dar el trebuie mentinut in timp si recertifcat periodic. De remarcat este faptul ca daca se respecta intocmai procedurile stabilite sistemul va functiona permanent, se va imbunatati prin el insusi, iar auditurile de supraveghere anuala si de reinnoire a acreditarii vor reprezenta simple formalitati, fara ca acest lucru sa rapeasca din importanta acestora.